Perlengkapan Surat

Dengan mengetahui perlengkapan surat diharapkan surat yang menjadi duta akan bisa sebagai duta yang baik, sopan, dan menarik; sehingga
dapat menjaga kewibawaan si pengirimnya.

Yang termasuk perlengkapan surat:

A. Kertas surat
B. Tinta dan pita ketik atau komputer
C. Sampul surat
D. Melipat surat yang baik.

A. Kertas surat dapat berjenis:

1. Kertas HVS (Hout Vrij Schrift)
2. Kertas Doorslag (kertas tembusan)
3. Kertas Union Skin
4. Kertas Stensil
5. Kertas Duplikator
6. Kertas Buram
7. Kertas Manila
8. Kertas Bergaris

Warna kertas surat untuk surat resmi dengan aturan sebagai berikut:
1. Surat resmi yang asli dengan warna putih agar
lebih jelas dan netral.
2. Surat tembusan bisa dengan warna yang lain
jika ingin membedakan dengan aslinya (muda).
3. Surat edaran dan undangan yang banyak,
umumnya dengan kertas warna agar lebih
menarik perhatian penerima atau pembaca.

Ukuran kertas surat:

1. Kertas ukuran folio (215 mm x 330 mm)
2. Kertas ukuran kuarto (215 mm x 280 mm)
3. Kertas ukuran sekmo/setengah folio
4. Kertas ukuran oktavo/setengah kuarto
5. Kertas ukuran A6 (utk kartu pos)

B. Tinta, Pita, dan Karbon

1. Warna hitam
2. Warna biru
3. Warna merah
4. Warna lainnya

C. Sampul surat, fungsinya:

1. Menjaga kesopanan
2. Melindungi wujud surat
3. Menjaga keamanan
4. Membuat keindahan dan keefektifan.

Macam-macam wujud sampul surat:

1. Sampul surat biasa
2. Sampul surat berperekat
3. Sampul keamanan (di bagian perekat dibuat
goresan- goresan)
4. Sampul surat berkancing bertali
5. Sampul surat berjepit dan berlubang
6. Sampul surat berjendela.

Macam-macam pola sampul surat:

1. Sampul lapisan sisi dengan tutup samping
2. Sampul lapisan tengah dengan tutup di samping
3. Sampul lapisan kanan kiri dengan tutup di atas
4. Sampul lapisan silang dengan tutup di atas

Macam-macam ukuran sampul surat:

1. Ukuran kecil (9 cm x 15 cm s.d. 12 cm x 16 cm)
2. Ukuran sedang (10 cm x 23 cm s.d. 12 cm x 26 cm)
3. Ukuran agak besar (12 cm x 28 cm s.d. 15 cm x 23 cm)
4. Ukuran besar ( 20 cm x 25 cm s.d. 25 cm x 35 cm)

Pemilihan sampul surat dengan mempertimbangkan:

1. Ukuran sampul surat disesuaikan dengan ukuran
kertas surat dan cara melipatnya.
2. Ukuran sampul surat disesuaikan dengan banyaknya
kertas surat yang dimasukkan.
3. Wujud sampul surat dipilih sesuai dengan keamanan
isi surat.
4. Wujud sampul surat berjendela memperhatikan
posisi alamat surat.
5. Warna sampul surat disesuaikan dengan kertas surat.

Penulisan alamat tujuan pada sampul surat:

1. Alamat tujuan surat pribadi ataupun surat dinas
sebaiknya dituliskan pada seperempat sampul bagian
kanan bawah.
2. Alamat pada sampul berjendela tidak perlu ditulis
lagi, letak jendela alamat boleh di kanan atau di kiri
(menyesuaikan teknik pengetikan alamat)

Penulisan alamat pengirim pada sampul surat dengan posisi:

1. Surat pribadi
a. Sampul bagian depan kiri atas
b. Sampul bagian depan kiri bawah
c. Sampul bagian belakang atas tengah
d. Sampul bagian belakang tengah-tengah.
2. Surat dinas
a. Sampul bagian depan tengah atas
b. Sampul bagian depan kiri atas
c. Sampul bagian depan kiri tengah
D. Lipatan Kertas Surat
Petunjuk melipat surat:
1. Perhatikan bentuk, jenis, dan ukuran sampul surat
2. Perhatikan bentuk dan ukuran kertas surat
3. Perhatikan aturan pelipatan khusus untuk instansi.

Macam-macam lipatan surat:

1. Lipatan baku
Kertas dibagi menjadi tiga bagian yang sama dan
tulisan pada bagian dalam.
2. Lipatan baku rendah
Kertas dibagi menjadi tiga bagian, dua bagian sama
besar dan satu bagian kepala surat agak kecil.
3. Lipatan akordion
Kertas dibagi menjadi tiga bagian seperti lipatan
baku, tetapi yang berkepala surat tampak dari luar.

4. Lipatan akordion rendah

Kertas dibagi menjadi tiga bagian seperti lipatan baku
rendah, tetapi bagian kecil yang berkepala tampak dari
luar.
5. Lipatan tunggal
Kertas dibagi menjadi dua bagian yang sama besar dan
tulisan ada pada bagian dalam.
6. Lipatan ganda sejajar
Seperti lipatan tunggal kemudian dilipat sekali lagi
membujur menjadi dua bagian yang sama.
7. Lipatan ganda luar
Seperti lipatan ganda sejajar, tetapi bagian yang
berkepala tampak dari luar, sedangkan bagian lainnya
ada di dalam.
8. Lipatan ganda rendah
Kertas dilipat menjadi dua bagian yang tidak sama,
bagian yang berkepala tampak; kemudian dilipat
sekali lagi menjadi dua bagian yang sama dan kepala
surat tetap kelihatan.
9. Lipatan Perancis
Seperti lipatan tunggal kemudian dilipat sekali dengan
cara melintang menjadi dua bagian yang sama.
10. Lipatan Baron
Seperti lipatan tunggal kemudian dilipat melintang
menjadi tiga bagian yang sama.
Cara memasukkan surat ke dalam sampul:
1. Memasukkan surat ke dalam sampul berjendela
dengan cara melipat sedemikian rupa sehingga jika
surat yang dilipat itu dimasukkan ke dalam sampul,
maka alamat surat akan tampak dari jendela sampul.
2. Memasukkan surat ke dalam sampul biasa yang tidak
berjendela tidak ada aturan pasti. Akan tetapi, lebih
baik jika surat yang kita masukkan itu dalam posisi
yang rapi dan siap dibaca bila surat diambil atau
dikeluarkan dari sampul (tidak perlu membolak-
balik).