AUDIT SMK3

(PP no. 50 tahun 2012)

Oleh Zakir Ali, S.Sos

CUSTOMER SERVICE :
Graha SUCOFINDO, 1st Floor, Jl Raya Pasar Minggu Kav.34
Jakarta12780 Indonesia
Phone (62-21) 798 3666 Ext : 1116, 1124 Fax (62-21) 798 3888, 798 6473
E-mail : customer.service@sucofindo.co.id
TUJUAN
Memberikan informasi berkaitan
dengan tata cara audit internal
SMK3 serta ruang lingkup audit
berdasarkan Peraturan Pemerintah
RI No. 50/2012
 Peningkatan Komitmen
Berkelanjutan dan
Peninjauan Kebijakan
Ulang &
Peningkatan Perencanaan
oleh manajemen SMK3

Pengukuran
dan
Penerapan
Evaluasi
SMK3
Pemeriksaan secara sistematik dan independen untuk
menentukan suatu kegiatan dan hasil-hasil yang
berkaitan sesuai dengan pengaturan yang
direncanakan dan dilaksanakan secara efektif dan
sesuai untuk mencapai kebijakan dan tujuan
perusahaan
TUJUAN AUDIT INTERNAL SMK3
• Mengukur keefektifan penerapan SMK3
di tempat kerja
• Pemenuhan persyaratan/perundangan
K3
• Menentukan tindakan perbaikan sistem
• Pemenuhan persyaratan pihak
eksternal (klien, pelanggan, dll)
• Untuk mendapatkan pengakuan/
dalam rangka kegiatan sertifikasi
 JENIS AUDIT

 First party
party--audit
yaitu audit yang dilakukan oleh personil organisasi atau
atas nama organisasi untuk kegiatan manajemen review
atau kebutuhan internal lainnya (AUDIT INTERNAL)
 Second party
party--audit
yaitu audit yang dilakukan oleh pihak yang memiliki
kepentingan terhadap organisasi, misal : pelanggan
(AUDIT EKSTERNAL)
 Third party
party--audit
yaitu audit yang dilakukan oleh pihak eksternal
organisasi, misal organisasi audit yang independen, dalam
rangka sertifikasi untuk pemenuhan persyaratan SMK SMK33
(AUDIT EKSTERNAL)
 FUNGSI ORGANISASI AUDIT

Pada audit internal terdapat 3 pihak yang terlibat

dalam proses audit yaitu

• Auditee : yaitu organisasi/unit yang diaudit

• Auditor : personil yang melakukan audit
• Klien : organisasi atau personil yang meminta audit
(misal : wakil manajemen untuk K3)
PRINSIP DALAM AUDIT

• Ethical conduct :
AUDITOR  kepercayaan, integritas,
kerahasiaan
• Fair presentation :
 Melaporkan secara jujur & akurat
• Due professional care

PROSES • Independence
AUDIT • Evidence--based approarch
Evidence
/Pendekatan pada bukti
 AKTIFITAS AUDIT
INTERNAL SMK3

1. Persiapan awal audit

2. Persiapan audit lapangan
3. Pelaksanaan audit lapangan
4. Pembuatan laporan
5. Tindak Lanjut

Sumber: ISO/FDIS 19011:2002(E)

 Contoh proses audit internal SMK3

WM SMK3 Auditor Auditee

• Menetapkan jadual • Menentukan tugas Membuat rencana

tahunan audit tim auditor tindakan perbaikan
• Penentuan tim • Persiapan dokumen 5 ketidaksesuaian
auditor untuk pelaksanaan
1 • Membuat rencana audit
audit (audit plan) • Konfirmasi pada
• Informasi kepada auditee
auditee 2

Menerima laporan & Melaksanakan audit

memastikan tindakan sesuai audit plan
perbaikan dilakukan 3
6
4 Menyampaikan Laporan NC
ketidaksesuaian pada
auditee & laporan audit
pada WM SMK3
 I. Persiapan awal audit

• Penetapan jadual audit internal SMK

SMK33
• Menunjuk auditor dari personil perusahaan
• Persyaratan bagi auditor internal sesuai PP No No..
50/
50 /2012 :
– Kompeten dan bersertifikasi Depnaker
– Independen (tidak mengaudit unitnya sendiri
sendiri))
• Menetapkan rencana audit (audit plan)
• Informasikan kegiatan audit kepada pihak auditee
(jadual
jadual,, auditor yang akan mengaudit & rencana
audit)..
audit)
II. Persiapan Audit Lapangan

• Mempelajari rencana audit (audit plan)

• Menentukan pembagian tugas tim audit
• Konfirmasi kedatangan kepada auditee
• Persiapan alat & dokumen untuk kegiatan audit:
– Checklist
– Form laporan ketidaksesuaian
– Alat tulis
– Daftar hadir
– Alat pelindung diri
III. Pelaksanaan Audit Lapangan

• Pelaksanaan pertemuan pembuka

• Komunikasi selama proses audit dengan auditee
• Mengumpulkan dan verifikasi informasi melalui:
– Wawancara
– Observasi lapangan
– Review dokumen
• Mencatat bukti audit (audit evidence)
• Persiapan kesimpulan audit
• Pelaksanaan pertemuan penutup
Wawancara

Agar wawancara dapat berjalan efektif maka :

• Ajukan pertanyaan dengan tata bahasa yang jelas, tepat

sasaran, tidak bertele-
bertele-tele

• 5 W & 1 H (what, why, when, where, who & how)

• Show me (dapatkah anda tunjukkan… ?)

• Hindari jawaban berupa “Ya atau Tidak”

• Be a good listener !

• Perhatikan sikap dan bahasa tubuh

Review Dokumen
Pemeriksaan Dokumen terhadap
terhadap::
• Pedoman atau Manual SMK
SMK3
3
• Prosedur kerja atau Operasional
• Instruksi Kerja
• Formulir
• Catatan
Catatan--catatan K3
• Struktur organisasi
• Dokumen
Dokumen--dokumen lain yang relevan
Pencatatan Ketidaksesuaian Audit

Pencatatan temuan/ketidaksesuaian audit dibuat

dengan sejelas mungkin sehingga auditee dapat
melakukan perbaikan

L Location OObjective Evidence R Reference

O
Contoh : L
Di unit bengkel ditemukan pekerja tidak menggunakan
APD seperti yang dipersyaratkan dalam matriks
standar penggunaan APD PT ABC .

R
Pertemuan Penutup
Hal--hal yang dilakukan pada pertemuan penutup :
Hal
• Auditor menyampaikan temuan audit
• Klarifikasi temuan audit kepada auditee
• Meminta kepada auditee :
 Menetapkan bentuk tindakan perbaikan (corrective)
 Menetapkan batas waktu penyelesaian & penanggung
jawab pelaksana tindakan perbaikan

NCR
(Non Conformance
Report)
IV. Pembuatan Laporan Audit

• Tim audit membuat laporan audit antara lain

berisi::
berisi
– Tujuan audit
– Ruang lingkup audit
– Informasi auditee (nama, bagian/fungsi)
– Informasi tim auditor
– Waktu pelaksanaan audit
– Temuan audit (beserta corrective up action)
– Kesimpulan audit
• Laporan audit disahkan dan didistribusikan pada
manajemen dan personil lain yang berkepentingan
V. Tindak Lanjut Hasil Audit

• Melakukan verifikasi atas selesainya dan efektifitas

tindakan perbaikan yang telah dilakukan auditee
• Sebagai bahan masukan kepada pihak manajemen
• Sebagai pertimbangan untuk frekuensi audit internal
berikutnya,,
berikutnya
RUANG LINGKUP & INTERPRETASI AUDIT SMK3
(Lampiran II PP
PP No. 50/2012
50/2012))

1 Pembangunan dan Pemeliharaan Komitmen

2 Strategi Pendokumentasian
3 Peninjauan Ulang Perancangan dan Kontrak
4 Pengendalian Dokumen
5 Pembelian
6 Keamanan Bekerja Berdasarkan SMK3
7 Standar Pemantauan
8 Pelaporan dan Perbaikan Kekurangan
9 Pengelolaan Material dan Perpindahannya
10 Pengumpulan dan Penggunaan Data
11 Audit Internal SMK3
12 Pengembangan Ketrampilan dan Kemampuan
Perusahaan membangun dan
Memelihara komitmen K3 melalui :
 Kebijakan K3
 Tanggung Jawab & Wewenang
 Tinjauan Ulang & Evaluasi
 Keterlibatan Pekerja
Strategi pendokumentasian
seluruh sistem,,
sistem prosedur,,
prosedur
instruksi kerja
kerja,, dan formulir serta
program kerja yang berkaitan
dengan pelaksanaan K3 ditempat
kerja,, meliputi :
kerja

• Perencanaan rencana strategi

K3
• Manual SMK
SMK33
• Penyebarluasan informasi K3
Perusahaan harus melakukan peninjauan
ulang untuk setiap desain dan kontrak
dengan memperhatikan aspek-
aspek-aspek K3
yang terkait di dalamnya :

• Pengendalian perancangan
• Peninjauan ulang kontrak
Elemen ini mengaudit bagaimana perusahaan
melakukan pengendalian terhadap semua
dokumen yang terkait dengan pelaksanaan
SMK3
SMK 3

• Persetujuan dan pengeluaran dokumen

– Identifikasi dokumen
– Distribusi dokumen
– Menjamin peredaran dokumen versi terkini
• Perubahan dan modifikasi dokumen
Integrasikan Aspek K3 dalam
melakukan pembelian :
• Spesifikasi dari pembelian barang dan
jasa
• Sistem verifikasi barang dan jasa
yang dibeli
• Kontrol barang dan jasa yang dipasok
pelanggan
 Perusahaan harus memastikan bahwa semua proses kerja dan semua aspek
terkait yang ada di seluruh tempat kerja telah diterapkan dengan aman,
meliputi :

•Sistem kerja •Prosedur

•Pengawasan pemeliharaan
sarana produksi
•Seleksi dan •Pelayanan kerja
penempatan personil •Tanggap darurat
•Lingkungan
kerja • P3K
Perusahaan harus memiliki sistem
pemantauan lingkungan tempat kerja
dan pemantauan kesehatan karyawan
secara teratur :
• Pemeriksaan bahaya
• Pemantauan lingkungan kerja dan
kesehatan
• Peralatan inspeksi
inspeksi,, pengukuran dan
pengujian
Penyelidikan dan tindakan perbaikan dapat
merupakan sarana untuk memberi
masukan kepada pihak manajemen dalam
melakukan perbaikan, perusahaan harus
memiliki suatu sistem pelaporan dan
perbaikan terhadap setiap kekurangan
yang ada :
• Pelaporan keadaan darurat
• Pelaporan Insiden
• Pelaporan kecelakaan kerja
• Penanganan masalah
Perusahaan harus memiliki suatu sistem
yang mengatur penanganan dan
perpindahan material yang dilakukan baik
secara mekanis maupun manual dimana
sistem tersebut juga mengintegrasikan
aspek K3 :
• Penanganan manual & mekanis
• Sistem pengangkutan
pengangkutan,, penyimpanan &
pembuangan
• B3
 Perusahaan harus
memelihara catatan dan
menyebarluaskan data
kegiatan K3 di perusahaan

 Informasi yang berkualitas

didasarkan pada
pengumpulan dan analisa
data secara sistematis
Perusahaan harus melakukan peninjauan
ulang terhadap sistem manajemen K3 yang
diterapkan di tempat secara berkala untuk
menyakinkan bahwa SMK3 telah berfungsi
dengan efektif melalui :
• Audit internal SMK3
Perusahaan harus memiliki suatu sistem yang
memastikan seluruh karyawan dan manajemen
yang ada di tempat kerja telah memperoleh
pelatihan untuk setiap jenis tugas yang
dilakukan
• Strategi pelatihan
• Pelatihan bagi manajemen & supervisor
• Pelatihan bagi pekerja
• Pelatihan bagi pengunjung & kontraktor
• Pelatihan keahlian khusus
 PENILAIAN KRITERIA
AUDIT SMK3
• Kategori KRITIKAL :
– Temuan yang mengakibatkan fatality/kematian
• Kategori Mayor :
– Tidak memenuhi Peraturan Peruu.
– Tidak melaksanakan salah satu prinsip SMK3
– Terdapat temuan minor utk satu kriteria audit
dibeberapa lokasi
• Kategori Minor :
– Tidak konsisten dalam pemenuhan peraturan peruu,
standar, pedoman dan acuan lainnya.
TINGKAT KEBERHASILAN PENERAPAN
SMK3

 0 – 59 % dari total kriteria : tingkat

penilaian penerapan kurang

 60 – 84 % dari total kriteria : tingkat

penilaian penerapan baik

 85 – 100 % dari total krireria : tingkat

penilaian penerapan memuaskan.
 Ada pertanyaan..?

Terima kasih