KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS MENTENG

NOMOR: 445/09/AKRE.SK/2.3.11.4/UPT PKM-MTG/VI/ 2016

TENTANG
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN UPT PUSKESMAS MENTENG

KEPALA UPT PUSKESMAS MENTENG

Menimbang : a. bahwa dalam rangka penyelenggaraan program/upaya dan kegiatan

pelayanan UPT Puskesmas secara konsisten dan reliable, maka perlu
disusun Pedoman Kerja dan Prosedur Kerja;
b. bahwa Pedoman dan Prosedur kerja disusun, didokumentasikan dan
dikendalikan. Serta semua rekaman hasil pelaksanaan upaya UPT
Puskesmas dan kegiatan pelayanan harus dikendalikan;
c. bahwa Pengendalian Dokumen dan Rekaman perlu dilakukan secara
Terpusat;
d. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam butir a,
b dan c perlu ditetapkan dengan Keputusan Kepala UPT Puskesmas
Menteng tentang Pengendalian Dokumen dan Rekaman;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004. Tentang Sistem Perencanaan

Pembangunan Nasional;
2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang
Kesehatan;
3. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor : 951 / Menkes / SK / VI / 2000
tentang Upaya Kesehatan Dasar di Puskesmas;
4. Perataturan Pemerintah Nomor 79 Tahun 2005 Tentang Pedoman
Pembinaan Dan Pengawasan Penyelengaraan Pemerintah Daerah;
5. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor : 128 / Menkes / SK / II / 2004
tanggal 10 Februari 2004 tentang Kebijakan Dasar Pusat Kesehatan
Masyarakat;
6. Keputusan Menteri Kesehatan No 828/Menkes/SK/IX/2008. tentang
petunjuk teknis Standar Pelayanan Minimal Bidang kesehatan
Kabupaten/Kota;
7. Peraturan Mentri Kesehatan RI Nomor 741/MENKES/PER/VII/2008
Tentang Standar pelayanan Minimal Bidang Kesehatan;
8. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014
tentang Pusat Kesehatan Masyarakat;

MEMUTUSKAN

MENETAPKAN : KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS MENTENG

TENTANG PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

Pertama : Kebijakan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPT Puskesmas

Menteng sebagaimana terlampir dan merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dari Surat Keputusan ini.
Kedua : Mekanisme Pengendalian Dokumen dan Rekaman dilaksanakan sesuai
SOP Pengendalian Dokumen dan Rekaman.
Ketiga : Seluruh biaya yang timbul terkait Pengendalian Dokumen dan Rekaman
dibebankan pada Anggaran yang sesuai.
Keempat : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila dikemudian
hari terdapat kekeliruan dalam penetapannya, maka akan diadakan
pembetulan sebagaimana mestinya,

Ditetapkan di : Palangka Raya

Pada Tanggal : 01 Juni 2016
Kepala UPT Puskesmas Menteng
Kota Palangka Raya,

JOHANNES SIHALOHO
 Daftar Lampiran : Surat Keputusan Kepala UPT Puskesmas Menteng
Nomor : 445/09/AKRE.SK/2.3.31.4/UPT PKM-MTG/VI/2016
Tanggal : 01 Juni 2016

KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

UPT PUSKESMAS MENTENG

1. TUJUAN PROSES
Kebijakan ini digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan Pengendalian Dokumen dan Rekaman
agar terkendalinya proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen yang ada di
UPT Puskesmas Menteng sesuai dengan Perundangan dan Peraturan yang berlaku serta memenuhi
syarat Akreditasi Puskesmas dan Sistem Manajemen Mutu.

2. TANGGUNGJAWAB DAN WEWENANG

2.1. Wakil Manajemen Mutu
2.2. Pengendalian Dokumen dan Rekaman
2.3. Penanggung Jawab Program/Unit Kerja
3. URAIAN UMUM
3.1.DOKUMEN PUSKESMAS adalah seluruh dokumen resmi yang berlaku di UPT Puskesmas
Menteng yang digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi meliputi :
a. Dokumen Internal
1). Surat Keputusan/Kebijakan (SK)
2). Manual Mutu (MM)
3). Panduan Kerja (PK)
4). Kerangka Acuan Kegiatan (KAK)
5). Standar Operasional Prosedur (SOP)
6). Instruksi Kerja Formula Pengukuran Sasaran Mutu (IKPM)
b. Dokumen Eksternal.
1). Dasar Hukum berupa Undang-Undang, Peraturan dan Keputusan yang berasal dari
supra system
2). Buku-buku Pedoman atau buku lain yang menjadi referensi.

3.2. MANUAL MUTU

a. Dokumen yang merincikan Sistem Manajemen Mutu UPT Puskesmas Menteng
b. Format Manual Mutu UPT Puskesmas Menteng ditentukan sebagai berikut :
1). MM – 00 Pendahuluan
2). MM – 00 Profil
3). MM – 00 Struktur Organisasi
4). MM – 00 Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
5). MM – 00 Proses Bisnis
6). MM – 00 Tanggungjawab Manajemen
7). MM – 00 Manajemen Sumber Daya
8). MM – 00 Realisasi Pelayanan
9). MM – 00 Pengukuran, Analisis dan Peningkatan

3.3. DOKUMEN INDUK

a. Dokumen Asli
b. Telah disahkan oleh Kepala UPT Puskesmas Menteng
c. Didokumentasikan oleh Pengendali Dokumen
 d. Tidak memiliki Cap Terkendali atau Tidak Terkendali
3.4. DOKUMEN TERKENDALI
a. Dokumen yang didistribusikan kepada setiap unit kerja
b. Tredaftar dalam daftar Distribusi Dokumen
c. Menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan
d. Ditarik jika ada perubahan (Revisi)
e. Pada dokumen ini harus ada tanda /stempel “TERKENDALI”

1.5. Dokumen tidak terkendali

a. Didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak diluar UPT
Puskesmas Menteng
b. Digunakan untuk keperluan insidentil
c. Tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan
d. Apabila didistribusikan haruds memiliki tanda/stempel “TIDAK TERKENDALI”
e. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Ketua Manajemen Mutu dan tercatat pada
Daftar Distribusi Dokumen Tidak Terkendali

1.6. DOKUMEN KADALUARSA

a. Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami
perubahan/revisi
b. Tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan
c. Dokumen ini harus ditarik dari seluruh unit dan dicatat dalam lembar distribusi/penarikan
dokumen

1.7. KETENTUAN PENOMORAN DOKUMEN

a. Surat Keputusan/Kebijakan
Contoh Format : 445/xx/AKRE.SK/UPT PKM-MTG/V/YYYY
Keterangan :
445 : Kode Puskesmas
xx : Nomor SK
AKRE.SK : Akreditasi
UPT PKM-MTG : Nama Puskesmas
V : Bulan SK dibuat
YYYY : Tahun SK dibuat
b. Manual Mutu
c. Panduan Kerja
d. Kerangka Acuan Kegiatan
e. Untuk Penomoran SOP
Format :
Contoh Format : B.S.K.Ep/xx/MTG/V/YYYY
Keterangan :
B : BAB
S : Standart
K : Kriteria
Ep : Elemen Penilaian
xx : Nomor Urut SOP
MTG : Nama Puskesmas
V : Bulan SOP dibuat
 YYYY : Tahun SOP dibuat
f. Dokumen Eksternal khusus buku-buku atau Peraturan yang dijadikan Referensi

1.8. Setiap Pembuatan Dokumen harus mendapat persetujuan kecukupannya sebagai berikut :
a. Manual Mutu
1. Dibuat dan disiapkan oleh Pengendali Mutu
2. Ditinjau dan diperiksa oleh KetuaManajemen Mutu
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala UPT Puskesmas
b. Panduan Kerja
1. Dibuat dan disiapkan oleh Penanggung Jawab Program/Kegiatan
2. Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya/Program
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala UPT Puskesmas
c. Kerangka Acuan Kegiatan
1. Dibuat dan disiapkan oleh Penanggung Jawab Program/Kegiatan
2. Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya/Program
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala UPT Puskesmas
d. Standart Operasional Prosedur
1. Dibuat dan disiapkan oleh Penanggung Jawab Program/Kegiatan
2. Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya/Program
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala UPT Puskesmas

3.9. Revisi atau Perubahan Dokumen

a. Dilakukan jika terdapat perubahan pada sebagian atau seluruh isi dokumen
b. Revisi atau perubahan dokumen harus sepengetahuan Koordinator Program dan/ Ketua
Manajemen Mutu
c. Revisi atau perubahan dokumen merupakan upaya perbaikan berkelanjutan
d. Revisi atau perubahan dokumen yang telah disetujui diajukan ke Pengendali Dokumen
untuk pencatatan, penomoran, penggandaan dan pendistribusian
e. Dokumen yang dirubah/direvisi ditarik oleh Pengendali Dokumen

3.10. Penyimpanan dokumen harus berprinsif pada keamanan dan memiliki kemampuan telusur
yang baik agar tidak hilang, tidak rusak, mudah ditemukan serta terkendali
3.11. Dokumen yang beredar, status terkendali dan telah mendapat pengesahan
3.12. Dokumen eksternal, harus ditetapkan dan dikendalikan oleh pemakainya dan daftar
dokumen eksternal disimpan oleh pemakai
3.13. Rekaman
a. Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau member bukti pelaksanaan kegiatan
b. Dapat dipakai untuk mendokumentasikan ketelusuran dan member bukti verifikasi,
tindakan pencegahan dan tindakan pencegahan
c. Tidak perlu terkena pengendali revisi
d. Formulir yang diisidan atau semua catatan yang merupakan bukti melaksanakan
pekerjaan menjadi rekaman
3.14. Penyimpanan dan pemusnahan rekaman sesuai dengan masa retensi yang telah ditetapkan.
3.15. Rekaman disimpan dan dipelihara sehingga dapat dimanfaatkan sebagai bukti pelaksanaan
kegiatan, bahan analisa dan pengukuran kinerja.

4. KEBIJAKAN
2.1. Pengendalian dokumen dan rekaman di UPT Puskesmas Menteng dilakukan secara terpusat
dibawah Kendali Tim Manajemen Mutu.
 2.2. Seluruh Dokumen Internal (SK, MM, PK, KAK, SOP, IFK) tercatat dalam Daftar Dokumen
Internal dan disimpan oleh Pengendali Dokumen
2.3. Seluruh Dokumen Eksternal tercatat dalam Daftar Dokumen Eksternal dan dikelompokkan
berdasarkan program/unit kerja.
2.4. Seluruh Formulir/Rekaman tercatat dalam Daftar Rekaman dan dikelompokkan berdasarkan
program/unit kerja.
2.5. Dokumen Master disimpan oleh Tim MAnajemen Mutu
2.6. Setiap dokumen dikendalikan sesuai prosedur yang berlaku dengan tujuan untuk :
a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan
b. Meninjau dan memutahirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang dokumen.
c. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia ditempat
pemakaian.
d. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali
e. Memastikan bahwa dokumen yang berasl dari luar dikenali dan distribusinya
dikendalikan.
f. Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disengaja dan menerakan identifikasi
sesuai dengan dokumen tersebut apabila disimpan untuk maksud tertentu.
g. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen ditunjukkan.
2.7. Review terhadap dokumen internal berupa Surat Keputusan Manual. Panduan Kerja,
Kerangka Acuan Kegiatan, Standart Operasional Prosedur dan Instruksi Kerja Formula
dilakukan secara berkala dan/atau jika terdapat perubahan dalam proses pelayanan.
2.8. Dokumen yang setelah direview dan dinyatakan tidak dipergunakan kembali masuk kedalam
kategori dokumen obsolete/kadaluarsa.
2.9. Masa retensi dokumen kadaluarsa ditetapkan bersama oleh Penanggung Jawab
Program/Kegiatan dan Tim Manajemen Mutu dan tercantum dalam daftar rekaman dank ode
formulir.
2.10. Setiap kegiatan harus didokumentasikan dalam bentuk catatan kegiatan/rekaman.
2.11. Pemusnahan dokumen kadaluarsa diusulkan oleh penanggungjawab Program/unit kerja dan
dilakukan oleh Pengendali Dokumen atas persetujuan Ketua Manajemen MUtu dan Kepala
UPT Puskesmas.
2.12. Pemusnahan dokumen kadaluarsa dicatat dalam Berita Acara Pemusnahan Dokumen.

3. PENUTUP
Demikian kebijakan Pengendalian Dokumen dan Rekaman ini dibuat untuk dapat dijadikan
sebagai acuan dan dipergunakan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Palangka Raya

Pada Tanggal : 01 Juni 2016
Kepala UPT Puskesmas Menteng
Kota Palangka Raya,

JOHANNES SIHALOHO