Petunjuk Pengisian Formulir

Pelaporan Obat e-Report PBF

versi 2019.2

Kementerian Kesehatan Republik Indonesia

Copyright ©2019
Daftar Isi

Registrasi Aplikasi e-Report PBF ........................................................................... 4

Login Aplikasi e-Report PBF .................................................................................. 7
Memulai Login Aplikasi e-Report PBF .......................................................................................7
Pelaporan Obat ..................................................................................................... 9
Memulai Pelaporan Obat .........................................................................................................9
Mengunduh Template Pelaporan Obat ..................................................................................10
Mengisi Form Upload Pelaporan Obat ...................................................................................12
Contoh Pengisian Formulir Pelaporan Obat ...........................................................................16
Melakukan Upload Pelaporan Obat .......................................................................................16
Pelaporan Obat Ditolak Oleh Sistem ......................................................................................18
Preview Laporan ....................................................................................................................20
Menghapus Data Pelaporan Obat Yang Telah Terupload ....................................................21
Melihat List Data Pelaporan Yang Gagal Diupload ..............................................................22
Mengirimkan Formulir Pelaporan Obat ..................................................................................23

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Registrasi Aplikasi e-Report PBF 2

 PENDAHULUAN

Berdasarkan
Permenkes Nomor 1148 Tahun 2011 tentang Pedagang Besar Farmasi
Pasal 30 ayat (1):
Setiap PBF dan cabangnya wajib menyampaikan laporan kegiatan setiap 3 (tiga)
bulan sekali meliputi kegiatan penerimaan dan penyaluran obat dan/atau bahan
obat kepada Direktur Jenderal dengan tembusan kepada Kepala Badan, Kepala
Dinas Kesehatan Provinsi dan Kepala Balai POM.

Permenkes Nomor 3 Tahun 2015 tentang Peredaran, Penyimpanan,

Pemusnahan, dan Pelaporan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor
Farmasi Pasal 45 ayat (2):
PBF yang melakukan penyaluran Narkotika, Psikotropika dan Prekursor Farmasi
dalam bentuk obat jadi wajib membuat, menyimpan, dan menyampaikan laporan
pemasukan dan penyaluran Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi dalam
bentuk obat jadi setiap bulan kepada Kepala Dinas Kesehatan Provinsi dengan
tembusan Kepala Badan/Kepala Balai.

Sesuai dengan ketentuan tersebut maka seluruh PBF Pusat maupun PBF
Cabang wajib menyampaian laporan penerimaan dan penyaluran OBAT
per triwulan serta laporan penerimaan dan penyaluran Narkotika
Psikotropika, dan Prekursor Farmasi (NPP) per bulan melalui sistem
e-Report PBF (pbf.binfar.kemkes.go.id).

Contact center pelaporan eReport PBF:

Whatsapp texting ke 081319844200

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Registrasi Aplikasi e-Report PBF 3

Registrasi Aplikasi e-Report PBF

Registrasi User Aplikasi e-Report PBF

Untuk mendapatkan user login aplikasi e-Report PBF, User harus melakukan permohonan melalui
menu registrasi PBF aplikasi e-Report PBF.
Registrasi aplikasi e-Report PBF terbagi atas registrasi untuk PBF Pusat dan PBF Cabang:

I. PBF Pusat
PBF Pusat memperoleh username dan password e-Report PBF melalui email notifikasi
verifikasi pengambilan izin, yaitu setelah proses perizinan PBF yang dilakukan melalui aplikasi
e-Licensing (www.elic.binfar.kemkes.go.id) selesai.
PBF Pusat yang sebelumnya telah memiliki izin PBF harus melakukan registrasi pemutakhiran
data pada e-Licensing untuk mendapatkan username dan password e-Report PBF. PBF Pusat
yang telah melakukan registrasi pemutakhiran data di aplikasi e-Licensing akan menerima
username dan password melalui email notifikasi persetujuan registrasi pemutakhiran data.
II. PBF Cabang
PBF Cabang melakukan registrasi pada aplikasi e-Report PBF dengan langkah-langkah
sebagai berikut:
1. Buka aplikasi web browser, misalnya Google Chrome atau Mozila Firefox.
2. Masukan alamat website aplikasi e-Report PBF (pbf.binfar.kemkes.go.id) pada kolom
address bar yang tersedia. Setelah mengetikkan alamat web aplikasi pada address bar,
maka akan tampil halaman Aplikasi e-Report PBF seperti gambar berikut:

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Registrasi Aplikasi e-Report PBF 4

 🔍 pbf.binfar.kemkes.go.id

1.

3. User memilih menu Regitrasi PBF untuk masuk ke halaman registrasi e-Report PBF
seperti gambar berikut:

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Registrasi Aplikasi e-Report PBF 5

 4. Input NPWP dan Nomor Izin PBF Pusat, kemudian klik cek data e-Licensing untuk
menampilkan data PBF Pusat.
5. PBF Cabang melengkapi nama cabang, nomor dan tanggal pengakuan izin PBF
Cabang/Sertifikat Distribusi Cabang PBF dan alamat cabang, kemudian klik selanjutnya
untuk melengkapi data Apoteker Penanggung Jawab PBF Cabang dan password
kemudian klik tombol selesai.
6. PBF Cabang akan menerima email notifikasi persetujuan registrasi e-Report PBF setelah
proses registrasi disetujui.

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Registrasi Aplikasi e-Report PBF 6

Login Aplikasi e-Report PBF

Memulai Login Aplikasi e-Report PBF

Untuk melakukan pelaporan melalui e-Report PBF, User terlebih dahulu login dengan langkah-
langkah sebagai berikut:
1. User mengisi form login dengan menginputkan data login berupa User ID, Password, dan Key
Code.

2. Pada form login ini, terdapat beberapa kolom isian dan tombol berikut:
a. Kolom User ID, diisi berdasarkan nama pengguna/Username dari akun User yang telah
terdaftar pada aplikasi e-Report PBF.
b. Kolom Password, diisi dengan password yang digunakan oleh User untuk mengakses
halaman login User.
c. Kolom Key Code, digunakan untuk memastikan bahwa jawaban tidak dihasilkan oleh
suatu komputer. Apabila user menginputkan kode yang ditampilkan pada layar dengan
benar, maka user dapat melanjutkan proses berikutnya. Namun, apabila kode yang
ditampilkan pada layar tidak sesuai dengan kode yang telah diinput, maka aplikasi tidak
akan memproses ke tahap selanjutnya.

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Login Aplikasi e-Report PBF 7

 d. Tombol Login, dapat dipilih apabila user telah selesai mengisi seluruh kolom isian dengan
benar.
3. Setelah User mengisikan seluruh kolom isian yang tersedia, pilih tombol Login untuk masuk
ke aplikasi e-Report PBF.

4. Jika login berhasil, maka aplikasi akan menampilkan dialogbox notifikasi yang bertuliskan
“Login Berhasil” seperti berikut :

5. Klik OK, maka aplikasi akan menampilkan halaman login akun User seperti gambar berikut :

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Login Aplikasi e-Report PBF 8

Pelaporan Obat

Memulai Pelaporan Obat

User dapat melakukan upload pelaporan obat baru dengan cara sebagai berikut:

1. Klik menu [LAPORAN | Upload/Input Pelaporan | Obat (new format)].

2. Kemudian aplikasi akan menampilkan halaman Upload Pelaporan Obat:

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 9

3. Lakukan pengisian form DATA PELAPORAN dengan memillih pilihan yang ada pada daftar
pilihan yang sesuai. Pada kolom Jenis Entry ini, terdapat dua menu pilihan berikut:
a. Upload Laporan
b. Laporan Nihil

Mengunduh Template Pelaporan Obat

1. Pilih jenis entry pada form DATA PELAPORAN. Untuk melakukan upload data pelaporan obat,
klik Upload Laporan.

2. Kemudian aplikasi akan menampilkan kolom isian yang berupa template pelaporan obat.

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 10

3. Klik link Download Template Excel Di Sini untuk mengunduh format template pelaporan obat
(new format). User diwajibkan untuk mengunduh template pelaporan obat setiap periode
pelaporan.

4. Setelah mengklik link Download Template Excel Di Sini maka aplikasi secara langsung akan
mengunduh template laporan dalam bentuk dokumen excel yang berjudul ‘FORMULIR
PELAPORAN OBAT’ seperti berikut:

Template Pelaporan Obat

berhasil terunduh

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 11

 Mengisi Form Upload Pelaporan Obat

1. Buka template pelaporan obat dengan mengklik hasil unduhan.

2. Kemudian dokumen tersebut akan terbuka dalam bentuk excel seperti gambar berikut:

KOLOM PELAPORAN E-REPORT PBF (NEW FORMAT) TERDIRI ATAS 20 KOLOM SEPERTI DIBAWAH INI:

Stok
Kode Obat (NIE) Nama Obat Kemasan
Awal

1 2 3 4

Jumlah Pemasukan
Masuk IF Kode IF Masuk PBF Kode PBF Retur
5 6 7 8 9

Jumlah Pengeluaran
HJD
PBF Kode PBF RS Apotek Sarana Pemerintah Puskesmas Klinik Toko Obat Retur Lainnya
10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 12

 MOHON PERHATIKAN DENGAN SEKSAMA TABEL DIBAWAH INI
KESALAHAN PADA PENGISIAN FORM PELAPORAN AKAN MENYEBABKAN SELURUH
DATA PELAPORAN E-REPORT PBF MENJADI TIDAK VALID DAN TIDAK AKURAT

Perhatian:
Satuan terkecil jumlah/mutasi (kolom 4, kolom 9 sampai kolom 19) diinput berdasarkan
satuan NIE obat, contoh:

DUPHALAC, SIRUP 3.335 G/5 ML, DUS, BOTOL PLASTIK @ 200 ML

 maka satuan terkecil jumlah/mutasi ialah Dus yang berisi botol plastik 200 mL

LICOPEC, KAPLET 600/50 MG, DUS, 10 AMPLOP @ 1 STRIP @ 10 KAPLET

 maka satuan terkecil jumlah/mutasi ialah Dus yang berisi 100 kaplet

OBAT ANAK SUMANG CAP PEDANG RASA JERUK, SERBUK 150 MG, DUS, 100 SACHET@500 MG
 maka satuan terkecil jumlah/mutasi ialah Dus yang berisi 100 sachet

TRIPACEL, INJEKSI, DUS@1 VIAL@0.5 mL (1 DOSIS)

 maka satuan terkecil jumlah/mutasi ialah Dus yang berisi 1 vial

Petunjuk Pengisian Pelaporan Obat

No. Nama Kolom Keterangan

1. Kode Obat (NIE) Input kode obat dari menu [MASTER data | Obat e-Licensing]
sesuai dengan field NIE berdasarkan nama obat yang akan
dilaporkan.

2. Nama Obat Input nama obat dari menu [MASTER data | Obat e-Licensing]
sesuai dengan nama obat yang akan dilaporkan. Lakukan
input nama obat dengan format yang sama persis dengan
yang tertulis di field NAMA PRODUK.

3. Kemasan Input kemasan dari menu [MASTER data | Obat e-Licensing]

sesuai dengan kemasan yang akan dilaporkan. Lakukan input
kemasan dengan format yang sama persis dengan yang
tertulis di field PRODUK KEMASAN.

4. Stok Awal Input stok awal produk yang sesuai. Stok awal ini dapat
merupakan stok akhir dari periode pelaporan sebelumnya.

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 13

No. Nama Kolom Keterangan

5. Jumlah Pemasukan Input jumlah pemasukan per Industri Farmasi (IF) dengan
Industri Farmasi (IF) menggunakan angka.

6. Kode IF Input kode sarana sesuai asal sumber pemasukan yang berasal
dari Industri Farmasi dari menu [MASTER data | Industri
Farmasi e-Licensing].

7. Jumlah Pemasukan Input jumlah pemasukan per Pedagang Besar Farmasi (PBF)
PBF dengan menggunakan angka.

8. Kode PBF Input kode sarana sesuai asal sumber pemasukan yang berasal
dari PBF dari menu [MASTER data | Pedagang Besar Farmasi].

9. Jumlah Pemasukan Input jumlah pemasukan khusus retur (PBF, Apotek, Toko
Retur Obat, Rumah Sakit, Klinik, Sarana Pemerintah) dengan
menggunakan angka.

10. Jumlah Pengeluaran Input jumlah pengeluaran per PBF dengan menggunakan
PBF angka.
Catatan:
Obat yang dimusnahkan karena kedaluwarsa/rusak/dsb dan
tidak diretur ke industri/PBF, dimasukkan ke dalam kolom ini.

11. Kode PBF Input kode sarana tujuan pengeluaran ke PBF dari menu
[MASTER data | Pedagang Besar Farmasi]

12. Jumlah Pengeluaran Input jumlah pengeluaran ke rumah sakit dengan

Rumah Sakit menggunakan angka. Pengeluaran obat ke rumah sakit
pemerintah dimasukan juga ke kolom ini.

13. Jumlah Pengeluaran Input jumlah pengeluaran ke apotek dengan menggunakan

Apotek angka.

14. Jumlah Pengeluaran Input jumlah pengeluaran ke Sarana Pemerintah (kecuali

Sarana Pemerintah puskesmas dan rumah sakit). Sarana pemerintah yang
dimasukkan ke kolom ini antara lain Dinas Kesehatan,
pengadaan BKKBN, TNI, POLRI, dan instansi pemerintah lain
dengan menggunakan angka.

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 14

No. Nama Kolom Keterangan

15. Jumlah Pengeluaran Input jumlah pengeluaran ke Puskesmas dengan

Puskesmas menggunakan angka.

16. Jumlah Pengeluaran Input jumlah pengeluaran ke klinik dengan menggunakan

Klinik angka.

17. Jumlah Pengeluaran Input jumlah pengeluaran ke toko obat dengan menggunakan
Toko Obat angka.

18. Jumlah Pengeluaran Input jumlah pengeluaran retur ke PBF maupun industri
Retur farmasi dengan menggunakan angka.

19. Jumlah Pengeluaran Input jumlah pengeluaran selain dari kolom 10 atau 12 s.d. 18,
Lainnya contoh: obat yang dimusnahkan karena
kedaluwarsa/rusak/dsb. serta tidak diretur ke industri/PBF.

20. HJD Harga Jual Distributor (HNA+PPN). Input harga jual distributor
dengan menggunakan angka tanpa separator ribuan, misal
HJD Rp 250 ribu, maka cukup ditulis 250000

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 15

 Contoh Pengisian Formulir Pelaporan Obat

Melakukan Upload Pelaporan Obat

Setelah mengisi formulir pelaporan obat, lakukan upload file laporan obat dengan cara seperti
berikut:
1. Pilih Jenis Entry pada form DATA PELAPORAN. Untuk melakukan upload data pelaporan obat,
klik Upload.

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 16

2. Kemudian aplikasi akan menampilkan kolom isian yang berupa template pelaporan obat dan
tombol Pilih FIle.

3. Klik tombol .

4. Kemudian muncul interface pencarian dokumen pada komputer User. Pilih data yang ingin

diupload (FORMULIR PELAPORAN OBAT) yang telah diinput. Lalu klik .

5. Klik tombol Upload.

6. Data berhasil terupload.

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 17

 Pelaporan Obat Ditolak Oleh Sistem

Data pelaporan obat dapat ditolak oleh sistem apabila User melakukan kesalahan pengisian.
Berikut contoh tampilan apabila User melakukan kesalahan dalam pengisian data pelaporan obat
yang tidak sesuai dengan format. Pada halaman ini dijabarkan kode produk yang ditolak, seperti
gambar berikut:

 Lakukan pengisian data FORMULIR PELAPORAN OBAT per baris sesuai data yang akan diinput.
 Untuk menghindari kesalahan saat terjadi upload data agar data tidak tertolak oleh sistem, User
diharapkan untuk melakukan copy data secara keseluruhan sesuai dengan isian field yang ditampilkan.
Misalnya, untuk pengisian kolom Nama Obat, User diharapkan untuk mengcopy seluruh field NAMA
PRODUK yang ada di tabel Daftar Obat. Sesuai contoh pengisian di atas, obat yang digunakan adalah
‘DUPHALAC’. User diharapkan untuk mengcopy seluruh field NAMA PRODUK yang ada di tabel Daftar
Obat : “DUPHALAC, SIRUP 3.335 G/5 ML, DUS, BOTOL PLASTIK @ 200 ML”. Begitupula dengan kemasan,
lakukan copy data field yang ada pada tabel secara keseluruhan sesuai format yang ada di tabel master.
 User diharapkan untuk melakukan update laporan terkait produk yang ditolak dengan mengklik tombol
Lanjutkan Pelaporan.
 User diharuskan melakukan proses penghapusan data pelaporan obat yang telah diupload ke aplikasi
jika terjadi kegagalan upload data karena kesalahan pengisian.
 Apabila User tidak melakukan penghapusan data pelaporan obat yang telah diupload, maka sistem
secara langsung akan menggandakan stok obat yang ada di pelaporan sehingga data tidak akurat.
 Jika User menghapus seluruh data pelaporan obat, User diharuskan melakukan upload ulang Data
Pelaporan Obat baru yang telah diperbaiki.

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 18

Kode produk dengan keterangan NIE Belum Terdaftar di e-Report PBF mengindikasikan bahwa NIE
produk yang diinput tidak terdaftar pada Master Data Obat e-Licensing. User dapat mengirimkan
permintaan Master Produk melalui menu Request Master Produk seperti tampilan berikut:

 User agar memastikan bahwa produk dengan keterangan gagal upload NIE Belum Terdaftar di e-Report
PBF memang belum tercantum pada menu [MASTER DATA | Obat e-Licensing] sebelum melakukan
pengiriman permintaan Master Produk.

Untuk produk obat dengan keterangan NIE belum terdaftar di e-Report PBF dapat juga diakses
melalui [MASTER DATA | Obat e-Licensing] sebagai berikut:

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 19

 Preview Laporan

Untuk melihat produk yang berhasil diupload dapat mengklik tombol Lanjutkan Pelaporan, maka
aplikasi akan menampilkan preview laporan seperti tampilan berikut:

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 20

 Menghapus Data Pelaporan Obat Yang Telah Terupload

Untuk melakukan hapus data pelaporan obat yang telah diupload apabila terjadi kesalahan
dalam input data, maka User dapat mengklik tombol Hapus Semua di bagian PREVIEW
PELAPORAN.

Setelah mengklik tombol Hapus Semua, maka aplikasi akan menghapus seluruh data yang telah
terupload oleh sistem. Apabila data berhasil terhapus, maka aplikasi akan menampilkan
notifikasi seperti gambar berikut:

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 21

 Melihat List Data Pelaporan Yang Gagal Diupload

Untuk melihat list data pelaporan obat yang gagal diupload maka User dapat mengklik tombol
Gagal Upload di bagian PREVIEW PELAPORAN, seperti gambar berikut:

Klik tombol Gagal Upload, kemudian aplikasi akan menampilkan list kesalahan produk yang
ditolak seperti berikut:

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 22

 Mengirimkan Formulir Pelaporan Obat

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 23

Setelah mengisi formulir pelaporan obat dengan benar, lakukan pengiriman laporan obat dengan
cara seperti berikut:
1. Pilih Jenis Entry pada form DATA PELAPORAN. Untuk mengirimkan data pelaporan obat, klik
Web Form.

2. Kemudian aplikasi akan menampilkan kolom isian baru seperti berikut :

3. Pada kolom Kegiatan, klik Kirim Pelaporan.

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 24

4. Klik tombol Kirim Pelaporan.

5. Aplikasi akan menampilkan notifikasi apabila data pelaporan obat berhasil terkirim.

Untuk penghapusan laporan yang sudah dikirimkan atau sudah

melewati periode pelaporan, silakan hubungi petugas Dinas
Kesehatan Provinsi setempat

RAHASIA Kementerian Kesehatan RI | Pelaporan Obat 25