BAB II

DASAR TEORI

2.1 Warehouse Management System

Warehouse atau pergudangan merupakan area yang berfungsi menyimpan
barang untuk produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu
tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan
permintaan. Warehouse Management System (WMS) atau Sistem Manajemen
Pergudangan adalah sistem/aplikasi yang dikhususkan untuk mengelola
gudang penyimpanan atau warehouse. System ini akan mengatur segala
kegiatan yang ada di area gudang mulai dari Kedatangan Barang (Receiving),
Peletakan Barang (Putaway), Perpindahan Barang (Moving), Cycle Count
(Stock Take) hingga pengambilan barang (Picking). Saat ini, penggunaan
teknologi seperti WiFi LAN, Radio Frequency, Barcode Scanner, Email dan
teknologi informasi lainnya dapat digunakan untuk WMS. Tujuan dari WMS
adalah untuk pengelolaan pergerakan barang dari/ke dalam gudang sehingga
dapat mempercepat proses lead time secara otomatis, mengetahui semua
transaksi inventory dan jumlah stok lebih cepat dan akurat secara real time,
serta dapat mengatur lokasi penyimpanan barang secara optimal, serta dapat
melakukan alur distibusi barang dengan baik. Dengan menggunakan WMS
juga dapat mengetahui lokasi penyimpanan barang berdasarkan jenis barang,
jumlah, dan tanggal. Sehingga area penyimpanan di gudang-gudang dapat
dipakai secara optional yang akan mempermudah mengetahui jumlah stok
setiap barang.
WMS mempunyai feature untuk mengelola aktivitas didalam gudang.
Berikut ialah feature-feuature yang terdapat di WMS :
1. Putaway Strategy (Strategi dalam peletakan barang di gudang)
 Empty Location : menempatkan barang hanya pada lokasi kosong
 Consolidate Lot/Batch : menempatkan barang dengan cara
menggabungkannya di lokasi yang mempunyai Lot/Batch
yang sama.
  Consolidate item : menempatkan barang dengan cara
menggabungkannya di lokasi yang mempunyai item/ barang yang
sama.
 Item Location Assignment : menempatkan barang pada lokasi
khusus yang sudah di assign ke item/ barang tsb.
2. Allocation Strategy (Strategy Pengambilan barang untuk memenuhi
kebutuhan order dari lokasi penyimpanan)
 FIFO (First In First Out), barang yang pertama kali masuk
merupakan yang harus keluar pertama kali. Yang pertama kali antri
berarti harus pertama kali dilayani.
 LIFO (Last In First Out), barang yang terakhir kali masuk harus
pertama kali keluar. Contohnya jika barang tersebut adalah pasir,
otomatis yang harus dianbil duluan adalah bagian atasnya.
 FEFO (First Expired First Out), barang yang cepat kadaluarsa harus
pertama kali keluar. Contohnya obat-obatan, makanan, minuman.
 Maximize Space, memaksimalkan space dengan cara menghabiskan
lokasi yang part case/ receh terlebih dahulu. konsekuensinya adalah
traveling time pada saat picking/ pengambilan barang akan lebih
panjang dibanding strategy yang lain.
 Minimize Visit, pengambilan barang dari tempat yang mempunyai
jumlah yang lebih besar dari kebutuhan order/pesanan nya.
 Item Allocation Assignment, pengambilan barang dari tempat yang
dikhususkan untuk barang tertentu.
 Closest Match – allocate least available that fills entire request,
pengambilan barang dari lokasi yang jumlah barangnya mendekati
kebutuhan order.
3. Replenishment
Replenishment adalah proses pengisian kembali terhadap lokasi yang
sudah kosong/ tidak mencukupi.
4. Cross Dock
 sistem distribusi dimana barang dagangan diterima di warehouse atau di
distribution center tanpa di simpan lagi tapi langsung disiapkan untuk
pengiriman selanjutnya.

2.2 Manfaat Warehouse Management System

Manfaat dari menggunakan WMS ialah sebagai berikut :
1. Mempercepat proses Lead Time, hal ini akan berperngaruh besar pada
proses manufacturing dan pengiriman ke customer
2. Mengetahui seluruh proses transaksi yang terjadi pada gudang dan jumlah
stok setiap barang dengan cepat, akurat dan realtime
3. Dapat mengatur pengeluaran dengan baik melaui konsep (FIFO, LIFO,
FEFO)
4. Dapat menghitung waktu setiap proses lead time, yang dapat
mempengaruhi perhitungan produktivitas gudang dan upaya
peningkatanya.
5. Mengatur tatal letak penyimpanan barang secara optional
6. Mempermudah perhitungan persedian barang secara berkala
7. Dapat melacak persediaan barang secara cepat dan akurat disetiap kokasi
dan site.

2.3 Kelebihan dan Kekurangan Warehouse Management System

2.3.1 Kelebihan Warehouse Management System

 Speed Up Handling Process. Penerapan WMS pada suatu

pergudangan dapat mempercepat lead time proses yaitu dengan
adanya proses yang dilakukan secara komputerisasi atau
otomatis yang sebelumnya harus secara manual dan dilakukan
banyak orang.
 Ensure Accurate Inventory Data. Dengan WMS kita
mengetahui semua transaksi inventory dan jumlah stock dengan
lebih cepat dan akurat dalam waktu kapan pun (real time).
 Optimize Your Warehouse Layout and Space Utilization.
Dengan WMS, kita dapat mengatur lokasi penyimpanan barang
 dengan optimal. Jumlah dan tipe barang yang akan masuk ke
gudang akan dapat diatur penyimpanannya dengan tool yang
ada dalam system.
 FIFO Implementation. Alur distribusi barang dapat dilakukan
dengan baik dan sesuai dengan prisip FIFO (First In First Out).
 Automated Data Collection. Pengumpulan data dapat dilakukan
secara otomatis dengan menggunakan fasilitas radio-frequency
portable data terminal (PDT) dan barcode scanner.
 Cycle Counting. Penerapan WMS juga memberikan keuntungan
dalam menghitung waktu/siklus setiap proses atau lead time.
Data tersebut dibutuhkan untuk menghitung produktifitas
gudang dan mempermudah upaya peningkatannya.

2.3.2 Kelemahan Warehouse Management System

 Biaya & harga WMS yang tinggi & mahal, kebutuhan untuk
mendapatkan perangkat lunak dan perangkat keras yang tepat
cukup mahal, termasuk biaya pemeliharaan dan sumber daya
manusia yang mengelola basis data tersebut.
 Memerlukan suatu skill tertentu untuk bisa melakukan administrasi
dan manajemen database agar dapat diperoleh struktur dan relasi
data yang optimal
 Sangat kompleks. Sistem basis data lebih kompleks dibandingkan
dengan proses berkas, sehingga dapat mudah terjadinya kesalahan
dan semakin sulit dalam pemeliharaan data.
 Resiko data yang terpusat. Data yang terpusat dalam satu lokasi
dapat beresiko kehilangan data selama proses aplikasi.
 Diperlukan pula biaya pelatihan bagi karyawan yang
menggunakannya.
 Membutuhkan media penyimpanan yang besar baik eksternal
(disk) maupun internal (memory) agar WMS dapat bekerja cepat
dan efisien.
 Membutuhkan memory komputer yang besar.
  Membutuhkan spesifikasi hardware yang tinggi / khusus.

2.3 Gudang
Gudang merupakan suatu fasilitas yang berfungsi sebagai lokasi
penyaluran barang dari supplier (pemasok), sampai ke end user (pengguna).
Dalam praktik operasional setiap perusahaan cenderung memiliki suatu
ketidakpastian akan permintaan. Hal ini mendorong timbulnya kebijakan dari
perusahaan untuk melakukan sistem persediaan (inventory) agar permintaan
dapat diantisipasi dengan cermat. Dengan adanya kebijakan
mengenai inventory ini mendorong perusahaan untuk menyediakan fasilitas
gudang sebagai tempat untuk menyimpan barang inventory.
Gudang adalah lokasi untuk penyimpanan produk sampai permintaan
(demand) cukup besar untuk melaksanakan distribusinya (Bowersox,
1978:293). Penyimpanan dianggap perlu untuk menyesuaikan produk dengan
kebutuhan konsumen. Prinsip kegunaan waktu (time utility) dijadikan alas an
untuk membenarkan alas an ini. Untuk manufaktur yang memproduksi
berbagai produk di banyak lokasi, pergudangan memberikan metode untuk
mengurangi biaya penyimpanan bahan mentah, dan suku cadang serta biaya
penanganan, di samping memaksimumkan operasi produksi. Persediaan dasar
untuk seluruh suku cadang dapat dipertahankan di gudang sehingga dapat
menurunkan kebutuhan penumpukan persediaan di masing-masing pabrik.
Terdapat 6 jenis gudang yang biasa digunakan, yaitu:
1. Gudang barang dagangan umum untuk barang hasil pabrik (general
merchandise warehouses for manufactured goods).
2. Gudang untuk penyimpanan yang bersifat dingin (refrigerator or
coldstorage warehouses). Gudang ini menyediakan lingkungan
penyimpanan yang dapat dikendalikan temperaturnya.
3. Gudang dengan bea/pajak (bonded warehouses) Barang-barang seperti
tembakau dan minuman beralkohol impor disimpan di gudang ini.
4. Gudang barang-barang rumah tangga (household goods warehouses).
Digunakan untuk penyimpanan property pribadi. Properti ini secara khusus
disimpan dalam jangka panjang yang sifatnya sementara.
5. Pergudangan komoditas khusus (special commodity warehouses).
Pergudangan komoditas khusus digunakan untuk produk pertanian khusus
seperti butir padi, wol dan katun.
6. Pergudangan penyimpanan barang penting (Bulk storage warehouses).
Pergudangan bulk storage memberikan tangki penyimpanan cairan dan
penyimpanan terbuka atau tersembunyi untuk produk kering seperti batu
bara, pasir dan barang-barang kimia.

2.3.1 Tujuan Gudang

Secara umum gudang diperlukan dengan empat tujuan sebagai berikut:

1. Pengurangan biaya transportasi dan produksi. Gudang

memiliki peranan penting dalam proses pengendalian dan
pengurangan biaya transportasi dan produksi, pada dasarnya
gudang berkaitan erat dengan persediaan barang namun pada posisi
tertentu gudang dapat mengurangi biaya transportasi dan produksi.
2. Pengkoordinasian antara penawaran dengan permintaan.
Gudang mempunyai peranan dalam hal mengkoordinasikan antara
penawaran dengan permintaan, hal ini disebabkan karena
permintaan pasar tidak selalu bisa diproyeksikan secara akurat
sedangkan proses penawaran suatu barang harus terus berjalan.
Untuk itu diperlukan sebuah gudang untuk menyimpan barang
pada saat volume produksi naik dan volume permintaan menurun.
3. Kebutuhan produksi. Dalam suatu produksi tentunya akan
menghasilkan barang dengan karakteristik dan sifat yang berbeda
pula, ada jenis barang yang bisa langsung dikonsumsi dan ada juga
barang yang harus disimpan terlebih dahulu untuk dikonsumsi.
Contoh dari barang ini adalah minuman anggur, untuk barang
seperti ini dan karakteristik serupa memerlukan gudang sebagai
tempat penyimpanan barang ini untuk mendapatkan hasil yang
maksimal.
4. Kebutuhan pasar. Barang-barang yang telah beredar di pasaran
memiliki banyak macam, namun ada beberapa barang yang
 diminta selalu ada oleh konsumen. Agar pasokan barang tersebut
tidak terputus maka diperlukan gudang yang relatif dekat dengan
pasar sebagai media pendistribusian untuk memenuhi kebutuhan
pasar.
2.3.2 Manfaat Gudang
Menurut Purnomo (2004:282) secara garis besar manfaat pergudangan
antara lain adalah :

a. Manufacturing support (pendukung proses produksi)

Operasi pergudangan mempunyai peranan sangat penting

dalam proses produksi, dukungan dari operasi pergudangan
sangat mutlak bagi kelancaran proses produksi, sistem
administrasi proses penyimpanan, transportasi dan material
handling serta aktivitas lain dalam pergudangan diatur
sedemikian hingga proses produksi berjalan sesuai dengan target
yang hendak dicapai.

b. Production mixing

Menerima pengiriman barang berbagai macam dari

berbagai sumber dan dengan system material handling baik
otomatis maupun manual dilakukan penyortiran dan
menyiapkan pesanan pelanggan selanjutnya mengirimnya ke
pelanggan.

c. Sebagai perlindungan terhadap barang

Gudang merupakan jenis peralatan /tempat dengan sistem

pengamanan yang dapat diandalkan dengan demikian barang
akan mendapatkan jaminan keamanan baik dari bahaya
pencurian, kebakaran, banjir, serta problem keamanan lainnya.

d. Dalam sistem pergudangan

Material berbahaya dan material tidak berbahaya akan

dipisahkan beberapa material ada yang beresiko membahayakan
 dan menimbulkan pencemaran, untuk itu dengan menggunakan
kode keamanan tidak diijinkan material yang beresiko tersebut
ditempatkan dengan lokasi pabrik.

e. Sebagai persediaan

Untuk melakukan peramalan permintaan produk yang

akurat merupakan hal yang sangat sulit, agar dapat melayani
pelanggan setiap waktu operasi pergudangan dapat digunakan
sebagai alternatif tempat persediaan barang yang mana akan
berfungsi sebagai tempat penyimpanan dan penanganan
persediaan.

2.4 Supplier
Supplier merupakan sebutan bagi organisasi perusahaan yang menjual dan
sekaligus menyalurkan barang secara kontinu (terus-menerus) terhadap
perusahaan lain. Barang yang biasanya terus-menerus di suplay ini adalah
bahan-bahan mentah yang nantinya akan dioleh kembali oleh pihak
perusahaan atau pabrik untuk diproses agar dapat menjadi barang setengah
jadi atau barang jadi yang memiliki nilai jual.Sebenarnya barang tersebut
(barang dari supplier) bukanlah barang yang untuk dijual dengan keadaan
yang sama, namun sebelumnya harus melalui proses pengolahan terlebih
dahulu. Dan barang tersebut lebih cenderung sebagai barang/bahan
pendukung dari kegiatan produksi.

Supplier memiliki fungsi dan tugas yang sangat penting di dalam rantai
suplai produk kepada konsumen, baik itu barang maupun jasa. Adapun
beberapa fungsi dan tugas supplier adalah sebagai berikut:

1. Sebagai pihak yang memastikan tersedianya bahan baku atau bahan

mentah bagi pihak (individu atau perusahaan) yang membutuhkannya.
2. Memastikan bahan baku yang dipasok masih dalam keadaan baik saat
diterima oleh pihak pembeli.
3. Mengatur proses penyimpanan bahan baku sebelum dikirim ke
perusahaan yang membutuhkannya.
 4. Mengatur pengiriman bahan baku dengan tepat waktu kepada pihak
yang membutuhkannya.
Daftar pustaka

 Apple. M. James 1990. Tata letak Pabrik Dan Pemindahan Bahan. ITB
Bandung.
 Bowersox, Donald J. 1978. Manajemen Logistik: Integrasi Sistem-Sistem
Manajemen Distribusi Fisik dan Manajemen Material (terjemahan Drs. A.
Hasymi Ali). Jakarta: Penerbit Bumi Aksara.
 Purnomo, Hari, 2004, Perencanaan dan Perancangan Fasilitas, Edisi
Pertama, Yogyakarta: Graha Ilmu.