Anda di halaman 1dari 7

Standard Operating Procedure

No. SOP.SMP/LGL-01

Disiapkan oleh, Diperiksa oleh, Disetujui oleh,


LEGAL
LGL MRS OPR.DIR PD

PEMBUATAN KONTRAK
Tanggal : Tanggal : Tanggal :

DAFTAR ISI

Halaman
DAFTAR ISI 1
HALAMAN AKTIF 2
RIWAYAT REVISI 3
DAFTAR DISTRIBUSI 4

1. TUJUAN 3
2. RUANG LINGKUP 3
3. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG 3
4. DOKUMEN TERKAIT 4
5. DEFINISI 4
6. PROSEDUR MUTU 4
7. DIAGRAM ALIR 5
8. LAMPIRAN 7

F.ISO/II, Rev. 00 Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00 Halaman 1 of 9


Standard Operating Procedure
No. SOP.SMP/LGL-01

HALAMAN AKTIF

Tgl Halaman
Halaman Rev. Ket
Revisi Tambahan

1. 01 ---- ---- ----

2. 01 ---- ---- ----

3. 01 ---- ---- ----

4. 01 ---- ---- ----

5. 01 ---- ---- ----

6. 01 ---- ---- ----

7. 01 ---- ---- ----

RIWAYAT REVISI DOKUMEN

No. Tanggal Penjelasan Disusun Diperiksa Disahkan oleh


Halaman
Revisi Terbit Perubahan oleh oleh
01 08-03-2016 1-7 ----- DC MRS OPR.DIR PD

DAFTAR DISTRIBUSI

No Position Copy No No Position Copy No

1 Director 01 8 Retail Trading Manager 08

2 Operations Director 02 9 HRD & GA Manager 09

3 Commercial Director 03 10 Procurement & Logistik M. 10

4 Project Management Manager 04 11 QMR/Document Controller Master

5 Finance & Accounting Manager 05 12 Legal 11

6 Sales & Marketing Manager 06 13 QHSE 12

7 Trading Manager 07 14 Coal Sales Manager 13

F.ISO/II, Rev. 00 Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00 Halaman 2 of 9


Standard Operating Procedure
No. SOP.SMP/LGL-01

1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat sebagai panduan dalam pembuatan kontrak penjualan dan pembelian, baik untuk trading
batubara maupun pelaksanaan proyek.
2. RUANG LINGKUP
2.1. Pengajuan permohonan pembuatan kontrak oleh Departemen terkait..
2.2. Review dan Revisi draft kontrak hingga penandatangan kontrak.
2.3. Penyimpanan kontrak asli dan distribusi salinan kontrak baik dalam bentuk softcopy dan hardcopy untuk
departemen terkait.
3. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
3.1. Board of Director (BOD) bertanggung jawab dan berwenang atas :
3.1.1. Menginstruksikan pembuatan draft kontrak, baik melalui departemen terkait maupun melalui instruksi
langsung kepada Staff Legal.
3.1.2. Mereview draft kontrak dan memerintahkan perbaikan dan atau perubahan draft kontrak.
3.1.3. Menyetujui maupun menolak Kontrak, sesuai dengan kebutuhan Perusahaan.
3.2. General Operation Manager bertanggung jawab dan berwenang atas :
3.1.1. Merekomendasi atau tidak merekomendasi pembuatan draft kontrak.
3.1.2. mereview draft kontrak yang telah dibuat oleh Staff Legal dan membuat perubahan ,ataupun
penambahan pada draft kontrak bila diperlukan.
3.1.3. Turut menyetujui draft kontrak, sebelum ditandatangani oleh B.O.D.
3.1.4. Bertanggung jawab memastikan bahwa Staff Legal bekerja sesuai prosedur yang ditetapkan.
3.2. Manager Departemen bertanggung jawab :
3.2.1. Mengajukan permohonan pembuatan kontrak dan memberikan data – data terkait kontrak yang
dimohonkan.
3.2.2. Mereview substansi kontrak agar sesuai dan tidak merugikan Perusahaan.
3.3. Staff Legal bertanggung jawab untuk:
3.3.1. Melakukan legal due diligence terhadap Pihak kedua dalam Kontrak ketika akan membuat kontrak
Pembelian.
3.3.2. Melakukan contract drafting.
3.3.3. Memastikan substansi kontrak tidak bertentangan dengan peraturan perundang–undangan
Indonesia, maupun peraturan Perusahaan dan berkekuatan hukum.
3.3.4. Mengajukan draft kontrak pada pihak – pihak yang harus mereview kontrak dan melakukan revisi
terhadap kontrak sesuai denganinstruksi.
3.3.5. Menyimpan dan memelihara kontrak – kontrak yang dibuat oleh PT. SMP.

F.ISO/II, Rev. 00 Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00 Halaman 3 of 9


Standard Operating Procedure
No. SOP.SMP/LGL-01

4. DOKUMEN TERKAIT
4.1. F-SMP/LGL-01tentang Chek List dokumen pra Kontrak
4.2. F-SMP/LGL-03tentang Permintaan Pembuatan Draft Kontrak.

5. DEFINISI : N/A
6. PROSEDUR MUTU
6.1. Pengajuan Pembuatan Kontrak
6.1.1. Departemen yang berkepentingan mengajukan permohonan pembuatan kontrak ke Staff Legal
dengan mengisi form
6.1.2. Staff Legal melakukan review atas Pihak – Pihak dalam kontrak maupun substansi yang akan
dituangkan dalam kontrak.
6.1.3. Staff legal mempersiapkan draft kontrak dengan baik dan sesuai dengan peraturan perundang –
undangan.
6.1.4. Pembuatan draft kontrak memakan waktu kurang lebih 5 hari.

6.2. Proses Pembuatan Kontrak


6.2.1. Kontrak direview oleh Manager Departemen dan memberikan instruksi melengkapi atau melakukan
perubahan pada draft kontrak apabila diperlukan.
6.2.2. Kontrak direview oleh G.O.M, dan memberikan instruksi melengkapi atau melakukan perubahan
pada draft kontrak apabila diperlukan
6.2.3. Draft kontrak diberi penomoran.
6.2.4. Para Pihak dalam kontrak menerima draft kontrak, mereview, memahami dan menandatangani
kontrak.
6.2.5. Staff Legal memeriksa kelengkapan kontrak, menyimpan 1 rangkap asli kontrak dan
mendistribusikan 1 rangkap kontrak asli kepada Pihak Kedua.
6.2.6. Staff Legal mendistribusikan salinan kontrak dalam bentuk softcopy maupun hardcopy pada
Departemen terkait.

6.3. Resiko Manajemen


Legal Department Head akan mengidentifikasi resiko manajemen sesuai prosedur ini dan dilaporkan dalam
Laporan Identifikasi Legal (F-SMP/LGL-0xx).

F.ISO/II, Rev. 00 Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00 Halaman 4 of 9


Standard Operating Procedure
No. SOP.SMP/LGL-01

7. DIAGRAM ALIR

DIAGRAM ALIR AKTIVITAS PENANGGUNG DOKUMEN TERKAIT


JAWAB

START

Divisi
mengajukan
permohonan Departemen Pemohon FormPermohonan
pembuatan Manager Pembuatan Kontrak
mengisi Formulir
kontrak
Permohonan Pengurusan Departemen F-SMP/LGL - 02 Rev 00
Perijinan Pemohon

Bila Kontrak untuk


penjualan pembelian Pembelian barang dan
n atau Jasa,StaffLegal
mereview dokumen
pendukung kontrak dan
Staff legal mereview data substansi kontrak Chek List Dokumen pra
dokumen yang agar tidak bertentangan Staff legal
dibutuhkan untuk dengan peraturan kontrak
pembuatan kontrak perundang – undangan, F-SMP/LGL - 01 Rev 00
Bila kontrak ttg Penjualan,
staff legal hanya
mereview substansi
YA kontraklalu membuatkan
TDK
draft kontrak

Bila berdasarkan review ,


dokumen dan substansi Memo internal kepada
B.O.D kontrak tidak
bertentangan, draft
Staff Legal agar
kontrak segera dibuat. Staff Legal membantu B. O. D
Bila dokumen dan
B.O.D membuatkan kontrak
substansi kontrak ber –
TDK
YA tentangan dengan
peraturan per – uu – an
Staff Legal berkoordinasi F-SMP/LGL - 01 Rev 00
dengan B.O.D mengenai Memo internal/instruksi
kelanjutan pembuatan
Override END
kontrak.
B.O.D
statement
B.O.D dapat memutuskan
agar pembuatan kontrak

F.ISO/II, Rev. 00 Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00 Halaman 5 of 9


Standard Operating Procedure
No. SOP.SMP/LGL-01

tetap dilakukan atau tidak. B.O.D


Override
Bila ya , draft kontrak
statement
dibuat, apabila tidak Draft Kontrak
dilanjutkan maka staf
legal tidak melanjutkan Staff Legal
proses pembuatan
kontrak.

Draft kontrak Staff Legal membuat draft


kontrak sesuai data Form
intruksi F-SMP/LGL - 03 Manager Divisi Draft Kontrak
Rev 00 atau instrusi
Staff Legal
B.O.D
Direview oleh
Draft kontrak di review
Manager Divisi oleh Manager Divisi , bila
draft kontrak perlu
dirubah, draft direvisi oleh B.O.D
Staf Legal, bila sudah
sesua draft diserahkan Staff Legal Draft Kontrak
pada Dir. Op

Disampaikan ke Pihak
II & Op. Dir untuk
Draft kontrak sampaikan
direview & ttd
ke Pihak Kedua dan
Staff Legal Draft Kontrak
Direktur Operasional
TDK untuk di review, dalam hal
YA Para Pihak sepakat
dengan isi kontrak, Para
Pihak menandatangani
draft Kontrak, bila kontrak
penandatanganan dirasa kurang sesuai,
END n diajukan permohonan
perubahan isi kontrak,
staff legal menyampaikan
permohonan tersebut
kepada Manager Divisi,
untuk disetujui/tidak
disetujui. Bila disetujui

F.ISO/II, Rev. 00 Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00 Halaman 6 of 9


Standard Operating Procedure
No. SOP.SMP/LGL-01

maka draft kontrak di ttd,


jika tidak maka dapat
diputuskan kontrak tidak
di ttd dan tidak terjadi
kontrak

Setelah Penandatangan, Kontrak


1 rangkap kontrak
Kontrak asli disimpan & disimpan oleh Divisi Staff Legal Salinan Kontrak
distribusi copy kontrak Procurement (kontrak
penjualan) atau Staff
Legal (kontrak
pembelian).

Staff Legal
mendistribusikan kontrak
ke divisi yang
bersangkutan

8. LAMPIRAN
Tidak ada

F.ISO/II, Rev. 00 Tanggal Terbit, 08 Maret 2016, Rev. 00 Halaman 7 of 9