Manual Logistik 2 PDF

Pengelolaan Logistik yang baik akan dapat
meningkatkan Transparansi dan akuntabilitas

Palang Merah Indonesia baik dimata Donor
maupun Penerima Bantuan. Transparansi dan
Akuntabilitas yang baik ini pada akhirnya
akan mengarah pada peningkatan Citra PMI
baik di mata Donor maupun di mata
masyarakat secara umum.
Berdasarkan hal tersebut diatas, maka untuk

mengembangkan peran dan fungsi Logistik,
Pengurus Pusat PMI menerbitkan 'Manual
Pengelolaan Logistik PMI' guna dijadikan
MANUAL LOGISTIK
ISBN 979367517-9
acuan bagi segenap jajaran PMI dalam
membina dan mengembangkan serta
memberdayakan fungsi Logistik PMI, secara
nasional maupun secara lokal di wilayah
PALANG MERAH INDONESIA

9 789793 675176
masing-masing.
Markas Pusat Palang Merah Indonesia

Jl. Jend. Gatot Subroto Kav. 96, Jakarta 12970 - Indonesia
Telp. +62 21 7992325, Fax. +62 21 7995188
E-mail: pmi@palangmerah.org
Website: www.palangmerah.org
MANUAL LOGISTIK
Didukung oleh:
2007
Judul buku:
MANUAL LOGISTIK
Manual Pengelolaan Logistik PMI ini merupakan acuan bagi segenap jajaran PMI dalam membina
dan mengembangkan serta memberdayakan fungsi Logistik PMI, secara nasional maupun secara
lokal di wilayah masing-masing.
Penyusun :
Sutarno B.Ac. (Pjs. Kadiv Admin & Logistik/MP PMI) l Rukman (Ka. Sub. Div PB bid. Response/MP PMI)
Momon Sulaeman (Tim Teknis Pengadaan/MP PMI) l Karen Blanken (NLC Logistik Konsultan/NLRC)
Fachry N.S (IFRC DM Officer Indonesia/IFRC) l Lidia (IFRC Logistik Officer Indonesia)
Arif S. (Outsourcing Keuangan Tsunami/MP PMI) l Trisna (PMI Logistik Fasilitator/PMI DKI)
M. Arief Ilmiawan (PMI Logistik Fasilitator/Sub. Div. Log. MP PMI)
Penyempurnaan dan Editing Manual Logistik :

Sutarno B.Ac. (Pjs. Kadiv Admin & Logistik/MP PMI) l Momon Sulaeman (Tim Teknis Pengadaan/MP PMI)
M. Arief Ilmiawan (PMI Logistik Fasilitator/Sub. Div. Log. MP PMI)
Desain sampul & Layout :

Mochamad Abbas (Design)
Dudu Rohmat (Layout)
Penerbit :
Palang Merah Indonesia (PMI)
Didukung :
Palang Merah Denmark (DRC)
Copyright Ó 2007
All right reserved
Cetakan 1, Desember 2007
ISBN : 978-979-3675-17-9
Kata Pengantar
KATA PENGANTAR
Dengan mengucap puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, telah
tersusun sebuah Manual tentang ” Pengelolaan Logistik ” yang sesuai dengan
Standard Palang Merah. Manual pengelolaan Logistik Ini adalah suatu langkah
maju dalam melakukan pembenahan Organisasi di Bidang Logistik seperti yang
diamanatkan dalam Garis-garis Kebijakan dan Rencana Strategi PMI th. 2004 –
2009.
Pengelolaan Logistik yang baik akan dapat meningkatkan Transparansi dan

akuntabilitas Palang Merah Indonesia baik dimata Donor maupun Penerima
Bantuan. Transparansi dan Akuntabilitas yang baik ini pada akhirnya akan
mengarah pada peningkatan Citra PMI baik di mata Donor maupun di mata
masyarakat secara umum.
Namun demikian, tampaknya pada saat ini belum ada kesamaan

pemahaman dari semua pihak terhadap masalah proses Logistik PMI yang
standard. Disamping itu, Fungsi Logistik saat ini belum mempunyai sistem
monitoring dan pengawasan yang sebanding dengan perkembangan
permasalahan diatas, sehingga fungsinya tidak optimal dan mengalami berbagai
permasalahan baik bersifat teknis maupun non teknis. Hal ini pada akhirnya
mengurangi kontribusi optimal fungsi Logistik ini dalam pemberian pelayanan
Palang Merah Indonesia.
Berdasarkan hal tersebut diatas, maka untuk mengembangkan peran dan

fungsi Logistik, Pengurus Pusat PMI menerbitkan 'Manual Pengelolaan Logistik
PMI' guna dijadikan acuan bagi segenap jajaran PMI dalam membina dan
mengembangkan serta memberdayakan fungsi Logistik PMI, secara nasional
maupun secara lokal di wilayah masing-masing.
Pengembangan konsep Manual Pengelolaan Logistik ini dibantu oleh suatu

tim kerja teknis dengan anggota terbatas yang mewakili segenap jajaran PMI
namun ditunjuk berdasarkan kapasitas pribadi yang dianggap memiliki
kemampuan dan komitmen, khususnya dalam menunjang program
pengembangan fungsi Logistik PMI secara menyeluruh. Di samping itu dan Palang
Merah Belanda dan perwakilan Federasi Internasional Palang Merah dan Bulan
Sabit Merah melalui perwakilannya di Jakarta, turut membantu dan berperan
serta dalam persiapan penyusunan Manual Pengelolaan Logistik ini.
Manual Logistik Palang Merah Indonesia iii

Kata Pengantar
Kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penerbitan Manual
Pengelolaan Logistik ini, kami mengucapkan terima kasih
Harapan kami agar Pedoman Manual Pengelolaan Logistik PMI ini dapat
diimplementasikan secara konsekuen, walaupun kami menyadari bahwa dalam
upaya optimalisasi fungsi Logistik ini, buku Manual ini masih akan terus
membutuhkan perbaikan. Untuk itu saran dan masukan yang relevan dan
proporsional akan menunjang terwujudnya pengembangan fungsi Logistik PMI di
masa yang akan datang sangat kami harapkan.
Jakarta, 29 Oktober 2007
Pengurus Pusat
Sekretaris Jenderal
Iyang D. Sukandar
iv
Daftar Isi
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ...................................................................iii
DAFTAR ISI ............................................................................v
PENDAHULUAN .......................................................................2
BAB 1. Pengorganisasian dan Tanggung Jawab
1.1 Pendahuluan...........................................................5
1.2 Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang
Dalam Logistik Tanggap Darurat ....................................5
1.3 Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang
Dalam Logistik Reguler...............................................8
1.4 Pengorganisasian Logistik PMI, Pusat, Daerah, Cabang
(Darurat dan Reguler) ..............................................10
BAB 2. Pengelolaan Gudang dan Angkutan
2.1 Pendahuluan .........................................................13
2.2 Gudang / Tempat Penyimpanan...................................13
2.3 Spesifikasi Gudang .................................................14
2.4 Penerimaan Barang dan Jasa .....................................16
2.5 Penyimpanan ........................................................24
BAB 3. Pengelolaan Aset
3.1 Pendahuluan ........................................................28
3.2 Registrasi dan Pemeliharaan Kendaraan ........................29
3.3 Registrasi / Pendataan Pemeliharaan Aset ....................32
Manual Logistik Palang Merah Indonesia v

Daftar Isi
BAB 4. Pelaporan dan Pemantauan
4.1 Pendahuluan .........................................................34
4.2 Pelaporan.............................................................34
4.3 Pemantauan / Monitoring ..........................................35
4.4 Audit (Internal dan External)......................................36
PENUTUP ............................................................................38
LAMPIRAN FORM DAN FORMAT LAPORAN........................................39
LAMPIRAN SK MANUAL LOGISTIK .................................................67
vi
Manual logistik
Palang Merah Indonesia
Pendahuluan l Logistik Tanggap Darurat l Logistik Reguler
Pendahuluan
Palang Merah Indonesia (PMI) merupakan sebuah organisasi kemanusiaan yang
didirikan berdasarkan Keputusan Presiden No. 25 tahun 1950 dan Keputusan
Presiden No. 246 tahun 1963. Dalam perkembangannya, PMI mengalami
perkembangan yang pesat dalam melaksanakan tugas-tugas kepalangmerahan
khususnya dalam hal pemberian bantuan kepada masyarakat yang terkena
dampak dari bencana alam maupun bencana akibat ulah manusia. Hal ini
merupakan sebuah kepercayaan yang besar yang diberikan oleh masyarakat baik
masyarakat nasional maupun internasional terhadap keberadaan PMI.
Besarnya kepercayaan masyarakat yang diberikan kepada PMI dalam hal

pengelolaan bantuan, menjadikan PMI dituntut untuk lebih profesional,
transparan dan akuntabilitas dalam mengelola barang-barang bantuan tersebut,
baik bantuan yang berasal dari masyarakat maupun lembaga internasional
lainnya.
Buku Pedoman/Panduan/Manual Logistik PMI ini disusun dalam satu sistem

logistik dengan mengacu pada sistem logistik Federasi, hal ini bertujuan untuk
memudahkan dan menyamakan sistem logistik yang dilaksanakan di Markas
Pusat, Daerah dan Cabang, baik sistem logistik tanggap darurat maupun sistem
logistik reguler.
Berikut ini dijelaskan tentang maksud dari kedua jenis logistik itu.
Logistik Tanggap Darurat

Dalam dokumen (yang sudah disetujui) “Petunjuk Pelaksanaan Logistik Tanggap
Darurat Palang Merah Indonesia”, dijelaskan tentang ketentuan logistik tanggap
darurat PMI. Telah diputuskan bahwa PMI akan membangun gudang-gudang
dukungan logistik di sejumlah lokasi di seluruh Indonesia, yang digolongkan
dalam tiga jenis: Gudang Pusat, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat.
Dalam dokumen yang sama dijelaskan tentang spesifikasi masing-masing jenis
gudang serta tanggung jawab Pusat, Daerah dan Cabang dalam pengembangan
dan pemeliharaan gudang-gudang ini.
Gudang Pusat dan gudang Regional serta Gudang Tanggap Darurat akan terus
dipantau oleh Divisi Logistik Kantor Pusat PMI.
2
Pendahuluan
Logistik Reguler
Markas Pusat, Daerah dan Cabang melaksanakan proses logistik reguler sesuai
dengan prosedur dalam Manual Logistik ini. Logistik Markas Pusat tidak
mempunyai fungsi pemantauan langsung untuk kegiatan logistik reguler di
Daerah dan Cabang. Keharusan melapor oleh Daerah dan Cabang kepada Markas
Pusat dijelaskan dalam prosedur itu dan didasarkan pada “Anggaran Dasar dan
Anggaran Rumah Tangga PMI”. Setiap waktu, Logistik Markas Pusat akan
memantau semua proses logistik yang terjadi sesuai dengan prosedur dalam
Manual Logistik ini.
Logistik Tanggap Darurat dan Reguler tersebut, membahas tentang

pengorganisasian serta tanggungjawab, pergudangan, manajemen transportasi,
pengelolaan dan pemeliharaan aset serta laporan dan pemantauan.
Bagi Daerah atau Cabang yang tidak memiliki Gudang Regional atau Gudang
Tanggap Darurat dapat juga menggunakan panduan ini sebagai pedoman dalam
melakukan aktivitas logistik.
Dalam Panduan ini tidak membahas tentang Panduan sistem pengadaan barang
dan jasa. Pengadaan Barang dan Jasa dijelaskan dalam dokumen terpisah
berdasarkan "Surat Keputusan Pengurus Pusat Palang Merah Indonesia Nomor
046/KEP/PP/PMI/IV/2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Barang dan
Jasa untuk Kantor Pusat Palang Merah Indonesia"
Panduan/Manual/Pedoman Logistik ini terdiri dari 4 bab dan lampiran-lampiran,

dengan uraian bab sebagai berikut :
Bab 1, menjelaskan tentang pengorganisasian dan tanggung jawab logistik PMI

·
ditingkat MARKAS PUSAT PMI, Daerah dan Cabang, berkenaan dengan
pelaksanaan logistik secara normal maupun dalam kondisi darurat.
Bab 2, menjelaskan tentang sistem manajemen/pengelolaan pergudangan

·
dan transportasi PMI.
Bab 3, menjelaskan tentang sistem manajemen/pengelolaan aset PMI.

·
Bab 4, menjelaskan tentang sistem pelaporan dan pemantauan/monitoring

·
PMI.
Manual Logistik Palang Merah Indonesia 3

Pengorganisasian dan
Tanggung jawab Logistik
BAB 1
Pendahuluan l Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang dalam Logistik Tanggap Darurat
1.1. Pendahuluan
Dalam susunan organisasi logistik dan pengelolaannya, sistem logistik PMI dibagi
menjadi dua bagian, yakni logistik tanggap darurat dan logistik reguler.
Berkaitan dengan sistem logistik tanggap darurat, PMI menekankan pengelolaan

barang bantuan dibawah koordinasi Markas Pusat (MARKAS PUSAT ) PMI, dengan
penekanan dalam hal pergudangan yang diklasifikasikan ke dalam tiga kategori
pergudangan yaitu Gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap
Darurat, dimana sistem pengawasannya dilakukan oleh Logistik MARKAS PUSAT
PMI. Selanjutnya, dalam logistik reguler penekanannya pada kebutuhan
peralatan kantor dan projek yang dimiliki oleh Daerah atau Cabang, dimana
keterlibatan MARKAS PUSAT PMI hanya sebatas koordinasi dan pemantauan.
Semua hal yang berkaitan dengan logistik harus dilaksanakan berdasarkan

prosedur yang tertuang dalam panduan ini. Namun demikian, sangatlah penting
untuk menghadirkan seluruh kegiatan logistik secara transparan dan dapat
dipertanggungjawabkan, utamanya apabila ada keterlibatan donor dalam
pelaksanaan kegiatan tersebut.
Selanjutnya dalam keseluruhan proses logistik, penting adanya suatu

perencanaan, komunikasi dan koordinasi diantara bagian yang saling terkait.
1.2. Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan

Cabang Dalam Logistik Tanggap Darurat
Logistik tanggap darurat PMI menjelaskan tanggung jawab masing-masing

tingkatan terhadap keberadaan Gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang
Darurat. Diperlukan adanya nota kesepahaman (MoU-Memorandum of
Understanding) antara Pengurus Pusat dengan Daerah dan Cabang dalam
mengimplementasikan kegiatan logistik tersebut.
Tanggung Jawab Divisi PB MARKAS PUSAT PMI
Memberikan informasi kepada Divisi Logistik MARKAS PUSAT PMI tentang

·
Lokasi Gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat.
Divisi PB Markas Pusat PMI memastikan ketersediaan anggaran untuk

·
pengelolaan gudang, tanah, perlengkapan gudang, stok barang awal dan

Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang dalam Logistik Tanggap Darurat
penggantian, transportasi dan biaya operasional (untuk membiayai

pemeliharaan gudang, administrasi, staf gudang dan buruh) pada saat
pelaksanaan Operasi Tanggap darurat .
Mengirim laporan kepada donor, berdasarkan data yang diterima dari Divisi
·
Logistik MARKAS PUSAT PMI.
Tanggung Jawab Logistik Markas Pusat PMI
Memberitahukan Divisi PB tentang kebutuhan anggaran yang diperlukan

·
dalam pengelolaan Gudang Pusat, Gudang Regional dan Gudang Tanggap
Darurat, serta biaya operasional yang dibutuhkan.
Mengelola dan memelihara gudang, tanah, perlengkapan gudang, buffer stock

·
(stok awal barang) dan transportasi berdasarkan kebutuhan dan spesifikasi
Divisi PB MARKAS PUSAT PMI.
Memverifikasi laporan bulanan gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang

·
Tanggap Darurat termasuk laporan keuangan gudang, selanjutnya melaporkan
kepada Pengurus Pusat dengan tembusan kepada Divisi PB dan Divisi
Keuangan.
Memantau stok barang di gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang

·
Tanggap Darurat berdasarkan analisis laporan bulanan seperti ketersediaan
barang, permintaan barang dan barang kadaluarsa.
Melakukan pengadaan barang dan jasa melalui Panitia Pengadaan barang dan
·
jasa berdasarkan hasil pemantauan atau permintaan dari gudang Sentral,
gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat.
Mengurus proses kepabeanan barang-barang bantuan internasional.

·
Melakukan supervisi terhadap Gudang Sentral, Gudang Regional dan Gudang

·
Tanggap Darurat. Dalam hal ini, pengelola pada Gudang Sentral bertanggung
jawab langsung kepada Logistik MARKAS PUSAT PMI. Sedangkan, untuk
pengelola Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat bertanggungjawab
terhadap Daerah atau Cabang yang selanjutnya melaporkan kepada Logistik
MARKAS PUSAT PMI; hubungan keterkaitan antara Logistik MARKAS PUSAT PMI
dengan Daerah dan Cabang diatur dalam sebuah nota kesepahaman.
6
Pengorganisasian dan Tanggung jawab Logistik
Dalam nota kesepahaman disetujui hal-hal seperti berikut:
Daerah dan Cabang diharapkan memiliki staf gudang yang memiliki

o
kapasitas dalam logistik serta mampu memberikan laporan bulanan,
mampu melakukan pemeliharaan fasilitas dan perlengkapan gudang.
Divisi Logistik MARKAS PUSAT PMI bekerjasama dengan Divisi PB akan

o
mengupayakan dana untuk pengelolaan Gudang dan ketersediaan buffer
stok standard Penanggulangan Bencana.
Tanggung Jawab Pengelola Gudang Sentral
Menerima dan menyimpan barang.

·
Mengirim barang berdasarkan perintah dari Logistik MARKAS PUSAT PMI untuk
·
kebutuhan Gudang Regional/Gudang Tanggap Darurat atau ke lokasi bencana.
Menjaga stock minimum agar sesuai dengan standar kebutuhan Divisi PB

·
MARKAS PUSAT PMI.
Memelihara gudang, perlengkapan gudang, mengusulkan jenis transportasi

·
yang paling memadai.
Membuat laporan bulanan termasuk laporan keuangan, stock report,

·
pemeliharaan gedung, alat transportasi dan penggunaannya kepada Divisi
Tanggung Jawab Pengelola Gudang Regional

·
Mengirim barang berdasarkan perintah dari Logistik MARKAS PUSAT PMI untuk
·
kebutuhan Gudang Tanggap Darurat atau ke lokasi bencana.
Menjaga minimum stock agar sesuai dengan standar kebutuhan Divisi PB

·
MARKAS PUSAT PMI.
Memelihara gudang, perlengkapan gudang, menentukan jenis transportasi.

·

·

Tanggung Jawab Markas Pusat PMI, Daerah dan Cabang dalam Logistik Reguler
pemeliharaan gedung, alat transportasi dan penggunaannya kepada Logistik

MARKAS PUSAT PMI.
Tanggung Jawab Pengelola Gudang Tanggap Darurat

·
Mengirim barang berdasarkan perintah dari Logistik MARKAS PUSAT PMI ke

·
lokasi bencana.
Menjaga minimum stock agar sesuai dengan standar kebutuhan Tanggap

·
Darurat terkait Penanggulangan Bencana PMI
Memelihara gudang, perlengkapan gudang, menentukan jenis transportasi.

·

·
pemeliharaan gedung, alat transportasi dan penggunaannya kepada Divisi
Keterangan tambahan:
Bila diperlukan, dalam kondisi darurat/bencana, PMI dapat membentuk tim khusus
logistik untuk menyiapkan dan melaksanakan kegiatan logistik di daerah yang
terkena bencana, termasuk pendirian gudang. Berdasarkan hal tersebut, Markas
Pusat mempunyai daftar petugas logistik yang memiliki kapasitas di bidang logistik
di seluruh Indonesia, yang sewaktu-waktu dapat dikirim ke daerah bencana. Divisi
PB MARKAS PUSAT akan mengkoordinir mobilisasi dan dalam kegiatannya akan
dikoordinir oleh Divisi Logistik.
1.3. Tanggung Jawab MARKAS PUSAT PMI, Daerah

dan Cabang Dalam Logistik Reguler
MARKAS PUSAT, Daerah dan Cabang dalam proses logistik reguler memiliki
tanggung jawab yang sama. Dalam beberapa hal, persetujuan MARKAS PUSAT
dibutuhkan, apabila dana berasal dari MARKAS PUSAT PMI atau donor yang
diberikan melalui MARKAS PUSAT PMI.
MARKAS PUSAT PMI, Daerah dan Cabang harus memberikan laporan
perkembangan aset dan kegiatan logistik. Setiap enam bulan sekali, seluruh
8
perkembangan dalam logistik reguler bisa disatukan dalam sebuah laporan

umum PMI.
Tanggung Jawab Divisi Logistik MARKAS PUSAT PMI

Mengelola gudang dan transportasi
·
Mengelola dan memelihara aset, termasuk transportasi.

·
Merangkum dan menganalisa seluruh informasi logistik dari Daerah / Cabang.

·
Tanggung Jawab Divisi Logistik Daerah

·
Mengelola dan memelihara aset, termasuk transportasi.

·
Membuat laporan terkait logistik secara umum maupun stock berdasarkan

·
keadaan di PMI Daerah dan Cabang kemudian melaporkannya secara berkala
minimal 1 tahun sekali kepada MARKAS PUSAT PMI.
Tanggung Jawab Divisi Cabang

·
Mengelola dan memelihara aset, termasuk jenis transportasi.

·
Mengirimkan laporan dua kali setahun kepada Daerah.

·
Keterangan:
Cabang-cabang mengirim laporan kepada Daerah tiap semester (dua kali setahun).
Daerah-daerah harus mengirim laporan minimal sekali setahun kepada MARKAS
PUSAT PMI (berdasarkan AD / ART PMI).
Lihat isi laporan Bab IV.

Pengorganisasian logistik MARKAS PUSAT, Daerah dan Cabang PMI (Darurat dan Reguler)
1.4. Pengorganisasian logistik MARKAS PUSAT,

Daerah dan Cabang PMI (Darurat dan
Reguler)
Susunan organisasi pada Divisi Logistik MARKAS PUSAT , Daerah, Cabang, Gudang
Sentral, Gudang Regional dan Gudang Tanggap Darurat mungkin berbeda, hal ini
didasari oleh besarnya tanggung jawab pergudangan yang ada, namun peran-
peran logistik yang ada memiliki pemahaman yang sama. Pada gudang yang
berukuran kecil, berbagai peran logistik yang ada dapat dilakukan oleh 1 orang.
Untuk Gudang Sentral, Gudang Regional atau Gudang Tanggap Darurat,
pekerjaan yang dilakukan mungkin sedikit berbeda tetapi peran-peran logistik
yang ada berlaku sama.
Dengan demikian karena adanya perbedaan, perlu disusun uraian pekerjaan

berdasarkan situasi yang ada.
Dalam beberapa hal, peran-peran logistik dilaksanakan oleh para relawan.

Namun demikian, mobilisasi 'perputaran' para relawan cukup tinggi, sehingga
diperlukan sekurang-kurangnya 1 petugas tetap yang memiliki kemampuan
logistik, untuk kelanjutan pengelolaan logistik.
Peran-peran yang diperlukan dalam proses pelaksanaan kegiatan logistik adalah:
Penanggung jawab logistik dengan tugas sebagai berikut:

·
Memastikan dan Memantau proses logistik berdasarkan laporan bulanan

o
(stok barang, kendaraan, aset, pemeliharaan, dsb.).
Mengkoordinir penanggung jawab gudang, penanggung jawab administrasi

o
logistik, penanggung jawab aset, penanggung jawab keamanan dan
penanggung jawab transportasi.
Penanggung jawab administrasi logistik dengan tugas sebagai berikut:

·
Mengurus seluruh proses administrasi dalam kegiatan logistik.

o
Penanggung jawab gudang dengan tugas sebagai berikut:

·
Menerima barang.
o
Menyimpan barang.
o
Mengirim barang.
o
10
Memelihara stok barang.

o
Menyimpan catatan semua pergerakan stok barang.

o
Memelihara sistim keamanan gudang dan barang.

o
Memimpin pekerja gudang.

o
Pekerja gudang dengan tugas sebagai berikut:

·
Mendukung penanggung jawab gudang dalam melaksanakan tugas.

o
Penanggung jawab transportasi dengan tugas sebagai berikut:

·
Menyiapkan transportasi barang dan staf.

o
Menyimpan catatan seluruh kendaraan, penggunaanya serta

o
pemeliharaannya.
Memimpin para pengemudi.

o
Penanggung jawab aset dengan tugas sebagai berikut:

·
Mengelola pemeliharaan aset-aset PMI.

o
Mendata seluruh aset-aset PMI dan pemeliharaannya.

o
Penanggung jawab keamanan dengan tugas sebagai berikut:

·
Mengamankan seluruh aset, barang dan alat transportasi.

o

Pengelolaan Gudang dan Angkutan
BAB 2
Pendahuluan l Gudang/Tempat Penyimpanan
2.1. Pendahuluan
Bab ini menjelaskan bagaimana cara mengelola gudang secara teknis
(menerima, menyimpan dan mengirim). Barang-barang yang masuk dapat
diterima dari pemasok atau donor. Bila barang dari pemasok atau donor tanpa
angkutan maka perlu diusahakan angkutan agar barang dapat sampai di Gudang.
Angkutan harus diusahakan terkait dengan pengiriman barang
Perlu menjadi pertimbangan dalam menerima bantuan, bahwa biaya

operasional seringkali tidak termasuk dalam sumbangan barang dari donor
(contoh biaya operasional dan pengiriman untuk mobil sumbangan).
Dalam penyediaan Logistik, di Markas Pusat terdapat proses khusus terkait

Pengadaan, pemintaan dan penyimpanan Alat Tulis Kantor seperti terlampir
dalam form F.5
Permohonan pemakaian kendaraan untuk personil menggunakan formulir khusus

dan hal sama juga diterapkan untuk pengiriman barang. Proses terkait dengan
transportasi personil dijelaskan secara terperinci dalam butir ( 3.2 )
2.2. Gudang/Tempat Penyimpanan

Keberadaan gudang PMI dapat disediakan oleh beberapa pihak seperti:
Pemerintah, donor, disewa atau milik PMI sendiri.
Logistik Darurat
Spesifikasi gudang Pusat, Regional dan Tanggap Darurat dijelaskan dalam
“Petunjuk Pelaksanaan Logistik Tanggap Darurat Palang Merah Indonesia”.
Bila terjadi keadaan darurat/bencana, diperlukan gudang sementara yang

memilki akses yang mudah menjangkau para penerima bantuan. Dalam hal ini
PMI dapat menyewa gudang, menggunakan peti kemas atau menggunakan
tenda. <Kegiatan dilakukan oleh tim logistik darurat, Bab I, butir 1.2.>
Logistik reguler
Selain gudang-gudang yang didirikan secara terpusat dengan dukungan dari
Markas Pusat, ada juga sejumlah Daerah dan Cabang yang memiliki gudang
sendiri. Gudang - gudang Daerah dan Cabang ini dapat juga digunakan untuk
keadaan darurat.

Spesifikasi Gudang
2.3. Spesifikasi gudang

Setiap bangunan dapat dipakai sebagai gudang hal ini tergantung pada situasi
dan kondisi yang ada.
Spesifikasi gudang yang baik pada umumnya adalah:

bangunan kokoh dengan lantai datar dan keras
·
kering tidak lembab memiliki ventilasi cukup dan terlindung terhadap hewan,
·
serangga dan burung
dilengkapi dengan sarana pemadam kebakaran
·
mempunyai akses mudah bagi truk dan kemudahan untuk bongkar-muat
·
aman dari pencurian, memiliki sejumlah pintu kecil / gerbang yang dapat
·
dikunci
memiliki penerangan listrik
·
akses yang mudah ke bandara dan pelabuhan laut
·
mempunyai asuransi untuk gudang, barang dan peralatan
·
mempunyai ruang berpendingin (AC) bila diperlukan (mis., untuk menyimpan
·
obat-obatan)
Beberapa hal yang perlu diperhatikan terkait dengan gudang adalah ukuran,
akses, kapasitas parkir, keamanan, ketersediaan sambungan telepon, aliran
listrik dan air. Hal yang harus menjadi pertimbangan adalah ketinggian atap,
kontruksi bangunan (lantai dan dinding), tersedianya tempat dan akses untuk
bongkar-muat, fasilitas peralatan forklift atau handlift, penerangan dan
temperatur dalam gudang. Sebagai contoh, tidak mungkin menyimpan obat-
obatan di tempat yang terlalu banyak cahaya matahari, dimana suhu tidak dapat
dikendalikan.
Untuk mengoptimalkan dan memudahkan proses penyimpanan dan pengeluaran

barang . Peralatan yang harus tersedia adalah: palet, rak, pengungkit (handlift)
dan timbangan.
Ukuran dan jenis gudang yang digunakan berdasarkan pada kapasitas

penyimpanan yang diperlukan. Sifat barang yang akan disimpan serta kebutuhan
volumenya berpengaruh pada luas area yang diperlukan. Hindari menggunakan
gudang berukuran kecil dimana petugas gudang tidak dapat bekerja dengan baik
atau sebagaimana mestinya.
14
Faktor-faktor lain yang menentukan:

Akses mudah untuk truk dan kendaraan lain
·
Akses ke layanan kepabeanan
·
Susunan fisik:
·
Konstruksi beton lebih baik daripada plastik atau logam
o
Bangunan harus melindungi terhadap ancaman cuaca dan mempunyai
o
ventilasi cukup
Bangunan harus memenuhi persyaratan fisik dari barang-barang yang
o
disimpan (temperatur, penerangan, kelembaban, dsb.)
Sarana dasar seperti penerangan yang memadai dan tenaga listrik
·
Ruang kantor yang memadai
·
Ruang gerak cukup untuk proses bongkar muat, sarana parkir untuk truk-truk
·
(yang bermuatan) dan ruang parkir untuk kendaraan operasional
Keamanan harus baik, dari segi lingkungan secara umum (daerah, kawasan)
·
juga dari segi sifat-sifat bangunan (susunan pagar, pintu, dinding, dsb.) dan
gudang harus dapat dikunci.
Bila gudang yang sesuai sudah ditemukan, perlu diputuskan bagaimana

penyimpanan barang secara fisik akan diatur. Peralatan yang diperlukan untuk
gudang tergantung pada hal-hal tersebut. Beberapa pilihan berikut dapat
dipertimbangkan :
Penumpukan digunakan untuk bahan makanan yang diberikan dalam volume
·
besar, yang hampir selalu dikemas dalam kantong yang dapat ditumpuk.
Rak akan digunakan untuk menyimpan banyak barang berukuran kecil dalam
·
satuan dan memerlukan pengemasan-kembali (obat, dsb.)
Palet akan memudahkan penanganan barang.
·
Rak palet sederhana umumnya mempunyai 2 atau 3 tingkat. Dua tingkat rak
·
memerlukan ketinggian yang jelas sekitar 3 meter dan tiga tingkat
memerlukan ketinggian total sekitar 4,5 meter. Mungkin diperlukan beberapa
susun lagi, namun bila demikian akan diperlukan peralatan mekanikal yang
lebih canggih.

Penerimaan Barang dan Jasa
2.4. Penerimaan barang dan jasa

Input: Dalam hal pengadaan
- Kontrak yang sudah ditandatangani
- Contoh barang yang dipesan
Dalam hal bantuan

- Informasi dari penghubung donor
Barang-barang yang tiba di gudang mungkin saja diadakan/dibeli oleh Markas

Pusat, PMI Daerah, PMI Cabang atau dikirim langsung oleh donor.
Untuk barang-barang pengadaan, Bagian Logistik akan diinformasikan tentang
pengadaan barang tersebut oleh Tim Pengadaan sedangkan dalam hal
sumbangan, Bagian Logistik akan menerima informasi dari pihak donor melalui
contact person.
Kegiatan Memberitahu penanggung jawab Siapa: Tim

gudang tentang barang yang Pengadaan/Donor Contact
akan diterima Person, Logistik
Tim Pengadaan atau contact person dari pihak donor akan memberikan informasi
kepada Logistik, tembusan ke penanggung jawab gudang tentang:
·Tanggal barang yang akan diterima
·Asal-usul barang
·Jenis barang yang akan diterima
·Jumlah barang yang akan diterima
·Contoh barang yang dapat digunakan untuk pemeriksaan
·Informasi lain yang berkaitan dengan apa yang dibutuhkan untuk menyiapkan
proses penerimaan dan pemeriksaan barang
Berdasarkan informasi ini, perencanaan yang diperlukan untuk pembongkaran

(off-loading) dan pengkoordinasian jadwal kerja dapat dilakukan oleh
penanggung jawab gudang.
Ada kemungkinan angkutan perlu disediakan jika donor atau pemasok tidak
mengurus angkutan. Lihat butir 2.1.
Kegiatan Persipan penerimaan barang Siapa:Penanggung jawab gudang
16
Pabean
Bila barang akan diterima dari seorang pemasok di luar negeri, urusan
·
kepabeanan barang tersebut harus dilakukan di tempat tujuan yang akan
mensyaratkan satu daftar dokumen-dokumen yang menyertai muatan dan
yang akan diterima oleh penerima sebelum pengiriman dilakukan. Daftar
dokumen-dokumen yang disyaratkan tersebut harus dicantumkan di dalam
kontrak. Secara umum, daftar tersebut berisi hal-hal sebagai berikut:
Dokumen terkait dengan barang sumbangan/donasi

Nota Pengiriman (delivery note)
o
Surat Jalan (Waybill)
o
Daftar Kemasan (Packing List)
o
Faktur proforma (Pro forma Invoice)
o
Gift Certificate yang terkadang perlu disahkan oleh kedutaan Indonesia di
o
Negara asal barang.
Surat rekomendasi dari Bakornas
o
Untuk barang-barang yang berhubungan dengan Obat-obatan dan alat
o
kesehatan, diperlukan surat rekomendasi dari Departement Kesehatan.
Barang-barang selain obat-obat dan alat kesehatan, diperlukan surat
o
rekomendasi dari Departemen Perdagangan
Dokumen isian dalam hal pengadaan

Nota Pengiriman (delivery note)
o
Surat Jalan (Waybiill)
o
Daftar kemasan (Packing List)
o
Faktur Perdagangan (Invoice)
o
Pengurusan pabean dapat diatur lewat perusahaan yang bergerak di bidang

·
pengurusan kepabeanan.
Dalam merancang tata letak rencana penyimpanan barang di gudang, hal-hal

berikut ini perlu diperhatikan:
Perlu ruang yang cukup luas untuk tempat menerima dan menyimpan barang
·
kiriman
Jangan menyimpan bahan bakar, bahan kimia, pupuk, pestisida, atau semen
·
di tempat yang sama dengan makanan
Kelompokkan barang-barang tersebut berdasarkan jenis dan asal-usulnya
·
pada tumpukkan yang berbeda

Jangan menyimpan barang bersentuhan langsung dengan dinding atau pilar

·
untuk menghindari kelembaban dan kesulitan mengakses barang. Sisakan
ruang seukuran 1,20 m antara satu tumpukan dengan tumpukan lainnya dan
antara tumpukan barang yang berbeda.
Susunlah karung dan kotak dengan baik dan benar, dengan lapisan yang saling
·
mengunci.
Tumpuklah barang pada palet dan tidak langsung bersentuhan dengan lantai.
·
Jika jumlah palet tidak memadai, gunakan palet untuk meyimpan Markas
Pusat an makanan yang dikemas dalam bungkusan, bukan produk yang
dikemas di dalam kaleng atau botol. Jika palet tidak ada lagi, gunakan
lembar-lembar plastik
Ketinggian tumpukan barang sebaiknya tidak boleh lebih dari 2,5 m
·
Persediaan barang harus disimpan secara FEFO (Pertama kadaluwarsa,
·
pertama dikeluarkan) atau FIFO (Pertama masuk, pertama keluar)
Metode FEFO digunakan untuk barang-barang yang mudah kadaluwarsa.
·
Untuk barang-barang yang tidak mudah kadaluwarsa: barang-barang
·
sebaiknya dikeluarkan dari gudang dengan urutan yang sama seperti saat
mereka datang (FIFO). Namun demikian, jika kemasan barang-barang
tersebut rusak, digerogoti hama atau lembab, tetapi masih layak untuk
dikonsumsi oleh manusia; barang-barang tersebut harus dibagikan terlebih
dahulu sebelum stok yang lama dan jangan ditunda untuk menghindari
kerugian/kehilangan yang lebih banyak.
Jika makanan disimpan di gudang untuk jangka waktu lama, maka sistem
·
pengendalian hama yang teratur perlu diterapkan untuk melindungi dan
mengawetkan makanan yang disimpan . Pengendalian hama sebaiknya
senantiasa dilakukan oleh ahlinya (yang berlisensi)
Berikut ini adalah beberapa prinsip dasar untuk melindungi bahan makanan
yang disimpan .
Periksa gudang dan persediaan secara teratur untuk mengetahui
·
keberadaan hama dan sejenisnya.
Lakukan pengambilan sampel makanan secara teratur
·
Setiap menerima bahan makanan, periksa keadaannya untuk menentukan
·
apakah upaya pengendalian hama telah dilakukan atau belum
Jangan simpan makanan yang sudah terkena hama berdekatan dengan
·
makanan yang masih bagus kondisinya
Serahkan pekerjaan yang menggunakan bahan kimia (penyemprotan
·
Markas Pusat rotan untuk pencegahan hama) kepada ahlinya atau kepada
orang yang telah terlatih dalam hal itu.
18
Keputusan Apakah diperlukan tim Siapa: Bukan Logistik yang

penguji khusus? memutuskan, tapi berdasarkan
keadaan
Syarat-syarat untuk membentuk tim penguji khusus:

Barang dalam jumlah besar
·
Barang yang bernilai mahal
·
Barang-barang khusus (mis. Obat-obatan)
·
Jika ya
Kegiatan: Menentukan tim penguji Siapa: Logistik

(perusahaan penguji)
<dan setelah itu di lakukan
pemeriksaan/pengujian>
Jika Tidak
Kegiatan: Lakukan pemeriksaan/ Siapa: Penanggung Jawab

pengujian gudang
Dokumen-dokumen
Tergantung dari mana barang-barang tersebut datang (pemasok, donor, gudang
PMI), akan ada Waybill dan GDN yang menyertai barang atau hanya salah satu
dokumen tersebut. Tergantung pada banyaknya jumlah barang, GDN sebaiknya
dilampiri dengan Packing List.
Format GDN yang berasal dari pemasok/donor mungkin saja berbeda dengan
format GDN yang biasa digunakan oleh PMI. (lihat lampiran F-7 tentang Nota
Pengiriman milik PMI)
Pemeriksaan Penerimaan Barang

Bila pasokan dikirim oleh pemasok (atau pengiriman) ke gudang, perlu diperiksa
untuk melihat kesesuaian antara barang yang dikirim dengan informasi yang
tertera di Dokumen Pengiriman atau Nota Pengiriman:
Periksa nomor karung/kotak. Jumlah koli (pemeriksaan jumlah) harus
·
dilakukan pada saat barang dibongkar

Selain penghitungan fisik, barang-barang tersebut juga harus ditimbang

·
untuk memastikan beratnya.
Periksa mutu karung/kotak; jika ada yang rusak, maka isinya harus diperiksa
·
Periksa isi dari beberapa karung/kotak yang dalam kondisi baik secara acak
·
Berikutnya, pemeriksaan harus dilakukan untuk mencocokan fisik barang

dengan kontrak dan contoh yang telah diterima dari pemasok.
Keputusan Barang/jasa yang sesuai Siapa: Penanggung Jawab

dengan Nota Pengiriman GDN/ gudang
Waybill dan kontrak (jika ada)
Jika Tidak
Kegiatan Mencatat ketidakcocokan GDN, Siapa: Penanggung Jawab

waybill pada Berita Acara GRN gudang
<dan setelah itu pengurusan
dokumen>
Jika barang tidak sesuai dengan GDN/Waybill atau tidak sesuai dengan
penjelasan di dalam Kontrak, maka ketidakcocokan tersebut harus dinyatakan
pada GDN, Waybill dan GRN. Sebutkan jumlah dan keadaan barang yang
sebenarnya baru kemudian mendatangani dokumen tersebut.
Untuk barang pengadaan/pembelian, Unit Pengadaan harus memutuskan

apakah barang-barang tersebut akan kembalikan atau mengirimkan surat
tuntutan (klaim). Ini tergantung pada kesepakatan dengan pihak pemasok
dalam kontrak.
Jika ya
Kegiatan Mengurus dokumen <F-1/F-7> Siapa: Penanggung Jawab

gudang
GDN atau Waybill yang menyertai barang-barang harus selalu ditandatangani

setelah dilakukannya pemeriksaan oleh:
Pengantar barang
·
Penerima
·
20
Format GDN yang berasal dari pemasok/donor mungkin saja berbeda Format
GDN yang digunakan oleh PMI (lihat lampiran F-7).
Jika menggunakan GDN milik PMI, maka salinan-salinannya harus dikirimkan
kepada:
Warna putih (asli)
· : kembali kepada pengirim
Warna hijau
· : Penerima (gudang)
Warna biru
· : keuangan
Warna kuning
· : Bagian Logistik
Warna merah jambu : Pemohon (transporter)
·
Warna merah jambu : Pemohon (Requester)
·
Walaupun tembusan Waybill atau GDN sudah ada, GRN juga harus diisi oleh
Penanggung Jawab gudang. Pada GDN nilai barang yang diterima harus
disebutkan, dengan menggunakan langkah-langkah berikut:
Dalam hal pengadaan/pembelian, nilai barang wajib diketahui oleh Unit
·
Pengadaan
Dalam hal sumbangan, akan ada faktur proforma yang menyertai barang-
·
barang tersebut, jika tidak terlampir dapat dimintakan ke donor
Jika kedua tindakan tidak memungkinkan, maka biarkan kosong (Divisi
·
Keuangan akan menentukan “taksiran terbaik”)
GRN harus selalu ditandatangani setelah barang-barang diperiksa oleh:

Pengantar barang
·
Penerima
·
Masing-masing salinan dikirimkan kepada

Warna putih (asli)
· : pemasok/donor (pengirim)
Warna hijau
· : Gudang (penerima)
Warna kuning
· : Bagian Logistik
Warna merah jambu : Keuangan
·
Unit Pengadaan dan Bagian Keuangan harus diberitahu jika barang-barang yang
diterima adalah barang-barang yang pesan. Bagian Keuangan harus diberitahu
tentang biaya apa pun yang harus dikeluarkan menyangkut penerimaan barang.
Pemohon harus diberitahu bahwa barang-barang yang dipesan telah tiba.

Kegiatan - Menginformasikan kepada Siapa: Penanggung Jawab

Unit gudang
Pengadaan tentang barang-
barang yang dipesan.
- Menginformasikan kepada
Divisi Keuangan tentang
barang-barang yang telah
tiba (dan semua biaya yang
berkaitan)
- Menginformasikan kepada
pemohon bahwa barang-
barang telah tiba
Divisi Keuangan akan memeriksa:

Proses pengadaan
·
Surat Pesanan
·
GRN (GDN)
·
Faktur
·
Divisi Keuangan hanya akan membayar tagihan jika telah menerima GRN asli
yang telah ditandatangani beserta fakturnya.
Output: Barang-barang yang diterima telah disetujui, ketidaksesuaian telah

dilaporkan
22
Menerima Barang Penanggung-jawab
Unit Pengadaan dalam hal

Memberitahu manajer gudang pengadaan barangi.
tentang barang-barang yang akan
Penghubung dalam hal
diterima
barang sumbangan
Manajer Gudang
Menyiapkan segala sesuatu untuk
menerima barang
ya
Tim penguji khusus Tentukan tim penguji Divisi Logistik
diperlukan?
tidak
Lakukan pemeriksaan/ Manajer Gudang

pengujian
Manajer Gudang
Cocokkan GDN/ tidak Catat ketidaksesuaian
Waybill dengan kontrak menyangkut GDN, Dokumen
(jika ada) Pengiriman (waybill), GRN
ya
Urus dokumen
Manajer Gudang
- Informasikan kepada Unit Pengadaan tentang barang- Manajer Gudang

barang pengadaan.
- Informasikan kepada Divisi Keuangan tentang barang-
barang yang telah tiba (dan semua biaya yang berkaitan)
- Informasikan kepada pemohon bahwa barang-barang telah
tiba

Penyimpanan
2.5. Penyimpanan
Input Barang yang diterima telah disetujui
Kegiatan MeneMarkas Pusatkan barang Siapa: Penanggung Jawab

di gudang sesuai dengan gudang
rencana penyimpanan barang
Lihat butir 2.4. tentang aturan penyimpanan. Dalam situasi darurat, dan tidak
ada ruang yang tersedia, aturan-aturan tersebut dapat diterjemahkan secara
“flexible” (tidak kaku).
Kegiatan Membuat Bin Card dan Stock Siapa: Penanggung Jawab

Card <F-2> gudang
Bin Card dan Stock Card

- Bin Card adalah dokumen yang mencatat data dari satu barang yang memiki
jenis yang sama, mutu yang sama, kadaluarsa yang sama dan dari donor yang
sama. Bin Card yang baru harus dibuat untuk barang yang memliki salah satu
keterangan/spesifikasi yang berbeda dari barang sebelumnya.
- Bin Card harus diletakkan di dekat barang tersebut, sehingga identitasnya

dapat dibaca setiap saat di ruang penyimpanan (dilekatkan pada
tumpukanatau rak yang digunakan untuk meletakkan barang tersebut). Bin
Card tidak dapat diganti dengan kartu yang diatur secara elektronis meskipun
dengan peralatan Teknologi Informasi yang canggih, karena kartu tersebut
harus diletakkan di samping barang.
- Bin Card harus ditutup pencatatannya dan dipindahkan dari ruang

penyimpanan bila seluruh barang yang diterima ini telah dipindahkan atau
didistribusikan, selanjutnya akan disimpan dalam arsip, yang dipisahkan
berdasarkan kode dan tanggal barang.
- Stock Cards sifatnya tidak sekhusus Bin Card dan tujuannnya adalah
memperlihatkan jumlah seluruh barang dalam stok yang sejenis dan dari
donor yang sama. Kartu ini merupakan rangkuman dari seluruh Bin Card yang
berkenaan dengan kode barang dan secara terus menerus memperlihatkan
tingkat stok barang ini.
Kartu ini sebaiknya tidak diletakkan secara fisik dekat dengan barang di
24
dalam gudang dan biasanya dijumpai di dalam kantor Penanggung Jawab

gudang. Kartu ini dapat diganti dengan cara lain jika kita memiliki perangkat
Tecknologi Informasi yang memadai. Rangkuman dari seluruh kartu-kartu ini
akan menjadi laporan stok secara keseluruhan yang akan digunakan untuk
statistik bulanan dan pengaturan stok.
- Setiap penerimaan dan pengiriman barang harus dicatat pada Stock Card dan
Bin Card dan didukung oleh dokumen-dokumen lain yang terkait, pada saat
penerimaan (Waybill, Goods Delivery Note, Goods Receive Note) saat
pengiriman (Waybill, Requsition Form, Goods Delivery Note)
- Satuan pengukuran yang digunakan untuk Stock Card dan Bin Card haruslah
disebutkan dalam satuan terkecil: helai/lembar, kg, karung, persegi,
meter,pcs, box atau liter.
- Jika terjadi kesalahan penulisan pada Stock card dan Bin card, kartu tersebut
harus diulangi ke jumlah aslinya pada baris berikutnya dengan penjelasan
bahwa itu merupakan suatu kesalahan serta diparaf pada garis berikutnya
harus dimasukkan informasi yang benar.
- Salinan dokumen-dokumen terkait (Waybill, Goods Delivery Note, Goods

Receive Note) yang telah ditandatangani sebaiknya disimpan di gudang atau
di Divisi Logistik.
Data dari Stock Card harus dimasukkan ke dalam laporan stok (stock report)
<D-3>.
Selain panduan tersebut diatas, buku besar stok manual dapat digunakan,
menggunakan format yang sama.
Kegiatan Mencatat dalam laporan stok Siapa: Penanggung Jawab

(stock report) <D-3> gudang
Kegiatan Melakukan pengendalian stok Siapa: Penanggung Jawab

di lokasi gudang (Admintrator
Logistik)
Penanggung Jawab gudang harus secara berkala melakukan pemeriksaan

stok secara langsung di tempat. Pemeriksaan dapat juga dilakukan oleh
administrastrator Logistik.

Penyimpanan
Pengendalian stok di lokasi

- Gunakan Bin card, stock report yang terkini dan salinan asli dokumen-
dokumen yang menyatakan tentang penerimaan dan pengiriman barang
- Bandingkan angka-angka yang ada di dalam stock report dengan catatan yang
ada pada Bin Card dan stock card
- Bandingkan angka-angka yang ada di dalam stock report berkenaan dengan
jangka waktu waybills, GRN, stock requisition, dan delivery notes dari
pemasok.
- Bandingkan stok secara fisik, dengan cara mecocokkan Bin Card dan Stock
Card dengan salah satu atau dua dari tumpukantersebut.
- Periksa apakah ada barang yang tidak tercatat pada Stock Card atau Bin Card.
Jika ada, maka barang tersebut harus dipisahkan dan dicari document yang
terkait.
- Pastikan tidak ada orang yang tidak berkepentingan ada di dalam Gudang.
- Pastikan gudang dan lingkungan sekitarnya telah bersih,terawat dengan baik.
dan tersedia alat pemadam kebakaran di sana
- Catat setiap ketidaksesuaian dan kekurangan yang ditemukan di dalam
laporan stock.
Output Setiap barang yang ada di gudang memiliki Bin Card dan Stock Card
Setiap barang tercatat dalam stock report.
Penyimpanan Penanggung-jawab
Manajer Gudang
Letakkan barang di tempat
penyimpanan sesuai dengan
rencana penyimpanan
Manajer Gudang
Buat Bin Card dan Stock
Card
Manajer Gudang
Catat di dalam Stock Report
Lakukan pengendalian Manajer gudang

langsung di lokasi (Administrator
Logistik)
26
Pengelolaan Asset PMI
BAB 3
Pendahuluan l Registrasi dan Pemeliharaan Kendaraan
3.1. Pendahuluan
Istilah asset PMI mengacu pada seluruh barang milik PMI seperti mobil
operasional, truk, ambulans, gedung kantor (Kantor Pusat, Daerah atau
Cabang), gudang, penyejuk ruangan, peralatan kantor termasuk koMarkas Pusat
uter, alat komunikasi. Asset PMI yang dipergunakan dalam kegiatan sehari-hari
dan berumur lebih dari satu tahun, selanjutnya disebut dengan Asset atau Aktiva
Tetap, digolongkan atas:
Tanah
·
Bangunan
·
Kendaraan
·
Peralatan Kantor: perabotan, elektronik, komunikasi.
·
Untuk tujuan praktis, asset atau aktiva tetap PMI dicatat/diregistrasikan

berdasarkan batasan nilai/harga (misalnya untuk markas pusat minimal Rp5
juta), atau ketentuan yang diminta oleh donor. Untuk asset PMI yang memiliki
masa kegunaan lebih dari satu tahun, namun bernilai di bawah batasan yang
ditetapkan, misalnya kalkulator yang harganya Rp150.000,- dan tidak
disyaratkan oleh donor untuk dilaporkan, maka asset tersebut dicatat langsung
sebagai biaya.
Prinsip-prinsip dasar berkenaan dengan aset:

Semua harta tetap dicatat sesuai batasan yang ditetapkan, atau sesuai
·
dengan persyaratan dari donor.
Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pemakaian atau pemeliharaan
·
wajib disimpan
Pengelolaannya (penempatan, perpindahan, pengafkiran, dsb) ditangani oleh
·
Penanggung Jawab Asset
Pembelian aset PMI harus dilakukan sesuai dengan prosedur pengadaan dan
penerimaan. Untuk asset yang berasal dari donasi (in-kind donation), prosedur
pengadaan tidak berlaku, tetapi prosedur-prosedur tentang penerimaan tetap
berlaku.
Penting untuk membuat daftar secara berkala tentang kendaraan dan asset,
dimana digunakan, seberapa sering digunakan dan untuk keperluan apa, berapa
biaya operasionalnya, termasuk pemeliharaan.
Semua daftar/laporan ini penting untuk memberikan gambaran berkenaan

dengan barang milik PMI. Prosedur terkait dengan keuangan (seperti
penyusutan) yang berkaitan dengan aset PMI merupakan tanggungjawab bagian
28
Pengelolaan Aset PMI
keuangan, sehingga tidak diuraikan dalam Panduan Logistik ini, namun

penyelarasan dengan bagian keuangan berkenaan dengan proses pengelolaan
asset adalah hal penting.
3.2. Registrasi dan pemeliharaan kendaraan

Pengelolaan kendaraan mencakup pemeliharaan kendaraan baik dari segi fisik
maupun keabsahan surat-suratnya, terpeliharanya kesiapan kendaraan yang
terawat dengan baik dan staf yang kompeten dengan tujuan untuk
memungkinkan pengangkutan barang dan personil guna memenuhi kebutuhan
pengangkutan PMI dengan cara yang efisien, professional dan aman.
Untuk memastikan bahwa kendaraan tersebut dalam keadaan siap pakai,

penting untuk menjaga agar kendaraan tersebut selalu layak jalan dan ditangani
pengemudi yang memenuhi syarat.
Penanggungjawab Transportasi yang mengurus pengangkutan barang dan

personil juga bertanggung jawab untuk memelihara kendaraan-kendaraan
tersebut.
Kegiatan Memastikan bahwa setiap Siapa: Penanggung jawab

kendaraan memiliki dokumen- transportasi
dokumen yang diperlukan
Arsip dokumen kendaraan
Penanggungjawab transportasi harus memiliki arsip dokumen untuk setiap

kendaraan yang berisikan:
Kontrak sewa (jika kendaraan disewa).
·
Surat-surat kendaraan: salinan STNK/KIR, dan BPKB asli (bila milik PMI)
·
Dokumen-dokumen asuransi, pengadaan, pendaftaran, dan dokumen pabean
·
dan surat menyurat yang terkait
Laporan kecelakaan (bila ada atau pernah terjadi)
·
Data servis dan pemeliharaan (buku servis)
·
Laporan bulanan kendaraan
·
Uraian tentang pemeriksaan harian/mingguan
·
Setiap kendaraan harus memiliki logbook/buku harian <F-8>. Seluruh
·
perjalanan, bahan bakar dan isi ulangnya, servis serta pemeliharaan akan
dicatat di dalam buku ini. Tujuan dari buku harin ini bukan hanya untuk
mengontrol bahan bakar tetapi juga untuk mengdiagnosa gangguan/
kerusakan mesin.

Registrasi dan Pemeliharaan Kendaraan
Pemeliharaan kendaraan dan pemasangan logo
Kendaraan yang ada di dalam armada harus selalu dalam kondisi standar. Ini
memungkinkan dilakukannya standarisasi biaya operasional kendaraan dan
menyederhanakan pengaturan servis. Setiap kendaraan (atau sebagian
kendaraan) harus diserahkan kepada pengemudi yang akan bertanggung jawab
atas kondisi kendaraan tersebut. Kendaraan harus senantiasa dalam keadaan
bersih dan rapi. Setiap kendaraan harus dilengkapi dengan alat pemadam
kebakaran dan kotak P3K. Seluruh kendaraan PMI sebaiknya dicat putih dan
diberi logo yang mengacu kepada “corporate identity”. Semua logo tersebut
harus dicopot jika kendaraan tersebut dipindah/ dijual/ dikembalikan.
Asuransi kendaraan
Seluruh kendaraan PMI seharusnya diasuransikan terhadap kerusakan,

kecelakaan dan kehilangan.
Kegiatan Memastikan dokumen-dokumen Siapa: Penanggung jawab
untuk pengemudi telah terpenuhi transportasi
Tata tertib untuk pengemudi
Divisi Logistik wajib memiliki sejumlah pengemudi yang layak pakai. Setiap
pengemudi harus lulus tes mengemudi (di PMI) sebelum diberi ijin untuk
mengemudi. Selain kontrak, para pengemudi juga harus menandatangani tata
tertib dan peraturan-peraturan pengemudi.
Sebelum keberangkatan, pengemudi wajib memeriksa dokumen berikut ini:

SIM, STNK, Kir (bagi pengemudi pick-up atau truk).
·
Buku petunjuk pengemudi (driver's manual)
·
Logbook
·
Salinan kartu asuransi
·
Daftar alamat dan nomor telepon penting serta peta
·
Dokumen arsip pengemudi
Kepala kendaraan harus memiliki dokumen pribadi semua pengemudi sbb:

Kontrak kerja yang masih berlaku
·
Salinan SIM yang masih berlaku.
·
Tata tertib dan peraturan resmi
·
30
Pengelolaan Aset PMI
Salinan laporan kecelakaan pengemudi beserta memonya

·
Salinan cuti tahunan dan permintaan kompensasi (penggantian) waktu
·
Evaluasi, memo, peringatan tertulis, observasi umum tentang kinerjanya
·
Semua kendaraan harus dalam kondisi layak jalan. Bila kendaraan harus
diperbaiki, maka Form Permohonan Pemeliharaan <F-9> harus diisi terlebih
dahulu. Form ini harus dikirimkan kepada Penanggungjawab transportasi.
Kegiatan Mengisi form permohonan Siapa: Pengemudi/ orang

pemeliharaan <F-9> yang memberitahu tentang
masalah
Kegiatan Membuat estimasi tentang Siapa: Penanggungjawab

masalah dan mengatur Transportasi
perbaikannya
Kegiatan Menyimpan laporan tentang Siapa: Penanggungjawab

kendaraan PMI termasuk laporan Transportasi
tentang penggunaan dan
pemeliharaannya <D-10>
Penanggungjawab Transportasi akan menggunakan Form permohonan

kendaraan<F-6>, form permohonan pemeliharaan <F-9> untuk membuat laporan
penggunaan mobil dan pemeliharaannya <D-10>.
Jadwal pemeliharaan
Kendaraan harus menjalani servis secara teratur sesuai dengan buku petunjuk
servis. Bengkel resmi harus digunakan untuk servis kendaraan. Hanya onderdil
asli yang boleh digunakan untuk servis dan pemeliharaan kendaraan, bila
kendaraan diasuransikan. Perusahaan asuransi bisa menolak untuk membayar
kerusakan yang diakibatkan oleh servis yang tidak resmi atau onderdil yang tidak
asli yang dipasang pada waktu pemeliharaan.
Untuk mewujudkan kontrak pemeliharaan, prosedur-prosedur pengadaan wajib

diikuti.

Registrasi / Pendataan dan Pemeliharaan Aset
3.3. Registrasi/Pendataan dan Pemeliharaan Aset

Selain kendaraan, PMI juga memiliki aset-aset lain seperti gedung, komputer,
printer, penyejuk ruangan, peralatan komunikasi, dsb. Aset-aset ini juga harus
dibuat daftarnya dan dipelihara.
Untuk komputer, server, dan peralatan Teknologi Informasi, perawatannya

ditangani secara khusus oleh Bagian Teknologi Informasi. Divisi Logistik tidak
terlibat dalam proses ini.
Jika salah satu aset harus diperbaiki, maka form laporan kerusakan <F-9> harus
diisi. Form ini harus dikirimkan kepada Divisi Logistik (kecuali untuk peralatan
TI, kepada bagian TI).
Kegiatan Mengisi Form Laporan Kerusakan Siapa: Orang yang

memberitahu tentang
masalah
Kegiatan Membuat perkiraan tentang Siapa: Logistik

kerusakan dan melakukan
perbaikan
Kegiatan Membuat daftar/laporan tentang Siapa: Penanggungjawab Aset

aset PMI termasuk ikhtisar
tentang pemeliharaan per
aset <D-11>
Divisi Logistik akan menggunakan form laporan kerusakan <F-9> untuk membuat
laporan pemeliharaan aset <D-11>.
Jadwal pemeliharaan
Untuk sebagian pemeliharaan aset, pengaturan jadwal memang diperlukan.

Kadang-kadang kontak pemeliharaan juga sudah dibuat. Untuk mewujudkan
kontrak pemeliharaan, prosedur-prosedur pengadaan wajib diikuti.
Asuransi terhadap aset
Seluruh asset PMI seharusnya diasuransikan terhadap kerusakan, kebakaran

dan kehilangan.
32
Pelaporan dan Pemantauan
BAB 4
Pendahuluan l Pelaporan l Pemantauan/Monitoring
4.1. Pendahuluan
Salah satu bagian penting dari proses logistik adalah pemantauan atas
pergerakan barang-barang. Pengendalian perlu dilakukan atas pergerakan
barang-barang sejak saat barang diterima, disimpan sampai saat barang
didistribusikan kepada para penerima bantuan.
Laporan-laporan dan dokumen-dokumen yang diuraikan dalam bab-bab

sebelumnya merupakan dasar untuk melaksanakan pemantauan.
Tujuan dari pelaporan ini adalah untuk mengetahui barang-barang apa saja yang
masih ada di gudang, dari mana asalnya dan kemana barang–barang tersebut
telah dikirimkan/didistribusikan. Selain itu penggunaan kendaraan dan aset
juga harus dipantau.
Tujuan dari proses pamantauan adalah untuk membuat keputusan-keputusan

(bila perlu) berkenaan dengan stok, pemeliharaan aset, penggunaan kendaraan
berikut bahan bakar/minyak, dsb.
4.2. Pelaporan
Seluruh kegiatan gudang dan logistik harus dilaporkan. Bila diperlukan Laporan
keberadaan barang-barang di dalam gudang, kendaraan, dan aset harus dibuat
secara harian. Laporan-laporan tentang barang-barang harus dibuat
berdasarkan informasi yang diperoleh dari dokumen serta penghitungan fisik.
Waktu pengiriman laporan-laporan tersebut berbeda–beda, tergantung kepada

jenis laporannya. Di gudang MARKAS PUSAT, gudang Daerah atau Gudang
Regional dan gudang Tanggap Darurat (Cabang), laporan stok harus dikirim
setiap bulan kepada Bagian Logistik Markas Pusat. Laporan laporan lain harus
dikirim setiap tahun kepada Markas Pusat.
Penanggung jawab Gudang membuat laporan bulanan lengkap tentang biaya

operasional, barang-barang, kendaraan dan aset yang ada di dalam Gudang
Pusat, Gudang Regional, dan Gudang Darurat.(menggunakan form D-3, D-10,
D-11)
Jenis laporan yang diperlukan dari Daerah dan Cabang setiap tahunnya oleh PMI
Pusat :
34
laporan tentang barang-barang yang ada di gudang Daerah dan Cabang

·
Laporan tentang kendaraan, penggunaan, dan pemeliharaannya di Daerah
·
dan Cabang, jumlah dan nilai dari kendaraan tersebut lebih khusus lagi bila
kendaraan kendaraan tersebut disumbang oleh / melalui Markas Pusat
Laporan tentang aset dan pemeliharaannya di Daerah dan Cabang hanya
·
jumlah dan nilai dari aset tersebut atau lebih khusus lagi bila aset tersebut
disumbang oleh / melalui Markas Pusat
4.3. Pemantauan / Monitoring

Markas Pusat, Daerah dan Cabang wajib memantau barang-barang, kendaraan
dan aset berdasarkan laporan bulanan tertulis maupun dari sumber informasi
yang lain.
Kegiatan Membuat keputusan tentang Siapa: Bagian Logistik

berbagai tindakan yang
didasarkan pada laporan-laporan
Kegiatan-kegiatan yang mungkin muncul sebagai akibat dari

pemantauan
Gudang Pusat, Gudang Wilayah, dan Gudang Tanggap Darurat
Kegiatan-kegiatan berkenaan dengan jumlah stok yang ada dibandingkan

dengan jumlah stok yang dibutuhkan
Salah satu kemungkinannya adalah bahwa jumlah stok tidak memenuhi jumlah
stok yang dibutuhkan sebagaimana yang telah ditetapkan. Dalam hal demikian,
proses permohonan harus dimulai.
Seluruh gudang
Kegiatan - kegiatan berdasarkan tanggal kadaluwarsa barang-barang.

Jika barang-barang tersebut akan segera mengalami kadaluwarsa, harus segera
diputuskan apakah barang-barang tersebut masih bisa digunakan di tempat lain.
Barang-barang yang tidak dibutuhkan lagi

Kemungkinan lain adalah bahwa barang-barang yang ada di dalam gudang (yang

Audit (Internal / Eksternal)
sebagian besar merupakan bantuan) yang tidak diperlukan (lagi). Dalam hal
demikian, harus diputuskan tindakan apa yang harus kita lakukan terhadapnya.
Kendaraan
Penggunaan dan pemeliharaan kendaraan

Laporan ini akan memberikan gambaran menyangkut biaya operasional dan
penggunaan bahan bakar per kendaraan. Berdasarkan gambaran tersebut
kegiatan yang bisa dilakukan, misalnya penggunaan mobil-mobil tersebut
menggunakan bahan bakar di atas jumlah rata-rata. Berdasarkan penggunaan
mobil, pemeliharaannya, penggunaan BBM harus dipantau (penghitungan biaya
operasional kendaraan)
Aset-aset
Gambaran menyangkut biaya operasional
Sangatlah penting untuk memantau penggunaan aset karena hal ini akan
memberikan gambaran menyangkut biaya operasional dan untuk memelihara
aset dengan sangat baik untuk memastikan bahwa aset-aset tersebut berada
dalam kondisi bagus untuk jangka waktu yang panjang.
4.4. Audit (Internal/Eksternal)

Alasan untuk meminta agar Markas Pusat, Daerah dan Cabang bekerja sesuai
dengan prosedur yang sama adalah transparansi dan memudahkan untuk proses
pemantauan.
laporan dapat digunakan sebagai bentuk pertanggung jawaban kepada publik

namun laporan tersebut perlu dimutakhirkan serta bisa diaudit sepanjang
waktu. Sebaiknya setiap waktu selalu memungkinkan bagi kita untuk
memperlihatkan laporan tentang berbagai kegiatan logistik.
Audit (baik internal atau eskternal ) berlangsung “mundur” artinya mengamati:

Bagaimana tampaknya sistem yang diterapkan di gudang secara umum?
·
Apakah semua barang yang diterima, disimpan dan disalurkan dicatat dan
·
dikelola secara baik
Apakah barang disimpan dengan cara yang aman
·
Apakah pergerakan barang yang dikirim dicatat dan daftar isiannya ada
·
disertai dengan otorisasi yang benar.
36
Auditor akan memastikan bahwa panduan logistik ini harus diimplementasikan

oleh pelaku logistik.
Tindakan-tindakan pemantauan mencakup:

1. Memeriksa penggunaan format isian
2. Inventerisasi fisik
Kegiatan Memeriksa penggunaan format Siapa: Auditor

isian sesuai dengan penjelasan
tentang proses
Kegiatan Melakukan inventarisasi fisik Siapa: Auditor

di dalam gudang
Kegiatan Memeriksa laporan-laporan (stok)

PENUTUP
Penutup
Tujuan utama disusunnya manual Pengelolaan Logistik ini adalah untuk
meningkatkan kinerja Palang Merah Indonesia secara umum baik Pusat, Daerah
maupun Cabang dalam menunjang pemberian pelayanan kepada masyarakat,
disamping itu Manual Logistik ini juga untuk mendukung Transparansi dan
akuntabilitas aktivitas dan alur Penerimaan dan Penyaluran Bantuan yang
dipercayakan oleh Donor kepada Palang Merah Indonesia secara umum.
Markas Pusat Palang Merah Indonesia menyadari sepenuhnya bahwa

permasalahan, situasi serta kondisi di masing-masing Daerah maupun Cabang
berbeda-beda dan Manual Logistik ini tidak mungkin dapat mengakomodir dan
memberikan jalan keluar atas keragaman keadaan tersebut, namun demikian
kami berharap bahwa Manual Logistik yang telah disusun ini dapat dipergunakan
sebagai acuan dan membantu dalam mengelola sektor pelayanan Logistik di
masing-masing wilayah.
Berkaitan dengan paragraf diatas maka apabila Daerah atau Cabang memiliki
usulan demi untuk perbaikan dan penyempurnaan Manual Logistik ini dapat
dikirimkan kepada divisi Admin dan Logistik PMI Pusat.
Demikian yang dapat kami sampaikan atas kerja keras dan dukungan dari semua
pihak selama penyusunan Manual ini kami menyampaikan terima kasih.
38
Lampiran Form dan Format
Manual Logistik
1. F-1 Berita Acara Penerimaan Barang (Good Received
Note)
2. F-2 Bin card dan Stock card
3. D-3 Stock report
4. D-3a Stock report untuk barang-barang Alat Tulis Kantor
(ATK)
5. F-4. Daftar Permohonan Barang (Requisition Form)
6. F-5. Daftar Permohonan Kebutuhan & Posisi Stock Alat
Tulis Kantor
7. F-6 Formulir Permohonan Kendaraan
8. F-7 Nota Pengiriman (Good Delivery Note)
9. F-8 Vehicle Logbook / Buku Saku Kendaraan
10. F-9 Formulir Laporan Kerusakan
11. D-10 Document overview vehicles, usage and
maintenance
12. D-11 Document overview assets and maintenance
Lampiran Form dan Format

NB. Formulir yang menggunakan alamat Markas Pusat hanya formulir
yang dipakai di Jakarta saja (contoh: formulir permohonan
Manual Logistik
ATK). Formulir yang lain bisa diganti dengan alamat masing-
masing Daerah atau cabang.
Lampiran Form dan Format Laporan
Attachment F-1:
Berita Acara Penerimaan Barang (Good Received Note)

Indonesian Red Cross Society F.1
BERITA ACARA PENERIMAAN BARANG
Goods Received Note
Nomor/GRN Number printed number / KodeDaerah/KodeCabang/
LokasiPenerima / location of (2)

receiving Goods
Terima dari / Received from (3)
Nama Donor & Peruntukan (4)
No. Kendaraan / Vehicle’s no. (5)
No. Surat Jalan – Waybill No /

(6)
Good Delivery Note No
Nomor Satuan Jumlah Berat/ Jumlah

Deskripsi Barang Harga
Permintaan Unit Satuan Satuan Berat
Description of Goods Per
Requisition (Terkecil) Quantity Weight/Unit Total Weight unit
form Number
(7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)
Plastik terpal (4 m x 6 m) mata 000894 lembar 1000 5 kgs 5000 kgs

kancing disetiap 1 mtr. Warna
biru, tanpa logo
08891(nomor donor)
Berat untuk bahan pangan harus dalam Berat Kotor (Bruto) dan Berat Bersih (Netto)
Weight for food items should be in gross or net wieghts
Pemeriksaan saat penerimaan, bila ada (kekurangan, Pemeriksa / Inspector

kehilangan, Kerusakan)
(14) (15)
1. BagianLogistik
2. PemohonBarang
3. Pengirim
Diangkut / Dikirim oleh Tanda tangan Tanggal

Delivered by (16) (17) (18)
PT. RibutTransport
Diterimaoleh Tanda tangan – Stempel Tanggal / Date

Received by (19) (20) (21)
Putih – Pengirim / Hijau – Penerima / Biru – keuangan / Kuning – Pink 1 - Jasa pengirim, Pink 2 Pemohon (29)
Catatan : Form ini hanya disimpan oleh petugas yang ditunjuk, jika salah atau batal harus disimpan
Cap/Stamp
(22) (23)
40
Lampiran
Attachment F-1:
Berita Acara Penerimaan Barang (Good Received Note)
Pada saat penerimaan barang, biasanya GDN dan atau Surat Jalan dari pemasok,/donor/ Gudang
PMI akan disertakan
GDN dan Surat Jalan yang menyertai barang harus selalu ditandatangani oleh:
· Transporter / Jasa Pengiriman
· Penerima
Format GDN bisa saja berbeda dari format GDN yang biasa digunakan oleh PMI (lihat lampiran
F-7)
Jika menggunakan GDN milik PMI, maka masing-masing salinannya harus di kirim ke:
· Putih : Untuk konfirmasi, kembali ke pengirim
· Hijau : Penerima Barang (gudang)
· Biru : Jasa Pengiriman/ pengirim barang (transpoter)
· Kuning : Logistik
· Merah Muda : Pemohon
Penomoran / Pemberian Code untuk dokumen GRN, GDN/DO, berdasarkan numeric yang
tercetak dan di kosongkan setelahnya untuk di isi sesuai sistem penomoran surat keluar yang
panduannya telah disebarkan, contoh :
Untuk memberikan nomor pada GDN, Maka bentuknya kurang lebih akan seperti ini :
0001 / code propinsi / code daerah / bulan / tahun
Nomor yang ada semaksimal mungkin tidak terlompati dan apabila terdapat kesalahan dalam
penulisan dan dokumen tidak digunakan maka dokumen tersebut harus disimpan dan diparaf
serta diberika keterangan bahwa telah terjadi kesalahan pada dokumen dengan nomor tersebut.
Good Received Note
1. Nama dan lokasi penerimaan barang
2. Terima dari: nama pemasok, donor atau gudang
3. Nama Donor: Untuk barang donasi/bantuan, nama donor harus disebutkan dalam GDN.
Contoh: Jika donor mengirimkan bantuan ke Gudang PMI Jakarta, maka nama donor harus
disebutkan di no.3. Pada saat Gudang PMI Jakarta mengirimkan barang tersebut ke
(misalnya)Gudang PMI Medan, maka di GRN Gudang PMI Medan di sebutkan nama donornya
dan Gudang PMI Jakarta ditulis di kolom no.3 (sebagai pengirim)
4. Nomor Kendaraan (Nomor Polisi)
5. Nomor Surat Jalan (Waybill) dan/atau GDN yang menyertai barang
6. Deskripsi dari barang tersebut (isi dengan lengkap dan jelas)
7. Nomor Surat Perminataan (Requisition form) yang sudah diisi untuk permintaan barang
tersebut (jika ada) untuk barang donasi/bantuan tidak ada Surat Permintaan
8. Satuan unit (yang terkecil)
9. Jumlah Satuan
10.Berat per satuan
11.Jumlah Berat (kolom no.10 x no.11)
12.Harga per unit/barang (lihat halaman 14, harga barang)
13.Jika ada ketidakcocokan data pada saat penerimaan barang, tulis paket yang cacat/salah
dengan nomor GDN nya, berikan keterangan mengenai kerusakan atau kehilangan dan
tindakan yang telah dilakukan.
14.Nama Pemeriksa
15.Nama Jasa Pengiriman
16.Tandatangan Pengirim (pengemudi)
17.Tanggal Kedatangan dan tandatangan
18.Nama penerima barang di Gudang/Tujuan
19.Tandatangan penerima barang
20.Tanggal Kedatangan dan Tandatangan
21.Salinan warna Putih harus dikirim kembali ke pengirim barang, Warna hijau disimpan di
Gudang (penerima barang), Warna Kuning untuk kantor Logistik Markas Pusat/Daerah/
Cabang dimana barang tersebut diterima, Warna Merah muda untuk Divisi Keuangan untuk
membayar barang tersebut.
22.Stempel PMI
Setelah GRN ditandatangani oleh Pihak Jasa Pengiriman dan Penerima, maka masing-masing
lembar dikirim ke sesuai dengan keterangan pada lampiran di bagian bawah Dokumen.

Attachment F-2: Bin card and Stock card
Bin card
(1)
F.2 Nomor
(2)
No. Stock Card
(3)
BIN CARD No. Stack in warehouse
Nama Gudang / No. (4)
(5) (7)
SATUAN / Unit Dos. Per dos @ 8 Kg Item code
(6) Expiry date (8)

Diskripsi Barang /
Discription of goods Food Parcel (uk. 30 cm x 20 cm x 20
cm) Donor (9)
Tanggal Dari / kpd No. Nota pengiriman / Terima Keluar Sisa Tandatangan
Date From or to pengantar in out Balance Signature
Waybill nr / GDN nr /
GRN nr
(10) (11) (12) (13) (14) (15) (16)
2/6/2005 KP PMI 0088356 200 200
3/7/2005 PMI 008956 100 100

SUMBAR
Keterangan / Remarks
(17) Food parcel yang rusak : 2 dos ( kemasan rusak )
42
Lampiran
Bin card
Bin Card berhubungan dengan satu jenis barang yang ada di stock, yang memiliki data-data
yang sama: dari satu donor, kualitas yang sama dan tanggal kadaluarsa yang sama juga
Kartu Bin card diletakkan menempel pada masing-masing stack barang.
1. Nomor Bin Card
2. Nomor Kartu Stock (Stock card) yang mencatat nomor Bin Card yang bersangkutan
(saling berhubungan)
3. Nomor stack di Gudang dimana barang tersebut ditempatkan
4. Nama Gudang/Nomor Gudang
5. Satuan kemasan
6. Deskripsi dari barang tersebut, sebutkan juga ukuran dari barang.
7. Nama Code Barang: untuk barang-barang PMI, sementara ini belum tersedia. Jika
barang diterima dari Federasi, gunakan nomor CTN.
8. Tanggal kadaluarsa barang (khusus untuk makanan dan obat-obatan)
9. Donor (Donor Asal, tidak harus selalu sama dengan kolom nomor 11, tapi dapat juga
sama)
10. Tanggal penerimaan dan atau pengiriman barang
11. Dari (untuk barang bantuan, sebutkan nama donor) / untuk
12. Nomor Waybill / GDN (untuk barang-barang keluar) dan GRN (untuk barang masuk)
13. Jumlah barang masuk
14. Jumlah barang keluar
15. Sisa
16. Tandatangan
17. Keterangan

(1)
F.2 Nomor
STOCK CARD (2)
Nama Gudang / No.
(3) (5)
Satuan / Unit Item code
Deskripsi Barang (4) (6)
Discription of goods Stock minimum
Tanggal Dari / Kepada Donor No. Nota pengiriman/ Terima Keluar Exp Harga No. Lokasi Sisa
Date From or to pengantar In Out date per Bin Barang Balance
Waybill nr / GDN nr / unit card
GRN nr
(7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17)
Stock card
(18) Keterangan / Remark
44
Lampiran
Stock card
Stock Card menunjukkan jumlah barang yang ada di stock. Stock card mencatat data
semua bin card yang ada di gudang. Stock Card bagi berdasarkan jenis barang. Kartu stock
ini harus disimpan di kantor penanggung jawab Gudang.
1. Nomor Stock Card, berurutan (numeric)
2. Nama Gudang dan atau nomor
3. Satuan
4. Deskripsi barang
5. Code barang: untuk barang-barang PMI,sekarang belum ditersedia, untuk barang dari
Federasi tulis no CTN
6. Stock minimum dari barang tersebut (buffer stock)
7. Tanggal terima dan mengirim barang
8. Dari / ke
9. Donor (donor asal, tidak harus selalu sama dengan no. 8, tapi bisa juga sama)
10. Nomor Waybill / GDN (untuk barang keluar) and GRN (untuk barang masuk)
11. Jumlah barang yang masuk
12. Jumlah barang yang keluar
13. Tanggal kadaluarsa
14. Harga per satuan
15. Nomor bin card yang berhubungan
16. Lokasi barang di gudang
17. Sisa stock
18. Keterangan

Attachment D-3: Stock Report
46
Lampiran
Attachment D-3: Stock Report
1. Nomor urut, dimulai angka 1

2. Deskripsi barang
3. Code barang, saat ini belum tersedia di PMI. Jika barang diterima dari federasi gunakan
CTN Nomor.
4. Jenis satuan
5. Harga per satuan
6. Donor (dari barang atau uang yang dipakai untuk pengadaan barang)
7. Nomor Requisition form/ permintaan (untuk barang pengadaan)
8. Tanggal masuk dan keluar
IN:
9. Masuk/diterima dari, kebayakan dari pemasok
10. Nomor Waybill/GDN dengan barang masuk dari pemasok
11. Nomor GRN harus diisi pada saat penerimaan barang
12. Jumlah
OUT
13. Dikirim ke
14. Nomor GDN harus diisi pada saat pengiriman barang
15. Nomor GRN yang akan didapat dari penerima
16. Jumlah
STOCK
17. Jumlah
18. Total harga
19. Tanggal kadaluarsa
20. Keterangan
Jika memunggkinkan pisahkan table untuk makanan dengan yang bukan makanan dll.
Untuk mempermudah melihat stock yang tersedia secara keseluruhan, pisahkan masing-
masing barang dengan satu baris dibawahnya.
Stock Report dibuat perbulan
Pengelompokan bisa berdasarkan:

· Per barang
· Per donor
· Per penerima

Attachment D-3A: Stock Report Stationary
48
Lampiran
Attachment D-3A: Stock Report Stationary
Stock report dibuat per divisi

1. Nama divisi
2. Nama contact person
3. Bulan
4. No urut, dimulai dengan angka 1
5. Deskripsi barang
6. Jenis satuan
7. Harga per satuan
8. Nomor pernintaan (Requisition)
In/Masuk:
9. Tanggal Masuk
10. Jumlah
OUT/Keluar:
11. Tanggal keluar
12. Untuk
13. Jumlah
STOCK:
14. Jumlah
15. Total Harga
16. Keterangan
<Stock reports dikirim setiap bulan untuk divisi keuangan>

Attachment F-4:
Daftar Permohonan Barang (Requisition Form)

Indonesian Red Cross Society
PERMOHONAN PENGADAAN BARANG No (1) printed number / Bagian

F.4 Requisition Untuk dikutif dalam semua korespondensi
HQ / Daerah / Cabang (2) (5)

Gudang yang Tersedia
Requesting HQ / Ch / B
Nama Program (3) Untuk Penentuan Harga (6)

Name of the Program Kuota - For quotation
(4) Untuk Pelaksanaan (7)

Budget limit
For purchase
No. Nama barang Deskripsi Barang Satuan Jumlah Dikirim

Item code / name (Kualitas pengepakan) Destination
(8) (9) (10) (11) (12) (13)
Nama Tandatangan Tanggal

Name Signature date
Dipesan oleh: (14) (15) (16)

Ordered by (requester)
Diketahui oleh Logistik

(17) (18) (19)
Approved by (head of Division of
requester or Program Manager)
Diketahui oleh keuangan (20) (21) (22)

Approved by finance in case of purchase
Disetujui oleh PP / PD / PC/ (23) (24) (25)

Approved by Sec Gen / Board Member
Penting / Rutin Tgl. Pengiriman Dipesan melalui

Urgent / Routine Req. Date of Delivery Ordered via
(31)
(26) (27) (28)
(32)
Keterangan (29)
Remarks
(33)
(34)
Apakah anda ingin mengkonfirmasi harga sebelum pembelian? (30)
Do you wish to confirm price prior to purchase ?
Putih – Logistik / Hijau – Keuangan / Kuning – File Log Gudang / Pink – Pemohon (29)
50
Lampiran
Attachment F-4: Daftar Permohonan Barang (Requisition Form)
1. Nomor referensi permintaan, nomor surat keluar masing-masing daerah.

2. Nama divisi/kantor pemohon (Divisi di Markas Pusat, Daerah, Cabang) bisa juga dari
Gudang.
3. Nama program
4. Budget limit harus termasuk biaya-biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan.
· Harga barang
· Biaya pengepakan (jika diperlukan) and cetak logo
· Biaya untuk transportasi, pengurusan kepabeanan
· Biaya bongkar di gudang, dll.
5. Untuk barang yang ada di stock (tidak memerlukan pengadaan), nama gudang yang
menyediakan stock perlu di sebutkan (diisi oleh logistik)
6. Permohonan untuk penawaran harga: ini dipakai jika pemohon menginginkan informasi
untuk penganggaran budget.
7. Permintaan untuk di lakukan pembelian/pengadaan
<Kolom nomor 5, 6 atau 7 harus diisi/dipilih salah satu>
8. Nomor urut, dimulai dari angka 1
9. Nama barang, jika tidak ada code barang, dapat menuliskan nama barang saja
10. Deskripsi barang: menuliskan spesifikasi barang yang jelas sangat membantu untuk proses
pengadaan
11. Satuan
12. Jumlah
13. Dikirim ke; tujuan barang akan dikirim.
14. Nama pemohon
15. Tandatangan pemohon
16. Tanggal ditandatangan
17. Nama Kepala Divisi pemohon atau penanggung jawab program yang menyetujui permintaan
18. Tandatangan yang kepala divisi
19. Tanggal ditandatangani
20. Nama kepala divisi keuangan, untuk barang-barang pengadaan
21. Tandatangan Kepala Divisi Keuangan
22. Tanggal ditandatangani
23. Nama Sekretaris Jendral atau untuk permintaan di Daerah dan Cabang sebutkan nama
pengurus <jika memungkinkan Sekjen harus menandatangani formulir permintaan dari dari
Daerah dan cabang,jika permintaan itu memakai dana dari Markas Pusat>.
24. Tandatangan Sek Jen atau pengurus
25. Tanggal ditandatangi
26. Penting atau rutin. Penting hanya dipakai untuk keadaan gawat(emergency) atau konflik!
27. Tanggal yang diinginkan agar permintaan dikirim
28. Dipesan melalui
29. Keterangan
30. Konfirmasi harga: Jika pemohon mengingkan konfirmasi harga sebelum dilakukan
pembelian
Allocation code, Kode pengalokasian

31 Pembukuan – kode standard dari barang atau jasa yang di minta, dipakai oleh divisi
keuangan
32 Kegiatan – kode standard untuk kegiatan, dipakai oleh divisi keuangan
33 Donor – Kode donor
34 Proyek – kode program, dipakai oleh divisi keuangan
Divisi keuangan harus memeriksa kode alokasi dan dana yang tersedia untuk permintaan ini.
35 Lembar warna putih untuk logistic di Markas Pusat/Daerah/Cabang dimana barang diminta.
Lembar warna Hijau untuk divisi keuangan dimana barang tersebut diminta dan
lembar warna merah muda untuk pemohon.
Masing-masing lembar untuk:

maka masing-masing lembar dikirim ke sesuai dengan keterangan pada lampiran di bagian bawah
Dokumen.

Attachment F-5:
Daftar Permohonan Kebutuhan & Posisi Stock ATK

Jalan Gatot Subroto Kav. 96 – Jakarta
Telp. (021) 7992325, Fax. (62 21) 7995188
DAFTAR PERMOHONAN Kebutuhan & Posisi Stock Alat Tulis Kantor

F. 5 Requisition stationary
(1)
No. printed Number / Bagian
Untuk dikutif dalam semua korespondensi
To be quoted in all correspondence
Divisi / Ruangan / Gudang (2) ……………………..………………………

Kebutuhan Bulan (3) …………..…………………………………
Yang menyimpan (4) ..……………………………………………
Nama Barang Unit type Sisa Stock Jumlah Barang Total stock
Goods yang Diminta
(5) (6) (7) (8) (9)
Jakarta, ….................… 2007 (10)
Yang menerima (12) Mengetahui / Menyetujui (13) Yang mengajukan (11)

Ka Divisi / Bagian Pengurus PMI Ka Divisi / Bagian
(……………………………….)
52
Lampiran
Attachment F-5:
Daftar Permohonan Kebutuhan & Posisi Stock ATK
1. Nomor urut yang ditentukan oleh divisi masing-masing.

2. Nama divisi/ruangan/gudang
3. Bulan (permintaan harus diserahkan 2 hari sebelum akhri bulan)
4. Contact person dari divisi/bagian yang bersangkutan
5. Deskripsi barang
6. Jenis Satuan
7. Sisa Stock
8. Jumlah yang diminta
9. Total stock (no. 7 + no. 8)
10 Tanggal permintaan
11. Tandatangan peminta (contact person)
12. Disetujui oleh kepala divisi
13. Disetujui oleh Sek Jend PMI

Attachment F-6:
Formulir Permohonan Kendaraan

(1)
Printed Number
Formulir Permohonan Kendaraan
F.6 Request transport Untuk dikutif dalam semua korespondensi
To be quoted in all correspondence
Divisi yang Mengajukan (2) ...……………………………………………

Tanggal & Jam Pengajuan (3) ...……………………………………………
Nama yang Mengajukan (4) ...……………………………………………
Keterangan Rencana Realisasi (Diisi Pengemudi)
Nama yang Berangkat (5) ....……………………………… (9) .…………………………………………
Tujuan / Dinas & Keperluan (6) ....……………………………… (10) .…………………………………………
Tgl & Jam Berangkat (7) ....……………………………… Tgl & Jam : Kembali (11) .………………..
Km Berangkat Km ( 8 )-(12) ...........................................
Bensin Digunakan (13) .........................................................
Tol (14) .........................................................
Parkir (15) .........................................................
Kendaraan Dinas (16) ............................................
Pengemudi (17) ............................................ Tanda Tangan Pengemudi (18)
Catatan : (19)
1. Formulir ini harus diisi dengan lengkap & benar serta dilengkapi dokumen pendukung
2. Formulir ini harus dikembalikan setelah selesai tugas & ditandatangani oleh Pengemudi / Satpam KP PMI
3. Formulir ini sebagai bahan laporan & evaluasi
Mengetahui & Menyetujui (22) Mengetahui & Menyetujui (21) Yang Bersangkutan (20)
Div. / Sub Div Log & Umum Div / Sub Div / Atasan Ybs
54
Lampiran
Attachment F-6: Formulir Permohonan Kendaraan
Proses permintaan (akan sisipkan di Buku Panduan):

· Pemohon melengkapi/mengisi di kolom nomor 2, 3, 4, 5, 6, 7
· Pemohon tanda tangan (20) dan tandatangan kepala divisi dari pemohon (21)
· Pemohon menyerahkan formulir permohonan kepada penanggung jawab kendaraan.
· Penanggung jawab kendaraan mengisi kolom nomor 1
· Penanggung jawab kendaraan menyerahkan formulir yang telah diisi lengkap ke pengemudi
(penanggung jawab kendaraan yang berhak menentukan pengemudi dan kendaraan yang
boleh dipakai)
· Sebelum berangkat, pengemudi harus mengisi kolom nomor. 8 dan setelah kembali ke kantor
mengisi kolom nomor 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18.
· Pengemudi mengembalikan formulir permohonan ke penanggung jawab kendaraan
· Penanggung jawab kendaraan menandatangani formulir (22)
Untuk perhatian
· Jika ada pihak luar yang akan menyewa kendaraan, maka diperlukan tandatangan Sek Jend
sebagai persetujuan.
· Untuk transportasi personil:
· Untuk pemakaian pribadi diperlukan tandatangan Sek Jend/ Pengurus
· Untuk pemakaian urusan dinas, hanya memerlukan tandatangan kepala divisi pemohon
Penjelasan Nomor
1. Nomor referensi permohonan
2. Divisi pemohon
3. Tanggal dan jam permohonan
4. Nama pemohon
Rencana
5. Nama personil atau barang yang akan diantarkan
6. Tujuan/dinas & keperluan
7. Tanggal dan jam keberangkatan
8. Km awal, sebelum berangkat
Realisasi (diisi oleh pengemudi)

9. Nama personil atau barang yang diantarkan
10. Tujuan/dinas & keperluan
11. Tanggal dan jam kembali / selesai
12. Km pada saat kembali.
13. Pemakaian bahan bakar, (berapa liter?)
14. Biaya toll (dilengkapi dengan karcis toll)
15. Biaya parkir (dilengkapi dengann karcis parkir)
16. Jenis mobil dan nomor polisi
17. Nama pengemudi

18. Tanda tangan pengemudi
19. Catatan
1. Formulir ini harus diisi dengan lengkao dan benar serta dilengkapi dokumen pendukungnya
2. Formulir ini harus dikembalikan setelah selesai tugas & ditandatangani oleh
pengemudi/Satpam PMI.
3. Formulir ini sebagai bahan laporan dan evaluasi
20. Tanda tangan pemohon

21. Tanda tangan kepala divisi, sebagai persetujuan
22. Tandat angan logistic/sub divisi umum

Attachment F-7:
Nota Pengiriman/GDN
(Good delivery Note)

NOTA PENGIRIMAN / Delivery Note F.7

Tanggal (1) Nomor (2)
Date 3 Juni2005 Number : printed number / Kode / Kode
Cabang / lokasi penampungan sementara
Kepada (3) Dari (4)

To Gudang PMI Cabang Aceh Besar From Kantor PMI Pusat
Untuk Perhatian (5) Pemindahan / Distribusi / (6)
Attention Penanggungjawab ditempat tujuan Transfer / Distribution / (coret salah satu sesuai tujuan)
Sarana Transportasi (7) Nomor Kendaraan (8)
Method of transport Truck Vehicle number BL 9980 XX
Tandatangan Pemeriksa (9) Donor (10)
Verification signature IRMAN RAHMAN
Req Total Berat

Barang Satuan Jumlah Ukuran Harga Keterangan
form Total
Commodity Unit Type Quantity Size / Unit Remarks
Nomor Weight
(11) (12) Baby kit Unit (13) Box (15) 60 (16) 120 (17) (18) (19)
kgs
Berat (14) 2 kgs ……m3
Unit
Berat
Unit
Berat
Unit
Berat
Unit
Berat
Jumlah berat (20) (20) (20)
Nama Jasa Pengirim – (21) Diterima oleh – (25)
Nama dan Tanda Pengenal – (22) Jumlah Satuan – (26)
Tanda tangan / Tanggal – (23) Tandatangan / Stempel – (27)
Keadaan Barang – (24) Keadaan Barang – (28)
Putih – Pengirim / Hijau – Penerima / Biru – keuangan pengirim / Kuning – File Log / Pink 1 - Jasa pengirim, Pink 2 Pemohon (29)
56
Lampiran
Attachment F-7: Nota Pengiriman/GDN (Good Delivery Note)
GDN harus selalu dibuat dan disertakan pada saat pengiriman barang. 1 truck, 1 GDN (jadi
tidak 10 truck hanya dengan 1 GDN)!
Pada saat logistik mengurus transportasi, GDN harus dibuat pada setiap pengiriman. GDN
menjadi dokumen dasar untuk melakukan pembayaran kepada Freight Forwarder dan
transporter. GDN juga menjadi bukti bahwa cargo tersebut telah diterima secara lengkap
dan baik oleh gudang yang dituju.
Pada GDN harus ditulis selengkap mungkin data-data/informasi untuk penerima, antara
lain: alamat tujuan, jumlah barang dan kualitas dari barang tersebut dll
GDN harus dibuat oleh staff logistic (atau, untuk barang-barang yang dikirim dari gudang,
GDN dapat dibuat oleh penanggung jawab gudang)
Pada saat mobil operasional, truk atau ambulance dikirim dari Markas Pusat ke
Daerah/Cabang, Surat Serah Terima Kendaraan harus dikirim beserta GDN
GDN harus ditandatangni oleh pengirim dan jasa pengirim (transporter) sebelum
barang diberangkatkan.
GDN/ Nota Pengiriman
1. Tanggal
2. Nomor GDN, di tulis berdasar no urut, bulan dan tahun. (format sama dengan format
GRN)
3. Kepada
4. Dari
5. Untuk perhatian/ contact person
6. Pemindahan/Distribusi/Kehilangan. Pilih salah satu yang sesuai tujuan
- Pemindahan: dari dan ke gudang/ antar gudang
- Distribusi: dari gudang ke tempat distribusi
- Kehilangan
7. Sarana transportasi
8. Nomor kendaraan
9. Tanda tangan pengirim/pemeriksa
10. Donor: untuk barang-barang yang berasal dari sumbangan, nama donor harus di tulis di
GDN. Contoh: Donor mengirimkan barang ke Gudang Jakarta, kemudian gudang
Jakarta mengirimkannya ke gudang Medan. Maka gudang Jakarta di tulis di no. 4 dan
nama asal donor ditulis di no.10. Gudang medan harus mencantumkan nama donor di
GRN yang mereka buat.
11. Nomor Surat Permohoanan
12. Nama barang / komoditi
13. Jenis satuan (tulis satuan terkecil)
14. Berat per satuan
15. Jumlah
16. Berat total (no.14 x no.15)
17. Ukuran (volume barang)
18. Harga per satuan
19. Keterangan (dibungkus per berapa satuan, dll)
20. Total
- Jumlah barang
- Berat
- Ukuran (volume)

21. Nama jasa pengiriman

22. Nama dan tanda pengenal jasa pengirim
23. Tanda tangan jasa pengirirm dan tanggal
24. Keadaan barang (menurut jasa pengirim))
25. Nama penerima
26. Jumlah barang yang diterima
27. Tanda tangan penerima dan tanggal
28. Keadaan barang (menurut penerima)
29. Lembar putih untuk konfirmasi, kembali ke pengirirm, Warna Hijau untuk penerima,
Biru untuk jasa transportasi, Kuning untuk Logistik dan Merah Muda untuk pemohon
Masing-masing salinan dikirim ke:
· Putih : Untuk konfirmasi, kembali ke pengirirm
· Hijau : Tujuan
· Biru : Jasa pengiriman
· Kuning : Logistik
· Merah Muda : Pemohon
GDN ada 5 lembar salinan, dan setiap salinan harus diisi:
· GDN harus ditandatangi oleh pengirim dan jasa pengirim
· Lembar warna kuning harus disimpan oleh logistic
· GDN harus ditandatangani oleh penerima setelah memeriksa dan menghitung barang
· GDN yang asli harus dititipkan ke jasa pengiriman untuk diserahkan ke penerima
· Lembar warna biru harus dikembalikan ke jasa pengiriman
· Lembar warna putih harus dikembalikan ke pengirirm. Jika lembar warna putih dikirim
ke logistik, maka harus dibuat salinan dan disimpan diarsip yang berhubungan dengan
arsip pengadaan
· Lembar warna merah muda untuk pemohon
<Divisi keuangan mendapatkan salah satu salinan jika ada biaya yang timbul/
dibutuhkan??>
58
59
Manual Logistik Palang Merah Indonesia
Lampiran

Vehicle Logbook / Buku Saku Kendaraan
F.8 Vehicle logbook

(Rencana) Maintenance
Nomor Polisi (1) Tanggal (3)
Bulan (2) Alasan (4)
Attachment F-8:
Awal Datang Total BBM Jumlah Berat & Jenis Nama

Tanggal Req. Nr Rute Tujuan
(KM) (KM) (KM) (Ltr) Penumpang Barang Diangkut Pengemudi
(5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14)
TOTAL
(15)
Attachment F-8: Vehicle Logbook / Buku Saku Kendaraan
Proses (untuk di tambahkan di buku Panduan):

·Pengemudi mengisi vehicle logbook
·Perlu ditambahkan juga: siapa yang bertanggungjawab untuk rencana
pemeliaharaan: pengemudi atau penanggung jawab transportasi ??
1. Nomor polisi
2. Bulan
(Rencana) Maintenance/pemeliharaan
3. Tanggal perbaikan/pemeliharaan (sudah direncanakan dan ad hoc)
4. Alasan perbaikan
5. Tangal dipakai
6. Nomor permohonan
7. Berangkat (km)
8. Sampai/tiba (km)
9. Total (km)
10. Bahan/bakar (ltr)
11. Rute perjalanan
12. Jumlah penumpang
13. Berat dan jenis barang yang diangkut
14. Nama dan tanda tangan pengemudi
15. Total
o KM
o Bahan Bakar
60
Lampiran
Attachment F-9:
Formulir Laporan Kerusakan

(1)
No.
Untuk dikutif dalam semua korespondensi

F.9 Formulir Laporan Kerusakan To be quoted in all correspondence
Divisi / Ruangan / Gudang (2) ..................................................................

Tanggal (3) ..................................................................
Nama Barang (4) ..................................................................
Nama Pelapor (5) ..................................................................
Keadaan / kondisi (dijelaskan) (6) ....…………………………………… Tanda Tangan Pelapor (7)
Tindakan Internal (8) Tanda Tangan Pelaksana

Nama Jelas (9)
- Telah dikerjakan dengan baik (8a)
- Akan dilanjutkan (8b)
Keterangan : (8c) ………………………………………………………………
Tindakan External (10) Tanda Tangan Pelaksana

Nama Jelas / Nr Telephone
(11)
Nama Perusahaan :
- Telah dikerjakan dengan baik (10a)
- Akan dilanjutkan (10b)
- Dibawa ke Work shop (10c)
Ketarangan : (10d)……………………………………………………………..
Jakarta, (12)…………….
Diketahui Verifikasi
Ka. Div. Adm & Logistik (14) Sub Div Log / Umum (13)

Attachment F-9: Formulir Laporan Kerusakan
Formulir ini digunakan untuk permintaan perbaikan untuk semua asset (termasuk
kendaraan!)
Proses (untuk ditambahakn di Buku Panduan)

· Pelapor mengisi di nomor 2,3,4,5,6 dan 7
· Pemohon menyerahkan formulir ke penanggung jawab asset.
· Penanggung jawab asset mengisi noomor 1 dan tanda tangan (no.13)
· Penanggung jawab asset menyerahkan formulir ke staff pelaksana
· Staff pelaksana mengisi di no. 8 dan 9
· Staff pelaksana mengembalikan formulir ke penanggung jawab asset
· Jika masalah telah dapat diselesaikan/diperbaiki maka kepala logistic dapat
menandatanganinya (no.14) dan disimpan di arsip oleh penanggung jawab asset.
· Jika masalah tidak dapat dikerjakan oleh staff pelaksana dalam PMI, maka dapat
memanggil pihak luar.
· Staff pelaksana dari pihak luar mengisi di nomor. 10 dan 11
· Staff pelaksana dari pihak luar menyerahkan kembali ke penanggung jawab asset.
· Jika pekerjaan selesai dilakukan, kepala bagian logistic akan menandatangani (no. 14)
Untuk perhatian:
· Jika menggunakan menggunakan staff pelaksana dari pihak luar, harus ada tanda
tangan Sek Jen terlebih dahulu
1. Nomor urut laporan

2. Divisi pelapor
3. Tanggal laporan
4. Nama Barang
5. Nama pelapor
6. Deskripsi keadaan/kondisi kerusakan

7. Tanda tangan pelapor
8. Tindakan Internal-dilakukan oleh staff pelaksana

8a Telah diselesaikan
8b Akan dilanjutkan (pihak luar)
8c Keterangan
9 Tanda tangan pelaksana, nama terang
10 Tindakan External-dikerjakan oleh pihak luar

10a Telah diselesaikan
10b Akan dilanjutkan
10c Perlu dibawa ke bengkel
10d Keterangan
11 Tanda tangan pelaksana, nama jelas, nomor telephon dan nama perusahaan
12. Tanggal
13 Tanda tangan penanggung jawab aset
14 Tanda tangan Kepala Logistik
62
Lampiran
Lampiran D-10:
Dokumen Kendaraan, tentang pemakaian dan perawatan.
(Document overview vehicles, usage and maintenance)

Lampiran D-10:
Dokumen Kendaraan, tentang pemakaian dan perawatan.
(Document overview vehicles, usage and maintenance)
Dibuat oleh penangnggung jawab kendaraan
1. Lokasi Kendaraan
2. Nama Contact Person
3. Tahun Pembuatan
4. Merek kendaraan
5. Nomor polisi kendaraan
6. Tahun pembuatan
7. Tahun diterima, sebutkan nama pemberi jika kendaraan tersebut berasal dari
sumbangan/bantuan,
8. Harga
9. Lokasi kendaraan
10. Total km
11. Total Bahan Bahan Bakar Minyak
12. Km/Liter
13. Biaya Bahan Bakar Minyak
14. Biaya perawatan
15. Total biaya bahan bakar minyak dalam waktu satu bulan
16. Total biaya perawatan dalam kurun waktu satu bulan
<Dokumen kendaraan, pemakaian dan perawatan di laporkan ke Divisi keuangan setiap

bulan?>
64
Lampiran
Attachment D-11:
Format excel document overview assets and maintenance

Lampiran Form dan Format Laporan l SK Manual Logistik
Attachment D-11:
Format excel document overview assets and maintenance
Dibuat oleh penangnggung jawab Asset
1. Nomor Urutan
2. Nama Contact Person
3. Tahun Pembuatan
4. Merek kendaraan
5. Nomor polisi kendaraan
6. Tahun pembuatan
7. Tahun diterima, sebutkan nama pemberi jika kendaraan tersebut berasal dari
sumbangan/bantuan,
8. Harga
9. Lokasi kendaraan
10. Total km
11. Total Bahan Bahan Bakar Minyak
12. Km/Liter
13. Biaya Bahan Bakar Minyak
14. Biaya perawatan
15. Total biaya bahan bakar minyak dalam waktu satu bulan
16. Total biaya perawatan dalam kurun waktu satu bulan
<Dokumen kendaraan, pemakaian dan perawatan di laporkan ke Divisi keuangan setiap

bulan?>
66
Lampiran
KEPUTUSAN PENGURUS PUSAT PALANG MERAH INDONESIA

NOMOR :
TENTANG
PENGELOLAAN LOGISTIK PALANG MERAH INDONESIA
PENGURUS PUSAT PALANG MERAH INDONESIA,
MENIMBANG : a. bahwa Logistik adalah salah satu fungsi vital bagi

Organisasi PMI didalam menyelenggarakan kegiatan
dan pelayanan Kepalangmerahan kepada masyarakat.
b. bahwa keberadaan Logistik PMI saat ini maksimal dan

belum dapat memberikan kontribusi terbaiknya bagi
Organisasi PMI secara optimal.
c. bahwa untuk mendukung peningkatan peran dan

fungsi logistik bagi pengembangan pelayanan PMI
yang lebih baik secara profesional dan transparan,
diperlukan manual Pengelolaan Logistik Palang Merah
Indonesia yang tidak bertentangan dengan Ketentuan
AD/ART PMI;
d. bahwa untuk memberlakukan Peraturan Organisasi

tentang Pedoman Logistik Palang Merah Indonesia,
perlu ditetapkan dengan Keputusan Pengurus Pusat
PMI.
MENGINGAT : 1. Keputusan Presiden RIS Nomor 25 Tahun 1950 tentang

Pengesahan Anggaran Dasar dari dan Mengakui
sebagai Badan Hukum Perhimpunan Palang Merah
Indonesia.
2. Keputusan Presiden RI Nomor 246 tahun 1963 tentang

Perhimpunan Palang Merah Indonesia.

Lampiran SK Manual Logistik
3. Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga

Perhimpunan Palang Merah Indonesia.
4. Pokok-pokok Kebijakan dan Rencana Strategis PMI

2004 – 2009.
MEMPERHATIKAN :
1. Workshop Penyusunan Manual Logistik , tanggal 26
s/d 28 Februari 2007 di Cisarua Taman Safari - Puncak,
Jawa Barat.
2. Musyawarah Kerja Nasional PMI, tanggal 9-10
November 2006.
MEMUTUSKAN
MENETAPKAN :
PERTAMA : Peraturan Organisasi tentang Pedoman Pengelolaan
Logistik Palang Merah Indonesia
KEDUA : Pedoman Pengelolaan Logistik Palang Merah Indonesia

seperti tersebut pada ketetapan pertama adalah sebagai
acuan dalam pengelolaan Logistik Palang Merah
Indonesia di seluruh Indonesia.
KETIGA : Surat Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal

ditetapkan dengan ketentuan, bahwa segala sesuatunya
akan dirubah dan diperbaiki sebagaimana mestinya, jika
ternyata terdapat kekeliruan dalam penetapan
Keputusan ini.
Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal,
Pengurus Pusat
Ketua Umum,
MAR'IE MUHAMMAD
68

Manual Logistik 2 PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Manual Logistik 2 PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Pengelolaan Logistik yang baik akan dapat

meningkatkan Transparansi dan akuntabilitas

Berdasarkan hal tersebut diatas, maka untuk

PALANG MERAH INDONESIA

Markas Pusat Palang Merah Indonesia

Penyempurnaan dan Editing Manual Logistik :

Desain sampul & Layout :

Pengelolaan Logistik yang baik akan dapat meningkatkan Transparansi dan

Namun demikian, tampaknya pada saat ini belum ada kesamaan

Berdasarkan hal tersebut diatas, maka untuk mengembangkan peran dan

Pengembangan konsep Manual Pengelolaan Logistik ini dibantu oleh suatu

Manual Logistik Palang Merah Indonesia iii

Jakarta, 29 Oktober 2007

PALANG MERAH INDONESIA

KATA PENGANTAR ...................................................................iii

DAFTAR ISI ............................................................................v

BAB 1. Pengorganisasian dan Tanggung Jawab

1.2 Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang

Dalam Logistik Tanggap Darurat ....................................5

1.3 Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan Cabang

Dalam Logistik Reguler...............................................8

1.4 Pengorganisasian Logistik PMI, Pusat, Daerah, Cabang

(Darurat dan Reguler) ..............................................10

BAB 2. Pengelolaan Gudang dan Angkutan

2.1 Pendahuluan .........................................................13

2.2 Gudang / Tempat Penyimpanan...................................13

2.3 Spesifikasi Gudang .................................................14

2.4 Penerimaan Barang dan Jasa .....................................16

2.5 Penyimpanan ........................................................24

BAB 3. Pengelolaan Aset

3.1 Pendahuluan ........................................................28

3.2 Registrasi dan Pemeliharaan Kendaraan ........................29

3.3 Registrasi / Pendataan Pemeliharaan Aset ....................32

Manual Logistik Palang Merah Indonesia v

BAB 4. Pelaporan dan Pemantauan

4.1 Pendahuluan .........................................................34

4.3 Pemantauan / Monitoring ..........................................35

4.4 Audit (Internal dan External)......................................36

LAMPIRAN FORM DAN FORMAT LAPORAN........................................39

LAMPIRAN SK MANUAL LOGISTIK .................................................67

Besarnya kepercayaan masyarakat yang diberikan kepada PMI dalam hal

Buku Pedoman/Panduan/Manual Logistik PMI ini disusun dalam satu sistem

Logistik Tanggap Darurat

Logistik Tanggap Darurat dan Reguler tersebut, membahas tentang

Panduan/Manual/Pedoman Logistik ini terdiri dari 4 bab dan lampiran-lampiran,

Bab 1, menjelaskan tentang pengorganisasian dan tanggung jawab logistik PMI

Bab 2, menjelaskan tentang sistem manajemen/pengelolaan pergudangan

Bab 3, menjelaskan tentang sistem manajemen/pengelolaan aset PMI.

Bab 4, menjelaskan tentang sistem pelaporan dan pemantauan/monitoring

Manual Logistik Palang Merah Indonesia 3

Berkaitan dengan sistem logistik tanggap darurat, PMI menekankan pengelolaan

Semua hal yang berkaitan dengan logistik harus dilaksanakan berdasarkan

Selanjutnya dalam keseluruhan proses logistik, penting adanya suatu

1.2. Tanggung Jawab Markas Pusat, Daerah dan

Logistik tanggap darurat PMI menjelaskan tanggung jawab masing-masing

Tanggung Jawab Divisi PB MARKAS PUSAT PMI

Memberikan informasi kepada Divisi Logistik MARKAS PUSAT PMI tentang

Divisi PB Markas Pusat PMI memastikan ketersediaan anggaran untuk

Manual Logistik Palang Merah Indonesia 5

penggantian, transportasi dan biaya operasional (untuk membiayai

Tanggung Jawab Logistik Markas Pusat PMI

Memberitahukan Divisi PB tentang kebutuhan anggaran yang diperlukan

Mengelola dan memelihara gudang, tanah, perlengkapan gudang, buffer stock