ANALISA SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA

PT. AGRINA SAWIT PERDANA

LAPORAN

KULIAH KERJA PRAKTEK

Diajukan Untuk Memenuhi Matakuliah KKP Pada Program Diploma Tiga

(D.III)

Firman Adikaja Yoel

Nim : 12174128

Jurusan Sistem Informasi

Akademi Sistem Informatika Bina Sarana Informatika Pontianak

2019
 PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah kerja praktek ini telah di setujui dan disahkan serta diizinkan untuk dinilai

pada periode : Tahun Akademi 2019/2020 di Semester Lima

DOSEN PEMBIBING AKADEMI

Kelas 12.5C.30

Yeni Mustika, M.PD

 KATA PENGATAR
Puji syukur kami panjat kahadirat ALLAH SWT yang telah dilimpahkan rahmat dan
karunia-Nya sehingga pada akhirnya saya dapat menyelesaikan tugas laporan kerja praktek
ini dengan baik dimana tugas laporan Kuliah Kerja Praktek ini penulis sajikan bentuk dalam
buku yang sederhana, adapun judul penulisan laporan kuliah kerja praktek yang saya ambil
adalah sebagai berikut :

“ANALISA SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN PADA

PT. AGRINA SAWIT PERDANA”
Tujuan penulisan kuliah kerja praktek ini dibuat untuk memenuhi salah satu mata
kuliah KKP ( Kuliah Kerja Praktek ) program Diploma III (D3) UNIVERSITAS BSI
Pontianak. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil penelitian, beberapa sumber
literatur yang mengandung penulisan ini. Kami menyadari bahwa tanpa bimbingan dan
dorongan dari semua pihak , maka penulisan laporan kuliah kerja praktek ini tidak akan
lancar, oleh karena itu pada kesempatan ini saya menyapaikan ucapan terima kasih kepada :

1. Direktur Akademi Sistem Informatika Bina Sarana Informatika.

2. Ketua Program Studi Sistem Informasi Bina Sarana Informatika.
3. Dosen pembimbing kuliah kerja praktek yang telah memberikan bimbingan, arahan,
saran serta dukungan kepada kami dalam menyelesaikan laporan KKP ini.
4. Staff/Karyawan/Dosen di lingkungan UBSI pontianak
5. Andreas Utaryo selaku Estate Manager PT. Agrina Sawit Perdana.
6. Elvan Romelson Purba Girsang selaku Kepala Tata Usaha.
7. Staff/Karyawan di lingkungan kantor PT. Agrina Sawit Perdana.

Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga
terwujudnya penulisan ini. Kami menyadari bahwa penulisan laporan kuliah kerja
praktek ini masih jauh sekali dari kata sempurna, untuk itu saya mohon kritik dan
saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan saya sebagai penulis dimasa
akan datang.

Sanggau,................................

Penulis

Firman Adikaja Yoel

 DAFTAR ISI
Halaman

Lembar Judul Laporan KKP........................................................................................................... i

Lembar Persetujuan Laporan KKP................................................................................................. ii

Kata Pengantar................................................................................................................................ iii

Daftar Isi......................................................................................................................................... iv

Daftar Simbol................................................................................................................................. v

Daftar Gambar................................................................................................................................ vii

Daftar Tabel................................................................................................................................... xi

Daftar Lampiran.............................................................................................................................. x

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Umum....................................................................................................... 1
1.2 Maksud dan Tujuan.................................................................................. 2
1.3 Metode Penelitian..................................................................................... 2
1.4 Ruan Lingkup........................................................................................... 3
1.5 Sistematika Penulisan............................................................................... 3

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar Sistem................................................................................ 4

2.1.1 Pengertian Sistem........................................................................ 4
2.1.2 Karakteristik Sistem.................................................................... 5
2.2 Peralatan Pendukung (tool System)........................................................ 6
2.2.1 Diagram Alir Data....................................................................... 6
2.2.2 Kamus Data / Data Dictionary.................................................... 7
2.2.3 Notasi Kamus Data...................................................................... 8

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum....................................................................................................... 1
3.2 Tinjauan Perusahaan................................................................................ 1
3.2.1 Sejarah Perusahaan..................................................................... 1
3.2.2 Visi dan Misi Perusahaan........................................................... 1
3.2.3 Struktur Organisasi dan Fungsinya............................................ 1
 3.3 Prosedur Sistem Bejalan.......................................................................... 1
3.4 Diagram Alir Data................................................................................... 1
3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan...................................................................... 1
3.5.1 Spesifikasi Dokumen Masukan.................................................. 1
3.5.2 Spesifikasi Dokumen Keluaran.................................................. 1

BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan............................................................................................... 1
4.2 Saran......................................................................................................... 1
Daftar Pustaka
Daftar Riwayat Hidup
Surat Keterangan PKL/Riset
Lampiran-Lampiran
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Umum
Masuknya sistem teknologi informasi ke Indonesia merupakan era baru dalam dunia
komputerisasi. Seiring dengan kemajuan dan perkembangan teknologi, sistem komputerisasi
tak dapat dihindarkan lagi. Penggunaan komputer diefisiensikan dalam berbagai aspek
kehidupan, baik dalam dunia bisnis maupun dunia pendidikan, dimana dalam penggunaan
komputer tersebut dapat meningkatkan produktifitas dalam waktu dan tenaga kerja.
Pengembangan komputer di era sekarang banyak sekali kita rasakan manfaat dan
keuntungan nya, karena kecanggihan komputer dalam menghitung khususnya untuk
memproses data yang sangat banyak dan rumit. Manfaat komputer sudah tidak kita rugikan
lagi karena dengan adanya komputer kita dapat melakukan pekerjaan dengan mudah dan
cepat. Namun dalam perkembangan dan kemajuan komputer pasti ada dampak positif dan
dampak negatif pada dunia informasi. Dampak positif dari adanya komputer yaitu proses data
dan informasi menjadi tulang punggung dan dapat dilakukan dengan cepat, akurat dan tepat
waktu, sedangkan dampak negatifnya adalah timbulnya kejahatan dan penyelewengan dari
pengguna komputer tersebut. Akan tetapi terlepas dari semua itu bahwa kemajuan teknologi
dapat mendukung pengolahan informasi menjadi alat pemicu persaingan dunia bisnis dan
ekonomi yang semakin baik.
PT. Agrina Sawit Perdana adalah perusahaan yang berdiri dibidang penghasil kelapa
sawit, dan juga memperkerjakan cukup banyak karyawan, sedangkan sistem penggajian
karyawan yang digunakan masih secara manual. Dan dalam bidang keuangan suatu sistem
yang digunakan haruslah tepat karena guna menghindari kesalahan pencatatan / merekap gaji.
Untuk itu maka diperlukan suatu sistem yang terkomputerisasi dalam rangka memberikan
informasi kepada para karyawan dan pihak lainnya secara tepat cepat dan akurat, berdasarkan
uraian diatas maka penulis tertarik untuk menganalisis Sistem Penggajian pada PT. Agrina
Sawit Perdana Sehubungan dengan itu maka penulis akan mengambil judul “Analisa Sistem
Infromasi Penggajian Karyawan Pada PT. Agrina Sawit Perdana “.
1.2. Maksud dan Tujuan
Maksud penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek ini adalah :
1. Mengimplementasikan ilmu yang penulis peroleh selama mengikuti kuliah yang dipraktekan
di Kuliah Kerja Praktek.
2. Mengetahui cara kerja sistem penggajian karyawan pada PT. Agrina Sawit Perdana.
3. Merancang dan menerapkan sistem penggajian (Payroll) yang terkomputerisasi sebagai
solusi terhadap masalah yang dihadapi oleh PT. Agrina Sawit Perdana.
4. Membantu meningkatkan efisiensi dan efektifitas sistem kerja yang baik pada perusahaan.
Sedangkan tujuan dalam penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek ini adalah untuk
memenuhi salah satu syarat tugas kuliah Diploma Tiga (D-III) Jurusan Sistem Informasi di
Universitas Bina Sarana Informatika.

1.3. Metode Penelitian

Untuk memperoleh data atau informasi yang diperlukan dalam penulisan tugas Kuliah
Kerja Praktek ini, penulis menggunakan beberapa metode yang penulis gunakan, yaitu :
1. Metode pengamatan ( Observation )
Penulis mengamati secara langsung terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan di PT.
Agrina Sawit Perdana agar dapat mengetahui setiap proses yang dikerjakan oleh para
karyawan.
2. Wawancara ( Interview )
Secara langsung berinterasi dan melakukan Tanya jawab dengan pihak-pihak PT. Agrina
Sawit Perdana yang berhubungan langsung dengan masalah yang di diteliti.
3. Studi Pustaka ( Library Research )
Penulis mengumpulkan data dari buku-buku yang berkaitan dengan masalah yang akan
dibahas.

1.4. Ruang Lingkup

Dalam penulisan tugas Kuliah Kerja Praktek ini, penulis hanya membahas tentang
sistem penggajian yang cukup luas ini dan agar makalah ini mencapai sasaran maka ruang
lingkup pembahasan dimulai dari proses rekap absen, proses perhitungan gaji, proses
pembayaran gaji, proses pembuatan laporan.
1.5. Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan merupakan uraian tentang susunan dari penulisan itu sendiri
yang dibuat secara teratur dan terperinci, sehingga memberikan gambaran secara menyeluruh.
Adapun sistematika penulisan Tugas Kuliah Kerja Praktek ini terdiri dari lima bab, yaitu :
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini penulis membahas tentang latar belakang, maksud dan tujuan
penulisan, metode riset dalam memperoleh data atau informasi, ruang lingkup dan
sistematika penulisan yang dibahas dalam bab demi bab.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini penulis juga mengemukakan uraian secara teoritis mengenai pengertian
informasi, sistem akuntansi, dan peralatan pendukung ( Tools System ) yang penulis gunakan
dapa penerapan sistem berjalan seperti Diagram Alir Data (DAD), normalisasi dan kamus
data dalam proses berjalannya sistem pengkodean.
BAB III : ANALISA SISTEM BERJALAN
Bab ini penulis menerangkan tentang uraian umum, tinjauan perusahaan yang
meliputi sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi, prosedur sistem berjalan, diagram
alir data (DAD) sistem berjalan, kamus data sistem berjalan, spesifikasi sistem berjalan yang
terdiri dari bentuk dokumen masukan dan bentuk dokumen keluaran, permasalahan pokok
dan alternatife pemecahan masalah.
BAB V : PENUTUP
Pada bab ini merupakan bab terakhir yang berisi tentang kesimpulan serta saran
beserta koreksi dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis.
 BAB II
LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem

Sistem saat ini banyak digunakan, banyak orang yang membicarakan tentang
sistem. Baik perbankan, sistem pemasaran, sistem pembelian dan lainnya. Sistem sangat
penting bagi manajemen pada semua tingkatan tertentu sistem informasi guna mendukung di
dalam pengambilan keputusan.
Mempelajari suatu sistem akan lebih mengetahui bila mengetahui dahulu apakah
suatu sistem itu. Untuk lebih memahami pengertian sistem, sistem informasi akuntansi, maka
kami akan menambahkan definisi tentang hal tersebut diatas.

2.1.1. Pengertian Sistem

1. Menurut Jogianto (2005:2) menjelaskan bahwa : ‘‘Sistem adalah kumpulan dari
elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.
2. Menurut Al Bahar (2005:3) menjelaskan bahwa : ‘‘ Sistem adalah kumpulan dari
komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem”.
Berdasarkan dua definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa sistem adalah
sekelompok unsur atau elemen-elemen yang erat hubungannya antara satu dengan yang
lainnya dan saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

2.1.2. Karakteristik Sistem

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :
1. Komponen Sistem ( Components )
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi artinya saling
bekerja sama membentuk suatu kesatuan, komponen-komponen sistem atau elemen-elemen
sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem
mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi
proses sistem secara keseluruhan.
2. Batas Sistem ( Boudary )
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya
atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang
sebagai satuan kesatuan.
3. Lingkungan Luar Sistem ( Environment )
Dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi
sistem.
4. Penghubung Sistem ( Interface )
Merupakan media penghubung dari satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.
Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem yang
lainnya.
5. Masukan Sistem ( Input )
Adalah energy yang dimasuk kedalam subsistem
6. Keluaran Sistem ( Output )
Adalah hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna dan sisa pembangunan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang
lain atau kepada supra sistem.
7. Pengolahan Sistem ( Process )
Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan masukan menjadi keluaran,
sebagai contoh sistem akuntansi. Sistem ini akan mengolah data transaksi menjadi laporan-
laporan yang dibutuhkan oleh manajemen.
8. Sasaran Sistem ( Objective )
Yaitu segala sesuatu yang harus dicapai dalam pelaksanaan sebuah sistem. Sasaran
sangat mene ntukan suatu kebutuhan akan masuk dan keluaran yang diharapkan. Suatu sistem
memiliki tujuan dan sasaran yang pasti juga bersifat deterministik. Kalau suatu sistem tidak
memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil
bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
1.3. Klafisikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah
sebagai berikut :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstrak system) dan sistem fisik (physical
system).
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak
secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem bantuan
manusia (human made system).
Sistem alamiah merupakan sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat
manusia. Sedangkan sistem buatan manusi adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu
(probabilistic system).
Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Contoh
sistem komputer. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi karena dapat mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open
system).
Sistem yang tidak terhubung dan tidak terpengaruh dengan sistem luarnya. Secara
teoritis sistem tersebut ada, tetapi kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup,
yang ada hanyalah (relatively closed system) sistem relative tertutup, tapi tidak benar-benar
tertutup. Sedangkan sistem terbuka sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungan luarnya melalui arus sumber daya.

2.1.4. Daur Hidup Sistem

Siklus hidup sistem adalah proses evolusioner yang diikuti dalam menerapkan sistem
atau subsistem informasi berbasis komputer. Pembangunan sistem hanyalah salah satu dari
rangkaian daur hidup suatu sistem dan dan merupakan aspek yang sangat penting. Terhadap
beberapa fase atau tahapan dari daur hidup sistem, antara lain :
1. Mengenali Adanya Kebutuhan
Sebelum segala sesuatu terjadi, timbul suatu kebutuhan atau masalah yang
harus dapat dikenali sebagaimana adanya. Kebutuhan dapat terjadi sebagai hasil
perkembangan dari organisasi dan volume yang mengikat melebihi kapasitas dari sistem
yang ada.
2. Pembangunan Sistem
Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa kebutuhan
yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
3. Pemasangan Sistem
Pemasangan sistem merupakan tahap yang penting pula dalam daur hidup sistem, dimana
peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap oprasional terjadi pemasangan sistem yang
sebenarnya, yang merupakan langkah akhir dari suatu pembangunan sistem.
4. Pengoperasian Sistem
Program-program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu
sistem informasi adanya semua bersifat statis, sedangkan organisasi-organisasi yang
ditunjang dengan sistem informasi tadi akan selalu mengalami perubahan-perubahan dan itu
dapat disebabkan oleh pertumbuhan kegiatan bisnis, perubahan aturan dan kebijaksanaan
ataupun kemajuan teknologi. Untuk mengatasi perubahan-perubahan tersebut, maka sistem
harus diperbaharui.
5. Sistem Menjadi Usang
Kadang-kadang perubahan yang terjadi begitu drastis, sehingga tidak dapat diatasi
hanya dengan melakukan perbaikan-perbaikan pada sistem yang berjalan. Tibalah saatnya
dimana secara ekonomis dan teknis sistem yang ada sudah tidak layak lagi untuk
dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.
2.1.6. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi didefinisikan oleh Robert S. Leitch K. Roscoe Davis dalam
Jogianto (2005:11) sebagai berikut : “ Sistem informasi adalah sistem didalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.
Sistem informasi terdiri dari beberapa komponen-komponen, yaitu :
1. Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk
metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa
dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model (Model Block)
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematika yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara yang sudah
tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua
pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari
sistem secara keseluruhan.
5. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang
lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk
memanipulasinya.
6. Blok Kendali (Control Block)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, temperature,
api, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan dan yang lain sebagainya.
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal
yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan dapat
langsung diatasi.

2.1.7. Sistem Informasi Akuntansi

Dalam melaksanakan dan mengelola perusahaan seorang pemimpin harus mengambil
keputusan yang tepat diantara alternatif yang akan diproses. Dalam pengambilan keputusan
manajemen membutuhkan informasi yang handal mengenai apa yang akan terjadi didalam
perusahan. Informasi tersebut dapat dipenuhi dengan adanya sistem informasi akuntansi yang
telah dirancang dan direncanakan dengan baik sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Sistem informasi akuntansi menurut Azhar Susanto (2008:72), “Sistem Informasi
Akuntansi adalah kumpulan (integrasi) dari subsistem atau komponen baik fisik ataupun non
fisik yang saling berhubungan dan bekerja sama satu sma lain secara harmonis untuk
mengolah data transaksi yang berkaitan dengan masalah keuangan menjadi informasi
keuangan”.
Sedangkan Jogianto (2005:18) mengemukakan bahwa “Sistem informasi
akuntansi adalah suatu kesatuan informasi atau suatu komponen didalam suatu organisasi
yang mengolah transaksi keuangan untuk menyediakan informasi scorekeeping, attention
directing, dan decision-making kepada pemakai informasi”.
Dari beberapa definisi yang diberikan dapat diambil kesimpulan bahwa data yang
diolah oleh sistem informasi akuntansi adalah yang bersifat keuangan. Sistem informasi yang
terbatas pada pengolahan data yang bersifat keuangan saja, sehingga informasi yang
dihasilkan oleh sistem informasi hanya informasi keuangan saja.
 Menurut Azhar Susanto (2008:8-11), tujuan sistem informasi akuntansi adalah
sebagai berikut :
1. Mendukung aktivitas perusahaan sehari-hari.
2. Mendukung proses pengambilan keputusan.
3. Membantu pengolahan perusahaan dalam memenuhi tanggung jawabnya kepada pihak
eksternal.
4. Mengumpulkan data memasukan data transaksi ke dalam sistem informasi akuntansi.
5. Mengolah data transaksi.
6. Menyimpan data untuk tujuan dimasa mendatang.
7. Memberi pemakai atau pemberi keputusan (manajemen) informasi yang mereka perlukan.
8. Mengontrol semua proses yang terjadi.

2.1.8. Pengertian Gaji

Pada dasarnya seseorang yang bekerja pada suatu perusahaan adalah untuk
mendapatkan gaji yang adil dan layak, agar dapat mencukupi biaya kehidupan bersama
keluarganya. Karyawan memerlukan adanya uang sebagai wujud dari gaji atau upah yang
diterimanya. Pengertian gaji menurut Mulyadi (2008:373) adalah “Pembayaran atas
penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan administrasi atau yang mempunyai jenjang
jabatan manager yang pada umumnya dibayarkan tetap perbulan”
Bagi pemilik perusahaan, gaji digunakan untuk kebutuhan perusahaan dalam
menjalani aktifitasnya, sehingga tujuan perusahaan dapat terlaksana dengan baik
Jurnal pengeluaran kas pada saat pembayaran gaji :
Biaya Gaji XXXXX

Kas XXXXX

2.1.9. Sistem Akuntansi Penggajian

Untuk mengatasi adanya kesulitan dan penyimpanan dalam perhitungan dan
pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian. Sistem akuntansi gaji
dan upah juga dirancang untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji karyawan
sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.
 Menurut Mardi (2011:107) sistem penggajian merupakan “Salah satu aplikasi
pada sistem informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch
(bertahap), disebut proses secara bertahap karena daftar gaji dibayarkan atau dibuat secara
periodic”.
Catatan-catatan akuntansi yang digunakan dala pencatatan penggajian adalah :
1. Jurnal umum, digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja kedalam setiap
departemen perusahaan.
2. Kartu harga pokok produk, digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja langsung yang
dikeluarkan untuk pesanan tersebut.
3. Kartu biaya, digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya
tenaga non produk disetiap bagian.
4. Kartu penghasilan karyawan, digunakan untuk mencatat penghasilan sebagai potongan
yang diterima setiap karyawan.
5.
2.2. Peralatan Pendukung ( Tool System )
Peralatan pendukung (tool system) merupakan alat yang digunakan untuk
menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem dengan menggunakan symbol-simbol
lambang dan diagram. Adapun peralatan pendukung untuk merancang model sistem, terdiri
dari .

2.2.1. Diagram Alir Data

Data Flow Diagram digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada
atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan
lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut
akan disimpan. Data Flow Diagram merupakan alat yang digunakan metodologi
pengembangan sistem yang terstruktur.
Beberapa symbol yang digunakan di DFD (Data Flow Diagram) adalah sebagai berikut :
1. Kesatuan Luar
Keluaran luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan
luar sistem yang dapat bebrupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di
lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.
2. Arus Data
Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses sistem. Data
Flow ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari satu bagian ke
bagian lainnya. Data Flow ini mengalir diantara proses (process), simpanan data ( Data Store
) dan kesatuan luar (external entity). Selain menunjukan arah alir data, arus data ini perlu
diberikan nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.
3. Proses
Proses digambarkan dengan bujur sangkar dengan sudut membulat digunakan untuk
menunjukan adanya suatu perubahan didalam transformasi. Proses-proses tersebut selalu
menunjukan perubahan atau perubahan data. Jadi aliran data yang meninggalkan suatu proses
selalu diberi label yang berbeda dari aliran data yang merusak.
4. Simpanan Data
Penyimpanan data digambarkan dengan bujur sangkar dengan ujung terbuka, yang
menunjukan penyimpanan data. Simpanan data menunjukan tempat penyimpanan data-data
yang memungkinkan penambahan dan perolehan data.
Adapun bentuk aturan main dalam penggunaan diagram alir data untuk membuat
model sistem adalah sebagai berikut :
1. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara external
entity dan external entity secara langsung.
2. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara data store yang satu
dengan data store yang lainnya secara langsung.
3. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara
data store dengan exsternal entity secara langsung.
4. Setiap proses ada data flow yang masuk dan data flow yang keluar.
Langkah-langkah dalam membuat diagram alir dayta terbagi menjadi tiga bagian
diantaranya :
1. Diagram Konteks
Diagram konteks adalah yang Detail menggambarkan proses suatu sistem secara garis besar
atau secara umum.
2. Diagram Nol
Diagram yang dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada di dalam diagram
konteks yang penjabarannya secara terperinci.
3. Diagram Detail
Diagram yang dibuat untuk menggambarkan arus data atau sistem secara terperinci dan
mendetail dari tahapan proses pada diagram nol.

2.2.2. Kamus Data

Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan
sebagai refensi kehidupan setiap hari. Kamus data merupakan hasil referensi data mengenai
data (maksimal, metadata), suautu data data yang disusun oleh penganalisis sistem yang
membimbing mereka selama melakukan analisa dan desain. Sebagai suatu dokumen, kamus
data mengumpulkan dan mengkoordinasi istilah-istilah data tertentu, dan menjelaskan apa
arti dari setiap istilah yang ada. Fungsi dari kamus data adalah sebagai suatu katalog yang
menjelaskan lebih dari tentang DAD yang mencakup proses, data flow dan data store. Selain
itu juga untuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama, karena itu kamus data disusun
secara abjad.
Isi kamus data harus mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat.
Maka kamus data harus memuat hal-hak berikut :
1. Nama Arus Data
Kamus data dibuat berdasararkan arus data yang mengalir di DAD, maka nama dari arus
data juga harus dicatat dikamus data, sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan
penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di DAD dapat langsung mencarinya
dengan mudah dikamus data.
2. Alias
Alias atau nama lain dari data dapat ditulis bila nama lain ada. Alias perlu ditulis karena
data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan
yang lainnya.
3. Bentuk Data
Data yang mengalir dari hasil suatu proses ke proses lainnya dalam bentuk dokumen dasar
atau formulir, dokumen hasil cetak komputer, laporan terarah, tampilan layar dimonitor,
variable dan parameter dan parameter dan field-field adalah bentuk data dari arus data yang
mengalir yang perlu dicatat dikamus data.
4. Arus Data
Arus data menunjukan dari nama data mengalir dan kemana data akan menuju.
Keterangan arus data ini perlu dicatat dikamus data supaya memudahkan mencari arus data
ini di DAD.
5. Penjelasan
Untuk menjelaskan lagi tentang makna dari arus data yang dicatat dari kamus data, maka
bagi penjelsan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.
6. Periode
Periode ini menunjukan kapan terjadinya arus data ini. Periode ini perlu dicatat dikamus
data karena dapat digunakan untuk mendefinisikan kapan input dan harus dimasukan
kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan, dan kapan laporan-laporan harus
dihasilkan.
7. Volume
Volume yang dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume
puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukan banyaknya arus data yang mengalir
dalam suatu periode tertentu, sedangkan volume puncak merupakan volume yang terbanyak.
8. Struktur Data
Struktur data menunjukan yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau
elemen data. Selain hal-hal diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk
mempersingkat arti actual maka symbol yang dijelaskan, yang disebut “notasi”. Dimana
notasi kamus data lebih mudah menjelaskan datanya dibandingkan dengan narasi. Notasi atau
symbol yang digunakan ada dua macam yaitu :
a. Notasi Tipe Data
Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu
data. Notasi ini umumnya digunakan adalah sebagai berikut :
 Tabel II.1. Notasi Tipe Data

Notasi Arti
X Setiap karakter
9 Angka numeric
A Angka alphabet
Z Angka nol ditampilkan sebagai notasi kosong
. Sebagai pemisah ribuan
, Koma sebagai tanda penghubung
~ Hypen sebagai tanda penghubung
/ Slash sebagai tanda spasi

b. Notasi Struktur Data

Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data yang umum digunakan
adalah sebagai berikut :

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

Notasi Arti
= Terdiri dari
+ Dan
() Menunjukan suatu elemen yang bersifat pilihan
{} Menunjukan elemen-elemen repitif
[] Menunjukan salah satu dari dua situasi tertentu
 BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum
Dalam era globalisasi ini kebutuhan akan teknologi sangat dibutuhkan terutama untuk
membantu dalam menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi pada suatu instansi
pemerintah maupun instansi swasta. Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut dibutuhkan
sarana atau alat yang membantu memberikan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Bila
dalam suatu perusahaan informasi tersebut berhenti atau terlampat, maka sistem perusahaan
akan menjadi tidak seimbang. Contohnya adalah sistem penjualan karena erat kaitannya
dengan perhitungan dan juga informasi yang beranekaragam yang harus tepat pada waktunya.
Untuk perusahaan pun perlu adanya tenaga yang ahli dan alat pengolahan data seperti
komputer.
Dengan masih adanya sistem penggajian karyawan pada PT.Agrina Sawit Perdana
yang menggunakan cara manual, mulai dari absen karyawan sampai pada perhitungan gaji
karyawan oleh bagian keuangan, masih terdapat banyak selahan yang terjadi, antara lain
membutuhkan banyak waktu dan tenaga bila kita membutuhkan dokumen, ada nya data yang
terselip karena kurang terjaminnya. Keamanan data sehingga butuh media penyimpanan yang
cukup besar untuk dokumen tersebut
Dengan terjadinya masalah tersebut diatas, diperlukan sarana yang dapat meringankan
tugas seorang pemimpin, bagian keuangan dan personalia dalam menyelesaikan suatu
masalah terutama masalah pengolahan data gaji karyawan.
Salah satu alternative yang dapat membantu menyelesaikan masalah terbayar.

3.2. Tinjauan Perusahaan

Dalam pelaksanaan kegiatan rutin di PT. Agrina Sawit Perdana terdapat aturan yang
ditentukan, dalam hal ini struktur organisasi yang menggambarkan garis perintah dan
penerimaan perintah serta fungsi-fungsi pelaksanaan tersebut sehingga semua menjadi lancar.
Penulis akan menerangkan sejarah dan struktur organisasi di tempat penulis mengadakan
Praktek Kerja Lapangan untuk pembuatan Kuliah Kerja Praktek ini.
 3.2.1. Sejarah Perusahaan
3.2.2. Stuktur Organisasi Perusahaan

3.3. Prosedur Sistem Berjalan

3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
Definisi dari DAD adalah suatu network yang menggambarakan suatu system automat
atau terkomputerisasi , manual atau gabungan dari keduanya yang penggambarannya disusun
dalam bentuk kumpulan komponen sistem yang saling berhubungan sesuai aturan yang telah
ditetapkan.
3.5. Kamus Data Sistem Berjalan
Untuk menjelaskan diagram alir data dibuatkan kamus data yang meliputi nama arus
data, alias, bentuk data, arus data, penjelasan, priode,volume, dan struktur data. Adapun data
sistem berjalan dari proses penyerahan kartu absen sampai proses penyerahan gaji adalah
sebagai berikut :
A. Kamus Data Dokumen Masukan
1. Data Absen
Nama Arus Data : Data Absen
Alias : DA
Bentuk Data : Manual
Arus Data : Karyawan – Proses 01 Proses 01 - Administrasi
Penjelasan : Untuk mengetahui data absen kehadiran Karyawan
Periode : Setiap hari
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Foter
Header = Nama Perusahaan + Nama Dokumen No + Nama Karyawan
Isi = Tanggal + Bulan + Hari
Footer = Tanda Bintang (*)
Nama Perusahaan * Nama dari perusahaan *
Nama Dokumen * Nama dari dokumen *
No * Nomor Urut *
Nama Karyawan *Nama karyawan *
2. Data Karyawan
Nama Arus Data : Data Karyawan
Alias : DK
Bentuk Data : Cetak Manual
Arus Data : Administrasi – proses 02
Penjelasan : Untuk mengetahui jumlah karyawan menerima gaji
Periode : Setiap bulan
Volume : 1 Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Nama_Perusahaan + Nama_Dokumen + Tanggal
Isi = NIK + Nama + Gaji_Pokok + Subtotal
Footer = Tanda_Tangan
 Nik * Nomor induk karyawan *
Nama *Nama depan + Nama tengah +Nama belakang*
Gaji Pokok * Gaji pokok masing-masing karyawan *
Subtotal * Total dari gaji *
3. Tanda Terima Gaji
Nama Arus Data : Tanda Terima Gaji
Alias : TTG
Bentuk Data : Cetak Komputer
Arus Data : Karyawan – proses 03
Penjelasan : Sebagai bukti bahwa karyawan telah menerima gaji.
Periode : Setiap bulan
Volume : Satu lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header = Nama_Perusahaan + Nama_Dokumen Tanggal
Isi = No + Nik + Nama + Tanda_Tangan
Footer = Tanda Tangan Keuangan
No * Nomor *
Nik * Nomor induk karyawan *
Nama * Nama depan +Nama tengah+Nama belakang *
Tanda tangan * Tanda tangan penerima gaji *
B. Kamus Data Dokumen Keluaran
1. Rekap Absen
Nama Arus Data : Rekap Absen
Alias : RA
Bentuk Data : Cetak Komputer
Arus Data : Karyawan –proses 01
Penjelasan : Untuk mengetahui data absen kehadiran Karyawan.
Periode : Tiap Bulan
Volume : 1 Lembar
 Struktur Data : Header + Isi + Foter
= Nama_Perusahaan + Nama_Dokumen + No
Nama_Karyawan
Isi = Tanggal + Bulan + Hari
Footer = Tanda Bintang (*)
Nama Perusahaan * Nama dari perusahaan *
Nama Dokumen * Nama dari dokumen *
No * Nomor Urut *
Nama Karyawan *Nama karyawan *
2. Data Gaji
Nama Arus Data : Data Gaji
Alias : DG
Bentuk Data : Cetak Komputer
Arus Data : Keuangan – proses 02
Penjelasan : Untuk mengetahui data gaji Karyawan
Periode : Setiap bulan
Volume : Sesuai kebutuhan
Struktur Data : Header + Isi + Foter
Header = Data_Gaji + Nama_Perusahaan + Bulan + Tahun
Isi = No_Induk + Gaji_Pokok + Gaji_Kotor +
Gaji + Bersih + Total_Potongan + Kode_Pinjaman
Footer = Tanda Tangan
No Induk * No induk karyawan *
Gaji Pokok * Gaji Pokok Masing-masing karyawan*
r Gaji Kotor * Gaji sebelum dikurangi dengan potongan*
Gaji Bersih *Gaji sesudah dipotong *
Total Potongan * Total potongan yang ada satu bulan *
Kode Pinjaman * Terdiri dari 6 digit *
3. Slip Gaji
Nama Arus Data : Slip Gaji
Alias : SG
Bentuk Data : Cetak Print
Arus Data : Proses 3- Karyawan
Penjelasan : Bukti jumlah menerimaan gaji karyawan
Periode : Setiap Bulan
Volume : Satu Lembar
Struktur Data : Header + Isi + Footer
Header :Slip Gaji + Bulan+ Nama Perusahaan +Tanggal
Isi :Nomor_Induk+Nama+Jabatan+Gaji_Pokok+
Tunjangan+Pinjaman+Uang_Makan+Lemburan+Total
Footer : Tanda Tangan
Slip Gaji * Bukti Gaji *
Bulan * Bulan *
Nama Perusahaan *Nama Perusahaan*
Tanggal *Tanggal *
Nomor Induk * Nomor induk karyawan *
Nama *Nama karyawan*
Jabatan *Jabatan karyawan*
Gaji Pokok * Gaji Pokok Masing-masing karyawan*
Tunjangan *Tunjangan*
Pinjaman *Pinjaman karyawan*
Uang Makan *Uang makan karyawan*
Lemburan *Lemburan*
Total *Total gaji karyawan*
3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan
Spesifikasi sistem merupakan rangkaian yang terdiri dari dokumen masukan (Input)
dan dokumen keluaran (Output) yang semuanya teratur dan dipakai pada sistem berjalan.
Spesifikasi sistem penggajian karyawan pada PT. Agrina Sawit Perdana adalah :

3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan dokumen yang mengalami proses awal dari sistem
penggajian pada PT. Gunung Kelud Sakti , bentuk dokumen masukan tersebut adalah sebagai
berikut :
a. Data Absen
Nama Dokumen : Data Absen
Fungsi : Sebagai bukti kehadiran karyawan
Sumber : Karyawan
Tujuan : Bagian Administrasi
Frekuensi : Setiap karyawan masuk kerja
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A-1
b. Data Karyawan
Nama Dokumen : Data Karyawan
Fungsi : Mengetahui jumlah karyawan yang menerima gaji
Sumber : Karyawan
Tujuan : Bagian Keuangan
Frekuensi : Setiap Bulan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A-2
c. Tanda Terima Gaji
Nama Dokumen : Tanda Terima Gaji
 Fungsi : Sebagai bukti bahwa karyawan telah menerima gaji.
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Karyawan
Frekuensi : Setiap Bulan
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran A-3

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Pada sistem keluaran dan penyajian laporan dibutuhkan suatu keluaran data dari
sumber data yang ada. Untuk itu perlu adanya spesifikasi keluaran yang nantinya digunakan
sebagai kerangka penyesuaian data yang dipindahkan dari sumber data. Bentuk dokumen
keluaran tersebut adalah sebagai berikut :
a. Rekap Absen
Nama Dokumen : Rekap Absen
Fungsi : Untuk mengetahui rekap absensi selama 1 bulan
Sumber : Bagian Administrasi
Tujuan : Bagian Keuangan
Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran B-1
b. Data Gaji
Nama Dokumen : Data Gaji
Fungsi : Sebagai bukti perhitungan gaji karyawan
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Manager Keuangan
Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian
Media : Kertas
 Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampirab B-2
c. Slip Gaji
Nama Dokumen : Slip Gaji
Fungsi : Sebagai bukti penerimaan gaji
Sumber : Bagian Keuangan
Tujuan : Karyawan
Frekuensi : Setiap akan melakukan penggajian
Media : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
Bentuk : Lampiran B-3

3.7. Permasalahan Pokok

Berdasarkan pengamatan penulis permasalahan yang ada bahwa PT. Agrina Sawit
Perdana dalam mengelola proses penggajian mulai dari proses merekap data absen sampai
pembuatan laporan masih menggunakan sistem manual sehingga data dapat dimanipulasi.
Apabila proses penggajian dilakukan secara sederhana akan mengakibatkan seperti :
a. Keamanan dokumen tidak terjamin.
b. Informasi yang dihasilkan akan membutuhkan waktu yang lama.
c. Besar peluang untuk memanipulasi data keuangan.
d. Permintaan informasi yang sulit dilaksanakan.

3.8. Alternatif Pemecahan Masalah

Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka untuk
mengatasi permasalahan tersebut penulis mengajukan pemecahan masalah yaitu dengan
mengkomputerisasikan sistem penggajian dari proses perlengkapan data absen sampai
perhitungan gaji dan pembuatan laporan dengan menggunakan komputer serta aplikasi
programnya. Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan aplikasi program
pada komputer :
a. Penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, sehingga
menghasilkan informasi yang benar.
b. Penanganan data dan penyimpanan data akan lebih baik sehingga terciptanya suatu
ketertiban dalam hal pencatatan data.
c. Faktor kesalahan lebih kecil atau jarang terjadi dibandingkan dengan menggunakan
sistem manual.