Modul TOC - Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan

ADMINISTRASI
PENYELENGGARAAN
PELATIHAN
1
TIM PENYUSUN
Penanggung Jawab Kegiatan : Caca Syahroni, S.IP., M.Si.

Koordinator Penulisan Modul : Dr. Ajriani Munthe Salak, SS., M.Ed.
Penulis Modul : Bambang Wiyoso, ST.,MMSI
Mid Rahmalia, SE., M.Si.
Perancang Grafis dan Penata Letak : Sherwin Mikhael Soantahon, ST, M.MSI.
Tim Editor : Erfi Muthmainah, S.S., M.A.
Dr. Ajriani Munthe Salak, SS., M.Ed
ii
Sambutan
Pengembangan kompetensi Aparatur Sipil Negara (ASN) merupakan kebutuhan untuk

mewujudkan tujuan negara, yang tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar
Negara Republik Indonesia Tahun 1945. Untuk itu, maka dalam Undang-Undang No. 5 Tahun
2014 tentang Aparatur Sipil Negara diamanatkan untuk membangun aparatur sipil negara
agar memiliki integritas, profesional, netral dan bebas dari intervensi politik, bersih dari
praktik korupsi, kolusi dan nepotisme serta mampu menyelenggarakan pelayanan publik bagi
masyarakat dan mampu menjalankan peran sebagai unsur pereka persatuan dan kesatuan
bangsa berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun
1945.
Agar organisasi dapat lebih efektif mewujudkan tujuan tersebut diatas, maka
organisasi membutuhkan modal insani yang cerdas, inovatif, dan mampu menjawab tuntutan
zaman yang serba ‘internet of things’. Oleh sebab itu, Peraturan Pemerintah (PP) No. 11
Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil merespon tentang kepentingan
pemerintah untuk mengelola ASN dan menekankan pengembangan karir serta
pengembangan kompetensi dengan menekankan sistem merit. Dalam PP No. 11 Tahun 2017
ini juga ditekankan bahwa pengembangan kompetensi dilakukan pada tingkat instansi dan
nasional. Dan setiap pegawai negeri sipil (PNS) mendapatkan hak untuk mengembangkan
kompetensi minimal 20 (dua puluh) jam pembelajaran per tahun.
Untuk membantu lembaga-lembaga pengembangan kompetensi tersebut dapat
melakukan tugas dan fungsinya, Lembaga Administrasi Negara telah merancang program
pelatihan bagi para penyelenggara pelatihan yang sering disebut Pelatihan Training Officer
Course (TOC). Tujuan program pelatihan ini adalah untuk membangun kompetensi para
penyelenggara agar dapat menyelenggarakan program-program pelatihan dan memberikan
pelayanan lembaga mereka secara profesional. Program ini tentunya telah mengalami
transformasi yang cukup signifikan dari model pelatihan yang klasikal menjadi blended dan
full e-learning.
Desain-desain mata pelatihan dan substansinya dalam program TOC ini telah
mengalami perubahan dan pembaharuan sesuai dengan konteks tantangan dan kesempatan
yang dihadapi oleh para penyelenggara pelatihan. Saya yakin program TOC ini mampu
memenuhi ekspektasi Saudara karena model pembelajaran telah disesuaikan dengan
kebutuhan instansi. Semoga program ini dapat melengkapi kemampuan Saudara yang sudah
ada dan memberikan inspirasi dalam pengelolaannya.
Kepada perancang program ini dan seluruh tim penulis, tim teknis dan tim review dari
desain pembelajaran yang telah berpartisipasi membuat program ini terus mengalami
perbaikan dan pembaharuan, saya mengucapkan terima kasih. ASN cerdas adalah ASN yang
terus mengasah kemampuan belajarnya. Dan ASN cerdas juga ditumbuhkan oleh lembaga-
lembaga pengembang kompetensi yang terus melakukan pembelajaran dan berinovasi.
Jakarta, Januari 2020

Kepala Lembaga Administrasi Negara
Adi Suryanto
iii
Kata Pengantar
Sejalan dengan upaya mewujudkan Aparatur Sipil Negara (ASN) yang unggul,
pengembangan kompetensi terutama melalui pelatihan merupakan usaha strategis untuk
meningkatkan kompetensi yang diharapkan. Penyelenggaraan Pelatihan Penyelenggara
Pelatihan atau Training Officer Course (TOC) dilakukan untuk memenuhi kebutuhan inovasi
dalam pelatihan dan tuntutan perubahan.
Disadari bahwa perkembangan lingkungan strategis berlangsung lebih cepat khususnya
terhadap kebutuhan pengembangan kompetensi dalam rangka mendorong peningkatan
kompetensi ASN, peningkatan kinerja organisasi, dan akselerasi reformasi birokrasi. Oleh
sebab itu, kualitas modul perlu terus dipantau dan disesuaikan manakala terdapat hal-hal
yang sudah tidak relevan lagi. Sehubungan dengan hal ini, modul ini dapat pula dipandang
sebagai bahan minimal pelatihan, dalam artian bahwa setelah substansinya disesuaikan
dengan perkembangan yang ada, maka dapat dikembangkan selama relevan dengan hasil
belajar yang akan dicapai dalam modul ini. Oleh karena itu, peranan widyaiswara termasuk
peserta pelatihan juga dibutuhkan. Konkritnya, widyaiswara dapat melakukan penyesuaian
dan pengembangan terhadap isi modul, sedangkan peserta pelatihan dapat memperluas
bacaan yang relevan dengan modul ini, sehingga proses pembelajaran dapat berlangsung
dinamis, interaktif, dan aktual.
Kehadiran modul TOC ini memiliki nilai strategis karena menjadi acuan dalam proses
pembelajaran, sehingga lembaga pelatihan dengan penyelenggara pelatihan yang profesional
dapat diwujudkan. Modul ini diharapkan dapat membantu widyaiswara atau fasilitator
pelatihan dalam mendesain pengajaran yang akan disampaikan kepada peserta pelatihan;
membantu pengelola dan penyelenggara pelatihan dalam penyelenggaraan pelatihan; dan
membantu peserta pelatihan dalam mengikuti proses pembelajaran. Untuk maksud inilah
maka dilakukan penyempurnaan tehadap keseluruhan modul Pelatihan TOC yang meliputi
substansi dan format.
Kepada seluruh peserta diharapkan dapat mengikuti seluruh rangkaian kegiatan secara
optimal dengan penuh kesungguhan. Selamat mengikuti pelatihan TOC.
Selamat belajar dan Salam sukses.
Jakarta, Januari 2020
Deputi Bidang
Penyelenggaraan Pengembangan Kompetensi
Basseng
iv
Daftar Isi
Sambutan............................................................................................................................ ii
Kata Pengantar .................................................................................................................. iv
Daftar Isi ............................................................................................................................. v
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................................ 1
A. Latar Belakang ............................................................................................................ 1
B. Deskripsi Singkat ........................................................................................................ 1
C. Tujuan Pembelajaran ................................................................................................. 2
D. Pokok Bahasan Dan Sub Pokok Bahasan ................................................................... 3
BAB II KONSEPSI ADMINISTRASI PENYELENGGARAAN PELATIHAN ................................... 5
A. Pengertian .................................................................................................................. 6
B. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Keberhasilan Pelatihan ................................... 11
C. Kaitan Antar Faktor Dan Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan ......................... 12
D. Latihan ...................................................................................................................... 14
E. Rangkuman .............................................................................................................. 14
F. Evaluasi..................................................................................................................... 15
BAB III KOMPONEN ADMINISTRASI PENYELENGGARAAN PELATIHAN ............................ 17
A. Peserta ..................................................................................................................... 19
B. Widyaiswara ............................................................................................................. 22
C. Kurikulum ................................................................................................................. 25
D. Sarana Dan Prasarana Pelatihan .............................................................................. 25
E. Proses Pembelajaran................................................................................................ 27
F. Ketatausahaan ......................................................................................................... 29
G. Pengorganisasian ..................................................................................................... 31
H. Keuangan.................................................................................................................. 33
I. Latihan ...................................................................................................................... 34
J. Rangkuman .............................................................................................................. 35
K. Evaluasi..................................................................................................................... 36
BAB IV PROSES PENERAPAN ADMINISTRASI PENYELENGGARAAN PELATIHAN............... 38
A. Proses Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan ..................................................... 38
B. Peranan Penyelenggara Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan ......................... 40
C. Latihan ...................................................................................................................... 45
D. Rangkuman .............................................................................................................. 45
E. Evaluasi..................................................................................................................... 46
BAB V PENUTUP ................................................................................................................ 48
A. Rangkuman .............................................................................................................. 48
B. Tindak Lanjut Pengembangan .................................................................................. 49
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................. 51
Lampiran 1 .................................................................................................................... 52
Lampiran 2 .................................................................................................................... 53
Lampiran 3 .................................................................................................................... 54
Lampiran 5 .................................................................................................................... 57
Lampiran 6 .................................................................................................................... 58
v
pembatas
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) pelatihan melalui pelatihan bagi
Penyelenggara Pelatihan (Training Officer Course/TOC) sangat dibutuhkan oleh para
Penyelenggara pelatihan secara individual maupun Lembaga Pelatihan secara instansional.
Melalui Pelatihan TOC seluruh anggota SDM pelatihan sebagai Penyelenggara pelatihan
diharapkan memiliki kompetensi yang sama dalam penyelenggaraan pelatihan.
Upaya peningkatan yang diarahkan agar nantinya benar-benar memiliki kompetensi atau
kemampuan berupa pengetahuan, keterampilan, sikap dan perilaku yang diperlukan dalam
pelaksanaan tugas jabatannya khususnya sebagai Penyelenggara pelatihan melalui pelatihan
tersebut juga merupakan wujud nyata Lembaga Pelatihan dalam membangun aparatnya yang
profesional. Kompetensi yang diharapkan sebagai Penyelenggara pelatihan, salah satunya
adalah mampu menyediakan pelayanan administrasi pelatihan dengan baik dan benar
khususnya dalam menyiapkan dan memberikan layanan seluruh kebutuhan proses pelatihan,
sehingga tercipta kondisi yang menyenangkan dan nyaman. Peter Kline, penulis The Everyday
Genius – sebagaimana dikutip Gordon Dryden dan Dr.Jeannette Vos dalam bukunya The
Learning Revolution, mengatakan “Learning is most effective when it’s fun”. Belajar akan
sangat efektif apabila dalam keadaan menyenangkan. Menyenangkan berarti seluruh
komponen fisik dan non fisik kita bebas dari tekanan. Menyenangkan berarti kita berada
dalam keadaan yang amat relaks, tidak ada sama sekali ketegangan yang mengancam diri kita
dari sudut-sudut terkecil dalam diri nonfisik dan fisik kita. Menyenangkan juga berarti diri kita
berada dalam keadaan yang benar-benar nyaman.
Oleh karena itu peserta pelatihan TOC perlu dibekali dengan materi Administrasi
Penyelenggara Pelatihan, pembahasan difokuskan pada konsepsi Administrasi
Penyelenggaraan Pelatihan, Pengertian Administrasi Pelatihan, Faktor-faktor dalam
Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan serta Peranan Penyelenggara Pelatihan.
B. Deskripsi Singkat
Mata pelatihan ini dimaksudkan membekali peserta untuk meningkatkan kompetensinya
1
sebagai Penyelenggara pelatihan agar memiliki persepsi yang sama dalam hal Konsepsi
Penyelenggaraan pelatihan, Administrasi Pelatihan dan Administrasi Penyelenggaraan
pelatihan, Faktor-faktor Penyelenggaraan pelatihan dan peran Penyelenggara Pelatihan,
sehingga nantinya sebagai Penyelenggara pelatihan dapat memahami pengertian dan manfaat
Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan dan Faktor-faktor yang mempengaruhi dan kaitan
antara faktor dan administrasi penyelenggaraan pelatihan.
Pembelajaran disajikan secara komunikatif meliputi ceramah, tanya jawab, diskusi dan
praktek serta pembahasan contoh-contoh beberapa kasus administrasi penyelenggaraan
pelatihan terpilih yang disimulasikan.
Agar kondisi tersebut dapat tercapai, unsur- unsur yang terlibat dalam proses
pembelajaran, hendaknya paham betul akan hal ini. Widyaiswara yang memandu proses
pembelajaran hendaknya dapat menciptakan lingkungan nonfisik yang kondusif. Peserta yang
sangat berkepentingan dengan tercapainya hasil belajar secara efektif dapat memilih sikap
yang tepat dalam berpartisipasi menciptakan lingkungan psikologis yang mendukung. Begitu
juga dengan Penyelenggara pelatihan, dari aspek administrasi penyelenggaraan. Oleh karena
itu, Penyelenggara pelatihan perlu dibekali dengan mata Pelatihan Administrasi
Penyelenggaraan Pelatihan agar mereka kompeten melaksanakan administrasi
penyelenggaraan Pelatihan.
Mata pelatihan Administrasi Penyelengaraan Pelatihan ini, pembahasan akan difokuskan
pada Konsepsi Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan, Faktor-faktor dalam Administrasi
Penyelenggaraan Pelatihan serta peranan Penyelenggara pelatihan.
C. Tujuan Pembelajaran
1. Tujuan Pembelajaran Umum (TPU)
Setelah selesai proses pembelajaran peserta diharapkan memahami administrasi
penyelenggaraan pelatihan dengan baik dan benar.
2. Tujuan Pembelajaran Khusus (TPK)
Setelah selesai pembelajaran peserta dapat:
a. Menjelaskan konsepsi administrasi penyelenggaraan pelatihan dengan baik dan
benar.
b. Menguraikan komponen administrasi penyelenggaraan pelatihan.
c. Menjelaskan proses penerapan administrasi penyelenggaraan pelatihan.
2
D. Pokok Bahasan Dan Sub Pokok Bahasan
1. Konsepsi administrasi penyelenggaraan pelatihan
a. Pengertian dan manfaat
b. Faktor-faktor yang mempengaruhi
c. Kaitan antar faktor dan administrasi penyelenggaraan pelatihan
2. Komponen administrasi penyelenggaraan pelatihan
a. Peserta
b. Widyaiswara
c. Kurikulum
d. Sarana dan Prasarana
e. Proses Pembelajaran
f. Ketata Usahaan
g. Pengorganisasian
h. Keuangan
3. Proses dan penerapan administrasi penyelenggaraan pelatihan
a. Proses penerapan administrasi penyelenggaraan pelatihan
b. Peran penyelenggara administrasi penyelenggaraan pelatihan
3
c. pembatas
Bab II
Konsepsi
Administrasi
Penyelenggaraan
Pelatihan
4
BAB II
KONSEPSI ADMINISTRASI PENYELENGGARAAN PELATIHAN
Setelah selesai pembelajaran peserta dapat menjelaskan secara

garis besar konsepsi adminsitrasi penyelenggaraan Pelatihan
dengan baik dan benar
Peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) Pelatihan yang memiliki latar belakang
pendidikan formal sangat heterogen untuk itu dibutuhkan pelatihan bagi Penyelenggara
pelatihan (Training Officer Course/ TOC) sebagai wujud nyata Lembaga Pelatihan dalam
membangun aparatnya yang profesional. Melalui pelatihan TOC, diharapkan seluruh anggota
SDM pelatihan sebagai Penyelenggara pelatihan memiliki persepsi yang sama terhadap
konsepsi administrasi penyelenggaraan pelatihan.
Sebelum kita bahas lebih lanjut materi pada Bab ini perlu kita ketahui apa yang dimaksud
dengan Konsepsi. Dalam kamus umum Bahasa Indonesia (Badudu-Zain, 2001), yang
dimaksudkan dengan konsepsi adalah pengertian, pemahaman, rancangan yang telah
dibentuk dalam pikiran. Oleh karena itu, dalam kegiatan belajar ini, kita akan membahas
pengertian administrasi penyelenggaraan pelatihan dan hal-hal yang terkait dengan
rancangan administrasi penyelenggaraan pelatihan yang meliputi faktor-faktor apa saja yang
mempengaruhi penyelenggaraan pelatihan serta kaitan antar faktor-faktor tersebut,
sehingga perlu diadministrasikan.
Dengan mengetahui makna konsepsi seperti tersebut diatas, dalam kegiatan proses
belajar ini, akan dibahas 1. Pengertian Administrasi Pelatihan dan Administrasi
Penyelenggaraan Pelatihan; 2. Faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan pencapaian
tujuan pelatihan harus diperhatikan dalam Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan yaitu
Peserta, Widyaiswara, Kurikulum, Sarana dan Prasaranan, Proses Pembelajaran,
Ketatausahaan, Pengorganisasian, Keuangan; 3. Peranan masing-masing Penyelengara
Pelatihan dalam Administrasi Penyelenggara Pelatihan yang menguraikan tentang
Penanggungjawab, Koordinator atau Ketua Penyelenggara, Wakil Ketua Penyelenggara,
Asisten Bidang Akademis, Asisten Bidang Pengajaran, Asisten Bidang Administrasi dan Staf
Sekretariat. Dengan mengerti dan memahami hal tersebut diatas, diharapkan seorang
5
penyelenggara Pelatihan sebagai pelaksana secara teknis harus mengetahui, memahami dan
akhirnya dapat mengimplementasikan dalam proses penyelenggaraan pelatihan.
Pada bagian ini secara berturut-turut akan dibahas mengenai pengertian, faktor-faktor
yang mempengaruhi keberhasilan penyelenggaraan pelatihan dan keterkaitan antar faktor
tersebut dengan administrasi penyelenggaraan pelatihan.
A. Pengertian
1. Pengertian Administrasi
Administrasi berasal dari bahasa Latin, terdiri dari dua kata yang memiliki arti :
Ad = intensif
Ministrare = melayani, membantu, memenuhi.
Jadi administrasi memiliki arti melayani, membantu secara intensif (Sukarna, 1990).
Disamping pengertian diatas, ada beberapa pendapat dari para ahli mengenai pengertian
administrasi, sebagai berikut :
a) “Administrasi adalah segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap
usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan” (The Liang Gie).
b) “Administrasi adalah suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan segenap
tindakan/kegiatan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk
mencapai tujuan” (Sutarto)
c) “Administrasi adalah proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan” (S.P.
Siagian).
d) Administrasi adalah bentuk daya upaya manusia yang kooperatif, yang mempunyai
tingkat rasionalitas yang tinggi (Dwight Waldo,1996)
Dengan memperhatikan semua pengertian administrasi tersebut diatas, maka ada
tiga kata kunci dalam semua pengertian administrasi tersebut di atas, yaitu yang pertama
adalah rangkaian perbuatan atau kegiatan atau proses, yang kedua adalah kerjasama
sekelompok manusia dan yang ketiga adalah dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Dengan
memperhatikan uraian yang disampaikan para ahli tersebut diatas, dengan nyata bahwa pada
dasarnya manusia dalam melaksanakan tugas dan fungsinya tidak bisa bekerja sendiri, namun
perlu bantuan dari orang lain dalam bentuk kerjasama agar tujuan dapat tercapai secara
6
efektif dan efisien. Beberapa uraian pengertian administrasi sebagaimana tersebut diatas,
adalah pengertian dalam arti luas yang pada intinya adalah proses kerjasama dua orang atau
lebih/ sekelompok orang berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
Disamping administrasi dalam arti luas, juga terdapat administrasi dalam arti sempit yaitu
“Administratie” berasal dari bahasa Belanda yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat
mencatat, mengetik, menggandakan dan sebagainya). Kegiatan ini dalam Bahasa Inggris
disebut : Clerical Works (FX. Soedjadi, 1989).
Berdasarkan uraian pengertian-pengertian tersebut diatas, bahwa apabila kita perhatikan
dalam administrasi kegiatan yang dilakukan, tidak hanya terfokus pada kerjasama untuk
mencapai tujuan. Namun terdapat kegiatan teknis yang harus dilakukan sebagai anggota
organisasi yaitu catat mancatat, mengetik, menggandakan, mengarsip dan lain-lain dalam
rangka melayani, membantu secara intensif agar tujuan dapat tercapai secara efektif dan
efisien.
2. Pelatihan
Dulu kita sering menggunakan kata Diklat bagi Pegawai Negeri Sipil, namun sekarang sejak
diterbitkannya UU nomor 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara maka kata Diklat sudah
tidak digunakan lagi sebagai bagian dari judul kegiatan suatu pelatihan bagi PNS saat ini yang
dikenal adalah istilah Pengembangan kompetensi melalui jalur pelatihan.
“Apa pengertian pengembangan kompetensi, apa itu jalur pelatihan? Untuk mengenal
lebih dekat dan mengerti serta memahami arti pelatihan yang sebenarnya, marilah kita simak
bersama makna dari pelatihan khususnya pelatihan bagi Pegawai Negeri Sipil.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 1 1 Tahun 2017 Tentang Manajemen Pegawai
Negeri Sipil sebagai turunan dari UU nomor 5 Tahun 2017, Pasal 203 ayat (1) menguraikan
pentingnya Pengembangan Kompetensi PNS sebagai upaya untuk pemenuhan kebutuhan
kompetensi PNS dengan standar kompetensi jabatan dan rencana pengembangan karier.
Pengembangan kompetensi PNS secara nasional terdiri dari tiga jenis kompetensi yang
perlu dibangun dan dimiliki oleh seorang PNS yaitu :
1. Kompetensi Teknis adalah pengetahuan, keterampilan, dan sikap/perilaku yang
dapat diamati, diukur, dan dikembangkan yang spesifik berkaitan dengan bidang
teknis Jabatan.
7
2. Kompetensi Manajerial adalah pengetahuan, keterampilan, dan sikap/perilaku
yang dapat diamati, diukur, dikembangkan untuk memimpin dan/atau mengelola
unit organisasi.
3. Kompetensi Sosial Kultural adalah pengetahuan, keterampilan, dan sikap/perilaku
yang dapat diamati, diukur, dan dikembangkan terkait dengan pengalaman
berinteraksi dengan masyarakat majemuk dalam hal agama, suku dan budaya,
perilaku, wawasan kebangsaan, etika, nilai-nilai, moral, emosi dan prinsip, yang
harus dipenuhi oleh setiap pemegang Jabatan untuk memperoleh hasil kerja sesuai
dengan peran, fungsi dan Jabatan.
Selanjutnya dalam pasal 203 tersebut mengatur bahwa setiap PNS memiliki hak dan
kesempatan yang sama untuk diikutsertakan dalam pengembangan kompetensi dengan
memperhatikan hasil penilaian kinerja dan penilaian kompetensi PNS yang bersangkutan,
dimana hak PNS untuk mengikuti pengembangan kompetensi minimal sebanyak 20 JP
pertahun. Pelaksanaan pengembangan kompetensi dapat dilaksanakan dalam bentuk
pendidikan dan/ atau pelatihan.
Berbicara mengenai Diklat, pendidikan dan/atau pelatihan, sering muncul ricuhnya
pengunaan istilah Diklat, Pendidikan dan atau Pelatihan, Peraturan Lembaga Administrasi
Negara Nomor 10 Tahun 2018 Tentang Pengembangan Kompetensi PNS mengatur tentang
bentuk-bentuk pengembangan kompetensi.
Bentuk pengembangan kompetensi pendidikan dilakukan dengan pemberian tugas belajar
pada pendidikan formal dalam jenjang pendidikan tinggi sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan. Sedangkan bentuk pengembangan kompetensi pelatihan terdiri atas:
1. Pelatihan klasikal yang dilakukan melalui kegiatan yang menekankan pada proses
pembelajaran tatap muka di dalam kelas. Bentuk-bentuk pengembangan kompetensi
melalui jalur pelatihan klasikal ini adalah sebagai berikut :
a. pelatihan struktural kepemimpinan;
b. pelatihan manajerial;
c. pelatihan teknis;
d. pelatihan fungsional;
e. pelatihan sosial kultural;
8
f. seminar/konferensi/sarasehan;
g. workshop atau lokakarya;
h. kursus;
i. penataran;
j. bimbingan teknis;
k. sosialisasi; dan/atau
l. jalur pengembangan kompetensi dalam bentuk pelatihan klasikal lainnya.
2. Pelatihan nonklasikal yang dilakukan melalui kegiatan yang menekankan pada proses
pembelajaran praktik kerja dan/atau pembelajaran di luar kelas, dengan jalur-jalur
pelatihan nonklasikal sebagai berikut :
a. coaching;
b. mentoring;
c. e-learning;
d. pelatihan jarak jauh;
e. detasering (secondment);
f. pembelajaran alam terbuka (outbond);
g. patok banding (benchmarking);
h. pertukaran antara PNS dengan pegawai swasta/badan usaha milik negara/ badan
usaha milik daerah;
i. belajar mandiri (self development);
j. komunitas belajar (community of practices);
k. bimbingan di tempat kerja;
l. magang/praktik kerja; dan
m. jalur pengembangan kompetensi dalam bentuk pelatihan nonklasikal lainnya.
Saat ini pengembangan kompetensi melalui jalur pelatihan mengalami perubahan yang cukup
mendasar baik dalam penyelenggaraan, peran penyelenggara pelatihan keterlibatan kita, baik
sebagai Penyelenggara, Widyaiswara/Fasilitator ataupun peserta pelatihan. Sebagai
Penyelenggara dan Widyaiswara, pelatihan adalah sarana pengembangan profesi.
Keberhasilan menyelenggarakan pelatihan berarti keberhasilan dalam tugas yang akan
9
mendukung keberhasilan dalam karier tenaga pelatihan.
Sebagai anggota SDM pelatihan, istilah pelatihan dan Tenaga Pelatihan adalah kata yang
sangat akrab dengan kita sehari-hari, karena keterlibatan kita dalam melaksanakan tugas dan
fungsi masing-masing, baik sebagai Penyelenggara, maupun Widyaiswara. Sebagai
Penyelenggara dan Widyaiswara, pelatihan adalah profesi yang harus dijalani dalam
mendukung pencapaian tujuan dan sasaran pelatihan. Dengan keberhasilan pelaksanaan
tugas mendukung penyelenggaraan pelatihan, otomatis bertambah kompetensi yang dimiliki
berupa pengetahuan, keterampilan, sikap dan perilaku yang diperlukan dalam pelaksanaan
tugas jabatannya. Disamping itu juga akan menunjang dalam keberhasilan karier baik sekarang
maupun yang akan datang.
Sebagai peserta, pelatihan merupakan wahana belajar dalam rangka meningkatkan
kompetensinya. Dengan mengikuti pelatihan, secara otomatis bertambah kompetensi yang
dimiliki berupa pengetahuan, keterampilan, sikap dan perilau yang diperlukan dalam
pelaksanaan tugas jabatannya. Disamping itu, juga terbuka kesempatan untuk
mengembangkan diri yang berarti juga dengan kata lain, pelatihan menjadi dasar
pengembangan karier dan menjadi salah satu dasar bagi pengangkatan jabatan.
3. Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan

Anda telah mempelajari pengertian administrasi baik dalam arti luas maupun dalam arti
sempit dan pelatihan. Jadi menurut Anda : ”Apa pengertian penyelenggaraan pelatihan itu?”.
Baik, berdasarkan pengertian administrasi tersebut diatas, maka dapat dikemukakan
pengertian Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan adalah “proses atau serangkaian
kegiatan/perbuatan yang intensif dilakukan oleh sekelompok orang yang
bekerjasama/kooperatif untuk mencapai tujuan penyelenggaraan pelatihan”. Mencermati
makna Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan tersebut diatas, terlihat bahwa dalam proses
penyelenggaraan pelatihan, tujuan tidak akan dapat dicapai tanpa adanya kerjasama diantara
seluruh anggota SDM pelatihan. Oleh karena itu, setiap anggota SDM pelatihan hendaknya
perlu menyadari dirinya tidak bisa berdiri sendiri dalam melaksanakan tugas dan fungsinya,
tetapi keterlibatan atau melibatkan orang lain dalam suatu proses kegiatan pelatihan sangat
penting untuk mencapai tujuan pelatihan.
Dalam penyelenggaraan pelatihan, tidak hanya kegiatan kerjasama yang dilakukan untuk
10
mencapai tujuan, namun terdapat kegiatan yang tidak kalah pentingnya, yaitu Clerical Work
atau Tata Usaha Kantor dalam bentuk catat mencatat, mengetik, menggandakan dan
sebagainya. Karena kegiatan ini harus dilakukan secara intensif dan berkesinambungan baik
pada saat pra/persiapan, proses maupun akhir pelatihan guna melayani, membantu,
memenuhi kebutuhan dalam kegiatan pelatihan.
Berdasarkan pengertian tersebut diatas, maka dapat dikemukakan pengertian
Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan adalah “proses atau serangkaian
kegiatan/perbuatan yang dilakukan oleh sekelompok orang yang bekerjasama untuk
mencapai tujuan penyelenggaraan Pelatihan”.
Saat ini kita telah mendengarkan bahwa Presiden Republik Indonesia Joko Widodo telah
meluncurkan strategi nasional dalam menghadapi era Revolusi 4.0 dalam bentuk peta jalan
(road map) "Making Indonesia 4.0". Peta tersebut mengarahkan pemerintah untuk siap
memberikan pelayanannya dengan memanfaatkan era serba digital tersebut dalam
penyelenggaraan pelayanan publik. Salah satu wujud Making Indonesia 4.0 dalam
penyelenggaraan pelatihan adalah administrasi penyelenggaraan pelatihan berbasis IT.
Apa itu administrasi penyelenggaraan pelatihan berbasis IT adalah proses atau
serangkaian kegiatan/perbuatan yang dilakukan oleh sekelompok orang yang bekerjasama
untuk mencapai tujuan penyelenggaraan pelatihan dengan berlandaskan sistem informasi
manajemen pelatihan yang memanfaatkan teknologi dalam proses pelayanannya.
B. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Keberhasilan Pelatihan

“Apa faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan penyelenggaraan pelatihan
itu?”. Dari pengertian pelatihan sebagaimana diuraikan tersebut diatas, dapat dikatakan
bahwa inti dari kegiatan pelatihan adalah proses belajar, karena pencapaian tujuan
pelatihan sangat ditentukan oleh efektivitas proses belajar ini. Dan efektif tidaknya proses
belajar sangat tergantung dari faktor- faktor yang mempengaruhinya. Adapun faktor-
faktor yang mempengaruhi keberhasilan pelatihan antara lain adalah:
1. Tujuan pelatihan
2. Susunan kurikulum
3. Tenaga pelatihan (antara lain widyaiswara dan penyelenggara Pelatihan)
4. Peserta
5. Metode
11
6. Bahan Ajar/materi pelatihan
7. Sarana dan prasarana pelatihan
8. Waktu dan penjadwalan
9. Administrasi dan anggaran
10. Lingkungan dan suasana pelatihan
C. Kaitan Antar Faktor Dan Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan

“Bagaimana keterkaitan antar faktor dan administrasi penyelenggaran pelatihan itu?”
Baik, simaklah uraian tentang keterkaitan antar faktor-faktor pelatihan dan administrasi
penyelenggaraan pelatihan sebagai berikut :
Dalam penyelenggaraan pelatihan semua faktor-faktor tersebut di atas saling mempengaruhi
satu dengan lainnya. Peraturan Pemerintah Nomor 101 tahun 2000 tentang pelatihan
menyatakan bahwa tujuan penyelenggaraan pelatihan adalah meningkatkan kemampuan
pegawai negeri sipil (PNS). Berkaitan dengan hal tersebut, tujuan Pelatihan pegawai haruslah
menitik beratkan pada peningkatan kompetensi yang bersangkutan, yang diharapkan agar
nantinya memiliki kemampuan dalam melakukan pekerjaan sesuai standar yang telah
ditetapkan, dengan kecepatan yang telah ditentukan dengan aman dan dalam keadaan
normal.
Mengingat luasnya fokus garapan yang terkait dengan administrasi penyelenggaraan
pelatihan, dalam bahan ajar ini pembahasan akan dibatasi pada hal-hal yang secara langsung
terkait dengan tugas sebagai Penyelenggara pelatihan. Kedelapan garapan administrasi
tersebut yang terkait dengan tugas ketua lembaga pelatihan atau Pengelola pelatihan dibahas
dalam modul Pelatihan Bagi Penyelenggara Pelatihan (Training Officer Course/ TOC). Oleh
karena itu dalam penyelenggaraan pelatihan yang pertama dan utama yang perlu
diadministrasikan adalah peserta pelatihan.
Peraturan bersama Kepala Lembaga Admnistrasi Negara dan Kepala Badan Kepegawaian
Negara nomor 1 tahun 2015 , nomor 8 tahun 2015 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI nomor 22 tahun 2014
tentang Jabatan Fungsional Widyaiswara dan Angka Kreditnya, menyatakan bahwa
Widyaiswara adalah PNS yang diangkat sebagai pejabat fungsional dengan tugas, tanggung
jawab, wewenang dan hak yang melakukan kegiatan dikjartih PNS, evaluasi dan
12
pengembangan kompetensi pada lembaga pelatihan pemerintah. Widyaiswara adalah salah
satu faktor yang menentukan dalam penyelenggaraan pelatihan, khususnya proses
pembelajaran. Oleh karena itu Widyaiswara menjadi garapan kedua setelah Peserta pelatihan
yang perlu diadministrasikan. Peserta pelatihan dan Widyaiswara berinteraksi melalui bahan
ajar atau mata pelatihan yang tersusun dalam kurikulum. Maka garapan ketiga adalah
Administrasi Kurikulum. Interaksi antara peserta dan Widyaiswara terjadi dalam proses
pembelajaran atau proses belajar-mengajar. Maka proses pembelajaran inilah yang menjadi
fokus garapan administrasi selanjutnya. Hal ini disebabkan karena segala upaya mencapai
tujuan pelatihan berpusat pada proses pembelajaran. Hal-hal yang terkait dengan inilah yang
akan diadministrasikan seperti metode pembelajaran dan media. Keempat adalah sarana dan
prasarana pelatihan dan kelima proses pembelajaran. Keenam adalah kegiatan ketatausahaan
(administrasi dalam arti sempit) atau dikenal dengan clerical work dalam hal ini adalah
kegiatan berupa catat mencatat, mengetik, menggandakan dan sebagainya. Karena kegiatan
ini harus dilakukan secara intensif dan berkesinambungan baik pada saat pra, proses maupun
akhir pelatihan oleh Penyelenggara pelatihan guna melayani, membantu, memenuhi
kebutuhan dalam kegiatan pelatihan. Proses pembelajaran akan semakin berhasil apabila
seluruh kegiatan penunjangnya diorganisasikan dengan baik, termasuk pengorganisasian
struktur, jenjang pelatihan dan sebagainya. Terjadilah garapan ketujuh yang disebut dengan
Administrasi Organisasi Pelatihan.
Akhirnya, pelatihan sebagai suatu organisasi tak akan berhasil kalau tanpa didukung oleh
anggaran pelatihan yang cukup. Maka Administrasi Keuangan yang menjadi garapan
kedelapan dalam Administrasi Pelatihan.
Kedelapan garapan Administrasi Pelatihan ini disusun secara sistematis dan logis yang akan
merupakan delapan kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan pelatihan. Agar dapat menjadi
kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan program Pelatihan, maka masing-masing garapan
harus direncanakan dengan baik, diorganisasikan, dilaksanakan dan diawasi.
Mengingat luasnya fokus garapan yang terkait dengan Administrasi Penyelenggaraan
Pelatihan, dalam bahan ajar ini pembahasan akan dibatasi pada hal-hal yang terkait dengan
tugas sebagai penyelenggara pelatihan. Kedelapan garapan administrasi tersebut yang terkait
dengan tugas ketua lembaga pelatihan atau Pengelola pelatihan dibahas dalam modul
Pelatihan Bagi Penyelenggara Pelatihan (Training Officer Course/ TOC).
13
D. Latihan
Sehari-hari kita akrab dengan istilah administrasi dan sering juga kita mendengar serta
menyebut istilah administrasi, namun barangkali arti yang tepat mungkin belum kita pahami.
Untuk lebih memantapkan pemahaman Saudara terhadap pengertian administrasi
penyelenggaraan pelatihan, cobalah latihan pembahasan dengan kelompok dengan langkah
sebagai berikut :
1. Renungkan dan diskusikan dalam kelompok Saudara, apa yang dimaksud administrasi
menurut bahasa latin?
2. Bahaslah bersama dalam kelompok Saudara, pengertian administrasi dalam arti luas
dan dalam arti sempit. Berikan contohnya.
3. Diskusikan bersama dalam kelompok Saudara, apa yang dimaksud dengan pelatihan?
4. Berdasarkan hasil diskusi Saudara dari Nomor 1 s.d 3, apa yang dimaksud administrasi
penyelenggaraan pelatihan?
5. Diskusikan kembali apa yang dimaksud dengan administrasi penyelenggaraan
berbasis IT ?
E. Rangkuman
Pada kenyataannya administrasi mempunyai beberapa pengertian, diantaranya
pengertian Administrasi berasal dari bahasa Latin, terdiri dari dua kata yang memiliki arti :
Ad = intensif, Ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Jadi Administrasi memiliki
arti melayani, membantu secara intensif.
Selain pengertian administrasi sebagaimana tersebut di atas, terdapat pengertian
administrasi dalam arti luas adalah merupakan proses rangkaian perbuatan, kegiatan
kerjasama kelompok manusia dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Disamping dalam arti luas, juga terdapat administrasi dalam arti sempit yaitu
“Administratie” berasal dari bahasa Belanda, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat
mencatat, mengetik, menggandakan dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris
disebut : Clerical Works.
Pelatihan adalah proses proses penyelenggaraan belajar mengajar dalam rangka
meningkatkan kemampuan PNS. Salah satu tujuan pelatihan, adalah meningktakan
pengetahuan, keahlian, keterampilan, dan sikap untuk dapat melaksanakan tugas jabatan
secara profesional dengan dilandasi kepribadian dan etika PNS sesuai dengan kebutuhan
14
instansi. Sedangkan sasaran pelatihan PNS adalah terwujudnya PNS yang memiliki
kompetensi sesuai dengan persyaratan jabatan masing-masing.
Kompetensi adalah kemampuan dan karakteristik yang dimiliki oleh seorang PNS berupa
pengetahuan, keterampilan, sikap dan perilaku yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas dan
jabatannya.
Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan adalah “proses atau serangkaian
kegiatan/perbuatan yang dilakukan oleh sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai
tujuan penyelenggaraan pelatihan’.
Mencermati makna administrasi penyelenggaraan pelatihan tersebut diatas, terlihat
bahwa dalam proses penyelenggaraan pelatihan, tujuan tidak akan dapat dicapai tanpa
adanya kerjasama diantara seluruh anggota SDM pelatihan. Oleh karena itu, setiap anggota
SDM pelatihan hendaknya perlu menyadari dirinya tidak bisa berdiri sendiri dalam suatu
proses kegiatan pelatihan sangat penting untuk mencapai tujuan pelatihan.
F. Evaluasi
1. Jelaskan faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi keberhasilan pencapaian
tujuan dan sasaran pelatihan.
2. Jelaskan apa yang dimaksud dengan kompetensi dan berikan contohnya!
3. Setelah mempelajari pengertian administrasi, maka tugas apa yang harus
dilakukan sebagai penyelenggara pelatihan dikaitkan dengan pengertian
administrasi dalam arti sempit? Berikan contoh nyata kegiatan sehari-hari dalam
penyelenggaraan pelatihan.
15
4. pembatas
Bab III
Komponen Administrasi
Penyelenggaraan
Pelatihan
16
BAB III
KOMPONEN ADMINISTRASI PENYELENGGARAAN PELATIHAN
Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta dapat :

Menguraikan Faktor-faktor yang perlu diadministrasikan Dalam
Penyelenggaraan Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan.
Sebagaimana sudah dijelaskan pada kegiatan belajar sebelumnya, bahwa Administrasi

Penyelenggaraan Pelatihan adalah proses atau serangkaian kegiatan/perbuatan yang
dilakukan oleh sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan penyelenggaraan
pelatihan. Dalam kegiatan belajar bab ini, hanya akan dibahas administrasi penyelenggaraan
pelatihan terhadap faktor yang mempengaruhi keberhasilan penyelenggaraan pelatihan, yaitu
sesuatu yang turut menyebabkan atau mempengaruhi dalam pencapaian tujuan
penyelenggaraan pelatihan yang perlu diadministrasikan.
Namun, sebelumnya melakukan kegiatan teknis administrasi penyelenggaraan
pelatihan, maka Penyelenggara pelatihan harus berupaya mempersiapkan hal-hal yang
berkaitan dengan rencana penyelenggaraan berupa kebijakan-kebijakan yang nantinya dapat
digunakan sebagai rujukan atau dasar penyelenggaraan, diantaranya :
1. Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelatihan PNS;
2. Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Kepemimpinan;
3. Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan;
4. Pedoman penyelenggaraan Pelatihan Fungsional (misal Widyaiswara, Peneliti,
Pustakawan, Analis Kepegawaian, dll);
5. Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan Teknis (misal Budidaya Tanaman Pangan, Calon
Kepala Sekolah,dll);
6. Pedoman Seleksi Peserta Pelatihan Instansi;
7. Panduan Penyelenggaraan Pelatihan;
8. DIPA;
9. Indeks Biaya/Standar Biaya Umum/Khusus Pelatihan;
10. Resume hasil rapat persiapan penyelenggara Pelatihan;
11. Surat Keputusan tentang Tim Penyelenggara Pelatihan, dll.
17
Diharapkan setiap tindakan Penyelenggara pelatihan dalam kegiatan selalu merujuk
pada kebijakan-kebijakan seperti tersebut diatas, sebagai dasar penyelenggaraan. Dengan
berbekal pada kebijakan-kebijakan yang dapat digunakan sebagai rujukan atau dasar
penyelenggaraan pelatihan, barulah secara teknis Penyelenggara melangkah pada kegiatan
administrasi penyelenggaraan pelatihan terhadap faktor yang mempengaruhi keberhasilan
pencapaian tujuan pelatihan, tetapi tidak semuanya faktor merupakan kegiatan yang perlu
diadministrasikan. Karena ada faktor yang merupakan hasil yang ingin dicapai seperti tujuan
pelatihan dan lingkungan serta suasana pelatihan (lingkungan psikolologis peserta pelatihan)
yang merupakan hasil interaksi beberapa faktor lainnya.
Agar dalam pelaksanaan kegiatan administrasi penyelenggaraan pelatihan terlaksana
dengan baik dan benar, tidak ada salahnya kita mengingat kembali pemahaman mengenai
konsepsi administrasi, pelatihan, administrasi penyelenggaraan pelatihan. Dengan berbekal
pengalaman, tersebut, maka sebagai penyelenggara pelatihan sebelum melakukan kegiatan
administrasi penyelenggaraan pelatihan hendaknya kita harus dapat mengetahui dan
menjawab pertanyaan yang disebut 5 W+1 H yaitu apa yang akan diadministrasikan, siapa
melakukan apa, bilamana dilakukan, mengapa dilakukan, dimana dilakukan dan bagaimana
melakukan administrasi penyelenggaraan pelatihan.
Perlu dicermati pula, bahwa dalam kegiatan administrasi penyelenggaraan pelatihan,
terdapat perbedaan untuk masing-masing tahapan penyelenggaraan pelatihan, yaitu tahapan
persiapan (pra pelatihan), pelaksanaan (proses pelatihan), dan penyelesaian (akhir atau
setelah pelatihan). Dalam kegiatan ini tidak semata-mata terfokus pada administrasi dalam
arti luas (kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan), dan arti sempit tetapi juga
terfokus pada administrasi dalam pengertian bahasa Latin sebagaimana dijelaskan pada Bab II
yang lalu, yaitu : melayani, membantu secara intensif agar tujuan pelatihan dapat tercapai
secara efektif dan efisien. Jadi intinya tidak hanya pada apa yang diadministrasikan, tetapi
secara teknis bagaimana mengadministrasikan faktor-faktor yang mempengaruhi
keberhasilan penyelenggaraan pelatihan. Sehubungan dengan hal tersebut, maka langkah
kegiatan administrasi penyelenggaraan pelatihan adalah sebagai berikut :
18
A. Peserta
1. Tahap Persiapan :
Dalam langkah ini Penyelenggara harus mengawali kegiatan terhadap apa telah dan
sudah direncanakan, yaitu:
a. Menyiapkan kebijakan-kebijakan yang akan digunakan sebagai dasar
penyelenggaraan pelatihan;
b. Menyiapkan sistem informasi manajemen pelatihan (bila belum ada perlu
dilakukan pengadaan sistem Informasi manajemen pelatihan terlebih dahulu)
c. Mengecek dan mengumpulkan persyaratan peserta pelatihan untuk masing-
masing jenis program pelatihan (online dana atau offline);
d. Menyusun konsep surat edaran untuk menjaring peserta pelatihan dari unit
terkait;
e. Menyebarkan surat edaran tentang penyelenggaraan pelatihan dari unit atau
instansi terkait;
f. Menyusun daftar calon peserta pelatihan yang berasal dari unit pengusul dan
selanjutnya diserahkan pada Tim Seleksi Peserta Pelatihan Instansi (TSPPI);
g. Hasil seleksi peserta yang memenuhi syarat dan dinyatakan lulus
didokumentasikan dan nantinya digunakan sebagai dasar pemanggilan untuk
mengikuti pelatihan (online dan atau offline);
h. Dalam proses pemanggilan, Penyelenggara hendaknya selalu memantau dan
memonitor calon peserta untuk mengetahui kesediaan yang bersangkutan
mengikuti pelatihan pada waktu yang telah ditentukan (online dan atau
offline);
i. Dalam hal peserta terpilih/terseleksi berhalangan mengikuti pelatihan, maka
Penyelenggara hendaknya segera melaporkan kepada TSPDI atau orang yang
diberi wewenang dalam penentuan calon pengganti. Tapi biasanya hal ini
sudah diantisipasi oleh tim seleksi, sehingga tim seleksi umumnya telah
menentukan calon cadangan, minimal 10 % dari jumlah peserta yang
diharapkan.
j. Mendokumentasikan hal-hal yang terkait dengan peserta pelatihan (online dan
offline).
19
2. Tahap Pelaksanaan
Pada tahap ini, kita harus ingat kembali sebagai Penyelenggara pelatihan, salah
satu tujuannya yaitu menyediakan pelayanan administrasi pelatihan dengan baik dan
benar khususnya dalam menyiapkan dan memberikan layanan seluruh kebutuhan
proses pelatihan, sehingga tercipta kondisi yang menyenangkan dan nyaman. Proses
administrasi registrasi calon peseerta sebaiknya dilakukan dengan memanfaatkan
sistem informasi manajemen pelatihan untuk meminimalisir kekeliruan yang mungkin
terjadi registrasi bisa dilakukan terlebih dahulu secara online, seperti melalui google
form agar memudahkan dan mempercepat proses registrasi yang sebelumnya bersifat
konvensional.
Berdasarkan pengalaman, situasi dan kondisi bahwa kemungkinan calon peserta
akan datang lebih awal sehari sebelum hari pembukaan. Oleh sebab itu, Ketua Tim
Penyelenggara harus menunjuk anggotanya untuk bertindak sebagai PIC atau Liasson
Officer dan Petugas Piket untuk :
a. Menerima peserta yang hadir dan mempersilahkan menunggu diruang tunggu
yang telah dipersiapkan;
b. Menyampaikan dan mempersilahkan calon peserta mengisi formulir
biodata pribadi (gunakan google form bila sistem informasi manajemen
pelatihan belum ada);
c. Menyampaikan kelengkapan peserta (misal : tas, alat tulis, panduan pelatihan,
modul, dll);
d. Menyampaikan kunci kamar tempat menginap dan mengantarkan sampai
kamar yang bersangkutan (khusus untuk pelatihan yang berdurasi panjang
dan diasramakan);
e. Menyediakan dan meminta peserta untuk selalu mengisi daftar hadir
peserta dalam rangka mengendalikan proses pembelajaran (memantau
dan memonitor tingkat kehadiran);
f. Mengentry biodata peserta berdasarkan formulir biodata pribadi yang
telah diisi oleh peserta kedalam formulir data peserta sebagai berikut :
20
NO NAMA NIP Tempat / Jabatan/ Pangkat Jenis No HP
Tanggal Instansi /Gol.Ruang Kelamin dan
Lahir email
Dengan mengentry data peserta pada format tersebut diatas, akan sangat
membantu penyelenggara dalam : 1) pengurusan nomor registrasi, 2)
mempermudah penyusunan laporan, 3) mendukung percepatan
penyelesaian STTPP, 4) dll.
Setelah entry data selesai, lakukan print out dan meminta seluruh peserta
melakukan validasi data pribadi masing- masing. Apabila terdapat koreksi dari
peserta segera lakukan edit data dimaksud pastikan bahwa data peserta yang
diisi adalah valid dan akurat agar membantu penulisan STTPP yang benar.
Validasi data pribadi peserta dapat juga dilakukan dengan menggunakan
sistem e-training yang dimiliki oleh instansi Penyelenggara sehingga
perbaikan dapat langsung dilakukan oleh peserta tersebut.
g. PIC/LO harus membuat dan menjadi admin Whatsapp Group untuk kelas yang
dikawalnya sehingga memudahkan komunikasi antar peserta dan antar
peserta dengan Penyelenggara.
h. Memantau atau memonitor dan mengevaluasi aktivitas peserta terhadap
sikap dan partisipasi selama proses pembelajaran secara terus menerus
menggunakan formulir yang telah disediakan. Dalam kegiatan pengendalian
ini Pengelola Pelatihan atau Ketua Tim Penyelenggara dapat menugaskan
Tenaga Pelatihan (Pejabat Struktural, Fungsional Umum dan Fungsional
Khusus/Widyaiswara) bertindak melakukan monitoring atau memantau dan
menilai atau evaluasi secara obyektif apa adanya (tidak menambah atau
mengurangi hasil pengendalian).
i. Dalam pelaksanaan pelatihan, petugas piket dan Penyelenggara lainnya wajib
mendokumentasikan segala aktifitas yang menjadi tanggungjawabnya selama
penyelenggaraan pelatihan berlangsung, baik dalam bentuk foto, video, berita
acara dan bentuk dokumen lainnya yang dapat dipertanggungjawabkan.
21
3. Tahap Penyelesaian (tahap akhir/setelah Pelatihan)
a. Mengkompilasi dan mengolah data hasil pengendalian peserta (kehadiran
dan aktivitas) selama proses pembelajaran;
b. Mengkompilasi dan mengolah data hasil penilaian terhadap peserta yang
dilakukan olah Widyaiswara;
c. Mengkompilasi dan mengolah data hasil ujian dalam rangka pengendalian;
d. Membuat rekapitulasi hasil pengolahan data pengendalian sebagai bahan
rapat hasil evaluasi akhir kelulusan peserta pelatihan;
e. Menyimpan data peserta yang terkait dnegan kelulusan dan hal-hal lainnya
sebagai data alumni pelatihan.
B. Widyaiswara
Suatu pelatihan yang telah dipersiapkan dengan baik, bagaimanapun akan kehilangan
manfaatnya jika pelajaran diberikan oleh Widyaiswara atau Fasilitator yang tidak kompetensi
dibidangnya. Demikian juga, baik materi, organisasi penyelenggaraan dan semangat peserta
yang tinggi, kalau Widyaiswara atau Fasilitator yang tidak memiliki kompetensi dibidangnya,
maka proses pembelajaran tidak akan berjalan dengan baik.
Oleh karena itu, Penyelenggara perlu memperhatikan hal-hal berikut :
1. Tahap Persiapan
b. Mengecek mata pelatihan berdasarkan kurikulum yang terdapat dalam Pedoman
Penyelenggaraan Pelatihan untuk masing-masing program pelatihan;
c. Berdasarkan mata pelatihan tersebut diatas, Penyelenggara mengumpulkan data
Widyaiswara atau Fasilitator yang memiliki kompetensi substansi materi pelatihan,
untuk dapat mengampu pada pelatihan tersebut;
d. Mengidentifikasi dan mencocokan kompetensi Widyaiswara atau Fasilitator yang
telah dikumpulkan pada point c diatas, sebagai dasar penetepan calon tenaga
pengajar pada pelatihan tersebut;
e. Membuat daftar calon beberapa Widyaiswara atau Fasilitator yang memenuhi
kriteria/ persyaratan kompetensi untuk masing-masing mata pelatihan dan
selanjutnya diajukan kepada Pengelola Pelatihan untuk ditetapkan/diseleksi.
22
Untuk satu mata pelatihan, pilih sedikitnya 3 (tiga) Widyaiswara atau Fasilitator,
untuk menjaga kemungkinan adanya halangan;
f. Menghubungi Widyaiswara atau Fasilitator terpilih/terseleksi untuk meminta
kesediaannya memberikan mata pelatihan pada waktu yang telah ditetapkan.
Pada saat pemberitahuan Widyaiswara atau Fasilitator, kepada yang bersangkutan
sekaligus diinformasikan mengenai peserta pelatihan, kurikulum, kesediaan untuk
menyediakan bahan ajar/materi pelatihan apabila belum ada. Walaupun sudah
disampaikan melalui telepon, hal yang mutlak dilakukan adalah menyiapkan surat
undangan secara resmi, yang isinya mencantumkan tentang :
1) Jenis dan jenjang pelatihan yang akan diselenggarakan;
2) Waktu penyelenggaraan pelatihan;
3) Tempat penyelenggaraan pelatihan;
4) Tujuan pelatihan;
5) Mata pelatihan dan rencana jadwal penyelenggaraan;
6) Info umum tentang calon peserta
7) Dan lain-lain yang perlu diketahui Widyaiswara.
g. Agar program pelatihan yang akan diselenggarakan lebih jelas bagi Widyaiswara
atau Fasilitator, sebaiknya mengundang pada pertemuan/rapat persiapan
h. Beberapa saat sebelum waktu pelaksanaan proses pembelajaran, Penyelenggara
hendaknya mengkonfirmasi kembali kepastian Widyaiswara atau Fasilitator untuk
menyampaikan mata pelatihan yang telah ditetapkan dan meminta bahan ajar,
modul atau naskah pegangan yang perlu digandakan dan disampaikan kepada
peserta sebelum pelaksanaan pembelajaran dimulai.
a. Menyiapkan sarana dokumentasi kegiatan belajar mengajar seperti tustel,
map, kantong plastik besar (untuk menyimpan hasil kegiatan belajar
mengajar)
b. Menyambut dan mempersilahkan tenaga Pengajar (Widyaiswara atau
Fasilitator) yang hadir ke ruang tunggu yang telah dipersiapkan;
23
c. Menyampaikan formulir biodata tenaga Pengajar dan formulir daftar hadir
tenaga Pengajar untuk diisi;
d. Menanyakan apakah Widyaiswara atau Fasilitator perlu menggandakan
kelengkapan bahan ajar atau tambahan materi untuk peserta;
e. Membacakan biodata Widyaiswara atau Fasilitator didalam kelas (sebaiknya
dibacakan isi biodata singkat yang ada kaitannya dengan proses pembelajaran,
misal Nama Lengkap, Asal Instansi, Alamat Instansi atau Rumah, Nomor
telepon yang dapat dihubungi). Hal ini dimaksudkan untuk tidak mengurangi
alokasi waktu pembelajaran;
f. Membagi formulir evaluasi atau umpan balik bagi Widyaiswara atau Fasilitator
kepada peserta pelatihan;
g. Membuat dan menyiapkan Surat Pernyataan Melaksanakan Kegiatan bagi
Widyaiswara yang telah melaksanakan tugasnya.
h. Mengkompilasi data hasil penilaian Widyaiswara atau Fasilitator oleh Peserta;
i. Menyampaikan ucapan terima kasih, dengan menyerahkan surat keterangan
melakukan kegiatan Pelatihan kepada Widyaiswara atau Fasilitator;
j. Menyampaikan honorarium mengajar kepada Widyaiswara atau Fasilitator
yang bersangkutan (dengan catatan telah memenuhi jampel wajib mengajar
bagi Widyaiswara/Fasilitator internal).
3. Tahap Akhir/Penyelesaian
a. Membuat rekap hasil evaluasi/umpan balik bagi Widyaiswara.
b. Mengolah data hasil penilaian Widyaiswara atau Fasilitator oleh peserta;
c. Membuat rekap hasil evaluasi/umpan balik bagi Widyaiswara atau Fasilitator
oleh peserta
d. Mendokumentasikan rekap hasil evaluasi / umpan balik bagi Widyaiswara
atau Fasilitator oleh peserta.
24
C. Kurikulum
1. Tahap Persiapan
Dalam langkah ini Penyelenggara harus mengawali kegiatan terhadap apa yang telah
dan sudah direncanakan, yaitu :
penyelenggaraan pelatihan, utamanya adalah Pedoman Penyelenggaraan
Pelatihan (sesuai dengan jenisnya) yang akan dilaksanakan;
b. Mengecek kurikulum, silabi dan Rancang Bangun Pembelajaran Mata Pelatihan
(RBPMP) setiap mata Diklat program yang akan diselenggarakan;
c. Mengecek ketersediaan bahan ajar (modul atau naskah pegangan peserta);
d. Merencanakan dan menyusun draft jadwal pelatihan berdasarkan kurikulum dan
RBPMP (alokasi waktu dan squensi disesuaikan dengan tujuan dan sasaran
pelatihan yang akan diselenggarakan).
Pada tahap kegiatan ini bisa dilakukan oleh tenaga pelatihan yang ditugaskan oleh
Ketua Tim Penyelenggara atau Pimpinan Lembaga Pelatihan dalam rangka
pengendalian untuk :
a. Memantau dan memonitor pelaksanaan kurikulum dalam proses pembelajaran;
b. Membuat catatan tertulis mengenai pelaksanaan kurikulum (ditinjau dari
relevansi materi dengan kondisi saat ini dan tujuan pelatihan yang ingin dicapai);
c. Membagikan bahan/materi pelatihan yang terkait dengan kurikulum dari tenaga
Pengajar.
3. Tahap Akhir/penyelesaian
a. Mengkompilasi dan mengolah data hasil pengendalian kurikulum;
b. Melaporkan secara tertulis kepada pimpinan hasil pengendalian kurikulum;
c. Mendokumentasikan hasil pengendalian kurikulum sebagai bahan
penyempurnaan mendatang.
D. Sarana Dan Prasarana Pelatihan

Pada kegiatan administrasi penyelenggaraan pelatihan khusus untuk faktor ini
Penyelenggara pelatihan secara teknis lebih terfokus pada apa dan bagaimana menyiapkan,
memenuhi, melayani, membantu secara intensif agar proses pembelajaran dapat terlaksana
25
secara efektif dan efisien. Karena pada prinsipnya faktor sarana dan prasarana sebagian besar
merupakan bagian dari unsur fasilitas yag harus dimiliki dan disediakan oleh Pengelola
Pelatihan.
Dengan ketersediaan kelengkapan fasilitas yang dimiliki oleh Lembaga Pelatihan, maka
terhadap faktor sarana dan prasarana ini setiap tahapan kegiatan yang dilakukan oleh
Penyelenggara secara teknis, adalah sebagai berikut :
1. Tahap Persiapan
a. Merencanakan kebutuhan :
1) Alat Tulis Kantor (TK) : Spidol papan tulis, Kertas HVS, Kertas Foto Copy, Kertas
Folio Bergaris Kertas flipchart, Paperclip besar dan kecil, Lakban, gunting dan
penggaris, stepless, perforator, stopamap, ordner, dll;
2) Formulir : Daftar Hadir Peserta, Evaluasi Peserta, Evaluasi Widyaiswara,
Penyelenggara, Biodata Widyaiswara, komplain (keluhan) peserta, dll;
3) Kelengkapan Peserta : Modul, Nametag, ballpoin, pensil, Panduan Pelatihan,
Tas, dll;
4) Ruangan : Ruang Belajar, Ruang Diskusi, Ruang Aula, Asrama Peserta (bila
peserta diasramakan), ruang makan, Poliklinik, sarana ibadah, sarana olah raga,
dll;
5) Kelengkapan ruang proses belajar : Whiteboard, penghapus papan tulis, Triport
flipchart, Sound system lengkap, Batu Baterry, Personel Computer/Laptop,
laser pointer, Printer, LCD Projector, Screen Projector, Meja Kursi peserta, Meja
Kursi Pengajar, Air Condition, Peralatan Simulasi, Peralatan Praktek, dll;
6) Konsumsi;
7) Uang Muka disesuaikan dengan kebutuhan secara bertahap pelaksanaan sesuai
dengan Standar Biaya Umum/Standar Biaya Khusus tahun berjalan.
Berdasarkan rencana kebutuhan tersebut diatas, Penyelenggara menyiapkan dan
mengirimkan surat permohonan pengadaannya ditujukan kepada Kepala Unit Kerja yang
mengurus sarana dan prasara (Bagian Umum, Bagian Tata Usaha, Bagian Pengadaan Barang
dan Jasa) di instansinya. Langkah berikutnya Penyelenggara menunggu keputusan
pengadaannya. Apabila keputusan sudah diterima, kegiatan berikutnya adalah menerima,
menyiapkan dan mendistribusikan sesuai dengan kebutuhan yang direncanakan.
26
2. Tahap pelaksanaan
Dalam tahap pelaksanaan ini, Penyelenggara lebih banyak berperan dalam hal :
a. Melayani :
1) Menyiapkan daftar hadir peserta;
2) Membagikan formulir evaluasi terhadap Widyaiswara;
3) Membagikan bahan ajar tambahan dari Widyaiswara;
4) Menyiapkan flipchart;
5) Meniapkan ruang diskusi;
6) Menyiapkan audio visual (PC/Laptop, LCD Projector, Screen Projector dan Sound
System) dalam posisi siap pakai (on);
7) Menyediakan spidol dan penghapus papan tulis;
8) Mengatur posisi tempat duduk peserta disesuaikan dengan metode belajar bagi
orang dewasa (andragogy). Lihat alternatif model penataan Lay Out ruangan
pelatihan sebagaimana lampiran 1.
b. Membantu :
1) Widyaiswara apabila secara teknis dan ganguan kelengkapan ruang belajar;
2) Peserta apabila ada kekurangan kebutuhan ATK;
3) Memfasilitasi kaluhan peserta secara tertulis terhadap ketersediaan sarana dan
prasarana menggunakan formulir yang telah disediakan sebagaimana lampiran 2;
a. Merapikan kembali semua prasarana pelatihan;
b. Mengumpulkan dan menyimpan sarana pelatihan, apabila tidak dipergunakan dan
disimpan agar dapat digunakan untuk kegiatan berikutnya;
c. Mematikan semua peralatan elektronik (AC, Audio Visual, dan lampu ruangan, dll).
E. Proses Pembelajaran
Aktivitas administrasi penyelenggaraan pelatihan yang dilakukan oleh Penyelenggara
pelatihan, khususnya pada faktor proses pembelajaran cenderung melakukan fungsi
controling. Dalam hal ini check and rechek terhadap apa yang telah direncanakan dan
bagaimana realisasinya pada setiap tahap sebagai berikut :
27
1. Tahap Persiapan
a. Sebelum proses pembelajaran dimulai, Penyelenggara perlu mengecek terlebih
dahulu terhadap :
a. Kesiapan kelengkapan peserta apakah sudah dibagikan kepada seluruh
peserta. Apabila ada yang belum menerima perlu disiapkan dan
disampaikan sebelum memulai pembelajaran;
b. Kehadiran peserta;
c. Kesediaan Widyaiswara yaitu mengecek kehadiran peserta dan
Widyaiswara, karena tanpa kehadiran mereka proses pembelajaran tidak
akan berjalan. Salah satu saja yang hadir maka proses pembelajaran tidak
akan berjalan secara efektif.
Apabila Widyaiswara berhalangan hadir, maka Penyelenggara segera
menghubungi Widyaiswara pengganti atau cadangan agar dapat mengajar.
Dalam hal tidak ada Widyaiswara yang dapat hadir untuk mata pelatihan
tersebut, maka Penyelenggara dapat mencoba menukar jadwal mata
pelatihan dengan mempertimbangkan sekuensi dari mata pelatihan
tersebut;
d. Jadwal, yaitu mengecek dan mencocokan kesesuaian jadwal dengan
kurikulum dan sekuensi dari mata pelatihan tersebut. Hal ini sangat perlu,
karena ada mata-mata pelatihan yang dipersyaratkan penyampaiannya
setelah mata pelatihan tertentu sudah diterima.
e. Kesiapan dan ketersediaan sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
Setelah semua persiapan proses pembelajaran yang terkait dengan tugas
Penyelenggara dilaksanakan, maka selanjutnya Penyelenggara memantau
kegiatan :
a. Mengendalikan (Memantau atau memonitor dan mengevaluasi) aktivitas
peserta terhadap sikap dan partisipasi selama proses pembelajaran secara
terus menerus menggunakan formulir yang telah disediakan. Dalam
kegiatan pengendalian ini Pengelola Pelatihan atau Ketua Tim
Penyelenggara dapat menugaskan Tenaga Pelatihan (Pejabat Struktural,
28
Fungsional Umum dan Fungsional Khusus/ Widyaiswara) bertindak
melakukan monitoring atau memantau dan menilai atau evaluasi secara
objektif apa adanya (tidak menambah atau mengurangi hasil
pengendalian);
b. Memantau dan memonitor pelaksanaan kurikulum dalam proses
pembelajaran;
c. Menjaga operasionalisasi fasilitas yang dibutuhkan dalam proses belajar.
3. Tahap Akhir/Penyelesaian
a. Penyelenggara mengumpulkan hasil evaluasi/umpan balik dari peserta
kepada Widyaiswara. Begitu juga sebaliknya Penyelenggara meminta
hasil penilaian Widyaiswara terhadap peserta. Hasil penilaian ini akan
digabungkan dengan nilai-nilai lainnya sebagai bagian secara keseluruhan
nilai akhir peserta.
b. Merekap hasil evaluasi tersebut untuk disampaikan kepada Widyaiswara
bersangkutan.
F. Ketatausahaan
Kegiatan administrasi penyelenggaraan pelatihan dengan fokus pada faktor ketatausahaan
merupakan kegiatan administrasi dalam arti sempit yang dapat diartikan sebagai kegiatan tata
usaha kantor (Clerical Works) berupa catat mencatat, mengetik, menggandakan dan
sebagainya. Adapun kegiatan tersebut dalam setiap tahapannya adalah:
1. Tahap Persiapan
Melakukan kegiatan tata persuratan yang berkaitan dengan rencana penyelenggaraan,
yaitu :
a. Menyusun konsep surat edaran untuk menjaring peserta pelatihan dari unit terkait;
b. Menyebarkan surat edaran tentang penyelenggaraan pelatihan untuk mendapatkan
calon peserta pelatihan dari unit atau instansi terkait;
c. Menyiapkan surat undangan rapat persiapan penyelenggaraan pelatihan, dan
menyampaikan ke Pimpinan Lembaga Pelatihan untuk mendapat persetujuan tanda
tangan;
29
d. Mengirimkan surat undangan yang telah ditandatangani Pimpinan Lembaga
Pelatihan ke pihak-pihak terkait;
e. Membuat notulen rapat persiapan penyelenggaraan pelatihan;
f. Menyiapkan surat pemanggilan peserta pelatihan dan menyampaikan ke Pimpinan
Lembaga Pelatihan untuk mendapat persetujuan dan tanda tangan;
g. Mengirimkan surat pemanggilan calon peserta pelatihan yang telah ditanda tangani
pimpinan Lembaga Pelatihan ke unit kerja atau instansi pengirim;
h. Menyiapkan dan mengirimkan surat ke Widyaiswara atau Fasilitator
terpilih/terseleksi untuk meminta kesediaannya memberikan mata pelatihan pada
waktu yang telah ditetapkan;
i. Menyiapkan dan mengirimkan surat ke Bagian Umum/Tata Usaha/ Pengadaan
Barang dan Jasa tentang permohonan rencana kebutuhan sarana dan prasarana
pelatihan;
j. Menyiapkan dan mengirimkan surat undangan pembukaan penyelenggaraan
pelatihan;
k. Menyiapkan dan mengirimkan surat permohonan kesediaan membuka dan
sekaligus memberikan sambutan/arahan kepada pejabat yang telah disepakati
dalam rapat persiapan;
l. Membuat buku Panduan Penyelenggaraan Pelatihan;
m. Menyiapkan seluruh formulir yang diperlukan dalam proses pembelajaran
pelatihan;
n. Menyiapkan surat keterangan bukti mengajar;
o. Menyiapkan kuitansi-kuitansi pertanggungjawaban keuangan
a. Menyampaikan surat keterangan bukti mengajar kepada Pengajar;
b. Menyampaikan honorarium mengajar kepada Pengajar;
c. Mengetik surat-surat yang terkait denngan evaluasi kegiatan peserta dan
Widyaiswara
d. Menyiapkan dan membuat bukti mengajar
e. Mengurus administrasi keuangan pelatihan
f. Mengetik surat-surat yang terkait dengan evaluasi kegiatan peserta dan
30
Widyaiswara.
a. Menyiapkan Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP). Format dan
siapa yang menanda tangani STTPP tergantung dari jenis pelatihan (Pelatihan
Pimpinan, Teknis atau Fungsional).
b. Menyiapkan dan menyampaikan surat pengembalian peserta ke unit
kerjanya/instansi masing-masing peserta melalui peserta
c. Membuat laporan penyelenggaraan pelatihan secara tertulis (lihat modul Laporan
Pelaksanaan Pelatihan dan Keputusan Kepala LAN Nomor 4 Tahun 2005 tentang
Pedoman Penyusunan Laporan Penyelenggaraan Diklat)
d. Menyelesaikan pertanggung jawaban keuangan berkoordinasi dengan pejabat
yang menangani keuangan (misal Bendahara Satker).
G. Pengorganisasian
Pembahasan terhadap faktor ini dilakukan tidak tahap demi tahap seperti kegiatan
administrasi yang lain, tetapi pembahasan dilakukan untuk masing-masing kegiatan yang
memang diperlukan dalam penyelenggaraan pelatihan.
1. Pembentukan Panitia
Kegiatan pembentukan ini biasanya diperlukan oleh organisasi yang memiliki beban kerja
sangat besar. Tetapi Lembaga Pelatihan yang sudah jelas tugas dan fungsinya tentunya
dapat ditangani sendiri kegiatan penyelenggaraan pelatihannya, dan lazimnya
pembentukan panitia tidak diperlukan lagi, karena telah memiliki unit kerja sesuai bidang
yang dapat mendukungnya.
Walaupun tugas dapat ditangani sendiri, sering dijumpai penyebaran tugas terlihat tidak
merata keseluruh anggota SDM pelatihan yang ada, sehingga sering menimbulkan
kecemburuan diantara mereka (dalam hal kesejahteraan karena belum diterapkannnya
remunerasi, walaupun mereka sendiri tidak menyadari apakah memiliki kompetensi yang
memadai untuk mendukung kegiatan yang ada) yang akhirnya timbul suasana kurang
sehat, akibat akhir adalah kinerja menurun (Individu ataupun Lembaga). Dengan kondisi
demikian dan adanya perkembangan semakin bertambah banyak jumlah program
kegiatan yang harus dilaksanakan dan selesai tepat waktu seperti yang telah
31
direncanakan, maka tidak bisa dihindari perlunya pembentukan panitia dengan
melibatkan dukungan seluruh SDM daari unit-unit kerja lain.
Kalau kita perhatikan, dengan melibatkan seluruh anggota SDM yang ada, akan diperoleh
hal-hal positif seperti yang diharapkan dalam reformasi birokrasi, sebagai berikut :
a. Adanya kejelasan tugas pekerjaan masing-masing individu;
b. Memudahkan mengukur beban kerja individu;
c. Diketahui tungkat capaian kinerja (dapat digunakan sebagai dasar remunerasi untuk
menentukan leveling dan grade individu);
d. Tidak adanya penumpukan beban kerja pada satu orang atau satu unit kerja;
e. Mempermudah pengawasan;
f. Terciptanya suasana kerja yang harminis;
g. Efektivitas dan efisiensi tercapai dalam pencapaian tujuan.
Apabila Panitia diperlukan dalam penyelenggaraan pelatihan, maka pengelola pelatihan
dapat menetapkan melalui Keputusan Lembaga Pelatihan tentang Tim Penyelenggaraan
Pelatihan. Struktur Kepanitiaan dan tugas masing-masing akan dibahas dalam kegiatan
belajar berikutnya. Secara teknis pembentukan tim ini sudah dibahas dalam modul
Perencanaan Pelaksanaan Pelatihan.
2. Upacara Pembukaan dan Penutupan Program Pelatihan

Pada kegiatan ini yang harus dilakukan oleh Penyelenggara diantaranya adalah sebagai
berikut :
a. Mengkonfirmasi kepada pengelola pelatihan, siapa pejabat yang akan diundang pada
upacara pembukaan;
b. Membuat surat undangan upacara pembukaan;
c. Menyiapkan ruangan upacara beserta kelengkapan sarana dan prasarana yang
diperlukan;
d. Menyiapkan konsumsi;
e. Membuat laporan yang akan dibacakan pada upacara pembukaan dan penutupan;
f. Menyiapkan STTPP atau sertifikat telah mengikuti pelatihan;
g. Melaksanakan upacara pembukaan dan penutupan.
32
3. Pelaksanaan Observasi lapangan
Pada kegiatan ini, yang harus dilakukan oleh Penyelenggara diantaranya adalah sebagai
berikut :
a. Meneliti tujuan dan sasaran observasi lapangan;
b. Mengecek ketersediaan anggaran dalam DIPA dan RAB (item-item apa saja yang
harus dibiayai)
c. Melakukan penjajagan (advance);
d. Menyampaikan hasil penjajagan kepada Pimpinan Lembaga Pelatihan
e. Membuat panduan observasi lapangan
f. Mengusul kepada Pimpinan Lembaga Pelatihan untuk nama Pembimbing,
Pendamping, Narasumber, dll;
g. Menyiapkan ATK selama obeservasi lapangan;
h. Menyiapkan transportasi yang akan digunakan;
i. Menyiapkan cindera mata (Plakat, Vandel, Profile Instansi, dll);
j. Melaksanakan observasi lapangan;
k. Membuat laporan observasi lapangan
H. Keuangan
Kegiatan administrasi Penyelenggara pelatihan terhadap faktor ini, yaitu Penyelenggara
memastikan pendekatan yang digunakan dalam perencanaan anggaran. Dalam perencanaan
anggaran pelatihan hendaknya Penyelenggara menggunakan pendekatan analisis biaya.
Dengan pendekatan ini anggaran yang direncanakan benar-benar riil yang akan digunakan.
Untuk perencanaan anggaran pelatihan, hendaknya selalu berpedoman pada kebijakan-
kebijakan yang dapat digunakan sebagai acuan, diantaranya adalah Pedoman
Penyelenggaraan Pelatihan khususnya Kurikulum dan RBPMP. Dalam kurikulum yang sudah
baku atau standar terdapat :
1. Jumlah materi pembelajaran;
2. Alokasi waktu per materi;
3. Metode pembelajaran;
4. Media pembelajaran, dll.
Anggaran merupakan salah satu aspek yang harus diputuskan dalam perencanaan,
33
guna memastikan berapa biaya yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan. Oleh sebab itu,
program pelatihan yang ideal adalah program pelatihan yang direncanakan dengan matang,
baik dan benar dalam arti mengikuti kebijakan yang berlaku.
Dalam perencanaan dan realisasi pada faktor ini, Penyelenggara hanya terfokus pada
biaya langsung, yaitu biaya yang secara riil dibayarkan untuk terlaksananya program pelatihan.
Contoh komponen (item) yang biasanya terkena biaya langsung :
1. Honorarium Widyaiswara;
2. Konsumsi, akomodasi;
3. Transportasi;
4. Bahan ajar (modul, naskah, handout, dll);
5. Fasilitas yang disewa/dibeli (apabila memanfaatkan fasilitas diluar Lembaga
Pelatihan).
Sementara itu biaya tidak langsung, yaitu biaya yang hanya ada dalam perhitungan,
tetapi secara riil dibayarkan oleh pihak pengelola pelatihan. Contoh komponen (item) yang
terkena biaya tidak langsung :
1. Gedung/ruangan pelatihan (jika milik instansi, unit kerja perusahaan sendiri);
2. Transportasi (jika menggunakan kendaraan unit);
3. Fasilitas pelatihan (jika sudah disediakan);
4. Dan lain-lain (benda atau jasa) yang tidak dibeli/disewa dari pihak lain.
5. Dalam anggaran pelatihan, hendaknya Penyelenggara pelatihan harus
memperhitungkan dalam merencanakan seluruh biaya baik langsung maupun
tidak langsung. Walaupun kenyataannya Penyelenggara dalam kegiatan
administrasi Penyelenggara pelatihan hanya merealisasikan biaya langsung.
I. Latihan
Tujuan dan sasaran penyelenggaraan pelatihan akan berhasil secara efektif dan efisien
diantarnya sangat ditentukan dengan efektifitas administrasi penyelenggaraan pelatihan.
Sehubungan dengan hal tersebut, maka kita dituntut untuk memahami secara teknis
mekanisme kegiatan administrasi penyelenggaraan pelatihan, dengan mencoba membahas
secara kelompok melalui forum diskusi kelas, sebagai berikut :
1. Bagi peserta ke dalam 4 (empat) kelompok yang terdiri dari 7 – 10 orang. Masing-
34
masing kelompok membahas apa dan bagaimana mekanisme administrasi
penyelenggaraan pelatihan secara rinci terhadap faktor peserta, Widyaiswara,
kurikulum, sarana dan prasarana. Setelah selesai pembahasan dalam kelompok,
presentasikan hasil pembahasan di dalam kelas.
2. Bagi peserta menjadi 2 (dua) kelompok, untuk melakukan pembahasan tentang
penyelenggaraan program pelatihan. Dalam kegiatan ini, diantaranya terdapat dua
kegiatan seremonial yaitu kegiatan pembukaan dan penutupan. Masing-masing
kelompok diskusikan bagaimana mekanisme administrasi penyelenggaraan
pelatihan tersebut (pembukaan dan penutupan) secara rinci. Hasil diskusi kelompok
persentasikan di dalam kelas.
J. Rangkuman
Sebelum melakukan kegiatan teknis administrasi penyelenggaraan pelatihan, maka
Penyelenggara pelatihan harus berupaya mempersiapkan hal-hal yang berkaitan dengan
rencana penyelenggaraan berupa kebijakan- kebijakan yang nantinya dapat dilakukan sebagai
rujukan atau dasar penyelenggaraan. Dalam melakukan kegiatan administrasi
penyelenggaraan pelatihan hendaknya kita harus dapat mengetahui dan menjawab
pertanyaan yang sering disebut 5 W + 1 H, yaitu Apa yang akan diadministrasikan. Siapa yang
melakukan apa, Bilamana dilakukan, Mengapa dilakukan, Dimana dilakukan dan Bagaimana
melakukan administrasi penyelenggara pelatihan.
terdapat perbedaan untuk masing-masing tahapan penyelenggaraan pelatihan, yaitu tahapan
persiapan (Pra pelatihan), pelaksanaan (Proses Pelatihan) dan penyelesaian (akhir dan
arti luas (kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan) dan arti sempit, tetapi juga
terfokus pada administrasi dalam pengertian bahasa Latin, yaitu : melayani, membantu secara
intensif agar tujuan pelatihan dapat tercapai secara efektif dan efisien. Jadi intinya tidak hanya
pada apa yang diadministrasikan, tetapi secara teknis bagaimana mengadministrasikan faktor-
faktor yang mempengaruhi keberhasilan penyelenggaraan pelatihan.
Ada delapan faktor yang perlu diadministrasikan dan menjadi bidang garapan
penyelenggara dalam administrasi penyelenggaraan Pelatihan. Adapun kedelapan faktor
35
tersebut yaitu peserta dan Widyaiswara (garapan pertama dan kedua). Dalam interaksi
peserta dan Widyaiswara, yang dibahas adalah kurikulum pelatihan, sehingga garapan
administrasi ketiga adalah kurikulum pelatihan. Interaksi tersebut disebut dengan proses
pembelajaran. Dan untuk tercapainya efektivitas proses pembelajaran, menggunakan sarana
dan prasarana pelatihan. Garapan administrasi keempat adalah sarana dan prasarana
pelatihan. Sedangkan garapan kelima adalah proses pembelajaran. Untuk menunjang proses
pembelajaran perlu ditunjang dengan kegiatan administrasi dalam arti sempit yaitu
ketatausahaan (ini garapan administrasi keenam). Agar penyelenggaraan pelatihan
terorganisasi dengan baik, maka garapan administrasi ketujuh adalah organisasi
penyelenggaraan pelatihan dan yang terakhir dan utama yang menjadi garapan administrasi
adalah keuangan pelatihan. Masing-masing garapan administrasi penyelenggaraan pelatihan
tersebut pelaksanaannya dibedakan dalam tahapan persiapan, pelaksanaan dan tahap akhir
atau penyelesaian. Untuk lebih jelas dalam pelaksanaannya disediakan daftar simak dalam
lampiran.
K. Evaluasi
Setelah mempelajari dan memahami kegiatan pembelajaran faktor-faktor yang
memepengaruhi keberhasilan penyelenggaraan pelatihan, coba jelaskan dan jawab
pertanyaan dibawah ini :
1. Bagaimana mekanisme penanganan administrasi penyelenggaraan pelatihan
terhadap faktor peserta dimulai dari tahap persiapan, proses/pelaksanaan dan
akhir/penyelesaian!
2. Keterkaitan dengan faktor keungan, maka dalam penyusunan anggaran dikenal
adanya biaya langsung dan tidak langsung. Jelaskan apa yang dimaksud dengan baiya
langsung dan komponen (item) apa saja yan harus diperhitungkan?
3. Apa dan bagaimana mekanisme penanganan administrasi penyelenggaraan
pelatihan terhadap faktor Widyaiswara/ tenaga Pengajar pada tahap proses/
pelaksanaan pelatihan?
36
4.
pembatas
Bab IV
Proses Penerapan
Administrasi
Penyelenggaraan Pelatihan
37
BAB IV
PROSES PENERAPAN ADMINISTRASI PENYELENGGARAAN PELATIHAN
Setelah pembelajaran selesai peserta

dapat mendeskripsikan peranan masing-masing penyelenggara dalam
penyelenggaraan Pelatihan
A. Proses Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan

Penerapan proses administrasi seperti yang telah dijelaskan dalam bab sebelumnya
dilakukan melalui tiga tahapan yaitu tahap persiapan, tahap pelaksanaan dan tahap
penyelesaian. Proses penerapan administrasi terkait dari 8 komponen administrasi yang
meliputi peserta, Pengajar, fasililitas, tata usaha, kurikulum, metode belajar, anggaran dan
administrasi organisasi. Bisa dibayangkan akan begitu banyak pekerjaan yang harus
dilakukan oleh Penyelenggara pelatihan saat menyelenggakan suatu program pelatihan.
Karena banyak sekali pekerjaan administrasi yang harus dilakukan oleh Penyelenggara
pelatihan, maka pada proses penerapan administrasi ini disarankan dilakukan dengan
berkoordinasi dalam suatu team kerja yang tugasnya menangani masing-masing komponen
administrasi penyelenggaraan pelatihan (8 komponen).
Hal ini dilakukan agar proses pekerjaan menjadi lebih ringan karena dikerjaan bersama-
sama dan berkoordinasi dalam tim. Dalam penerapan administrasi penyelenggaraan
pelatihan tersebut, masing-masing tim yang bertugas melakukan pekerjaan terhadap
komponen administrasi harus dibekali dengan suatu panduan pekerjaan agar pekerjaan
yang akan dilakukan selesai sesuai dengan tujuan dan terhindar dari kesalahan. Panduan
pekerjaan proses penerapan administrasi bisa dibuat dalam bentuk daftar simak atau
checklist sesuai dengan pekerjaan proses administrasi apa yang akan dilakukan tersebut.
Proses penerapan pekerjaan administrasi ini dilakukan oleh tim di setiap tahapan
penyelenggaraan yaitu persiapan, pelaksanaan dan penyelesaian.
Panduan kerja ini menjadi sangat membantu Penyelenggara pelatihan dalam bekerja
atau proses penerapan administrasi penyelenggaraan pelatihan. Namun dalam
penerapannya ada kemungkinan Penyelenggara yang menangani komponen administrasi
38
penyelenggaraan pelatihan lebih dari satu. Hal ini dikarenakan sering terjadi karena jumlah
personil Penyelenggara pelatihan yang terbatas, sehingga setiap Penyelenggara pelatihan
harus menangani beberapa pekerjaan sekaligus, namun karena dilakukan secara tim yang
saling berkoordinasi, pekerjaan dilakukan menjadi lebih ringan dan cepat.
Bentuk daftar simak yang bisa dibuat sebagai panduan proses penerapan administrasi
penyelenggaraan pelatihan adalah sebagai berikut :
TAHAPAN : PERSIAPAN / PELAKSANAAN / PENYELESAIAN
KOMPONEN : ………………… (salah satu dari 8 komponen administrasi)
Status
No Pekerjaan Koordinasi Keterangan
Belum
Selesai
selesai
1
2
dst
Dalam pengisian panduan pekerjaan (checklist) ini adalah sebagai berikut:

1. Isian Tahapan diisi tahap Persiapan atau Pelaksanaan atau Penyelesaian
2. Isian Komponen diisi salah satu dari 8 komponen administrasi penyelenggaraan
pelatihan
3. Kolom Pekerjaan diisi urutan pekerjaan yang akan dilakukan oleh Penyelenggara
4. Kolom Status diisi apakah pekerjaan yang sedang dilakukan sudah selesai atau
belum selesai
5. Kolom koordinasi diisi pekerjaan yang sedang dilakukan tersebut berkoordinasi
dengan siapa (saja).
6. Kolom keterangan diisi jika pekerjaan tersebut belum selesai dan dijelaskan kenapa
belum selesai.
Manfaat daripada daftar simak atau checklist ini adalah:

1. Bisa menghemat waktu pekerjaan
2. Membantu mengetahui dan mendeteksi pekerjaan yang tidak lengkap
3. Menyamakan persepsi antar anggota team
39
4. Membantu untuk mempersiapkan apa yang akan dilakukan kemudian
B. Peranan Penyelenggara Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan

Penyelenggaraan suatu pelatihan tidak terlepas dari peranan Penyelenggara yang
tergabung dalam susunan kepanitiaan. Sebagai anggota panitia Penyelenggara, para individu
bertindak selaku Petugas yang secara teknis melakukan aktivitas sesuai dengan pembagian
tugas yang telah ditentukan, namun dalam pelaksanananya harus saling berinteraksi dan
berkolaborasi untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan.
Sebagai anggota SDM Pelatihan yang diberi tugas oleh pimpinan Lembaga Pelatihan
diantaranya adalah untuk merencanakan susunan kepanitiaan. Dalam merencanakan susunan
kepanitiaan hendaknya harus mempertimbangkan efektivitas dan efisiensi dalam menentukan
anggotanya. Berikut adalah struktur Panitia Penyelenggara pelatihan yang umumnya terdiri
dari:
1. Penanggung jawab
2. Koordinator atau Ketua Penyelenggara
3. Wakil Ketua Penyelenggara (Apabila diperlukan)
4. Asisten Bid. Akademis;
5. Asisten Bid. Pengajaran;
6. Asisten Bid. Administrasi;
7. Staf Sekretariat.
Dalam hal pelaksanaan pelatihan tidak begitu lama, susunan Panitia bisa
disederhanakan, misalnya asisten peserta digabung dengan bidang Widyaiswara atau asisten
bidang Pengajaran dengan bidang Evaluasi dan asisten bidang Administrasi digabung dengan
bidang Keuangan dan Umum. Jadi susunan kepanitia tersebut tergantung situasi dan kondisi
serta kebutuhan unit kerja.
Untuk jelasnya, peranan, kewajiban dan tanggung jawab masing- masing Panitia
Penyelenggara akan dijelaskan sebagai berikut :
A. Penanggung Jawab
1. Mengkoordinasikan penyiapan penyelenggaraan pelatihan dari segi substantif dan
teknis administratif;
2. Menyusun kerangka acuan;
40
3. Menyusun panduan teknis penyelenggaraan pelatihan;
4. Menyusun rencana penyelenggaraan pelatihan;
5. Melakukan pemantauan selama penyelenggaraan pelatihan;
6. Memeriksa laporan dan menyetujui relaisasi anggaran dan kegiatan.
Penanggung jawab untuk lembaga pelatihan Instansi Pemerintah adalah Kepala Badan
Pelatihan, Kapus pelatihan, Kepala Balai Pelatihan, Kabid Penyelenggara atau Kepala Bagian
Kepegawaian (tergantung jenjang dan jenis pelatihan yang dilaksanakan) yang bersangkutan
bertanggung jawab atas pelaksanaan pelatihan.
B. Koordinator Atau Ketua Penyelenggara
1. Memimpin, mengkoordinasikan persiapan dan penyelenggaraan kegiatan Tim
Penyelenggara yang berkaitan dengan materi;
2. Mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan;
3. Melalukan monitoring dan evaluasi atas penyelenggaraan kegiatan;
4. Bertanggung jawab atas keberhasilan penyelenggaraan kegiatan;
5. Memonitoring penyusunan laporan akhir penyelenggaraan kegiatan;
6. Dalam pelaksanaan tugas administratif dan keuangan bertanggung jawab kepada
KPAB melalui penanggungjawab.
7. Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan kepada Penanggung Jawab Program
Pelatihan atau Kepala Lembaga Pelatihan.
8. Memantau, mengevaluasi dan mengambil tindakan koreksi atas pelaksanaan yang
tidak sesuai dengan rencana kegiatan.
9. Mengambil tindakan yang cepat dalam menyelesaikan masalah-masalah yang
mendesak.
C. Wakil Ketua Penyelenggara
Wakil Ketua Penyelenggara atau Direktur Kursus mempunyai tugas sebagai berikut:
1. Membantu Ketua Penyelenggara atau Direktur Kursus memimpin, mengkoordinir
dan bertanggung jawab untuk pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang terkait dengan
administrasi penyelenggaraan sejak tahap persiapan sampai dengan tahap akhir
atau penyelesaian program pelatihan;
2. Membantu Ketua atau Direktur Program Pelatihan memantau, mengevaluasi dan
mengambil tindakan koreksi atas pelaksanaan yang tidak sesuai dengan rencana
41
kegiatan;
3. Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan kepada Ketua Penyelenggara atau kepada
Penanggung Jawab Program Pelatihan atau Kepala Lembaga Pelatihan;
4. Mengambil tindakan yang cepat dalam menyelesaikan masalah-masalah yang
mendesak;
5. Dalam hal tertentu, Ketua dan Wakil Ketua Penyelenggara Pelatihan dapat saja
berbagi tugas. Sebagian kegiatan menjadi tanggung jawab Ketua dan sebagian lagi
menjadi tanggung jawab Wakil ketua.
D. Asisten Bidang Akademis
1. Menyiapkan pelaksanaan pekerjaan yang berkaitan dengan aspek akademis, yang
meliputi :
a) Penyiapan materi, modul dan abahan ajar;
b) Kurikulum;
c) Pengolahan nilai/hasil evaluasi/ujian peserta.
2. Menyusun konsep rencana Penyelenggara kegiatan;
3. Melakukan pemantauan selama penyelenggaraan kegiatan;
4. Menyusun konsep laporan pelaksananan pekerjaan yang berkaitan dengan aspek
akademis;
5. Memantau dan melaksanakan penilaian sesuai kriteria yang telah ditetapkan;
6. Merekap hasil penilaian Peserta, baik nilai sikap maupun nilai hasil Seminar,
Observasi Lapangan dan Ujian;
7. Menganalisis hasil penilaian Peserta dan mengajukan pada Tim Penilai untuk
penetapannya.
8. Dalam pelaksanaan tugasnya bertanggung jawab kepada penanggung jawab Tim.
E. Asisten Bidang Pengajaran
1. Menyiapkan pelaksanaan pekerjaan yang berkaitan dengan aspek pengajaran,
yang meliputi :
a) Pembantu master jadwal;
b) Jadwal mingguan dan perubahan/ ralat jadwal;
c) Penugasan Widyaiswara, penugasan penceramah, penugasan nara sumber;
d) Evaluasi penyelenggaraan;
42
e) Pengolahan data kehadiran peserta;
f) Pengolahan data kehadiran Widyaiswara, Penceramah dan Narasumber.
2. Menyempurnakan kerangka acuan;
3. Menyusun konsep panduan teknis penyelenggaraan kegiatan;
4. Menyusun konsep penyelenggaraan kegiatan;
5. Melakukan pemantauan selama penyelenggaraan kegiatan;
6. Menyusun konsep laporan akhir pelaksanaan pekerjaan;
7. Dalam pelaksanaan tugasnya bertanggung jawab kepada penanggung jawab Tim;
8. Menginventarisir data calon peserta pelatihan (baik yang belum diseleksi maupun
yang sudah diseleksi) oleh Tim Seleksi Peserta;
9. Memantau kehadiran peserta pelatihan atau dibantu oleh piket harian;
10. Menyimpan data peserta dan alumni pelatihan;
11. Melakukan pemantauan selama penyelenggaraan pelatihan;
12. Melakukan pemantauan selama pelaksanaan pekerjan yang berkaitan dengan
aspek administratif.
F. Asisten Bidang Administrasi
1. Menyiapkan pelaksanaan pekerjaan yang berkaitan dengan aspek administratif
yang meliputi aspek :
a) Keuangan (menerima dan atau menyimpan dan mengeluarkan anggaran
Penyelenggaraan Pelatihan atas persetujuan Ketua atau Pejabat yang
berwenang);
b) Ketatausahaan;
c) Sarana dan Prasarana;
d) Kepegawaian.
2. Menyusun konsep rencana penyelenggaraan pelatihan;
3. Membantu Ketua atau Wakil Ketua dalam menggerakkan organisasi
Penyelenggaraan Pelatihan;
4. Membantu mengkoordinasikan kegiatan semua Asisten dalam Panitia
Penyelenggaraan Pelatihan;
5. Membuat Surat Pemanggilan Peserta Pelatihan terpilih/terseleksi;
6. Menerima dan membuat daftar peserta yang hadir (Nama, Jabatan, Unit Kerja dan
43
data lain yang diperlukan);
7. Melaporkan pelaksanaan tugasnya dalam hal administratif dan keuangan kepada
penanggung jawab Tim;
8. Menyusun konsep laporan akhir pelaksanaan kegiatan.
G. Staf Sekretariat
Kegiatan yang harus dilakukan oleh staf sekretariat adalah memberikan dukungan
teknis administratif oleh seluruh asisten demi kelancaran pelaksanaan program pelatihan
guna membantu dan melayani dalam hal :
1. Mempersiapkan dan mengurus hal-hal yang berkaitan dengan teknis administratif
dan Tim Keuangan Tim;
2. Melaksanakan tata persuratan, mendokumentasikan hal- hal yang berkaitan
dengan kelancaran pelaksanaan tugas Tim;
3. Koordinasi dengan unit terkait dalam penyiapan sarana dan prasarana, bahan Alat
Tulis Kantor (ATK), konsumsi, serta penggandaan untuk kelancaran pelaksanaan
kegiatan tim;
4. Menyiapkan bahan laporan perkembangan pekerjaan dan anggaran dan laporan
akhir pelaksanaan kegiatan;
5. Dalam pelaksanaan tugasnya bertanggung jawab kepada koordinator kegiatan
melalui Asisten Bidang Aministrasi;
6. Menyiapkan bukti mengajar dan ucapan terimakasih bagi Widyaiswara;
7. Menyiapkan kelengkapan data peserta untuk penulissan STTP;
8. Menerima dan membuat daftar peserta yang hadir (Nama, Jabatan, Unit Kerja dan
data lain yang diperlukan);
9. Menyiapkan daftar hadir peserta pelatihan;
10. Membuat laporan-laporan yang dibacakan oleh Ketua atau Wakil Ketua pada
upacara pembukaan, upacara penutupan atau laporan akhir kegiatan
11. Melaporkan pelaksanaan tugasnya dalam hal administratif dan keuangan kepada
asisten;
12. Menyiapkan data penyusunan laporan akhir pelaksanaan kegiatan;
13. Menyiapkan pertanggung jawaban penggunaan anggaran;
44
14. Menyusun konsep laporan akhir pelaksanaan pekerjaan. Peranan, tugas dan
tanggung jawab masing-masing
Penyelenggara pelatihan ini sebaiknya ditentukan secara bersama-sama pada saat
perencanaan pelaksanaan dilakukan. Untuk lebih jelasnya lihat modul Perencanaan
Pelaksanaan Pelatihan. Disana setiap orang ditegaskan apa yang mejadi tanggung jawabnya
masing-masing dalam “Paket Kerja”.
C. Latihan
Secara demokratis, dalam kelas peserta diminta untuk memilih beberapa orang
peserta (2-3 orang) sebagai kelompok kecil untuk bermain peran sebagai :
1. Penanggung jawab;
2. Koordinator atau Ketua Penyelenggara;
3. Wakil Ketua Penyelenggara (apabila diperlukan);
4. Asisten Bidang Akademis;
5. Asisten Bidang Pengajaran;
6. Asisten Bidang Administrasi;
7. Staf Sekretariat.
Dalam bermain peran, masing-masing kelompok merumuskan apa dan bagaimana
mekanisme kegiatan yang harus dilakukan. Hasil perumusan kelompok presentasikan di dalam
kelas.
D. Rangkuman
Pentingnya peranan Penyelenggara pelatihan yang tergabung dalam susunan
kepanitian. Sebagai anggota panitia Penyelenggara, para individu bertindak selaku petugas
yang secara teknis melaksanakan aktivitas sesuai dengan pembagian tugas yang telah
ditentukan, namun dalam pelaksanaannya harus saling berinteraksi dan berkolaborasi untuk
mencapai tujuan yang telah direncanakan.
Sebagai anggota SDM pelatihan yang diberi tugas oleh Pimpinan Lembaga Pelatihan
diantaranya adalah untuk merencanakan susunan kepanitiaan. Dalam merencanakan susunan
kepanitiaan hendaknya harus mempertimbangkan efektifitas dan efisiensi dalam menentukan
anggotanya.
45
E. Evaluasi
1. Menurut Saudara, apakah setiap penyelenggaraan program pelatihan perlu
dibentuk kepanitiaan? Apabila jawaban Saudara “perlu” jelaskan secara rinci.
Apabila jawaban Saudara “tidak perlu” jelaskan secara rinci!
2. Dalam proses penyelenggaraan pelatihan terdapat kegiatan pengendalian
(pemantauan / monitoring dan evaluasi/penilaian), menurut Saudara apa yang
perlu dikendalikan dan bagaimana mekanisme pengendaliannya!
3. Jelaskan uraian kegiatan Asisten Administrasi dalam penyelenggaraan pelatihan
46
4.
Bab V
Penutup
47
BAB V
PENUTUP
A. Rangkuman
Pada kenyataannya adminisrasi mempunyai beberapa pengertian, diantanya
pengertian administrasi berasal dari bahasa Latin, terdiri dari dua kata yang memilki arti :
Ad = intensif, Ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Jadi Adminstrasi memiliki arti
melayani, membantu secara intensif.
Selain pengertian administrasi sebagaimana tersebut diatas, terdapat administrasi
dalam arti luas adalah merupakan proses rangkaian pengertian perbuatan, kegiatan
kerjasama sekelompok manusia dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Disamping administrasi dalam arti luas, juga terdapat administrasi dalam arti sempit yaitu
“administratie” berasal dari bahasa Belanda, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat
mencatat, mengetik, menggandakan dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris
disebut : Clerical Works.
Pelatihan adalah proses penyelenggaraan belajar mengajar dalam rangka
meningkatkan kemampuan PNS. Salah satu tujuan pelatihan, adalah meningkatkan
pengetahuan, keahlian, keterampilan, dan sikap untuk dapat melaksanakan tugas jabatan
secara profesional dengan dilandasi kepribadian dan etika PNS sesuai dengan kebutuhan
instansi. Sedangkan sasaran pelatihan PNS adalah terwujudnya PNS yang memiliki kompetensi
sesuai dengan persyaratan jabatan masing- masing. Kompetensi adalah kemampuan dan
karakteristik yang dimiliki oleh seorang PNS berupa pengetahuan, keterampilan, sikap dan
perilaku yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas jabatannya.
Administrasi penyelenggaraan pelatihan adalah “proses atau serangkaian
kegiatan/perbuatan yang intensif dilakukan oleh sekelompok orang yang bekerjasama/
kooperatif untuk mencapai tujuan Penyelenggara pelatihan”. Mencermati makna
administrasi penyelenggaraan pelatihan tersebut diatas, terlihat bahwa dalam proses
penyelenggaraan pelatihan, tujuan tidak akan dapat dicapau tanpa adanya kerjasama diantara
seluruh anggota SDM pelatihan. Oleh karena itu, setiap anggota SDM pelatihan hendaknya
perlu menyadari dirinya tidak bisa berdiri sendiri dalam melaksanakan tugas dan fungsinya,
tetapi keterlibatan atau melibatkan orang lain dalam suatu proses kegiatan pelatihan sangat
penting untuk mencapai tujuan pelatihan. Sebelum melakukan kegiatan teknis administrasi
48
penyelenggaraan pelatihan, maka Penyelenggara pelatihan harus berupaya mempersiapkan
hal-hal yang berkaitan dengan rencana penyelenggaraan berupa kebijakan-kebijakan yang
nantinya dapat digunakan sebagai rujukan atau dasar penyelenggaraan. Dalam melakukan
kegiatan administrasi penyelenggaraan pelatihan hendaknya kita harus dpat mengetahui dan
menjawab pertanyaan yang sering disebut 5 W + 1 H, yaitu apa yang akan diadministrasikan,
Siapa melakukan apa, Bilamana waktunya, Mengapa dilakukan, Dimana dilakukan dan
Bagaimana melakukan administrasi penyelenggaraan pelatihan.
terdapat perbedaan untuk masing- masing tahapan penyelenggaraan pelatihan, yaitu tahapan
persiapan (Pra Pelatihan), Pelaksanaan (Proses Pelatihan), dan penyelesaian (akhir atau
pengertian bahasa Latin, yaitu : melayani, membantu secara intensif agar tujuan pelatihan
dapat tercapai secara efektif dan efisien. Jadi intinya tidak hanya pada apa yang
diadministrasikan, tetapi secara teknis bagaimana mengadministrasikan, tetapi secara teknis
bagaimana mengadministrasikan faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan
penyelenggaraan pelatihan.
Pentingnya peranan penyelenggraan pelatihan yang tergabung dalam susunan
kepanitiaan. Sebagai anggota Panitia Penyelenggara, para individu bertindak selaku petugas
yang secara teknis melaksanakan aktivitas sesuai dengan pembagian tugas yang telah
ditentukan, namun dalam pelaksanaannya harus saling berinteraksi dan berkolaborasi untuk
mencapai tujuan yang telah direncanakan. Sebagai anggota SDM pelatihan yang diberi tugas
oleh Pimpinan Lembaga Pelatihan diantaranya adalah untuk merencanakan susunan
kepanitiaan. Dalam merencanakan susunan kepanitiaan hendaknya harus
mempertimbangkan efektivitas dan efisiensi dalam menentukan anggotanya.
B. Tindak Lanjut Pengembangan

Kami sadari bahwa modul ini masih jauh dari sempurna. Untuk itu kritik dan saran demi
kesempurnaannya modul ini sangat kami harapkan. Namun demikian, modul ini diharapkan
dapat bermanfaat dalam mengefektifkan administrasi penyelenggaraan pelatihan, khususnya
bagi peserta Pelatihan Bagi Penyelenggara Pelatihan (Training Officer Course / TOC) dan
umumnya bagi pembaca modul yang sederhana ini.
49
Dalam melaksanakan tugas kita sebagai Penyelenggara pelatihan, mungkin kita akan
menemui berbagai kesulitan dan hambatan, namun jangan pernah berputus asa karena setiap
langkah kecil adalah awal dari setiap langkah besar.
50
DAFTAR PUSTAKA
Anonim (2000), Modul TOT Lembaga Administrasi Negara RI, Jakarta.

Anres Thomas,D, (1992) Organizing A Training Program, A manual, Quezon City Philipines; New
day Publishers.
Arpotadera, Arturo, D (1991) A How-To-Book for Trainers & Teachers TRAINING, Manila City;
National Book Store, Inc Publishers.
Gunawan, Ary, H, (1996) Administrasi Sekolah, Administrasi Pendidikan Mikro, Jakarta : PT
Rineka Cipta.
Undang-undang Nomor 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara.
Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 Tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil.
Peraturan Lembaga Administrasi Negara Nomor 10 Tahun 2018 Tentang Pengembangan
Kompetensi PNS.
Keputusan Kepala LAN Nomer 357 tahun 2019 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pelatihan
Bagi Penyelenggara Pelatihan
51
Lampiran 1
Pengaturan Tempat Duduk (Untuk Komunikasi Yang Efektif)
Pengaturan susunan ruangan pelatihan yang tepat mempunyai arti penting untuk
menciptakan suasana pembelajaran yang kondusif karena dapat menciptakan komunikasi
yang efektif antara Widyaiswara dan peserta.
Ada beberapa contoh pengaturan tempat duduk dalam proses pembelajaran,
sebagai berikut :
52
Lampiran 2
Pengaturan Tempat Duduk

(Untuk Komunikasi Yang Tidak Efektif)
Widyaiswara tidak dapat berkomunikasi secara aktif dan tidak dapat mengawasi,
mengontrol peserta yang ada dibelakang, sehingga pengaturan tempat duduk seperti itu
sudah tidak kondusif lagi.
53
Lampiran 3
Daftar Simak
Sarana Dan Prasarana Pelatihan Pelatihan
1. Sarana Pelatihan
No. Jenis sarana yang Sudah Belum Keterangan
disiapkan
1. Pelantang suara, baterainya
dan sound systemnya
2. Kabel gulungan
3. LCD, , laser pointer, 3D object
4. Layar proyeksi, switch screen
5. White/black board atau soft
board
6. Marker (hitam, biru & merah)
atau kapur tulis dan
penghapus papan
7. Lembar balik dan
penyanggahnya
8. Lakban
9. Gunting, cutter
10. Penggaris
11. Model dan alat bantu
Pelatihan lainnya
54
2. Prasarana Pelatihan
No. Jenis prasarana yang disiapkan Sudah Belum Keterangan
1. Pencahayaan ruangan kelas
2. Air Condition (AC)

3. Meja dan kursi
4. Taplak meja
5. Meja untuk LCD portable
6. Meja untuk model yang berat, demo
7. Meja kuliah dengan kursinya
8. Kursi makan
9. Tempat sampah
55
Lampiran 4
Daftar Simak
Bahan-Bahan Pelatihan Bagi Peserta Pelatihan
No. Jenis bahan Sudah Belum Keterangan

1. Bahan ajar, materi
Pelatihan, naskah
pegangan (handout)
2. Folder/map
3. Pulpen, pensil,
penghapus, penggaris
4. Notebook, kertas-kertas
5. Nama dada
6. Papan nama di meja
7. Buku pedoman
56
Lampiran 5
Contoh:
Out Line Pedoman/Panduan Penyelenggaraan Pelatihan
Pelatihan :
Kata Pengantar
Daftar Isi
I. Dasar Hukum Penyelenggaraan
II. Tata Tertib Kehadiran Peserta
III. Persyaratan Peserta Pelatihan
IV. Kurikulum Pelatihan
V. Panitia Penyelenggara Pelatihan (Organisasi Penyelenggaraan Pelatihan)
VI. Daftar Peserta Pelatihan
VII. Evaluasi Peserta
VIII. Jadwal Pelatihan dan Susunan Widyaiswara
IX. Lokasi Pelatihan (Prasarana Pelatihan)
X. Daftar nomor telpon Penyelenggara
XI. Lain-lain
57
Lampiran 6
Anggaran Penyelenggaraan Pelatihan
Pelatihan:
1. Biaya Persiapan
a. Gaji Upah
Widyaiswara
Perancang Pelatihan
Pengetikan
Konsultan
Koordinator
Staf
b. Sewa alat dan komputer serta peralatan lain
c. ATK
d. Foto copy, pengetikan dan penggandaan/cetak
e. Penyiapan bahan ajar
f. Perjalanan/transportasi
g. Lumpsum (allowance)
h. Akomodasi dan konsumsi
2. Biaya Penyelenggaraan (Direct Cost)
a. Gaji upah
Widyaiswara
Peserta
Nara sumber (pembicara lain)
Konsultan
Koordinator
Staf
Pengetik
b. Sewa tempat
58
c. Sewa alat dan komputer serta peralatan lain
d. Sewa kendaraan
e. Telepon dan pos
f. ATK
g. Foto copy, pengetikan dan cetak
h. Lumpsum (allowance)
i. Evaluasi
j. Lain-lain
3. Biaya administrasi
a. Gaji upah
b. Sewa alat dan komputer atau peralatan lain
c. Telepon dan pos
d. ATK
e. Foto copy, pengetikan dan cetak
f. Lain-lain
59
60

Modul TOC - Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Modul TOC - Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

ADMINISTRASI

Penanggung Jawab Kegiatan : Caca Syahroni, S.IP., M.Si.

Pengembangan kompetensi Aparatur Sipil Negara (ASN) merupakan kebutuhan untuk

Jakarta, Januari 2020

Jakarta, Januari 2020

Setelah selesai pembelajaran peserta dapat menjelaskan secara

3. Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan

B. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Keberhasilan Pelatihan

C. Kaitan Antar Faktor Dan Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan

Setelah mengikuti pembelajaran ini peserta dapat :

Sebagaimana sudah dijelaskan pada kegiatan belajar sebelumnya, bahwa Administrasi

D. Sarana Dan Prasarana Pelatihan

2. Upacara Pembukaan dan Penutupan Program Pelatihan

Setelah pembelajaran selesai peserta

A. Proses Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan

TAHAPAN : PERSIAPAN / PELAKSANAAN / PENYELESAIAN

KOMPONEN : ………………… (salah satu dari 8 komponen administrasi)

Dalam pengisian panduan pekerjaan (checklist) ini adalah sebagai berikut:

Manfaat daripada daftar simak atau checklist ini adalah:

B. Peranan Penyelenggara Administrasi Penyelenggaraan Pelatihan

B. Tindak Lanjut Pengembangan

Anonim (2000), Modul TOT Lembaga Administrasi Negara RI, Jakarta.

Pengaturan Tempat Duduk (Untuk Komunikasi Yang Efektif)

Pengaturan Tempat Duduk

No. Jenis prasarana yang disiapkan Sudah Belum Keterangan

1. Pencahayaan ruangan kelas

2. Air Condition (AC)

7. Meja kuliah dengan kursinya

No. Jenis bahan Sudah Belum Keterangan

Anggaran Penyelenggaraan Pelatihan

Anda mungkin juga menyukai