Anda di halaman 1dari 8

Arsip Digital

hlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan cara memberikan tanda silang (x) pada
salah satu huruf A, B, C, D, dan E!
1. Rangkaian peralatan elektonik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis
berdasarkan program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan
atau gambar adalah pengertian dari…..
a. Hardisk komputer
b. Arsip elektronik
c. Komputer
d. Dokumen elektronik
e. File komputer
2. Dibawah ini yang bukan termasuk dalam komponen-komponen sebuah komputer yaitu…
a. Keyboard
b. Arithmetic
c. HardDrive
d. E-Dokumen
e. Flashdisk
3. Komputer sebagai program spreadsheet untuk membuat anggaran belanja dan membantu
membuat statistic dan spreadsheet adalah penggunaan komputer dalam…
a. Tugas administrasi
b. Kebutuhan manjemen dokumen
c. Suatu perusahaan
d. Tugas dokumen elektronik
e. Kebutuhan perusahaan
4. Memudahkan karyawan atau pekerja yang bekerja dalam suatu instansi untuk menemukan
kembali arsip adalah fungsi penggunaan dari…
a. Tugas administrasi
b. Manajemen dokumen elektronik
c. Manjemen perusahaan
d. Komputerisasi arsip
e. Kebutuhan perusahaan
5. Alat untuk mencetak atau menampilkan hasil perolehan suatu informasi adalah…
a. Keyboard
b. CD
c. Flashdisk
d. Pita kertas punched
e. Printer
6. Komponen yang terdapat dalam sistem penyimpanan arsip dengan menggunakan komputer
yaitu…
a. Kabinet
b. Kabinet virtual
c. Map dinamis
d. Map
e. Flashdisk
7. Scanner merupakan alat yang digunakan untuk…
a. Menerima, menyimpan, menemukan, memaparkan, membagi, dan mengolah informasi
b. Memberikan pengenal khas bagi sebuah arsip dinamis dalam system tata arsip dinamis
c. Alat untuk memasukkan informasi ke komputer tanpa mengetik ulang
d. Menampilkan informasi yang berupa bahan cetak
e. Menyimpan data atau file
8. Dibawah ini yang merupakan termasuk dalam piringan optik adalah…
a. Flashdisk
b. Hardisk
c. Floopydisk
d. Worm
e. Memorycard
9. Dibawah ini yang merupakan komponen penting yang mempengaruhi penemuan kembali
arsip menggunakan sistem komputer adalah…
a. Map virtual
b. Temu balik, paparan dan pencetakan dokumen
c. Lembaran arsip
d. Kabinet virtual
e. Pencitraan
10. Untuk memasukkan data yang berupa arsip atau dokumen ke dalam komputer dapat
dilakukan dengan menggunakan sistem…
a. Manajemen dokumen elektronik
b. Kearsipan
c. Komputer
d. Pencitraan
e. Penyimpanan dokumen elektronik

Essay

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan singkat dan tepat!


1. Jelaskan menurut pemahaman anda pengertian komputerisasi kearsipan?
2.
3. Sebutkan 4 penggunaan komputer untuk tugas administrasi?
4. Sebutkan 4 kegiatan dalam pencitraan digital?
5. Jelaskan yang dimaksud dengan keluaran arsip atau dokumen?

1. Kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk memudahkan penemuan kembali arsip
disebut...
a. Mengkode d. Menyortir
b. Mengindeks e. Daftar klasifikasi
c. Caption
2. Penulisan kode pada daftar klasifikasi subjek, dapat berupa angka duplex. Contoh dari
angka tersebut adalah ......
a. 1, 2, 3, 4, .... dan seterusnya
b. I, II, III, IV ..... dan seterusnya
c. 00, 11, 22, 01 .... dan seterusnya
d. 1-3, 3-5, 1-5 ..... dan seterusnya
e. 43, 53, 63 ..... dan seterusnya
3. Manfaat dari adanya sistem penyimpanan arsip adalah....
a. Melatih petugas kearsipan
b. Menambah tugas sekretaris
c. Mengurangi kebutuhan akan arsip
d. Mudah dalam mencari bila sewaktu-waktu diperlukan
e. Pencurian arsip tidak bisa dilakukan
4. Pengendalian kegiatan pengurusan surat/arsip, baik surat masuk maupun surat keluar,
sepenuhnya dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara terpusat pada suatu
organisasi yang disebut unit kearsipan. Pengendalian ini menggunakan asas.....
a. Sentralisasi d. Terpisah
b. Desentralisasi e. Dekonsentrasi
c. Gabungan
5. Dalam memeriksa berkas saat akan menyimpan arsip adalah memeriksa tanda-tanda
perintah penyimpanan. Yang merupakan tanda perintah penyimpanan adalah.....
a. File d. Ceklis
b. Ok e. Tanda tangan
c. Silang
6. Dalam penyimpanan sistem tanggal, jika satu laci memuat arsip dalam satu tahun,
jumlah guide yang dibutuhkan adalah....
a. 30 guide d. 31 guide
b. 356 guide e. 26 guide
c. 12 guide
7. Suatu daftar yang berisi tentang pengelompokkan arsip berdasarkan nama wilayah
adalah......
a. Daftar nama pengirim b. Daftar nama jabatan
c. Daftar klasifikasi e. Daftar perihal
d. Daftar nomor urut
8. Mengindeks dalam sistem subjek adalah mencocokkan sujek surat dengan ......
a. Nama pengirim
b. Nama jabatan
c. Nama wilayah
d. Tanggal terima
e. Pokok masalah
9. Daftar klasifikasi subjek standar yang banyak digunakan secara internasional adalah
DDC, singkatan dari .......
a. Dowey decimal classification
b. Decimal dewey classification
c. Dawai dewey classification
d. Dewey decimal classification
e. Dawai decimal classification
10. Suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasi arsip / dokumen untuk
tujuan filling disebut ......
a. Mengindeks
b. Caption
c. Daftar klasifikasi

6. Folder yang diberi kode A – Z dipersiapkan minimal ... folder.


a. 22
b. 23
c. 24
d. 25
e. 26

7. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah ....
a. Penampungan
b. Penelitian
c. Penandatanganan
d. Pengindeksan
e. Pengkodean

8. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan ....


a. Pengkodean
b. Penampungan
c. Penelitian
d. Penyimpanan
e. Penyortiran

9. Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad adalah ....

a. Mengisi buku
b. Menentapkan indeks dan kodenya
c. Surat diteliti kemudian dikirim
d. Menetapkan jumlah indeks
e. Menandatangani

10. Setelah arsip diberi kode dan disortir lalu disimpan pada ....
a. Laci
b. Almari
c. Filling Cabinet
d. Ruangan
e. Tas
12. Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad
adalah ....
a. Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya
b. Menuju tempat penyimpanan
c. Mengambil arsip yang diminta
d. Mengisi buku kas kecil
e. Mengisi bon peminjam

13. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan
kepada isi dari dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari ....

a. Sistem Klasifikasi
b. Sistem Subjek atau Pokok
c. Sistem Kronologi
d. Sistem Wilayah
e. Sistem Nama

14. Pola klasifikasi dalam daftar klasifikasi disusun secara ....


a. Vertikal
b. Horizontal
c. Berjenjang
d. Diagonal
e. Vertikal berjenjang

15. Berikut ini yang bukan cara menggunakan klasifikasi adalah ....
a. Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol
b. Memahami perintian pertama, kedua, dan ketiga
c. Tiap kode merupakan bagian dan sub ordinal dari kode diatasnya
d. Memahami masalah yang terkandung dari sudut pandaang nama masalah
e. Memilih masalah yang paling menonjol dan dikaitkan dengan tugas dan fungsi pemilik
arsip
15. Surat sebelum disimpaan dicatat dalam ....
a. Buku tulis
b. Buku agenda
c. Buku klaper
d. Buku simpan
e. Kertas

16. Pada sistem subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat
penyimpanan warkat adalah ....
a. Daftar klasifikasi
b. Indeks
c. Rak sortir
d. Subjek surat
e. Kartu indeks

17. Pada filling sistem subjek diperlukan folder untuk tempat penyimpan warkat sebanyak
....
a. Sejumlah sub 2x masalah yang ada
b. Kelompok masalah
c. Pembagian utama dalam daftar klasifikasi
d. Kebutuhan
e. Pembagian indeks
18. Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk
kepentingan penyimpanan disebut ....
a. Mengkode
b. Menyortir
c. Mengindeks
d. Menyimpan
e. Memeriksa

19. Perhatikan langkah-langkah berikut :


i. Mengindeks arsip yang akan dipinjam
ii. Menuju tempat penyimpanan
iii. Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan
iv. Telusuri dengan menggunankan kartu indeks
v. Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil
vi. Mengisi bon peminjam
vii. Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan
Adapun langkah-langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan
pada sistem subjek ialah ....

a. i – ii – iii – iv – v – vi – vii
b. ii – iv – iii – i – vi – v – vii
c. iii – i – iv – ii – v – vi – vii
d. iii – i – iv – ii – vi – v – vii
e. iii – iv – ii – i – v – vi – vii

20. Untuk mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama dapat
diindeks menjadi ....
a. Pratama Aga Bekti
b. Pratama Bekti Aga
c. Aga Pratama Bekti
d. Bekti Aga Pratama
e. Bekti Pratama Aga
21. Kegiatan menyusun kode menurut urutan Abjad dari nama atau judul yang sudah
diindeks disebut ....
a. Unit
b. Mengkode
c. Mengabjad
d. Caption
e. Mengindeks

22. Penyimpanan warkat menurut sistem abjad memerlukan folder paling sedikit jumlahnya
adalah ....
a. 22
b. 23
c. 24
d. 25
e. 26

23. Tanggal surat pada buku Agenda surat masuk diisi ....
a. Tanggal surat masuk
b. Tanggal surat keluar
c. Tanggal suraat ditandatangani
d. Tanggal surat dikode
e. Tanggal surat dikirim

24. Mudah mencari kembali warkat bila perihalnya sudah diketahui adalah keuntungan
menggunakan filling sistem ....
a. Abjad
b. Subjek
c. Wilayah
d. Tanggal
e. Nomor

25. Apabila akan menyimpan arsip menggunakan sistem subjek maka harus membuat
daftar terlebih dahulu ....
a. Pemisahan
b. Masalah
c. Pengelompokan
d. Subjek
e. Klasifikasi

6. E
7. C
8. D
9. B
10. C
11. D
12. B
13. C
14. A
15. B
16. A
17. A
18. C
19. D
20. A
21. C
22. E
23. A
24. B
25. E