PENGENDALIAN (2)

A. Langkah - Langkah Pengendalian

Secara umum, pengendalian dapat dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Penetapan standar dan metode pengukuran kinerja.
2. Mengukur kegiatan.
3. Membandingkan hasil pengendalian dengan hasil kegiatan.
4. Melakukan tindakan korektif terhadap penyimpangan yang terjadi.
Unsur Pengendalian:
1. Detektor atau sensor
2. Assesor atau penilai
3. Efektor atau pengubah
4. Jaringan Komunikasi
Mockler (1984) membagi pengawasan dalam 4 langkah yaitu:
1. Menetapkan standar dan metode mengukur prestasi kerja standar yang dimaksud
adalah kriteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih
didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna
memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam
perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan
rencana yang telah ditetapkan.
2. Melakukan pengukuran prestasi kerja pengukuran prestasi kerja idealnya
dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-
pennyimpangan yang mungkin terjadi dari standar dapat diketahui lebih dahulu.
3. Menetapkan apakah prestasi kerja sesuai dengan standar yaitu dengan
membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah
ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala
sesuatunya beada dalam kendali.
4. Mengambil tindakan korektif proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil
tindakan untuk membetulkan penyimpangan yang terjadi. Apabila prestasi kerja
diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat
dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian
manadari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu
harus dikenakan.

B. Kualitas Sebuah Sistem Pengendalian yang Efektif

Pada Sistem pengendalian yang efektif cenderung mempunyai beberapa karakteritik
itu berbeda-beda sesuai dengan situasinya namun dapat digeneralisasikan dengan ciri-ciri
yakni:
 1. Ketepatan, sebuah sistem pengendalian yang menghasilkan informasi yang tidak
tepat dapatmembuat manajemen lupa mengambil tindakan manakala seharusnya
bertindak atau menanggapisuatu masalah yang sebetul tidak ada.
2. Tepat Waktu, pengendalian seharusnya menggugah perhatian para manajer
terhadap penyimpangan tepat pada waktunya guna mencegah akibat serius terhadap
kinerja sebuah unit.
3. Hemat, sebuah sistem pengendalian harus hemat dalam penerapanya, dan harus
bisamemberikan manfaat dalam kaitannya dengan biaya yang ditimbulkannya.
4. Fleksibel, bisa menyesuaikan dengan perubahan yang tidak bersahabat atau
untukmamanfaatkan peluang baru.
5. Bisa dipahami, oleh para penggunaannya.
6. Kriteria (standar) yang masuk akal, bisa dicapai karena bila kriteria itu terlampau
tinggi atautidak masuk akal, maka tidak akan lagi memotivasi.
7. Penempatan yang strategis, para manajer tidak mungkin mengendalikan segala
sesuatu yang berlangsung dalam organisasi, seandainya mampu memanfaatkannya
tidak akan mampu menutupi biayanya.
8. Tekanan pada perkecualian, para manajer yang tidak mampu mengendalikan
semuakegiatanya, seharus menempatkan alat pengendali strategis ditempat di mana
alat itu dapatmeminta perhatian hanya bagi perkecualian.
9. Multikriteria, para manajer dan karyawan akan berusaha untuk “tampil bagus” pada
kriteria yang dikendalikan. Multikriteria mempunyai dampak positif ganda, karena
lebih sulit dimanipulasi ketimbang kriteria tunggal. Kriteria tersebut dapat
mengurangi usaha untuk sekedar tampil “bagus”, juga karena kinerja jarang dapat
dinilai secara obyektif dari satu indikator saja multikriteria memungkinkan penilaian
kinerja yang lebih akurat.
10. Tindakan koreksi, sebuah sistem pengendalian yang efektif bukan saja menunjukkan
kapanterjadi penyimpangan yang berarti dari standar, melainkan juga menyarankan
tindakan apa yangharus diambil untuk membetulkan penyimpangan tadi.

C. Alat Bantu Pengendalian Manajerial

1. BudgetAdalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang
disediakan untukmencapai hasil tersebut. Apabila tidak sesuai dengan budget, baik
pemerimaan
maupun pengeluaran maupun hasil yang diperoleh maka perusahaan itu tidak efektif ka
rena terdapat penyimpangan.Tipe-tipe budget:
a. Sales budget
b. Production budget
c. Cost Production Budget
d. Step budget, berhubungan dengan production budget dan menunjukkan bermacam-
macamtingkat tingkat produksi
e. Purchasing budget
f. Personnel budget
g. Cash & Financial budget
 h. Master budget (budget keseluruhan)
2. Non-BudgetAlat pengenalian non budget:
a. Personal observation, pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan
perusahaanterhadap para bawahan yang sedang bekerja.
b. Report, laporan yang dibuat oleh para manajer.
c. Financial statement, daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari balance
sheet danIncome Statement (neraca rugi laba).
d. Statistic, merupakan pengumpulan data, informasi, dan kejadian yang tealh berlalu.
e. Break event point, suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak
mendapatlaba ataupun rugi.
f. Intenal Audit, pengendalian yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang
meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut masalah
keuangan
TEKNIK DAN METODE YANG DIGUNAKAN DALAM PENGENDALIAN
Metode-metode pengendalian bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian;
pengendalian non-kuantitatif dan pengendalian kuantitatif
Pengendalian Non-kuantitatif
Pengendalian non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan
untuk mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering
digunakan adalah:
1) Pengamatan (pengendalian dengan observasi). Pengamatan ditujukan
untuk mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat diobservasi. Misalnya suatu
perusahaan sedang memproduksi barang, maka staff pengawas akan melakukan
pengamatan mulai proses pembuatan dan hingga barang tersebut siap dijual.
Melalui kegiatan pengamatan tersebut, staff pengawas tersebut akan tahu, apakah
proses yang diamati susuai prosedur atau tidak.
2) Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic
dengan mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi. Contohnya staff
pengawasan melakukan inspeksi terhadap barang yang diproduksi apakah sesuai
dengan standar yang ditetapkan. Mulai dari ukuran, berat , dll. Dari inspeksi yang
dilakukan, perusahaan menjadi lebih tahu secara detail tentang barang yang
diproduksi.
3) Laporan lisan dan tertulis. Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi
yang dibutuhkan dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan
relatif lebih cepat. Misalnya pegawai melaporkan kualitas barang yang dihasilkan
kepada atasannya secara lisan dan tertulis. Dari hasil laporan tersebut, atasannya
dapat memberikan perintah selanjutnya tentang bagaimana dan apa yang
semestinya dilakukan oleh pegawai tersebut.
4) Evaluasi pelaksanaan. Evaluasi merupakan suatu penilaian akhir dari suatu kegiatan
dan tindakan apa yang selanjutnya diambil. Misalnya dalam sebulan perusahaan
memperoleh keuntungan penjualan yang cukup banyak. Maka evaluasi yang
 dilakukan adalah bagaimana cara mempertahankan hal tersebut serta cara
meningkatkannya.
5) Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Cara
ini dapat menjadi alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat
didiagnosis dan dipecahkan bersama.Misalnya seorang pegawai mengalami
masalah di bidang pemasaran. Agar solusinya terpecahkan, maka diskusi dengan
atasan atau manajer akan menjadi solusi yang baik.
Pengendalian Kuantitatif
Pengendalian kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi.
Beberapateknik yang dapat dipakai dalam pengendalian kuantitatif adalah:
1) Anggaran
Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana
dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut
akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber
keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam
kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga
merupakan alat pengendalian.
2) Audit
Metode pengawasan efektif lainnya adalah dengan menggunakan pemeriksaan
akuntan (auditing),yaitu suatu proses sistematik untuk memperoleh bukti secara obyektif
tentang pernyataan-pernyataan berbagai kejadian antara pernyataan-pernyataan tersebut
dengan kriteria yang telah ditetapkan, dan penyampaian hasil-hasilnya kepada para
pemakai yang berkepentingan. Contohnya adalah audit memeriksa laporan laba rugi suatu
perusahaan untuk mengetahui apakah benar perusahaan mengalami keuntungan atau
malah mengalami kerugian.
Alat pengawasan ini dapat dibagi menjadi dua kategori :
a. Internal Audit
Tujuan : membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab
mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar mengenai
kegiatan mereka.
b. Ekternal Audit
Tujuan : menetukan apakah laporan keuangan tersebut menyajikan secara wajar keadaan
keuangan dan hasil perusahaan, pemeriksaan dilakasanakan oleh pihak yang bebas dari
pengaruh manajemen.
3) Analisis break-even
Analisa “break-even” adalah peralatan yang berguna untuk menjelaskan hubungan
biaya, volume, dan laba. Analisa ini menggunakan konsep yang sama seperti dalam peyiapan
anggaran variabel. Analisa break-even menganalisa dan menggabarkan hubungan biaya dan
penghasilan untuk menentukan pada volume berapa (penjualan atau produksi) agar biaya
total sama dengan penghasilan total sehingga perusahaan tidak mengalami laba atau
rugi. Contohnya adalah perusahaan ingin mengetahui bagaimana hubungan antara
banyaknya penjualan dan keuntungan yang didapat.memlalui analisa break even,perusahan
dapat mengetahui hubungan tersebut.
4) Analisis rasio
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka
dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas
posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai
ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.
Menyangkut dua jenis perbandingan
a. Membandingkan rasia saat ini dengan rasia-rasia dimasa lalu
b. Membandingkan rasia-rasia suatu perusahaan dengan perusahaan lain yang
sejenis
Contohnya adalah perusahaan ingin membandingankan laba yang diperoleh pada
periode yang sebelumnya dengan sekarang. Dengan melakukan perbandingan, perusahaan
akan tahu apakah perusahaan mengalami kemajuan atau kemunduran. Sehingga
perusahaan dapat mengambil tindakan selanjutnya untuk di periode yang akan datang.
5) Bagan dari Teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti :
a. Bagan Ganti
Bagan yang mempunyai keluaran disatu sumbu dan satuan waktu disumbu yang lain
serta menunjukan kegiatan yang direncanakan dan kegiatan yang telah diselesaikan dalam
hubungan antar setiap kegiatan dan dalam hubunganya dengan waktu.
Contohnya adalah perushaan membuat bagan tentang proyek yang dikerjakan. Dari
bagan manajer dapat melihat apakah suatu proyek sedang dikerjakan, telah selesai, atau
belum dikerjakan.
b. Program Evaluation and Reviw Technique (PERT)
Dirancang untuk melakukan scheduling dan pengendalian proyek – proyek yang bersifat
kompleks dan yang memerlukan kegiatan – kegiatan tertentu yang harus dijalankan dalam
urutan tertentu dan dibatasi oleh waktu.