2.1.

MACAM-MACAM SISTEM PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK

A. Sistem input.
1. Sistem Input Berbasis Kertas.
Input ke dalam sistem akuntansi di sebagian sistem akuntansi berdasarkan pada
dokumen sumber yang diisi secara manual dengan tulisan tangan. Dokumen
tersebut dikumpulkan dan dikirim ke operasi komputer untuk dicek apakah ada
kesalahan dan untuk diproses. Fase input terdiri dari :
a. Persiapan dan pengisian dokumen sumber
Dokumen sumber seperti penjualan order disiapkan secara manual. Kesalahan
yang mungkin terjadi pada tahap ini diminimalkan dengan merancang dokumen
sumber yang baik dan mudah dipahami.
b. Pengiriman dokumen sumber ke bagian pengolahan data
Batch control total dan register data yang dikirimkan merupakan pengendalian
dasar atas transfer data antara departemen pengguna dengan departemen
pengolahan data. Pengguna batch control di keseluruhan pengolahan data
input-proses-output merupakan satu hal yang mendasar bagi independensi
organisasional. Penyerahan data input harus dilengkapi dengan formulir
pengendalian dokumen input. Penghitungan dokumen merupakan salah satu
bentuk pengendalian batch yang paling sederhana.
c. Data Entry
Setelah dokumen sumber, seperti faktur, diterima oleh Departemen Pengolahan
Data, dokumen tersebut secara manual diketikkan menggunakan terminal data
atau PC dan kemudian disimpan di dalam disk. Berikutnya, file input akan
dicek. Key verification merupakan satu prosedur pengendalian yang berguna
untuk mendeteksi kesalahan pengetikan.
d. Teknik Program Editing Data
Pengeditan data bisa diterapkan untuk setiap struktur data(karakter, field,
record, dan file). Teknik editing yang paling mendasar berperan untuk
memastikan bahwa semua field data memuat hanya karakter yang valid.
Contohnya data numerik mestinya hanya berisi data angka. Dan data alpabet
mestinya tidak di isi dengan data numerik. Check Digit merupakan satu digit
ekstra yang ditambahkan pada suatu kode, misal penambahan bit parity ke
dalam sebuah byte.
2. Sistem Input Tanpa Kertas
Sistem input tanpa kertas (paperless) sering disebut sistem input online,
transaksi direkam langsung kedalam jaringan komputer, dan kebutuhan untuk
mengetikan dokumen sumber dieliminasi. Sistem tanpa kertas menawarkan
otomatisasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem berbasis kertas. Salah
satu masalah dengan sistem tanpa kertas adanya hilangnya peluang untuk
melakukan pemisahan tugas dan hilangnya jejak audit. Dalam system input
berbasis kertas persiapan dokumen sumber dan entry data biasanya dipisahkan,
sama seperti yang terjadi dalam system manual. Pada system tanpa kertas, kedua
fungsi tersebut dijalankan oleh orang yang sama, atau bahkan tidak ada
keterlibatan manusia sama sekali. Hilangnya pengendalian internaldapat
dikompensasi dengan menggunakan log transaksi. Log transaksi atau register
transaksi dibuat dengan merekam semua input ke dalam file khusus yang secara
otomatis memuat tanda (tag) unuk mengidentifikasi transaksi.
Taggingn(penandaan) adalah informasi yang terkait dengan audit ditambahkan ke
dalam data transaksi semula. Informasi seperti tanggal dan kode otorisasi pengguna
dimasukkan untuk memperluas jejak audit yang tersedia . log transaksi berguna
untuk membackup dan termasuk sebagai sumber untuk penghitungan control total.
Sistem ini terbagi dua :
a. Sistem input tanpa kertas yang memerlukan intervensi manusia
Adanya berbagai jenis sistem input tanpa kertas dimana pengguna memasukkan
transaksi langsung kedalam komputer. Sistem ini mencakup sistem entry
online dan sistem identifikasi otomatis seperti point of sales (POS).
Transaksi sistem input tanpa kertas yang melibatkan intervensi manusia
biasanya diproses melalui dua fase :
1) Input (entry) data dan editing data : program pengeditan data secara utuh
pada sistem input tanpa kertas sering dijalankan pada saat transaksi direkam
ke dalam sistem. Sekali transaksi diterima oleh sistem, transaksi akan
diproses segera ataupun pada suatu waktu nanti.Jika transaksi tersebut
menunggu untuk diproses, maka tambahan editing data dapat dijalankan.
2) Pengiriman data ke sistem aplikasi host : dalam sistem tanpa kertas yang
terpusat, transaksi biasanya diinput langsung ke dalam komputer pusat
melalui terminal data. Dalam sistem yang terdesentralisasi dan terdistribusi,
 transaksi mungkin saja dimasukkan ke dalam salah satu komputer dan
kemudian segera ditransfer ke komputer lain untuk diproses.

b. Sistem input tanpa kertas yang tidak memerlukan intervensi manusia.

Transaksi yang sepenuhnya otomatis, pemprosesan transaksi dari awal sampai
akhir tidak melibatkan intervensi manusia. Salah satu aplikasi yang
menggunakan teknologi ini adalah networked vending machine (NVM),
Contoh NVM adalah pompa bahan bakar POS. Aplikasi pengolahan transaksi
yang sepenuhnya otomatis yang juga penting adalah electronic data interchange
(EDI) dan electronic fund transfer (EFT).

B. Sistem Pemprosesan.
1. Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas
Secara virtual, semua sistem berbasis kertas dalam pengolahan atau
pemrosesan transaksi biasanya berorientasi batch. Sistem pemprosesan
berorientasi bacth : transaksi direkam ke dalam komputer secara perkelompok dan
diproses secara periodik.
Pemrosesan batch ekonomis jika ada banyak transaksi yang harus diproses.
Sistem ini tepat dipakai jika file tidak perlu diperbarui segera setelah transaksi
terjadi, dan laporan dibutuhkan hanya secara periodik. Kelemahan utama dari
sistem pemrosesan batch adalah file dan laporan tidak up to date dalam rentang
waktu antara suatu pemrosesan dengan pemrosesan berikutnya. Alasan tersebut
yang menjadi pemicu banyak perusahaan memilih menggunakan sistem
pemrosesan yang real-time. Sekalipun demikian, pemrosesan batch masih banyak
digunakan karena sistem ini, dalam situasi tertentu, merupakan metode
pemrosesan data yang sangat efisien.
Pemrosesan batch dapat dijalankan dengan memperbarui file yang diakses
secara berurutan atau secara acak (langsung atau berindeks).
Pemprosesan bacth dengan memperbarui file berurutan
Banyak sistem yang berorientasi bacth dan berbasis kertas yang menggunakan
pemprosesan file berurutan untuk memperbarui master file.pemproses seperti ini
biasanya mencakup beberapa tahap :
1. Mempersiapkan file transaksi. Pertama melakukan editing data dan
validasi. Kemudian record di dalam file transaksi diurutkan sesuai urutan
di dalam master file.
 2. Memperbarui master file. Record di dalam file transaksi dan master file
diacak satu demi satu, dicocokkan dan dituliskan ke satu master file baru
untuk mencerminkan pembaruan sesuai dengan yang diinginkan.
3. Mempebarui buku besar. Buku besar diperbarui untuk mencerminkan
perubahan di dalam master file.
4. Membuat laporan buku besar. Membuat neraca saldo dan laporan-laporan
yang lain.
Pemrosesan Batch dengan Mempebarui File Akses Acak
Pemrosesan batch dapat juga dilakukan dengan pembaruan akses-acak. Pada
banyak sistem khususnya sistem akuntansi berorientasi sistem manajemen
database, dan bukannya sistem akuntansi yang berorientasi file indeks dibuat untuk
file buku pembantu maupun file buku besar. Indeks memungkinkan pengguna
mengakses suatu rekening dengan cepat.
Pembaruan dengan file akses-acak tidak memerlukan urutan file transaksi
dengan urutan yang sama separti urutan data di dalam master file, juga tidak perlu
membuat file master baru. Setiap record di dalam file transaksi dibaca satu demi
satu dan digunakan untuk memperbarui record terkait didalam master file. Berikut
adalah tahapan yang dijalankan :
1. Sebuah record di dalam file transaksi dibaca
2. Kunci record transaksi digunakan untuk mengakses secara acak (dengan
menggunakan indeks) record yang terkait di dalam master file
3. Record di dalam master file di perbarui di dalam memori dan kemudian di tulis
ulang ke dalam file data
Backup master file perlu dibuat sebelum pembaruan dimulai dan register
transaksi juga harus dibuat saat pembaruan berlangsung.
Ilustrasi Pemrosesan Batch dengan Memperbarui File Akses Acak
Bagian ini mengilustrasikan aplikasi penerimaan kas online. Sekelompok
bukti pembayaran dari pelanggan yang dimasukkan melalui terminal data dan
diposting dengan pembaruan file akses-acak langsung ke dalam file piutang dagang.
Dapat dilakukan dengan beberapa cara :
1. Aplikasi faktur baru : aplikasi ini menyimpan file piutang dagang. Faktur baru
diposting secara periodik. File pengendalian diperbarui untuk dapat merefleksikan
adanya tambahan faktur baru ke dalam file piutang dagang.
Pemprosesan bukti penerimaan kas : Pembayaran pelanggan diterima di dalam satu
kotak pos khusus. Pendekatan ini memisahkan penerimaan cek dari surat-surat yang
lain dan meminimalkan jumlah karyawan yang harus menangani cek pada saat cek
tersebut diterima

2. Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

a. Pemrosesan Bacth dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Pemrosesan Batch dalam sistem tanpa kertas serupa dengan pemrosesan
batch dalam sistem berbasis-kertas. Perbedaan utama adalah ayat jurnal
diganti dengan ekuivalen elektroniknya, dan buku besar diperbaharui secara
otomatis pada saat program batch dijalankan secara periodik. Penbaruan file
berurutan maupun akses-acak dapat digunakan.
b. Pemrosesan Real-time dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas
Manfaat utama sistem tanpa kertas adalah memungkinkan pemrosesan
dijalankan real-time. Sistem real-time online (OLRS) memproses transaksi
langsung setelah transaksi diinputkan ke dalam sistem dan dapat langsung
menghasilkan output untuk pengguna. Transaksi tidak diakumulasi per
kelompok tetapi pada saat mereka diinputkan, transaksi langsung digunakan
untuk memperbarui master file dengan menggunakan pembaruan file akses-
acak. Pemrosesan transaksi satu per satu dan bukan per kelompok transaksi
disebut pemrosesan real-time, langsung, dan segera. Pemrosesan segera saat
transaksi diinputkan merupakan karakteristik utama OLRS. Master file selalu
baru karena mester file diperbarui segera setelah data transaksi diinputkan.
Respons terhadap pertanyaan pengguna dapat segera dijawab karena informasi
di dalam file yang dapat diakses secara acak dapat diakses dengan cepat.
Tipe Pemrosesan pada OLRS Ada banyak jenis pemrosesan real-time
dalam OLRS. Para pengguna, pada sistem respon/inquiry, tidak meninput data
untuk pemrosesan, mereka hanya meminta informasi. Sistem respon/inquiry
hanya didesain untuk memberikan respon yang cepat kepada pengguna untuk
menyediakan informasi. Para pengguna pada sistem entri data, berinteraksi
secara aktif dengan data input. Data disimpan oleh OLRS, tetapi diproses
secara periodik, sekelompok demi sekelompok. Pengguna pada sistem
pemrosesan file juga secara aktif berinteraksi dengan data input, sebagaimana
 yang mereka lakukan di dalam sistem data entry. Perbedaan sistem
pemrosesan file dengan sistem data entry adalah sistem pemrosesan file satu
langkah lebih jauh dan langsung memproses data ke dalam master file yang
relevan.
Pada sistem pemrosesan penuh, atau sistem pemrosesan transaksi,
pengguna juga berinteraksi secara aktif dengan input. Perbedaan sistem
pemrosesan penuh dengan sistem pemrosesan file adalah sistem pemrosesan
penuh satu tahap lebih jauh dengan menyelesaikan seluruh transaksi pada saat
transaksi diinputkan ke dalam sistem.
Tingkat Ekonomis OLRS Sistem reservasi online, pengendalian
persediaan dalam toko eceran dan file rekening konsumen di sebuah bank
merupakan contoh sistem yang lazim menerapkan OLRS. Kekuranga OLRS
dibandingkan dengan sistem batch adalah biaya penerapan yang sangat tinggi
dan operasi sistem yang cukup rumit. OLRS secara khusus lebih sensitif
terhadap kesalahan perangkat keras dan perangkat lunak, juga lebih rentan
terhadap kesalahan pemrosesan sebagai akibat adanya kesalahan atau
kecurangan input data. Tidak berfungsinya perangkat keras dan perangkat
lunak pada OLRS akan langsung berpengaruh terhadap pengguna. Transaksi
yang tidak benar pada OLRS akan segera diproses dan bisa jadi
mengontaminasi banyak file yang diperbaharui pada saat bersamaan. Tambah
lagi, dampak dari pemrosesan transaksi yang salah tersebut langsung tersedia
bagi pengguna OLRS.
c. Sistem Penjualan Real-Time
Sistem pemjualan real-time menggunakan teknologi informasi
kontemporer untuk memaksimumkan kinerja sistem. Dalam sistem penjualan
real-time, order penjualan atas item persediaan dibuat atas dasar tarikan
permintaan, bukan atas dasar dorongan untuk mengisi level persediaan secara
berkala dalam interval waktu tertentu. Barang baru datang pada saat barang
tersebut dibutuhkan atau just in time (JIT). Order ke pemasok didasarkan atas
penjualan aktual untuk mengisi kembali item persediaan yang terjual.
Ada tiga teknologi yang memungkinkan terlaksananya sistem penjualan
real-time yaitu:
Sistem POS UPC (uniform product code) bar code yang di-scan oleh
teknologi POS di kantor checkput suatu took eceran merupakan titik awal dari
 serangkaian kejadian yang akan berakhir pada saat item yang tepat dengan
cepat kembali dimasukkan ke dalam persediaan sehinga persediaan baru
tersebut dapat dijual kembali.
Sebuah sistem yang mengumpulkan data penjualan eceran dengan cara
semacam itu disebut sistem point-of-sale (POS) karena data dikumpulkan
pada titik saat penjualan tersebut selesai. Cash register yang diracang khusus
disebut terminal point-of-sale. Data dapat dimasukkan secara manual atau
secara otomatis melalui penggunaan perangkat khusus, seperti wand dan
scanner yang dapat mengenalin UPC barcode.
Teknologi Bar-coding identifikasi input penjualan secara otomatis
merupakan satu hal yang esensial bagi sistem real-time; oleh karena itu,
barcode yang dapat dibaca oleh mesin dan teknologi scanner menjadi
komponen kritis dari sistem penjualan eceran yang real-time. Penggunaan
sistem UPC barcode memungkinkan perusahaan mendapatkan manfaat
maksimum dari sistem penjualan real-time.
Sistem Pemesanan EDI merupakan pertukaran dokumen bisnis
langsung dari komputer ke komputer melalui jaringan komunikasi. Hubungan
Edi dengan sistem komputer pengecer dan sistem komputer pemasok
memungkinkan terjadinya pembuatan dan pemrosesan order pembelian secara
instan sehingga memfasilitasi pengiriman barang yang cepat. Pelasok juga
dapat mengirimkan tagihan ke pengecer melaui EDI. Standar EDI publik
menyediakan arsitektur untuk pertukaran data dan mengeliminasi proses
referensi silang yang mahal dan rentan terhadap kesalahan. EDI juga dapat
digunakan untuk mentransmisi data penjualan yang direkam di dalam toko
eceran ke pemasok. Katalog yang memuat informasi harga ke pengecer juga
dapat digunakan pemasok untuk mengirimkan secara elektronik dengan
memanfaatkan EDI.

d. Pemrosesan Transaksi pada Sistem Penjualan Real-Time

Urutan pemrosesan pesanan biasanya akan mencakup tujuh langkah:
1. Mengirim katalog elektronik ke pelanggan;
2. Memperkirakan pesanan penjualan pelanggan;
3. Menerima dan menerjemahkan pesanan yang diterima;
4. Mengirim surat pemberitahuan bahwa pesanan telah diterima;
 5. Mengirim informasi pesanan ke gudang atau ke proses produksi;
6. Membuat dan mengirim pemberitahuan bahwa barang telah dikirim; dan
7. Mengirim barang.

e. Pertimbangan Khusus Pengendalian Internal

Ada pengendalian internal tertentu yang terkait dengan sistem
penjualan real-time. Pertama, order pelanggan dapat diproses tanpa campur
tangan dan otorisasi manusia. Akibatnya, pelanggan dapat membuat sendiri
order penjualan karena order penjualan dihasilkan secara otomatis pada saat
order pembelian EDI valid diterima oleh sistem. Kedua, pemisahan tugas ala-
tradisional benar-benar tidak dapat diterapkan. Komputer menangani transaksi
dari awal sampai akhir. Terakhir, banyak dokumen tradisional dieliminasi
dalam sistem berbasis-EDI.

C. SISTEM OUTPUT
Pengendalian output dirancang untuk mengecek apakah hasil proses merupakan
output yang valid dan apakah output didistribusikan dengan benar. Distribusi output
harus dikendalikan untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya akses ilegal
terhadap data rahasia. Distribusi output dikendalikan melalui dokumentasi dan
supervisi. Registrasi distribusi output harus disimpan untuk mengendalikan disposisi
laporan. Register tersebut, dan dokumentasi yang terkait, harus dikaji ulang secara
periodik oleh fungsi internal audit.