ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN SECARA TEKNIS

0leh: Mursidin Romly *)

I. BUKU INDUK/ BUKU INVENTARIS

a. Inventarisasi Buku

Bila buku atau bahan pustaka lain yang akan menjadi koleksi perpustakaan tiba di
perpustakaan, baik bersumber dari pembelian maupun hadiah, maka :

1) Pengecekan buku atau bahan pustaka lain

Bahan pustaka khususnya buku yang diserahkan ke unit pengadaan/

pengolahan bahan pustaka yang berasal dari berbagai sumber itu, perlu
dilakukan pengecekan ulang. Pengecekan terutama lebih ditekankan pada fisik
buku seperti : jumlah nomor halaman dan urutannya, ketepatan pengarang
maupun kekuatan jilidan buku, apabila ditemukan buku-buku dengan jilidan
kurang kuat, lebih baik dilakukan jilidan ulang sebelum buku-buku tersebut siap
diproses.

Khusus bagi bahan pustaka yang bersumber dari pembelian, cocokkan bahan
pustaka yang diterima dengan daftar pengantar, catat jika ada cocok, selesaikan
dahulu sampai semuanya cocok, baru diproses lebih lanjut.

2) Pencantuman Identitas

Semua bahan pustakan dalam hal ini khususnya bahan tercetak harus diberi
tanda identitas pemilikan. Tanda ini lazimnya berupa stempel yang memang
khusus didesain untuk pemberian tanda identitas pada bahan tercetak. Ada dua
macam stempel identitas yaitu :

a) Stempel identitas berupa stempel memanjang untuk distempelkan pada sisi

buku sebelah luar, contoh :

b) Stempel identitas berupa

Stempel Pendek, contoh:

3) Pemberian nomor induk

Setelah buku distempel, buku tersebut dicatat dalam buku induk. Buku-buku
didaftarkan menurut tanggal terima. Setiap eksemplar buku memiliki nomor
urut/induk tersendiri, hal ini untuk memudahkan kita mengetahui jumlah koleksi
bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Misalnya buku Ensiklopedia Americana
 ada 30 volume/jilid, berarti harus tersedia 30 nomor induk, satu volume/jilid satu
nomor induk.

Sebaiknya untuk buku pembelian, hadiah atau hasil tukar menukar

mempunyai nomor induk tersendiri. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah
dalam pengecekan, dalam mencatat nomor induk pada buku itu sendiri.

Kolom buku induk/buku inventaris adalah sebagai berikut :

Tahun Nomor Asal

N Tg Pengara Jud Pener Ke
Pener Klasifik Sumb
o. l. ng ul bit t
bit asi er

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Cara Pengisian Kolom Induk :

- Kolom 1 : Nomor (nomor induk), diisi dengan nomor urut pencatatan dalam
daftar.

- Kolom 2 : Tangga, diisi lengkap tanggal, bulanan, tahun ketika buku dicatat.

- Kolom 3 : Pengarang, diisi dengan nama pengarang utama, penulisan sesuai

dengan Perautran Katalogisasi untuk nama-nama pengarang.

- Kolom 4 : Judul, diisi dengan judul buku yang tercantum pada halaman judul.

- Kolom 5 : Penerbit, diisi dengan nama penerbit dan kota tempat terbit,
contoh : Jakarta, Gramedia

- Kolom 6 : Tahun terbit, diisi dengan tahun buku diterbitkan sesuai dengan
edisi atau cetakan yang terakhir.

- Kolom 7 : Nomor klasifikasi, diisi nomor klasifikasi dari buku tersebut.

- Kolom 8 : Asal/ sumber, pembelian atau hadiah, bagi buku yang berasal dari
hadiah ditulis nama/lembaga/instansi/orang yang menghadiahkan.

- Kolom 9 : Keterangan, diisi apabila buku rusak, ditarik dari peredaran atau
diisi dengan penempatan buku, misalnya referens, sirkulasi dan
sebagainya, atau keterangan lain yang tidak bisa dimasukkan pada
kolom yang sudah ada.

Penempatan nomor induk beserta tanggal pencantuman biasanya dibuatkan

stempel khusus, contoh :

PERPUS MTs. SALAFIYAH

 DI KALIMAS

No. Daft.

Tgl. sumber

Setelah pekerjaan ini selesai, buku diteruskan ke bagian katalog dan klasifikasi.

b. Inventarisasi Buku

(Surat Kabar, Majalah, dan Buletin)

Setiap koleksi berkala yang menjadi milik perpustakaan terlebih dahulu

dibubuhi stempel perpustakaan, kemudian didaftar/diinventarisir pada kartu yang
dibuat dari karton manila berukuran 23x18 cm, gambar di bawah ini adalah kartu
surat kabar dengan kolom dan keterangannya.

23 cm

Perpustakaan...........................................

Jalan.......................................................

Judul : .............................
Harga Langganan Rp.................
...

Penerbit : .............................
Catatan ......................................
...

Alamat : .............................
...................................................
...

Tahun : .............................
...................................................
...

Tanggal 1 2 3 4 5 6 s.d. 31 Keterangan

Januari
Februari

s.d.

Desembe
r

Tampak Depan

Di bagian belakang kartu dibuat kolom-kolom yang sama seperti bagian depan,
untuk keterangan judul penerbit, dan sebagainya tidak perlu dicantumkan lagi,
cukup nama bulan dan tanggal saja.

Untuk majalah dan buletin perlu dicap pada sampulnya di sebelah kanan atas,
kemudian pada halaman tertenru perlu juga dibubuhi cap sebagai kode
perpustakaan, tetapi dijaga agar gambar atau teks jangan terkena sehingga
menjadi kabur.

Mejalah dan buletin ditentukan kartu sendiri dibuatkan dari karton manila
berukuran 23 cm x 18 cm. kolom-kolom dan keterangannya adalah sebagai
berikut :

23 cm

Perpustakaan : Harga Langganan

Rp

Judul : Catatan :

Penerbit :

Alamat :

Tahun :

Tahun Januari Februari s.d. Juni

 Tgl No Vol Tgl No Vol Tgl No Vol

Pada bagian belakang buatlah kolom-kolom yang sama mulai dari bulan Juli
sampai Desember atau disesuaikan dengan kartu.

c. Inventaris Guntingan Surat Kabar atau Majalah (Kliping)

Guntingan sarat kabar atau majalah hendaknya dihimpun dalam map atau
sejenisnya amplop besar. Pada bagian luar map atau amplop besar diberi catatan
mengenai subjek atau bidang ilmu pengetahuan guntingan tersebut dan nomor
klasifikasi.

Map atau amplop ini sebaiknya disusun dan ditempatkan pada suatu tempat,
misalnya pada file vertikal atau kotak.penyusunan dapat diatur menurut abjad
subjek atau menurut nomor klasifikasi subjek.

II. BUKU PENGUNJUNG

Buku ini memuat tentang data pengunjung yang datang ke perpustakaan dan
membedakan antara jenis kelamin maupun status / golongan buku ini memuat kolom-
kolom antara lain :

- Nomor : untuk mengetahui jumlah pengunjung yang datang ke perpustakaan.

- Tanggal : diisi pada waktu datang ke perpustakaan.

- Nama : nama pengunjung itu sendiri.

- Jenis kelamin : diisi jenis kelamin pengunjung untuk membedakan antara laki-laki
dan perempuan.

- Kelas/status : diisi untuk membedakan antara (bagi perpustakaan sekolah) dan

untuk perpustakaan masyarakat diisi status misal : mahasiswa, pelajar, pegawai,
dsb.

- Keterangan : diisi bila diperlukan (bisa juga diisi pesan-pesan atau kesan, dll)

CONTOH BUKU PENGUNJUNG

Hari :

Tanggal :

J. Kel Asal
Tanda
No Nama Alamat Saran
Tangan
L p SD SMP SMA UMUM
III. BUKU PEMINJAM

Buku ini mencatat tentang data peminjam dan buku yang dipinjam di perpustakaan.
Buku ini memuat tentang kolom-kolom antara lain :

- Nomor : untuk mengetahui banyak peminjam yang meminjam buku di perpustakaan.

- Nama : diisi nama si peminjam

- Kelas : untuk mengetahui kelas si peminjam

- Judul buku : diisi judul buku yang dipinjam

- Nomor inventaris : diisi sesuai dengan nomor inventaris yang telah dicantumkan
dalam buku

- Tanggal pinjam : diisi tanggal saat meminjam

- Tanggal harus kembali : diisi buku itu harus mengembalikan tanggal berapa, sesuai
dengan ketentuan yang berlaku

- Tanggal kembali : diisi pada saat mengembalikan buku itu

- Keterangan : diisi dengan tanda tangan atau lainnya

BUKU PEMINJAM

Judul, No. Tgl. Tgl. Hrs Tgl.

No Nama Alamat Status Ket
Pengarang Inv Pinjam Kembali Kembali

Sistem Peminjaman

Sistem peminjaman yaitu serangkaian cara pencatatan peminjaman maupun

pengembalian bahan pustaka dengan aturan-aturan tertentu :

1. Sistem Buku Besar

Sistem sewa atau peminjaman dan pengembalian koleksi bahan pustaka memakai
catatan buku besar. Nama peminjam dicatat dalam salah satu halaman catatan
buku besar dan halaman diberi nomor urut satu halaman catatan buku besar dan
halaman diberi nomor urut yang dianggap sebagai nomor anggota. Pada halaman
terse but terdapat kolom-kolom : nama, alamat peminjaman, tanda tangan
petugas, tanggal peminjaman dan tanggal kembali.

2. Sistem Slip/ Bon Pinjaman

Sistem peminjaman dengan menggunakan slip/bon pinjam yaitu : nama

peminjaman, alamat peminjam, data bahan pustaka, tanggal peminjaman, tanggal
pengembalian, tanda tangan peminjaman.
 3. Sistem kartu Buku

Sistem peminjaman yang pencatatan peminjamna dilakukan pada kartu buku yang
ada pada bahan pustaka. Apabila bahan pustaka dipinjam, maka kartu buku dicabut
oleh petugas dan kartu buku dicabut oleh petugas dan kartu buku disusun
berdasarkan tanggal pengembalian.

IV. KARTU ANGGOTA

Ada beberapa macam kartu anggota yang dapat dipilih salah satunya atau secara
kombinasi untuk digunakan di perpustakaan bersangkutan.

· Kartu identitas yang hanya memuat nomor registrasi/anggota, nama, alamat,

tanggal berlaku keanggotaan.

· Kartu peminjam yang memuat data yang sama seperti kartu identitas hanya
ditambah dua kolom untuk mencatat transaksi peminjaman.

· Sistem bon, dibuat rangkap dua atau tiga, dimana setiap buku yang dipinjam harus
ditulis dalam satu bon, lengkap dengan nama peminjam, alamat, nomor buku, judul
buku, nama pengarang, dsbnya. Satu lembar untuk peminjam, yang lain untuk
catatan perpustakaan. Sistem ini kurang efisien dari segi waktu karena peminjam
harus menulis bon sebanyak buku yang dipinjam.

· Kantung buku, berupa kantung-kantung kecil berisi nama anggota, nomor registrasi,
alamat, tanggal berlaku keanggotaan,diberikan kepada anggota sesuai dengan
jumlah buku yang boleh dipinjam. Setiap kali anggota meminjam, ia harus
menyerahkan satu kantong buku untuk setiap judul yang dipinjam.

Untuk perpustakaan sekolah atau masyarakat sebaiknya menggunakan kartu

identitas yang kini lazim digunakan di banyak perpustakaan. Bentuknya yang seperti
KTP memudahkan orang menyimpannya dalam dompet sehingga selalu dibawa dan
bisa sewaktu-waku datang ke perpustakaan untuk meminjam buku. Pasangan kartu
identitas ini adalah kartu peminjam untuk setiap anggota yang disimpan di bagian
peminjaman.

Catatan : untuk perpustakaan yang anggotanya terbatas dan buku yang akan
dipinjamkan belum banyak, kartu peminjam dapat diganti dengan buku tulis.

Buatlah kolom-kolom dalam buku untuk : 1) tanggal mulai dipinjam, 2)

nama/nomor angota, 3) judul buku, 4) tanggal harus kembali, 5) paraf peminjam.
Cara ini juga tidak memerlukan kartu buku. Ditiap buku cukup ditempelkan kartu
(kertas) tanggal kembali saja.

Pas foto terbaru, setiap calon anggota umumnya diminta menyerahkan pas foto
sekurang-kurangnya dua buah, satu untuk ditempel di kartu anggota dan satu untuk
ditempel di buku registrasi. Ini terutama untuk perpustakaan masyarakat/umum di
kota-kota besar yang anggotanya tersebar. Beda dengan perpustakaan desa atau
perpustakaan sekolah, yang penggunaannya sudah tertentu yaitu anggota masyarakat
sekitar dan murid-murid yang dikenal oleh petugas perpustakaan dan guru setempat,
faktor pas foto dapat diabaikan.

(1) Administrasi Pelayanan Kartu Anggota Perpustakaan Sekolah

Karena pengguna perpustakaan sudah tertentu orangnya, yaitu siswa dan

guru di sekolah tersebut,maka syarat keanggotaan terkait dengan pendaftaran
masuk sebagai siswa di sekolah tersebut. Oleh karena itu, kartu pelajar juga dapat
berfungsi sebagai kartu anggota perpustakaan. Namun demikian, tetap diperlukan
peraturan perpustakaan untuk menentukan buku apa dan berapa banyak yang
boleh dipinjam serta lama peminjaman. Sanksinya pun perlu ditetapkan bagi yang
melanggar ketentuan, namun dengan penuh kebijaksanaan dan kehati-hatian agar
tidak mematikan minat siswa berkunjung ke perpustakaan. Peraturan in dipasang
di meja sirkulasi, dipapan pengumuman tiap kelas dan ditempat-tempat lain yang
mudah terlihat oleh siswa. Tulisan peraturan dibuat lebih besar dari ukuran mesin
ketik biasa, agar mudah membacanya.

Berbeda dengan anggota masyarakat, perpustakaan sekolah memiliki anggota

yang secara otomatis terdaftar di perpustakaan begitu seseorang menjadi murid
atau guru di sekolah bersangkutan.

(2) Tata cara penerimaan anggota Perpustakaan Masyarakat

Tata cara penerimaan anggota perpustakaan perlu ditetapkan sesederhana

mungkin. Pertama pendaftar diminta membaca dengan seksama peraturan
perpustakaan sebelum ia mencatatkan nama untuk menjadi anggota. Formulir
pendaftaran diberikan kepada calon anggota untuk diisi dengan nama
pendaftar,alamat rumah/pekerjaan, jabatan atau pekerjaan, nomor telepon kalau
ada, dan tanggal mengajukan pendaftaran. Sebuah fotokopi KTP, atau tanda
pengenal lain yang sah perlu dilampirkan. Apabila fotokopi sulit diperoleh, cukup
dicatat nomor KTP/SIM atau tanda pengenal yang lain. Dalam formulir perlu
dicantumkan kalimat yang menyatakan bahwa pendaftar setuju dan patuh pada
peraturan perpustakaan yang kemudian dibubuhi tanda tangannya.

Sekali lagi, harus diingat,kondisi masyarakat berbeda-beda dan ada

masyarakat yang kurang paham dan kurang menyenangi birokrasi berlebihan,
sehingga urusan menjadi anggota perpustakaan ini menjadi momok bagi mereka.
Walaupun prosedur keanggotaan ini dimaksudkan untuk ketertiban, haruslah
dilakukan cara yang lebih kreatif dan inovatif untuk membuat orang tidak enggan
menjadi anggota. Peraturan yang terlalu ketat dan prosedur yang birokratis akan
menyebabkan para calon anggota mengurungkan niatnya.

Formulir yang telah diisi, lalu disusun dalam file menurut nama pendaftar.
Disamping file formulir pendaftaran ini, penting sekali kita memiliki buku registrasi
atau lazim disebut buku induk angota perpustakaan. Buku ini berfungsi sebagai
alat untuk mengetahui jumlah anggota ganda, mencatat uang pangkal, uang iuran
tahunan bila diperpanjang dan catatan-catatan lainnya. Oleh karena itu, urutan
keterangan dalam kolom-kolom buku registrasi ini dimulai dengan tanggal mulai
jadi anggota,nomor registrasi, nama anggota, uang pangkal, uang iuran tahunan
(misalnya untuk lima tahun kolom).
V. STATISTIK

Statistik adalah ilmu tentang pengumpulan data, menggolongkan, mentabulasi,

dan menganalisa suatu kegiatan. Dalam perpustakaan yang disebut statistik adalah
catatan angka-angka yang dikumpulkan, ditabulasi, digolongkan mengenai kegiatan
perpustakaan.

Statistik berfungsi dalam beberapa tujuan yakni :

a. Menyusun laporan.

b. Mengukur efisiensi berbagai kegiatan dan kinerja pustakawan.

c. Menyusun rencana dan jasa perpustakaan.

d. Bahan pertimbangan dalam penambahan anggaran dan staf.

e. Sebagai evaluasi kemajuan atau keberhasilan perpustakaan.

Unsur-unsur yang harus dilaporkan yakni :

a. Pengadaan bahan pustaka : jumlah koleksi yang dibeli, hadiah. Data ini
kelompokkan berdasarkan jenis koleksi dan subyek.

b. Pengolahan bahan pustaka : jumlah koleksi yang dikatalog dan yang diklasifikasi.

c. Keanggotaan : jumlah angota yang jumlah pengunjung.

d. Koleksi yang dipinjam : buku yang dipinjam berdasarkan subyek.

e. Layanan rujukan : jumlah pertanyaan yang masuk, pertanyaan yang terjawab

dalam waktu singkat.

f. Jasa reproduksi : jumlah koleksi yang direproduksi, jumlah yang difotokopi.