BAB I

SIKLUS PENGELUARAN
PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

1.1 Latar Belakang

Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan

informasi terkait yang terus-menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang
dan jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya
perolehan dan pemeliharaan persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang diperlukan
perusahaan. Aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran adalah cerminan dari aktivitas-
aktivitas dasar yang dijalankan dalam siklus pendapatan.

Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang bertugas untuk
mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya manusia, mengubah data
tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi itu kepada pemakai. Adanya sistem
akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi
keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan
para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan
ekonomi. Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan
pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana siklus pengeluaran terhadap pembelian dan proses pembayaran ?

2. Apa saja ancaman-ancaman dan pengendalian yang terjadi pada pembelian dan proses
pembayaran dalam siklus pengeluaran ?

3. Bagaimana siklus pengeluaran terhadap proses penggajian ?

4. Apa saja ancaman-ancaman dan pengendalian yang terjadi pada proses penggajian dalam
siklus pengeluaran ?
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 SIKLUS PENGELUARAN

2.1.1 Pengertian Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi

pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah

pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana
tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi :

1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan

2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut
adalah valid dan benar.

3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan

4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid
dan benar.

5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat

6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat
di dalam buku besar utang usaha.

7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang

sudah diotorisasi.

8. Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang

berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh.

2.1.2 Fungsi dari Siklus Pengeluaran

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari :

1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut

2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang

3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran

4. Menyiapkan pengeluaran kas

5. Mengelola utang usaha

6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum

7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan

2.1.3 Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran

1. Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivtas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan

dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang,
meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan
kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan
mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah
itu dokumen Purchase Requisition diserahkan ke departemen pembelian barang
untuk dipesankan.

Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga
merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan
pemesanan barang ke supplier. Ada 2 jenis metode pengendalian persediaan atau
perlengkapan yaitu:

a) Metode Pengendalian Tradisional

Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan

ekonomis [EOQ]). Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal
pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan
kekurangan persediaan.

b) Metode Pengendalian Altenatif

a. MRP (material requirement planning)

Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan

dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

b. JIT (just in time)

 Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik
biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

Perbedaan mendasar antara 2 metode ini adalah pada sistem MRP

menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan,
sehingga menghasilkan persediaan barang jadi. Sedangkan, sistem JIT
menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga
secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

2. Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan
menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan
penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan
kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor
Purchase Order.

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan
tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang
dikirim melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman,
maka barang yang bersangkutan akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang
bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan adanya
retur/pengembalian atas barang yang rusak saat diterima.

Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Report untuk
mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal
mengakui pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini,
hanya barang-barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui,
sedangkan yang tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan
pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah
diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier.

Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem

penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian
mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan
nomor pesanan pembelian.

Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

  Memutuskan apakah menerima pengiriman
 Memeriksa jumlah dan kualitas barang
3. Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian.

Dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi
tanggal pembuatannya, tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga barang dan jasa
yang telah diterima berdasarkan Source Document yang ada meliputi Faktur,
Purchase Order, dan Receiving Report.

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report dengan Purchase Order
dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah
diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Package untuk memastikan
jumlah harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian
perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan
jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya

Efisiensi pemrosesan dapat diperbaiki dengan:

• Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI
atau melalui Internet.
• Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated
Receipt Settlement (ERS).

Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor:

• Sistem tanpa voucher.

• Sistem Voucher.

Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan dengan
menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal pembayarann, jumlah
harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh tempo pembayaran, pihak
Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan dokumen voucher Package. Hal ini
merupakan pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas
perusahaan.
Membayar faktur penjualan yang telah disetujui

• Kasir menyetujui faktur

• Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel
voucher.

Siklus Pengeluaran yang akan dibahas dibawah ini terbagi atas tiga yaitu :

• Sistem Pembelian
• Sistem Pengeluaran Kas
• Sistem Pembayaran Gaji

Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran :

• Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

• Fungsi pencatatan utang
• Fungsi keuangan
• Fungsi akuntansi biaya
• Fungsi akuntansi umum
• Fungsi audit intern
• Fungsi penerimaan kas Bagian pemasaran atau bagian-bagian lain;
 Bagian utang.
 Bagian kasa
 Bagian akuntansi biaya
 Bagian akuntansi umum
 Bagian audit intern

Keterangan:

 Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan
untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan
cek kepada fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan
dari kepala fungsi yang bersangkutan.
 Fungsi pencatatan utama bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang
memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang
tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk
melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai
sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.
  Fungsi keuangan.bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek,
dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada
kreditur.
 Fungsi akuntansi biaya bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang
menyangkut biaya dan persediaan.
 Fungsi akuntansi umum bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran
kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
 Fungsi audit intern bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash
count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas
menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggung
jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap
saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

Diagram konteks sistem pengeluaran

2.2 Sistem Pembelian

Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi :

 Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan menginput nya
ke komputer
 Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai pembelian
barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada masing-masing
pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.
 Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan membuat
laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima, sehingga siap menerima
tagihan.
 Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari pemasok.
 Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada pemasok
sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat memperoleh potongan tunai dan
menyelenggarakan pencatatan atas pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas :

 Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)

Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan pesanan barang atau
jasa.

 Penawaran Barang (Qutation)

Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar, menunjukkan barang

dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat, dan lain sebagainya.
 Pemesanan Barang (Purchase Order)

Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain atas barang
atau jasa yang hendak dibeli.

 Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)

Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order

 Faktur Penjualan (Invoice)

Dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk
ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Siklus pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data
yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli.
Pada umumnya transaksi yang membentuk siklus pengeluaran dalam perusahaan terdiri
dari transaksi pembelian, transaksi pengeluaran kas, transaksi penggajian, dan transaksi
aktiva tetap. Terdapat beberapa tujuan dari audit siklus pengeluaran dari kelompok
transaksi atau saldo, dari ketegori-kategori asersi. Asersi-asersi tersebut adalah eksistensi
atau kejadian, kelengkapan, hak dan kewajiban, penilaian atau alokasi, penyajian dan
pengungkapan. Setiap transaksi memiliki dokumen dan prosedur pemrosesan tersendiri
yang dibentuk sedemikian rupa guna memudahkan dalam proses akuntansi. Dalam siklus
pengeluaran tidak jarang menemui resiko-resiko atau ancaman yang dihadapi. Misalnya
dalam hal Ordering Materials, Supplies and Services, Receiving and Storing Goods, dan
Approving Supplier Invoices.

Pada siklus pengeluaran juga terdapat sistem pengendalian intern pada masing-masing
transaksi. Sistem pengendalian intern merupakan kebijakan, praktik, dan prosedur yang
digunakan organisasi untuk mencapai tujuan.

Pengendalian intern diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan

keyakinan mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Hal-hal yang harus
diperhatikan dalam siklus pengeluaran diantaranya adalah organisasi, sistem otorisasi dan
prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat.