Anda di halaman 1dari 23

Microsoft Access

Cakupan Panduan :
• Dasar-dasar Microsof Access : Pengenalan
software basis data, Memulai Microsoft Access.

• Pengoperasian Microsoft Access : menyiapkan


table, mengisi tabel, mengedit table, menampilkan dan
menghapus table/record.
Materi Satu :

Dasar-dasar Microsoft Access

Tujuan Tutorial

• Dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan


Prosedur pengoperasian program Microsoft Access
• Mempersiapkan aplikasi dan data masukan
• Menggunakan aplikasi pemasukan data.
• Menggunakan aplikasi untuk meng-update data
• Menggunakan aplikasi untuk men-delete data
• Mengecek hasil entry data
• Mengisi chek list entry data

Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah data base yang canggih
yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang
mudah

Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access
diantara dapat melakukan proses penyortiran pengatturan data, pembuatan label
data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung
daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya.

Sebelum mulai sebaiknya Anda persiapkan perhatian Anda dengan menarik napas
dalam-dalam agar bangkit semangat Anda, mungkin pada saat ini Anda memilki
anggapan bahwa Microsoft Access merupakan hal yang sulit dikerjakan tetapi
perkembangan komputer sedemikian rupa dan tidak sesulit bayangan Anda itu,
bahkan Anda mungkin menemukan kemudahan-kemudahan sehingga Anda dapat
melewati modul ini dengan cepat untuk melanjutkan kepokok bahasan berikutnya.

MEMAHAMI PROSEDUR PENGOPERASIAN APLIKASI

MEMULAI MICROSOFT ACCESS

Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Task bar
Windows 95 – 2000 yaitu dimulai dengan tombol Start – Program – Pilih –
Program MS-Access .

Sebagai ilustrasi dapat dilihat pada gambar berikut


LEMBAR KERJA MS- ACCESS

Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil
kotak dialog dimana memungkinkan Anda dapat membuat data base baru dengan
dua cara
1. Blank Access Database
2. Access database Wizards. Pages end Projects dan adalagi pilihan yang
disediakan yaitu
3. Open Existing File.

Jika Anda tidak menginginkan tampilan Kotak Dialog pada saat pertama kali
dijalankan program MS Access Anda dapat memilih perintah option pada menu
tools dan matikan Check Box, Starup Dialog, pada tab Sheet View.
Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak dialog MS Access
Pilihan Keteranagn
Blank Access DataBase Digunakan untuk membuat data base
baru yg masih kosong dan Anda dapat
menambahkan Obyek tabel, query,
Form, Report, dan Obyel lainnya
Blank Data Access Page Dipakai untuk membuat data base baru
yang diberikan oleh MS Access secara
bertahap
Project Existing Data Diapaki untuk membuat data base baru
berdasarkan tuntunan yang diberikan
oleh microsoft access
Open end existing file Dipakai untuk membuka file database
yang telah dibuat sebelumnya
Tampilan Jendela MS Access

MEMBUKA FILE DATABASE

Membuka file database MS Access berarti membuka file yang pernah dibuat dan
disimpan sebelumnya selain membuka jendela database yang pernah dibuat
sebelumnya Anda bisa membuka jendela database baru yang masih kosong
caranya dengan memberi perintah Klik menu file pilih New atau pada Toolbars
klik tombol new seperti berikut dibagian Toolbars sedang file database yang
pernah Anda buat dan disimpan dapat dibuka kembali pada saat dibutuhkan apabila
Anda membuka jendela database baru maka jendela database yang terbuka
sebelumnya akan ditutup karena pada MS Access tidak dapat membuka lebih dari
satu file database

Untuk membuka file database dapat menggunakan salah satu cara berikut ;
1. Pilih Open dari menu file
2. Klik tombol Open yang ada pada bagian toolbars pada database
3. Tekan tombol Shorcut Key , Ctrl + O

MENUTUP FILE DATABASE


Bila Anda telah selesai bekerja dengan file database MS Access maka sebelum
menutup file simpan seluruh data yang pernah Anda buka untuk menutup file
database salah satu langkah. Berikut ;
1. Klik Menu File pilih Close
2. Klik Icon control Menu yang terletak disudut kiri atas pilih Close
3. Klik ganda pada icon control menu yang terletak di bagian sudut kiri atas dari
jendela database.
4. Tekan tombol kombinasi shorcut Key Ctrl + F4 atau Ctrl + W
5. Tekan Tombol Close yang ada dibagian sudut kanan atas dari jendela
database

MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN DATA MASUKAN.

PROYEK MEMBUAT PROGRAM PENERIMAAN SISWA BARU

1. Buka aplikasi Microsoft Access


2. Klik File New
3. Pilih Blank Database

4. Create nama file database

Ketik Nama
File

Klik disini
I. Membuat Tabel

5. Buat tabel dengan create table in design view

6. klik 2 x sehingga terbuka jendela seperti dibawah ini


7. Masukan nama-nama field

8. Tentukan primary Key (Contoh :No_pendf)


9. Setelah itu klik close pada pojok kanan atas
10. Klik yes, lalu beri nama tabel (contoh : daftar) kemudian klik OK

11. Hasil dari pembuatan tabel sebagai berikut, seperti gambar dibawah
II. Membuat Queries

1. Klik Queries pada bagian objects

2. Klik 2 x Create query in Design view sama seperti membuat table


3. Akan tampil daftar queries

4. Pilih nama table dalam daftar Show Table kemudian klik Add
5. Klik 2 x nama field yang ada pada tabel daftar sehingga nama-nama field
tersebut tersimpan dalam dafatra queries seperti pada gambar diatas.
6. pada kolom Jml_nilai masukan rumus pembobotan setiap mata pelajaran.
Pembobotan dibuat sesuai aturan yang ada. Contoh PPKn, Bah_ind, IPS
dikalikan 1, IPA, Matemt dikalikan 4 dan Bah_ing dikalikan 3 rumus dapat
dilihat pada gambar dibawah. Rumus untuk jumlah nilai :

7. Buat Rumus untuk Nilai x bobot

8. Kemudian klik tombol close pada sudut kanan atas,

III. Membuat Form


1. Klik Form pada Objects

Klik 2 x Create form by using wizard akan tampil form wizard


2. Pada Tables/Queries pilih Table : daftar kemudian Pindahkan semua field
Available field ke Selected Fields dengan menekan tombol

3. Kemudian klik
4. Kemudian klik

5. Kemudian klik
6. Berikan nama form yang akan kita buat (contoh : daftar)
7. Kemudian Klik Finish

IV. Mengatur Form


1. Buka form daftar
2. Buatkan Header Form dengan mengklik icon akan tampil :

3. Drag bar antar Form Header dan Detail sehingga terbentuk satu baris
kosong
4. Isikan Kata “PENERIMAAN SISWA BARU TAHUN 2004”

5. Untuk mengisi Form Header klik


Kemudian klik daerah Form Header dan
Ketikkan kata-kata diatas
Untuk mengedit letak label klik 2 x label geser letak
Label keposisi yang Anda Inginkan.
6. Pada field Jml_nilai masukan rumus penjumlahan semua nilai dengan
mengklik 2 x field Jml_nilai sebelah kanan

Klik 2 x akan
tampil

7. Edit Control Source dengan memasukan rumus klik akan muncul


jendela Expression Builder

Klik
disini

8. Masukan rumus yang kita rencanakan


9. Untuk menuliskan rumus cukup dengan mengklik 2 x nama field yang
berada di form contohnya field PPKn simbol matematika yang kita
gunakan tinggal klik yg ada pada bagian bawah ruang rumus.
10. Setelah selesai klik OK kemudian klik close pada pojok kanan atas
Text Box
11. Buat Rumus jumlah nilai kali bobot setiap mata pelajaran dengan
mengkilk 2 x field Jml_x_bbt

12. Langkahnya sama dengan cara memasukan rumus pada Jml_nilai


13. Masukan rumus pada pada jendela Expression Builder
14. Setelah selesai klik OK kemudian klik close pada pojok kanan atas Text Box
15. setelah semua rumus selesai klik datasheet view
16. Sekarang kita dapat memasukan data yang ada

MENGGUNAKAN MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN DATA


MASUKAN
Setelah mengatur semua ketentuan dalam sebuah desain table adalah memasukan
data Record yang dapat dilakukan dengan memalui jendela Data Sheet View dari
sebuah table selain itu dapat juga melakukan proses Editting dengan menyunting
data yaitu proses penambahan data record , memindah data Record, menyalin
Data Record ataupun menghapus data record.

A. Memasukan data Record


Prosedur yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1. Pada jendela data base pilih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda
masukan .
2. Untuk membuka jendela Data Sheet dari tabel tersebut perintahnya adalah:
Tekan Tombol Open , Tekan tombol enter , Klik Ganda pada nama tabel , Klik
kanan pada nama tabel dan pilih perintah open dari menu yang tampil
3. Setelah Anda jalan salah satu perintah tersebut diatas maka akann tampil
sebuah jendela data Sheet dari sebuah tabel yang masih kosong
4. Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang
telah Anda berikan pada jendela desain View

Tidak perlu diisi Field yang dapat dientry

Field Rumus tidak perlu diisi


Setelah selesai entry maka kita dapat melihat data pada queries seperti diatas.

MENG-UPDATE DATA

A. Menentukan Kapan Tabel Baru Dibutuhkan

Satu-satunya hal yang konstan adalah perubahan. Bersama waktu, kebutuhan


dan minat Anda berubah seiring Anda bertumbuh dan berkembang. Sebuah
informasi yang pernah sangat penting bisa saja sekarang berubah menjadi tidak
diperlukan atau malah mengganggu, sementara informasi yang tidanya tidak
berguna sama sekali bisa berubah menjadi informasi penting. Seiring
meningkatnya jumlah informasi pada hidup atau bisnis, Anda mungkin perlu
menata ulang atau mendistribusikan ulang informasi tersebut untuk mencatatnya.
Anda mungkin tahu bahwa Anda harus membeli rak baru, folder file baru, atau
bahkan satu set kabinet file baru untuk menampung bidang yang anda minati.
Hal yang sama terjadi pada database Anda.

I. Memilih field dan Record


Anda harus memikih data yang ada sebelum melakukan editingpada sebuah
jendela data sheet untuk emilih data atau record pada sebuah jendela data
sheet dapat Anda lakukan dengan menggunakan beberapa cara untuk lebih
jelasnya lihat pada daftar dibawah ini

Untuk memilih Perintah


• Sebuah sel Klik pada posisi sel tersebut
• Beberapa Drag drop pointer pada sisi kiri sel terbut
sel sampai melintasi bebrapa sel yang ingin
Anda pilih
• Sebuah Klik pada pisisi celektor Kolom
Kolom
• Beberapa Drag drop Pointer pada pisisi celektor
Kolom Kolom
• Sebuah Klik pada pisisi celektor baris
record
• Bebrapa Drag drop Pointer pada pisisi celektor
record baris
• Emua • Klik tombol select all yang ada
Record pada selector baris
• Pilih perintah select All Record dari
menu Edit
• Tekan kombinasi tombol Ctrl + A

II. Memindahkan Insertion Point

Untuk memindahkan Insertion Point dapat menggunakan pasilitas yang ada di


perintah Go To dari menu Edit . Anak panah atas, anak panah bawah Page
Up Page Down atau menggunakan Vertikal scroll Bar untuk memindah data
Record dalam sebuah data sheet selain itu Anda dapat juga memindah posisi
Record Aktif dengan memilih tombol navigasi yang ada pada bagian bawah
dari jendela data Sheet sebuah tabel perhatikan tabel berikut

Pindah Ke klik
Awal record
First Record
Akhir record
Last record
Record
Sebelumnya Previus Record
Record
beruikutnaya Next Record
Record Baru
New Record
Record tertentu Atau tekan tombol F5 atau ketik
nomoer Record yang Anda inginkan dan
lanjutkan dengan menekan tombol enter

I. Dengan menambahkan record


1. Jika kita memiliki data baru dalam arti pendaftar baru maka kita
dapat mengupdate database kita dengan menambahkan data
tersebut dapat melalui queries maupun melalui form.
2. Update melalui gueris, buka file kemudian buka queries lalu
masukan data baru

3. Update melalui Form caranya sama dengan saat entry pertama


kali.

B. Dengan Membahkan Field


1. Buka file  Pilih Table Daftar
2. Pilih Design View
3. Sisipkan field baru (Contoh Nama_ortu) caranya sama dengan membuat field
pertama kali.

4. Klik Field Ket  Klik Menu Insert  rows


5. Masukan nama field baru (contoh Asal_skl)

6. Kemudian klik close dan Save OK


7. Untuk menampilkan di queries, Klik Objects  pilih Nilai  klik  design
akan tampil jendela
8. Pilih Field yang akan disisipi field baru kemudian klik insert  klik columns

9. Pada gambar diatas terbentuk columns kosong, lalu masukan field baru
(Contoh Asl_skl) dengan mengklik panah drop down pada lalu pilih Asl_skl

10. Kemudian klik close  Save  OK

11. Setelah selesai Anda dapat memasukan data berikutnya, sama seperti insert
data awal.

MELAKUKAN DELETE DATA

A. Menghapus Record
Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampilan data
Sheetview . Prosedur yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :
1. Didalam jendela data Sheet pilih Record yang ingin Anda hapus dan berikan
salah satu perintah berikut :
b. Pilih perintah menu Delete dari menu Edit

c. Tekan tombol Delete Record pada bagian Toolbar atau,


d. Tekan Tombol Del yang ada di Keyboard atau,
e. Klik Kanan Record yang ingin Anda hapus dari daftar pilihan menu
yang tampil plih perintah delete Record.
1. Setelah Anda berikan salah satu perintah diatas maka akan tampil
kotak Konfirmasi pilih Yes apabila Anda benar-benar ingin menghapus
Record dan tombol No apabila ingin membatalkan proses penghapusan.

MENGECEK HASIL ENTRY DATA

Setelah data dimasukkan program database diperiksa proses pemindahan dan


pemasukan data apakah sesuai dengan prosedur atau intruksi kerja .Memilah hasil
pemindahan dan pemasukan data sesuai dengan prosedur dan intruksi kerja.
Mengidentifikasi keberhasilan pemindahan dan pemasukan data kedalam program
data base dari file data ke media penyimpan data .

MENGISI CHECK LIST ENTRY DATA

Mengidentifikasi langkah-langkah operasional dan keberhasilan proses pemindahan


dan pemasukan data. Mengatur Design Repot dalam sebuah lembar kerja Preview
mengubah teks-teks yang terdapat didalam lembar kertja design tersebut agar
menjadi diskristif dan memindahkan label sehingga dapat tampil sejajar dengan Ctrl
– Ctrl yang lain. Menambahkan bebrapa informasi lain dibagian Footer.
.
RINGKASAN MATERI

MEMULAI MICROSOFT ACCESS


Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Task bar
Windows 95 – 2000 yaitu dimulai dengan tombol Start – Program – Pilih –
Program MS-Access .

LEMBAR KERJA MS- ACCESS


Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil
kotak dialog dimana memungkinkan Anda dapat membuat data base baru dengan
dua cara
1. Blank Access Database
2. Access database Wizards. Pages end Projects dan adalagi
pilihan yang disediakan yaitu
3. Open Existing File.

MEMBUKA FILE DATABASE


Membuka file database MS Access berarti membuka file yang pernah dibuat dan
disimpan sebelumnya selain membuka jendela database yang pernah dibuat
sebelumnya Anda bisa membuka jendela database baru yang masih kosong
caranya dengan memberi perintah Klik menu file pilih New atau pada Toolbars
klik tombol news seperti berikut

MENUTUP FILE DATABASE


Bila Anda telah selesai bekerja dengan file database MS Access maka sebelum
menutup file simpan seluruh data yang pernah Anda

MENUTUP PROGRAM MS ACCESS


Menutup program MS Access berarti keluar dari program MS Access untuk dari
program tersebut langkahnya sebagai berikut :
Klik menu File pilih Exit

MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN DATA MASUKAN.


Membuat Tabel

MENGGUNAKAN MEMPERSIAPKAN APLIKASI DAN DATA MASUKAN.


INPUT DATA RECORD
Setelah mengatur semua ketentuan dalam sebuah desain table adalah memasukan
data Record yang dapat dilakukan dengan memalui jendela Data Sheet View dari
sebuah table selain itu dapat juga melakukan proses Editting dengan menyunting
data yaitu proses penambahan data record , memindah data Record, menyalin
Data Record ataupun menghapus data record

MENGECEK HASIL ENTRY DATA

Setelah data dimasukkan program database diperiksa proses pemindahan dan


pemasukan data apakah sesuai dengan prosedur atau intruksi kerja
MENGISI CHECK LIST ENTRY DATA

Mengidentifikasi langkah-langkah operasional dan keberhasilan proses pemindahan


dan pemasukan data .

Beri Nilai