Anda di halaman 1dari 4

Etika Bertelepon (Telepon Handling)

Pengertian Etika Bertelepon


Etika bertelepon adalah tata krama, sopan-santun tata pergaulan
dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi
berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan
bersahabat. Disini dijelaskan bahwa saat kita menelepon atau
menerima telepon kita harus menggunakan bahasa yang sopan, tegas,
ramah dan lain-lain sehingga menimbulkan kesan bersahabat.

Hal-hal yang Harus Diperhatikan Ketika Bertelepon


a. Jangan biarkan telepon berdering lebih dari 3 kali. Disini kita
disarankan apabila telepon berbunyi, kita harus segera
mengangkat telepon tersebut dan kita tidak boleh membiarkan
telepon itu berbunyi terlalu lama
b. Dengarkan mitra bicara dan berkonsentrasi dengan pihak
penelepon. Kita harus mendengarkan dengan baik apa yang
penelepon katakan. Dan kita juga harus bisa berkonsentrasi pada
pihak yang menelepon supaya tidak terjadi kesalah-pahaman
antara penelepon dengan kita dan supaya tidak timbul kesan acuh
tak acuh.
c. Mengangkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan
memegang peralatan tulis serta kertas Lembar Pesan Telepon
d. Menyampaikan salam, menyapa penelpon dengan sebutan
ibu/bapak.
e. Menyebutkan identitas diri, kantor atau perusahaan
f. Mencatat hal-hal penting dalam lembar pesan telepon (LPT)
g. Apabila penelepon kurang jelas jangan sampai menyebutkan kata
apa, hah, heh, karena tidak sopan.
h. Jika penelepon belum menyebutkan identitasnya mintalah agar
penelepon menyebutkan identitasnya
i. Usahakanlah menerima telepon dengan semangat
j. Jika penelepon terdengar tidak ramah, atau bermaksud mengadu,
tanganilah dengan cara profesional.
k. Mendengarkan dengan seksama apa yang diinginkan penelepon
l. Menjawab setiap pertanyaan dengan jelas
m. Menyebutkan nama penelepon dengan tepat, jangan sampai keliru

Langkah-langkah dan teknik menelepon


a. Siapkan nomor telepon. Sebelum kita menelepon sebaiknya kita
siapkan dulu nomor yang akan kita tuju, supaya saat kita
menelepon tidak terjadi kesalahan atau yang sering disebut salah
sambung.
b. Tekan nomor telepon yang dituju. Setelah nomor telepon yang
ingin kita tuju dirasa sudah benar, barulah kita tekan nomor yang
ingin kita hubungi tersebut.
c. Ucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda. Setelah telepon
tersambung segera ucapkan salam dan identitas diri Anda.
d. Mengutarakan maksud dan tujuan bertelepon. Setelah pihak
penerima telepon menjawab salam kita, langsung kita ucapkan
maksud dan tujuan kita menelepon, tentu harus dengan bahasa
yang baik dan benar.
e. Ucapkan salam penutup untuk mengakhiri pembicaraan. Setelah
selesai berbicara dan tidak ada lagi yang ingin dikatakan serta
tidak ada pertanyaan dari pihak penerima segera ucapkan salam
penutup untuk mengakhiri pembicaraan.
Langkah-langkah dan teknik menerima telepon
a. Segera angkat telepon jika berdering. Saat Anda mendengar
telepon Anda berdering, segera angkat telepon tersebut.
b. Ucapkan salam begitu Anda menjawab telepon. Setelah pihak
penelepon mengucapkan salam segera Anda balas salam tersebut.
c. Tanyakan nama dan identitas penelepon serta maksud dan tujuan
penelepon. Sebelum Anda mengobrol dengan dia, tanyakan dahulu
siapa namanya dan apa maksud atau tujuannya menelepon.
d. Apabila orang yang dituju tidak ada ditempat maka beritahukan
dengan sopan dan tawarkan pada penelepon untuk meninggalkan
pesan. Apabila pihak penelepon ingin berbicara dengan pimpinan
Anda, sedangkan pimpinan Anda tidak ada ditempat, beritahukan
kepada dia bahwa pimpinan Anda sedang tidak ada ditempat tapi
tetap dengan bahasa yang sopan, dan jangan lupa tawarkan pada
penelepon untuk meninggalkan pesan.
e. Mengucapkan salam penutup. Setelah selesai berbicara, ucapkan
salam penutup dan segera tutup telepon.

Hal-hal yang perlu dihindari saat melakukan telepon


a. Suara terlalu keras. Saat berbicara di telepon, kita tidak boleh
berbicara terlalu keras.
b. Bicara ditelepon sambil makan atau berdecak. Saat berbicara di
telepon kita tidak boleh sambil makan atau berdecak.
c. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara ditelepon. Kita tidak
boleh berbicara dengan orang lain saat bertelepon, supaya tidak
terjadi kesalah-pahaman.
d. Berbicara dengan nada kasar atau membentak. Saat berbicara
kita tidak boleh menggunakan nada yang kasar, bahkan sampai
membentak pihak lawan bicara.
e. Berbicara dengan nada memerintah. Jangan pernah saat
menelepon kita menggunakan nada yang memerintah.
f. Membirkan penelepon menunggu terlalu lama tanpa penjelasan.
Saat bertelepon jangan membuat lawan bicara kita menunggu
terlalu lama.

Intisari :

Etika bertelepon adalah tata krama, sopan-santun tata pergaulan


dalam bertelepon (menerima-melakukan kontak telepon) yang meliputi
berbicara dengan jelas, tegas, terkesan ramah, hangat dan
bersahabat

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam bertelepon,


diantaranya:
Mengangkat telepon dengan tangan kiri dan tangan kanan memegang
peralatan tulis serta kertas Lembar Pesan Telepon, Menyampaikan
salam, menyapa penelpon dengan sebutan ibu/bapak, Menyebutkan
identitas diri, kantor atau perusahaan.

Adapula hal-hal yang harus dihindari saat melakukan telepon,


diantaranya:
Suara terlalu keras. Saat berbicara di telepon, kita tidak boleh
berbicara terlalu keras, Bicara ditelepon sambil makan atau
berdecak. Saat berbicara di telepon kita tidak boleh sambil
makan atau berdecak, Berbicara dengan orang lain selagi berbicara
ditelepon. Kita tidak boleh berbicara dengan orang lain saat
bertelepon, supaya tidak terjadi kesalah-pahaman.