FORM FAILURE MODE & EFFECT ANALYSIS (FMEA)

Unit Kerja Pendaftaran dan Rekam Medis

Proses yang dianalisis Pendaftaran Pasien
Tim FMEA Nama Peran
Ketua Dr. Susi Eka Sari Leader
Anggota Dr. Ira Sartika Dokter Umum fungsional
Memberikan masukan pada perubahan
proses
Dasmiati Penanggungjawab Rekam Medis
Memberikan masukan pada perubahan
proses
Petugas pencatat (notulis) Sri Wahyuni Mencatat hasil pertemuan pembahasan
FMEA dan membuat dokumentasi

I. Gambarkan alur proses yang akan dianalisis :

Ruangan Pendaftaran dan Rekam Medis

Ruang Pendaftaran/Rekam
Medis
Ruangan Pelayanan

-Petugas mempersilahkan pasien mengambil nomor antrian - Petugas Poli menyerahkan Rekam Medis ke Ruangan
-Petugas mempersilahkan pasien duduk di ruang tunggu Pendaftaran pendaftaran dan rekam medis setelah pelayanan
-Petugas memanggil nomor antrian sesuai dengan urutan antrian
 -Petugas menanyakan pasien apakah pernah berkunjung ke Puskesmas, apabila belum pernah berkunjung berarti pasien baru, petugas
Rekam Medis menyiapkan Rekam Medis baru dan mengisi data Rekam Medis dan membuatkan Kartu Berobat
-Petugas meminta Kartu Berobat pada Pasien Lama dan mengambil map Family Folder ke rak penyimpanan sesuai nomor Kartu Berobat dan
mengeluarkan status rawat jalan pasien yang akan berobat dari map Family Folder
-Petugas mencatat identitas pasien ke buku Register
-Petugas memasukkan data Pasien Lama/Baru ke dalam aplikasi E-Puskesmas
-Petugas menyerahkan kembali Kartu Berobat, KTP, dan Kartu BPJS dan memberitahu kepada pasien bila berobat kembali, Kartu tersebut
harap dibawa
-Petugas Pendaftaran memberikan Rekam Medis ke pasien untuk dibawa ke poli yang dituju

II. Identifikasi failure modes :

No Tahapan Proses Failure Modes

1 Petugas menanyakan pasien apakah pernah berkunjung ke
Puskesmas, apabila belum pernah berkunjung berarti pasien
baru, petugas Rekam Medis menyiapkan Rekam Medis baru dan
mengisi data Rekam Medis dan membuatkan Kartu Berobat
2 Petugas meminta Kartu Berobat pada Pasien Lama dan
mengambil map Family Folder ke rak penyimpanan sesuai nomor
Kartu Berobat dan mengeluarkan status rawat jalan pasien yang
akan berobat dari map Family Folder
3 Petugas Pendaftaran dan Rekam Medis memberikan Rekam
Medis ke pasien untuk dibawa ke poli yang dituju
Tidak dilakukannyapengkajian awal data pasien baru
Pengisian data pasien baru tidak lengkap
Petugas Pendaftaran dan Rekam Medis menyiapkan Rekam
Medis pasien Baru dan pasien Lama
Kesalahan pengambilan map Family Folder
-Petugas Pendaftaran dan Rekam Medis tidak melakukan
pencatatan pendistribusian Rekam Medis
-Pasien menunggu di poli yang salah
 -Pasien tidak menyerahkan langsung status Rekam Medis ke
petugas poli yang dituju
-Pasien tidak terpanggil oleh petugas poli yang dituju

III. Tujuan melakukan analisis FMEA :

Mengurangi penumpukan pasien di ruangan Loket Pendaftaran dan Rekam Medis
Mengurangi waktu tunggu pasien di ruangan Loket Pendaftaran dan Rekam Medis

IV. Identifikasi akibat jika terjadi failure mode untuk tiap – tiap failure mode :
No Tahapan Proses
1 Petugas menanyakan pasien apakah
pernah berkunjung ke Puskesmas, apabila
belum pernah berkunjung berarti pasien
baru, petugas Pendaftaran dan Rekam
Medis menyiapkan Rekam Medis baru dan
mengisi data Rekam Medis dan
membuatkan Kartu Berobat
2 Petugas meminta Kartu Berobat pada
Pasien Lama dan mengambil map Family
Folder ke rak penyimpanan sesuai nomor
Kartu Berobat dan mengeluarkan status
rawat jalan pasien yang akan berobat dari
map Family Folder
Failure Modes
-Tidak dilakukannya pengkajian awal data
pasien baru
-Pengisian data pasien baru tidak lengkap
-Petugas Rekam Medis dan Pendaftaran
menyiapkan Rekam Medis pasien Baru dan
pasien Lama
-Kesalahan pengambilan map Family Folder
Akibat
-Kesalahan identifikasi pasien
-Kelengkapan data pasien tidak
didapatkan
-Pasien menumpuk di loket pendaftaran
dan Rekam Medis
-Waktu tunggu pasien di loket
Pendaftaran dan Rekam Medis menjadi
lama
-Kesalahan pengambilan status Rekam
Medis pasien
 3 Petugas Pendaftaran dan Rekam Medis
memberikan Rekam Medis ke pasien untuk
dibawa ke poli yang dituju
-Petugas Pendaftaran dan Rekam Medis
tidak melakukan pencatatan
pendistribusian Rekam Medis
-Pasien menunggu di poli yang salah
-Pasien tidak menyerahkan langsung status
Rekam Medis ke petugas poli yang dituju
-Pasien tidak terpanggil oleh petugas poli
yang dituju
-Pengembalian statu Rekam Medis ke
ruangan Rekam Medis dan Pendaftaran
tidak terpantau
-Pasien lama mendapatkan pelayanan di
poli yang dituju
-Status terbawa pulang oleh pasien

V. Identifikasi kemungkinan penyebab dari tiap failure mode, dan deskripsikan upaya - upaya yang sudah dilakukan (kalau ada)
untuk mengatasi failure mode :

Upaya yang telah

No Tahapan Proses Failure Modes Akibat Penyebab
dilakukan
1 Petugas Pendaftaran dan -Tidak dilakukannya -Kesalahan identifikasi -Tidak dilakukan -Dilakukan pengkajian
Rekam Medis menanyakan pengkajian awal data pasien pengkajian awal awal data identifikasi
pasien apakah pernah pasien baru identifikasi data pada pada pasien Baru
berkunjung ke Puskesmas, pasien Baru
apabila belum pernah -Pengisian data pasien -Kelengkapan data pasien -Tidak ada form - Membuat form
berkunjung berarti pasien baru tidak lengkap baru tidak didapatkan pengkajian awal data pengkajian awal data
baru, petugas Rekam Medis identifikasi pasien identifikasi pasien
menyiapkan Rekam Medis baru baru
baru dan mengisi data
Rekam Medis dan
membuatkan Kartu Berobat
2 Petugas Pendaftaran dan -Petugas Rekam Medis -Pasien menumpuk di -Pelayanan -Memisahkan
Rekam Medis meminta dan Pendaftaran loket pendaftaran dan pendaftaran pasien pendaftaran pasien
 Kartu Berobat pada Pasien menyiapkan Rekam Rekam Medis Baru dan Lama Baru dan Lama
Lama dan mengambil map Medis pasien Baru dan -Waktu tunggu pasien di dilakukan di loket
Family Folder ke rak pasien Lama loket pendaftaran yang sama
penyimpanan sesuai nomor menjadi lama -Pasien tidak -Mengentrikan nama
Kartu Berobat dan -Kesalahan pengambilan -Kesalahan pengambilan membawa kartu dan nomor Rekam
mengeluarkan status rawat map Family Folder status Rekam Medis Berobat Medis Pasien dan
jalan pasien yang akan pasien nomor BPJS kedalam
berobat dari map Family program E-Puskesmas
Folder -Membuat
pengumuman
informasi persyaratan
berobat
3 Petugas Pendaftaran dan -Petugas Pendaftaran -Pengembalian status -Tidak ada pencatatan -Petugas Pendaftaran
Rekam Medis memberikan dan Rekam Medis tidak Rekam Medis ke ruangan status Rekam Medis dan Rekam Medis
Rekam Medis ke pasien melakukan pencatatan Rekam Medis dan yang telah dibawa mencatat nomor
untuk dibawa ke poli yang pendistribusian Rekam Pendaftaran tidak pasien ke poli yang Rekam Medis yang
dituju Medis terpantau dituju didistribusikan ke
dalam buku ekspedisi
-Pasien masih -Pasien tidak
memegang status ketika - Pasien lama mengetahui bahwa -Petugas Pendaftaran
telah sampai di poli yang mendapatkan pelayanan status harus dan Rekam Medis
dituju di poli yang dituju karena diserahkan ke Petugas langsung yang
pasien tidak terpanggil poli yang dituju mendistribusikan ke
oleh petugas poli yang masing-masing poli
dituju yang dituju
Pasien tidak mengetahui
 bahwa status harus
diserahkan ke Petugas
poli yang dituju

VI. Lakukan penghitungan RPN (Risk Priority Number), dengan menggunakan matriks sebagai berikut :

RPN
Upaya kendali
Tahapan S Kemungkinan O D (Risk
Failure Modes Akibat yang sudah
Proses (Severty) sebab (Occurrence) (Detectability) Priority
dilakukan
Number)
Petugas -Tidak -Kesalahan 8 -Tidak 3 -Dilakukan 3 72
menanyakan dilakukannya identifikasi dilakukan pengkajian awal
pasien apakah pengkajian pasien pengkajian data identifikasi
pernah awal data awal pada pasien Baru
berkunjung ke pasien baru identifikasi
Puskesmas, data pada
apabila belum pasien Baru
pernah
berkunjung Kelengkapan 5 Tidak adanya 5 - Membuat form 2 50
-Pengisian data
berarti pasien data pasien form pengkajian awal
pasien baru
baru, petugas tidak pengkajian data identifikasi
tidak lengkap
Pendaftaran didapatkan awal pasien pasien baru
dan Rekam baru
Medis
menyiapkan
Rekam Medis
baru dan
mengisi data
Rekam Medis
dan
membuatkan
Kartu Berobat
Petugas -Petugas -Pasien 3 - Pelayanan 10 -Memisahkan 2 60
Pendaftaran Pendaftaran menumpuk di pendaftaran pendaftaran
dan Rekam dan Rekam loket pasien Baru pasien Baru dan
Medis Medis pendaftaran dan Lama Lama
meminta menyiapkan dilakukan di
-Waktu
Kartu Berobat Rekam Medis loket yang
tunggu pasien
pada Pasien pasien Baru sama
di loket
Lama dan dan pasien
pendaftaran
mengambil Lama
menjadi lama
map Family
Folder ke rak
penyimpanan Mengentrikan 2 40
-Kesalahan -Pasien tidak
sesuai nomor 5 4 nama dan nomor
-Kesalahan pengambilan membawa
Kartu Berobat Rekam Medis
pengambilan status Rekam kartu Berobat
dan Pasien dan
map Family Medis pasien
mengeluarkan nomor BPJS
Folder
status rawat kedalam
jalan pasien program E-
yang akan Puskesmas
berobat dari -Membuat
map Family pengumuman
Folder informasi
persyaratan
berobat
Petugas -Petugas Pengembalian 3 -Tidak ada 10 -Petugas 2 60
Pendaftaran Pendaftaran status Rekam pencatatan pendaftaran
memberikan tidak Medis ke status Rekam mencatat nomor
Rekam Medis melakukan ruangan Medis yang Rekam Medis
ke pasien pencatatan Rekam Medis telah dibawa yang
untuk dibawa pendistribusian dan pasien ke poli didistribusikan
ke poli yang Rekam Medis Pendaftaran yang dituju ke dalam buku
dituju tidak ekspedisi
terpantau

-Pasien masih -Pasien tidak

-Pasien lama
memegang mengetahui -Petugas
mendapatkan 1 5 2 10
status ketika bahwa status Pendaftaran
pelayanan di
telah sampai di harus langsung yang
poli yang
poli yang dituju diserahkan ke mendistribusikan
dituju karena
Petugas poli ke masing-
pasien tidak
yang dituju masing poli yang
terpanggil
dituju
oleh petugas
poli yang
dituju
 VII. Tetapkan threshold untuk memilih failure mode yang akan diselesaikan dan, tetapkan failure mode apa saja yang akan
diselesaikan. (Gunakan Diagram Pareto) :

Failure modes:
Persentase
No (urutkan dari RPN tertinggi ke RPN KumulatiF Keterangan
kumulatif
terendah)
1 Tidak dilakukannya pengkajian 72 72 24%
awal data pasien baru

2 Petugas Pendaftaran dan Rekam 60 132 45%

Medis menyiapkan Rekam Medis
pasien Baru dan pasien Lama
3 Petugas Pendaftaran dan Rekam 60 192 65%
Medis tidak melakukan
pencatatan pendistribusian
Rekam Medis
4 Pengisian data pasien baru tidak 50 242 82% Cut off point:50
lengkap
5 Kesalahan pengambilan map 40 282 96%
Family Folder
6 Pasien lama mendapatkan 10 292 100%
pelayanan di poli yang dituju
karena pasien tidak terpanggil
oleh petugas poli yang dituju
 VIII. Diskusikan dan rencanakan kegiatan / tindakan yang perlu dilakukan untuk mengatasi failure modes tersebut, tetapkan
penanggungjawab dan kapan akan dilakukan :

Tahapan Failure Kemungkinan Upaya kendali yang Kegiatan yang Penanggung

Akibat S O D RPN Waktu
Proses Modes sebab sudah dilakukan direkomendasikan jawab

Petugas -Tidak Kesala 8 Tidak dilakukan 3 Dilakukan pengkajian 3 72 Menunjuk petugas PJ Informasi Januar
meminta dilaku han pengkajian awal awal data identifikasi informasi untuk i 2018
Kartu kanny identif identifikasi data pada pasien Baru melakukan
Berobat a ikasi pada pasien Baru pengkajian awal
pada pengk pasien data identifikasi
Pasien ajian pada pasien baru
Lama awal
dan data
mengam pasien
bil map baru
Family Kelen - Membuat form - Mencetak form Bendahara Januar
Pengis
Folder ke gkapa 5 Tidak adanya 5 pengkajian awal data 2 50 pengkajian awal Pembantu i 2018
ian
rak n data form pengkajian identifikasi pasien baru data identifikasi Barang
data
penyimp pasien awal pasien baru pasien baru
pasien
anan tidak
baru
sesuai didap
tidak
nomor atkan
lengka
Kartu
p
Berobat
dan
mengelu
arkan
status
rawat
jalan
pasien
yang
akan
berobat
dari map
Family
Folder
Petugas Petuga Pasien 3 Pelayanan 1 Memisahkan 2 60 Pendaftaran PJ Informasi Januar
meminta s menu pendaftaran 0 pendaftaran pasien pasien baru i 2018
Kartu Rekam mpuk pasien Baru dan Baru dan Lama dilakukan di meja
Berobat Medis di Lama dilakukan di informasi oleh
pada menyi loket loket yang sama Petugas Informasi
Pasien apkan penda
Lama Rekam ftaran
dan Medis
-
mengam pasien
Waktu
bil map Baru
tungg
Family dan
u
Folder ke pasien
pasien
rak Lama
di
penyimp loket
anan penda
sesuai ftaran
nomor menja
Kartu di
Berobat lama
dan
mengelu
arkan
status
rawat
jalan
pasien
yang
akan
berobat
dari map
Family
Folder
Petugas Petuga Penge 3 Tidak ada 1 Petugas pendaftaran 2 60 Membuat buku PJ Ruangan Januar
Pendafta s mbali pencatatan status 0 dan Rekam Medis ekspedisi Pendaftaran dan i 2018
ran dan Pendaf an Rekam Medis mencatat nomor Rekam Medis
Rekam taran status yang telah Rekam Medis yang
Medis tidak Reka dibawa pasien ke didistribusikan ke
memberi melak m poli yang dituju dalam buku ekspedisi
kan ukan Medis
Rekam pencat ke
Medis ke atan ruang
pasien pendis an
untuk tribusi Reka
dibawa an m
ke poli Rekam Medis
yang Medis tidak
dituju terpan
tau

IX. Pelaksanaan kegiatan dan evaluasi : Laksanakan kegiatan, dan lakukan evaluasi dengan menghitung ulang RPN :

Upaya
Kegiatan
kendali R Kegiatan R
Tahapan Failure Kemungkinan yang Penanggung
Akibat S O Yang D P yang S O D P
Proses Modes sebab direkomenda jawab
sudah N dilakukan N
sikan
dilakukan
Petugas Tidak Kesalah 8 Tidak 3 Dilakukan 3 72 Menunjuk PJ Informasi Pelayanan 2 8 2 32
meminta dilakuk an dilakukan pengkajian petugas pendaftar
Kartu annya identifi pengkajian awal data informasi an dan
Berobat pengkaj kasi awal identifikasi untuk pengkajia
pada ian pasien identifikasi pada melakukan n data
Pasien awal data pada pasien pengkajian identifikas
Lama dan data pasien Baru Baru awal data i pasien
mengamb pasien identifikasi baru
il map baru pada pasien dilakukan
Family baru oleh
Folder ke Petugas
rak Informasi
penyimpa Kelengk 5 Tidak adanya 5 Membuat 2 50 Mencetak Bendahara Menyedia 3 8 1 24
Pengisi
nan sesuai apan form form form Pembantu kan
an data
nomor data pengkajian pengkajian pengkajian Barang formulir
pasien
Kartu pasien awal pasien awal data awal data pengkajia
baru
Berobat tidak baru identifikasi identifikasi n awal
tidak
dan didapat pasien pasien baru data
lengkap
mengelua kan baru identifikas
rkan i pasien
status baru
rawat
Petugas
jalan Pasien 3 Pelayanan 1 Memisahk 2 60 Pendaftaran Pasien 3 1 1 30
Rekam
pasien menum pendaftaran 0 an pasien baru baru 0
Medis
yang akan puk di pasien Baru pendaftara dilakukan di mendaftar
menyia
berobat loket dan Lama n pasien meja di meja
pkan
dari map pendaft dilakukan di Baru dan informasi informasi
Rekam
Family aran loket yang Lama oleh Petugas
Medis
Folder sama Informasi
pasien -Waktu
Baru tunggu
dan pasien
pasien di loket
Lama pendaft
 aran
menjad
i lama

Petugas Petugas Penge 3 Tidak ada 1 Petugas 2 60 Membuat PJ Ruangan Distribusi 2 1 2 40

Pendaftar Pendaft mbalia pencatatan 0 pendaftara buku Pendaftaran status 0
an aran n status status Rekam n mencatat ekspedisi dan Rekam Rekam
memberik tidak Rekam Medis yang nomor Medis Medis
an Rekam melaku Medis telah dibawa Rekam tercatat di
Medis ke kan ke pasien ke poli Medis dalam
pasien pencat ruanga yang dituju yang buku
untuk atan n didistribusi Ekspedisi
dibawa ke pendist Rekam kan ke
poli yang ribusia Medis dalam
dituju n tidak buku
Rekam terpant ekspedisi
Medis au

X. Susun SOP baru sesuai dengan hasil analisis dan pelaksanaan FMEA :

Ruang pendaftaran/rekam Ruangan pelayanan

medis
 -Petugas Poli menyerahkan Rekam Medis ke Ruangan
-Petugas mempersilahkan pasien mengambil nomor antrian Pendaftaran dan petugas pendaftaran memberi tanda
-Petugas mempersilahkan pasien duduk di ruang tunggu pendaftaran ceklist nomor Rekam Medis yang sudah dikembalikan
-Petugas memanggil nomor antrian sesuai dengan urutan antrian ke ruangan Rekam Medis
-Petugas menanyakan pasien apakah pernah berkunjung ke Puskesmas, apabila belum pernah berkunjung berarti pasien tersebut adalah
pasien baru,maka pasien diminta untuk mendaftarkan diri di bagian Informasi
- Petugas Informasi mengisi data Rekam Medis berdasarkan identitas dari KTP atau kartu BPJS pasien dan membuatkan nomor kartu Berobat
dari buku indeks
-Petugas meminta kartu Berobat pada Pasien Lama dan mengambil map Family Folder ke rak penyimpanan sesuai nomor Kartu Berobat dan
mengeluarkan status rawat jalan pasien yang akan berobat dari map Family Folder
-Petugas mencatat identitas pasien ke buku Register
-Petugas memasukkan data Pasien Lama/Baru ke dalam aplikasi E-Puskesmas
-Petugas menyerahkan kembali Kartu Berobat, KTP, dan Kartu BPJS dan memberitahu kepada pasien bila berobat kembali, kartu tersebut
harap dibawa
-Petugas mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poli yang dituju
-Petugas Pendaftaran mencatat nomor Rekam Medis yang akan diantar ke poli yang dituju ke dalam buku ekspedisi
-Petugas mengantarkan status Rekam Medis pasien ke poli yang dituju

Mengetahui Padang, 17 Januari 2018

Kepala puskesmas ikur koto Ketua Tim FMEA

drg. Riny Zulfianty dr. Susi Eka Sari

NIP.19800930 200801 2 002 NIP. 19780720 201001 2 005