ANALISA SISTEM ABSENSI PEGAWAI PADA PT.

MAXFOS
PRIMA TANGERANG

LAPORAN
PRAKTIK KERJA LAPANGAN
Diajukan untuk memenuhi mata kuliah PKL pada program Diploma Tiga (D.III)

MUHAMAD MUSABIQ NAUFAL

NIM : 12172745

Program Studi Sistem Informasi

Fakultas Teknologi Informasi

Universitas Bina Sarana Informatika Kampus Cimone

Tangerang

2019
1
 KATA PENGANTAR

Puji syukur saya panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa yang telah

melimpahkan rahmat dan karunia-Nya sehingga pada akhirnya Saya dapat

menyelesaikan tugas laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini dengan baik,

dimana tugas laporan Praktek Kerja Lapangan ini penulis sajikan dalam bentuk

buku yang sederhana, adapun untuk judul penulisan laporan PKL yang Penulis

ambil adalah sebagai berikut : “ANALISA SISTEM ABSENSI PEGAWAI

PADA PT. MAXFOS PRIMA TANGERANG”,

Tujuan utama Penulisan Laporan PKL ini adalah untuk memenuhi salah

satu syarat kelulusan mata Kuliah PKL pada Program Studi Sistem Informasi,

Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Bina Sarana Informatika.

Selama Melaksanakan Praktek Kerja Lapangan dan dalam menyelesaikan

laporan ini, penulis telah banyak menerima bimbingan, pengarahan, petunjuk dan

saran, Serta fasilitas yang membantu hingga akhir dari penulisan laporan ini.

Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada yang

terhormat:

1. Rektor Universitas Bina Sarana Informatika,

2. Dekan Fakultas Teknologi Informasi Universitas Bina Sarana Informatika,

3. Ketua Jurusan Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas

Bina Sarana Informatika,

4. Bapak Rusdiansyah, M.Kom. selaku Dosen Penasihat Akademik yang

telah memberikan petunjuk dan pengarahan dalam penyelesaian laporan

ini,

5. Bapak Firman Hidayat, Selaku Manager HRD PT. Maxfos Prima

2
 Tangerang,

penulis sangat berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para

pembaca.

Tangerang, 12 Desember 2019

Penulis

Muhamad Musabiq Naufal

3
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .............................................................................................2

DAFTAR ISI ...........................................................................................................4
DAFTAR SIMBOL .................................................................................................6
DAFTAR GAMBAR ...............................................................................................7
DAFTAR LAMPIRAN ...........................................................................................7
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................8
1.1. Latar Belakang Masalah ...................................................................9
1.2. Tujuan dan Manfaat .......................................................................10
1.3. Metode Penelitian ............................................................................ 10
1.4. Ruang Lingkup................................................................................ 11
1.5. Sistematika Penulisan .....................................................................11
BAB II LANDASAN TEORI ................................................................................ 13
2.1. Konsep Dasar Sistem.......................................................................13
2.1.1. Pengertian Sistem ............................................................................ 13
2.1.2. Karakteristik Sistem .......................................................................14
2.1.3. Klasifikasi Sistem ............................................................................ 16
2.1.4. Siklus Hidup Pengembangan Sistem .............................................. 17
2.2. Peralatan Pendukung ......................................................................17
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN .......................................................... 21
3.1. Tinjauan Institusi Perusahaan ........................................................ 21
3.1.1. Sejarah Perusahaan ........................................................................21
3.1.2. Tujuan Perusahaan .........................................................................22
3.1.3. Struktur Organiasi .......................................................................... 21
3.1.4. Deskripsi Jabatan ............................................................................ 21
3.2. Prosedur Sistem Berjalan .....................Error! Bookmark not defined.
3.3. ERD (Entity Relation Diagram) ..................................................... 25
3.4. LRS (Logical Relational Structure) ................................................ 25
3.5. Flowchart ......................................................................................... 26
BAB IV PENUTUP ............................................................................................... 30

4
 4.1. Kesimpulan ...................................................................................... 30
4.2. Saran ................................................................................................ 30
DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................ 31

5
 DAFTAR SIMBOL

NO SIMBOL NAMA KETERANGAN

1 Start Point Status awal aktivitas sistem, sebuah

diagram aktivitas memiliki sebuah

status awal.

2 End Point Status akhir yang dilakukan sistem,

sebuah diagram aktivitas memiliki

sebuah status akhir.

3 Activities Aktivitas yang dilakukan sistem,

aktivitas biasanya diwakili dengan

kata kerja.

4 Decision Asosiasi percabangan dimana jika ada

pilihan aktivitas lebih dari satu.

5 Fork Digunakan untuk menunjukan

kegiatan yang dilakukan secara

paralel.

6 Join Digunakan untuk menunjukan

kegiatan yang digabungkan.

6
 DAFTAR GAMBAR

Gambar III. 1 Struktur PT. Maxfos Prima ......................................................... 25

Gambar III. 2 ERD (Entity Relation Diagram).....................................................12

Gambar III. 3 LRS (Logical Relational Structure)...............................................12

Gambar IV. 4 Flowchart………………………………..........................................12

7
 DAFTAR LAMPIRAN

1. Lampiran A-1 Laporan Absensi Bulanan……………………………….…..26

2. Lampiran A-2 Absen Fingertech……………………………………..….…...27

3. Lampiran A-3 Staf dan Karyawan PT. Maxfos Prima…………….……….28

8
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Pada saat masa sekarang ini semua teknologi dan informasi sudah sangat

maju pesat dan cepat. Untuk itu semua kegiatan manusia dalam mengakses

informasi atau apapun begitu sangat mudah untuk dikerjakan. Mengakses

informasi apapun sangat mudah didapat, bisa dilakukan di rumah sehingga

kebutuhan manusia yang beraneka ragam inilah yang mengakibatkan teknologi

informasi menjadi maju dan berkembang. Perkembangan teknologi dan sistem

informasi inilah, yang pada saat ini sangat dibutuhkan oleh perusahaan atau

organisasi. Sebagai salah satu contohnya dengan penggunaan komputerisasi

pada sebuah perusahaan sebagai alat bantu untuk menyimpan dan mengolah

segala bentuk data secara tepat, cepat dan akurat. Sehubungan dengan kondisi

perkembangan informasi atau di era globalisasi saat ini. Dimana perusahaan atau

instansi saling meningkatkan mutu dan kualitas sistem informasinya, agar dapat

bersaing di era globalisasi ini. Dengan adanya penggunaan teknologi informasi

yang secara optimal, perusahaan atau instansi tersebuat akan terus meningkatkan

mutu dan kualitasnya dengan baik agar dapat dipercaya oleh konsumen

dimasyarakat seperti sekarang ini, sehingga segalanya mudah dan cepat

diselesaikan. PT. Maxfos Prima adalah sebuah perusahaan yang bergerak

manufacturing. Sampai pada saat ini semua proses yang dilakukan oleh PT.

Maxfos Prima, dari proses absensi pegawai Semua data – data tentang absensi

pegawai dapat disimpan dan diolah dengan baik, sehingga data akan selalu ada

9
 10

jika suatu waktu dibutuhkan sebagai laporan untuk lembaga atau

perusahaan. Berdasarkan latar belakang ini, penulis ingin membuat tulisan ilmiah

yang berjudul: “Analisis Sistem Informasi Absensi Pegawai Pada PT. Maxfos

Prima Tangerang”.

1.2. Tujuan dan Manfaat

Maksud dari penulisan Laporan Riset ini adalah :

1. Meminimalkan kesalahan dalam pencatatan data absensi.

2. Meningkatkan disiplin kerja karyawan dalam hal absensi.

3. Membantu dalam perhitungan jumlah jam kerja karyawan.

4. Menyajikan data – data absensi karyawan secara akurat periodik.

Tujuan dari penulisan laporan riset ini adalah untuk memenuhi nilai

Praktek Kerja Lapangan (PKL) pada Program Diploma Tiga (DIII) di Universitas

Bina Sarana Informatika Jurusan Sistem Informasi sebagai syarat untuk dapat

mengikuti Tugas Akhir.

1.3. Metode Penelitian

Dalam rangka pengumpulan data yang diperlukan dalam penulisan laporan

riset penulis menggunakan beberapa metode, diantaranya adalah :

1. Metode Observasi

Metode observasi merupakan pengamatan dan penelitian secara

langsung terhadap obyek yang diselidiki di lapangan. Dalam hal ini

penulis terjun langsung ke lapangan dengan mangamati langsung

terhadap objek penelitian yang tentunya akan memudahkan untuk

mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

2. Metode Studi Pustaka

Metode studi pustaka merupakan kegiatan untuk menghimpun

 11

informasi yang relevan dengan topik atau masalah yang menjadi objek

penelitian melalui buku-buku, literatur, atau catatan.

3. Metode Wawancara

Penulis mengumpulkan data dengan cara tatap muka langsung kepada

manager dan staf PT. Maxfos Prima Tangerang sehingga diperoleh

penjelasan yang lebih rinci dan jelas.

1.4. Ruang Lingkup

Untuk lebih memusatkan permasalahan yang ada dan agar tidak

menyimpang dari pokok permasalahan, maka kami membuat batasan

permasalahan yaitu mengenai analisa sistem informasi absensi pegawai, sampai

dengan pembuatan laporan yang akan ditujukan kepada pimpinan perusahaan.

1.5. Sistematika Penulisan

Berdasarkan pada penjelasan yang ada di atas, penulis pada bab ini akan

membahas masalah “Analisis Sistem Informasi Absensi Pegawai pada PT.

Maxfos Prima Tangerang”. Untuk dapat mengetahui secara ringkas

permasalahan dalam penulisan laporan PKL maka digunakan sistematika

penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pembaca menulusuri dan

memahami isi laporan PKL sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis menguraikan latar belakang secara umum, maksud dan

tujuan, metode penelitian, ruang lingkup yang membatasi permasalahan dan

sistematika penulisan yang merupakan gambaran dari keseluruhan bab.

BAB II LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang konsep dasar dari sistem yang dibahas dalam ruang

lingkup dan memberikan penjelasan secara teoritis tentang peralatan rancangan

 12

sistem yang meliputi ERD, LRS, Flowchart dan gambaran aplikasi yang

digunakan dalam penulisan laporan PKL.

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

Bab ini akan menjelaskan mengenai sejarah singkat berdirinya perusahaan,

struktur organisasi dan fungsinya, prosedur sistem berjalan, Kamus Data,

Spesifikasi Sistem Berjalan yang terdiri dari bentuk dokumen masukan (input) dan

keluaran (output), permasalahan dan alternatif pemecahan masalah.

BAB IV PENUTUP

Pada bab ini penulis mengemukakan beberapa kesimpulan dan saran-saran

yang berkaitan dengan sistem informasi absensi pada PT. Maxfos Prima

Tangerang.
 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

2.1.1. Pengertian Sistem

Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi

karena sistem sangat menunjang kinerja perusahaan atau instansi, baik yang

berskala kecil maupun besar.

Dalam era Globalisasi saat ini dan semakin meningkatnya sistem informasi

perkembangan teknologi dan semakin jauhnya spesialisasi dalam perusahaan serta

semakin banyaknya perusahaan-perusahaan yang menjadi besar, sehingga hampir

semua perusahaan sudah dan mungkin wajib menggunakan sistem, baik sistem

yang sifatnya manual maupun yang sifatnya sudah terkomputerisasi. Dengan

demikian tidak heran kalau sistem itu sendiri banyak dipelajari dan dianalisa.

Menurut Susanto (2013) mengatakan bahwa “Sistem adalah kumpulan

atau group dari bagian atau komponen apapun baik phisik ataupun non phisik

yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk

mencapai satu tujuan tertentu”.

Menurut Romney dan Steinbart (2015) Sistem adalah serangkaian dua atau

lebih komponen yang saling terkait dan berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Menurut Mustakini (2014) “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari

prosedur- prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk

melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu”.

13
 14

Sedangkan menurut Sukamto dan Shalahudin (2018) “Sistem adalah

kegiatan untuk melihat sistem yang sudah berjalan, melihat bagian mana yang

bagus dan tidak bagus, dan kemudian di dokumentasikan kebutuhan yang akan

dipenuhi dalam sistem yang baru”.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Sistem memiliki karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yang mencirikan

bahwa hal tersebut bisa dikaitkan sebagai suatu sistem, adapun Menurut Tohari

(2014), Karakteristik sistem yang dimaksud adalah sebagai berikut :

1. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen – komponen yang saling

berinteraksi yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan,

komponen tersebut dapat berupa suatu bentuk subsistem. Setiap subsistem

memiliki sifat – sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu

dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat

mempunyai sistem yang lebih besar, yang disebut dengan Supra Sistem.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem

dengan sistem yang lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.

Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu

kesatuan yang tidak dapat dipisah – pisahkan.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Bentuk apapun yang ada diluar lingkup sistem atau batasan sistem yang

mempengaruhi sistem tersebut disebut dengan lingkungan luar sistem.

Lingkungan luar sistem ini dapat menguntungkan dan dapat juga

 15

merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan

merupakan energi bagi sistem tersebut, yang dengan demikian lingkungan

luar tersebut harus selalu dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar

yang merugikan harus dikendalikan, karena kalau tidak maka akan

mengganggu kelangsungan hidup sistem tersebut.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang

lainnya disebut dengan penghubung sistem atau interface. Penghubung ini

memungkinkan sumber daya - sumber daya mengalir dari satu subsistem

ke subsistem lain. keluaran suatu subsistem akan menjadi masukan untuk

subsistem yang lain Dengan melewati penghubung, Dengan demikian

terjadi suatu integrasi sistem yang membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem (Input)

Energi yang dimasukkan ke dalam sistem disebut masukan sistem yang

dapat berupa pemeliharaan ( maintenance input ) dan sinyal ( signal input )

sebagai contoh didalam suatu unit sistem komputer “program” adalah

maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer

sementara “data” adalah signal input yang akan diolah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang

berguna, Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.

Seperti contoh Sistem Informasi, keluaran yang dihasilkan adalah

informasi yang mana informasi ini dapat digunakan sebagai masukan

untuk pengambilan keputusan atau hal – hal lain yang merupakan input

bagi subsistem lainnya.

 16

7. Pengolahan Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah

masukan menjadi keluaran. Sebagai contoh sistem akutansi, Sistem ini

akan mengolah data transaksi menjadi laporan – laporan yang dibutuhkan

oleh pihak manajemen.

8. Sasaran (Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat

deterministik. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi

sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai

sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

2.1.3. Klasifikasi Sistem

Menurut Kristanto dalam Perancangan Sistem dan Aplikasinya (Edisi

Revisi) dari berbagai sudut pandang, sistem dapat di klasifikasikan menjadi

beberapa bagian yaitu :

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem Abstrak merupakan sistem yang tidak bisa dilihat secara mata biasa

dan biasanya sistem ini berupa pemikiran atau ide-ide. Contoh dari sistem

abstrak ini adalah filsafat. Sistem fisik merupakan sistem yang bisa dilihat

secara mata biasa dan biasanya sering digunakan oleh manusia. Contoh

dari sistem fisik ini adalah sistem akuntansi, sistem komputer, dan

sebagainya.

2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan

Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi karena pengaruh alam.

Misalnya sistem rotasi bumi, sistem gravitasi, dan sebagainya. Sistem

 17

buatan merupakan sistem yang dirancang dan dibuat oleh manusia.

Misalnya sistem pengolahan gaji.

3. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dengan bagian

luar sistem dan biasanya tidak terpengaruh oleh kondisi di luar sistem.

Sedangkan sistem terbuka merupakan sistem yang berhubungan dengan

bagian luar sistem.

2.1.4. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Menurut Sukamto dan Shalahuddin (2015), Siklus Hidup Pengembangan

Sistem (System Development Life Cycle) adalah proses mengembangkan atau

mengubah suatu sistem perangkat lunak dengan menggunakan model – model dan

metodologi yang digunakan orang untuk mengembangkan sistem-sistem

perangkat lunak sebelumnya.

2.2. Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur

Alasan penting mengawali analisis sistem :

a. Problem solving : Sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan

untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki system sehingga dapat

berfungsi sesuai dengan kebutuhan.

b. Kebutuhan baru, adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau

lingkungan sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan system

informasi untuk mendukung organisasi

c. Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.

 18

2.2.1. Flow Map

Flow map digambarkan untuk mendefinisikan dan mengintruksikan

organisasi informasi yang berjenjang dalam bentuk modul dan sub modul yang

menjelaskan mengenai elemen data, elemen control, modul dan hubungan antara

modul.

2.2.2. Diagram Konteks

Diagram konteks digunakan untuk mempresentasikan system melalui sebuah

lingkaran. Elemen penting dari system yang ada di dalam diagram konteks adalah

sebagai berikut :

a. Manusia, organisasi atau system yang berkomunikasi dengan system

disebut terminator.

b. Data yang diterima system dari linkungan luar.

c. Data hasil proses diberikan ke lingkungan luar.

d. Batasan antara system dan lingkungan.

2.2.3. Data Flow Diagram

Data flow diagram digunakan untuk menggambarkan system yang telah ada

atau yang akan dikembangkan, tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik, aliran

data maupun tempat penyimpanan datanya, dengan orientasi pengembangan

terstruktur. Beberapa symbol yang dicapai oleh data flow diagram adalah eksternal

entity, process dan data store. Data flow diagram adalah alat yang digunakan pada

metodologi pengembangan system terstruktur dan merupakan alat bantu yang cukup

popular sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data dalam system dengan

struktur yang jelas.

 19

2.3. Peralatan Pendukung

Peralatan pendukung (Tool System) merupakan alat yang digunakan untuk

menggambar logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol,

lambang-lambang, ataupun diagram-diagram yang menunjukkan secara tepat arti dan

fungsinya. Fungsi dari peralatan pendukung (Tool System) adalah untuk menjelaskan

kepada user bagaimana fungsi dari sistem informasi dapat bekerja dengan suatu

bentuk logika model dan physical model.

Fingertec adalah salah satu perangkat keras atau hardware yang digunakan

untuk mendeteksi sidik jari yang sudah didaftarkan. Pada saat pembelian perangkat

ini sudah disertai aplikasi TCMS untuk melihat rekap absensi seluruh karyawan yang

sidik jarinya sudah didaftarkan dalam perangkat fingertec. TCMS disini juga

bertindak sebagai database dari fingertec.

Saat ini tools untuk TCP/IP fingertec yang paling lengkap dan luas

pemakaiannya adalah TCMS. Dengan menggunakan suatu database yang lebih dari

450 ciri-ciri untuk dibandingkan ke TCP/IP stack dengan operating sistem tertentu

atau hardware tertentu. Database ini termasuk sistem operasi yang komersial, router,

switch, firewall dan sistem-sistem yang lain. Setiap sistem yang percaya bahwa

TCP/IP adalah potensial untuk masuk database akan meng-update-nya secara

priodik. TCMS merupakan software yang bebas untuk didownload dan mudah untuk

digunakan.

TCMS Fingertec adalah sebuah sistem dengan 3 langkah.

1. Pertama, kemampuannya sebagai port scan untuk menemukan satu set

open dan closed TCP dan UDP port.

 20

2. Kedua, kemampuan untuk melakukan generate bentuk paket – paket

kemudian mengirimnya ke remote host dan mendengar tanggapannya.

3. Ketiga, menggunakan hasilnya untuk diolah dan menemukan masukan

yang sesuai dengan database yang dimilikinya.

 BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Institusi Perusahaan

Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, struktur organisasi

serta fungsi dari masing – masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Didirikan pada tahun 1971, PT. Maxfos Prima adalah perusahaan dengan

fokus pada pembuatan EPS dan solusi Corrugated Boxes untuk Pengemasan. Sejak

itu, perusahaan telah melakukan diversifikasi penawaran produk dengan tetap

mempertahankan kepentingan pengemasannya. Untuk memperluas kegiatan ini,

kami telah menetapkan area manufaktur seluas 6 hektar di Tangerang yang berlokasi

sekitar 30 Kilo Meter di sebelah barat Jakarta.

3.1.2. Tujuan Perusahaan (Visi dan Misi Perusahaan)

a. Visi

Diakui oleh para pelanggan dan industry kami sebagai salah satu

produsen EPS dan EPP terbesar dan terbaik di Indonesia.

b. Misi

Berkomitmen untuk menawarkan pelanggan kami : produk EPS dan EPP

yang berkualitas tinggi, inovatif, hemat biaya melalui peningkatan

berkelanjutan, proses manufaktur yang efisien, hubungan win – win

solution yang dibangun berdasarkan keandalan dan layanan pelanggan

sangat baik.

21
3.1.3. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan penegasan akan susunan kerangka yang

menunjukkan saling hubungan atau tata kerja antara bagian – bagian atau sub bagian

yang ada dalam suatu unit kerja, sehingga setiap bagian atau sub bagian mengetahui

secara jelas apa yang menjadi bidang tugas, kewenangan dan tanggung jawabnya.

Demikian pula kepada siapa bagian mempertanggung jawabkan aktivitas yang

dilakukannya.

Gambar III. 1 Struktur Organisasi PT. Maxfos Prima

Keterangan :

Bagian yang berkaitan dengan proses penggajian karyawan dan bagian

dimana penelitian dilakukan.

Bagian yang tidak berkaitan dengan proses penggajian karyawan.

3.1.4. Deskripsi Jabatan (Job Description)

Berdasarkan struktur organisasi di atas, maka dapat diuraikan mengenai

fungsi dan tugas masing – masing bagian. Berikut adalah fungsi dan tugas dari

masing – masing bagian yang terlibat di PT. Maxfos Prima.

22
a. Executive Director

1. Direktur bertanggungjawab sepenuhnya terhadap seluruh kegiatan

perushaan.

2. Direktur memberikan modal kas untuk perusahaan.

3. Menerima Laporan Permintaan Uang dari manager keuangan.

4. Direktur bertanggungjawab dalam pengambilan keputusan.

5. Mengelola jalannya perusahaan.

b. Accounting Manager

1. Menyiapkan dana untuk operasional perusahaan.

2. Menerima modal untuk kas perusahaan dari direktur.

3. Menerima rekapan permintaan uang yang dibuat oleh General

Manager.

4. Membuat laporan permintaan uang (LPU).

c. General Manager

1. Membuat rekapan permintaan uang dari laporan daftar gaji yang

dibuat oleh bagian penggajian (payroll).

d. Payroll

1. Melakukan proses cuti dan SDM.

2. Melakukan administrasi absensi.

3. Membuat laporan penggajian (payroll) non staff.

4. Membuat laporan rekapitulasi dana pelatihan.

5. Melakukan laporan dana pension karyawan.

e. HRD Supervisor

1. Bertanggungjawab atas seluruh karyawan.

2. Merekrut dan menyeleksi kerja karyawan.

23
 3. Membuat control absensi karyawan.

4. Memberikan teguran dan surat peringatan bagi karuawan yang

melanggar.

5. Koordinasi penyusunan program pelatihan dan pengembangan.

6. Melakukan control asset perusahaan khususnya gedung dan fasilitas

umum.

f. General Affair

1. Membuat jadwal dan koordinasi kerja bagian umum.

2. Melakukan perawatan infrastruktur dan asset perusahaan.

3. Melakukan pengecekan kebersihan Area dan APAR.

4. Melakukan control penggunaan APD.

5. Membuat laporan Limbah B3.

24
3.2. ERD (Entity Relation Diagram)

NIK

NIK

Nama
Nama

NIK

Divisi
Tanggal_Lahir

Tempat_Lahir Karyawan Absen Absensi Jam_Masuk

Alamat
Jam_Keluar

Tanggal_Masuk
Telat

Divisi

Lembur

Status

Gambar III. 2 ERD (Entity Relation Diagram)

3.3. LRS (Logical Relational Structure)

Karyawan Absensi

NIK (PK)(FK) NIK (PK)(FK)

Nama Nama
Tanggal_Lahir Divisi
Tempat_Lahir Jam_Masuk
Alamat Jam_Keluar
Tanggal_Masuk Telat
Divis Lembur
Status

Gambar III. 3 LRS (Logical Relational Structure)

25
3.4. Flowchart

Mulai

Sidik Jari
Karyawan

Validasi Sidik Jari

Sidik Jari Sidik Jari Sesuai

Tidak
Tidak Sesuai Database

Ya

Sidik Jari
Sesuai

Menyimpan
Laporan Hasil Proses
Absensi Dalam
Database

Selesai

Gambar III. 4 Flowchart Sistem Absensi Karyawan PT. Maxfos Prima

3.5. Prosedur Sistem Berjalan

Adapun prosedur absensi pegawai pada PT. Maxfos Prima adalah sebagai

berikut :

a. Prosedur Absensi Fingerprint

Pegawai bekerja setiap hari Senin sampai dengan hari Jumat dan absen

harus dilakukan sesuai shift setiap jam masuk kerja yaitu pada saat jam

07:00, 15.00 dan 23.00. Kemudian absen pulang dilakukan sesuai shift

26
 setiap jam pulang kerja yaitu pada saat jam 15.00, 23.00 dan 07.00.

Sedangkan untuk hari Sabtu absen dilakukan pada pukul 07.00 untuk

jam masuk dan 12.00 untuk jam pulang. Berbeda dengan pegawai non-

shift yang melakukan absen masuk pada pukul 08.00 dan melakukan

absen pulang pada pukul 17.00.

b. Prosedur Pengumpulan Data

Bagian payroll melakukan penarikan data dari database melalui

aplikasi TCMS dengan menginput NIK pegawai.

c. Prosedur Pembuatan Laporan

Setelah bagian payroll menginput NIK pegawai pada aplikasi TCMS,

aplikasi akan memberikan output atau keluaran berupa keseluruhan

absen pegawai tersebut dalam periode bulanan dan akan diserahkan

kepada General Manager untuk disetujui.

3.6. Spesifikasi Dokumen Masukan

1. Nama Dokumen : Kartu Absen

Fungsi : Untuk absen pegawai

Sumber : Pegawai

Tujuan : Keuangan

Frekuensi : Setiap kali melakukan absensi

Jumlah : 1 Kartu

Bentuk : Lampiran

3.7. Spesifikasi Dokumen Keluaran

1. Nama Dokumen : Laporan Absen

2. Fungsi : Laporan absen pegawai.

3. Sumber : Database TCMS

27
 4. Tujuan : Keuangan

5. Frekuensi : Setiap bulan rekap absensi

6. Jumlah : 1 Set

7. Bentuk : Lampiran

3.8. Permasalahan

Dalam pelaksanaannya, tentunya setiap perusahaan memiliki

permasalahannya masing-masing. Begitupun seperti yang terjadi pada PT. Maxfos

Prima, permasalahan yang sering terjadi antara lain :

a. Prosedur kegiatan dalam penanganan data absensi pegawai pada PT.

Maxfos Prima masih tertulis (manual) sehingga untuk pencatatan data

masih memakan waktu yang lama dan sangat dibutuhkan ketelitian

yang tinggi agar tidak salah dalam mencatat data tersebut.

b. Kurangnya pengontrolan dan pengendalian manajemen pada system

pendataan dan absensi pegawai, sehingga terkadang data tidak dapat

dilihat melalui aplikasi TCMS.

3.9. Pemecahan Masalah

Dari beberapa kendala yang dihadapi oleh PT. Maxfos Prima ada beberapa

cara untuk mengatasi masalah tersebut antara lain :

a. Sebaiknya PT. Maxfos Prima menerapkan sistem komputerisasi untuk

memudahkan pencatatan data dan absensi pegawai agar lebih

mudah,cepat dan akurat.

b. Sistem manajemen pada pendataan dan absensi karyawan pada PT.

Maxfos Prima agar segera dibenahi agar lebih terkontrol dan terkendali

sehingga bisa meminimalisir kesalahan – kesalahan yang kerap terjadi

28
serta mencegah adanya tindak kecurangan pada data absensi (manipulasi

data).

29
 BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisa dan pembahasan yang telah disusun dalam

penulisan laporan KKP, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

a. Sistem absensi pegawai di PT. Maxfos Prima sebagian masih di tulis

tangan (manual) sehingga dibutuhkan ketelitian yang tinggi juga

memakan waktu yang lama.

b. Karena kurangnya pengontrolan pada sistem absensi yang digunakan

maka masih banyak ditemukan kecurangan-kecurangan pada data absensi

karyawan (manipulasi data).

4.2. Saran

Sehubungan dengan hal-hal yang telah dikemukakan diatas dan untuk

meningkatkan keberhasilan Sistem Manajemen Absensi, maka diberikan saran-saran

sebagai berikut :

a. Apabila sistem komputerisasi diterapkan dalam sistem absensi karyawan

ini akan lebih mempermudah dalam membantu pekerjaan sehingga akan

lebih cepat dan akurat.

b. Agar sistem informasi absensi ini menetapkan inti pengaman untuk

mengawasi dan menjaga supaya tidak terjadi manipulasi data dalam

pencatatan absen.

30
 DAFTAR PUSTAKA

Jaman. 2017. Perancangan Sistem Informasi Presensi Menggunakan Sidik Jari

Untuk Pegawai Negeri Kabupaten Karawang.2(1), 32-38.

Kadir, Abdul. 2015. Pengenalan Sistem Informasi Edisi Revisi. Yogyakarta : Andi.

Lengkong. 2016. Sistem Informasi Absensi Real-Time Pada Universitas Klabat,

216-228.

Mulyanto, Agus. 2017. Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Yogyakarta : Pustaka

Belajar.

Rosa, Shalahuddin. 2016. Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi

Objek. Bandung : Informatika.

Sutanta, Edhy. 2016. Basis Data Dalam Tinjauan Konseptual. Yogyakarta : Andi.

31
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP

A. Biodata Mahasiswa

Nim : 12172745
Nama Lengkap : Muhamad Musabiq Naufal
Tempat/Tanggal Lahir : Jakarta, 19 Maret 1995
Alamat : Jl. Nurul Huda No.63B RT.02 RW.01 Cengkareng
Timur Jakarata Barat

B. Riwayat Pendidikan Formal & Non Formal

1. SDN 01 PG Cengkareng Timur, lulus tahun 2008

2. MTS Annida Al – Islamy Kosambi, lulus tahun 2011
3. SMK Cengkareng 1, lulus tahun 2014

C. Riwayat Pengalaman Berorganisasi / Pekerjaan

1. PT. Primaguna Manufacture dari tahun 2015 s/d tahun2016

2. CV. Teknik Jaya 1 dari bulan Januari 2016 s/d bulan Juni 2016

3. PT. Maxfos Prima tahun 2016 s/d sekarang

Jakarta, 12 Desember 2019

Muhamad Musabiq Naufal

32
33
34
 LAMPIRAN

Lampiran A-1 Laporan Absensi Bulanan

35
Lampiran A-2 Absensi Fingertech

36
Lampiran A-3 Staff dan Karyawan PT. Maxfos Prima

37