MAKALAH ADMINISTRASI DAN SUPERVISI PENDIDIKAN

ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN SEKOLAH

Oleh :

1. ASPO RAMADHAN (17033122)

2. FARHANNISA TSALATSIYAH (17033128)

3. HASYA SYAHMI (17033130)

4. VINIKA HUMAIRA (17033168)

Dosen :

Prof. Dr. NURHIZRAH GUSTITUATI, M.Ed.

MATA KULIAH UMUM

UNIVERSITAS NEGERI PADANG

2019
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan
karunianya penulis dapat menyelesaikan makalah Administrasi dan Supervisi
Pendidikan yang berjudul “Administrasi Ketatausahaan Sekolah”.

Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Dosen mata kuliah Administrasi
dan Supervisi Pendidikan yang sudah memberikan kepercayaan kepada penulis untuk
menyelesaikan tugas ini.

Penulis menyadari bahwa dalam pembuatan makalah ini masih banyak

kekurangan dan masih jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, penulis
mengharapkan adanya kritik dan saran demi perbaikan makalah yang akan penulis
buat dimasa yang akan datang.

Padang, 26 April 2018

Penulis

1
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..............................................................................................1

DAFTAR ISI .............................................................................................................2

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang ............................................................................................3

B. Rumusan Masalah .......................................................................................3

C. Tujuan ..........................................................................................................4

BAB II ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN SEKOLAH

A. Pengertian Administrasi Ketatausahaan Sekolah ..................................5

B. Proses Administrasi Ketatausahaan ........................................................6

C. Tata Ruang Kantor / Sekolah ..................................................................7

D. Peran Guru dalam Administrasi Ketatausahaan Sekolah ...................8

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan .................................................................................................9

B. Saran ............................................................................................................9

KEPUSTAKAAN

2
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Administrasi ketatausahaan merupakan subsistem organisasi, dalam hal ini

adalah organisasi sekolah. Kegiatan utamanya adalah mengurus segala bentuk
administrasi sekolah, mulai dari surat-menyurat sampai dengan inventarisasi
barang. Bila dilihat dari pengertian di atas, maka tata usaha tidak hanya
menyangkut kegiatan surat-menyurat saja tetapi juga menyangkut semua bahan
keterangan dan informasi yang berwujud warkat.

Ketatausahaan menjadi penting karena ketatausahaan dapat membantu dan

mempermudah subsistem yang lain seperti bagian kesiswaan, kurikulum,
administrasi personel, dan lainnya. Dalam hal ini ada istilah yang disebut dengan
mekanisme bantu artinya kegiatan ketatausahaan sekolah dapat dipergunakan
untuk membantu pimpinan (Kepala Sekolah) dalam mengambil keputusan,
sehingga dapat memperlancar dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses
administrasi, dengan data yang diperlukan.

Bila administrasi ketatausahaan berjalan dengan baik maka kegiatan yang

menyangkut pembelajaran dan tujuan pembelajaran dapat berjalan dengan baik
pula. Untuk itu, diperlukan staf tata usaha yang professional dan kompeten di
bidangnya

B. Rumusan Masalah

1. Apa itu administrasi ketatausahaan sekolah?

2. Apa saja proses administrasi ketatausahaan sekolah?

3. Apa itu tata ruang kantor dan sekolah?

4. Apa peran guru dalam administrasi ketatausahaan sekolah?

3
C. Tujuan

1. Untuk mengetahui administrasi ketatausahaan sekolah.

2. Untuk mengetahui proses administrasi ketatausahaan sekolah.

3. Untuk mengetahui tata ruang kantor dan sekolah

4. Untuk mengetahui peran guru dalam administrasi ketatausahaan sekolah.

4
 BAB II

ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN SEKOLAH

A. Pengertian Administrasi Ketatausahaan Sekolah

Menurut The Liang Gie, administrasi ketatausahaan sekolah adalah segenap

rangkaian aktifitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan
menyimpan keterangan-keteranganyang diperlukan dalam setiap organisasi.

Menurut The Liang Gie ketatausahaan meliputi:

1. Menghimpun yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya

segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-
mana sehingga siap dipergunakan bilamana diperlukan.

2. Mencatat yaitu melipuri kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat

tulis-menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga
terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim atau disimpan.

3. Mengolah yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-

keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih
berguna atau lebih jelas untuk dipakai.

4. Menggandakan yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan

alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat

dari pihak pertama ke pihak lain.

6. Menyimpan yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di

tempat tertentu yang aman.

Ada tiga peranan pokok kegiatan ketatausahaan, yaitu:

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatifuntuk mencapai

tujuan organisasi

2. Menyediakan keterangan-keterangan

3. Membantu kelancaran perkembangan

5
B. Proses Administrasi Ketatausahaan

1. Persuratan/penataan surat

Tata cara persuratan di lingkungan departeman pendidikan dan

kebudayaan di atur dalam Keputusan Menteri Pendidikan Dan Kebudayaan
(Kepmendikbud) Republik Indonesia Nomor 091/U1995 tanggal 25 April
1995 tentang Pedoman Tata Persuratan Dan Kearsipan Dan Kearsipan di
Lingkungan Depertemen Pendidikan Dan Kebudayaan. Menurut
Kepmendikbud Nomor 091/U1995 surat adalah suatu sarana komunikasi
yang digunakan untuk menyampaiakan informasi tertulis oleh satu pihak
kepada pihak lain.

2. Kearsipan/penataan arsip

Berikut ini hal yang berkaitan dengan penataan arsip yaitu:

a. Azas penataan arsip. Azasnya yaitu azas sentralisasi, desentralisasi dan

gabungan. Sentralisasi adalah azas penataan arsip yang dipusatkan pada
satu unit. Desentralisasi adalah azas penataan arsip pada unit-unit dalam
organisasi. Dan gabungan adalah gabungan antara azas sentralissasi dan
azas desentralisasi.

b. Sistem penataan arsip

1) Berdasarkan masalah

2) Berdasarkan abjad

3) Berdasarkan tanggal

4) Berdasarkan nomor

5) Berdasarkan wilayah

c. Prosedur penataan arsip

1) Meneliti arsip yang akan disimpan

2) Mengelompokkan arsip

3) Meneliti kesesuaian lampiran

6
 4) Mengklasifikasikan arsip

5) Mengindeks arsip dengan cara memberi ciri khas atau tanda suatu
arsip

6) Menyusun arsip sesuai dengan sistem penyimpanan menurut pola

C. Tata Ruang Kantor /Sekolah

1. Pedoman letak

Kantor sebagai tempat diselenggarakannya pekerjaan tata usaha

didalamnya terdapat pegawai, perabot kantor, mesin kantor, dan alat-alat
kantor. Karena kantor berfungsi sebagai tempat diselenggarakannya aktifitas
kantor, maka penataan yang dilakukan harus diperhatikan untuk kelancaran
proses aktifitas kantor yang dilakukan.

2. Asas Tata Ruang Kantor

a. Asas Jarak Terpendek

Proses tata ruang yang baik memungkinkan penyelesaian sesuatu

pekerjaan kantor menempuh jarak sependek-pendeknya. Yakni dua titik
yang dihubungkan dengan garis lurus , dalam hal ini titik diartikan meja
tugas pegawai dan titik yang satunya meja tugas pegawai lainya.

b. Asas Segenap Ruangan

Tata ruang kantor yang baik mempergunakan semaksimal mungkin

ruangan yang ada, sehingga tidak ada ruangan yang dibiarkan tidak
terpakai

c. Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja

Penyusunan tata ruang kantor yang baik memungkinkan

diadakannya perubahan dengan mudah atau disusun kembali tanpa
banyak menelan biaya, waktu, dan proses pekerjaan yang sedang
berjalan. Jadi tata ruang kantor bersifat fleksibel dan tidak bersifat
permanen.

7
 d. Lingkungan Fisik

Lembaga pendidikan hendaknya memperhatikan lingkungan fisik

dalam kantor. Kenyamanan dan keamanan dalam bekerja dapat
menghemat pengeluaran dan tenaga, sebab pegawai menjadi lebih
energik dan sehat, yang secara tidak langsung dapat mempengaruhi
pikiran mereka untuk menciptakan ide/gagasan inovasi baru untuk
kemajuan lembaga.

D. Peran Guru Dalam Administrasi Ketatausahaan

Guru harus berperan atau terlibat dalan administrasi sekolah, terutama

berkaitan dengan tata usaha sekolah, seperti hal-hal berikut:

1. Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah

2. Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru

3. Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi

murid-murid

4. Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah

5. Berperan sebagai Penerima, Penyortir, Pencatat, Pengarah, Pengolah, Peñata

arsip pada proses surat menyurat.

8
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Administrasi ketatausahaan sekolah adalah segenap rangkaian aktifitas

menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan
keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Proses
administrasi ketatausahaan ada sekolah ada 2, yaitu penataan surat dan penataan
arsip.

Tata ruang kantor juga termasuk administrasi ketatausahaan sekolah, yaitu

meliputi tata letak, asas segenap ruangan, asas perubahan susunan tempat kerja,
dan inlgkungan fisik. Untuk itu peran guru sangat dibutuhkan dalam administrasi
ketatusahaan sekolah.

B. Saran

Setiap sekolah harus memiliki ketatausahaan yang baik agar semua urusan
yang berhubungan dengan kepentingan sekolah dapat diatur dengan baik.
Pegawai yang mengurusi bagian ketatausahaan hendaknya mengetahui tugas-
tugas ketatausahaan.

9
 KEPUSTAKAAN

B. Suryosubroto. 2004. Manajemen Pendidikan di Sekolah. Jakarta: Rineka

Cipta.

Burhanudin, Yusak. 2005. Administrasi Pendidikan. Bandung: Pustaka Setia.

Daryanto. 2008. Administrasi Pendidikan. Jakarta: Rineka Cipta.

Soetjipto. 2004. Profesi Keguruan. Jakarta: Rineka Cipta.

Umaedi, Dkk. 2008. Managemen Berbasis Sekolah. Jakarta :

Universitas Terbuk