Aula 2 Tarefa

Os principais itens que devem ser analisados nesse projecto e que compõem a estrutura
organizacional de um evento são:

1. Definição do produto

Na definição do produto são definidos os objectivos (o que se a empresa pretende alcançar

com a realização do evento), a tipologia do evento (que tipo de evento será), o publico que
se pretende atingir, e a razão para a realização do evento.
E muito importante definir os objectivos do evento, alguns exemplos de objectivos seria se
e o lançamento de um novo produto ou marca, uma reunião de pessoas ou debate de
temas, apresentação da empresa, promoção de empresa, produto ou marca, divulgação de
uma região ou destino (turístico) e por fim celebrar algo de elevada importância
Depois de definir os objectivos e muito mais fácil decidir qual será a tipologia do evento.
Depois de identificar o publico alvo e necessário controlar a amplitude que se quer atingir.
Por último baseado nos objectivos e público-alvo e necessário identificar o objectivo
primordial da realização do evento.

2. Escolha do local

E muito importante que se tenha os objectivos em mente que se pretende alcançar no

processo de selecção do local. O local deve ter bons acessos (facilidade de acesso entre o
local do evento e os hotéis, aeroportos e redes rodoviárias), estar próximo de hotéis e
restaurantes com preços competitivos, estar localizado numa área com algum interesse
turístico, ser de interesse para um possível patrocinador e estar dentro das demográficas
do público-alvo.
O espaço físico devera ter a capacidade para acomodar todos os participantes, assim
como espaço para expositores. Dever ter infra-estruturas adequadas, uma área para
instalar e operar serviços de tradução audiovisuais especialmente se se trata de um evento
empresarial. A Imagem do local dever estar de acordo com a imagem da empresa e os
objectivos do evento. E muito importante que exista uma área de estacionamento que seja
compatível com a capacidade do local, e que os sistemas de água, luz, telefone e recolha
de lixo funcionem bem.

Em geral o local deve identificar-se com a imagem do evento, ter estacionamento

adequado e segurança, recepção eficiente, agradável, boa sinalética, equipamento
audiovisual, estar próximo de hotéis, restaurantes, bares etc.

Também se deve ter em consideração se será necessário recorrer aos serviços de

fornecedores externos ou se o espaça tem capacidade própria.

3. Definição da data

A escolha de uma má data/hora para a realização de um evento pode resultar no insucesso

do mesmo por isso e vital a definição da data/hora.
Para definir a data deve-se ter em consideração o seguinte:
 Verificar feriados
Eventos concorrentes
Quais são as épocas altas e baixas
Datas comemorativas
Identificar os dias da semana mais adequados

4. Definição dos temas a serem abordados e calendário

Deve existir um tema principal que depois flua para outros temas.
Os temas devem ser bastante claros de maneira a serem bem interpretados e adequados
ao público a que se dirigem. Devem ser entregues com antecedência aos participantes
para que todos tenham conhecimento e gerem mais interesse. Devem ser actuais girando
a volta de acontecimentos recentes que estejam relacionados com o tema escolhido e de
acordo com os objectivos traçados.

No programa geral de um evento deve constar:

Dias; hora de início e fim; tema principal

Oradores e pequeno histórico profissional
Resumo de cada intervenção
Sala/local onde terá lugar a actividade
Horários e local de refeições
Informação clara sobre transporte dos participantes
Valor e condições de pagamento
Programa social

O programa é muito importante pois trata-se do “mapa” que orientará o participante ao

longo de todo o evento. Se o programa não estiver bem estruturado vai certamente causar
muitas dúvidas e pode resultar no fracasso do evento.

5. Identificação e análise dos participantes

E muito importante identificar e proceder a uma análise das características dos

participantes, para determinar o que os motiva ou o que os impede de tomar acção (take
action). Saber quem e quem (demográficas), o que fazem, onde vivem etc. Este passo e
vital para depois procedermos a estratégia de comunicação do evento.

6. Estratégia de comunicação e marketing

A estratégia de comunicação e muito importante para divulgar/promover o evento. Na

estratégia deve constar a imagem que se quer criar, a mensagem a transmitir e o
posicionamento do evento
E necessário Identificar os meios de comunicação em função do público-alvo:

Os meios de comunicação podem ser definidos da seguinte forma:

Outdoors - publicidade feita no exterior (cartazes, banners em fachadas, viaturas, sitios
públicos,etc), fyers, desdobráveis, cartas e convites, comunicação de imprensa (press kit)
ou seja kit de imprensa que poder conter vídeos, cds clips, merchandising etc.
Em geral no que se refere a estratégia de comunicação deve-se apostar nos meios
nacionais, regionais e locais, usar o press release e convites assim como um bom kit de
imprensa que contenha todas as informações necessárias sobre o evento.

A internet, chats, forums, redes sociais e direct mail são também muito importantes.

A mensagem do evento deve ser clara, concisa, e sempre adequada ao perfil de cada tipo
de público.

7. Infra-estrutura de recursos audiovisuais, materiais, e serviços

Esta fase envolve a contratação de todos os serviços necessários à realização do evento.

Entre estes serviços encontram-se os seguintes:

Catering - escolher a empresa, definir tipos de refeições por ex. almoço, banquete,
breakfast, café da manhã, chá da tarde, churrasco, cocktail, coffee-break, happy-hour,
jantar, picnic, porto de honra, welcome drink etc), formatos de serviço (sentado, volante,
buffet), menus, horários, e staff (numero de pessoas precisas para realizar o serviço),

Animação - artistas circenses (andas, malabaristas, mimos, palhaços, trapézio)

Decoração - escolha do local (quente/fresco; aberto/fechado; localização) e staff para a

decoração

Filmagem e fotografia

Para planear que tipos de recursos audiovisuais e necessário identificar e analisar o tipo do
evento do evento e as necessidades dos participantes e oradores.

Depois de identificar as necessidades podemos proceder a escolha dos recursos

audiovisuais, materiais e serviços entre estes encontram-se serviços audiovisuais de som,
projectores e telas, serviços de iluminação, sistema de tradução simultânea, Vídeo e
televisão, computador, mapas, modelos, maquetas, quadros negros e brancos e painéis
indicativos e informativos.

Os recursos materiais consistem em todos os produtos necessários nas várias etapas de

realização do evento. Divide-se em material de expediente – papel, circulares, envelopes,
canetas, lápis e todo o material de secretaria que possa ser necessário. Material de
participante tudo o que geralmente e distribuído (pastas, brindes, crachás, tickets de
refeição, blocos de anotações e outros), e equipamentos (telefone, fax, computadores,
máquinas de escrever, calculadora etc.)

E importante que todos os materiais mantenham uma imagem consistente (cores, logótipo)
para reforçar o branding (processo de fixação de imagem)

8. Serviço de transportes para participantes e convidados

E importante saber negociar as melhores condições no que se refere a hospedagem e
transporte para os participantes e convidados. Existem departamentos em varias linhas
áreas, hotéis e transportadoras e atendem a estas necessidades. Geralmente oferecem
tarifas de grupo (baseado na quantidade de pessoas e magnitude do evento), passagens
de cortesia e fornecimento de material promocional como brindes etc. Como compartida a
companhia aérea, hotel ou transportadora é mencionada como o hotel ou transportadora
oficial do evento.

9. Hospedagem para participantes e convidados

Nesta fase procede-se a escolha de hotéis, fazendo reservas antecipadas (garantias e

melhores tarifas) e confirmação de reservas para que não existam surpresas
desagradáveis no dia em que os participantes chegam ao hotel. Na escolha do hotel deve-
se ter em conta factores como a condição socioeconómica e cultural dos participantes e
convidados por exemplo não seria conveniente hospedar um convidado de alto porte num
hotel de 3 estrelas o mais adequado seria um de 4 estrelas ou superior.

10. Programação social, cultural e turística

E importante que tanto os convidados como os participantes se sintam bem durante e após
o evento, sendo também necessário criar um clima agradável para os seus
acompanhantes.

Para elaborar a programação social, cultural e turística de um evento, deve-se evitar

actividades que entrem em conflito com a programação do evento e não programar um
grande número de actividades, para evitar resgate. Actividades como compras, visitas
guiadas, cocktails, shows, teatros, jantares, passeios nocturnos (bares etc.) podem ser
boas opções.

11. Agência de viagem e turismo

Contratar uma agência de viagens e uma boa opção para facilitar o processo de
hospedagem e transporte dos convidados e participantes.

12. Recursos financeiros

E de suma importância prever, organizar e controlar a entrada e saída dos recursos financeiros.
Nesta fase e importante identificar o seguinte:

Capital disponível
Despesas a efectuar
Fontes de financiamento: subsídios públicos, doações de entidades privadas,
contribuições particulares, programas especiais, venda de bilhetes, patrocínio,
mecenato etc.

No que se refere a Recursos Humanos devemos analisar o seguinte:

Determinar necessidade de pessoal

Analisar e descrever funções
Definir políticas e procedimentos
Elaborar orçamento
Efectuar recrutamento e selecção
Formar equipa
Supervisionar e avaliar o desempenho