Anda di halaman 1dari 13

1

MICROSOFT ACCESS
3 (Pengolahan Database)

1. PENDAHULUAN
Microsoft Access adalah salah satu program aplikasi Microsoft Office yang digunakan untuk
mengelola file database.

2. MENJALANKAN MICROSOFT ACCESS


Untuk memulai mengoperasikan Microsoft Access, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
 Klik tombol Start
 Klik All Programs
 Klik Microsoft Office
 Klik Microsoft Access 2007
Atau dapat juga dengan mengaktifkan langsung icon yang ada di desktop dengan cara double click
Shorcut Microsoft Access. Selanjutnya akan muncul tampilan berikut :

Pada tampilan awal tersebut berisi perintah untuk membuat database baru sesuai desain sendiri
(Blank Database) dan berbagai pilihan contoh-contoh file database yang disediakan oleh Microsoft Access
(Featured Online Template), misalnya : Assets, Contacs, Issues, Event, dll.

3. KOMPONEN MICROSOFT EXCEL


Lembar kerja Program Microsoft Access berisikan :
 Tabel, adalah kumpulan data sebagai komponen utama pada database
 Queries, berfungsi menyaring data dari berbagai kriteria dan urutan yang kita kehendaki.
 Forms, berfungsi memasukkan data dengan bentuk tampilan seperti formulir yang dapat kita
rancang sendiri sesuai dengan keinginan.
 Reports, berfungsi untuk mencetak data yang telah dibuat.
 Pages, berfungsi untuk membuat halaman web berupa data access page.
 Macros, berfungsi mengotomatiskan perintah-perintah yang kita kehendaki.
 Modules, berfungsi untuk mengolah database tingkat lanjut sesuai dengan keinginan.

PRAKTEK I

Keterampilan Komputer & Pengolahan Informasi 2 – © Pae


2

MEMBUAT DATABASE BARU / MEMBUAT TABEL

1. Aktifkan Microsoft Access


2. Setelah muncul tampilan awal, klik menu Blank Database.

3. Ketik nama file, misalnya : Latihan-1 Kelas …… kemudian klik icon Folder
untuk
menentukan lokasi penyimpanan filenya. Dalam hal ini pilih D: klik Ok.
4. Klik Create
Sampai langkah ini fiel tersebut sudah tersimpan. Selanjutnya akan muncul
kotak :

 Klik tanda X (Close) pada baris Table1 karena kita akan membuatnya sesuai kebutuhan kita.
 Selanjutnya klik menu tab Create :

 Klik menu Table Design untuk memulai merancang database :

Pada kotak Table tersebut terdapat kolom : Field Name, Data Type dan Description.

- Field Name :

Keterampilan Komputer & Pengolahan Informasi 2 – © Pae


3
Kolom untuk mengisi nama judul field. Dalam penulisannya : tidak boleh ada spasi atau tanda
baca lain selain underscor ( _ ). Usahakan pengetikan hurufnya jangan dicampur, misalnya
huruf kapital semua atau huruf kecil semua.

- Data Type :
Kolom pilihan jenis data field tersebut. Pilihannya terdiri dari : Text (abjad), Memo (catatan),
Number (angka), Date/Time (tanggal/jam), Currency (mata uang), Autonumber (penomoran
otomatis) dll.

- Description :
Penjelesan / keterangan dari nama field (boleh dikosongkan).
Perhatikan contoh berikut :

 Untuk lebih jelasnya, Ketiklah data berikut sesuai dengan kolomnya :


Field Name Data Type Description Field Size
NO Autonumber
NIP Text 4
NAMA Text 20
JK Text Jenis Kelamin 1
TGL_LAHIR Date Medium date
PEND Text Pendidikan 3
ALAMAT Text 20
GAPOK Number Gaji pokok Long Integer

 Setelah data tersebut diketik, selanjutnya lakukan langkah berikut :


- Klik kanan baris/record NIP
- Klik Primary key (kunci utama). Maka secara otomatis field NIP ini akan diberi tanda kunci (key)
- Klik X (close Table1)
- Pada kotak pilihan Do you Save …. klik Yes
- Pada kotak Save As ketik nama tablenya : Table1
 Klik OK

Keterampilan Komputer & Pengolahan Informasi 2 – © Pae


4
Jika kita tidak menentukan kunci utama, maka muncul pesan There is no primary key defided.

ISTILAH-ISTILAH DALAM DATABASE :

1. Field : adalah data yang berbentuk kolom


2. Record : Data yang berbentuk baris
3. Primary Key : kunci utama yaitu data yang isinya bersifat unik atau tidak boleh sama dengan
yang lain, misalnya : No. Induk, No. Telp / HP, alamat email.

 Untuk mengisi data karyawannya, double klik Table1


setelah muncul tabel seperti di bawah ini, ketiklah datanya :
3500000

2750000

2750000

1500000

750000
GAPOK
ALAMAT

JAKARTA

JAKARTA
BOGOR

BEKASI
DEPOK

Setelah selesai diketik, klik tanda (X) yang di atas kanan tabel.
Fungsi penggunaan Primary key adalah untuk menghindari data
PEND

SMA

SMA

SMP
D3
S1
TGL_LAHIR

Sampai tahap ini pembuatan Table selesai.


14-12-79
12-5-65

5-10-70

25-9-72

20-1-82

Keluar dari program Microsoft Access


JK

P
L

L
RUDI HARTONO
HERI RAHMAT

FERDIANSAH
NAMA

SARASWATI

ALPIANSAH

yang sama (doubel)


Keterangan :
NIP

1001

1002

1003

1004

1005




NO

Keterampilan Komputer & Pengolahan Informasi 2 – © Pae


5
PRAKTEK II

MEMBUAT QUERY

1. Aktifkan Microsoft Access


2. Buka file LATIHAN-1 Kelas …. masing-masing, jika sudah ditemukan klik file tersebut kemudian klik
Open
3. Pada menu Create, klik Queries Design, sehingga muncul kotak :

4. Klik nama Tabel1 yg sudh dibuat, kemudian klik Add untuk menampilkan field-field yang telah dibuat
sebelumnya.
5. Klik Close
6. Drag data field yang sudah ada satu persatu dan letakkan di setiap kolom, sehingga akan nampak
seperti berikut :

Data field

7. Setelah selesai tutup query dengan cara menekan tanda (X), sehingga muncul Do you want to save ?
klik Yes.
8. Beri nama file tersebut dengan Query1 klik OK
9. Sampai tahap ini pembuatan Query selesai.

PRAKTEK III

MEMBUAT FORM

Fungsi pembuatan Form adalah :


 Menampilkan data dan mengedit data yang telah dimasukkan sebelumnya.
 Menerima input (tambahan data).
 Mencetak informasi.
Untuk membuat FORM dalam Access 2007 dapat dilakukan dengan beberap cara, yaitu : Form, Blank
Form, More Form, Form Design dll.

A. Langkah-langkah pembuatan Form dengan fasilitas More Form :


1. Buka file LATIHAN-1 kelas masing-masing, jika sudah ditemukan klik file tersebut kemudian klik Open
2. Pada menu Create, klik icon More Form, maka akan tampak seperti berikut:

Keterampilan Komputer & Pengolahan Informasi 2 – © Pae


6

3. Pada kotak Tables/Queries pilih Query:Query1.


4. Pada kotak Available Fields: terdapat data-data field, seperti NO, NIP, NAMA JIK, TGL_LAHIR, dsb.,
kemudian pindahkan field yang kita perlukan ke kotak sebelah kanan dengan mengklik tanda > . Tetapi
jika semua field tersebut akan digunakan, maka cukup meng-klik tombol >>. , maka kotak Selected
Fields: akan muncul nama-nama field tersebut.
5. Klik Next untuk melanjutkan, sehingga muncul kotak Form Wizard. Perhatikan gambar berikut :

6. Klik Next untuk melanjutkan, sehingga muncul kotak berikutnya (What style would do you like?

7. Pilih model yang disukai, kemudian klik Next.

Keterampilan Komputer & Pengolahan Informasi 2 – © Pae


7
8. Pada kotak What title do you want for your form? Ketik nama misalnya : Form1.
9. Untuk mengedit tampilan Form tandai bulatan : Modify the form’s design, kemudian Klik Finish.
Sehingga akan tampak berikut :

10. Selanjutnya kita edit dengan cara merubah teks/tulisan yang diperlukan, misalnya kotak Form1 ganti
dengan DAFTAR NAMA KARYAWAN, PEND jadi PENDIDIKAN, GAPOK jadi GAJI POKOK dll. Kita
juga dapat menambahkan gambar/foto dengan cara mengklik icon Logo kemudian cari file
gambar/Logo/Foto yang diperlukan.
11. Setelah selesai tutup Form dengan cara menekan tanda (X), sehingga muncul Do you want to save ?
klik Yes.
Hasilnya akan nampak sebagai berikut :

Dengan form tersebut, anda dapt menambah/memasukkan data.


PRAKTEK IV

MEMBUAT FORM DENGAN FORM DESIGN

1. Buka file LATIHAN-1 kelas masing-masing


2. Pada menu Design, klik Form Design
3. Pada group Tool klik icon Add Existing Fields. Akan muncul :
4. Selanjutnya pindahkan field yang ada di kotak sebelah kanan ke area Form dengan cara drag, seperti
berikut :

Keterampilan Komputer & Pengolahan Informasi 2 – © Pae


8

Detail Toolbox Field List


Keterangan :
Detail : area tempat penyimpanan data field untuk didesain sesuai
dengan keinginan.
Field List : atau daftar field (dalam contoh ini adalah Daftar Karyawan)
yang diperlukan sebagai input / masukan data.
Toolbox : kumpulan alat-alat berbentuk icon atau gambar yang
digunakan untuk mewakili perintah tertentu sesuai
dengan keinginan.

Selector Aktif / non aktif mode wizard

Label Textbox

Option Group Toogle button

Option Button Check box


Combobox Listbox

Command Button Image

Bound Object Frame Bound Object Frame

Page Breake Tab Control


Subform / Subreport Line

Rectangle Active X Control

Selain toolbox di atas, ada juga tool


 Logo yaitu untuk menyisipkan gambar atau logo/foto ke dalam form.
 Button untuk menyisipkan kotak perintah/instruksi

5. Masukkan setiap filed dengan men-drag setiap field ke tempat yang diinginkan (detail), aturlah sehingga
form yang kita buat lebih menarik dan profesional. Contoh :

Keterampilan Komputer & Pengolahan Informasi 2 – © Pae


9

6. Anda juga bisa menambahkan teks atau gambar pada form tersebut.
7. Jika dianggap telah selesai, Tutup form dengan menekan tanda (X), kemudian jawab yes (Y).
8. Untuk melihat hasilnya dobel klik Form1, maka akan muncul :

MEMBERIKAN TOMBOL PERINTAH (COMMAND BUTTON)


Kita juga dapat memberikan perintah Macro sederhana dengan menggunakan fasilitas Command Button
yang ada di Toolbox. Caranya :
1. Buka file LATIHAN-1.mdb
2. Klik Form1 lalu klik Design
3. Klik icon Button yang ada di Toolbox, akan muncul :

4. Klik Record Operations klik Add New Record


Tombol ini nantinya untuk menambah data karyawan.
5. Klik Next
6. Pada caption (Lingkaran) Text ganti Add Record menjadi Tambah Data, seperti contoh pada gambar
berikut :

Keterampilan Komputer & Pengolahan Informasi 2 – © Pae


10

7. Klik Next kemudian Finish


8. Buat lagi Command button untuk tombol Delete Record (menghapus data). Langkah-langkahnya sama
dengan di atas.
9. Setelah dianggap cukup tombol Command button, simpan kembali perubahan tersebut, lalu close (X).
10. Untuk melihat hasilnya, dobel klik Form1, maka akan nampak :

Dengan form di atas, sekarang anda bisa memasukkan data atau menghapus data karyawan dengan
lebih praktis.

PRAKTEK V

MEMBUAT REPORT

Report adalah fasilitas untuk membuat tampilan berbentuk laporan yang nantinya dapat diprint-out (cetak),
langkah-langkahnya :

1. Aktifkan Microsoft Access


2. Buka file LATIHAN-1 di folder kelas masing-masing, jika sudah ditemukan.
3. Pada menu Create, kemudian klik Report Design.
4. Klik Report Wizard, sehingga muncul :

Keterampilan Komputer & Pengolahan Informasi 2 – © Pae


11
5. Pada kotak Available Fields: terdapat data-data field, seperti NO, NIP, NAMA JIK, TGL_LAHIR, dsb.,
kemudian pindahkan field yang kita perlukan ke kotak sebelah kanan dengan mengklik tanda > . Tetapi
jika semua field tersebut akan digunakan, maka cukup meng-klik tombol >>. , maka kotak Selected
Fields: akan muncul nama-nama field tersebut.

6. Klik Next , akan muncul :

Kotak tampilan ini untuk


mengatur susunan field
yang dikehendaki

7. Klik Next

Untuk mengurutkan data


field sesuai dengan yang
diinginkan. Ada 2 pilihan :
1. Ascending :
mengurutkan data
dari kecil ke besar ,
(A-Z) atau 0 – 9.
2. Descending :
mengurutkan data
dari besa ke kecil,
Z – A atau 9 – 0

8. Klik Next

Pilihan untuk menentukan


posisi kertas :
Potrait (memanjang) atau
Landscape (melebar)

9. Pada kotak Orientation klik Landscape agar posisi kertas mendatar sehingga data akan tercetak
semua.

Keterampilan Komputer & Pengolahan Informasi 2 – © Pae


12
10. Klik Next

11. Klik Next

12. Klik Finish, maka hasilnya adalah :

Apabila dalam tampilan report tersebut ada kolom yang terlalu dekat jaraknya, dapat diatur dengan cara :

1. Klik icon View lalu klik Design View , sehingga tampilan report akan menjadi :

2. Klik field / kolom teks yang dianggap terlalu berdekatan kemudian geser sesuai dengan keinginan.
3. Jika dianggap telah selesai, simpan kembali hasil perubahan tersebut.

Keterampilan Komputer & Pengolahan Informasi 2 – © Pae


13
TUGAS KELOMPOK

MEMBUAT DATABASE PENJUALAN TIKET BIS

 Buatlah database dengan nama : masing-masing siswa


 Tabel dibuat dengan format :
Field Name Data Type Description Field Size
NOTIK Text No. Tiket Bis 4
KOBIS Text Kode bis 2
NAMA BIS Text 15
KELAS Text 3
JURUSAN Text 12
HARGA Number Long integer
TGL_BR Date/Time Tanggal berangkat Short Date
JAM_BR Date/Time Jam Pemberangkatan Short Time

 Masukkan data berikut ini :


NOTIK KOBIS NAMA BIS KELAS JURUSAN HARGA TGL_BR JAM_BR
T001 A SAMUDRA JAYA EKS Surabaya 125000 12/09/2009 7:00
T002 B LEMBAYUNG BIS Madura 150000 13/09/2009 15:30
T003 B LENTERA HIJAU BIS Medan 225000 12/09/2009 10:30
T004 A LEMBAYUNG EKS Semarang 135000 14/09/2009 9:15
T005 C PERMATA EKO Jogjakarta 65000 13/09/2009 15:00

 Buatkan Query, Form dan Report

Contoh hasil akhir :

Daftar Pustaka :
Dari berbagai sumber dan hanya digunakan untuk kalangan sendiri

Keterampilan Komputer & Pengolahan Informasi 2 – © Pae