Volume XIII, Nomor 2, Agustus 2015 ISSN: 1412-1131

EFISIENSI
Kajian Ilmu Administrasi

Peran Typer Shark Deluxe sebagai Media Pembelajaran Mengetik Cepat

bagi Calon Sekretaris (Daimatun Nafiah). Halaman 1-13.

Sekretaris sebagai Praktisi Public Relations dalam Organisasi (Rumsari

Hadi Sumarto). Halaman 14-30.

Unjuk Kerja Sistem Kearsipan Elektronik PSPAP (Purwanto, Arwan Nur

Ramadhan). Halaman 31-65.

Pentingnya Guru dalam Pengembangan Minat Belajar Bahasa Inggris

(Chusnu Syarifa Diah Kusuma). Halaman 66-84.

Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas Pelayanan (Iin

Kristiyanti). Halaman 85-97.

Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan

Microsoft Access Pada SMK Program Keahlian Administrasi Perkantoran
(Agung Kuswantoro). Halaman 98-110.

Penguasaan Keterampilan Mengajar Mahasiswa Prodi Pendidikan

Administrasi Perkantoran Pada Mata Kuliah Pembelajaran Mikro Tahun
2015. (Siti Umi Khayatun Mardiyah, Sutirman, Arwan Nur Ramadhan).
Halaman 111-139.

JURNAL Volume XIII EDISI Halaman ISSN

PRODI P. ADP Nomor 2 Agustus 2015 1 - 139 1412-1131
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI
Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902
Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi | e-mail : efisiensi@uny.ac.id

REDAKSI

Ketua Dewan Redaksi : Djihad Hisyam, M.Pd.

Sekretaris Redaksi : Siti Umi Khayatun Mardiyah, M.Pd.
Anggota Redaksi : Joko Kumoro, M.Si.
Muslikhah Dwihartanti, M.Pd.
Arwan Nur Ramadhan, M.Pd.
Sekretariat : Isti Kistiananingsih, S.Pd.
Alamat Redaksi : Program Studi Pendidikan Administrasi
Perkantoran, Jurusan Pendidikan Administrasi,
Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri
Yogyakarta.

Kampus Karangmalang Yogyakarta 555281.

Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902

Website :
http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi
Email: efisiensi@uny.ac.id

Redaksi menerima tulisan masalah ilmu administrasi. Redaksi berhak

menyingkat dan mengedit tulisan yang akan dimuat tanpa mengubah
substansi isinya. Hak cipta dilindungi oleh undang-undang.
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Allah swt, Tuhan
Yang Maha Kuasa, yang telah memberikan kekuatan sehingga Jurnal
Efisiensi volume XIII Nomor 2 Edisi Bulan Agustus 2015 ini dapat
diterbitkan. Jurnal ini berisi tujuh artikel yang relevan dengan bidang
studi administrasi perkantoran.
Pada jurnal edisi ini membahas teknologi yang diterapkan dalam
perkantoran yaitu peran Typer Shark Deluxe sebagai media
pembelajaran yang ditulis oleh Daimatun Nafiah. Kajian pada
teknologi yang lain disampaikan oleh Purwanto dan Arwan Nur
Ramadhan terkait dengan unjuk kerja sistem kearsipan elektornik
yang dikembangkan untuk mendukung dalam perkuliahan. Agung
Kuswantoro juga menyampaikan hal yang tidak jauh berbeda yaitu
model elektornik arsip guna mengembangkan pembelajaran berbasis
vitual. Dari sisi pendidikan, Siti Umi Khayatun Mardiyah, dkk
melakukan kajian tentang penguasaan ketermapilan mengajar
mahasiswa. Tema yang sama disampaikan oleh Chusnu Syarifa Diah
Kusuma tentang pentingnya guru dalam pengembangan minat belajar
bahasa Inggris. Dari sudut pandang lain, Rumsari Hadi S
menyampaikan tentang peran sekretaris sebagai praktisi public
relations dalam organisasi.
Demikian sekapur siri pengantar penerbitan edisi Agustus 2016
ini. Bagi pembaca, Selamat membaca.

Pimpinan Redaksi

Djihad Hisyam.
 DAFTAR ISI

Halaman Judul ............................................................................... i

Redaksi .......................................................................................... ii
Kata Pengantar ............................................................................... iii
Daftar Isi ........................................................................................ iv
1. Peran Typer Shark Deluxe sebagai Media Pembelajaran
Mengetik Cepat bagi Calon Sekretaris (Daimatun Nafiah) 1

2. Sekretaris sebagai Praktisi Public Relations dalam

Organisasi (Rumsari Hadi Sumarto). 14

3. Unjuk Kerja Sistem Kearsipan Elektronik PSPAP

(Purwanto, Arwan Nur Ramadhan) 31

4. Pentingnya Guru dalam Pengembangan Minat Belajar

Bahasa Inggris (Chusnu Syarifa Diah Kusuma) 66

5. Manajemen Kearsipan dalam Meningkatkan Kualitas

Pelayanan (Iin Kristiyanti) 85

6. Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis

Virtual dan Microsoft Access Pada SMK Program 98
Keahlian Administrasi Perkantoran (Agung Kuswantoro)

7. Penguasaan Keterampilan Mengajar Mahasiswa Prodi

Pendidikan Administrasi Perkantoran Pada Mata Kuliah
Pembelajaran Mikro Tahun 2015 (Siti Umi Khayatun 111
Mardiyah, Sutirman, Arwan Nur Ramadhan)

8. Rambu-rambu Teknis Penulisan untuk Efisiensi 140

Jurnal Efisiensi – Agustus 2015 – Vol. XIII No. 2 – ISSN 1412-1131 – Halaman 98-110 98

MODEL ELEKTRONIK ARSIP (E ARSIP)

PEMBELAJARAN BERBASIS VIRTUAL DAN
MICROSOFT ACCESS PADA SMK PROGRAM
KEAHLIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Agung Kuswantoro
agungbinmadik@mail.unnes.ac.id

ABSTRAK

Pembelajaran e arsip di SMK selama ini belum ada model sebagai acuan
materinya, oleh karenanya perlu ada model e arsip untuk pembelajaran. Rumusan
masalahnya adalah (1) Bagaimana desain model e arsip pembelajaran berbasis
virtual dan microsoft access? (2) Menu apa saja yang ditampilkan dalam model e
arsip pembelajaran? (3) Apa kelemahan model e arsip pembelajaran tersebut?
Penelitian ini menggunakan desain penelitan dan pengembangan (research and
development). Subjek penelitiannya adalah guru administrasi perkantoran MGMP
kabupaten Kudus dan Kendal.Hasil penelitiannya adalah (1) model yang e arsip
pembelajaran berbasis virtual dan microsoft access yaitu pembuatan laci, guide,
dan map berupa folder dan file-file yang telah ditentukan, kemudian disimpan
didatabase berupa microsoft access.(2) Menu yang ditampilkan meliputi arsip baru,
manajemen arsip, buku agenda surat masuk-keluar, pencarian arsip, pengaturan
instansi, tambah dan sunting unit, statistik, rekap surat masuk, rekap surat keluar,
rekap buku agenda, dan rekap peminjaman arsip, dan tentang e arsip. (3)
Kelemahan dari model tersebut adalah masih bersifat offline dan micsoroft access
yang digunakan menggunakan minimal tahun 2010. Saran dalam penelitian adalah
(1) Masih terjadi error pada model e arsip pembelajaran, terutama pada microsoft
access, (2) Guru diharapkan lebih terampil dalam mengoperasikan komputer baik
secara micrososft access maupun virtual atau folder (3) Sekolah diharapkan
menyiapkan sarana dan prasarana labolatorium praktek perkantoran modern atau
labolatorium kearsipan (4) Perlu ada penelitian lanjutan, karena dalam prakteknya
ada beberapa kelemahan dari e arsip berbasis virtual dan microsoft access.

Kata Kunci: E Arsip Untuk Pembelajaran, Virtual, dan Microsoft Access

Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK
Program Keahlian Administrasi Perkantoran
(Agung Kuswantoro)
Jurnal Efisiensi – Agustus 2015 – Vol. XIII No. 2 – ISSN 1412-1131 – Halaman 98-110 98

Pendahuluan disimpan dalam filing cabinet,

SMK sebagai penopang laci, dan map. Dokumen atau
jenjang pendidikan menengah arsip mengalami perubahan
dan sekolah vokasi (kejuruan) paradigma dalam pe-
dituntut untuk mengoptimal- nyimpanannya, seiring dengan
kan kemampuan siswanya perkembangan teknologi dan
sesuai dengan bidang informasi. Dulu, arsip berupa
keahliannya. Salah satu kertas. Sekarang, arsip berupa
spektrum SMK adalah bisnis file dengan direktori xlsx,
manajemen. SMK dengan docx, pptx, jpeg, pdf, dan
spektrum bisnis manajemen di lainnya. Sehingga perlu ada
dalamnya terdapat program pengelolaan kearsipan secara
administrasi perkantoran elektronik.
(sekretaris). Program admin- Keadaan tersebut, harus
istrasi perkantoran memiliki diperhatikan oleh SMK,
beberapa kompetensi, salah khususnya program admin-
satunya adalah menyimpan istrasi perkantoran. Oleh
dokumen atau mengarsip. karenanya, peneliti tertarik
Kompetensi tersebut untuk untuk meneliti tentang e arsip
menunjang dan meningkatkan untuk pembelajaran. E arsip
kemampuan yang dimiliki untuk pembelajaran me-
oleh setiap siswa. rupakan model yang diguna-
Kurikulum tahun 2013 kan SMK yang sesuai dengan
pada program administrasi kompetensi-kompetensi yang
perkantoran, terdapat kom- ada dalam kurikulum. Ber-
petensi mengarsip secara dasarkan pengamatan penulis,
elektronik (e-arsip). Capaian- sejauh ini belum ada pe-
nya sangat jelas, bahwa nelitian atau buku yang meng-
sekarang dibutuhkan pe- kaji e arsip. Oleh karenanya
ngelolaan arsip elektronik. guru dalam pembelajaran
Pada kurikulum sebelumnya mengalami kesulitan. Ke-
(KTSP), kompetensinya banyakan buku yang beredar
adalah menyimpan arsip adalah manajemen kearsipan
secara manual. Artinya, arsip manual. Selain itu, masih
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK
Program Keahlian Administrasi Perkantoran
(Agung Kuswantoro)
Jurnal Efisiensi – Agustus 2015 – Vol. XIII No. 2 – ISSN 1412-1131 – Halaman 98-110 99

minimnya pelatihan mengenai efisien. Inti dari manajemen

e arsip untuk pembelajaran. kearsipan yaitu penyimpanan
Jika pun ada pelatihan e arsip, (storing), penempatan (plac-
maka materinya tidak sesuai ing), dan penemuan kembali
dengan kompetensi yang (finding).
dibutuhkan. Kompetensi manajemen
Hasil wawancara peneliti kearsipan dalam kurikulum
dengan beberapa guru di kota KTSP, yaitu siswa mampu
Semarang, Kudus, dan Kendal menangani surat (baca:
mengatakan bahwa belum ada dokumen) masuk dan keluar.
buku, media pembelajaran Cara penanganan surat masuk
atau model pembelajaran e yaitu penerima mendapatkan
arsip. Mereka sangat mem- surat, yang disertai dengan
butuhkan materi tersebut, lembar disposisi dan
karena kompetensi tersebut pengantar, serta kartu kendali
tercantum dalam kurikulum untuk dicatat. Kemudian,
2013. Jika pun mereka meng- diteruskan oleh pengolah dan
ajarkan kompetensi tersebut, disimpan oleh arsiparis. Ada-
maka mereka browsing inter- pun penanganan surat keluar,
net untuk mencari materinya. yaitu pengolah menyertakan
Jika mereka mendapatkannya, surat tersebut dengan lembar
maka materinya tidak sesuai disposisi dan kartu kendali,
dengan kompetensinya. Bah- kemudian disimpan oleh
kan materinya bersifat teoritis arsiparis untuk dicatat. Setelah
(kognitif), bukan praktek itu, surat tersebut, dikirim oleh
(psikomotor). Padahal ranah petugas. Konsep-konsep
dari kompetensi e arsip adalah tersebut merupakan dasar dari
praktek. Mulyono, Partono, pengembangan model e arsip
dan Kuswantoro (2011:4) untuk pembelajaran.
arsip adalah warkat yang Rumusan masalah dalam
disimpan dam memiliki nilai penelitian ini adalah bagai-
guna informasi. Oleh karena- mana pengembangan e arsip
nya, dibutuhkan pengelolaan untuk pembelajaran berbasis
yang baik agar efektif dan virtual dan microsoft access
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK
Program Keahlian Administrasi Perkantoran
(Agung Kuswantoro)
Jurnal Efisiensi – Agustus 2015 – Vol. XIII No. 2 – ISSN 1412-1131 – Halaman 98-110 100

bagi program administrasi pemerintah yang lain atau

perkantoran. Pertanyaan pe- karena pentingnya informasi
nelitian ini adalah (1) Sistem- yang terkandung di dalamnya
sistem penyimpanan apa saja (Wursanto, 1991:18).
yang ada dalam e arsip untuk Penyimpanan arsip perlu
pembelajaran? (2) Bagaimana diatur agar sewaktu diperlukan
model laci, guide, dan map harus dapat ditemukan dengan
virtual dalam e arsip untuk mudah dan cepat. Penyimpan-
pembelajaran? (3) Main menu an arsip dapat menggunakan
apa saja yang ditampilkan berbagai sistem penyimpanan
dalam e arsip untuk pem- sesuai dengan kebutuhan dan
belajaran? Tujuan penelitian kondisi suatu organisasi. Ada
ini adalah untuk mengetahui enam sistem penyimpanan
pengembangan e arsip untuk yang dapat digunakan oleh
pembelajaran berbasis virtual berbagai organisasi, baik
dan microsoft acces bagi pemerintah maupun swasta,
program administrasi per- yaitu abjad, pokok soal,
kantoran. tanggal, desimal, terminal
digit, dan wilayah.
Pengertian E Arsip E arsip adalah sistem
Arsip adalah segala kertas penyimpanan arsip berbasis
naskah buku, foto, film, komputer, jika dikembangkan
mikrofilm, rekaman suara, melalui internet, maka dapat
gambar peta, bagan atau di-online-kan sehingga dapat
dokumen lain dalam segala digunakan oleh organisasi atau
macam bentuk dan sifatnya, lembaga yang besar. Kelebih-
aslinya atau salinannya, serta an e arsip berbasis komputer
dengan segala cara pen- adalah harga relatif murah,
ciptaannya, dan yang dihasil- fleksibel dapat dibuka dimana
kan atau diterima oleh suatu pun dan software sederhana.
badan, sebagai bukti atas Kelemahannya adalah
tujuan organisasi, fungsi, ke- kapasitas memori rendah dan
bijaksanaan, keputusan, pro- data kurang akurat. Kelebihan
sedur, pekerjaan atau kegiatan e arsip berbasis internet adalah
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK
Program Keahlian Administrasi Perkantoran
(Agung Kuswantoro)
Jurnal Efisiensi – Agustus 2015 – Vol. XIII No. 2 – ISSN 1412-1131 – Halaman 98-110 101

kapasitas memori besar dan Perkembangan Teknologi

data akurat. Kelemahannya Informasi
harga mahal dan tidak dapat Menurut Sobandi (2013)
dibuka dimanapun (tidak ada otomasi pengelolaan arsip me-
jaringan). liputi penciptaan, penggunaan,
E arsip dapat dikatakan pemeliharaan, penyusutan, pe-
juga arsip virtual atau arsip nyerahan, pelestarian, dan pe-
maya, karena secara fisiknya layanan. Dampak teknologi
tidak ada. Jika dalam arsip informasi dan komunikasi
konvensional maka fisik arsip (TIK) terhadap arsip yaitu
menjadi bukti sedangkan jika penciptaan, penilaian, cara pe-
asrip maya maka fisik arsip nyimpanan, media penyimpan-
berupa direktori file (ppt, doc, an, pemeliharaan, akses, pe-
xls, abs, jpeg, dan lain-lain). mindahan/transfer, preservasi,
Adapun perbedaan arsip dan komunikasi (deseminasi).
konvensional dengan elektro- TIK memiliki dampak yang
nik sebagai berikut: kuat terhadap manajemen
arsip, sehingga perlu pe-
Tabel Perbedaan Komponen ningkatan dan penyebaran
Kearsipan Konvensional dan tanggung jawab manajemen
Elektronik arsip. Dengan adanya TIK,
Komponen Kearsipan Kearsipan
Konvensional Elektronik
organisasi (lembaga) akan
Kabinet Berupa rak atau Berupa kabinet
meningkatkan anggaran, ke-
lemari virtual yang seriusan dalam mengubah
arsip yang dibuat dibuat dengan
secara fisik. database manajemen, dan perencanaan
strategis. Dampak terhadap
Map Berupa map fisik Berupa map
untuk virtual atau komunikasi dan diseminasi
menyimpan folder untuk
lembaran arsip. menyimpan file arsip yaitu penggunaan inter-
dokumen net dan intranet, peng-gunaan
Arsip Lembaran- Lembaran- surat elektronik (email), peng-
lembaran
surat hard copy
lembaran surat
yang sudah di
gunaan situs-web (website dan
transfer ke portal), dan perhatian pimpin-
dalam file
gambar/teks. an terhadap pemanfaatan
Sumber : Sugiarto dan Wahyono T (2005)

Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK
Program Keahlian Administrasi Perkantoran
(Agung Kuswantoro)
Jurnal Efisiensi – Agustus 2015 – Vol. XIII No. 2 – ISSN 1412-1131 – Halaman 98-110 102

teknologi informasi dan Database yang dibuat adalah

komunikasi (TIK). kartu kendali, buku agenda
masuk dan keluar, buku
Microsoft Access dan pinjam arsip dan buku
Identifikasi Kebutuhan E ekspedisi. Essensinya, sistem
Arsip ini membuat database dan
Program komputer ber- menyimpan arsip tersebut
kembang seperti php Mysql, dalam database tersebut.
delphi, membeli software Kemudahan dengan
arsip, membuka internet sistem ini adalah murah di-
dengan open source (dropbox, banding dengan aplikasi
google doc, dan lainnya). sistem kearsipan, bahkan
Secara umum program ini gratis karena termasuk dalam
mempunyai kelebihan di- microsoft office. Tahapan
banding dengan sistem sistem kearsipan berbasis
komputer berbasis file karena access adalah mengidentifi-
program tersebut sudah di- kasi kebutuhan dan pembuatan
rancang dan desain sesuai masing-masing kebutuhan
database yang secara khusus tersebut yang meliputi kartu
sehingga harga aplikasi kendali, buku agendaris surat
tersebut rumit dipelajari oleh masuk dan keluar, buku
orang umum. Jika ada pun ekspedisi, dan kartu pinjam
software tersebut, maka harga- arsip. Pembuatannya meliputi
nya mahal, sehingga kebanya- table, query (jika diperlukan),
kan orang tidak bisa membeli- form, dan report pada masing-
nya. Untuk itu, diperlukan masing kebutuhan.
sofwore yang murah, bahkan Mengidentifikasi kebutuh-
free (gratis). Menurut an bertujuan database yang
Kuswantoro dan Saeroji akan dibuat sesuai dengan
(2014), salah satu software kebutuhan organisasi. Tiap
yang menunjang program ini organisasi memiliki pengelola-
yaitu microsoft office access, an kearsipan tersendiri. Ke-
karena merupakan program banyakan lembaga yang pe-
yang mendesain database. nulis observasi memiliki
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK
Program Keahlian Administrasi Perkantoran
(Agung Kuswantoro)
Jurnal Efisiensi – Agustus 2015 – Vol. XIII No. 2 – ISSN 1412-1131 – Halaman 98-110 103

empat database yaitu kartu terbatas, uji coba pemakaian

kendali, buku agendaris surat lapangan, dan implimentasi
masuk dan keluar, buku program serta diseminasi.
ekspedisi, dan kartu pinjam Pengumpulan data dilakukan
arsip. Keempat database dengan cara wawancara
tersebut harus dikelola sesuai dengan guru-guru admnistrasi
dengan fungsi masing-masing perkantoran dan observasi
database-nya sehingga dalam pembelajaran e arsip dan
pembuatannya harus disesuai- kearsipan manual. Database
kan dengan fieldname, sebagai desain awal dalam
datatype dan descriptions. membuat program e arsip.
Masukan validator bidang
Metode Penelitian kearsipan yaitu sistem pen-
Penelitian ini meng- yimpanan arsip harus men-
gunakan desain penelitan dan cakup sistem pembelajaran
pengembangan (research and yang ada di SMK. Masukan
development). Orientasi dari oleh validator bidang
penelitan dan pengembangan informasi komunikasi adalah
ini adalah produk e arsip untuk konten atau menu dan karakter
pembelajaran berbasis virtual yang di dalam e arsip di-
dan microsoft access. perbesar agar orang umum
Penelitian ini dibangun ber- dapat belajar e arsip. Uji coba
dasarkan teori manajemen terbatas dilakukan pada guru
kearsipan. Prosedur penelitian pendidikan administrasi per-
ini meliputi pengumpulan kantoran kabupaten Kendal.
data, merancang program atau Dalam uji coba tersebut, ada
database e arsip, meng- masukan berupa urutan pe-
embangkan program e arsip, ngurutan berkas yang diarsip-
validasi ahli pada bidang kan. Uji coba pemakaian
manajemen kearsipan dan lapangan dilakukan oleh guru
informasi komunikasi, revisi MGMP administrasi per-
berdasarkan hasil validasi ahli, kantoran kabupaten Kudus.
ujicoba implimentasi terbatas, Dalam uji coba ini, tidak
revisi uji coba implimentasi ditemukan permasalahan
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK
Program Keahlian Administrasi Perkantoran
(Agung Kuswantoro)
Jurnal Efisiensi – Agustus 2015 – Vol. XIII No. 2 – ISSN 1412-1131 – Halaman 98-110 104

dalam pengoperasian e arsip. guru dalam pembelajaran e

Untuk lebih jelasnya per- arsip (e filing). Teknik
hatikan tahapan penelitiannya observasi dengan instrumen
sebagai berikut: berupa daftar pertanyaan.
Teknik ini digunakan untuk
Pengumpulan Data Rancangan Database
mengetahui berbagai per-
masalahan yang muncul dalam
pembelajaran e arsip. Teknik
Validasi Ahli
Arsip dan IT
Pengembangan Program E
Arsip
angket dengan isntrumen
berupa angket. Teknik ini
digunakan untuk menghimpun
Uji Coba Implementasi
Revisi Terbatas pendapat ahli dan pengguna
tentang kualitas e arsip
berbasis access dan virtual.
Uji Coba di MGMP
Kudus dan Kendal Revisi

Hasil Penelitian
Implementasi Program
Sistem peyimpanan yang
dan Diseminasi
ada dalam e arsip yaitu abjad,
Sumber: Data yang Diolah (2015) pokok soal, tanggal, desimal,
Bagan 1. Prosedur Penelitian terminal digit, dan wilayah.
Hal ini disesuaikan dengan
Populasi penelitian ini materi kearsipan di SMK. Jadi
adalah guru administrasi per- dasar yang digunakan dalam e
kantoran SMK kabupaten arsip untuk pembelajaran
Kudus dan Kendal, sejumlah adalah materi yang terdapat
tiga puluh puluh guru. Teknik pada kearsipan manual yang
dan instrumen dalam pe- ada di SMK. Dari masing-
nelitian ini adalah wawancara, masing sistem penyimpanan
observasi, dan angket. Teknik tersebut, kemudian dibuat
wawancara dengan instrumen folder-folder laci, map, dan
berupa pedoman wawancara. guide. Folder-folder tersebut
Teknik wawancara ini diguna- sebagai virtue. Misal, dalam
kan untuk mengumpulkan sistem abjad terpadat laci
informasi berbagai per- virtual A-G, H-N, O-S, dan T-
masalahan yang dihadapi oleh
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK
Program Keahlian Administrasi Perkantoran
(Agung Kuswantoro)
Jurnal Efisiensi – Agustus 2015 – Vol. XIII No. 2 – ISSN 1412-1131 – Halaman 98-110 105

Z. Dalam laci virtual A-G November, dan Desember.

terdapat map virtual A, B, C, Dan, dalam folder map pada
D, E, F, dan G. dalam map tiap-tiap folder guide ada
virtual A terdapat guide sejumlah hari pada bulan
virtual Aa, Ab, Ac, Ad, Af, terkait, yaitu misal mulai dari
AG Ah, Ai, Aj, Ak, Al, Am, tanggal 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9,
An, Ao, Ap, Aq, Ar, As, At, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17,
Au, Av, Aw, Ax, Ay, Dan Az. 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25,
Jika disimpan dengan sistem 26, 27, 28, 29, 30 dan 31.
penyimpanan pokok soal, Sedangkan sistem yang
maka ada folder laci dengan lainnya mengikuti sesuai
nama AP (Anggaran dan dengan kaidah kearsipan.
Permodalan), (HM) Humas, E arsip memiliki
KP (Kepegawaian), KU beberapa menu, yaitu arsip
(Keuangan), (OP) Operasional baru, manajemen arsip, buku
dan Pemasaran, (PB) agenda surat masuk-keluar,
Perbekalan, dan (UM) Umum. pencarian arsip, pengaturan
Dalam folder laci KU instansi, tambah dan sunting
(Keuangan) kita ada folder unit, statistik, rekap surat
dengan nama 01 (Gaji dan masuk, rekap surat keluar,
Upah), 02 (Pajak), 03 (Kredit), rekap buku agenda, dan rekap
dan 04 (Pembayaran Lain- peminjaman arsip, dan tentang
lain), kemudian dalam folder e arsip. Semua menu pada
Gaji dan Upah terdapat map menu utama memiliki
virtual yaitu gaji karyawan. kegunaan, sebagaimana pada
Demikian juga jika disimpan gambar hasil pengembangan
dengan sistem tanggal, maka di bawah ini:
ada folder laci dengan nama
tahun, misal 2013, 2014, dan
2015. Kemudian ada dua belas
folder guide dengan nama
folder Januari, Februari,
Maret, April Mei, Juni, Juli,
Agustus, September, Oktober,
Gambar E Arsip dengan Micrososft Access

Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK
Program Keahlian Administrasi Perkantoran
(Agung Kuswantoro)
Jurnal Efisiensi – Agustus 2015 – Vol. XIII No. 2 – ISSN 1412-1131 – Halaman 98-110 106

Pengembangan produk di secara manual mengenalkan

atas merupakan, hasil desain enam sistem yaitu abjad,
main menu. Desain main pokok soal, tanggal, desimal,
menu merupakan awal dari terminal digit, dan wilayah.
pengembangan e arsip. Menu Dalam e arsip harus me-
tersebut berdasarkan pada munculkan keenam sistem
prosedur penanganan surat tersebut. Keenam tersebut
(baca arsip) masuk dan keluar. harus dibuat dalam folder-
Dalam penanganannya ada folder berupa laci, map, dan
proses buku agenda, buku guide. Hal ini sebagaimana
ekspedisi, kartu kendali, kartu rekomendasi dari pakar ke-
pinjam arsip, dan lainnya. arsipan (Sularso Mulyono).
Dengan bantuan program Beliau menyampaikan bahwa
microsoft access kebutuhan e arsip harus mengakomodir
akan prosedur penanganan keenam sistem tersebut.
kearsipan dapat dikelola Setelah itu, dokumen yang
melalui main menu. Desain ini akan diarsipkan diproses
sudah dikonsultasikan dengan kedalam bentuk file untuk di-
Abdul Karim (validator bidang entry dalam e arsip berbasis
informasi teknologi), beliau microsoft access. Untuk
memberikan masukan agar masuk e arsip pembelajaran
memperhatikan kapasitas harus login terlebih dahulu,
memori yang dimiliki oleh setelah berhasil login akan ada
microsoft access. Untuk tampilan main menu. Se-
menangani permasalahan ini belumnya, model e arsip
perlu dibuat copy file e arsip hanya ada tiga sistem pe-
tersebut. Dan, sering di-refres nyimpanan arsip kemudian
dalam pengoperasiannya agar atas masukan validator direvisi
tidak mudah error. menjadi enam sistem pe-
nyimpanan arsip.
Pembahasan Adapun kegunaan dari
E arsip untuk pembelajar- masing-masing menu (1)
an harus berdasarkan pada Arsip baru, untuk menambah-
konsep manajemen kearsipan. kan atau menyimpan data
Konsep pembelajaran arsip
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK
Program Keahlian Administrasi Perkantoran
(Agung Kuswantoro)
Jurnal Efisiensi – Agustus 2015 – Vol. XIII No. 2 – ISSN 1412-1131 – Halaman 98-110 107

arsip baru. (2) Manajemen report atau laporan ketika

arsip, memuat beberapa ingin mencetak rekap arsip,
fungsi, diantaranya meng-edit peminjaman dan lainnya. (6)
data, meminjam arsip, me- Rekap surat masuk digunakan
ngembalikan arsip, pencarian untuk mencetak rekap surat
arsip, membuat kartu kendali masuk secara keseluruhan. (7)
dan fungsi-fungsi lain. (3) Rekap surat keluar digunakan
Buku agenda surat masuk- untuk menceteak rekap surat
keluar, merupakan buku keluar secara keseluruhan. (9)
agenda digital yang memuat Rekap buku agenda dipakai
seluruh arsip yang pernah untuk mencetak semua data
disimpan dalan E-Arsip. Buku arsip yang sudah pernah
agenda menampilkan infor- disimpan, yaitu mencakup
masi secara detail tentang data surat masuk dan surat
arsip hingga informasi laci, keluar. (10) Rekap peminjam-
guide, map, dan urutan berkas an arsip digunakan untuk men-
sesuai dengan sistem dan kode cetak data peminjaman arsip.
simpan yang dipakai. (4) (11) Tentang e arsip berisi
Pencarian arsip, sebuah menu informasi pengembang sistem
yang digunakan untuk me- e arsip. Manajemen arsip
lakukan pencarian arsip. Pada merupakan menu paling utama
form pencarian arsip tersedia pada sistem e arsip. Pada
beberapa isian yang nantinya menu ini semua perintah dapat
akan digunakan sebagai kata dijalankan mulai menambah
kunci atau kriteria dalam pen- data, meng-edit data, me-
carian. (5) Pengaturan instansi, minjam dan mengembalikan
menu ini digunakan untuk arsip, melakukan pencarian
mengatur identitas instansi dan mencetak laporan atau
yang menggunakan sistem e rekap data baik data arsip
arsip. Identitas tersebut men- maupun peminjaman. Adapun
cakup nama instansi, alamat, pada manajemen arsip, ter-
kontak, dan logo. Identitas ini sedia tiga tab, yaitu tab detail
secara otomatis akan disimpan surat, info pinjam, dan riwayat
dan diterapkan pada semua pinjam.
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK
Program Keahlian Administrasi Perkantoran
(Agung Kuswantoro)
Jurnal Efisiensi – Agustus 2015 – Vol. XIII No. 2 – ISSN 1412-1131 – Halaman 98-110 108

Permasalahan teknis lain dengan sistem ini adalah

dalam e arsip menggunakan murah dibanding dengan
microsoft access adalah file aplikasi sistem kearsipan,
tidak bisa di-edit, tidak dapat bahkan gratis karena termasuk
pindah ke record (arsip dalam microsoft office.
sebelum dan sesudahnya). Hal Kelemahannya adalah dalam
yang sering terjadi saat men- banyak membuat folder-folder
dapatkan program ini adalah sebagai pengganti laci, guide,
tidak dapat meng-entry file dan map. Dalam membuat
(arsip) yang akan digunakan, folder tersebut harus ber-
karena file e arsip yang dasarkan teori manajemen
disimpan, biasanya dalam CD kearsipan. Kelemahan e arsip
sehingga CD tidak mau berbasis access adalah
memasukkan file arsip yang jaringannya bersifat offline,
akan disimpan. Oleh karena- artinya pembelajaran tersebut
nya file e arsip sebaiknya tidak atau belum dapat di-
dipindahkan terlebih dahulu ke online-kan, jadi belum ada
komputer (laptop). feedback secara langsung.
Kelebihan e arsip berbasis Evaluasi pekerjaan siswa
microsoft access adalah dalam e arsip dilakukan
database yang dibuat adalah dengan melihat file e arsip dan
sesuai dengan kompetensi di dalam folder-foldernya.
pembelajaran e arsip di SMK, Sehingga perlu adanya
di mana terdapat kartu kendali, penelitian lanjutan dalam
kartu pinjam, buku agenda, pengembangan e arsip seperti
sistem penyimpanan arsip program berupa sofware dan
sesuai dengan kompetensi website.
mata pelajaran arsip. Langkah Hasil angket menunjuk-
kerja e arsip ini adalah arsip kan 89% guru administrasi
disimpan dalam laci, guide, perkantoran Kendal dan
dan map virtual yang berupa Kudus mengatakan e arsip
folder-folder kemudian di- tersebut sesuai dengan kom-
entry kedalam e arsip berbasis petensi dalam pembelajaran
microsoft access. Kemudahan arsip di SMK karena men-
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK
Program Keahlian Administrasi Perkantoran
(Agung Kuswantoro)
Jurnal Efisiensi – Agustus 2015 – Vol. XIII No. 2 – ISSN 1412-1131 – Halaman 98-110 109

cakup keenam sistem pe- kemudian disimpan didatabase

nyimpanan arsip dan folder- berupa microsoft access.(2)
folder laci, guide, dan map. Menu yang ditampilkan me-
Hasil angket juga menunjuk- liputi arsip baru, manajemen
kan 90% guru administrasi arsip, buku agenda surat
perkantoran mengatakan e masuk-keluar, pencarian arsip,
arsip mudah dioperasikan pengaturan instansi, tambah
karena menggunakan dan sunting unit, statistik,
microsoft access, namun rekap surat masuk, rekap surat
beberapa guru mengatakan keluar, rekap buku agenda,
kesusahan dalam meng- dan rekap peminjaman arsip,
operasikannya dikarenakan dan tentang e arsip. (3)
programnya minimal harus Kelemahan dari model
tahun 2010. Dari hasil pretest tersebut adalah masih bersifat
dan posttest menunjukkan offline dan micsoroft access
adanya peningkatan rata-rata yang digunakan menggunakan
hasil belajar sebanyak 8 point, minimal tahun 2010.
dari 84 (AB) menjadi 89 (A). Saran dalam penelitian
Maknanya bahwa e arsip adalah (1) Masih terjadi error
berbasis access dan laci, pada model e arsip pem-
guide, serta map berbasis belajaran, terutama pada
virtual dapat digunakan dalam microsoft access, (2) Guru di-
pembelajaran e arsip di SMK. harapkan lebih terampil dalam
mengoperasikan komputer
Penutup baik secara micrososft access
Berdasarkan penelitian maupun virtual atau folder (3)
dan pengembangan yang Sekolah diharapkan menyiap-
dilakukan oleh peneliti dapat kan sarana dan prasarana
disimpulkan (1) model yang e labolatorium praktek per-
arsip pembelajaran berbasis kantoran modern atau
virtual dan microsoft access labolatorium kearsipan (4)
yaitu pembuatan laci, guide, Perlu ada penelitian lanjutan,
dan map berupa folder dan karena dalam prakteknya ada
file-file yang telah ditentukan, beberapa kelemahan dari e
Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK
Program Keahlian Administrasi Perkantoran
(Agung Kuswantoro)
Jurnal Efisiensi – Agustus 2015 – Vol. XIII No. 2 – ISSN 1412-1131 – Halaman 98-110 110

arsip berbasis virtual dan Mulyono, S., Partono,

microsoft access. Kuswantoro, A. 2011.
Manajemen Kearsipan.
Daftar Pustaka Semarang: Unnes Press.
Kuswantoro, A. dan Saeroji, Wursanto, Ign., 1991.
A. 2014. Manajemen Arsip Kearsipan 1. Yogyakarta.
Elektronik (E Arsip): Penerbit : Kanisius.
Konsep dan Aplikasi
Dengan Microsoft Access. Biodata Penulis
Semarang: Fastindo. Agung Kuswantoro, S.Pd.,
Sobandi, A. 2013. M.Pd. Dosen Fakultas
Pengelolaan Arsip Berbasis Ekonomi Universitas Negeri
TIK. Bandung: UPI- Semarang.
ASPAPI Jabar. Materi
disampaikan saat workshop
media pembelajaran
kearsipan elektronik,
tanggal 11-12 Oktober
2013.
Sugiarto, A. dan Wahyono, T.
2005. Manajemen
Kearsipan Modern dari
Konvensional ke Basis
Komputer. Yogyakarta:
Penerbit Gava Media.

Model Elektronik Arsip (E Arsip) Pembelajaran Berbasis Virtual dan Microsoft Access pada SMK
Program Keahlian Administrasi Perkantoran
(Agung Kuswantoro)
 KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN PENDIDIKAN ADMINISTRASI
Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902
Website : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi | e-mail : efisiensi@uny.ac.id

RAMBU-RAMBU TEKNIS PENULISAN UNTUK EFISIENSI

1. Tulisan merupakan suatu kajian ilmiah tentang masalah administrasi dan belum pernah
dipublikasikan pada media lain.
2. Tulisan disusun dengan sistematika ilmiah mencakup unsur-unsur : (a) judul, (b) abstrak (c)
pendahuluan tentang masalah yang dibahas, (d) tinjauan secara teoritis dan pembahasan, (e)
perspektif baru yang diajukan, (f) kesimpulan, (g) daftar pustaka dan, (h) biodata.
3. Judul tulisan dibuat secara singkat namun menggambarkan substansi isi, sebaiknya tidak lebih dari
sepuluh kata.
4. Abstrak yang menggambarkan intisari keseluruhan isi tulisan, disusun secara naratif, kurang lebih
100 kata, diketik satu spasi.
5. Di bawah abstrak ditulis kata kunci.
6. Penunjukan sumber acuan dilakukan dengan cara sebagai berikut:
a. Azhar Kasirn (1998) menyatakan bahwa
b. Senada dengan pendapat Azhar Kasim (1998) bahwa
c. ... dikemukakan pula oleh Kristiadi (Azhar Kasim, 1998) kebijakan swastanisasi merupakan
....
7. Penulisan daftar pustaka:
a. Azhar Kasim. (nama, tahun, halaman). Pengukuran Efektivitas dalam Organisasi. Jakarta:
Lembaga Penerbit FEUI & PusatAntar Universitas Ilmu-ilmu Sosial.
b. March, J.G. dan J.P.Olsen (ed). 1990. Ambiguity and Choice in Organization. Oslo
Universitetsforlaget.
8. Biodata penulis dalam narasi, memuat nama lengkap, gelar, tempat dan tanggal lahir, pendidikan
terakhir, nama lembaga dan karya ilmiah yang relevan dengan masalah yang dibahas.
9. Nama penulis dan alamat dicantumkan di bawah judul, tanpa gelar.
10. Panjang tulisan 10 sampai 15 halaman kuarto ketik spasi ganda (MS Word, Arial 10), diterima
redaksi dalam bentuk print-out dua eksemplar dan CD.
 EFISIENSI
Kajian Ilmu Administrasi
Volume XIII, Nomor 2, Agustus 2015
ISSN: 1412-1131

Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran

Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Yogyakarta
Alamat: Karangmalang Yogyakarta, 55281, Telp. (0274) 586168 Ext. 583 Fax. (0274) 554902
Website Prodi : http://journal.uny.ac.id/index.php/efisiensi | E-mail Prodi: efisiensi@uny.ac.id