Anda di halaman 1dari 14

PERANGKAT LUNAK APLIKASI BASIS DATA

9.1. Pendahuluan

Dalam materi kuliah telah dijelaskan berbagai macam perangkat lunak aplikasi yang dapat digunakan untuk
mempermudah pekerjaan. Pada praktikum 9 kali ini kita akan membahas tentang perangkat lunak aplikasi basis
data relational
Setelah mengikuti praktikum ini mahasiswa diharapkan dapat menggunakan perangkat lunak mampu mempuat
suatu tabel, melakukam proses query baik melalui acces dengan klik ataupun melalui perintah SQl (Standar
Query language).

9.2. Penyajian

Menjalankan MS-Access

1. Untuk mulai menjalankan Microsoft Access, klik tombol start all programs  offices  Microsoft
Access, atau klik ganda icon Microsoft Access, sehingga muncul jendela seperti dibawah ini.

2. Pemilihan sebuah option dapat dilakukan dengan menekan Alt dan huruf yang digaris bawahi dari menu
yang bersangkutan. Misalnya menekan Alt-F sama dengan mengklik menu file.

Membuat Basis data Baru

1. Dari menu File, pilih New Basis data, atau tekan Ctrl+N. Jendela yang akan ditampilkan adalah sebagai
berikut :

1
2. Untuk membuat basis data baru, klik tulisan dan icon Blank Database. Maka Anda akan diminta untuk
memasukkan nama basis data yang baru Anda buat.

3. Pada kotak File Name ketikkan fakultas sebagai nama file dari basis data
4. Klik Create untuk membuat basis data baru dengan nama fakultas. Microsoft Access akan membuat sebuah
file bernama fakultas.mdb.

Membuat Tabel

Tables atau tabel adalah kumpulan data, merupakan komponen utama dan pertama dari sebuah basis
data yang harus dibuat.

Membuat Tabel Baru


1. Dari jendela Tables, klik dua kali pada Create Table in design view.

2. Di dalam jendela yang muncul terdapat tiga buah field sebagai berikut:
a. Field Name adalah nama field, ketikkan
b. Data Type adalah jenis data dari field yang disebelah kirinya.
c. Description adalah tempat untuk mengisikan keterangan yang dapat membantu menjelaskan fungsi field
yang bersangkutan.

2
3. Tabel yang akan dibuat adalah sebagai berikut:
a. Tabel Departemen: kode dept, nama dept
b. Tabel Dosen: NIP, nama, kode dept
c. Tabel Mahasiswa: NRP, nama, kode dept
d. Tabel Mata Kuliah: kode MK, nama, semester, sks, kode dept
e. Tabel Pengajaran: NIP, kode MK, waktu, tempat, tahun ajaran
f. Tabel Bimbingan: NIP, NRP, tahun ajaran
g. Tabel KRS: NRP, kode MK, nilai, tahun ajaran

4. Membuat Tabel

 Tuliskan nama field, kemudian tentukan tipe data dari masing-masing field.

 Field yang akan menyimpan primary key pada tabel Departemen adalah field kode_dept. Untuk
menjadikan field kode_dept sebagai primary key pindahkan kursor ke field kode_dept.

 Klik tombol Primary key untuk menandai field kode_dept sebagai kunci Primer.
 Disebelah kiri field kode_dept sekarang terdapat gambar kunci yang menandakan bahwa field yang
bersangkutan adalah kunci primer.

3
 Untuk menyimpannya, klik menu File dan Pilih Save (atau tekan Ctrl+S) atau tekan tanda X pada pojok
kanan atas. Kotak Save As akan muncul, lalu ketikkan Departemen sebagai nama tabel dan klik OK.

Lakukanlah kembali hal di atas untuk Tabel Dosen, Tabel Mahasiswa, dan Tabel Mata Kuliah. Untuk
Tabel Pengajaran, Bimbingan, dan KRS, langkah pembuatannya juga sama dengan di atas, hanya saja tidak perlu
menetapkan primary key dari tabel.

Peringatan di atas muncul untuk sebuah tabel yang belum menetapkan kunci primer. Jika pembuat basis
data ingin dibuatkan kunci primer secara otomatis (berupa autonumber), maka klik Yes, jika tidak, maka klik No.

5. Hasil perancangan tabel yang telah dibuat pada basis data fakultas adalah sebagai berikut:

4
Membuat Hubungan antar tabel

1. Dari menu Tools, klik Relationship, atau klik tombol Relationships.

2. Jendela Relationship dan jendela Show Table akan muncul sekaligus.

3. Jika jendela Show Table belum muncul, klik tombol Show Table pada toolbar untuk
menampilkan jendela Show Table.

4. Masukkan tabel dengan cara menyorot nama tabel kemudian klik tombol Add.

5. Setelah semua tabel yang diperlukan masuk ke dalam jendela relationship, tutup kotak dialog Show
Table dengan mengklik Close.
6. Pada layar sekarang muncul jendela Relationship dengan tujuh buah tabel.

7. Untuk membuat hubungan antara tabel Departemen dengan tabel Dosen melalui field kode_dept, klik
field kode_dept pada tabel Departemen, kemudian tahan dan seret ke field kode_dept pada tabel Dosen.
Setelah itu akan muncul kotak dialog relationship yang meminta konfirmasi. Bila kita menarik kearah
yang salah, kita dapat memperbaikinya di sini.

5
8. Klik Create.
9. Microsoft Access membuatkan hubungan untuk kedua tabel. Hubungan ini ditandai dengan garis antara
field-field kedua tabel.

10. Lakukan langkah yang sama untuk membuat hubungan antar tabel lainnya sehingga hasilnya seperti
gambar di bawah ini:

Catatan :
Referential Integrity adalah suatu sistem peraturan yang digunakan Microsoft Access untuk menjamin
validitas hubungan antara sejumlah record dalam tabel-tabel yang terkait, dan untuk memastikan bahwa kita tidak
menghapus atau mengubah data yang terkait secara tidak sengaja.

6
Membuka, Mengedit, dan Mengisi Tabel

1. Sorot Tabel Departemen dan klik Open, atau sorot tulisan Departemen dan langsung klik dua kali pada
tulisan tersebut.

2. Pada Datasheet View tabel kosong dengan dua buah field siap diisi, ketikkan data pertama di field masing-
masing, kemudian lakukan langkah yang sama untuk semua tabel yang ada.

3. Pada mode ini tabel dapat diisikan sesuai dengan desain tabel yang telah dibuat sebelumnya. Selain mode
pengisian, kita juga dapat mengedit desain yang kita buat sebelumnya, dengan cara mengganti mode

pengisian tabel menjadi mode desain tabel dengan mengklik tombol view pada toolbar dan
demikian juga sebaliknya. Pada mode desain tabel kita dapat mengedit struktur tabel yang telah kita buat
sebelumnya.

4. Setelah empat tabel di atas, isilah 3 tabel lainnya dengan data yang sesuai dengan data yang telah terdapat
pada 4 tabel sebelumnya.

Membuat Form menggunakan Wizard

7
Form digunakan untuk memudahkan dalam menampilkan, memasukkan dan mengadakan perubahan secara
langsung terhadap data dari satu atau banyak tabel yang memiliki relationship. Ketika sebuah form dibuka,
Microsoft Access mengambil data dari satu atau beberapa tabel dan menampilkan ke layar dengan layout yang
dapat dipilih dari menu Form Wizard, atau dengan layout yang dapat dikrreasikan sendiri sesuai dengan
kebutuhan organisasi.

Sebuah tabel ketika dibuka dapat menampilkam banyak record dalam satu waktu, namun terkadang kita perlu
menggeser (scrolling) untuk dapat melihat seluruh data yang terdapat dalam sebuah record. Ketika sebuah tabel
ditampilkan, kita hanya dapat melakukan update terhadap data pada tabel tersebut, sedangkan dengan form kita
dapat melakukan update juga terhadap beberapa tabel yang memiliki relationship.

Sebuah form hanya menampilkan dan focus pada sebuah record dalam satu waktu, serta dapat menampilkan field
dari satu atau beberapa tabel yang memiliki relationship.

Pada praktikum ini kita akan membuat form untuk memudahkan manipulasi data pada sebuah tabel dengan
menggunakan fasilitas wizard yang terdapat pada Microsoft Access. Langkah-langkah pembuatannya adalah
sebagai berikut:

1. Dari jendela forms, klik dua kali pada create form by using wizard

2. Selanjutnya akan muncul jendela form wizard

8
3. Pilihlah tabel yang akan dibuat formnya pada list Tables/Queries, kemudian pilih field yang akan
dimasukkan ke dalam form. Tanda panah satu untuk memilih field satu persatu, sedangkan tanda panah dua
untuk memilih seluruh field sekaligus. Nama field yang terpilih akan berpindah dari kotak Available Fields
ke Selected Field.

4. Setelah memilih field, klik tombol Next untuk memilih layout dari form.

5. Pilih salah satu layout yang dikehendaki, kemudian klik Next untuk memilih style. Setelah memilih style,
klik Next.

6. Pada jendela selanjutnya kita diminta memasukkan nama form, kemudian menentukan apakah form akan
langsung dibuka atau ingin dimodifikasi kembali.

9
7. Setelah selesai mengisi nama dan option di atas, maka form akan selesai dibuat dengan mengklik tombol
finish. Form yang dihasilkan adalah sebagai berikut:

Membuat Report menggunakan Wizard

Microsoft Access menyediakan fasilitas untuk membuat laporan secara otomatis atau membuat versi cetak dari
data yang terdapat pada tabel. Misalnya, kita ingin mencetak nama seluruh mahasiswa yang terdaftar di fakultas.
Untuk membuat report mahasiswa dengan menggunakan wizard, langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Dari jendela reports, klik dua kali create reports by using wizard

10
2. Selanjutnya akan muncul jendela reports wizard

3. Pilihlah tabel yang akan dibuat reportnya pada list Tables/Queries, kemudian pilih field yang akan
dimasukkan ke dalam report. Tanda panah satu untuk memilih field satu persatu, sedangkan tanda panah dua
untuk memilih seluruh field sekaligus. Nama field yang terpilih akan berpindah dari kotak Available Fields
ke Selected Field.

4. Setelah memilih field, klik tombol Next untuk menentukan berdasarkan field mana data dalam tabel akan
dikelompokkan. Kita akan mengelompokkan data pada tabel mahasiswa berdasarkan kode departemennya,
kemudian klik Next.

5. Setelah dikelompokkan, kita akan menentukan berdasarkan field mana data akan di urutkan. Untuk report
mahasiswa kali ini kita akan mengurutkan berdasarkan NRP dari yang terkecil ke yang terbesar (ascending),
setelah itu klik Next.

11
6. Pilih salah satu layout dan orientasi tampilan report yang dikehendaki, kemudian klik Next untuk memilih
style..

7. Pilih style yang dikehendaki, kemudian klik Next.

12
8. Pada jendela selanjutnya kita diminta memasukkan nama report, kemudian menentukan apakah report akan
langsung dibuka atau ingin dimodifikasi kembali.

9. Setelah selesai mengisi nama dan option di atas, maka report akan selesai dibuat dengan mengklik tombol
finish. Report yang dihasilkan adalah sebagai berikut:

13
7.3. Penutup

Dari latihan dan contoh di atas, kita telah dapat membuat sebuah basis data lengkap dengan form dan reportnya
untuk memudahkan penguna basis data. Cobalah berlatih lebih jauh lagi mengerjakan soal-soal latihan. Gunakan
langkah-langkah yang sudah diajarkan, kemudian lakukan explorasi terhadap fasilitas dan fungsi lainnya yang
terdapat dalam Microsoft Access.

Soal-soal latihan

1. Buatlah rancangan basis data fakultas versimu sendiri, dan jelaskan mengapa dibuat demikian!
2. Buatlah basis data perpustakaan dengan menggunakan Microsoft Access!
3. Cobalah untuk mengisikan data di bawah ini pada tabel Bimbingan, Pengajaran, dan KRS. Apa yang terjadi
dan mengapa?

NIP NRP Tahun ajaran


123 456 789 G0197005 2001-2002

NIP Kode_MK waktu tempat Tahun ajaran


145 762 899 G023 Jumat, 08.00-10.00 R. Depan 2005-2006

NRP Kode_MK Tahun ajaran


G0397003 G024 2004-2005

4. Mengapa relasi yang dibuat pada contoh di atas selalu menggunakan field kode, bukan field yang lain
misalnya seperti field nama?Jelaskan jawabanmu!
5. Apa yan terjadi jika referential integrity pada garis relationship tidak digunakan?
6. Apakah fungsi dari sebuah primary key?
7. Apa saja yang membedakan sebuah field yang menjadi primary key dengan field yang lain?
8. Apakah setiap tabel harus memiliki sebuah field sebagai primary key? Jelaskan jawabanmu!

14