DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA

FAKULTAS KEHUTANAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA
Sekretariat : Jl. Agro No.1 Bulaksumur Yogyakarta

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) KEUANGAN

KELUARGA MAHASISWA FAKULTAS KEHUTANAN

1. Bentuk koordinasi keuangaan DPM FKT UGM kepada lembaga KM FKT UGM :
Rapat koordinasi adalah rapat yang dilaksanakan pada awal semester berupa pembahasan
keuangan KM FKT UGM selama satu periode kepengurusan tiap satu semester. Rapat
koordinasi dilaksanakan oleh ketua lembaga dan sekretaris, bendahara, atau yang
mewakili

2. Mekanisme rapat :
a. Rapat koordinasi awal tahun :
 Ketua lembaga KM FKT UGM wajib menyiapkan Rancangan Anggaran Belanja
(RAB) selama satu periode kepengurusan dalam bentuk power point, yang berisi :
- Capaian kegiatan
- Evaluasi kegiatan
- Anggaran yang terpakai
- Anggaran yang akan diajukan
 Rapat koordinasi dipandu oleh DPM FKT UGM dengan sumber dana untuk
kegiatan lembaga KM FKT, meliputi :
- Dana KM FKT
- Dana Delegasi
- Dana Kegiatan Lembaga Mahasiswa
- Dana Pengembangan Lembaga Mahasiswa
 Setiap ketua lembaga memaparkan Rancangan Anggaran Belanja (RAB) yang
telah disiapkan
 Forum diperbolehkan mengajukan pertanyaan sesuai dengan pemaparan setiap
ketua lembaga
 Pihak yang bersangkutan berhak memberikan tanggapan terhadap pertanyaan
yang disampaikan oleh forum
 Diskusi terkait pembagian keuangan KM FKT UGM dilaksanakan setelah
pemaparan Rancangan Anggaran Belanja (RAB) oleh setiap ketua lembaga
 DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
FAKULTAS KEHUTANAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA
Sekretariat : Jl. Agro No.1 Bulaksumur Yogyakarta

 Pada pengambilan keputusan, setiap lembaga hanya memiliki satu suara dari ketua
lembaga atau yang mewakili
 Setiap lembaga berhak mendapatkan dana minimum dan maksimum yang dapat
diambil dalam satu semester untuk kegiatan yang menggunakan Dana Kegiatan
Lembaga Mahasiswa (DKLM)
 Pemaparan Rancangan Anggaran Belanja (RAB) dalam satu periode
kepengurusan dimaksudkan sebagai bahan pertimbangan dalam pembagian Dana
Kegiatan Lembaga Mahasiswa (DKLM) dan Dana Pengembangan Lembaga
Mahasiswa (DPLM), serta mengetahui kuantitas dan capaian kegiatan tiap
lembaga
 Lembaga yang belum menyiapkan Rancangan Anggaran Belanja (RAB) selama
satu periode kepengurusan dan/atau belum berganti kepengurusan, maka
menggunakan Rancangan Anggaran Belanja (RAB) dari periode kepengurusan
sebelumnya
 Apabila terdapat lembaga yang memiliki kegiatan pada antar semester, maka
pengajuan dana diterima pada semester berikutnya
b. Parameter penilaian :
 Capaian kegiatan
Sesuai dengan tujuan, sasaran, dan arahan kegiatan
 Evaluasi kegiatan
Pemaparan idealitas dan realitas serta solusinya untuk perbaikan tiap kegiatan ke
depan
 Anggaran yang terpakai
Keseluruhan atau jumlah anggaran yang terpakai pada tiap kegiatan dalam satu
periode kepengurusan
 Anggaran yang akan diajukan
Keseluruhan atau jumlah anggaran pada tiap kegiatan dalam satu periode
kepengurusan yang akan diajukan beserta alasan pendukung

3. Mekanisme pengajuan proposal :

 DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
FAKULTAS KEHUTANAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA
Sekretariat : Jl. Agro No.1 Bulaksumur Yogyakarta

a. Pembahasan pengajuan proposal kegiatan dilaksanakan setiap tanggal 7 dan 21 tiap

bulannya.
b. Jika tanggal yang sudah ditentukan tersebut bertepatan dengan tanggal merah (libur),
maka pembahasan pengajuan proposal diundur ke tanggal setelahnya.
c. Pengajuan proposal paling lambat diberikan tujuh hari sebelum tanggal
pembahasan presentasi proposal, dengan mengirim softfile proposal ke email
dpmkehutananugm@gmail.com dengan subyek
LEMBAGA_KEGIATAN_JADWAL SIDANG dan menghubungi pihak DPM.
Lalu pihak DPM akan melakukan pengecekan EYD, redaksional, dan format. Jika
masih terdapat kesalahan dalam proposal berupa ketidaksesuaian penulisan terhadap
EYD, redaksional, format maka DPM akan mengembalikan untuk direvisi
selambat-lambatnya tiga hari sebelum tanggal pembahasan presentasi proposal.
d. Setelah proposal direvisi dan dikonfirmasi oleh pihak DPM, proposal dicetak dan
digandakan sebanyak satu bundel (1 bundel untuk DPM dan 1 bundel untuk
Dekan).
e. Saat pembahasan pengajuan proposal, tiap organisasi (HMM dan BSO) menyertakan
perwakilan minimal satu orang.
f. Pengajuan proposal kegiatan harus jelas dan mudah dimengerti serta mencantumkan
Contact person yang bisa dihubungi.
g. Lembaga wajib menyerahkan surat keterangan apabila waktu kegiatan mundur
atau berubah dari waktu kegiatan yang tertera pada proposal yang telah diserahkan
kepada DPM.
h. Apabila peserta sidang proposal datang lebih dari 60 menit setelah sidang dimulai
tanpa pemberitahuan yang jelas, maka mereka diangggap batal mengikuti sidang
proposal.
i. Setiap pengaju proposal wajib mempresentasikan proposal (maksimal 10 menit)
sesuai dengan urutan yang telah ditentukan oleh pihak DPM pada saat konfirmasi
pencetakan proposal. Pengaju mempresentasikan proposal dengan menampilkan
power point sesuai dengan format yang diberikan.
j. Lembar pengesahan (Contoh terlampir pada Format Proposal DPM):
 Diberi tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan proposal, letaknya dibawah
judul “Lembar Pengesahan”
 DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
FAKULTAS KEHUTANAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA
Sekretariat : Jl. Agro No.1 Bulaksumur Yogyakarta

Contoh: Yogyakarta, 7 Maret 2020

 Tandatangan dan Cap
Ketua Panitia, Ketua Lembaga, Ketua Dewan Perwakilan Mahasiswa Fakultas
Kehutanan UGM, Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan yang
dibubuhkan cap setiap lembaga terkait serta cap akademik FKT.
NB: Tandatangan dimulai dari kanan ke kiri berdasarkan jabatan
 Contact Person (CP) dicantumkan di pojok kiri bawah pada halaman Lembar
Pengesahan Proposal.
k. Pengumpulan LPJ dapat diserahkan langsung kepada Ketua/anggota Komisi IV DPM
FKT UGM melalui pengiriman softfile terlebih dahulu ke email
dpmkehutananugm@gmail.com dengan subyek LPJ_ LEMBAGA_NAMA
KEGIATAN lalu akan dikoreksi oleh pihak DPM. Pengiriman softfile lpj selambat-
lambatnya H+14 acara terselenggara.
l. Sebelum sebuah lembaga mengumpulan proposal kegiatan ke DPM, diharap untuk
memeriksa proposalnya kembali dengan cermat terkait penggunaan EYD, pemberian
gelar, kalimat efektif, pemberian spasi, font size, font, dan hal-hal lainnya untuk
meminimalisir revisi pada proposal.
m. Pengajuan proposal yang tidak sesuai dengan SOP maka proposal tidak akan
ditindak lanjuti (ditolak) oleh DPM.

Dewan Perwakilan Mahasiswa

Fakultas Kehutanan Universitas Gadjah Mada
Periode Kepengurusan 2020
 DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
FAKULTAS KEHUTANAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA
Sekretariat : Jl. Agro No.1 Bulaksumur Yogyakarta

Lampiran
I. Kriteria Perolehan Dana untuk Setiap Kegiatan

Kualitas Kuantitas
1. Inovasi konsep dari kegiatan 1. Jumlah target peserta
a. Konsep acara (teknis) a. Sangat banyak (>200
b. Konsep publikasi orang)
2. Sasaran kegiatan b. Banyak (100-200 orang)
a. Eksternal (luar KM FKT) c. Cukup banyak (50-100
b. Internal (hanya KM FKT) orang)
3. Feedback/ manfaat untuk KM FKT d. Sedikit (< 50 orang)
a. Delegasi: membawa nama 2. Realisasi dana di laporan
Fakultas Kehutanan pertanggungjawaban kegiatan
b. Kegiatan: output kegiatan yang terkait di tahun sebelumnya.
akan diberikan kepada KM FKT
4. Kegiatan delegasi:
4.1.Individu/ Kelompok, apabila
kelompok:
a. Seluruhnya mahasiswa
Fakultas Kehutanan di
kelompok
b. Satu-satunya perwakilan
Fakultas Kehutanan di
kelompok
c. Perwakilan Fakultas
Kehutanan lebih dari 1 orang
 DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
FAKULTAS KEHUTANAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA
Sekretariat : Jl. Agro No.1 Bulaksumur Yogyakarta

di kelompok
4.2.Cakupan
a. Internasional
b. Nasional
4.3.Jangka Waktu
4.4.Jenis kegiatan
a. Seminar
b. Kongres
c. Kompetisi
d. Pelatihan

II. Standarisasi pada rincian pengeluaran kegiatan

No Deskripsi Harga (Rp) Satuan

KESEKRETARIATAN
Pengadaan proposal ke
1 Dekanat (print dan jilid) 7.500 Bundel
Pengadaan LPJ ke Dekanat
2 (print dan jilid) 10.000 Bundel
Print surat (perizinan .dan
3 undangan) 1.000 lembar
Print berkas (rundown, TOR,
4 juknis, presensi) 200 lembar
5 Amplop 20.000/200 Kotak/ Buah
6 Materai 6000 7.000 Buah
7 Materai 3000 4.000 Buah
8 Stofmap 800 Buah
KONSUMSI
9 Makan Panitia 8.000 Bungkus/kotak
Makan Peserta, MC, Pengisi
10 acara 12.000 Kotak
11 Makan Pembicara 20.000 Kotak
 DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
FAKULTAS KEHUTANAN
UNIVERSITAS GADJAH MADA
Sekretariat : Jl. Agro No.1 Bulaksumur Yogyakarta

12 Snack Peserta 5.000 Kotak

13 Snack Pembicara 8.000 Kotak
14 Snack kiloan 30.000 Kg
15 Air mineral gelas 20.000 Dus
16 Air mineral botol 2.000 Botol
17 Refill galon 7.000 Galon
PERLENGKAPAN
18 Sertifikat 5.000 lembar
Co card (cetak dan
19 pelengkapnya) 3.000 Buah
LAIN-LAIN*
20 Bensin Menyesuaikan
21 Tugu Kehutanan Menyesuaikan
22 Sewa Multimedia FKT Menyesuaikan
23 Sewa Auditorium FKT Menyesuaikan

Keterangan:
*) mengikuti harga pemegang pasar:
- Pertamina : bensin (pertalite, pertamax, dan solar)
- Forestmart : tugu kehutanan
- TU Fakultas Kehutanan UGM: Sewa ruangan Multimedia dan Auditorium