Anda di halaman 1dari 7

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Ketertiban dan kelancaran merupakan beberapa faktor penting dalam

kepengurusan administrasi. Dalam kepengurusan ketatausahaan organisasi

seperti instansi pemerintah maupun swasta, dituntut terjaganya kelancaran

administrasi guna menunjang keefektifan kinerja dan terpenuhi akan manfaat

yang diinginkan.

Surat merupakan salah satu alat dan sarana komunikasi disamping

telepon, email dan sebagainya. Diantara alat dan sarana komunikasi ini, surat

memiliki beberapa kelebihan, selain karena lebih lengkap, surat juga

merupakan bukti hitam diatas putih. Surat berfungsi sebagai alat penyampaian

pesan, sebagai alat pengingat dan arsip serta sebagai alat bukti.

Oleh sebab itu, surat merupakan bukti otentik yang harus dijaga oleh

instansi pencipta arsip baik pemerintah, swasta maupun perorangan. Arsip

befungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, alat

komunikasi untuk kepentingan organisasi. Prosedur pengelolaan surat perlu

diterapkan untuk masing-masing unit organisasi, karena merupakan sumber

data atau informasi yang bermanfaat untuk kemajuan organisasi tersebut

secara maksimal. Sumber data atau informasi yang digunakan adalah surat.

Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan

ditujukan kepihak lain untuk menyampaikan warta (Bartos, 2003:36).


2

Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi

berkembang begitu pesat dengan banyak munculnya berbagai alat

telekomunikasi atau penghubung yang canggih seperti : telepon, handphone,

televisi, radio, telegram dan sebagainya, namun masih ada komunikasi tertulis

yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan masih tetap kokoh terpakai

seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih

itu, komunikasi tertulis tersebut adalah surat.

Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk

mengadakan komunikasi secara tertulis (Silmi, 2002:1). Surat masih

digunakan sampai sekarang Karena surata masih memiliki kelebihan

dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya, kelebihan tersebut karena

surat lebih praktis, efektif dan ekonomis. Surat selain berfungsi sebagai

pengingat, bahan bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hokum,

sumber data, alat pengingat, jaminan, wakil dan alat promosi.

Dalam suatu organisasi/perusahaan surat menurut prosedur

pengurusannya dibagi menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat

masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun

perorangan, baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima melalui

kurir dengan mempergunakan buku pengirim/ekspedisi, sedangkan surat

keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel

dan telah ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh
3

suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada

instansi, kantor atau lembaga lain (Wursanto, 2003 : 104).

Prosedur pengelolaan surat masuk yang meliputi : pengelompokkan

surat, membuka surat, pemeriksaan surat, pencatatan surat dan pendistribusian

surat, sedangkan untuk pengelola surat keluar meliputi : pembuatan konsep,

persetujuan konsep, pengetikan surat, pemberian nomor, penyusunan surat,

pengiriman surat (Widjaja, 2002:30).

Pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat

menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan

yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar

dapat memperlancar administrasi instansi tersebut. Apabila pengurusan surat

masuk dan surat keluar pada suatu instansi atau kantor dapat dilakukan

dengan baik dan tersusun secara rapi maka penyebaran informasi kepada

bagian-bagian lain yang bersangkutan tidak mengalami kendala dan juga akan

memudahkan dalam penemuan kembali arsip apabila suatu saat diperlukan.

Surat menyurat merupakan kegiatan yang bukan hanya menerima dan

mengirim surat, baik itu surat masuk maupun surat keluar akan tetapi juga

meliputi kegiatan penerimaan, pencatatan, pendistribusian ke unit-unit kerja

dalam lingkungan instansi. Surat sebagai alat komunikasi mempunyai fungsi :

1. Surat bukti tertulis yang otentik

2. Alat pengingat
4

3. Dokumentasi

4. Jaminan keamanan

Sebuah surat, baik itu surat masuk maupun surat keluar pasti

mempunyai manfaat yang besar. Hal ini menjadikan surat sebagai hal yang

sangat penting bagi instansi pemerintah tersebut. Sehingga dalam

pengklasifikasian surat, pengagendaan surat, penomoran surat, penyimpanan

serta pemeliharaan surat haruslah berdasar pada prosedur pengelolaan surat

yang berlaku.

Maka dari itu surat tersebut harus dapat dikelola dengan baik dan

benar. Mengingat fungsi surat yang cukup penting maka sebaiknya instansi

juga mengusahakan agar proses penyimpanan surat dapat dilakukan dengan

baik dan mengikuti prosedur. Karena hal tersebut dapat mempermudah dalam

pencarian surat-surat tersebut.

Dari uraian diata dapat diketahui bahwa surat memegang peranan yang

sangat penting dalam instansi pemerintah sehingga didalam pengelolaan surat

masuk dan surat keluar perlu dilakukan dengan baik dan benar sehingga

tujuan organisasi dapat terwujud secara efektif dan efisien. Berdasarkan latar

belakang tersebut, maka timbullah minat penulis untuk mengadakan penelitian

dengan judul “Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar

Pada Kantor Imigrasi Kelas II TPI Nunukan”.


5

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka rumusan masalahnya yaitu:

1. Bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada

Kantor Imigrasi kelas II TPI Nunukan?

1.3. Tujuan Penelitian

Mengingat pokok permasalahan tersebut, maka tujuan yang ingin dicapai

penulis dalam penelitian ini adalah :

1. Untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar

Pada Kantor Imigrasi Kelas II TPI Nunukan.

1.4. Manfaat Penelitian

Dengan adanya penelitian serta hasil dari penulisan Laporan Tugas Akhir

ini diharapkan bermanfaat bagi:

1. Bagi Penulis

Penulis dapat lebih mengetahui secara mendalam tentang pengelolaan

surat baik itu surat masuk maupun surat keluar.

2. Bagi Instansi

Penulis berharap tugas akhir ini dapat memberikan kontribusi bagi

instansi sebagai bahan pertimbangan dalam pengelolaan surat masuk dan

surat keluar di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Nunukan.

1.5. Ruang Lingkup

Untuk menghindari adanya penafsiran yang berbeda dan agar lebih

terarahnya penelitian ini, maka penulis membatasi ruang lingkup penelitian


6

yaitu pada pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada Kantor Imigrasi

Kelas II TPI Nunukan.

1.6. Sistematika Penulisan

Secara garis besar, penulis laporan penelitian ini terdiri dari 4 (empat)

bab, membahas masalah sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini merupakan bab pendahuluan yang berisikan latar

belakang, rumusan masalah, tujuan dan manfaat, dan sistematika

penulisan.

BAB II : TINJAUAN PUSTAKA

Pada bab ini penulis menguraikan tentang dasar teori yang

dijadikan dasar dalam penulisan laporan tugas akhir dan definisi

konsepsional.

BAB III : METODE PENELITIAN

Bab ini membahas tentang definisi operasional, objek penelitian,

metode penelitian, metode pengambilan data, jenis dan sumber

data, lokasi dan waktu penelitian, serta jangkauan penelitian yang

digunakan penulis untuk melakukan penelitian.

BAB IV : GAMBARAN UMUM INSTANSI

Pada bab ini penulis memberikan gambaran umum/sejarah

berdirinya instansi/perusahaan, visi dan misi perusahaan, dan

struktur organisasi perusahaan dan penyajian data.


7

BAB V : ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Pembahasan dalam bab ini menguraikan tentang analisis dan

pembahasan serta permasalahan yang ada dalam laporan ini.

BAB VI : PENUTUP

Bab ini berisikan penutup yang menjelaskan kesimpulan dan saran

yang penulis dapatkan setelah melakukan penelitian dan

mengemukakan pembahasan.

Anda mungkin juga menyukai