MAKALAH

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Pengembangan Sistem dan Teknik Dokumentasi

Dosen: Tuah Panjaitan S.Pd, M.Si

Oleh:

Nirwana Putri ( 16020016P )

Siti Fatimah Nasution ( 16020046 )

Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi
Universitas Al Azhar Marelan

i|P a g e
 KATA PENGANTAR
Puji syukur hanyalah milik Allah SWT dengan karunia-Nyalah yang telah mengantarkan
kami dapat menyusun makalah ini dengan judul “Pengembangan Sistem dan Teknik
Dokumentasi”. Shalawat dan salam tambatan hati pautan cinta kasih yakni Nabi Muhammad
SAW beserta para sahabat.
Ucapan terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak-pihak yang telah membantu
kami dalam memyusun makalah ini.
Diharapkan makalah ini dapat memberikan manfaat dan informasi kepada semua pihak,
serta kritik dan saran sangat kami butuhkan untuk penyusunan makalah selanjutnya.Untuk itu
kami ucapkan terima kasih.

Medan, November 2018

Penulis

ii | P a g e
 DAFTAR ISI
COVER.......................................................................................................................... i
KATA PENGANTAR ................................................................................................. ii
DAFTAR ISI ................................................................................................................. iii
BAB I : PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah ........................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masalah .................................................................................................... 1
1.3 Tujuan Penulisan ...................................................................................................... 1

BAB II : PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Teknik Dokumentasi .............................................................................. 2
2.2 Alat Dokumentasi Akuntansi ................................................................................... 3
2.2.1 Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) ....................................................... 3
2.2.2 Bagan Alir ........................................................................................................ 6
2.2.3 Tabel Keputusan .............................................................................................. 9
2.2.4 Bagan Manajemen Proyek ............................................................................... 9

BAB III : KESIMPULAN

3.1 Kesimpulan dan Saran .............................................................................................. 10

DAFTAR PUSTAKA

iii | P a g e
 BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram, dan materi tertulis
lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa,
kapan dimana, mengapa, dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan
informasi, serta bagaimana pengendalian sistemnya.
Beberapa alat yang populer untuk mendokumentasikan sebuah sistem adalah diagram, bagan
alir, tabel, dan bentuk grafis lainnya untuk mewakili informasi. Alat-alat tersebut kemudian
dilengkapi dengan deskripsi naaratif sistem, yaitu penjelasan per tahap mengenai komponen dan
interaksi sistem. Alat dokumentasi memiliki peran penting dalam beberapa tahap yaitu :
1. Dapat membaca dokumen untuk menetapkan bagaimana sistem tersebut bekerja.
2. Untuk mengevaluasi dokumen sistem pengendalian internal, agar dapat mengidentifikasi
kekuatan dan kelemahannya, serta mengusulkan perbaikan.
3. Keahlian paling banyak diperlukan untuk mempersiapkan dokumentasi.
Alat-alat ini dipergunakan untuk membuat semacam aturan di dalam sekian banyak kerumitan
dan kekacauan. Sebagai tambahan, para anggota tim yang mengembangkan proyek sistem
informasi, seringkali berubah-ubah. Alat-alat dokumentasi tersebut akan membantu anggota baru
dalam tim, untuk mengikuti jalannya proyek dengan cepat. Berdasarkan latar belakang tersebut
penulis tertarik untuk menulis makalah tentang pengguna –pengguna teknik sistem dan jenis-
jenis teknik mendokumentasikan sistem informasi serta petunjuk menggambarkan di agram alir.

B. RUMUSAN MASALAH
1. Apa pengertian teknik sistem
2. Bagaiman pengguna –pengguna teknik sistem
3. Bagaimana jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasi
4. Bagaimana petunjuk menggambarkan di agram alir.

C. TUJUAN PENULISAN
1. Untuk mengetahui pengertian teknik sistem
2. Untuk mengetahui pengguna –pengguna teknik sistem
3. Untuk mengetahui jenis-jenis teknik mendokumentasikan sistem informasi
4. Untuk mengetahui petunjuk menggambarkan di agram alir.

1|P a g e
 BAB II
PEMBAHASAN
1. PENGERTIAN TEKNIK DOKUMENTASI
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan
mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi
auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi.
Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara
intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan. Teknik-teknik
sistem adalah alat-alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang & mendokumentasikan
sistem dan hubungan antara subsistem yamg berkaitan.
Adakala deskripsi tertulis sebuah sistem sulit dimengerti. Pengalaman menunjukkan
bahwa sebuah image visual dapat menjelaskan sebuah informasi sistem lebih efektif dan efisien
dari sekedar kalimat penjelasan. Dokumentasi sistem dapat digunakan secara rutin sebagai
desainer dan auditor sistem oleh tenaga akuntansi. Para tenaga akuntansi harus memiliki keahlian
dan kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafis.
Ada beberapa alasan mengapa sistem perlu didokumentasikan.

1. Untuk merancang atau membuat sebuah sistem. Dokumentasi sistem berguna sebagai
media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis, maupun programer.
2. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan keunggulan
sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang berkepentingan
dengan evaluasi sistem adalah
a. Analis sistem (pada saat si analis sedang menegvaluasi sistem lama yang sudah
berjalan)
b. Auditor (baik auditor internal maupun auditor eksternal).
Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan keuangan
sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi
akuntansi yang memang andal).

3. Dokumentasi sistem juga berguna bagi mereka ynng sedang mempelajari prosedur dalam
sebuah perusahaan. Dokumentasi sistem dapat menjadi media pelatihan karyawan
baru.Dalam menganalisis sebuah sistem, digunakan desain dan teknik dokumentasi
sistem,serta hal lain yang terkait dengan sistem itu sendiri. Dokumentasi meliputi bentuk
naratif, bagan alir (flowchart), diagram dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan
bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan, dimana,
2|P a g e
 mengapa, dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi,
serta bagaimana pengendalian sistem. Salah satu alat yang sering digunakan untuk
mendokumentasikan sistem adalah: diagram arus data dan bagan alir (bagan alir
dokumen, bagan alir sistem, bagan alir program). Alat ini dilengkapi dengan deskripsi
naratif sistem, yaitu penjelasan pertahap mengenai komponen dan interaksi sistem.
Peranan teknik pendokumentasian sebenarnya tergantung dari jenis pekerjaan, teknik
pendokumentasian memiliki peranan penting dalam hal berikut ini.
1. Sebuah sistem beroperasi dapat terbaca dari dokumentasi yang tersedia.
2. Dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dokumentasi sistem pengendalian internal
dan dapat menetapkan apakah sistem tersebut memenuhi kebutuhan perusahaan.
3. Sebuah sistem berfungsi secara optimal, apabila sistem tersebut dapat secara mudah
dimengerti prosedurnya oleh orang lain dan dalam pengembangan sistem baru harus
menunjukkan sistem pengendalian internalnya.

2. ALAT DOKUMENTASI AKUNTANSI

a. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
Diagram arus data menggunakan simbol untuk menandakan sebuah proses sumber data
dan entitas dalam sebuah sistem. Pemakai utamanya adalah analis sistem dan perancang sistem.
Diagram Arus Data digunakan oleh analis sistem untuk mendokumentasikan perancangan logis
sistem guna membantu pengguna memahami proses kerja sistem. Penggunaan Diagram Arus
Data bertujuan untuk memisahkan secara jelas proses logis dari sistem analis dari proses fisik
perancangan sistem.

 Simbol dalam diagram arus data

Diagram Arus Data disususun berdasarkan beberapa indikator dasar, yaitu: sumber dan
tujuan data, arus data, proses, tempat penyimpanan data, dan kamus data. Keliama elemen ini
dikombinasikan guna memperlihatkan bagaimana data diproses. Pembuat Diagram Arus Data
selalu menggunakan simbol-simbol yang mudah dimengerti oleh pengguna sistem, biasanya
simbol yang digunakan adalah sebagai berikut.

3|P a g e
1) Sumber dan tujuan data. Penggunaan simbol pada sumber dan tujuan data yang
digunakan pada diagram arus data merupakan gambaran sebuah institusi perusahaan
maupun orang pe rsonal yang menggunakan informasi dari sistem tersebut. Pada
dasarnya, sumber dan tujuan tersebut disebut sebagai entitas, sumber dantujuan data
tersebut din otasikan dengan kotak persegi empat.

2) Arus data ( data flow), pergerakan data menggambarkan aliran data melalui pe mrosesan,
dile data dan entitas data. Per gerakan data melalui file dan entitas data akan mengalir
melalui tahapa n pemrosesan data sesuai dengan modul yanr tersedia. Untuk
menggambarkan aliran data terseb ut, ditunjukkan dengan garis lurus atau meleng kung
dengan tanda panah.

Pada Gambar di atas menjelaskan penerimaan pembayaran dari konsumen dalam bentuk
pembayaran uang dan pengiriman kesistem piutang agar terjadi pembaharuan pencatatan
saldo piutang, pembayaran dalam bentuk tunai dikirim ke bank perus ahaan untuk dicatat
sebagai setoran kebank. Aliran lain adalah melalui sistem untuk mencatat perubahan
saldo piutang pada sistem. Departemen kredit akan melakukan pembaharuan saldo
piutang atas nama pelanggan yang telah menyerahkan sejumlah uang berdasarkan
informasi piutang yang diterima dari sistem.

3) Proses. Kegiatan proses pada sistem adalah kegiatan mentransformasikan data keuangan
yang diterima. Pada gambar di atas, sistem memproses penerimaan pembayaran dari
pelanggan. Pada tahap ini, ada dua kejadian, yaitu proses penyetoran uang ke bank
berbentuk slip cek, bukti setoran, dan data pengiriman uang ke sistem yang diolah dan
diperbaharui pada buku piutang berdasarkan bukti setoran ke bank dan pada tahap ini,
selanjutnya dokumen piutang akan dikirim ke departemen kredit untuk diarsipkan sesuai
tanggal kejadian.

4|P a g e
 4) Tempat penyimpanan data. Pada sistem dikenal dengan data store atau tempat
penyimpanan data, tempat penyimpanan data ini berfungsi menyimpan data yang
disimpan berdasarkan sementara. Data yang disimpan harus diberi label yang jelas
dantempat penyimpanan data ini tidak bisa dilihat secara fisik, karena berbentuk
perangkat lunak.

5) Kamus data. Kamus data (data dictionary) mengambarkan deskripsi semua elemen data,
penyimpanan, dan arus data pada sebuah sistem. Adakalanya kamus data ini berbentuk
sebuah salinan utama (master copy) dari kamus data untuk menunjukkan konsistensi dan
akurasi dalam pengembangan sistem informasi yang tersedia.

 Diagram arus data ke dalam subsistem

Untuk memudahkan penafsiran diagram arus data, terutama pada gambaran yang lebih detil
dan rinci, biasanya diagram arus data ini dipecah-pecah ke dalam subbagian yang lebih kecil, ini
dilakukan untuk mengantisipasi jika gambar membutuhkan tingkatan yang lebih rinci.
Untuk menjelaskan kepada pembaca, sistem diagram arus data diawali dengan menampilkan
diagram konteks (context diagram) yang bertujuan menjelaskan gambaran ringkas tentang sistem
tersebut. diagram ini menjelskan sistem pemroses data dan entitas eksternal yang menjelaskan
arah dan tujuan sebuah proses system.

5|P a g e
 Gambar di atas menunjukkan bahwa sistem pemrosesan penjualan dimulai dari penerimaan
pesanan pelanggan, bagian kredit akan memverifikasi kelayakan pemberian kredit kepada
pelanggan, departemen penjualan mengirim surat pengeluaran barang ke departemen gudang,
departemen pengiriman menerima barang dan slip pengepakan dan dokumen pengiriman,
sedangkan departemen pengendalian persediaan menerima dokumen pengeluaran barang dari
departemen penjualan. Dalam sistem pesanan penjualan, departemen penagihan berperan
mendistribusikan ke berbagai departemen, di antaranya ke departemen piutang dagang dalam
bentuk salinan buku besar dan departemen buku besar.

 Menggambar diagram arus data

Menggambar diagram arus data dapat dimulai dengan menggunakan empat simbol dasar
bagan alir, simbol diagram arus data memiliki makna dan tujuan yang penting, yaitu sebagai
proses penekanan terdapatnya analisis data dan penekanan terhadap pendekatan logika dalam
merancang sistem dari tampilan fisik.
Beberapa pedoman yan perlu diperhatikan dalam membuat diagram arus data adalah;
perancang sistem memahami terlebih dahulu sistemnya sebelum membuat bagan alir,
menentukan sub-sub yang akan menjadi entitas, awali dengan membuat diagram konteks,
lakukan pengidentifikasian arus data, apa saja yang menjadi kelompok arus data, identifikasi
kegiatan transformasinya, pelajari seluruh dokumen atau tempat penyimpanan data dan pelajari
sumber dan tujuan data, tandai setiap langkah proses kerja dan lengkapi dengan notasi yang jelas
(terutama pada sub-sub bagian) guna memudahkan penelusuran kejadian.

2. Bagan Alir (Flow Chart)

Bagan alir (flow chart) merupakan kumpulan dari notasi diagram simbolik yang
menunjukkan aliran data dn urutan operasi dalam sistem. Bagan alir (flow chart) merupakan
metode teknik analisis yang dipergunakan untuk mendeskripsikan sejumlah aspek dari sistem
informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Sebuah bagan alir akan representasikan grafikal pada
suatu sistem yang menggambarkan terjadinya relasi fisik antara entitas kuncinya. Auditor, analis
sistem perancangan sistem, dan pemrograma, merupakan orang-orang yang paling mengenal
notasi ini.

a. Simbol bagan alir

Notasi yang digunakan untuk membuat bagan alir dapat dibagi menjadi kelompok berikut.
1) Simbol masukan/keluaran merupakan media yang memberikan input untuk pemrosesan
output dari suatu sistem.

6|P a g e
2) Simbol pemrosesan merupakan media yang dipergunakan untuk memproses data atau
menunjukkan kapan proses dilakukan secara manual.
3) Simbol penyimanan (storage symbols) media ini berfungsi sebagai tempat menyimapan data
yang semacam waktu menunggu diproses oleh sistem.
4) Simbol arus dan lain-lain menunjukkan arus data dan barang mengalir, media ini
menjelaskan awal atau akhir sebuah sistem, bagaimana membuat keputusan dan komentar
yang dibutuhkan.

b. Pembuatan bagan alir

Dalam pembuatan bagan alir digunakan simbol bagan alir, garis aliran, dan variasi
yang tepat. Penggunaan simbol pada bagan alir untuk mewakili fungsi-fungsi informasi
atau jenis lain dari sistem. Arah aliran dipresentasikan dengan garis yang ditarik di
antara simbol. Arah normal dari aliran adalah dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah.
Jika garis aliran terputus karena keterbatasan halaman, simbol penghubung harus
digunakan untuk menunjukkan keterputusan tersebut. Jika aliran dua arah, dapat
ditunjukkan dengan daris tunggal atau ganda, tetapi pada anak panah harus digunakan
untuk menunjukkan arah aliran normal dan arah sebaliknya. Pada gambar 2.5 berikut
menunjukkan bentuk bagan alir tentang penyerahan/pelunasan dari pelanggan.

7|P a g e
c. Jenis - jenis bagan alir
Bagan Alir dikelompokkan menjadi tiga bagian, yaitu sebagai berikut.
1) Bagan Alir Sistem, yaitu bagan yang menunjukkan gambaran diagram arus data
melalui serangkaian operasional dalam sistem pemrosesan dan otomatis. Bagan
ini menjelaskan bagaimana data diambil dan ditempatkan dalam sistem,
bagaimana proses lanjutan yang terjadi pada data, dan output sistem. Aliran
pemrosesan digambarkan dengan simbol-simbol yang dihubungkan dengan garis
alir. Simbol yang digunakan berupa garis lurus berbentuk tanda panah.

2) Bagan Alir Dokumen, yaitu diagram yang menggam barkan arus dokumen
melalui berbagai departemen dan fungsi dalam sebuah organisasi. Bagan alir
dokumen, khususnya berguna untuk menganalisis kelengkapan prosedur
pengendalian di dalam suatu sistem, seperti pemeriksaan internal dan
pemisahan fungsi. Bagan alir dokumen serupa dalam hal format dengan
bagan alir analitis, tetapi lebih memuat sedikit rincian mengenai fungsi
pemrosesan dari setiap entitas yang digambarkan dalam bagan. Simbol yang
digunakan dalam bagan ini adalah simbol yang menjelaskan aliran dokumen.

8|P a g e
 3) Bagan Alir Program, menunjukkan proses penjelasan yang dibutuhkan oleh
auditor untuk memperjelas proses yang dituangkan pada bagan alir sistem.
Bagan alir dokumen merupakan bagan pelengkap dari bagan alir sistem,
bagan ini mendukung dan mendeskripsikan logika yang dibuat pada bagan
alir sistem.

3. Tabel Keputusan
Membantu meringkas hasil akhir dari sebuah proses pembuatan keputusan berjenjang dan
kompleks. Tabel keputusan biasanya digunakan bersama-sama dengan flowchart untuk
membantu mendesain dan menuliskan program komputer. Tabel keputusan berwujud matriks
yang dibagi menjadi tiga bagian. Bagian kiri tabel terdiri dari daftar kondisi dan daftar tindakan.
Bagian kanan terdiri atas kolom-kolom yang mempresentasikan aturan keputusan.
a. Keunggulan Tabel Keputusan
1) Tabel ini secara jelas menunjukkan seluruh kemungkinan hubungan logis antardata input.
2) Mampu menangani lebih banyak alternatif.
b. Kelemahan Tabel Keputusan
1) Tidak menggambarkan urutan pembuatan keputusan.
2) Tidak merefleksikan urutan kegiatan dalam sebuah program.

4. Bagan Manajemen Proyek

Penilaian terhadap keberhasilan proyek penyusunan sistem informasi didasarkan pada
apakah proyek tersebut diterapkan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran atau tidak. Alat
manajemen proyek yang membantu dalam penyelesaian proyek adalah gantt chart dan diagram
jaringan.

9|P a g e
 BAB III
PENUTUP

Dokumentasi meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart), diagram, dan materi tertulis
lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja. Informasi ini meliputi siapa, apa,
kapan dimana, mengapa, dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan
informasi, serta bagaimana pengendalian sistemnya.
Beberapa alat yang populer untuk mendokumentasikan sebuah sistem adalah diagram, bagan
alir, tabel, dan bentuk grafis lainnya untuk mewakili informasi. Alat-alat tersebut kemudian
dilengkapi dengan deskripsi naaratif sistem, yaitu penjelasan per tahap mengenai komponen dan
interaksi sistem.

10 | P a g e
 DAFTAR PUSTAKA
1. TMbooks, Sistem Informasi Akuntansi – Konsep dan Penerapan, penerbit Andi,
2015.
2. http://khikmatulkhasanah.blogspot.com/2013/12/teknik-dan-dokumentasi-
sistem-informasi.html
3. http://duniaakuntantansi.blogspot.com/2016/09/makalah-teknik-dan-
dokumentasi-sistem.html

11 | P a g e
12 | P a g e