Halo Marga,

Saya sedang mengamati account-account kita di Kawasan Selatan dan salah satu pelanggan
saya sangat marah. Bawahan langsung Anda, Lily, sangat kacau dan saya tidak mau dia
memegang account saya lagi. Anda tahu, setiap penjualan itu sangat penting.

Minggu lalu salah satu pelanggan terbesar saya,Teletor, seharusnya menerima 10 komponen.
Tetapi mereka hanya menerima delapan, dan ini mengakibatkan masalah bagi mereka dalam
acara pameran perdagangan penting yang mereka ikuti. Hal ini berdampak sangat buruk bagi
pameran mereka dan sekarang mereka mempertanyakan komitmen kita dalam melayani
pelanggan.

Saya berjanji pada Teletor akan menyelesaikan masalah ini. Saya mendapati bahwa Lily
menarik dua komponen untuk dijadikan bahan “pengujian lebih lanjut”. Tetapi dia tidak
pernah mengembalikannya ke bagian pengiriman! Kesalahan seperti ini tidak boleh terjadi
lagi.

Teletor memerlukan pengiriman itu secepatnya. Mereka juga menuntut potongan harga yang
signifikan untuk bisnis tambahan yang mereka lakukan dengan kita tahun ini. Tolong segera
kirimkan pesanan itu secepatnya.

Ini bukan pertama kalinya terjadi dalam tim Anda, dan kami di bagian Sales sangat frustrasi
karenanya.

Dan tolong pastikan, hari ini Lily tidak akan melakukan “pengujian tambahan” lagi. Kami di
bagian Sales akan merasa lebih lega jika tahu bahwa dia tidak akan mengulangi hal seperti ini
lagi.

Hai Marga,

Saya sangat senang karena Viktor memilih Anda untuk menjadi Mentor saya. Saya dapat
menggunakan saran-saran yang Anda berikan...karena saya masih baru dalam berperan
sebagai manager.
Hari ini berjalan dengan lambat hingga beberapa menit yang lalu ketika saya menerima
telepon dari Lukito, dari bagian Operations. Dia mengatakan bahwa mereka membutuhkan
data pengujian terkini dari produk terbaru kita dalam waktu 24 jam. Dia bilang jika mereka
tidak mendapatkan informasi ini dalam waktu 24 jam, mereka harus menunda seluruh
peluncuran program selama tiga minggu lamanya. Mereka biasanya menginfokan kepada
kami 48 jam sebelumnya untuk permintaan seperti ini. Saya bilang pada Lukito bahwa saya
akan menelepon dia kembali ketika saya memiliki kesempatan untuk memeriksa ulang
beberapa opsi yang bisa dilakukan.

Saya belum pernah mendapatkan permintaan mendesak seperti ini, walaupun orang-orang
mengatakan kepada saya, permintaan yang tidak realistis dari bagian Operations merupakan
hal yang biasa. Sepertinya mereka tidak terlalu memperhatikan hal tersebut dan tim saya
sudah tampak tertekan. Pastinya, saya ingin membuat keputusan yang terbaik. Oleh karena
itu saya telah memikirkan beberapa alternatif. Bisakah Anda melihatnya? Saya meminta
bantuan Anda untuk memutuskan tindakan apa saja yang sebaiknya saya coba dan gagasan
mana yang sebaiknya saya hindari untuk menghadapi permintaan ini.

Terima kasih, Marga. Saya sangat menghargai bantuan Anda.

Dukungan Karen untuk Rotasi Kerja11:06 AM

Hai Marga,

Saya sangat membutuhkan bantuan Anda meyakinkan Karen untuk mendukung

sistem rotasi kerja yang baru, yang pernah Anda, dia dan Bara rancang sebelum Anda
pergi. Seperti yang Anda ketahui, tujuan program rotasi kerja ini adalah untuk
membuat orang-orang memiliki keterampilan lebih beragam dan menolong mereka
untuk mengerti Perusahaan secara lebih luas (dan tidak hanya memikirkan
departemen mereka saja). Setiap orang dalam tim manajemen, termasuk kami di
SDM, setuju dengan gagasan ini karena kami yakin hal ini akan memperbaiki retensi
dan keterlibatan karyawan (employee engagement). Banyak anggota tim kita telah
mengutarakan pada saya bahwa mereka senang dapat belajar hal-hal baru dalam
pekerjaannya.
Karen turut berpartisipasi selama beberapa minggu, tetapi belakangan ini
kelihatannya dia lebih fokus pada efisiensi timnya sendiri dan bagaimana
memenangkan Penghargaan Kinerja Departemen daripada memikirkan bagaimana
seluruh kelompok bisa berhasil. Faktanya, dia mengirimkan pesan kepada saya
kemarin (lihat dalam video di bawah). Sepertinya Karen sudah membuat keputusan
dan dia tidak akan lagi terlibat dalam program rotasi kerja ini. Banyaknya
pengunduran diri yang harus dihadapi oleh Karen membuatnya mengalami banyak
tekanan.

Bara memberi tahu saya bahwa kita memiliki beberapa tenggat waktu penting yang
akan datang dan dia perlu menyelesaikan penjadwalan hari ini. Tentu saja, kami ingin
memanfaatkan beberapa rotasi kerja untuk penjadwalan itu, jadi kami perlu
mendapat kabar hari ini juga bahwa Karen akan melanjutkan menugaskan orang-
orangnya. Akan banyak pihak yang kecewa di dalam semua tim kita jika program ini
gagal. Karena program rotasi kerja ini adalah gagasan Anda, dapatkah
Anda menuliskan pesan yang tegas kepada Karen agar dia tetap bergabung? Saya
percaya dia akan melihat hasil yang positif jika dia mau mencoba sedikit lebih lama
lagi. Saya telah mencoba berbicara kepadanya tetapi dia tidak mau mendengarkan
saya. Saya harap Anda, sebagai teman kerja Karen, dapat meyakinkannya untuk tetap
berpartisipasi.

Terima kasih,

Cerina
Human Resources Manager
PLM Corporation
Hai Cerina. Saya sudah lama ingin menghubungi Anda, tapi sayangnya saya sangat sibuk
belakangan ini. Saya tidak tahu apakah Anda telah mengetahui bahwa tim kami sedang
bekerja untuk memenangkan Penghargaan Kinerja tahun ini. Jadi, tentu saja ini berarti setiap
anggota kami berusaha fokus bekerja seproduktif mungkin.

Selain itu – ditambah lagi dengan salah satu pelanggan kami yang meningkatkan standar
kualitas mereka, pastinya ini menambah tekanan bagi kami.
Tapi, yang sebenarnya saya ingin bicarakan dengan Anda adalah soal program rotasi kerja.
Saya tahu Anda dan beberapa manager lain adalah pendukung utama program ini, tetapi
sayangnya, saya pikir kami tidak akan dapat berpartisipasi lagi.

Saya menghargai semua yang sudah kalian coba lakukan agar hal ini dapat berhasil... namun
ternyata ini memakan waktu terlalu lama untuk membuat orang-orang baru bekerja lebih
cepat, terutama dengan kesibukan kelompok kami saat ini.

Dan jujur saja...saya tidak merasa program ini berjalan dengan baik. Maksud saya, ada cukup
banyak hal yang dapat diperbaiki.

Jadi, intinya: kita akan memfokuskan pada apa yang terbaik yang dapat kita lakukan - yaitu
pekerjaan di departemen masing-masing. Saya tahu Anda akan mengerti, jadi terima kasih,
nanti saya akan berbicara lagi dengan Anda.

Lily SelaluTerlambat 12:05 PM

Hai Marga,

Beberapa anggota tim Anda melaporkan bahwa Lily, salah satu engineer anda, seringkali
datang terlambat pada rapat-rapat penting X-12 yang melibatkan tim Anda dan beberapa
mitra internal. Akibatnya, rapat-rapat tersebut menjadi lebih lama karena ada beberapa
agenda yang harus diulang dan Lily minta diberi tahu apa saja yang telah dia lewatkan. Dapat
dibayangkan, orang-orang yang terlibat tidak suka dengan hal ini. Beberapa pimpinan,
termasuk saya, telah mendengar mengenai hal tersebut. Saya tahu Anda telah berbicara
dengan Lily tentang hal ini dan dia telah berjanji untuk memperbaiki diri, tetapi tidak ada
perubahan. Dia biasanya terlambat 10 menit pada rapat-rapat ini.

Jika persoalan ini tidak segera diperbaiki, reputasi Lily, apalagi peluangnya untuk
berkembang dalam PLM, bisa terhambat. Dapat Anda lihat dalam video balasan terlampir,
dia tampak kesal dan tidak melihat dimana permasalahannya.

Saya tahu bahwa Lily telah membuat beberapa inovasi baru dari X-12 dan merupakan salah
satu dari bawahan Anda yang paling berharga, tetapi Anda perlu mengadakan pembicaraan
formal tentang hal ini dengannya. Anda perlu menjelaskan dampak dari keterlambatannya
dan membuat rencana untuk memperbaikinya.
Untuk membantu Anda dalam menyiapkan dan mendokumentasikan sesi bimbingan ini,
isilah lembar rencana diskusi PLM di bawah ini. Saya mengharuskan semua anak buah saya
untuk mengisi lembar ini karena akan sangat membantu mereka dalam membuat rencana
percakapan sebelum melaksanakannya. Lembar diskusi ini juga menolong Anda untuk
memikirkan apa yang akan dibicarakan.

Saya akan meninjau kembali lembar diskusi Anda yang telah diisi, jadi kerjakanlah dengan
teliti dan sedetail mungkin saat menyelesaikannya. Gunakan kata-kata yang sama persis
dengan apa yang akan Anda ucapkan.

Viktor

Development Director

PLM Corporation
Hai Viktor.

Saya telah berusaha keras untuk menyesuaikan jadwal saya, dan saya rasa saya telah
melakukannya dengan jauh lebih baik. Mohon dimengerti, sulit bagi saya untuk
menyeimbangkan jadwal kerja saya dengan berbagai hal yang harus saya lakukan di luar
pekerjaan. Tapi, saya menyelesaikan tanggung jawab saya dengan baik walaupun saya tidak
bisa selalu datang tepat waktu dalam rapat-rapat tersebut. Sebetulnya itu bukan masalah. Saya
telah menangani situasi ini.

Anda tahu…beberapa orang memang senang mengkritik, dan terkadang kritikannya sangat
tajam. Saya merasa frustasi bekerja dengan orang-orang di tim saya. Mereka memang benar-
benar tidak mengerti. Saya harap mereka dapat sedikit lebih santai. Saya akan menyelesaikan
pekerjaan saya dengan baik, dan itu yang terpenting, bukan?

Jadi, tidak perlu khawatir dengan saya. Semuanya dapat saya atasi.

Bantuan Anda untuk Menghadapi Tedi 12:07 PM

Hai Marga:

Saya membutuhkan bantuan Anda untuk meyakinkan Tedi agar lebih responsif.

Viktor meminta saya mengumpulkan data produktifitas terbaru untuk membantunya

mendapatkan persetujuan manajemen senior untuk melanjutkan proyek Omega. Omega akan
memajukan bisnis kita secara drastis, dengan syarat kita dapat melemparkannya ke pasar
sesegera mungkin.

Tim kami bertanggung jawab mengembangkan Omega, dan tim Tedi membantu dalam hal
kontrol kualitas. Pagi ini saya meminta Tedi mengirimkan data kualitas secepatnya setelah
timnya selesai rapat. Dia setuju, tetapi terlihat enggan. Dia berkata bahwa data itu bukanlah
"prioritas" dan bahwa kelompok kami "mendapatkan semua pujian". Seharusnya saya
mengkonfrontasinya tentang ini, tetapi saya tidak melakukannya karena akhir-akhir ini dia
menceritakan bagaimana dia sangat tertekan dengan pekerjaan yang begitu menumpuk.

Pada akhirnya saya menerima data dari Tedi. Seperti biasanya, terlambat. Tidak ada cukup
waktu untuk memeriksa keakuratannya, jadi saya hanya menambahkan data dari dia dan
menyerahkannya kepada Viktor agar memenuhi tenggat waktu. Saat itu Viktor mengetuk
pintu ruang kerja saya, sehingga saya langsung menyerahkannya.

Presentasi Viktor sudah selesai sekarang dan saya menemukan bahwa beberapa datanya
salah! Tentu saja, Viktor datang dan menegur saya untuk kesalahan-kesalahan itu. Dia benar-
benar marah. Sekarang pihak komite tidak yakin apakah akan menyetujui proyek Omega atau
tidak. Hal ini sangat memalukan bagi saya–dan juga Viktor.

Kita harus melakukan sesuatu terhadap Tedi. Tidak dapat dipercaya! Lihat saja dalam pesan
yang dia kirimkan kepada saya dalam video di bawah ini.

Kita tidak dapat membiarkan situasi seperti ini terjadi lagi. Kita harus mengandalkan Tedi
dan timnya untuk data-data yang digunakan dalam membuat keputusan-keputusan bisnis dan
mendapatkan pendanaan. Tedi adalah rekan kerja Anda, jadi mungkin dia akan
mendengarkan Anda. Dapatkah Anda menindaklanjuti masalah ini?

Terima kasih,

Maya
Teknisi

PLM Corporation
Hai Maya…

Ini data Anda. Saya harap ini sudah benar. Saya tahu sudah terlambat 15 menit, tapi saya
tidak percaya bahwa beberapa menit saja begitu penting. Oh, tunggu, saya lupa, kita
membicarakan tentang Anda dan tim Anda--kalian kan berpikir bahwa kalian satu-satunya
prioritas di sini.

Jadi begini Maya, saya akhir-akhir ini sangat sibuk, dan ini yang terbaik yang dapat saya
lakukan. Setiap orang dalam kelompok saya telah bekerja lembur belakangan ini... ya...seperti
yang Anda tahu, selalu berusaha menjadikan proyek berikutnya lebih menguntungkan dari
yang sebelumnya. Ini sangat berat.

Bagaimanapun, saya tahu Anda akan membesar-besarkan soal keterlambatan ini. Tapi seperti
apa yang selalu saya bilang,”Lebih baik terlambat daripada tidak sama sekali.”

Sampai ketemu lagi.

Tinjauan Pemangku Kepentingan 1:01 PM

Halo Marga,

Anda mungkin sadar atas arahan Perusahaan untuk meningkatkan tingkat integrasi antar
departemen/fungsi dan untuk mengembangkan standarisasi proses-proses. Saya adalah orang
yang memimpin inisiatif ini dan telah bekerja dengan atasan Anda, Viktor, untuk
mengimplementasikannya dengan seluruh tim pengembangan. Kami merasa bahwa dengan
meminta tim untuk bekerja bersama lintas fungsi, akan membangun perspektif yang luas,
meningkatkan kolaborasi, meningkatkan kualitas dan menumbuhkan inovasi. Salah satu dari
langkah-langkah awal kami adalah dengan membangun pertemuan para pemangku
kepentingan di lintas fungsi untuk berpartisipasi dalam proses pengembangan produk. Tim
pemangku kepentingan ini biasanya diwakili oleh penjualan, pemasaran, produksi dan
berbagai tim lainnya.
Dua bulan yang lalu tim Anda setuju untuk mengikuti model baru ini, namun sekarang, saat
kami telah mengadakan beberapa pertemuan dengan mereka, mereka menunjukkan tingkat
penolakan yang tinggi. Saya paham bahwa pertemuan-pertemuan ini memakan waktu dari
jadwal mereka yang padat. Sayangnya, dikarenakan rasa frustasi mereka, anggota tim Anda
cenderung meremehkan ide dan komentar kami. Mereka mengeluh bahwa pertemuan ini
mengakibatkan pekerjaan tambahan dan menyebabkan proses pengembangan produk mereka
terlambat dari jadwal. Ketika para pemangku kepentingan mencoba menjelaskan pentingnya
dan potensi keuntungan dari pertemuan-pertemuan ini, tim Anda menyampaikan soal
persyaratan waktu dan kebutuhan kontrol biaya yang ketat sebagai alasan.

Saya setuju bahwa jangan sampai pengembangan produk tertinggal, namun penting bagi tim
Anda untuk menemukan cara agar proses kerja baru ini dapat dilaksanakan. Tim Anda telah
meminta kami untuk menunda pertemuan para pemangku kepentingan hingga tahun fiskal
berikutnya sehingga mereka akan memiliki waktu untuk penyesuaian. Daripada menghadiri
pertemuan, mereka berjanji akan mengirimkan perkembangan kemajuan mereka secara
tertulis setiap minggu kepada pemangku kepentingan. Hal ini tentu menyimpang dari arahan
Perusahaan untuk mengadakan pertemuan rutin.

Terdapat beberapa tahapan penting dalam beberapa bulan ke depan dan kami memerlukan
kerja sama tim Anda. Saya terbuka kepada ide-ide baru namun kebutuhan akan keterlibatan
para pemangku kepentingan tidak dapat dihilangkan. Viktor sangat mendukung strategi ini
dan ia meminta saya untuk menghubungi Anda agar mengirimkan pesan secara langsung
kepada tim Anda untuk menekankan pentingnya inisiatif ini dan menemukan solusi untuk
bergerak maju secara efektif. Mohon jangan hanya melanjutkan pesan ini. Viktor dan saya
memerlukan Anda untuk mengatasi penolakan ini secara pribadi dan menemukan solusinya.

Salam hangat,

Susan

Leader, Stakeholder Review Task Force

PLM Corporation