LAPORAN MANAJEMEN FEBRUARI 2020

MANAGEMEN REKAM MEDIS

DI PUSKESMAS KALEKE

NAMA : Yudit Setiawan

STAMBUK : N 111 17 138

PEMBIMBING : drg. Miranti Umar, M.Kes

dr. Sherly

BAGIAN ILMU KESEHATAN MASYARAKAT – KEDOKTERAN

KOMUNITAS

FAKULTAS KEDOKTERAN

UNIVERSITAS TADULAKO

PALU

2020
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pembangungan kesehatan sebagai bagian integral dari pembangunan
nasional, pada hakekatnya adalah penyelenggaraan upaya kesehatan untuk
mencapai hidup sehat bagi setiap penduduk agar dapat mewujudkan derajat
kesehatan yang optimal sebagai salah satu unsur kesejahteraan umum yang
merupakan bagian dari tujuan nasional. Sarana pelayanan kesehatan merupakan
lembaga yang mendukung dalam mewujudkan tujuan nasional khususnya
dibidang kesehatan, salah satu lembaga tersebut adalah Pusat Kesehatan
Masyarakat (Puskesmas).5
Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) adalah salah satu sarana
pelayanan kesehatan masyarakat yang amat penting di Indonesia. Puskesmas
adalah unit pelaksana teknis dinas kabupaten/kota yang bertanggungjawab
menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kerja. Dalam
menjalankan kegiatannya puskesmas didukung oleh beberapa unit atau
departmen, salah satu unit tersebut adalah rekam medis.5
Unit rekam medis merupakan unit yang mempunyai kegiatan yang
beragam, tidak hanya terpaku pada kegiatan pencatatan saja tetapi rekam medis
adalah unit yang mengelola berkas beserta isi dari rekam medis itu sendiri.
Pengelolaan yang dimaksud adalah proses pengelolaan berkas rekam medis
pasien dari awal berkas diberikan sampai berkas tersebut disimpan didalam rak
penyimpanan3
Rekam Medis menurut Permenkes No.269 tahun 2008 adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Setiap sarana kesehatan wajib membuat rekam medis, diisi oleh dokter dan atau
tenaga kesehatan lain yang terkait, harus dibuat segera dan dilengkapi setelah
pasien menerima pelayanan, serta harus dibubuhi tanda tangan yang
memberikan pelayanan.1

2
 Manajemen Rekam Medis di Puskesmas Kaleke masih perlu diperhatikan
dalam segi penyimpanan rekam medis itu sendiri.
Rekam medis ada dua jenis yaitu rekam medis aktif dan inaktif. Rekam
medis aktif adalah rekam medis yang masih dipergunakan karena frekuensi
kunjungannya masih memungkinkan dipertahankannya rekam medis tersebut,
sedangkan rekam medis inaktif adalah rekam medis yang telah mencapai waktu
tertentu tidak pernah digunakan lagi karena pasiennya tidak pernah berkunjung
ke rumah sakit tersebut.2
Menurut Depkes RI (2006), penyusutan rekam medis adalah suatu
kegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan cara:
a. Memindahkan arsip rekam medis aktif ke rak inaktif dengan cara memilah
pada rak penyimpanan dengan tahun kunjungan.
b. Memikrofilmkan berkas rekam medis sesuai ketentuan yang berlaku.
c. Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilmkan dengan
cara tertentu sesuai ketentuan.2
Upaya penyelamatan dokumen/arsip bisa melalui berbagai cara di
antaranya dengan upaya preventif dan kuratif. Upaya preventif dilakukan dalam
bentuk penyediaan ruang penyimpanan yang memadai dan memenuhi
syarat/standar gedung penyimpanan. Upaya ini merupakan perlindungan fisik
dan nilai informasi dokumen/arsip terhadap bahaya dan gangguan. Artinya,
upaya preventif dilakukan terhadap dokumen/arsip melalui pencegahan dan
pelaksanaan standar penyimpanan yang efektif. Adapun penyelamatan
dokumen/arsip melalui secara kuratif dilaksanakan jika terdapat unsur perusak
terhadap dokumen/arsip misalnya dengan restorasi, duplikasi, atau digitalisasi.5
Dalam laporan kali ini akan dibahas mengenai “Pengarsipan Rekam Medis
di Puskesmas Kaleke” karena Pengarsipan Rekam Medis turut mempengaruhi
mutu pelayanan di Puskesmas Kaleke.

3
1.2.Tujuan
Adapun tujuan dari penyusunan laporan manajemen ini antara lain;
1. Sebagai bahan pembelajaran dan pelatihan dalam manajemen rekam medis
di Puskesmas Kaleke.
2. Sebagai syarat penyelesaian tugas di bidang Ilmu Kesehatan Masyarakat.
3. Sebagai evaluasi keberhasilan pelaksanaan program pengarsipan rekam
medis di Puskesmas Kaleke.

4
 BAB II
IDENTIFIKASI MASALAH

2.1 Gambaran Umum UPTD Urusan Puskesmas

1. Keadaan Umum
Puskesmas Kaleke merupakan Puskesmas yang berada di
Kabupaten Sigi Kecamatan Dolo Barat dengan luas wilayah kerjanya ±
70,07 km2 yang secara administratif pemerintah terdiri dari 10 Desa dan
34 Dusun. Secara geografis, Puskesmas Kaleke terdiri dari 63% dataran,
27,2% perbukitan, dan 9,2% pegunungan. Ada desa maupun dusun
10,5% yang wilayahnya sulit dijangkau dengan kendaraan bermotor
sehingga hanya dapat dicapai dengan berjalan kaki.. batas-batas wilayah
kerja Puskesmas Kaleke sebagai berikut :7
 Sebelah Utara : Berbatasan dengan wilayah kerja Puskesmas
Marawola
 Sebelah Selatan: Berbatasan dengan wilayah kerja Puskesmas
Baluasae
 Sebelah Timur : Berbatasan dengan wilayah kerja Puskesmas Dolo
 Sebelah Barat : Berbatasan dengan Kecamatan Rio Pakava
2. Kependudukan
Adapun jumlah penduduk di wilayah kerja Puskesmas Kaleka sebagai
berikut :7
No Jenis Kelamin Jumlah
1. Laki-Laki 6.503 jiwa
2. Perempuan 6.381 jiwa
Jumlah penduduk 12.884 jiwa

2.2 Isi rekam medis

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.
269/MENKES/PER/ III/2008 tentang Rekam Medis, Isi rekam medis dibagi
menjadi :

5
a. Rekam Medis untuk pasien rawat jalan pada sarana pelayanan kesehatan
yang memuat :
 Identitas pasien;
 Tanggal dan waktu;
 Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat
penyakit;
 Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik;
 Diagnosis;
 Rencana penatalaksanaan;
 Pengobatan dan/atau tindakan;
 Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien;
 Sedangkan untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram
klinik;
 dan persetujuan tindakan bila diperlukan.
b. Rekam medis untuk pasien rawat inap dan perawatan satu hari yang
memuat :
 Identitas pasien;
 Tanggal dan waktu;
 Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat
penyakit;
 Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik;
 Diagnosis;
 Rencana penatalaksanaan;
 Pengobatan dan/atau tindakan;
 Persetujuan tindakan bila diperlukan;
 Catatan observasi klinis dan hasil pengobatan;
 Ringkasan pulang;
 Nama dan tandatangan dokter, Doktergigi, atau tenaga kesehatan tertentu
yang memberikan pelayanan kesehatan;
 Pelayanan lain yang dilakukan oleh tenaga kesehatan tertentu;
 Dan untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik.

6
 c. Rekam medis untuk pasien gawat darurat yang memuat:
 Identitas pasien;
 Kondisi saat pasien tiba di sarana pelayanan kesehatan;
 Identitas pengantar pasien;
 Tanggal dan waktu;
 Hasil anamnesis, mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat
penyakit;
 Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang medik;
 Diagnosis;
 Pengobatan dan/atau tindakan;
 Ringkasan kondisi pasien sebelum meninggalkan pelayanan unit gawat
darurat dan rencana tindaklanjut;
 Nama dan tanda tangan dokter, dokter gigi, atau tenaga kesehatan
tertentu yang memberikan pelayanan kesehatan;
 Sarana transportasi yang digunakan bagi pasien yang akan dipindahkan
ke sarana pelayanan kesehatan lain;
 Dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.1

2.3 Alur pasien dan alur arsip rekam medis

Alur rekam medis pasien rawat jalan dari mulai pendaftaran hingga
penyimpanan rekam medis secara garis besar (Menurut Depkes) adalah sebagai
berikut :
1. Pasien dengan membawa karcis mendaftar ke tempat penerimaan pasien
Rawat Jalan.
2. Petugas tempat penerimaan, pasien Rawat Jalan mencatat pada buku
register nama pasien, nomor Rekam Medis, identitas, dan data sosial
pasien.
3. Petugas tempat penerimaan pasien membuat kartu berobat untuk diberikan
kepada pasien, yang harus dibawa apa pasien berobat ulang.

7
 4. Pasien ulangan yang sudah memiliki kartu berobat disamping harus
memperlihatkan karcis juga harus menunjukan kartu berobat kepada
petugas akan mengambil berkas Rekam Medis pasien ulangan tersebut.
5. Kartu poliklinik dikirim ke poliklinik yang dituju sesuai dengan keluhan
pasien, sedangkan pasien datang sendiri ke poliklinik.
6. Petugas poliklinik mencatat pada buku Register Pasien Rawat Jalan nama,
nomor rekam medis, jenis kunjungan, tinakan atau pelayanan yang
diberikan dan sebagainya.
7. Petugas di Poliklinik (perawat) membuat laporan atau rekapitulasi harian
pasien Rawat jalan.
8. Petugas rekam medis memeriksa kelengkapan pengisian Rekam Medis
dan untuk yang belum lengkap segera diupayakan kelengkapannya.
9. Petugas rekam medis membuat rekapitulasi setiap akhir bulan, untuk
membuat laporan dan statistik rumah sakit.
10. Berkas Rekam Medis pasien disimpan menurut nomor Rekam Medisnya1

2.4 Ruang Penyimpanan Rekam Medis

Ruang penyimpanan rekam medis harus dapat memberi pelayanan yang
cepat kepada seluru pasien, mudah dicapai dari segala tempat dan mudah
menunjang administrasi.Ruang penyimpanan yang baik, pengaturan suhu
ruangan, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap keselamatan
petugas.Ruang penyimpanan rekam medis sangat membantu dalam
memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan produktivitas pegawai yang
ada di ruang penyimpanan rekam medis. Ruang penyimpanan harus
memperhatikan hal – hal sebagai berikut :
1. Untuk suhu udara di ruang penyimpanan rekam medis berkisar antara 18-
28 ˚C sedangkan kelembaban 50 % – 65 %, karena Indonesia negara tropis.
Pemasangan air condition (AC) juga bisa mengurangi banyaknya debu.1
2. Menurut Kepmenkes No.1405 tahun 2012 tentang pencahayaan,
pencahayaan adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang
diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif. Intensitas cahaya

8
 diruang kerja minimal 100 lux. Agar pencahayaan alami di ruang
penyimpanan memenuhi persyaratan kesehatan perlu dilakukan suatu
tindakan sebagai berikut :
a. Pencahayaan alam maupun buatan diupayakan agar tidak menimbulkan
kesilauan dan memiliki intensitas sesuai dengan kebutuhannya.
b. Kontras sesuai kebutuhan, hindarkan terjadinya kesilauan atau
bayangan.
c. Penempatan bola lampu dapat menghasilkan penyinaran yang optimum
dan bola lampu sering dibersihkan.
d. Bola lampu yang mulai tidak berfungsi dengan baik untuk segera
diganti.
3. Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama, perusak atau pemakan
kertas arsip, antara lain jamur, rayap, ngengat.
4. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lain
untuk menjaga keamanan arsip-arsip tersebut mengingat bahwa arsip
tersebut sifatnya rahasia, mengurangi lalu lintas pegawai lainnya, dan
menghindari pegawai lain memasuki ruangan sehingga pencurian arsip
dapat dihindari.
5. Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah rak terbuka
(open self file unit), lemari lima laci (five-drawer file cabinet), dan roll
o’pack. Alat ini hanya mampu dimiliki oleh rumah sakit tertentu karena
harganya yang sangat mahal. Rak terbuka dianjurkan
6. karena harganya lebih murah, petugas dapat mengambil dan menyimpan
rekam medis lebih cepat, dan menghemat ruangan dengan menampung
lebih banyak rekam medis dan tidak terlalu makan tempat. Harus tersedia
rak-rak penyimpanan yang dapat diangkat dengan mudah atau rak-rak
beroda .
7. Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90 cm. Jika
menggunakan lemari lima laci dijejer satu baris, ruangan lowong
didepannya harus 90 cm, jika diletakkan saling berhadapan harus disediakan
ruang lowong paling tidak 150 cm, untuk memungkinkan membuka laci-

9
 laci tersebut. Lemari lima laci memang tampak lebih rapi dan rekam medis
terlindung dari debu dan kotoran dari luar. Pemeliharaan kebersihan yang
baik, akan memelihara rekam medis tetap rapi dalam hal penggunaan rak-
rak terbuka. Faktor-faktor keselamatan harus diutamakan pada bagian
penyimpanan rekam medis.3

2.5 Pengarsipan Rekam Medis

Menurut Candrawati (2010), Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan
atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad,
numerik atau nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai
identitas arsip yang terkait. Berikut adalah penjabaran dari masing-masing
sistem pengarsipan, yaitu :
1. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode
penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar
penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan atau
organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama
diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju
(surat keluar).

2. Sistem Subjek (Pokok Isi Surat)

Sistem subjek adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat
berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Yang perlu
dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.
a) Daftar Indeks adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan yang
dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan. Masalah-
masalah tersebut kemudian diuraikan lagi.Masalah pokok tersebut
dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut
dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi

10
 lagi menjadi masalah yang lebih kecil disebut sub pembagian
pembantu.
b) Perlengkapan menyimpan surat
Antara lain:
 Filling Cabinet
 Guide
 Folder
 Kartu kendali
c) Pemberian kode surat
Kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka
untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam
Pola Klasifikasi Arsip.
d) Penyimpanan surat
Dengan cara membaca surat untuk mengetahui isi surat, memberi
kode surat, mencatat surat dalam kartu kendali, menyimpan kartu
kendali.

3. Sistem Nomor (Numeric Filing System)

Sistem Nomor merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam medis
berdasarkan urutan nomer dari arsip atau berkas rekam medis itu sendiri.
4. Sistem Geografis atau Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip
berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu
surat. Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau
tempat penyimpanan berdasarkan geografi atau wilayah atau kota dari
surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk
dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak
dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus
dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
5. Sistem Tanggal (Chronologis)

11
 Sistem tanggal merupakan jenis penjajaran arsip atau berkas rekam
medis yang berdasarkan urutan peristiwa atau kejadian.3

2.6 Sistem penomoran rekam medis

A. Sistem penomoran
1. Pemberian Nomor Cara Seri {Serial Numbering System)
Pemberian nomor cara seri atau dikenal dengan Serial Numbering System
adalah suatu sistem penomoran dimana setiap penderita yang berkunjung
di puskesmas selalu mendapat nomor baru dan semua nomor yang telah
diberikan kepada pasien tersebut harus dicatat pada kartu index utama
pasien yang bersangkutan, sedangkan dokumen rekam medisnya disimpan
diberbagai tempat sesuai dengan nomor yang telah diperolehnya. Adapun
keuntungannya petugas mudah mengerjakan, dan kerugiannya adalah sulit
dan membutuhkan waktu lama dalam mencari dokumen rekam medis,
sehingga informasi medis menjadi tidak berkesinambungan.
2. Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System)
Pemberian nomor cara unit atau dikenal dengan Unit Numbering System
adalah suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor
rekam medis pada pasien rawat jalan maupun pasien rawat inap dan gawat
darurat. Setiap pasien yang berkunjung mendapat satu nomor, pada saat
pertama kali pasien datang ke puskesmas, dan digunakan selamanya untuk
kunjungan berikutnya, sehingga rekam medis penderita tersebut hanya
tersimpan dalam satu berkas dibawah satu nomor. Keuntungan dengan
menggunakan unit numbering system adalah informasi medis dapat
berkesinambungan.
3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit ( Serial Unit Numbering System )
Pemberian nomor cara seri unit atau dikenal dengan Serial Unit
Numbering System adalah suatu sistem pemberian nomor dengan
menggabungkan sistem seri dengan sistem unit. Dimana setiap pasien
datang berkunjung ke puskesmas di beri nomor baru, tetapi dokumen

12
 rekam medis terdahulu digabungkan dan disimpan jadi satu dibawah
nomor baru.3
B. Sistem Penjajaran .Cara penjajaran dokumen penyimpanan rekam medis
dibagi menjadi:
1. Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical Filing) Penyimpanan
dengan cara nomor langsung (Straight Numerical Filing) adalah
penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan secara beturut-turut
sesuai dengan urutan nomornya.
Kelebihan :
a. Bila ingin mengambil beberapa dokumen dengan nomor yang
berurutan dari rak untuk keperluan pendidikan, penelitian atau di non
aktifkan akan sangat mudah.
b. Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan pekerjaan
penyimpanan tersebut
Kekurangan :
a. Petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor rekam medis
sehingga mudah terjadi kekeliruan dalam penyimpanan makin besar
angka yang diperhatikan, makin besar kemungkinan membuat
kesalahan.
b. Terjadinya konsentrasi Dokumen rekam medis (DRM) pada rak
penyimpanan untuk nomor besar, yaitu rekam medis dengan nomor
terbaru, sehingga beberapa petugas yang bekerja bersamaan akan
berdesak-desakan di satu tempat.
c. Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan, karena
tidak mungkin memberikan tugas bagi seorang staf untuk bertanggung
jawab pada rak-rak penyimpanan tertentu.
2. Sistem Angka Akhir ( Terminal Digit Filing ) Penyimpanan dengan cara
angka akhir disebut dengan “Terminal Digit Filing “. Sistem penjajaran
dengan sistem angka akhir atau TDF yaitu suatu sistem penyimpanan
dokumen rekam medis dengan mensejajarkan urutan folder dokumen
rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka

13
kelompok akhir. Untuk menjalankan sistem ini, terlebih dahulu disiapkan
rak penyimpanan dengan membaginya menjadi 100 (section) sesuai
dengan 2 angka kelompok akhir tersebut, mulai dari section 00;01;02 dan
seterusnya sampai section 99. Kemudian cara menyimpannya pada setiap
section diisi dengan folder dokumem rekam medis dengan nomor rekam
medis dengan 2 angka kelompok akhir yang sama sebagai digit pertama
(Primary Digit ) sebagai patokan. Selanjutnya secara berturut-turut
(dibelakangnya) dengan berpatokan pada 2 angka kelompok tengah
sebagai digit kedua (Secondary Digit ) dan patokan berikutnya pada 2
angka kelompok akhir sebagai digit ketiga (Tertiary Digit ).
Kelebihan :
a. Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara
merata ke 100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan
b. Petugas-petugas penyimpanan tidak akan terpaksa berdesak-desakan
di satu tempat dimana rekam medis harus disimpan di rak.
c. Petugas-petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section
tertentu misalnya ada 4 petugas masing-masing diserahi 25 persen dari
total section.
d. Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata
mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya
untuk setiap section sehingga mudah mengingat letak dokumen rekam
medis
e. Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari
setiap section, pada saat ditambahnya rekam medis baru di section
tersebut.
f. Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa
dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
g. Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan
perencanaan peralatan penyimpanan (jumlah rak).
h. Kekeliruan menyimpan (misfile) dapat dicegah, karena petugas
penyimpanan hanya memperhatikan 2 angka saja dalam memasukkan

14
 rekam medis kedalam rak sehingga jarang terjadi kekeliruan membaca
angka.
Kekurangan :
a. Latihan dan bimbingan bagi petugas penyimpanan dalam hal sistem
angka akhir, mungkin lebih lama dibandingkan latihan dengan sistem
penomoran langsung,tetapi umumnya petugas dapat dilatih dalam
waktu yang tidak terlalu lama.
b. Membutuhkan biaya awal lebih besar karena harus menyiapkan rak
penyimpanan terlebih dahulu.3
2 Sistem Angka Tengah (Middle Digit Filing) Sistem penjajaran dengan sistem
angka tengah atau MDF yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis
dengan menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor
rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Kelebihan dan kekurangan sistem
ini sama dengan TDF namun yang membedakan adalah angka yang terletak di
tengah-tengah menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri
menjadi angka kedua, dan angka yang paling kanan menjadi yang ketiga.3

2.7 Pemusnahan Rekam Medis

Menurut PERMENKES No. 269/MenKes/Per/III/2008: Tentang
REKAM MEDIS. Rekam medis pasien rawat inap di rumah sakitwajib
disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari
tgl terakhir pasien berobat atau dipulangkan. Setelah batas waktu 5 (lima) tahun
dilampaui rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan
persetujuan tindakan medik. Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik
harus disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal
dibuatnya ringkasan tersebut.Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan
non rumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 2
(dua) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat. Setelah batas waktu
sebagaimana dimaksud dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan.1

15
2.8 Identifikasi Masalah
Pada laporan manajemen ini, permasalahan terkait program manajemen rekam
medik di Puskesmas Kaleke yang akan dibahas antara lain:
1. Input : Jumlah dan standar sumber daya manusia (tenaga rekam medik) yang
masih terbatas dan tidak sesuai, serta sarana dan prasarana yang masih kurang
dalam menyokong penyelenggaran rekam medik di Puskesmas Kaleke
2. Proses: Pemusnahan rekam medik yang belum pernah dilakukan oleh
Puskesmas Kaleke dan proses penyimpanan rekam medik yang masih belum
semua terealisasi akibat masalah sarana dan prasarana
3. Output : Belum tercapainya SDM, sarana dan prasarana, dan proses
manajemen dari rekam medik itu sendiri, tetapi pelayanan dari pelaksana rekam
medik sudah mengikuti standar yang berlaku.

16
 BAB III

PEMBAHASAN

Pada laporan manajemen ini, permasalahan terkait dengan Pengarsipan

Rekam Medis di Puskesmas Donggala yang akan dibahas antara lain :
a. Input
Input Puskesmas
SDM SDM berjumlah 1 orang, dan dengan latar belakang
pendidikan tidak dari rekam medik.

Sarana dan Sarana dan prasarana masih belum memadai, ruangan

Prasarana dan rak penyimpanan rekam medis yang tidak sesuai
dengan jumlah rekam medis yang ada.

Akses Mudah dijangkau dalam pengambilan rekam medis di

lemari penyimpanan RM.
Pendanaan Pembiayaan yang bersumber dari pemerintah yaitu
JKN.
Pencatatan Setiap pasien yang telah mendaftar kemudian di catat
dibuku kunjungan berobat, kemudian mendapatkan
nomor Rekam Medis sesuai dengan urutan atau sesuai
dengan penomoran yang di catat dalam kartu
kunjungan Berobat yang diberikan kepada pasien.
Setelah di periksa dan diterapi dokter, kemudian di
simpan kembali dalam rak penyimpanan rekam medis
di puskesmas Kaleke.

Pengarsipan rekam medis di Puskesmas Kaleke tahun 2020 pola

keterangannya yaitu terdapat 1 staf petugas rekam medis yang merupakan
pelaksana program kesehatan lingkungan dan dengan latar belakang pendidikan

17
tidak dari rekam medik. Dalam Peraturan Menteri Kesehatan nomor 55 tahun
2013 pendidikan terakhir untuk perekam medis adalah minimal Diploma tiga
(D3) rekam medik dan pada puskesmas Kaleke pendidikan dari staf tidak
memenuhi.

b. Proses
Permasalahan yang ditemukan dalam pelaksanaan manajemen
rekam medis adalah penyimpanan rekam medis yang tidak didukung oleh
rak penyimpanan dan ruangan yang memadai sehingga masih terdapat
rekam medik yang belum tersimpan dalam rak rekam medik. Pemusnahan
dari rekam medis puskesmas Kaleke yang dilaksanakan setiap 5 tahun,
dimana pada non rumah sakit dapat dilakukan pemusnahan rekam medik
setiap 2 tahun sekali.
Pelaksanaan pengambilan rekam medis dari rak penyimpanan
dilakukan oleh petugas berdasarkan sistem nomor kartu berobat atau
(Numeric Filing System). Sistem Nomor merupakan jenis penjajaran arsip
atau berkas rekam medis berdasarkan urutan nomer dari arsip atau berkas
rekam medis itu sendiri. Pencarian nomor rekam medis dilakuakan secara
manual, jika pasien lupa nomor kartu berobatnya maka dari petugas
puskesmas akan mencari nomor kartu berobat di komputer yang ada di
ruangan loket.
Pengembalian berkas rekam medis ialah mengembalikan setiap
berkas rekam medis yang telah selesai digunakan dan menyimpan kembali
ke berkas rekam medis ke rak penyimpanan. Sebelum pengembalian rekam
medis di rak penyimpanan, maka harus di lihat kembali pada daftar buku
register kunjungan terlebih dahulu, kemudian dilakukan entri atau
memasukkan data rekam medik pada hari itu ke komputer setelah itu barulah
dimasukkan kembali ke dalam rak penyimpanan.
Sarana dan Prasarana Rekam Medis, menurut Permenkes No.269
MENKES/PER/ III/2008 tentang Rekam Medis Bab III, pasal 7 bahwa
sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan

18
 dalam rangka penyelenggaraan rekam medis. Rekam medis diselenggarakan
oleh Unit Rekam Medis salah satunya yaitu filing yang merupakan media
untuk penyimpanan dokumen rekam medis yang berfungsi sebagai
penyimpanan, penyedia dan pelindung dokumen rekam medis. Berdasarkan
penjelasan di atas, unit rekam medis salah satunya filing memiliki peran
dalam hal penyimpanan sampai perlindungan dokumen rekam medis.
Penyimpanan dokumen rekam medis akan berjalan dengan baik apabila
terdapat fasilitas yang menunjang yaitu rak penyimpanan dokumen rekam
medis sehingga selain dokumen rekam medis tertata dengan baik hal ini juga
dapat mempermudah dalam pengambilan dan penyimpanan dokumen
rekam medis.
Ruang penyimpanan rekam medis di Puskesmas Kaleke memiliki
letak di ruangan belakang loket pendaftaran, ruang penyimpanan memiliki
ventilasi, tidak memiliki pendingin ruangan atau AC dan memiliki jendela.
Rak penyimpanan terdapat 2 unit dan tidak terlalu tinggi sehingga bisa
dijangkau oleh petugas rekam medik.

c. Output
Pada output program manajemen rekam medik ini sendiri sudah
berjalan sesuai SOP dan petugas rekam medis puskesmas Kaleke terus
memberikan pelayanan terbaik kepada pasien yang berkunjung
dipuskesmas walaupun pada SDM dan sarana dan prasarana yang masih
belum memadai.

19
 Alur Pendaftaran Pasien

PASIEN DATANG

Pasien mengambil nomor antrian sesuai

poli yang dituju dipandu
petugas loket

Pasien Baru Pasien Lama

Meletakkan Kartu Meletakkan kartu

asuransi berobat + Kartu
kesehatan asuransi

Menunggu
dipanggil sesuai
nomor antrian
oleh petugas loket

Registrasi pasien Registrasi pasien

baru, lama
mendapatkan
kartu berobat,

Menunggu
dipanggil oleh
petugas poli yang
dituju

20
 BAB IV

PENUTUP

2.3 Kesimpulan
Proses manajemen rekam medis di Puskesmas Kaleke sudah berjalan
dengan baik, akan tetapi dilihat dari input yakni sumber daya manusia dan saran
dan prasarana yang belum sesuai dengan ketentuan dan juga proses dalam
penyimpanan rekam medis yang terkendala dengan sarana dan prasarana
penyimpanan rekam medis dan belum pernah terlaksananya pemusnahan rekam
medik.

2.4 Saran
Untuk meningkatkan program rekam medis ini perlu, perhatian khusus
mengenai sumber daya manusia dan sarana dan prasarana yang menunjang
program kerja dari rekam medis berupa permohonan permintaan SDM yang
berlatarbelakang dari rekam medik ke dinas kesehatan Kota Palu, pengadaan
rak penyimpanan dengan membuat permintaan ke sumber dana operasional
kegiatan yakni BPJS. Untuk penyelenggaraan pemusnahan rekam medik yang
dapat dilakukan setiap 2 tahun dan mencari berita acara untuk penyelenggaraan
pemusanahan rekam medik. Jika belum tersedianya SDM yang berasal dari
rekam medik dapat dilakukan pelatihan bagi staf rekam medis yang sekarang.

21
 DAFTAR PUSTAKA

1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 269 Tahun 2008

Tentang Rekam Medis
2. Keputusan Menteri Kesehatan NO.377/Menkes/SK/III/2007 tentang Standar
Profesi Perekam dan Informasi Kesehatan.
3. Rustiyanto, E. dan Rahayu, W.A. (2011).Manajemen Filing Dokumen Rekam
Medis dan Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Politeknik Kesehatan Permata
Indonesia.
4. Departemen Kesehatan Republik Indonesia 2006. Pedoman Perencanaan
Tingkat Puskesmas. Jakarta : Direktorat Jenderal Pelayanan Medis
5. Adriani, F. (2016). Tatakelola Arsip Dinamis Rekam Medis Untuk Kemudahan
Akses di Pliklinik UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta. Yogyakarta: Universitas
Islam Negeri Sunan Kalijaga
6. Tim Kajian Data. Profil Kesehatan Puskesmas Kaleke 2017, Sulawesi Tengah:
Puskesmas Kaleke. 2017.

22
DOKUMENTASI

23