Anda di halaman 1dari 29

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Defenisi

2.1.1 Penyimpanan
Berdasarkan Permendagri No. 17 Tahun 2007 penyimpanan merupakan kegiatan
melakukan penerimaan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan barang dan
pengeluaran dari tempat penyimpanan. Sedangakan menurut Subagya (1988:68)
penyimpanan juga dapat diartikan sebagai suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan
pengurusan, penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang
penyimpanan. Penyimpanan juga dapat diartikan kegiatan dan usaha untuk melakukan
pengurusan penyelenggaraaan dan pengaturan barang-barang persediaan di dalam ruang
penyimpanan.

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara


menempatkan obat-obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta
gangguan dari fisik yang dapat merusak mutu obat. (anonym 2008). Sedangkan menurut
Departement Kesehatan Republik Indonesia (2004) penyimpanan obat adalah suatu kegiatan
pengamanan terhadap obat – obat yang diterima agar aman, terhindar dari kerusakan fisik
maupun kimia dan mutunya tetap terjamin.

Adapun tujuan dari adanya penyimpanan ini dalam suatu rumah sakit berdasarkan pada
Depkes RI (2004) menyatakan bahwa tujuan penyimpanan antara lain:

o Aman, setiap barang/obat yang disimpan tetap aman dan terhindar dari kerusakan.

o Awet, barang tidak berubah warnanya, baunya, gunanya, sifatnya, ukuran, fungsinya, dan
lain-lain.

o Cepat, Cepat dalam penanganan barang berupa menaruh atau menyimpan mengambil dan
lain-lainnya.

o Tepat, dimana bila ada permintaan barang, barang yang diserahkan memenuhi lima
prinsip tepat, tepat barang, kondisi jumlah, waktu dan harganya.
o Menghindari penggunaan yang tidak bertanggungjawab

o Mudah,

Adapun kegiatan dari penyimpanan, antara lain:

1. Menerima, menyimpan, mengatur dan menjaga keutuhan barang dalam gudang/ruang


penyimpanan agar dapat dipergunakan sesuai dg rencana secara tertib, rapi dan aman;

2. Menyelenggarakan administrasi penyimpanan/pergudangan atas semua barang yg ada


dalam gudang;

3. Melakukan stock opname secara berkala ataupun insidentil terhadap barang persediaan
yg ada di dalam gudang agar persediaan selalu dapat memenuhi kebutuhan;

4. Membuat laporan secara berkala atas persediaan barang yg ada di gudang.

Subagyo (1988:68), penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah


ditetapkan dalam fungsi–fungsi sebelumnya dengan pemenuhan setepat–tepatnya dan
dengan biaya serendah mungkin.

2.1.2 Pergudangan

Pergudangan (kk) adalah kegiatan menyimpan barang dalam gudang.Sedangkan menurut


Sukadarto (2001:19), Pergudangan adalah kegiatan–kegiatan penampungan, penyimpanan,
pengamanan dan pendistribusian/penyaluran barang–barang yang menjadi kebutuhan bagi
setiap organisasi.

2.1.3 Penggudangan

Menurut Lucas dan Rumsari (2004:81) Penggudangan merupakan serangkaian kegiatan


pengurusan dalam penyimpanan logistik mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan,
pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran dan
pendistribusian samapai dengan kegiatan pertanggungjawaban pengelolaan gudang
(pembuatan laporan – laporan) dengan tujuan mendukung kontinuitas kerja unit kerja,
sekaligus mendukung efektivitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.
Dari pengertian penggudangan ini dapat digaris bwahi bahwa kegiatan penggudangan
tidak sekedar kegiatan memasukkan barang dalam ruang penyimpanan (gudang), tetapi lebih
dari itu, dalam kegiatan penggudangan penting dilakukan perencanaan, pengorganisasian,
serta pengendalian logistic baik secara teknis maupun administrative sehingga kegiatan
tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan dan kesinambungan setiap aktivitas
dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.

Dalam setiap kegiatan pasti ada masalah-maslah yang dihadapi. Hal tersebut juga
sama halnya dengan penyimpanan logistik yang memilki berbagai permasalahan. Berikut ini
adalah beberapa permasalahan yang dihadapi dalam penyimpanan logistik:

a. Penanganan administrasi fisik: jumlah jenis klasifikasi, karakteristik dari barang

b. Unsur pertanggung jawaban barang: Kekayaan negara dan instansi yang memiliki nilai
yang besar

c. Pengadministrasian harus diikuti perkembangan agar menunjang fugnsi perencanaan dan


penentuan kebutuhan: terutama bahan dan suku cadang

d. Pembiayaan yang khusus

- Modal yang ditanam: gudang, jalan, dermaga, pemasangan instalasi, drek dan crane,
pendingin, pemanas, peralatan pengendali.

- Biaya operasional: administrasi dan overhead, untuk biaya-biaya pengawetan,


penerangan, perawatan, pendingin, pengaman, pengendalian, penyusutan modal.

Dalam penyimpanan logistik harus memperhatikan beberapa faktor. Hal ini


berkaitan dengan efektitas dan efisiensi penyimpanan barang tersebut. Adapun beberapa
faktor tersebut antara lain:

1. Pemilihan lokasi

Dalam rangka memperlancar, dengan mempertimbangkan jalur cepat, lokasi mudah,


dalam mempersiapkan kematangan penyampaian barang.

2. Barang
Dalam hal ini harus diperhatikan mengenai klasifikasi dan jenis barang. Barang-barang
harus diklasifikasikan sesuai dengan jenisnya.

3. Ruang

Ruangan penyimpanan barang harusnya mematuhi segala aturan ruangan yang telah
ditentukan. Jangan sampai barang itu rusak karena penataan ruangan yang tidak benar.

4. Prosedur atau sistem penyimpanan

Faktor ini mencakup segala tata cara terkait penyimpanan barang yang di dalamnya juga
memeprhatikan aspek keamanan barang.

Selain itu penyimpanan atau pergudangan barang juga mempunyai berbagai


tujuan. Adapun tujuan penyimpanan antara lain:

1. Untuk menerima berbagai macam alat-alat, material komponen, dan segala


sesuatu yang berhubungan dengan logistik.

2. Untuk menjaga kelayakan, kualitas dan keawetan barang-barang logistik.

3. Untuk mengatur keluarnya barang secara wajar kepada konsumen.

4. Untuk meminimalisir berbagai kerusakan barang-barang logistik.

5. Untuk mengukur dan meneliti jumlah barang-barang logistik.

6. Untuk melakukan pengamanan terhadap barang logistik dari berbagai ancaman .

7. Untuk memberikan informasi kepada pihak lain yang membutuhkan.

Jadi, jika kita tarik sebuah kesimpulan mengenai pengertian dari sebuah
penyimpanan dan pergudangan logistik. Maka keduanya adalah dua istilah yang sama
pengertiannya. Keduanya sama-sama mengacu pada sebuah pengertian yaitu terkait
segala kegiatan yang berkaitan dengan penyimpanan, pemeliharaan dan pengamanan dari
barang-barang logistik setelah diterima dari pihak lain sebelum barang itu digunakan agar
nantinya barang tersebut dapat digunakan sebagaimana mestinya pada waktu yang akan
datang. Pada intinya kegiatan penyimpanan barang bertujuan untuk efektifitas dan
efisiensi barang dari suatu organisasi. Hal ini dilakukan karena dikhawatirkan barang
yang telah diterima akan rusak pada saat akan digunakan.

Kegiatan penyimpanan pasti memerlukan tempat untuk menyimpannya yang


biasanya disebut gudang.

1) Berdasarkan bentuk dan karakteristik bangunannya (Lucas dan Rumsari 2004: 84)

a. Gudang tertutup

b. Gudang terbuka, dibedakan menjadi 2 yaitu:

Gudang terbuka yang tidak diolah adalah gudang yang berupa lapangan terbuka
yang permukaannya diratakan tanpa diperkeras biasanya digunakan untuk menyimpan
logistik yangg tidak terpengaruh perubahan cuaca/untuk penyimpanan yang sifatnya
sementara.

· Gudang terbuka diolah adalah lapangan terbuka sudah diratakan dan diperkeras.
Digunakan untuk menyimpan logistik yang tidak cepat terpengaruh perubahan cuaca.

c. Gudang semi tertutup (lumbung) adalah bangunan beratap tanpa dinding– dinding
ujung yang lengkap dan digunakan untuk logistik yang memerlukan pertukaran udara
maksimum, tidak memerlukan perlindungan lengkap terhadap udara.

2) Berdasarkan fungsinya

a. Gudang operasional

b. Gudang perlengkapan

c. Gudang pemberangkatan, dan

d. Gudang musiman

3) Berdasarkan barang-barang yang disimpan di dalamnya

a. Gudang alat tulis

b. Gudang alat medis


c. Gudang BBM

d. Gudang tenun

e. Gudang alat rumah tangga

f. Gudang teknik

g. Gudang barang rongsokan

4) Berdasarkan tujuannya (Ibnu syamsi 1997:28)

a. Gudang pusat (stafel magazijne)

b. Gudang persediaan (gebruiks-gudang)

c. Gudang pemakaian (verbruiks-gudang)

d. Gudang penyaluran

5) Berdasarkan artiannya (Sukadarto 2001:18)

· Gudang dalam arti statis (gudang persediaan) :Tempat atau bangunan tertutup
didalamnya terdapat barang – barang serta tidak seorang pun yang boleh masuk kecuali
pegawai yg diserahi tugas. Untuk pengawasan terhadap barang–barang dalam gudang
ditunjuk Bendaharawan Materiil.

· Gudang dalam arti dinamis (gudang penyaluran) : Tempat atau bangunan untuk
menyimpan dan mendistribusikan barang – barang baik dari hasil pembelian maupun
hasil pembuatan sendiri. Jadi, gudang dapat diartikan sebagai tempat menampung,
menyimpan dan mendistribusikan barang – barang serta ada unsur manusia (orang) untuk
mengatur (mengelola) barang – barang yang ada di dalamnya.

6) Berdasarkan jenis barangnya

a) Gudang transit

b) Gudang serbaguna
c) Gudang kedap udara

d) Gudang pendinginan

e) Tangki kering

f) Gudang penyimpanan tahan api

g) Dangau orang eskimo (iglo)

Gudang dibuat memiliki fungsi utama yaitu untuk menampung barang – barang
untuk sementara waktu, menunggu saat barang itu dipergunakan dan untuk menjamin
kontinuitas pelaksanaan kerja. Sedangkan menurut sukadarto gudang memiliki beberapa
fungsi antara lain:

1. Penerimaan

Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan peralatan


di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini dilakukan:

Pendataan jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan
yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana.

· Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan


oleh petugas yang bersangkutan.

2. Penyimpanan

Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan peralatan di


gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:

a. Penempatan sesuai dengan denah.

b. Aman dari pencurian.

c. Aman dari gangguan fisik.

d. Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak
kualitas dan kuantitas.
e. Aman dari kebakaran.

f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan.

3. Pemeliharaan

Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi


tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara
efektif dan efisien dan akuntabel

4. Pengamanan

Untuk menjaga keamanan dan keselamatan logistik dan peralatan di gudang perlu
diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Lokasi Pergudangan diupayakan secara historis aman dari bencana (misalnya aman

dari gempa, banjir, tanah longsor).

2. Pencegahan Kebakaran

a. Dihindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar.

b. Dipasang alat alarm kebakaran.

c. Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah


dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Contoh: tersedianya bak pasir, tabung
pemadam kebakaran, hidran, karung goni, galah berpengait besi.

3. Keamanan Gudang

a. Dipagar keliling

b. Alat pemantau keamanan seperti : alarm atau kamera CCTV

c. Petugas keamanan

Jadi, pada intinya gudang adalah suatu ruangan atau tempat yang dibebani tugas
untuk menyimpan barang yang akan dipergunakan dalam produksi, dari mulai barang itu
diterima sampai pada saatnya barang itu dipergunakan atau dipindahkan. Selain itu dalam
gudang juga harus diperhatikan terkait pemeliharaan dan keamanan barang-barang
logistik yang disimpan.

2.3 Penyimpanan barang dengan sistem FIFO.

Dalam penyimpanan barang di gudang agar nantinya barang yang disimpan


tersebut tidak mengalami kerusakan sangatlah dibutuhkan suatu metode, cara maupun
prosedur tertentu. Setidaknya dalam penyimpanan barang di gudang kita mengenal
adanya du sistem, yaitu LIFO (Last in First Out) dan FIFO (First in First Out). LIFO
adalah suatu sistem atau cara penyimbaran barang dalam gudang yaitu barang yang
datang terakhir digunakan terlebih dahulu. Sistem ini biasanya digunakan untuk barang-
barang yang dapat bertahan lama atau barang yang jika disimpan lebih lama kualitasnya
akan lebih baik, contohnya kopi. Sedangkan sistem FIFO ialah suatu sistem penyimpanan
barang yaitu barang yang masuk terlebih dahulu juga dikeluarkan terlebih dahulu. jadi
keluarnya barang secara berurutan atau sesuai kronologis. Sistem ini biasanya digunakan
untuk barang barang yang kurang bisa tahan lama. Contohnya gula, beras, dan sejenisnya.

Pemilihan sistem penyimpanan barang baik itu FIFO maupun LIFO pada
dasarnya tergantung pada jenis barang itu sendiri. Jika barang itu mampu bertahan lama
dan akan menjadi lebih baik jika disimpan lebih lama maka alangkah baiknya jika
digunakan metode LIFO. Begitu juga sebaliknya jika barang itu kurang bisa tahan lama
dan dikhawatirkan jika barang yang datang disimpan terlalu lama akan merusak kualitas
barang itu sendiri. Jika diperhatikan memang proses pemindahan barang secara LIFO
dianggap lebih praktis dan cepat dibandingkan dengan metode FIFO, karena barang yang
baru saja masuk bisa langsung dikeluarkan. Tetapi sebenarnya masing-masing sistem
tersebut mempunyai kelemahan dan kelebihan masing-masing.

Di sini saya lebih akan menekankan pada metode atau sistem penyimpanan
barang secara FIFO (First in First Out). Seperti yang telah diuraikan sebelumnya sistem
ini adalah suatu cara penyimpanan barang yang mana barang yang pertama kali masuk
gudang maka juga yang pertama keluar dari gudang. Sistem ini sebenarnya memiliki
banyak kelebihan, antara lain:
1. Barang akan lebih terjaga kualitasnya

Dengan menggunakan sistem FIFO diharapkan barang yang pertama kali masuk
juga pertama kali keluar. Jadi barang tidak terlalu lama tersimpan dalam gudang. Jadi
barang yang masa kadaluarsanya itu paling awal juga akan keluar paling awal. Sehingga
kualitas barang bisa terjamin serta mengantisipasi terjadinya kerusakan barang secara
masal. Contohnya gudang penyimpanan beras, jika beras tersebut disimpan terlalu lama
di dalam gudang dikhawatirkan nantinya akan rusak dan mengundang kutu. Hal ini
nantinya juga akan berpengaruh terhadap kualitas beras lainnya yang mungkin akan
terserang kutu juga.

2. Pengendalian harga lebih terjamin

Selain menjaga kualitas barang kelebihan lain dari sistem ini adalah adanya
kestabilan harga barang-barang yang disimpan. Tidak selamanya harga itu selalu sama
ada kalanya harga itu naik namun ada kalanya harga itu turun. Dengan sistem ini maka
diharapkan barang yang pertama kali masuk dengan harga tertentu akan sama harganya
pada saat dikeluarkan nanti. Berkaitan dengan kelebihan sebelumnya yaitu kualitas
barang yang tetap terjamin maka nantinya kekhawatiran bahwa harga barang tersebut
akan anjlok dapat dihindari. Dengan kata lain harga pembelian natinya tidak akan lebih
tinggi dari harga penjualan. Jadi akan diperoleh keuntungan yang maksimal. Sebagai
contoh misalnya gudang beras, barang pertama dibeli dengan harga beli Rp 6000/kg
kemudian masuk lagi barang kedua dengan harga beli Rp 6200/kg, kemudian ada
permintaan pasar dan ketika itu harga barang sedang mengalami kenaikan, maka harga
beras yang di pasaran mengalami kenaikan tidak akan terjadi pada waktu itu. Dengan
kata lain perusahaan mampu mengendalikan harga pasar.

3. Pencatatan yang lebih sitematis

Keuntungan atau kelebihan lain dari sistem FIFO yaitu pada saat pencatatan
barang di gudang. Yang mana petugas pencatatan barang masuk dan barang keluar akan
lebih mudah mengontrol. Hal ini dikarenakan keluarnya barang secara berurutan atau
sesuai kronologis. Jadi petugas pencatan biasanya tidak perlu melakukan pengecekan
terhadap semua barang. Petugas biasanya hanya mengecek jumlah barang yang keluar
pada saat itu apakah sesuai dengan jumlah barang pada saat barang tersebut masuk.

Melihat berbagai macam keuntungan dari sitem FIFO ini tidak terlepas pula dari
kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem ini. Biasanya sistem ini kurang efektif
apabila pihak-pihak pergudangan tidak mampu menata letak barang-barang secara
berurutan sesuai tanggal atau waktu barang tersebut masuk. Selain itu konsumen atau
pihak pemakai barang kurang puas dengan kualitas barang karena barang yang diterima
merupakan barang lama yang dianggap barang tersebut kualitasnya kurang baik.

Tetapi kelemahan-kelemahan tersebut dapat dihindari jika pehak pengelola


gudang mampu mengatur pemindahan barang-barang sesuai dengan sistem ini. Penataan
barang di gudang apabila menggunakan sistem ini seharunya tidak ditumpuk melainkan
dijajar sesuai dengan waktu barang tersebut masuk. Biasanya gudang yang menggunakan
sistem ini mempunyai dua pintu. Pintu pertama merupakan pintu masuk barang
sedangkan pintu kedua merupakan pintu khusus keluar barang. Barang yang masuk
biasanya diletakkan di dekat pntu keluar barang begitu seterusnya. Hal ini dimaksudkan
agar barang yang pertama kali masuk bisa keluar dengan mudah karena dekat dengan
pintu keluar begitu pula dengan barang yang baru saja masuk akan mudah masuk karena
tidak terhalangi oleh barang-barang yang sebelumnya telah masuk.

4. Barang – barang yang disimpan dalam gudang supaya selalu dalam kondisi siap
pakai (ready for use) harus dipelihara dan dirawat dengan baik. Jelaskan pemeliharaan
dan perawatan barang dalam gudang!

Salah satu prinsip pergudangan ialah barang yang disimpan haruslah dalam
keadaan siap pakai (ready for use). Maka dari itu dalam fungsi penyimpanan barang
diperlukan pemeliharaan dan perawatan barang dengan baik. Pemeliharaan merupakan
kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai
untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan
akuntabel, melalui prinsip:

· 5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus-menerus).


· First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama masuk adalah yang
pertama harus keluar.

· First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama
kadaluwarsa harus yang pertama keluar untuk didistribusikan. Dalam penyusunan logistik
dan peralatan yang punya masa kedaluwarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal
harus digunakan lebih awal sebab logistik dan peralatan yang datang lebih awal biasanya
juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih tua dan masa kadaluwarsanya
mungkin lebih awal.

· Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai
dengan ketentuan.

Barang-barang juga harus dirawat sesuai dengan jenis barang tersebut.


Penggolongan barang berdasarkan bahan pembuatnya serta perawatannya, antara lain:

1. Barang – barang dari logam

Barang barang yang terbuat dari logam misalnya meja besi, brankas, lemari besi
dan sejenisnya biasanya perawatannya dengan cara diberi valesin/minyak dan dibungkus
kertas khusus. Hal ini dimaksudkan agar barang tersebut tidak berkarat.

2. Barang – barang dari kertas

Barang-barang seperti berkas-berkas kantor, kertas-kertas dokumen, dll biasanya


perawatannya dengan cara diberi kapur barus dan anti ngengat. Hal ini bertujuan untuk
menghindari rayap. Selain itu barang-barang dari kertas juga harus disimpan di tempat
yang kering.

3. Barang mudah terbakar karena meningkatkannya temperatur

Barang yang mudah terbakar karena meningkatnya temperatur seperti parfum, dan
sejenisnya biasanya dirawat dengan antisipasi berupa mengatur ventilasi, serta sediakan
alat pengukur suhu dan sediakan alat pemadam kebakaran. Jika sewaktu-waktu terjadi
kebakaran bisa cepat diatasi.
4. Barang – barang dari kayu (mebelair)

Barang-barang dari kayu seperti meja, kursi, almari, dan sejenisnya biasanya
dirawat dengan diberikan semprotan anti rayap. Selain itu juga diberi alas agar ketika
dipindahkan atau digeser tidak merusak lantai gudang.

Selain merawat barang sesuai dengan jenis bahnnya agar barng tetap dalm kualitas
yang baik maka banyak hal yang perlu dierhatikan. Adapun hal – hal yg perlu diperhatikan,
antara lain :

1) Melakukan pengecekan barang dan melakukan perawatan secara periodik. Hal ini
dimaksudkan agar barng tidak mengalami kerusakan yang parah. Jika dilakukan
pengecekan secara berkala maka jika terdapat sedikit kerusakan dapat segera diperbaiki.
Selain itu pemeliharaan secara berkala sangatlah penting, karena pada dasarnya
mencegah lebih baik daripada mengobati.

2) Menjaga gudang dari kebocoran atap. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga gudang dari
berbagai ancaman cuaca baik itu panas matahari maupun hujan. Biasanya ada barang-
barang tertentu yang sangat sensitif dengan air maupun panas matahari maka dari itu
sangatlah perlu untuk menjaga atap gudang tetap dalam keadaan semestinya.

3) Menghindari penempatan barang yang dapat mempengaruhi kualitas maupun kerusakan


barang. Yang dimaksud barang yang dapat mempengaruhi kualitas barang lain di sini,
misalnya ada barang yang harus dihindarkan dari bau yang tajam seperti durian, alkohol,
maupun bahan kimia lain. Hal ini dkarenakan akan merusak kualitas barang tersebut.

4) Mengecek instalasi listrik secara periodik. Hal ini bertujuan untuk menghindari terjadinya
konsleting listrik yang sewaktu-waktu dapat terjadi. Konsleting mungkin dapat
disebabkan adanya kabel yang terkelupas oleh tikus yang akan mengakibatkan arus
pendek sehingga akan berakibat fatal yaitu kebakaran.

5) Gunakan metode FIFO untuk menghindari kadaluwarsa dan kerusakan barang. Metode
FIFO telah dijelaskan sebelumnya bahwa metode penyimpanan barang yaitu
mengeluarkan barang yang pertama masuk.
6) Menyediakan alat pemadam kebakaran. Kebakaran merupakan suatu hal yang tidak
terduga. Kebakaran dapat disebabkan oleh konsleting listrik maupun kelalaian manusia
itu sendiri. Maka dari itu sangatlah penting jika di gudang disediakan alat pemadam
kebakaran dan letak alat pemadam kebakaran ini haruslah mudah dijangkau.

7) Mengatur aliran temperatur udara. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga suhu ruangan
karena ada beberapa barang yang mungkin akan terbakar atau bahkan meledak pada
suhu-suhu tertentu.

8) Memberi alas untuk setiap barang agar terhindar dari kelembaban. Barang-barang seperti
almari kayu haruslah tetap kering agar tidak dimakan rayap. Oleh karena itu sangatlah
perlu untuk menjaga agar barang tetap kering untuk setiap barang yang terbuat dari kayu
maupun triplex diberi alas berupa kain maupun kardus.

9) Barang berat dan besar di bagian bawah, barang ringan dan kecil di atas. Hal ini berkaitan
dengan penyusunan barang yang bertujuan untuk menjaga kualitas barang.

10) Barang – barang kecil yang sejenis dan mudah dicuri diletakkan ditempat khusus yang
aman atau terkunci. Barang-barang seperti berkas-berkas penting haruslah disimpan di
tempat yang aman, serta tidak mudah terbakar atau bisa terlindung dari air.

Aspek lain yang tidak kalah penting dalam pemeliharaan barang agar barang dapat
siap digunakan kapan saja adalah dengan adanya pengawasan (stock opname). Maka dari itu
perlulah beberapa cara untuk memudahkan pengawasan. Adapun cara-cara tersebut antara
lain:

a. Barang sejenis tetapi bermacam – macam ukuran dikelompokkan jadi satu dengan
mengurutkan dari ukuran terkecil sampai terbesar. Yang dimaksud di sini adalah semua
barang yang jenisnya sama misalnya berdasarkan bahannya, harganya, dll sebaiknya
dikelompokkan menjadi satu. Agar nantinya mudah dilakukan pengawasan dan
pengecekan sewaktu-waktu. Sedangkan cara penataannya ialah diurutkan dari yang
terkecil ke terbesar atau sebaliknya, hal ni dimaksudkan agar pencatatannya
(inventarisasi) mudah.
b. Gudang luas dengan banyak barang sebaiknya dilengkapi peta gudang. Hal ini untuk
memudahkan dalam penerimaan, penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan, pencarian,
pendistribusian dan pengawasan logistik dan peralatan. Faktor-faktor yang perlu
dipertimbangkan dalam merancang tata letak gudang adalah sebagai berikut:

1) Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika diperlukan.


Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.

2) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran logistik dan peralatan, tata letak
ruang gudang perlu memiliki lorong dapat ditata berdasarkan sistem:

a. Arus garis lurus

b. Arus huruf U

c. Arus huruf L

3) Pengaturan sirkulasi udara: salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah
adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan, termasuk pengaturan kelembaban
udara dan pengaturan pencahayaan.

4) Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara,
perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi penanganan.

5) Penyimpanan khusus

a. Obat, Vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin
khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran
listrik.

b. Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari gudang
induk.

c. Peralatan besar/ alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk
penyimpanan dan pemeliharaannya.
d. Dibuatkan kartu barang dan kartu gantung/label untuk setiap barang yang berisi
mutasi barang yang bersangkutan.

e. Mengelompokkan barang berdasarkan jumlah tertentu untuk setiap


kelompok/tumpukkannya.

f. Petugas gudang selalu merapikan kembali barang yang habis dipakai.

2.4 Azas – azas dalam penyaluran logistik

Kegiatan distribusi logistik pada dasarnya merupakan kelanjutan dari


penyimpanan atau pergudangan logistik. Jadi, kegiatan penyaluran logistik juga
merupakan serangkaian dari pergudangan atau penyimpanan logistik. Oleh karena itu
agar kegiatan ini dapat berjalan lancar, efektif dan efisien diperlukan suatu azas-azas atau
pedoman yang harus dipatuhi. Karena penyaluran logistik bukan sekedar menyalurkan
barang dari suatu pihak ke pihak lain namun juga berkaitan dengan perencanaan,
pengorganisasian dan pengendalian yang tepat sehingga tercapai efisiensi pencapaian
tujuan organisasi.

Menurut Lukas dan Rumsari(2004: 100-101), dalam rangka mendukung efisiensi


dan efektivitas kerja setiap unit kerja maupun organisasi secara keseluruhan dalam
penyaluran logistik harus memperhatikan dan mengimplementasikan azas-azas
penyaluran logistik. Adapun beberapa azas-azas penyaluran logistik antara lain:

1. Ketepatan jenis dan spesifikasi Logistik yang disampaikan.

Azas ini berkaitan erat dengan penyaluran logistik yang harus sesuai dengan jenis
dan spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya. Jangan sampai barang yang dipesan
nantinya setelah sampai pada pihak pemesan berbeda antara jenis dan spesifikasinya.
Maka dari itu azas ini merupakan azas yang penting.Secara fungsional azas ini bertujuan
untuk mencapai batas ”optimal” baik itu berupa kualitas maupun kuantitasnya. Selain itu
azas ini juga memperhatikan aspek efisiensi baik itu waktu, tenaga maupun
finansial.Kesalah pada azas ini akan sangan berakibat fatal bagi aktivitas kerja organisasi.
Hal ini secara nyata dapat dilihat pada pelaksanaan ujian nasional kemarin atau tahun
2013 yang sangat banyak kekurangan. Salah satu azas yang kurang diperhatikan dalam
penyaluran barang ini adalah azas ketepatan jenis dan spesifikasi yang disampaikan. Pada
kasus kemarin terjadi kesalahan terkait beberapa lembar jawab maupun lembar soal yang
tidak memenuhi standar.

2. Ketepatan nilai logistik yg disampaikan

Dalam azas ini yang diperhatikan adalah barang yang dikirim tidak kurang
maupun tidak lebih dari nilai yg telah ditetapkan semula. Azas ini berkaitan dengan
pertimbangan terkait pelaksanaan program efisiensi unit kerja. Oleh karena itu jika kita
melalaikan azas ini nantinya aakan menganggu proses aktivitas organisasi. Sebagai
contoh dapat dilihat pada pelaksanaan ujian nasional kemarin.

3. Ketepatan jumlah logistik yg disampaikan

Azas ini sangat memperhatikan ketelitian jumlah barang yang dikirim. Alangkah
baiknya barang yang dikirim itu tidak kurang ataupun tidak lebih dari yangg seharusnya
(sesuai permintaan/kebutuhan). Jika nantinya barang yang dikirim itu melebihi jumlah
yang ditentukan maka akan mengakibatkan pemborosan. Begitu juga sebaliknya jika
barang yang dikirim itu kurang dari yang diperlukan maka akan menghambat aktivitas
kerja suatu organisasi.Contoh dari pelanggaran azas ini adalah terkait penyaluran soal
ujian nasional 2013. Banyak sekolah-sekolah yang harus kekurangan soal, sehingga pihak
sekolah terpakasa harus menggandakan soal. Hal ini berakibat pada pelaksanaan ujian
nasional yang harus tertunda beberapa jam dan biasanya menggandakan soal seperti ini
akan rawan terjadi kebocoran soal.

4. Ketepatan waktu penyampaian

Azas ini sangat memperhatikan perhitungan waktu yang digunakan untuk


mendistribusikan barang-barang logistik. Jangan sampai barang yang dikirim terlambat
datang. Sehingga hal ini akan berakibat pada terhambatnya aktivitas kerja suatu
organisasi. Azas ini juga merupakan azas yang kurang diperhatikan dalam pelaksanaan
ujian nasional kemarin. Pengiriman logitik lembar soal dan lembar jawab ujian nasional
tidak datang tepat waktu. Misalnya saja lembar ujian yang seharusnya sudah diterima
sekolah-sekolah pada pagi hari pelaksanaan ujian nasional ternyata belum sepenuhnya
dapat diterima semua sekolah. Hal ini mengakibatkan pelaksanaan ujian nasional
menjadi kacau. Bahkan ada beberapa sekolah yang menunda pelaksanaan ujian nasional.

5. Ketepatan tempat penyampaian

Dalam azas ini yang diperhatikan adalah ketepatan tempat penyampaian barang-
barang logistik. Jangan sampai barang yang dikirim tersebut salah tujuan atau bahkan
tertukar dengan tempat atau unit kerja lain. Sehingga ketidaktepatan azas ini bukan hanya
akan mengganggu aktivitas kerja dari organisasi bersangkutan, namun juga akan
berdampak pada unit kerja yang lainnya. Oleh karena itu azas ini merupakan azas yang
sangat penting dalam suatu pesdistribusian barang-barang logistik. Pada akhirnya nanti
akan mengganggu efektifitas dan efisiensi organisasi secara keseluruhan.

6. Ketepatan kondisi logistik yg disampaikan

Azas ini melihat bahwa barang yang disampaikan haruslah siap pakai (“ready for
use”). Hal ini dikarenakan dalam rangka mendukung efektifitas dan efisiensi kerja suatu
organisasi. Agar barang selalu dapat digunakan atau siap pakai, diperlukan suatu
pemeliharaan dan perawatan barang selama di dalam penyimpanan atau gudang.

Selain memperhatikan azas-azas tersebut, hal lain yang perlu diperhatikan adalah
mengenai proses kegiatan dan administrasi distribusi logistik tersebut. Adapun langkah-
langkah atau proses pendistribusian logistik adalah sebagai berikut:

1. Meneliti surat pengadaan permintaan logistik dari pejabat yang berwenang.

Dalam proses ini bertujuan untuk mengetahui secara pasti logistik-logistik yang
dapat disalurkan kepada unit kerja yang membutuhkan logistik tersebut.

2. Mempersiapkan secara fisik barang-barang yang telah disetujui.

Dalam proses ini dilakukan pengambilan dan pengelompokan barang-barang


sesuai dengan permintaan unit-unit kerja yang membutuhkan. Selain itu pada tahap ini
juga sangat penting dilakukan pengecekan kembali terhadap logistik yang akan
disalurkan dengan cara dikelompokkan berdasarkan jenis, spesifikasi, jumlah, nilai
maupun kondisi barang tersebut.
3. Membawa logistik tersebut ke tempat khusus.

Tempat khusus yang dimaksud di sisni adalah tempat yang digunakan sebagai
tempat persiapan penyerahan logistik kepada unit kerja yang membutuhkan.

4. Penyerahan logistik kepada unit kerja yang membutuhkan.

Dalam tahapan ini dapat dilakukan melalui dua cara yaitu unit kerja yang
membutuhkan mengambil ke tempat pihak penyalur atau penyalur menyampaikan kepada
unit kerja yang membutuhkan.

Dalam rangka mendukung kelancaran penyaluran logistik juga dibutuhkan suatu


jadwal distribusi barang. Hal ini selain bertujuan untuk mendukung kelancaran distribusi
juga dimaksudkan agar suatu organisasi terbiasa dan terdidik untuk melakukan segala
kegiatan dengan suatu perencanaan. Dalam distribusi juga dikenal adanya sistem-sistem
distribusi. Sistem sistem tersebut bertujuan untuk:

1. Pelayanan pelanggan:

 Waktu tunggu penyerahan menjadi tepat

 Pengamanan terhadap ketidakpastian permintaan

 Memberikan bermacam barang yang diperlukan.

2. Efisiensi:

 Ongkos transportasi minimum

 Tingkat produksi dari pengisian pesanan

 Ukuran dan lokasi penyimpanan

 Akurasi data inventori

3. Investasi inventori minimum:

 Stok pengamanan yang diperlukan minimum


 Kuantitas pesanan untuk mengendalikan menjadi optimum.

2.5 Inventarisasi logistik

Salah satu fungsi manajemen logistik adalah pencatatan barang-barang logistik.


Pencatatan barang-barang logistik atau yang lebih dikenal dengan inventarisasi
merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi atau instansi. Dalam
pencatatan logistik sangat dibutuhkan suatu ketelitian dan ketertiban agar nantinya tidak
menyebabkan pemborosan pada suatu organisasi.

Pencatatan logistik juga harus memperhatikan beberapa aspek. Dalam pencatatan


harus menggunakan data – data terbaru (up to date). Hal ini menunjukkan begitu
pentingnya inventarisasi logistik bagi suatu organisasi. Selain itu hal ini juga menegaskan
bahwa dengan adanya inventarisasi logistik akan memberikan suatu informasi yang
berkaitan dengan keberadaan logistik misalnya dari fungsi penyimpanan dan penyaluran
ligostik. Informasi tersebut dapat digunakan sebagai sarana pengawan, pengendalian,
serta pengambilan keputusan terkait manajemen logistik. Berdasarkan Permendagri No.
17 Tahun 2007 : 54 inventaris merupakan kegiatan atau tindakan untuk melakukan
perhitungan, pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan data dan pelaporan
barang milik daerah unit pemakaian. Selain itu inventarisasi juga memiliki tujuan dan
manfaat. Adapun tujuan Inventarisasi Barang Milik/Kekayaan Daerah, antara lain :

1. Meyakini kebenaran fisik barang yang ada pada dokumen inventarisasi dan ketepatan
jumlahnya.

Hal ini dilakukan dalam rangka meneliti dan mencocokkan antara barang secara
fisik dengan catatan yang ada dalam dokumen inventarisasi, baik berkaitan dengan
jumlah, jenis maupun kualitas barang tersebut.

2. Mengetahui kondisi terkini barang (baik, rusak ringan, dan rusak berat)

3. Melaksanakan tata tertib administrasi yaitu :

a. Membuat usulan penghapusan barang yang sudah rusak berat

b. Mempertanggungjawabkan barang – barang yang tidak ditemukan/hilang


c. Mencatat/membukukan barang – barang yang belum dicatat dalam dokumen
inventaris

4. Mendata permasalahan yg ada atas inventarisasi sengketa tanah, kepemilikan yg


tidak jelas, inventarisasi yg dikuasai pihak ketiga

5. Menyediakan informasi nilai aset daerah sebagai dasar penyusunan neraca awal
daerah

Adapun Manfaat dari adanya inventarisasi antara lain:

- Lucas dan Rumsari, 2004 : 64

1. Memberikan informasi/ keterangan bagi yang membacanya

Dengan danya pencatatan logistik maka organisasi akan mudah memperoleh


informasi terkait jumlah, jenis, spesifikasi, umur maupun kondisi dari suatu barang.

2. Menjamin keamanan logistik

Dengan adanya pencatatan maka akan memudahkan dalam hal pengecekan


barang-barang. Sehingga dapat mengurangi resiko kerusakan maupun kehilangan, jadi
keamanan lebih terjamin.

3. Memberikan masukan untuk pengambilan keputusan dalam manajemen logistik

Dengan adanya pencatatan secara tertib dan baik maka akan dapat memberikan
pandangan terkait penetuan waktu pengadaan barang, maupun biaya operasional logistik.

4. Sebagai alat pertanggungjawaban

Dengan adanya inventarisasi diharapkan mampu menyediakan bukti-bukti


administratif dalam penyelenggaraan pengelolaan logistik. Sehingga sewaktu-waktu
diminta ataupun terjadi permasalahan terkait pengelolaan logistik, pihak yang
bersangkutan dapat mempertanggungjawabkannya melalui bukti-bukti administratif yang
ada.

- Kepmendagri No. 17 Tahun 2007


Inventarisasi bermanfaat untuk memberikan informasi yang tepat dalam perencanaan
kebutuhan dan penganggaran, pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan penyaluran,
penggunaan, penatausahaan, pemanfaatan, pengamatan dan pemeliharaan, penilaian,
penghapusan, pemindahtanganan, pembinaan pengawasan dan pengendalian, pembiayaan,
dan tuntutan ganti rugi.

Inventaris menggunakan beberapa dokumen, antara lain :

1. Buku Inventarisasi (BI)

Adalah himpunan catatan data teknis dan administrasi yang diperoleh dari catatan Kartu
Barang Inventarisasi sebagai hasil sensus ditiap – tiap SKPD yang dilaksanakan secara
serentak pada waktu tertentu. Buku Inventarisasi memuat data meliputi : lokasi,
jenis/merk, type, jumlah, ukuran,harga, tahun pembelian, asal barang, keadaan barang
tersebut.

2. Buku Induk Inventarisasi (BII)

Merupakan gabungan/kompilasi buku inventaris. Jadi buku ini berisi semua barang-
barang yang ada dalam buku inventarisasi disetiap SKPD. Dengan kata lain cakupan
buku ini lebih luas dibandingkan buku inventarisasi (BI).

3. Kartu Inventarisasi Barang (KIB)

Kartu Inventarisasi Barang (KIB) adalah kartu untuk mencatat barang – barang
inventarisasi secara tersendiri atau kumpulan/kolektif dilengkapi data asal, volume,
kapasitas, merk, type, nilai/harga dan data lain yang diperlukan untuk menginventarisasi
maupun tujuan lain dari dipergunakannya selama barang itu belum dihapuskan.

4. Inventarisasi Ruangan (KIR)

Kartu Inventarisasi Ruangan (KIR) adalah kartu untuk mencatatkan barang – barang
inventarisasi yang ada dalam ruangan kerja. Jadi di setiap ruangan biasanya terdapat
kartu ini dan pencatatannya biasanya hanya terbatas pada barang yang ada di dalam
ruangan tersebut.
5. Daftar Mutasi Barang

Daftar yang memuat data barang yang berkurang dan/bertambah dalam suatu jangka
waktu tertentu (1 semester dan 1 tahun). Barang itu bertambah dikarenakan, Pengadaan
baru karena pembelian, Sumbangan atau hibah, Tukar menukar. Dan berkurang karena
Dujual/ dihapuskan, Musnah/ hilang/ mati, Dihibahkan/ disumbangkan, Tukar menukar/
ruislag/ tukar guling/ dilepaskan dengan ganti rugi.

2.6 Klasifikasi dan kodefikasi dalam kegiatan inventaris

Pada dasarnya dalam pencatatan barang/ logistik diperlukan ketelitian dan


ketertiban dalam pencatatan. oleh karena itu dalam rangka membantu memudahkan
pencatatan barang dan pengelompokan barang sesuai dengan jenis dan spesifikasinya
diperlukan suatu metode atau cara tertentu. Cara tersebut dikenal dengan istilah
klasifikasi dan kodefikasi.

2.6.1 Klasifikasi (Penggolongan Barang Menurut Jenisnya)

Klasifikasi adalah pengelompokan barang sesuai dengan jenisnya. Penggolongan barang


tersebut biasanya dikelompokkan menjadi 2, yaitu:

1. Barang habis pakai

2. Barang tahan lama

Pengklasifikasian barang di atas masih terlalu luas, jika dipersempit lagi barang-barang
tersebut bisa dikelompokkan menjadi:

1. Raw materials (bahan-bahan baku)

2. Fabricating material part (barang-barang yang masuk dalam proses produksi)

3. Operating supplies (barang-barang yang membantu proses produksi)

4. Instalation (alat-alat utama produksi)


5. Accesory equipment (alat pembantu utama instalasi)

Pada dasarnya penggolongan atas barang – barang dalam organisasi bergantung


pada jenis dan kegiatan operasional organisasi. Setiap instansi (organisasi) memiliki
kebebasan melakukan pengelompokan atas barang–barang yang dimilikinya, tetapi tetap
berpedoman pada orientasi guna mempermudah dalam pengenalan, pengawasan,
keselamatan dan keamanan logistik.

· 2.6.2 Kodefikasi

Adalah pemberian pengkodean barang pada setiap barang inventarisasi milik


pemerintah daerah yang menyatakan kode lokasi dan kode barang.

 Nomor kode lokasi

Nomor kode lokasi menggambarkan /menjelaskan status kepemilikan barang.


Apakah barang tersebut milik Provinsi, Kabupaten/Kota, Bidang, SKPD maupun
Unit Kerja serta tahun pembelian barang. Nomor kode lokasi biasanya terdiri 14
digit atau lebih sesuai kebutuhan daerah. Angka-angka tersebut atau digit nomor
kode lokasi ditulis secara berurutan dalam satu garis datar. Aturan penulisan
nomor kode lokasi adalah sebagai berikut:

 Nomor Kode Barang

Nomor kode barang diklasifikasikan ke dalam 6 golongan, yaitu :

· - Tanah (01)

· - Mesin dan peralatan (02)

· - Gedung dan bangunan (03)

· - Jalan, irigasi, dan jaringan (04)

· - Aset tetap lainnya (05)

· - Konstruksi dalam pengerjaan (06)


Tujuan dan manfaat kodefikasi dan klasifikasi pada dasarnya adalah untuk
mempermudah penataan administrasi serta pengawasan dan pengenalan terhadap barang
inventarisasi yang berada di instansi pemerintah.

2.7 Sistem Penyimpanan Persediaan Medis di rumah Sakit

Salah satu persedian medis yang sangat penting dalam suatu rumah sakit adalah
obat. Obat menjadi tujuan utama seseorang memakai jasa pelayanan rumah sakit. Oleh
sebab itu system penyimpanan persedian medis ini sangat penting untuk dilakukan
tentunya dengan prosedur yang tepat dan benar.

Adapun tujuan penyimpanan obat-obatan adalah untuk:

a) Untuk memelihara mutu obat

b) Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab

c) Menjaga kelangsungan persediaan

d) Memudahkan pencarian dan pengawasan

Standar penyimpanan obat yang sering di gunakan adalah sebagai berikut (Anonim, 2011)

a) Persyaratan gudang

b) Luas minimal 3 x 4 m2

c) Ruang kering tidak lembab

d) Ada ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembab

e) Cahaya cukup

f) Lantai dari tegel atau semen

g) Dinding dibuat licin

h) Hindari pembuatan sudut lantai dan dinding yang tajam

i) Ada gudang penyimpanan obat


j) Ada pintu dilengkapi kunci ganda

k) Ada lemari khusus untuk narkotika

Untuk menjaga kualitas obat dan mengatur persediaan obat dalam suatu rumah
sakit, maka ada beberapa system dalam penyimpanan persediaan obat dalam rumah sakit
antara lain sebagai berikut:

1. Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis, apabila tidak memungkinkan obat
yang sejenis dapat dikelompokkan menjadi satu.

2. Gunakan system FIFO (First in First Out) dalam penyusunan obat yaitu obat yang
pertama diterima harus pertama juga digunakan sebab umumnya obat yang datang
pertama biasanya juga diproduksi lebih awal dan akan kadaluwarsa lebih awal pula.

3. Menggunakan system FEFO (First Expired First Out) yang berarti obat yang lebih awal
kadaluarsa harus dikeluarkan terlebih dahulu.

4. Susun obat yang berjumlah besar di atas pallet atau diganjal dengan kayu secara rapi dan
teratur.

5. .Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan obat-obatan yang berjumlah
sedikit tetapi mahal harganya.

6. Susun obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi
bakteri pada tempat yang sesuai.

7. Susun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan obat dalam dengan obat-obatan
untuk pemakaian luar.

8. Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi.

9. Apabila gudang tidak mempunyai rak maka dus-dus bekas dapat dimanfaatkan sebagai
tempat penyimpanan.
10. Barang-barang yang memakan tempat seperti kapas dapat disimpan dalam dus besar,
sedangkan dus kecil dapat digunakan untuk menyimpan obat-obatan dalam kaleng atau
botol.

11. .Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam box masing-
masing, ambil seperlunya dan susun dalam satu dus bersama obat-obatan lainnya. Pada
bagian luar dus dapat dibuat daftar obat yang disimpan dalam dus tersebut..

12. Obat-obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian maka perlu dilakukan rotasi stok
agar obat tersebut tidak selalu berada dibelakang yang dapat menyebabkan kadaluarsa
obat

Adapun prosedur penyimpanan yang diterapkan menurut WHO dalam pedoman


penyimpanan Obat Esensial dan Alat Kesehatan (2003) antara lain :

a) Sesuai urutan abjad generic name

Sering digunakan dalam fasilitas kecil maupun besar.

b) Therapeutic atau Pharmatologis

Sangat berguna untuk ruang penyimpanan yang kecil dan apabila penjaga ruang
penyimpanan memiliki pengetahuan dalam pharmacology

c) Dosage Form

system ini obat – obatan dikategorikan berdasarkan bentuknya.

d) System Level

Item yang digunakan dalam system pelayanan kesehatan yang berbeda disimpan
bersamaan.

e) Frequency of Use

Produk yang sering digunakan dan berpindah tempat dengan cepat disimpan
diruangan bagian depan atau lebih dekat dengan area penggunaan.
f) Random Bin

Dengan cara memberi kode ke tempat penyimpanan yang menunjukan posisi dan
tempat obat tersebut disimpan. System ini membutuhkan komputerisasi.

g) Commodity Coding

Setiap item memiliki artikel sendiri dan kode lokasi.

2.8 Sistem Penyimpanan Persediaan Non Medis di Rumah Sakit

Logistik non medis di rumah sakit biasanya merupakan barang kecil dan disebut
dengan barang keperluan rumah tangga dari rumah sakit (Sabarguna, 2005). Walaupun
terdiri dari barang kecil, sering murah harganya, tetapi logistik non medis dapat
mengangkat nama baik rumah sakit, seperti toilet di rumah sakit bila tidak ada risol maka
toilet tersebut akan menjadi bau yang secara langsung maupun tidak langsung
mengganggu kenyamanan kerja petugas di rumah sakit itu sendiri maupun pengguna
jasa kesehatan yang ada di rumah sakit tersebut. Walaupun terdiri dari barang yang
kecil, namun bila dijumlahkan akan bernilai rupiah besar apalagi dalam jangka waktu
yang panjang. Kepentingan tersebut biasanya baru terasa bila terjadi kasus seperti di
atas, dan nantinya akan ada saling menyalahkan diantara yang terlibat. Untuk
menghindari hal ini, ada baiknya diatur pengelolaan yang sederhana tetapi tepat, tidak
menjadi rumit dan birokratis, mudah untuk diikuti, tepat dan menjamin terjadinya
efisiensi.

Strategi persediaan yang dapat diterapkan untuk mengatasai masalah tersebut


adalah menggunakan metode continuous review inventory, yaitu suatu metode persediaan
yang melakukan mereviu item barang dan jumlah barang secara terus menerus sehingga
nilai persediaan selalu dapat diketahui kapanpun. Risiko dan ketidakpastian dalam
analisis persediaan disebabkan oleh banyak variable diantaranya adalah variasi dalam
permintaan dan lead time, namun variasi ini diserap oleh Safety Stock (SS) yang
berfungsi sebagai penyangga untuk mencegah persediaan habis terkait adanya gangguan
secara tiba-tiba baik dari alam maupun lingkungan. Stock ini diperlukan untuk
mengantisipasi lonjakan permintaan selama masa Reorder Point (ROP).
DAFTAR PUSTAKA

Apple, James M. 1990. Tata letak Pabrik dan Pemindahan Bahan. Bandung: ITB

Dwiantara, Lukas., Sumarto, Rumsari. 2005. Manajemen logistik. Jakarta: Grasindo

Gaspersz, Vincent. 2004. Production Planning and Inventory Control. Jakarta: Gramedia Pustaka
Utama

Anda mungkin juga menyukai