¿Te gustaría mejorar tus procesos? Si es así, lee este post con calma porque te voy a
explicar cómo hacerlo con un diagrama de flujo.
En este artículo te explico con detalle cómo puedes hacerlo mediante un diagrama de flujo.
Aquí tienes un resumen de los que aprenderás tras la lectura de este post pero sobretodo no
dejes de leer el último punto en el que te explico qué hacer después de dibujar un diagrama de
flujo:
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Cualquier organización por pequeña que sea tendrás varios procesos. Un diagrama de flujo
ayudará a visualizar y mejorar estos procesos y en definitiva a llevar una mejor gestion
empresarial.
Pero no cabe duda que si un diagrama de flujo es útil en una pequeña empresa imagínate lo
esencial en que se puede convertir dentro de una organización con más 50 o 100 empleados.
Las organizaciones, entre más grandes, más complejos serán sus procesos y es aquí donde un
diagrama de flujo representa una ayuda importantísima al reflejar visualmente y resumir una
cantidad importante de pasos por las cuales se desarrolla cada uno de sus procesos.
Aparte de lo comentado, otros beneficios que obtendrás si trabajas con diagramas de flujo en
tu organización son:
• ayudar a comprender que es un proceso y cuál es el objetivo del proceso que se está
representando en la organización.
• complementar una caracterizacion de procesos.
• ahorrar mucho tiempo en el análisis de los pasos que sigue un proceso.
• facilitar un impacto visual que hace que los procesos sean más visibles facilitando su
comprensión global.
• contribuir a realizar un análisis profundo y exhaustivo del proceso, proporcionando
información sobre posibles mejoras.
• establecer un buen punto de partida para documentar tus procesos y elaborar los
procedimientos.
• identificar pasos clave de cada proceso donde pueda existir un riesgo o este paso pueda
ser crítico para la consecución del objetivo del proceso.
• ofrecer ayuda para analizar la efectividad y eficiencia de los procesos al poder
visualizar que valor aporta cada paso en la consecución del objetivo del proceso
• animar a que los empleados puedan participar en el dibujo y representación gráficos de
los procesos que ellos desarrollan.
• ofrecer una herramienta básica para realizar un analisis de procesos dentro de tu
organización.
La lista de símbolos es un tanto larga, así que voy a exponerte aquella que, según mi opinión,
es más sencilla y práctica a la hora de dibujar tus procesos:
Tipo de diagrama de flujo
En internet podrás encontrar muchos artículos e infinidad de clasificaciones a la hora de
enumerar los tipos de diagrama de flujo que existen.
Desde un punto de vista empresarial, yo los sintetizaría todos según la forma de dibujarlos y
los clasificaría solo en dos:
Diagrama de flujo por bloques: se dibujan los pasos del proceso pero sin entrar en el detalle
de qué puesto de trabajo desarrolla cada paso o interviene en el proceso.
Diagrama de flujo funcional: se dibujan los pasos del proceso detallando qué puesto de
trabajo dentro de la organización es el encargado de ejecutar ese paso del proceso.
Si te das cuenta, tienes todos los ingredientes para saber cómo hacer un diagrama de flujo.
Lo primero es saber qué proceso vas a dibujar. ¿Vas a dibujar un pequeño proceso? ¿Vas a
dibujar un gran proceso o vas a dibujar los diferentes subprocesos que componen un gran
proceso?
Son las personas que te van a ayudar a dibujar y representar esos procesos. Qué duda cabe que
las personas más idóneas para representar un proceso en un gráfico son las propias personas
involucradas en los propios procesos.
Reúnelas y explícales el trabajo que quieres realizar para que te puedan explicar con detalle
que pasos realizan.
En muchas ocasiones no se realiza esta reunión porque se cree que se conoce el proceso y los
pasos que existen dentro de él. Te sorprendería saber las ocasiones en las que se cree que las
cosas se hacen de una forma pero luego se hacen de otra forma por parte de los trabajadores.
Como toda tarea debes tener claro dónde comienza y donde termina cada uno de los procesos
que vas a dibujar.
Es muy probable que la terminación de un proceso conecte con el inicio de otro proceso antes
de entregar tu producto / servicio al cliente. Por lo tanto identifica bien dónde comienza el
proceso (qué tarea, persona o actividad dispara ese proceso) y dónde termina para ser
En el paso siguiente cuando vayas a dibujar el proceso, recuerda usar esta simbología tanto
Con la información que te han aportado las personas involucradas en los procesos resume esa
secuencia en una serie de pasos que serán los que vas a representar mediante un dibujo.
Recuerda dibujar los registros de control que puedan existir en dicho proceso.
Recuerda dibujar los pasos en los cuales hay que tomar una decisión o existe una alternativa
en el proceso.
A este servicio se accede mediante un usuario y contraseña y se puede disponer del mismo en
cualquier momento.
La ventaja de este tipo de servicios son varias pero algunas que yo veo destacables son las
siguientes:
Como herramientas para dibujar diagramas de flujo online existen muchas opciones pero
las más conocidas son estas:
• Lucidchart
• Smartdraw
• Canva
En un despacho de contabilidad podría existir este diagrama de flujo para el proceso: Solicitud
de Oferta y comienzo de elaboración de contabilidades:
Para el mismo despacho de contabilidad puede existir el siguiente diagrama de flujo para el
proceso: Elaboración de modelos tributarios:
Qué hacer después de dibujar un diagrama de flujo
En muchas ocasiones las organizaciones cuando dibujan un diagrama de flujo se quedan en
ese paso y no van más allá.
Pero una parte muy importante cuando esquematizamos procesos mediante el dibujo en
un diagrama de flujo es preguntarnos algunas cosas para intentar mejorar es proceso.
Aprovecha que tienes dibujado el diagrama de flujo para hacerte estas preguntas: