Anda di halaman 1dari 16

All About event

Tahapan Dalam Pelaksanaan


Sebuah Event
PUBLI SH ED O N 11 November 2008
Tahapan Dalam Pelaksanaan Sebuah Event

Event Organizer (EO) adalah melulu tentang teamwork. Tidak ada ceritanya sebuah event
bisa berjalan dengan satu orang individu. EO terdiri dari banyak divisi dan bagian kerja yang
memiliki permasalahan kompleks dan membutuhkan penanganan cepat dalam waktu
bersamaan untuk tujuan yang sama. Yaitu keberhasilan sebuah event, tidak peduli apakah itu
event skala besar atau kecil.

Dalam menghadapi sebuah event, umumnya akan terbagi dalam tiga tahapan, yaitu :

1. Pra Produksi (Planning)

Merupakan bagian penentu kelancaran operasional saat produksi. Pra produksi beres dan
bagus, maka produksi akan semakin ringan. Jika masih ada permasalahan yang belum
beres akan mengganggu jalannya produksi. Tidak ada kesuksesan tanpa perencanaan dan
persiapan. Keberhasilan sebuah event sangat bergantung pada persiapan menghadapi
event tersebut. Bahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini.
Persiapan bisa dimulai dari membentuk teamwork plus tugas masing-masing personal.

Tahapan dalam fase ini bisa saja terdiri dari :

Menerjemahkan ide menjadi sebuah konsep

Pembentukan tim dan pembagian kerja/tugas masing-masing

Penyusunan konsep kreatif, budgeting, rundown, talent, artistik & desain

Penentuan/survey/observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, konsumsi, transportasi,


dokumentasi, target pasar, audience dan lain-lain.

Produksi material promosi, publikasi, dan sosialisasi event

Penyelesaian administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing dan lain-lain

Dan lain-lain
2. Produksi ( Excecution)

Dalam tahapan ini kinerja sebuah EO akan dilihat dan diamati oleh banyak pihak.
Koordinasi antar bagian harus benar-benar efektif dan efisien, hal ini bisa didukung
dengan persiapan pada Pra Produksi yang matang. Namun kadangkala apa yang
direncanakan dalam Pra produksi seringkali berbeda dengan apa yang dihadapi. Karena
terkadang permasalahan muncul saat event sedang berjalan. Sehingga membutuhkan
kepekaan dalam improvisasi serta koordinasi lebih lagi. Selesaikan dengan improvisasi
yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika menyangkut teamwork. Tapi jika
menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien untuk memecahkan masalah
secara bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan aman untuk semuanya
(untuk EO kita, klien maupun audience).

Bekerja di dunia EO adalah menjual jasa, karena itu tahap eksekusi event adalah etalase,
tempat memajang barang dagangan (jasa) agar dilirik orang kemudian orang tersebut
membeli.

Banyak pemilik produk, calon-calon klien maupun sponsor, penonton dan bahkan EO lain
yang notabene kompetitor kita sendiri yang melakukan penilaian terhadap EO kita.
Penilaian baik tidaknya sebuah EO bisa dilihat dari kinerja EO tersebut saat menggelar
event atau dalam tahap eksekusi. Ketika terlihat EO bekerja rapi, event berjalan lancar dan
sukses, kesempatan untuk mendapatkan proyek event lainnya akan datang dengan
sendirinya.

Keberhasilan event ini bisa saja diukur dari :

Kesiapan semua talent dan pengisi acara

Kesiapan perlengkapan dan property penunjang

Kesiapan pengamanan dan keamanan

Kesiapan semua kru, seperti : show director, stage manager, stage crew, runner, sound
engineer, ligthingman dan bagian-bagian yang lain.

Running event digelar sesuai rundown

Respon audience dan atau impact yang didapat

Sesuaikah dengan tujuan dan target yang telah ditetapkan

Dan lain-lain

3. Pasca Produksi (Reporting)


Tahap ini adalah tahap dimana EO mempertanggungjawabkan pekerjaannya secara
tertulis. Pekerjaan apa saja yang menjadi tanggung jawab EO dilaporkan kepada
klien/pemberi kerja atau pihak-pihak lain yang terkait disertai evaluasi dan dilengkapi
dokumentasi, apapun dan bagaimanapun sebuah event itu berjalan, apakah sukses atau
gagal tetap harus dipertanggungjawabkan.

Aktivitas dalam fase ini bisa saja meliputi :

Evaluasi event

Penyusunan laporan

Pengajuan invoice

Apa saja yang harus dipersiapkan oleh Event


Organizer ketika ingin menyelenggarakan sebuah
acara/konser?
1 Jawaban

Wahyu Saputra, Calon Sarjana


Dijawab 4 Okt

Dalam melaksanakan sebuah event, event organizer harus melakukan persiapan dengan
detil dan matang. Tujuan utama event adalah memuaskan kliennya. Maka dari itu, setiap
persiapan harus dilakukan secara teliti.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam persiapan event. Pastikan jangan
sampai ada yang terlewat.

1. Venue atau tempat acara. Lakukan temu koordinasi dengan pihak penyedia
ini, semua kebutuhan event harus dichecklist dan disampaikan.
2. Production Meeting. Team produksi EO harus terbentuk dan dapat job desk
dan checklist yang jelas. Semua pihak harus tahu ‘What to do’.
3. Checklist. Tidak ada bagian dari komponen acara yang tidak tercatat
kebutuhannya. Hal terkecil sampai yang krusial harus tercatat rapih.
4. Biaya. Pastikan biaya yang dikeluarkan dalam event tidak lebih dari yang
disusun di awal. Banyak ancaman bengkaknya budget, jadi hal ini harus sangat
diperhatikan.
5. Materi Promosi. Event publik tentu ingin mengundang massa, pastikan promo
jalan dan terpasang baik. Waktu tidak bisa diulang.
6. Timeline. Stick pada timeline produksi. Harus tahu mana yang prioritas dari
waktu dan urgensi dan mana yang bisa ditunda. Be efficient!
7. Koordinasi Talent. Harus ada officer yang urus schedule gladi resik dan
kebutuhan tampil untuk hindari keterlambatan dan kesalahan saat tampil.
8. Vendor Coordination. Sukses event adalah keselarasan dan kesamaan visi dari
para pendukung acara seperti vendor dan sub-kontraktor.
9. Logistik Internal. Semua yang bekerja dalam mempersiapkan event sangat
butuh support logistik, berdasarkan checklist, kebutuhan harus ada.
10. Final Check. Pastikan semua yang harus dipersiapkan di-check bersama
dengan tim internal dan klien, untuk pastikan berjalan sesuai rencana.
Nah, menyangkut izin acara dan lain hal, sudah seharusnya klien dan pihak panitia yang
menyelesaikan segala urusan dengan pihak yang memberi izin.

Tips/Cara Merencanakan dan Mengeksekusi


Event dengan Baik dan Terarah

1. Membuat tema/konsep acara yang jelas


Faktor utama yang menjadi pertimbangan diadakannya sebuah acara yaitu konsep
atau tema acara yang jelas. Tema acara adalah faktor utama yang mengawali
tahapan perencanaan selanjutnya. Bagaimana menentukan konsep event yang
bagus? Konsep event yang baik adalah yang mampu memberikan hal-hal baru yang
menarik bagi khalayak. Mungkin saja sebuah acara sudah pernah diterapkan
sebelumnya. Namun dengan kreativitas yang tinggi, acara itu bisa dikemas dengan
konsep yang baru dan dalam suasana yang lebih menyegarkan.

Baca juga:

 5 Festival Jazz di Indonesia yang Ditunggu-tunggu Penikmat Musik


 Jakarta Modest Fashion Week, Hadirkan Puluhan Desainer Busana
dari 5 Benua
 100+ Daftar Media Partner Terlengkap untuk Promosiin Event
Kamu
Untuk menyusun konsep acara, pihak penyelenggara melakukan diskusi atau
brainstorming di antara anggotanya. Salah satu faktor yang mempengaruhi konsep
acara yaitu target audience yang dituju. Dengan kata lain, siapakah orang yang
diharapkan akan mendatangi acara yang akan diselenggarakan. Contohnya event
bazaar produk-produk fashion dengan tema etnik yang diselenggarakan di mall
terkemuka dan ditujukan untuk kalangan menengah ke atas, berjenis kelamin pria
dan wanita yang berusia antara 25 – 40 tahun.

2. Merencanakan anggaran
Setelah tema acara ditentukan, maka tahap selanjutnya yaitu merencanakan
anggaran. Penyelenggaraan sebuah event tentu membutuhkan biaya yang tidak
sedikit. Selain itu, perlengkapan yang harus dipersiapkan sangatlah banyak mulai
dari menyewa tenda, sound system, konsumsi, seragam crew, media iklan untuk
branding, ID card, dan sejenisnya. Buatlah daftar (checklist) peralatan secara detail
dan lengkap yang dibutuhkan untuk menunjang operasional acara.

Jika daftar peralatan utama telah disusun, maka selanjutnya adalah mencari tahu
harga tiap-tiap item yang ada dalam daftar tersebut. Untuk mengetahui berapa
biaya masing-masing item tentu kamu perlu survei ke vendor-vendor terpercaya
yang ada di kota kamu. Misalnya kamu ingin tahu berapa biaya produksi ID card
sejumlah 200 pcs, maka kamu perlu mengecek harga cetak di tempat percetakan
terdekat. Tips yang sering dilakukan oleh penyelenggara event biasanya mencari
vendor yang bisa memberi harga lebih murah namun dengan kualitas yang bagus.
Hal itu dilakukan untuk menekan ongkos produksi dan mencegah terjadinya
pembengkakan biaya operasional.

3. Susun timeline yang matang


Kesuksesan sebuah event sangat tergantung pada perencanaan yang matang. Salah
satu cara yang bisa dilakukan untuk membuat rencana event yaitu dengan
menyusun timeline. Timeline ini sangat diperlukan untuk mengetahui progress
pelaksanaan dan sebagai alat monitor untuk memastikan bahwa segala sesuatunya
telah dikerjakan dengan baik. Timeline ini perlu diberitahukan kepada penanggung
jawab acara, koordinator lapangan atau event manager lalu disampaikan kepada
setiap anggota tim agar mereka bisa memastikan bahwa pekerjaan akan selesai
tepat pada waktunya.

Menyusun timeline dilakukan dengan membuat semacam tabel yang berisi tanggal
dan bulan menjelang dilaksanakannya sebuah event. Dalam tabel timeline tersebut,
kamu harus menentukan deadline dan bisa memastikan bahwa pekerjaan dapat
terselesaikan sesuai tenggat waktu yang ditetapkan. Misalnya, tanggal 27 Oktober
2019 panggung konser sudah harus berdiri lengkap dengan semua sound system
yang diperlukan.

4. Buat rundown acara yang terencana


Rundown merupakan jadwal atau rangkaian kegiatan saat berlangsungya event
pada hari H. Rangkaian acara perlu disusun jauh-jauh hari sebelum acara
terselenggara agar segala sesuatunya dapat dipersiapkan dengan baik. Selain itu,
rundown berfungsi sebagai informasi bagi para calon pengunjung yang hendak
datang ke acara. Tak jarang, orang tertarik datang ke sebuah acara setelah melihat
rundown yang disampaikan oleh panitia.

Hal-hal yang perlu ditampilkan pada rundown yaitu tanggal, tempat, waktu, dan
rangkaian kegiatan. Lewat rundown, calon pengunjung bisa mengatur jadwal hari
dan jam berapa mereka akan datang ke tempat acara. Misalnya seminar
kewirausahaan dengan pembicara pebisnis kuliner yang sukses mendapatkan omset
miliaran rupiah per bulan pada hari Minggu, 4 Desember 2017 pukul 10.00 – 13.00
WIB. Acara selanjutnya menghadirkan pebisnis tamatan SMP yang memberikan tips
berbisnis kerajinan hingga menembus pasar internasional pada hari Minggu, 4
Desember 2017 pukul 14.00 – 16.00 WIB.

5. Tentukan target yang hendak dicapai


Taget atau tujuan yang hendak dicapai merupakan inti dari sebuah acara. Tanpa
tujuan yang jelas, sebuah event tak memiliki makna dan tidak memiliki manfaat
apapun. Dalam pelaksanaan sebuah bazaar misalnya, kamu bisa menentukan
berapa jumlah peserta dan target pengunjung yang diperkirakan akan hadir. Lebih
spesifik lagi contohnya seperti ini: bazaar diikuti oleh 200 peserta, dihadiri oleh
10.000 pengunjung, dan membukukan transaksi senilai Rp. 1 miliar selama 3 hari
pelaksanaan.
6. Susun rencana alternatif
Ada kalanya satu rencana yang telah disusun ternyata tidak berjalan dengan
semestinya. Nah, sebelum hal yang tak diinginkan itu terjadi, ada baiknya kamu
menyusun rencana cadangan. Susunlah dan perkirakan beberapa skenario yang
mungkin saja terjadi di lapangan. Misalnya jika ternyata pengisi acara utama
ternyata berhalangan hadir, maka penyelenggara memiliki rencana lain untuk
mengantisipasi hal tersebut.

Ilustrasi event | Foto: Unsplash/MD Duran


7. Tentukan pengisi acara
Pengisi acara sangat tergantung pada bentuk dan tema kegiatan yang akan
dilaksanakan. Jika acara tersebut adalah konser musik tentu lebih tepat jika
mengundang penyanyi, group band maupun musisi. Lain halnya jika acaranya
adalah talkshow atau seminar, pengisi acaranya yaitu narasumber yang memiliki
kompetensi dan keahlian di bidangnya. Selain pengisi acara, perlu diperhatikan juga
siapakah MC (master of ceremony), host atau moderator yang akan memandu
jalannya kegiatan.

Untuk mendapatkan pengisi acara, maka penyelenggara perlu mengundang pengisi


acara tersebut jauh-jauh hari sebelumnya. Selain itu, kamu juga harus bisa
memastikan bahwa pengisi acara tersebut bisa hadir pada saat acara berlangsung.
Tentu saja, pengisi dan pembawa acara mendapatkan kompensasi berupa komisi
atau honor yang diberikan oleh penyelenggara. Harga yang dipatok oleh pengisi
maupun pembawa acara berbeda-beda tergantung reputasi atau jam terbang yang
mereka miliki.

8. Kerja sama dengan vendor terpercaya


Penyelenggaraan event membutuhkan berbagai macam peralatan pendukung
seperti catering, sewa mobil, tenda, booth pameran, sound system, dan sebagainya.
Tentu saja semua perlengkapan itu tidak bisa dipenuhi sendiri dan membutuhkan
kerja sama dengan pihak lain sebagai vendor. Memilih vendor yang terpercaya
bukanlah hal yang mudah. Pastikan bahwa vendor mampu memenuhi keperluan
yang dibutuhkan dan bisa menepati deadline yang diberikan.

Misalnya penyelenggara membutuhkan 250 booth pameran yang dibutuhkan dan


vendor harus bisa memberikan sesuai permintaan. Untuk lebih mempererat kerja
sama, kamu bisa menyodorkan kontrak kerja sama untuk mengantisipasi setiap
kemungkinan yang terjadi. Dengan kontrak kerja sama, maka vendor lebih memiliki
komitmen untuk menyediakan segala jenis keperluan. Selain itu, dengan kontrak
kerja sama pula, kamu bisa bernegosiasi masalah harga agar bisa lebih murah.
9 Selesaikan masalah perizinan
Sebuah acara bisa terselenggara dengan lancar karena telah mengantongi izin dari
pihak berwenang maupun pihak-pihak terkait. Perizinan merupakan bentuk
legalisasi bahwa acara diselenggarakan sesuai koridor hukum dan sebagai cara
untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak diinginkan. Selain itu, dengan perizinan
yang jelas, event dapat terselenggara dengan aman dan setiap pengunjung yang
hadir, peserta maupun pihak penyelenggara sendiri mendapatkan perlindungan dari
aparat hukum.

Bentuk-bentuk kegiatan yang membutuhkan izin dari kepolisian yaitu bazaar,


pameran, konser, pasar malam, pawai, karnaval, dan sejenisnya. Persyaratan
perizinan event yaitu dengan mengajukan surat permohonan yang berisi bentuk,
waktu, dan tempat kegiatan, pengisi acara, dan jumlah peserta. Kelengkapan lain
yaitu melampirkan proposal kegiatan, izin tempat, dan fotokopi KTP penanggung
jawab. Perizinan harus dilayangkan ke kepolisian minimal 7 hari sebelum acara
dilaksanakan.

10 Pendelegasian tugas yang jelas


Keberhasilan sebuah event tidak bisa dicapai jika tidak ada kerja sama tim. Oleh
karena itu, penyelenggara event harus membentuk tim yang solid dan bisa bekerja
sama dengan baik satu sama lain. Untuk membentuk tim event organizer yang kuat,
masing-masing anggota harus mengetahui tugas dan tanggung jawab yang
diembannya.

Pastikan bahwa tiap-tiap anggota memiliki keahlian sesuai dengan tugas yang
diberikan. Deskripsi pekerjaan yang jelas perlu diberitahukan baik lewat briefing
maupun dokumen tertulis agar anggota tidak kebingungan dan bertanya-tanya apa
yang harus dilakukan.

11. Menentukan media promosi


Acara yang sebagus apapun tidak akan diketahui oleh orang jika tidak
disebarluaskan. Oleh karena itu, media promosi sangat diperlukan untuk
menyampaikan event yang hendak diselenggarakan. Beragam media promosi yang
bisa dimanfaatkan untuk mengiklankan event misalnya surat kabar, majalah, radio,
internet, media luar ruang atau brosur.
Baca juga:

 Menarik! Ini 15 Event Wisata Untuk Kamu Saksikan di Bulan


September
 Event-event yang Menarik Untuk Cari Hiburan dan Nambah
Pengetahuan
 Daftar Hari-hari Besar Nasional dan Internasional yang Diperingati
Setiap Tahun
Pemilihan media promosi tentu saja mempertimbangkan budget yang tersedia. Agar
lebih efektif dan efisien, pilihlah media promosi yang bisa memberikan dampak
semaksimal mungkin dengan biaya seminimal mungkin. Jika budget memang
mencukupi, tidak ada salahnya memakai media promosi yang mahal biayanya
seperti billboard misalnya. Namun, jika dananya terbatas, maka media sosial
populer seperti Facebook, Instagram atau Twitter bisa menjadi pilihan yang tepat.

12. Cari media partner yang tepat


Media massa seperti koran, majalah, dan media online bisa dijadikan mitra untuk
ikut membantu menyebarluaskan event. Lewat media partner, pihak penyelenggara
bisa menekan biaya promosi karena media massa memiliki jaringan yang kuat dan
audiensnya masing-masing. Memilih media partner yang tepat tak bisa dilakukan
secara sembarangan. Pastikan bahwa audiens media partner memiliki kesamaan
demografis maupun psikografis dengan audiens yang dituju oleh penyelenggara
event.

Misalnya event beauty expo yang menyasar kaum perempuan tentu lebih mengena
jika menggandeng media partner seperti majalah lifestyle wanita. Sistem media
partner yang sering dipakai yaitu full barter atau berbayar. Jika pihak penyelenggara
tidak mau mengeluarkan uang untuk media partner, maka bisa menawarkan full
barter dengan menampilkan logo media partner tersebut di setiap media promosi.
Sebagai kontraprestasi, media partner menyebarluaskan informasi event lewat
setiap channel yang ada.

13. Evaluasi setelah pelaksanaan event


Satu hal ini seringkali terlewatkan dalam penyelenggaraan event. Padahal, evaluasi
setelah pelaksanaan event sangat diperlukan sebagai bahan masukan dan
pertimbangan agar event yang akan dilaksanakan di kemudian hari bisa lebih
sukses. Lewat evaluasi pula, kamu bisa mengetahui kelemahan-kelemahan yang
terjadi selama berlangsungnya acara dan memperbaikinya pada event selanjutnya.

Keberhasilan sebuah event ditentukan banyak faktor. Dengan planning yang matang
disertai dengan pelaksanaan di lapangan yang baik maka event bisa berjalan sesuai
rencana dan mencapai target yang diharapakan.

Tips Mempersiapkan Event dalam 8


Langkah Mudah
1 Jul 2016
|

Artikel: Isthi Rahayu | Foto: dari berbagai sumber

Banyak yang menyangka jika mempersiapkan event merupakan hal yang sulit untuk
dilakukan. Begitu banyak hal yang harus dipersiapkan dan banyaknya pihak yang
terlibat kadang menjadi “momok” tersendiri bagi siapapun yang hendak mempersiapkan
event untuk pertama kalinya.

Bagi Anda para pemula, kali ini Seputar Event merangkum 8 langkah mudah
mempersiapkan event agar event yang Anda selenggarakan tak hanya berjalan lancar
namun juga membawa feed back yang positif.

1. Lakukan penelitian
Hal pertama yang harus dilakukan adalah melakukan penelitian. Seperti apa target
pengunjung yang Anda harapkan untuk datang ke event Anda, apakah tema event yang
Anda usung diminati banyak orang, apakah bintang tamu yang Anda undang dapat
menarik banyak pengunjung, dan lain sebagainya.

2. Menetapkan tujuan event


Penting bagi Anda untuk menetapkan tujuan dari event Anda. Apakah tujuan event
Anda untuk menjual produk, , atau sekadar membangun jaringan? Apapun tujuan event
Anda, pastikan Anda sudah menetapkan tujuan tersebut dari awal. Bagaimana cara
menetapkan tujuan Anda? Anda dapat menggunakan langkah SMART (Specific) yang
keterangan lebih lengkapnya dapat dibaca di http://topachievement.com/smart.html

3. Persiapkan tim yang mumpuni


Tema dan konsep yang matang tak akan dapat berjalan dengan lancar tanpa didukung
tim yang solid dan berdedikasi. Persiapkan tim dengan anggota yang cakap, dan
pastikan masing-masing personel paham akan tugas dan alur kerja nya masing-masing.

4. Pastikan promotools Anda menarik dan komunikatif


Promotools sebuah event yang menarik dan komunikatif dinilai penting karena melalui
promotools lah para calon pengunjung bisa mendapatkan gambaran semenarik apa
event yang akan Anda selenggarakan.

5. Kemas event dalam aktivitas yang semenarik mungkin


Bisa mendatangkan pengunjung ke event Anda merupakan satu hal, namun bisa
mempertahankan mereka hingga event selesai merupakan hal yang berbeda. Salah
satu tugas Anda adalah menciptakan “memorable experiences” yang tak hanya dapat
membuat para pengunjung betah di event Anda namun juga meninggalkan kesan
mendalam. Beberapa contoh hal yang dapat mendatangkan kesan bagi pengunjung
adalah: bintang tamu dan susunan acara yang menarik, staf yang ramah, dan lain-lain.

6. Pre event marketing


Konsep event menarik takkan berarti apabila calon pengunjung tak mendapatkan
informasi yang cukup mengenai event Anda. Oleh karena itu, persiapkan dengan
matang pola pemasaran dan publikasi jauh sebelum event Anda dilaksanakan. Buat
akun media sosial dan ciptakan tagar khusus agar calon pengunjung dengan mudah
dapat “menemukan” Anda merupakan salah satu contoh aktivitas event marketing yang
dapat Anda lakukan.

7. Live marketing
Promosi dan marketing tak dilakukan sebatas pada sebelum event digelar saja. Pada
saat event berlangsung pun, Anda disarankan untuk melakukan aktivitas promosi dan
marketing atau juga yang disebut dengan . Mengapa? Karena strategi ini tak hanya
akan membuat event Anda selalu segar di ingatan para pengunjung, namun juga dapat
menjadi ajang promosi untuk event-event Anda selanjutnya dan yang pasti dapat
membuat Anda dan para pengunjung menjadi terkoneksi.
8. Post event marketing
Saat event Anda telah selesai digelar, bukan berarti promosi dan marketing event Anda
pun selesai. Melalui post event marketing, Anda dapat me- benak orang-orang akan
event yang telah Anda gelar sekaligus membagikan keseruan yang telah terjadi pada
event Anda pada masyarakat luas. Selain itu, pada kesempatan ini pula Anda dapat
menginformasikan tentang event selenjutnya yang mungkin Anda gelar di kemudian
hari.

Model 5W+1H

Lebih lanjut Ismail memberikan tips sederhana bagi peserta pelatihan yang rata-rata
berusia muda itu, bagaimana menggunakan model 5W+1H sebagai kiat sukses
menyelenggarakan acara oleh EO.

What; pada bagian awal, seorang EO perlu mengetahui secara baik apakah acara
yang akan dilaksanakannya tersebut. Apakah acara konser musik, acara seminar,
bisnis, pendidikan, kesehatan, olah raga, pesta perkawinan atau acara apa. Dengan
mengetahui jenis acara, maka seorang EO dapat menawarkan sebuah konsep
penyelenggaraan acara yang tepat.

Why; mengapa acara itu dilaksanakan? Pastinya setiap orang (klien) yang punya
hajatan memiliki alasan tersendiri dalam melaksanakan sebuah acara. Pihak EO
harus dapat memahami secara mendalam alasan pemilik acara agar dapat
menciptakan kepuasan.

When; kapan acara tersebut dilaksanakan. Soal waktu harus dapat dipastikan
sebelum tibanya hari pelaksanaan. Menurut Ismail pilihlah waktu yang aman, lihat
situasi dan kondisi. Jangan sampai membuat sebuah acara outdoor padahal musim
hujan. Atau membuat sebuah acara lomba dayung padahal lagi musim angina
topan. Hal itu kurang tepat dalam memilih waktu jika dikaitkan dengan cuaca/musim.

Where; dimanakah acara akan diadakan? Pertanyaan ini perlu dijawab oleh seorang
EO sebelum penyelenggaraan acara dilaksanakan. Memilih tempat yang menarik,
sesuai dengan tema acara, tidak ada gangguan kemanan, kecil resiko bencana,
dekat dengan akses transportasi atau mudah dijangkau, merupakan beberapa faktor
yang harus dipertimbangkan oleh EO.

Who; siapakah segmennya? Maksudnya adalah siapakah tamu yang menjadi target
penerima layanan, termasuk siapa saja pihak berkepentingan dari acara tersebut.
Hal ini ada kaitan erat dengan unsur lainnya dalam rangka menyiapkan konsep yang
tepat serta sesuai yang harus dilakukan oleh EO.
How; bagaimana melaksanakannya. EO perlu merancang cara kerja teknis dengan
sitematis sebelum hari H tiba. Menguasai teknis secara detil dapat menjadi kekuatan
EO dalam menyelenggarakan acara untuk mencapai kesuksesan dan kepuasan
semua pihak, terutama yang punya hajatan.

Pada akhir sesi, seluruh peserta berfoto bersama dengan narasumber dan pelatihan
singkat tersebut itu pun ditutup dengan pembagian sertipikat oleh panitia.

Syarat Mendirikan Event Organizer


Seorang klien tentu saja mengharapkan tujuan dari event tersebut dapat dicapai. Dan di
sinilah peran usaha event organizer (EO) bukah hanya membantu menyelenggarakan
acara dengan lancar. Tapi juga ikut merumuskan ide-ide klien dan berani memberikan
gagasan-gagasan baru, unik, kreatif dan segar untuk mendukung kegiatan berjalan
sukses. Dengan langkah demikian akan membuat pamor usaha event organizer
tersebut kian bagus dan bisa dipercaya menyelenggarakan kegiatan–kegiatan
selanjutnya dari klien lama maupun baru.

Lalu bagaimana persyaratan membuka usaha event organizer yang sukses dan
menguntungkan? berikut ini syarat-syarat mendirikan usaha event organizer (EO) yang
laris manis dan memiliki citra baik, antara lain:

▪ Target Pasar
Penentuan target pasar yang dibidik sangat penting bagi keberlangsungan usaha event
organizer yang masih pemula atau baru. Pasar yang dibidik apakah umum atau khusus.
Namun bagi pemula dalam bisnis EO disarankan untuk memilih pasar yang khusus
terlebih dahulu. Misalkan spesialisasi penyelenggaraan acara pameran atau expo,
konser musik, seminar, event otomotif, rakernas, launching, wedding ceremony, munas
dan lain-lain. Setelah usaha event organizer berkembang maka anda bisa membidik ke
pangsa pasar yang bersifat umum.

▪ Gagasan Inovatif dan Kreatif


Event organizer adalah sebuah usaha jasa yang berhubungan dengan dunia hiburan
sekaligus komunikasi. Sehingga harus bisa memberikan kepuasan kepada para peserta
dan pemilik acara. Dengan cara menelurkan gagasan-gagasan atau ide kreatif yang
cemerlang dan bisa diterima klien dan peserta.

▪ Memiliki Database
Database sangat penting dimiliki oleh sebuah event organizer. Seperti database media,
database klien, database mitra strategis, database sponsor, database lembaga
pemerintah, perusahaan swasta, dll. Dengan demikian, ketika proyek seret maka anda
bisa membuka database tersebut dan menghubungi mitra untuk mendapatkan
pekerjaan. Database ini juga untuk membantu kelangsungan usaha EO berjalan lancar
dan menguntungkan. Disebabkan usaha event organizer tidak bisa berdiri sendiri.
Melainkan harus bekerjasama dengan pihak lain.

Berikut ini beberapa jenis perusahaan yang harus diajak kerjasama dalam bisnis EO,
antara lain:

1. Perusahaan periklanan. Untuk mempromosikan usaha event organizer dengan harga


terjangkau.
2. Usaha percetakan
3. Usaha penyewaan LCD proyektor
4. Usaha penyewaan sound system dll.

Dari usaha-usaha tersebut yang diperlukan dalam membangun usaha event organizer
alangkah baiknya tidak mengandalkan satu perusahaan percetakan, periklanan, usaha
rental sound system dan LCD proyektor. Sangat aman apabila event organizer memiliki
banyak database perusahaan percetakan, penyewaan sound system, periklanan, dan
penyewaan LCD Proyektor. Sehingga bisa membandingkan harga dan pelayanan yang
diberikan. Dan jika kepepet maka kita bisa membagi pesanan ke berbagai suplier.

▪ Kerjasama Tim yang Sangat Solid


Hal penting lainnya yang sangat menunjang kesuksesan sebuah usaha event organizer
adalah tim yang berada di dalamnya. Anda harus memastikan bahwa tim event
organizer anda sangat solid dengan mempunyai kemampuan dan kapabilitas di bidang
masing-masing. Tim dalam usaha event organizer tidak harus banyak. Sedikit saja yang
penting memiliki kapasitas dalam mengelola dan menjalankan usaha event organizer
dengan lancar dan sukses. Jika diperlukan personal tambahan maka anda bisa
merekrut tenaga karyawan part time sesuai spesialisasi yang dibutuhkan. Hal ini penting
dilakukan untuk melakukan penghematan keuangan usaha EO.

▪ Bisa Menjual dan Detail


Usaha event organizer yang sobat jalani harus mampu membuat sebuah acara yang
memiliki nilai jual tinggi. Sehingga banyak sponsor yang tertarik untuk bergabung
dengan event yang sobat selenggarakan sebagai alat promosi bagi perusahaan mereka.
Selain itu, usaha EO harus berpikir detail dalam menyelenggaran sebuah event. Dari
mulai hal teknis hingga peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam acara
tersebut. Pastikan peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam sebuah event
sudah tersedia dengan baik sebelum acara dimulai. Dan peralatan tersebut sebelumnya
sudah dicek dalam kondisi bagus. Desain ruangan perlu diperhatikan supaya menarik
mata para peserta event.

Dari uraian di atas mengenai syarat-syarat mendirikan usaha event organizer yang
sukses dan menguntungkan sangat jelas bahwa usaha EO berhubungan dengan bisnis
jasa dan pelayanan hiburan dan komunikasi. Sehingga anda bisa membuka bisnis eo
tanpa modal. Karena modal usaha event organizer berupa biaya izin usaha event
organizer, biaya sewa kantor, biaya promosi dan percetakan bisa dilakukan kerjasama
dengan pihak perusahaan supplier dengan sistem bayar tempo. Bagaimana anda
tertarik membuka usaha EO?