MANUALIZAÇÃO

Elaboração e Uso de Manuais

Conceito
  Manual é todo e qualquer
conjunto de normas,
procedimentos, atividades,
políticas, objetivos, instruções e
orientações que devem ser
obedecidos e cumpridos pelos
executivos e funcionários da
empresa, bem como a forma
como estes dever ser
executados, quer seja
individualmente, quer seja em
conjunto.
Indicadores

  Os indicadores para o uso de

manuais estão ligados aos
processos de:
  Divulgação
  Coordenação
  Análise
  Treinamento
Objetivos
  Permitir que a reunião de
informações dispostas de forma
sistematizada, criteriosa e
segmentada atue como
instrumento facilitador do
funcionamento da organização.
  O manual vale como instrumento
de permanente consulta, sem
ser o único no qual executivos e
executantes devem pautar seu
trabalho.
Vantagens
  Importante e constante fonte de informações
sobre o trabalho realizado na empresa;
  Facilitam o processo de efetivar normas;
  Fixam critérios e padrões;
  Evitam discussões e equívocos;
  Possibilitam treinamento aos novos e antigos
funcionários
  Restringem a improvisação inadequada.
 Desvantagens
  Não são a solução para todos os problemas
administrativos da emrpesa;
  Se não for elaborado cuidadosamente pode causar
inconvenientes ao desenvolvimento normal das
operações;
  Pode ter elevado custo de preparação e
atualização;
  São pouco flexíveis;
  Incluem somente os aspectos formais da empresa;
  Freiam a iniciativa e a criatividade individual;
  Seu uso pode ser prejudicado se a redação for
muito prolixa, pouco clara, deficiente e inadequada.
Estratégia para a Manualização
  Itemizar os modelos manualizados:
antes da aplicação de modelos, é
necessário que sejam identificados
os vários tipos de manual que a
organização demanda.
  Qualificar a Manualização:
detalhamento do que será
manualizado, ou seja, serão
selecionados os modelos.
  Elaborar o manual: é a colocação
em prática dos estudos realizados
anteriormente;
  Distribuir o manual.
Tipos e Técnicas de Manualização

  Manual de Organização: tem como

escopo a própria organização.

  Manual de Instruções
Especializadas, Manual de Normas e
Procedimentos, Manual de Processo,
Manual de Serviços: definem normas
diretrizes e o detalhamento de como
fazer o trabalho de natureza
burocrática.
Tipos e Técnicas de Manualização
  Manual de Formulários: define a
finalidade, o preenchimento, a
distribuição e a utilização dos
formulários em uso na empresa.
  Manual de Normas: semelhante a
qualquer regulamento interno ou
regimento.
  Manual de seqüência Administrativa:
descreve as fases e as operações de
cada processo, citando os órgãos e
as pessoas que as executam, bem
como os volumes de trabalho em
cada fase.
Tipos e Técnicas de Manualização
  Manual do Empregado: Mais
utilizados nos níveis hierárquicos
mais baixos. Propicia rápido
entendimento da empresa ao novo
funcionário, apresentando direitos e
deveres do mesmo.
  Manual de Finalidade Múltipla: É um
único manual que atende aos vários
aspectos considerados pelos outros
tipos de manuais (estruturas mais
simples).
  Manual de Políticas e Diretrizes:
Contém a descrição detalhada e
completa dos parâmetros para
tomada de decisão pelos executivos.
Tipos de Manuais
  Manual de Instruções Especializadas
  Instruções
  Origem
  Áreas de Operação
  Justificativas das Instruções

  Manual de Normas e Procedimentos

  Objetivo
  Classificação dos Assuntos
  Preparo e Emissão de Normas
  Padrões para redação de
comunicações normativas
  Modificação de Normas
Tipos de Manuais
  Manual de Processo
  Normas Básicas
  Processo
  Interface
  Manual de Serviços (a)
  Normas básicas
  Roteiro de Execução
  Roteiro de supervisão
  Manual de Serviços (b)
  Normas legais
  Roteiro de Execução
  Formulários
  Interface
  Roteiro de Supervisão
Tipos de Manuais
  Manual de Formulários
  Objetivos
  Freqüência
  Preenchimento
  Fluxograma
  Interface
  Anexos
  Manual de Seqüência
administrativa
  Processo
  Formulários
  Volume
  Espaço Físico
  Cuidados na Supervisão
Recomendações Finais
  O manual é elaborado para quem
não sabe, pois quem sabe não o
consulta.
  Elabore o manual em folhas
soltas, para melhor atualização.
  É fundamental a existência de
um padrão estético que inclua
obrigatoriamente a redação e a
apresentação de cada manual
  É interessante a adoção de um
sistema de modificação que
permita uma fácil referência e/ou
busca.
Estrutura de um manual
  Índice
  Apresentação
  Instruções de uso
  Contgeúdo básico
  Apêndice ou anexo
  Glossário
  Índice temático, e
  Bibliografia
Fases da elaboração do manual
  Definição do objetivo do
manual;
  Escolha dos responsáveis
pela preparação;
  Análise preliminar da
empresa;
  Planejamento das atividades;
  Levantamento de
informações;
  Elaboração propriamente dita;
  Distribuição;
  Instrução aos usuários; e
  Acompanhamento do uso.
MANUALIZAÇÃO

Formulação e Análise
Estrutural
Objetivos
  Explicar os objetivos e diretrizes básicas
da empresa, sua penetração no mercado e
na sociedade em geral.

  Relatar a história da empresa, desde sua

fundação até a atualidade.

  Demonstrar de forma coordenada e

organizada, a estrutura organizacional da
empresa necessária para conseguir os
objetivos e diretrizes traçadas.

  Definir a função, a posição hierárquica, as

responsabilidades, as relações e a
autoridade dos cargos decorrentes desta
estrutura
Objetivos
  Atender às exigências das
normas internacionais (série
ISO 9000, ou mesmo da série
ISO 14000 que trata das
questões ambientais).

  Manualização, no plano
estrutural, é a inclusão de
alguns itens que assegurem
uma leitura e interpretação
sistêmica da organização.
Tipos e Técnicas de Manualização
1. Manual de Política
  Processo decisório (unidades
de direção)
  Delegação de autoridade
  Processo decisório (unidades
de assessoramento e de
execução de 1o. e 2o. Níveis).
  Coordenação global
  Intervenção ambiental
2. Manual de Organização (a)
  Políticas e diretrizes
organizacionais.
  Estrutura orgânica
  Competências
  Estatutos e regimentos
internos
  Quadro de pessoal
2. Manual de Organização (b)
  Introdução
  Objetivos do manual
  Definição das finalidades e
objetivos da organização
  Organogramas parciais e
global
  Descrição por unidades
  Descrição de cargos
2. Manual de Organização (c)
  Objetivo
  Estrutura Interna
  Linhas de autoridade
  Ascendente
  Descendente

  Funções
2. Manual de Organização (d)
  Preliminares
  Quadro Organizacional
  Planos de ação
  natureza estratégica
  natureza operacional

  Envolvimento ambiental
  circunstancial
  permanente

  Atuação individual-
conceitual
Recomendações Finais
  A elaboração do manual deve
incluir: uma abertura do texto;
sumário de assuntos; gráficos
explicativos.
  Forma de impressão do texto.
  Desenho do gabarito da folha.
  Qualidade do papel.
  Cor do papel
  Perfuração da folha (quando
for o caso)
  Formato da folha padrão
Recomendações Finais
  Para a capa do manual deve ser
considerado (quando for o caso):
  tamanho
  gravação
  ferragens
  O uso de divisórias para separar os
vários segmentos é interessante.
  O manual deve ser visto como um
documento que subsidia os
trabalhos de cada pessoa na
empresa.
  A linguagem escrita tem de estar ao
alcance de quem lê e usa o manual.