MAKALAH

DESAIN FORMULIR REKAM MEDIS

Dosen Pembimbing :
Tegar Wahyu Yudha P, SST.,M.K.M

Disusun Oleh :
1. Dian Istiqfara Susetyo 18.3169.02.0007
2. Faila Alfi Cahya Amalia 18.3169.02.0010
3. Nevita Rahmawati 18.3169.02.0023
4. Novia Nur Anantiyas 18.3169.02.0025
5. Shofi Harya Putra 18.3169.02.0030

D3 PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN

STIKES MUHAMMADIYAH BOJONEGORO
 DAFTAR ISI

BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan khusus
C. Tujuan umum
BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian
B. Dasar hukum desain formulir rekam medis
C. Tim pendesain rekam medis
D. Cara mendesain formulir rekam medis
E. Pertimbangan dalam mendesain formulir rekam medis
F. Analisa perancangan formulir rekam medis
G. Faktor dalam merancang desain formulir
H. Atutan dalam pembuatan desain rekam medis
I. Jenis dan model formulir rekam medis
J. Contoh formulir Ringkasan Pasien TPPRI/TPPRJ
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan
B. Saran
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Seperti kita ketahui bahwa di dalam rekam medis memuat data yang sangat banyak dan
beragam jenisnya, sehingga di dalamnya terkandung berbagai aspek. Aspek-aspek tersebut
antara lain yaitu aspek administrasi, legal, financial, riset, pendidikan dan aspek dokumentasi.
Formulir rekam medis dapat diaplikasikan baik secara manual/hardcopy maupun secara
computer/elektronik harus mempertimbangkan berbagai aspek yang melekat di dalam rekam
medis. Dapat diartikan, bahwa dalam mendesain formulir rekam medis, kita harus
mempertimbangkan mulai dari bagaimana mengoleksi data, ingga bagaimana kita menyimpan
rekam medis nantinya dengan baik dan aman dengan tidak mengesampingkan satupun dari
aspek yang ada di dalamnya. Sehingga apabila nantinya rekam medis diperlukan untuk
kepentingan aspek terkait, sudah dapat digunakan secara optimal.
Sebagai contoh, desain formulr rekam medis harus mengakomodasi aspek administrasi,
salah satunya menyangkut penyelenggaraan terkaitdengan wewenang dan tanggung jawab
yaitu bahwa dalam mendesain formulir rekam medis, harus menyediakan space nama jelas dan
tanda tangan bagi setiap tenaga kesehatan yag terlibat dalam pelayanan pasien uunyuk
memberikan kepastian siapa yang bertanggung jawab dalam pelayanan kesehatan yang
diberikan. Demikian juga untuk aspek lain seperti yang telah disebutkan sebelumnya, harus
dapat diakomodasi di dalam formulir rekam medis yang akan dipergunakam untuk pelayanan
kepada pasien, termasuk bagaimana desain formulir rekam medis menempatkan space nomor
rekam medis unyuk tujuan kemudahan dalam penyimpanannya.

B. Tujuan khusus
Untuk melengkapi persyaratan perkuliahan

C. Tujuan umum
Untuk menambah wawasan mengenai manajemen informasi terhadap desain formulir rekam
medis.
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian
Desain biasanya diterjemahkan sebagai seni terapan, arsitektur dan sebagai pencapaian
kreatif lainya. Dalam sebuah kalimat, kata desain bias digunkan baik sebagai kata kerja maupun
kata benda. Sebagai kata kerja, desain memiliki arti proses untuk membuat dan menciptakan
obyek baru. Sebagai kata benda, desain digunakan untuk menyebutkan hasil akhir dari sebuah
proses kreatif, baik itu berwujud sebuah rencana, proposal, atau berbentuk obyek nyata. Desain
adalah suatu bentuk komunikasi visual yang menggunakan teks dan atau gambar untuk
menyampaikan informasi atau pesan. Formulir adalah secarik kertas yang memiliki ruang
untuk di isi dan merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi
pelayanan. Formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi
pelayanan kesehatan dalam bentuk catatan. Dalam arti sempit, formulir dapat diarti kan sebagai
bukti transaksi atau sering juga sisebut dokumen. Formulir adalah lembaran atau surat yang
harus diisi. Jenis formulir bermacam-macam, diantaranya formulir pendaftaran, kartu keluarga,
wesel pos, kartu pos, daftar riwayat hidup, selip tabungan dll. Jadi desain formulir itu adalah
proses produksi kreatifitas seseorang pada formulir berupa kertas atau formulir elektronik
dalam bentuk komunikasi visual yang mempunyai fungsi dan nilai estetika untuk
menyampaikan informasi atau pesan kepada setiap orang yang telah diatur formatnya
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan tertentu. Desain formulir adalah kegiatan merancang
farmulir berdasarkan kebutuhan pencatatan transaksi pelayanan atau pembuatan pelayanan
atau pembuatan laporan organisasi (Wahono,2010).

B. Dasar Hukum Desain Formulir Rekam Medis

Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008, tentang rekam medis. Didalam
peraturan ini, disebutkan isi minimal dari sebuah rekam medis pada sarana pelayanan
kesehatan. Di dalam peraturan ini juga, memuat ketentuan mengenai umur rekam medis
sehingga rekam medis sudah dapat dimusnakan. SE Dirjen Yanmed RI Nomor
HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995, tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis
dasar dan pemusnahan asrip rekam medis.

C. Tim Pendesain Formulir Rekam Medis

Rekam medis dihasilkan dari suatu upaya pelayanan kesehatan pasien yang diberikan
oleh tenaga kesehatan yang terdiri dari berbagai disiplin ilmu. Sehingga desain formulir rekam
medis harus melibatkan setiap unsur utama yang terlibat dalam pelayanan kepada pasien. Unsur
utama tersebut minimal terdiri dari dokter, perawat, dan praktisi rekam medis atau dapat
ditambahkan juga tenaga kesehatan lainnya yang erat kaitannya dengan pelayanan kepada
pasien. Semua unsur utama tersebut di bentuk dalam sebuah wadah yang dinamakan Panitia
Rekam Medis. Dalam dinamikanya, Panitia Rekam Medis harus dapat mengidentifikasi
 kebutuhan data maupun memastikan bagaimana cara pemenuhan kebutuhan datanya, dengan
tepat memperhatikan tujuan akhirnya, yaitu untuk memberikan pelayanan yang berkualitas
kepada setiap pasien.
D. Cara Mendesain Formulir Rekam Medis
1) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mendesain formulir rekam medis (Huffman, 1994 :
249): Pelajari tujuan dan penggunakan formulir, dan penggunaan, dan buat desain formulir
sesuai dengan apa yang dikehendaki oleh user.
2) Desain form sesederhana mungkin. buang data atau informasi yang tidak diperlukan.
3) Gunakan istilah baku (standar) untuk setiap elemen data, atau sediakan definisi jika
diperlukan.
4) Sediakan petunjuk/pedoman yang diperlukan untuk memastikan konsistensi pengumpulan
data atau interpretasi data.
5) Urutan item data secara logika, dalam kaitan dengan dokumen sumber atau sesuai kebiasaan
yang ada; sajikan informasi dengan cara yang menarik perhatian.

E. Pertimbangan Dalam Desain Formulir Rekam Medis

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mendesain formulir rekam medis berbentuk
kertas/hardcopy (Huffman,1994:262). Menurut Shofari dan Eny (2008) ada beberapa aspek
desain formulir rekam medis yang perlu diperhatikan, antara lain:
1. Aspek Anatomi
a. Kepala (heading)
Kepala (heading) memuat judul dan informasi mengenai formulir, nama dan alamat
organisasi, nama dan nomor formulir, tanggal penerbitan dan halaman. Biasanya judul terletak
pada bagian tengah atas. Hal ini untuk menunjukan jenis dan kegunaannya. Judul dibuat
sesingkat mungkin tetapi jelas. Nomor dapat digunakan untuk meenunjukan keunikan. Dapat
diletakkan di pojok kiri bawah atau kanan bawah. Nomor formulir ini dapat juga digunakan
untuk menunjukan sumber dan jenisnya. Jika formulir terdiri lebih dari satu halaman, maka
tiap-tiap halaman harus diberi nomor dan jumlah halaman, supaya bila ada halaman yang
hilang dapat diketahui. Nomor dan jumlah halaman ini biasanya diletakkan pada sebelah kanan
atas
b. Pendahuluan (introduction)
Pendahuluan (introduction) memuat informasi pokok yang menjelaskan tujuan dari
penggunaan formulir yang bersangkutan. Kadang-kadang tujuan ditunjukan oleh judul. Kalau
penjelasan lebih lanjut diperlukan, pernyataan yang jelas bias dimasukkan kedalam formulir
untuk menjelaskan tujuan.

c. Perintah (instruction)
Perintah (instruction) adalah perintah untuk mengetahui berapa copy yang diperlukan,
dikirim kepada siapa, intruksi harus dibuat sesingkat mungkin. Perintah yang dimaksud adalah
keterangan agar user dapat dengan segera mengetahui berapa lembar salinan yang diperlukan,
siapa yang harus menyerahkan/mengirimkan formulir, kepada siapa lembar salinan dikirimkan,
dan semacamnya. Intruksi tidak boleh diletakkan diantara ruang-ruang atau entry, karena hal
ini membuat formulir terkesan berantakan dan mempersulit pengisisan. Formulir yang baik
harus bersifat self instruction, artinya harus berisi intruksi- intruksi yang jelas bagi pengisi
untuk menuliskan data tanpa harus bertanya lagi.

d. Badan (body)
Badan (body) merupakan bagian dari badan formulir yang disediakan khusus untuk
pekerjaan substantive formulir yang sesungguhnya dalam menyusun urut-urutan data harus
logis, sistematis, konsisten, sehingga mudah untuk dibaca dan dipahami.
Pertimbangan lain yang harus diperhatikan dalam satu badan formulir meliputi:
1. Margin (batas pinggir)
1) Margin minimum untuk batas 2/16”=0,32cm
2) Margin minimum untuk batas bawah 2/18”=0,28cm
3) Margin minimum untuuk batas sisi 2/18”=0,28cm

e. Spacing
1. Horizontal spacingdisediakan 1/12” untuk huruf “elite”,1/10 untuk huruf “pica”.
2. Vertical spacing terdapat enam garis vertical setiap inci pada mesin ketik standart, elite
atau pica. Berikan 1/16” atau kelipatannya, untuk setiap baris pengetikan.
3. Untuk spasi yang dibuat dengan tulisan tangan, berikan horizontal spacing 1/10”
sampai 1/12” perkarakter verticalvertical spacing ¼” ¼” sampai 1/3”. Spasi antar baris
dan spasi antar karakter pada formulir sampai 1/3”. Spasi antar baris dan spasi antar
karakter pada formulir harus diperhatikan, terutama bila formulir akan diisi dengan data
yang dicetak dengan mesin.

f. Rules atau garis

1. Rules adalah sebuah garis vertical atau horizontal. Garis ini bisa langsung, terputus-putus
atau paralel berdekatan yang melayani berbagai tujuan.
2. Type style atau jenis huruf, jenis huruf penting dalam hal keterbacaan dan penonjolan untuk
satu formulir yang paling baik adalah menggunakan sedikit mungkin jenis dan ukuran
huruf. Item-item dengan tingkat kepentingan yang sama hendaknya dicetak dengan huruf
yang sama disemua bagian formulir.
3. Cara pencatatan, cara pencatatan dapat dilakukan dengan tulisan tangan, atau computer.
4. Penutup (close)
Komponen utama terakhir formulir kertas adalah ”close” atau penutup, merupakan ruangan
yang disediakan untuk tanda tangan otentikasi dan ketik persetujuan.
 2. Aspek fisik
Dalam pembuatan formulir harus memperhatikan:
a. Warna
Pertimbangan harus diberikan kepada pengguna warna dan jenis tiinta yang disesuaikan dengan
kebutuhan dan keinginan dalam merancang desain formulir.
Penggunaan warna membantu mengidentifikasi dengan cepat formulir yang dipergunakan.
Warna yang baik adalah warna yang datanya mudah dibaca, terutama bila menggunakan
karbon. Warna yang baik adalah warna yang cerah.
b. Bahan
Yang harus diperhatikan dalam penelitian bahan adalah berat kertas dan kualitas kertas yang
berkaitan dengan permanency atau penyimpanan.
c. Ukuran
Ukuran yang digunakan adalah ukuran praktis yang disediakan dengan kebutuhan isi formulir.
Usahakan ukuran kertas yang digunakan berupa ukuran kertas standar dan banyak dijual. Jika
kertas tidak standar, sebaiknya dibuat ukuran yang merupakan kelipatan yang tidak membuang
kertas, seperti ukuran standar dibagi 2,3,4 dst.
d. Bentuk
Menyatakan bentuk (vertical, horizontal, dan persegi panjang). Beberapa faktor harus
dipertimbangkan di dalam pemilihan kertas yang akan digunakan, yaitu :
· Lama formulir akan disimpan
· Penampilan dari formulir
· Banyak formulir tersebut ditangan
· Bagaimana penanganannya (halus, kasar, dilipat, atau dibawa-bawa oleh pemakainya)
· Kemudahan untuk digunakan
· Tahan lamanya untuk pengisian yang lama
· Lingkungan (minyak, kotor, panas, dingin, lembab, dll)
· Metode untuk pengisian data di formulir (tulis tangan, mesin)
· Keamanan terhadap pudarnya data semakin lama formulir akan disimpan, formulir tersebut
harus semakin baik. Semakin sering digunakan, kelas kertas harus semakin baik pula.

3. Aspek Isi
Dalam pembuatan desain formulir harus memperhatikan aspek isi yaitu :
a. Butir data atau item. Butir data atau item merupakan data apa saja yang perlu dimasukkan
dalam mendesain formulir.
b. Pengurutan. Pengurutan menurut pengelompokan datanya apakah sudah sesuai atau belum.
c. Caption. Merupakan kejelasan kata pada suatu formulir. Merupakan kata-kata yang dicetak
di formulir untuk menunjukkan siapa yang harus mengisi data dan apa yang harus diisikan.
d. Pengelompokan data. Data yang sudah ada dikelompokkan menurut jenisnya masing-masing.
e. Terminologi data. Ada tidaknya istilah bahasa medis yang tidak diketahui oleh orang awam
yang perlu diberi keterangan dalam Bahasa Indonesia.

F. Analisa Perancangan Formulir

Perancangan formulir merupakan refleksi dari perancangan sistem, oleh karena itu
sebagai perancang kita harus mengenal tujuan tersebut, fungsi-fungsi yang terkait serta syarat
terselenggaranya sistem tersebut. Perancangan formulir dapat efektif bila disertai kebijakan
pengontrolan formulir yang mengenai, sehingga dapat dilakukan penghematan dalam berbagai
hal antara lain :
a. Jumlah tenaga yang mengisi formulir tersebut.
b. Frekwensi kesalahan dalam melengkapi isi formulir.
c. Data atau informasi yang tidak penting atau tidak diperlukan yang perlu dihilangkan.
d. Pencetakan dan kertas yang digunakan.

G. Faktor Dalam Merancang Desain Formulir

Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang formulir:
a. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang dicatat dalam formulir untuk
menentukan beberapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
b. Adakah formulir yang sekarang digunakan berisi informasi yang sama.
c. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam formulir yang telah disusun
menurut urutan yang logis untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam
pengisian formulir dan akan mengurangi waktu pengisian.
d. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan tangan atau pemrosesan
dengan mesin atau kedua-duanya untuk menentukan lembar spasi dan penggunaan baris atau
spasi saja.
e. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam satu arsip untuk menentukan mutu kertas.

H. Aturan Dalam Pembuatan Desain Formulir

Aturan dasar pembuatan formulir antara lain yaitu:
a. Buat rancangan dengan memikirkan pengguna
b. Pelajari tujuan dan pemakaian formulir
c. Rancangan formulir sesederhana mungkin, hilangkan data atau informasi yang tidak
diperlukan.
d. Gunakan terminologi standar untuk semua elemen data, atau gunakan definisi-definisi
e. Aturan urutan item-item data secara logis.

I. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam formulir dalam mendesain formulir rekam
medis berbentuk elektronik/computer adalah dalam segi format skrin dan segi print –out.
 Sistem Rekam Medis Yang Dijalankan Di Indonesia
1. Sistem Rekam Medis Manual
2. Sistem Rekam Medis Elektronik
1.Sistem Rekam Medis Manual
Adalah Sistem rekam medis secara manual membutuhkan lembaran-lembaran kertas
untuk mendokumentasikan semua catatan tentang penanganan pasien.
Contoh model :
· SOMR (Source Oriented Medical Record) rekam medis yang berorientasi kepada sumber
informasi
· CCMR (Practice Oriented Medical Record), rekam medis yang berorientasi kepada pasien
(kritis)
· POMR (Problem Oriented Medical Record), rekam medis yang berorientasi kepada pasien
masalah
· STOR (Summary Time Oriented medical Record),

2. Sistem Rekam Medis Otomatis

Adalah Sistem rekam medis otomatis ini menggunakan computer sebagai sarana
penting untuk proses pencatatan dan pengolahan data pasien, sehingga informasi yang
dihasilkan dapat lebih cepat dan tepat waktu untuk menunjang manajemen dalam
pengambilan keputusan.

Contoh model :
· PROMIS ( Problem Oriented Medical Indormation System )
Sistem ini merupakan komputerisasi dri RMOM atau POMR yang banyak dikaitkan dengan
penelitian ilmiah.
· COSTAR ( Computer Stored Ambulatory Record )
Model ini merupakan komputerisasi dari rekam medis model STOR yang setiap saat
menyiapkan informasi medic untuk rawat jalan dan on line untuk semua masalah administrasi
pasien
· COSTOR ( Computer Summary Time Orriented Record )
Model ini merupakan penggantian dari rekam medis model trdisional yang berbasis pada
pendokumentasian pasien ke bentuk yang komprehensif, terpusat (centralized) dan terpadu
untuk memenuhi kebutuhan pelayanan medis dan administrasi keuangan.
· AAMRS ( Automatic Ambulatory Medical Record System )
Model ini merupakan model yang khusus di kemas untuk pelayanan rawat jalan, menunjang
pelayanan pasien dan fungsi adsminitrasif meliputi manajemen informasi administrasi dan
keuangan serta laporan umum.
· RMRS ( Regenstrief Medical Record System )
Model ini merupakan bagian dari sitem informasi penunjang adsministrasi yang besar yang
menyimpan semua observasi terhadap pasien yang beerkode dan mudah dipanggil kembali,
dengan system reminder.
J. Contoh formulir Ringkasan Pasien TPPRI/TPPRJ
(lampiran)
 BAB III
PENUTUP

Kesimpulan
Dalam pembuatan desain formulir rekam medis, kita harus membentuk tim
pendesainnya terlebih dahulu, mempelajari cara mendesain formulir rekam medis yang
dibenarkan, memperhatikan pertimbangan apa saja dalam mendesain formulir rekam medis,
melakukan pengontrolan untuk pembuatan formulir rekam medis yang efektif.

Saran
Pembuatan formulir rekam medis harus se efektif mungkin guna memudahkan dalam
pengisian rekam medis nantinya.
 DAFTAR PUSTAKA

Arianto, Nyol. (2014). Perancangan Ulang Formulir Rekam Medis Ringkasan

Masuk dan Keluar di Rumah Sakit Umum Mawar Banjarbaru

Tahun2014. Banjarbaru : Stikes Husada Borneo (tidak dipublikasikan)

Arikunto. 2010. Prosedur Penelitian : Suatu Pendekatan Praktek. Jakarta : Rineka

Cipta.

Astriani, Pungky. (2012). Analisis Desain Formulir Lembar Masuk dan Keluar

(RM 02.1A) RS Hernia Pandanaran Semarang Tahun 2011 (tidak

dipublikasikan).

Bungin, Burhan. (2007) Penelitian Kualitatif. Jakarta : Kencana.

Guwandi, J. (2006). Informed Consent dan Informasi kesehatan di Sarana

Pelayanan kesehatan. Jakarta : Universitas Indonesia.

Guwandi, J. (2005). Rahasia Medis. Jakarta : Fakultas Kedokteran UI

Hatta, Gemala R. 2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan Revisi 2010. Jakarta

Hatta, Gemala R. 2012. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana

Pelayanan Kesehatan Revisi 2012. Jakarta

LAMPIRAN