Anda di halaman 1dari 19

OTOMATISASI TATA KELOLA

HUMAS DAN KEPROTOKOLAN


(C3) KELAS XII

Penulis :
Khurrotul A'yun, S.Pd

PT. KUANTUM BUKU SEJAHTERA


OTOMATISASI TATA KELOLA HUMAS
DAN KEPROTOKOLAN
untuk SMK/MAK Kelas XII
Penulis : Khurrotul A'yun, S.Pd
Editor : Tim Quantum Book
Perancang sampul : Tim Quantum Book
Perancang letak isi : Tim Quantum Book
Penata letak : Tim Quantum Book
Ilustrator : Tim Quantum Book
Tahun terbit : 2019
ISBN : 978-623-7398-02-8
Alamat : Jalan Pondok Blimbing Indah Selatan X N6 No 5 Malang - Jawa Timur

Tata letak buku ini menggunakan program Adobe InDesign CS3, Adobe IIustrator CS3, dan Adobe
Photoshop CS3.
Font isi menggunakan Myriad (10 pt)
B5 (17,6 × 25) cm
vi + 223 halaman, ilustrasi

© Hak cipta dilindungi oleh undang-undang.


Dilarang menyebarluaskan dalam bentuk apapun
tanpa izin tertulis

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2002 Tentang


Hak Cipta Pasal 72 Ketentuan Pidana Sanksi Pelanggaran.
1. Barang siapa dengan sengaja dan tanpa hak melakukan
perbuatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) atau
Pasal 49 ayat (1) dan ayat (2) dipidana dengan pidana masing-
masing paling singkat 1 (satu) bulan dan/atau denda paling
sedikit Rp1.000.000,00 (satu juta rupiah), atau pidana penjara
paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda paling banyak
Rp5.000.000.000,00 (lima miliar rupiah).
2. Barang siapa dengan sengaja menyiarkan; memamerkan,
mengedarkan, atau menjual kepada umum suatu ciptaan
atau barang hasil pelanggaran Hak Cipta atau Hak Terkait
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipidana dengan pidana
penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau denda paling
banyak Rp500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah).
Kata Pengantar
Otomatisasi tata kelola humas dan keprotokolan merupakan salah satu komponen yang
sangat penting keberadaannya untuk setiap lembaga resmi, baik itu swasta, pemerintah, maupun
lembaga masyarakat. Otomatisasi tata kelola humas dan keprotokolan terdiri atas dua fokus utama
yang akan dibahas, yaitu otomatisasi tata kelola humas dan otomatisasi tata kelola keprotokolan.
Pembahasan tentang otomatisasi tata kelola humas diberikan di kelas XI, sedangkan
otomatisasi tata kelola keprotokolan diberikan di kelas XII yang akan dibahas dalam buku ini.
Buku Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan kelas XII ini, disusun sebagai sumber
belajar peserta didik Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) atau Madrasah Aliyah Kejuruan (MAK),
terutama untuk kelompok bidang keahlian bisnis manajemen, yakni program keahlian manajemen
perkantoran khususnya untuk kompetensi keahlian otomatisasi dan tata kelola perkantoran.
Buku ini disesuaikan dengan kurikulum 2013 yang diselaraskan dengan spektrum keahlian
pendidikan menengah kejuruan Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah tahun 2016
bidang bisnis manajemen, sesuai dengan Surat Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Dasar
dan Menengah Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan No. 4678/D/KEP/MK/2016.
Kompetensi dasar yang dibahas dalam buku ini terdiri atas ruang lingkup keprotokolan,
regulasi bidang keprotokolan, persiapan pertemuan atau rapat, penyelenggaraan pertemuan
atau rapat, notula pertemuan atau rapat, susunan acara, pembawa acara (master of ceremony),
daftar perjalanan dinas (itinerary), menyimpan dokumen administrasi humas dan keprotokolan,
dan laporan hasil evaluasi kegiatan administrasi humas dan keprotokolan.
Pembahasan setiap materi disesuaikan dengan kompetensi inti dan kompetensi dasar yang
selaras dengan perkembangan dunia industri. Informasi serta tugas-tugas dikemas secara futuristik
melalui pembelajaran High Order Thinking Skills (HOTS) untuk menghadapi tantangan abad 21
dengan konsep pendekatan pembelajaran Science, Technology, Engineering, and Mathematics
(STEM).
Materi pembelajaran dalam buku ini juga menggiring peserta didik dalam keterampilan
cara berpikir kritis, kreatif, mampu memecahkan masalah, dan mengambil keputusan serta cara
bekerja sama melalui kolaborasi dan komunikasi. Bahan pembelajaran berfokus pada proses
pembelajaran pemecahan masalah dalam kehidupan nyata dengan mempelajari konsep-konsep
yang diintregasikan untuk memberikan manfaat dalam kehidupan sehari-hari.
Kritik, saran, dan masukan untuk perbaikan dan penyempurnaan kualitas penyajian buku ajar
ini sangat penulis harapkan. Tidak lupa penulis mengucapkan terimakasih kepada pihak-pihak
yang berkontribusi dalam penyelesaian buku ini. Semoga buku ini dapat memberikan kontribusi
kemajuan pendidikan Indonesia.

Malang, April 2019

Penulis

Kata Pengantar iii


Daftar Isi
Bab 1 Ruang Lingkup Keprotokolan ................................................................................. 1
A. Sejarah Keprotokolan ................................................................................................................ 3
B. Pengertian Keprotokol.............................................................................................................. 4
C. Ruang Lingkup Keprotokolan................................................................................................. 5
D. Unsur-Unsur Keprotokolan...................................................................................................... 7
E. Asas-Asas Protokol...................................................................................................................... 8
F. Tujuan Protokol............................................................................................................................ 8
G. Kegiatan-Kegiatan Protokol..................................................................................................... 8
Uji Kompetensi....................................................................................................................................... 9

Bab 2 Regulasi Bidang Keprotokolan................................................................................. 15
A. Pengertian Regulasi Keprotokolan....................................................................................... 17
B. Regulasi Keprotokolan Indonesia.......................................................................................... 18
C. Undang-Undang Republik Indonesia No. 9 Tahun 2010............................................... 19
Uji Kompetensi ...................................................................................................................................... 30

Bab 3 Kegiatan Keprotokolan............................................................................................. 35


A. Jenis - Jenis Kegiatan Protokol................................................................................................ 37
B. Tahap Kegiatan Keprotokolan................................................................................................. 38
D. Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan...................................................... 40
E. Tamu Negara, Tamu Pemerintah, dan/atau Tamu Lembaga Lainnya....................... 48
Uji Kompetensi ...................................................................................................................................... 49

Bab 4 Mempersiapkan Penyelenggaraan Pertemuan atau Rapat .................................. 55


A. Pengertian Pertemuan atau Rapat........................................................................................ 57
B. Tujuan Pertemuan atau Rapat................................................................................................ 58
C. Jenis-Jenis dan Syarat-Syarat Pertemuan atau Rapat..................................................... 59
D. Unsur-Unsur Pertemuan atau Rapat..................................................................................... 66
E. Teknik Mempersiapkan Penyelenggaraan Pertemuan atau Rapat........................... 70
Uji Kompetensi ...................................................................................................................................... 72

Bab 5 Menyelenggarakan Pertemuan atau Rapat............................................................ 77


A. Agenda Pertemuan atau Rapat.............................................................................................. 79
B. Daftar Hadir Pertemuan atau Rapat...................................................................................... 81
C. Perlengkapan dan Tata Ruang Pertemuan atau Rapat.................................................. 81
D. Undangan Pertemuan atau Rapat........................................................................................ 87
E. Etika Pertemuan atau Rapat.................................................................................................... 89
F. Teknik Membuka dan Menutup Pertemuan atau Rapat............................................... 90
Uji Kompetensi ...................................................................................................................................... 91

Bab 6 Notula Pertemuan atau Rapat.................................................................................. 97


A. Pengertian Notula....................................................................................................................... 99
B. Macam-Macam Notula.............................................................................................................. 99
C. Fungsi Notula................................................................................................................................ 100

iv
D. Syarat-Syarat dan Kewenangan Notulis.............................................................................. 101
E. Teknik Menyusun Notula Pertemuan atau Rapat............................................................ 101
Uji Kompetensi ...................................................................................................................................... 110

Bab 7 Susunan Acara Kegiatan........................................................................................... 113


A. Pengertian Susunan Acara Kegiatan.................................................................................... 115
B. Fungsi Susunan Acara Kegiatan............................................................................................. 115
C. Teknik Membuat Susunan Acara Kegiatan......................................................................... 116
Uji Kompetensi ...................................................................................................................................... 122

Bab 8 Kegiatan Pembawa Acara......................................................................................... 127


A. Pengertian Pembawa Acara..................................................................................................... 129
B. Persyaratan Pembawa Acara/Master Of Ceremony.......................................................... 130
C. Menyusun Kerangka Kerja........................................................................................................ 131
D. Etiket Pembawa Acara atau Master of Ceremony.................................... ......................... 138
E. Contoh Konsep Untuk Berbagai Acara................................................................................ 139
Uji Kompetensi ...................................................................................................................................... 145

Bab 9 Daftar Perjalanan Dinas/Itinerary............................................................................ 151


A. Pengertian Perjalanan Dinas................................................................................................... 153
B. Jenis - Jenis Perjalanan Dinas.................................................................................................. 154
C. Langkah - Langkah Persiapan Perjalanan Dinas .............................................................. 157
D. Persiapan Pembiayaan Perjalanan Dinas............................................................................ 166
E. Membuat Ceklis Perjalanan Dinas......................................................................................... 167
F. Membuat Daftar Perjalanan Dinas (Itinerary).................................................................. 167
G. Menyusun Laporan Perjalanan Dinas................................................................................... 170
Uji Kompetensi ...................................................................................................................................... 171

Bab 10 Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas Dan Keprotokolan........................ 177


A. Pengertian Dokumen Administari Humas Dan Keprotokolan.................................... 179
B. Sistem Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas Dan Keprotokolan.............. 180
C. Otomisasi Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas
Dan Keprotokolan....................................................................................................................... 183
D. Penyimpanan Dokumen Administrasi Humas Dan Keprotokolan
Menggunakan Sistem Simardi Offline................................................................................. 187
Uji Kompetensi ...................................................................................................................................... 192

Bab 11 Laporan Hasil Evaluasi Kegiatan Administrasi Humas Dan Keprotokolan........... 197
A. Pengertian Laporan Hasil Evaluasi Kegiatan..................................................................... 199
B. Fungsi dan Tujuan Laporan Hasil Evaluasi dan Kegiatan.............................................. 199
C. Teknik Membuat Laporan Hasil Evaluasi dan kegiatan.................................................. 200
D. Contoh Laporan Hasil Evaluasi dan Kegiatan.................................................................... 204
Uji Kompetensi ...................................................................................................................................... 216

Daftar Pustaka............................................................................................................................ 221


Biodata Penulis........................................................................................................................... 223

v
vi
B AB

1 Ruang Lingkup
Keprotokolan

Kompetensi Dasar

3.11 Memahami ruang lingkup keprotokolan


4.11 Melakukan pengelompokkan ruang lingkup keprotokolan

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XII untuk SMK/MAK 1
Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari materi tentang ruang lingkup keprotokolan, peserta didik diharapkan
mampu:
1. Menjelaskan sejarah keprotokolan.
2. Menjelaskan pengertian protokol.
3. Memahami ruang lingkup keprotokolan.
4. Menjelaskan asas-asas protokol.
5. Memahami unsur-unsur protokol.
6. Memahami tujuan protokol.
7. Mengelompokkan ruang lingkup keprotokolan.
8. Mengelompokkan kegiatan-kegiatan protokol.

Peta Konsep
Wikipedia

KKBI
Sejarah
An English Indonesian
Keprotokolan Dictionary

Tata Tempat Pedoman Keprotokolan


Negara dan Petunjuk
Pelaksanaan Protokol
Tata Upacara Ruan
g Lin
gkup UU. No. 9 Tahun 2010
Kepro
koto
Tata Penghormatan lan

Tata Cara
Ruang Lingkup
Keprotokolan
Tata Krama
lan
Kebangsaan koto
Kepro
- Azas
Azas
Ketertibnan dan
Kepastaian Petugas
Hukum

Tata Penghormatan

Tata Penghormatan

Tujuan Kegiatan-Kegiatan
Protokol Protokol

2 Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XII untuk SMK/MAK
Materi Pembelajaran
Kedudukan keprotokolan sangat penting keberadaannya. Setiap lembaga resmi, baik
lembaga swasta, lembaga pemerintah, maupun lembaga masyarakat, pada tingkat pusat
maupun daerah pasti akan menyelenggarakan acara atau pertemuan. Dalam acara atau
pertemuan tersebut, terdapat tata cara baku yang tidak boleh ditinggalkan, yaitu keprotokolan.
Keprotokolan yang baik akan menciptakan penyelenggaraan acara yang berjalan tertib dan
khidmat. Tugas-tugas protokol tidaklah ringan, karena menyangkut eksistensi atau harga
diri seorang pejabat, serta menjaga kehormatan dan birokrasi di pemerintahan.
Banyak hal yang harus dikuasai oleh protokoler. Hal-hal tersebut diantaranya seputar
kegiatan yang akan diselenggarakan dan dihadiri oleh para pimpinan atau pejabat, serta
bagaimana cara memperlakukan para pejabat dalam aktivitas kedinasan. Semua itu harus
benar-benar terencana sesuai dengan aturan yang telah di tetapkan sehingga hal-hal yang
tidak diinginkan, seperti kekacauan acara bisa dihindari. Dengan demikian, acara yang
diselenggarakan dapat berjalan lacar, tertib, dan khidmat.
Sebenarnya sejak kapan kegiatan keprotokolan itu ada? Apa yang dimaksud dengan
protokol? Apa saja ruang lingkupnya? Kapan kegiatan keprotokolan diperlukan? Apa saja
syarat-syarat menjadi protokoler? Apa sajakah tugas-tugas protokoler? Mari kita mulai materi
pembahasan tentang ruang lingkup keprotokolan!

A. Sejarah Keprotokolan

Sejarah protokol berawal dari tata krama kerajaan pada zaman dahulu. Peranan
protokol kerajaan tersebut adalah untuk mengatur hierarki. Protokol kerajaan merupakan
sebuah kebiasaan yang berkembang menjadi hukum kebiasaan dan harus dipatuhi karena
menyangkut harga diri kerajaan tersebut.
Peranan protokol juga untuk menjaga hubungan antar kerajaan, sebab pada umumnya
terdapat perbedaan kebiasaan antara satu kerajaan dengan kerajaan lainnya. Berhubungan
dengan hal ini, jika suatu kerajaan hendak berkunjung ke kerajaan lain, maka harus mengikuti
aturan dan tata krama yang ada di kerajaan yang dikunjunginya. Hal tersebut dirundingkan
sehingga pihak yang bersangkutan merasa nyaman.
Masalah protokol dianggap penting dalam hubungan antar negara. Pada tahun 1815,
hal mengenai keprotokolan tersebut diundangkan melalui Vienna Convention. Perundangan
tersebut terus berkembang hingga melahirkan Vienna Convention of Diplomatic Relation
yang berisikan tentang aturan berkunjung ke suatu negara.
Walaupun mempunyai kekebalan diplomatik, kita tidak dapat bebas bertindak di negara
tersebut. Karena hal tersebut telah diatur, maka kita dituntut untuk menghargai hukum
setempat dan orang yang mengatur semua itu adalah protokoler.
Secara etimologis kata protokol berasal dari bahasa Yunani protos yang artinya “yang
pertama,” dan kolla yang artinya “lem atau perekat.’ Berdasarkan asal katanya, protokol dapat
didefinisikan sebagai lembaran perintah atau keputusan raja kepada rakyatnya. Di Indonesia,
kata protokol dibawa dan diterjemahkan dalam bahasa Inggris oleh Belanda.
Istilah protokol dalam bahasa Inggris adalah protocol, bahasa Perancis protocole
dan bahasa Latin protocoll(um). Awalnya istilah protokol berarti “halaman pertama yang
dilekatkan pada sebuah manuskrip atau naskah.” Sejalan dengan perkembangan zaman,

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XII untuk SMK/MAK 3
pengertiannya berkembang semakin luas tidak hanya sekedar halaman pertama dari suatu
naskah, melainkan keseluruhan naskah yang isinya terdiri dari catatan, dokumen persetujuan,
perjanjian, dan lain-lain dalam lingkup secara nasional maupun internasional.
Perkembangan selanjutnya, protokol merupakan kebiasaan-kebiasaan dan peraturan-
peraturan yang berkaitan dengan formalitas, tata urutan, dan etiket diplomatik. Aturan-
aturan protokoler ini menjadi acuan institusi pemerintahan dan berlaku secara universal.

B. Pengertian Keprotokolan

1. Protokol Menurut Wikipedia


Protokol menurut wikipedia ensiklopedia bebas adalah etiket berdiplomasi dan urusan
negara. Protokol adalah sebuah aturan yang membimbing bagaimana sebuah aktivitas
selayaknya dijalankan terutama dalam bidang diplomasi. Dalam bidang diplomatik dan
pemerintahan, protokol berperan sebagai garis pembimbing yang tidak tertulis. Protokol
membahas kebiasaan yang layak dan diterima umum dalam masalah negara dan diplomasi,
seperti menunjukkan rasa hormat kepada kepala negara, diplomat utama dalam urutan
kronologikal pengadilan, dan lain-lain.
Dalam hukum dan hubungan internasional, sebuah protokol adalah sebuah perjanjian
atau persetujuan internasional yang menambah perjanjian atau persetujuan internasional
sebelumnya.

Gambar 1.1: Presiden Melantik 5 Dubes Baru RI


Sumber: https://bit.ly/2OG81Jh
2. Protokol Menurut KKBI
Protokol menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI) adalah sebagai berikut:
a. Surat-surat resmi yang memuat hasil perundingan (persetujuan dan sebagainya);
b. Peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dengan penyambutan
tamu-tamu negara dan sebagainya;
c. Tata cara (upacara dan sebagainya) yang secara internasional berlaku dalam
hubungan diplomatik;
d. Orang yang bertugas mengatur jalannya upacara.

3. Protokol Menurut An English Indonesia Dictionary


Protokol adalah (a) lampiran pada perjanjian negara dan (b) laporan penelitian tentang
rapat politik.

4 Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XII untuk SMK/MAK
d. Protokol Menurut Pedoman Keprotokolan Negara (2005:3) dan Petunjuk
Pelaksanaan Protokol (1983:2)
Pengertian protokol dapat diartikan sebagai tata cara untuk menyelenggarakan suatu
acara agar berjalan tertib, khidmat, rapi, lancar, dan teratur serta memperhatikan
ketentuan dan kebiasaan yang berlaku baik secara nasional maupun internasional.

e. Protokol Menurut Undang-Undang Republik Indonesia


Di Indonesia, praktik keprotokolan diterbitkan dalam undang-undang khusus.
Pengertian protokol terdapat dalam Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010, pasal 1 ayat
1 yang berbunyi, “Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan
aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata upacara,
dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan
jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintah, atau masyarakat.”
Dalam perkembangan selanjutnya, kata protokol seolah-olah menunjuk kepada
seseorang yang diserahi tugas untuk mengurus acara-acara kenegaraan atau kepada
suatu lembaga tertentu. Pada saat tertentu, kata tersebut juga dapat diartikan sebagai
tata cara untuk menyelenggarakan suatu acara agar berjalan tertib, khidmat, rapi,
lancar, dan teratur serta memperhatikan ketentuan kebiasaan yang berlaku, baik secara
nasional, maupun internasional.
Berdasarkan terminologi dalam keprotokolan di atas, dapat disimpulkan bahwa
definisi atau pengertian protokoler adalah sebagai berikut.
1. Suatu julukan yang bersifat filosofi terhadap seseorang yang menerima hak
protokoler serta melaksanakan ketentuan keprotokolan sebagaimana mestinya;
dan
2. Julukan terhadap suatu kegiatan yang mengaplikasikan ketentuan-ketentuan
keprotokolan yang meliputi aturan mengenai tata tempat, tata upacara, dan tata
penghormatan.

C. Ruang Lingkup Keprotokolan

Mengacu pada Undang-Undang nomor 9 tahun 2010, pasal 4 disebutkan bahwa ruang
lingkup keprotokolan terdiri dari: (1) tata tempat; (2) tata upacara; dan (3) tata penghormatan.
Akan tetapi, dalam undang-undang tersebut memang dikhususkan pada acara-acara yang
bersifat kenegaraan (state/government protocol).
Pengaturan tersebut diberlakukan hanya dalam acara kenegaraan atau acara resmi
bagi pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing dan/atau organisasi
internasional, serta tokoh masyarakat tertentu.
1. Tata Tempat
Tata tempat berlangsungnya suatu acara disesuaikan dengan jenis acaranya,
misalnya acara resmi, acara semi hiburan, dan lain sebagainya. Tata penempatan benda
berharga dilakukan berdasarkan fungsi dan nilai historis benda tersebut, misalnya
bendera merah putih, lambang-lambang negara, pataka, dan lain sebagainya.
Dalam bahasa Perancis, tata tempat disebut dengan “preseance” yang berarti
“didahulukan.” Sementara itu, secara etimologis tata tempat dapat diartikan sebagai
penataan atau pengaturan bagi orang-orang yang layak didahulukan. Pada hakikatnya
tata tempat mengandung unsur:

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XII untuk SMK/MAK 5
a.
Siapa yang lebih berhak didahulukan.
b.
Siapa yang memperoleh hak menerima prioritas dalam urutan.
c.
Orang yang berhak memperoleh urutan tempat untuk didahulukan adalah
seseorang dikarenakan jabatan, pangkat, dan status serta kedudukannya di dalam
negara, pemerintah atau masyarakat serta institusi tertentu.
Pada acara kenegaraan atau acara resmi, tata tempat dibagi menjadi:
a. Tata tempat dalam acara kenegaraan acara resmi di Ibukota Negara Republik
Indonesia.
b. Tata tempat dalam acara resmi di provinsi.
c. Tata tempat dalam acara resmi di kabupaten/kota.

Gambar 1.2: Presiden Jokowi Lantik Gubernur dan Wagub Jatim dan Jambi
Sumber: https://bit.ly/2IagV0v

2. Tata Upacara
Mengacu pada Undang-Undang RI nomor 9 tahun 2010 tentang keprotokolan,
menjelaskan bahwa tata upacara adalah aturan untuk melaksanakan upacara dalam acara
kenegaraan atau acara resmi. Tata upacara adalah tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana
suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya, terutama jenis kegiatan, bahasa
pengantar yang dipergunakan, dan materi aktivitas.
Secara umum, tata upacara terbagi menjadi dua, yaitu (1) tata upacara bendera; dan (2) tata
upacara bukan bendera.
1. Tata Upacara Bendera
Tata upacara bendera adalah aturan untuk melaksanakan upacara yang di dalamnya
terdapat pengibaran bendera dengan diiringi lagu kebangsaan Indonesia Raya. Upacara
bendera dilaksanakan dalam rangka acara:
a. Peringatan hari ulang tahun Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia.
b. Peringatan hari besar nasional.
c. Hari ulang tahun lahirnya lembaga negara.
d. Peringatan hari ulang tahun lahirnya instansi pemerintah.
e. Hari ulang tahun lahirnya provinsi dan kabupaten/kota.
2. Tata Upacara Bukan Bendera
Tata upacara bukan bendera adalah aturan mengenai upacara dalam acara-acara
yang tidak terdapat pengibaran bendera, walaupun harus terdapat bendera, bendera
tersebut sudah dalam keadaan berkibar pada tiang. Acara yang merupakan upacara
bukan bendera meliputi:
a. Pelantikan pejabat negara/pemerintah/lembaga instansi.
b. Upacara serah terima jabatan.

6 Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XII untuk SMK/MAK
c. Penandatanganan nota kesepahaman (MoU).
d. Penyambutan tamu asing atau pejabat negara.
e. Upacara pembukaan dan pentupan pertemuan ilmiah, pelantikan, dan konferensi.

3. Tata Penghormatan
Tata penghormatan adalah aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi
pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan negara asing, dan/atau organisasi
internasional, dan tokoh masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi.
Penghormatan yang dimaksud meliputi:
1. Penghormatan dengan bendera negara.
2. Penghormatan dengan lagu kebangsaan.
3. Bentuk penghormatan lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.

D. Unsur - Unsur Keprotokolan

Gambar 1.3: Rapat Pimpinan TNI dan Polri di Istana Negara


Sumber: https://bit.ly/2K0nyVN
Unsur-unsur dalam kegiatan resmi protokol yang harus diperhatikan yaitu:
1. Tata Cara
Tata cara adalah hal yang menentukan tindakan yang harus dilakukan dalam suatu acara
tertentu. Perbuatan atau tindakan tersebut sesuai menurut aturan atau adat kebiasaan
tertentu yang sudah ditetapkan dan harus ditaati dengan saksama oleh peserta upacara.
2. Tata Krama
Tata krama adalah etiket tertentu yang pada prinsipnya harus diikuti dan mencerminkan
tata sopan santun dalam pergaulan. Oleh karena itu, pada setiap acara dipergunakan
kata-kata yang baik, benar, dan tepat menurut tinggi rendahnya jabatan seseorang
atau kedudukan seseorang.
3. Petugas
Petugas protokol merupakan petugas pelaksana yang terlibat dalam penyelenggaraan
acara kenegaraan atau acara resmi. Petugas protokol mempunyai peran yang sangat
penting agar acara bisa berjalan tertib, khidmat, rapi, lancar, dan teratur dengan
memperhatikan ketentuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional maupun
internasional.

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XII untuk SMK/MAK 7
E. Asas-Asas Protokol

Pada pasal 2 Undang-Undang RI nomor 9 tahun 2010, menyebutkan bahwa


keprotokolan diatur berdasarkan asas, (1) kebangsaan; (2) ketertiban dan kepastian hukum;
(3) keseimbangan, keserasian, dan keselarasan; dan (4) timbal balik.
1. Kebangsaan
Keprotokolan seyogianya memperhatikan azas kebangsaan Indonesia yang berbineka
tunggal ika. Dalam hal ini, keprotokolan harus memperhatikan keragaman penduduk,
agama, suku dan golongan, kondisi khusus daerah, serta budaya dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara dengan tetap menjaga prinsip Negara
Kesatuan Republik Indonesia.
2. Ketertiban dan Kepastian Hukum
Keprotokolan harus dijalankan dengan cara yang baik dan tepat sehingga mampu
menciptakan suasana yang tertib. Hal tersebut di lengkapi dengan sistem hukum dalam
suatu perundang-undangan yang ditetapkan oleh pemerintah agar berjalan dengan baik,
sehingga menjadi pedoman dalam keprotokolan dan mendapatkan kepastian hukum.
3. Keseimbangan, Keserasian, dan Keselarasan
Keprotokolan harus mencerminkan keseimbangan, keserasian, dan keselarasan antara
kepentingan individu, masyarakat, serta kepentingan bangsa dan negara.
4. Timbal Balik (Reciprocity)
Keprotokolan harus memperhatikan asas timbal balik yang saling menguntungkan antara
beberapa pihak yang mengadakan hubungan baik dalam negeri maupun luar negeri.

F. Tujuan Protokol

Pengaturan keprotokolan menurut pasal 3 Undang-Undang RI Nomor 9 tahun 2010,


bertujuan untuk:
a. Memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan
negara asing dan/atau organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu, dan/
atau tamu negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan
masyarakat.
b. Memberikan pedoman penyelenggaraan suatu acara agar berjalan tertib, rapi, lancar,
dan teratur sesuai dengan kententuan dan kebiasaan yang berlaku, baik secara nasional
maupun internasional.
c. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa.

G. Kegiatan-Kegiatan Protokol

Kegiatan-kegiatan protokol dalam pelaksanaanya terdiri dari:


a. Penerimaan tamu atau audiensi.
b. Perjalanan atau peninjauan.
c. Pengaturan rapat atau pertemuan.
d. Penyelenggaraan resepsi, upacara hari besar nasional, dan keagamaan.

8 Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XII untuk SMK/MAK
e. Apel bendera.
f. Pelantikan, serah terima jabatan, dan pelepasan.
g. Peresmian proyek.
Pelayanan bagi para diplomat antara lain meliputi:
a. Kekebalan dan kelonggaran diplomatik.
b. Fasilitas pelabuhan.
c. Pemberian hak-hak tertentu.
d. Penyusunan daftar diplomatik dan konsulat.
e. Pembuatan pernyataan selamat dan belasungkawa.

Rangkuman
Keprotokolan akan menciptakan penyelenggaraan acara yang berjalan tertib dan khidmat.
Hal-hal tersebut di antaranya seputar acara yang akan diselenggarakan dan dihadiri oleh
para pimpinan atau pejabat, serta bagaimana cara memperlakukan para pejabat dalam
aktivitas kedinasan. Dalam perkembangan selanjutnya, protokol seolah-olah menunjuk
kepada seseorang yang diserahi tugas untuk mengurus acara-acara kenegaraan atau
kepada suatu lembaga tertentu, sehingga pada saat tertentu pula, kata tersebut dapat
juga diartikan sebagai tata cara untuk menyelenggarakan suatu acara.
Pada Undang-Undang nomor 9 tahun 2010 pasal 4 disebutkan bahwa ruang lingkup
keprotokolan terdiri dari: (1) tata tempat; (2) tata upacara; dan (3) tata penghormatan.
Akan tetapi, dalam undang-undang tersebut dikhususkan pada acara-acara yang bersifat
kenegaraan (state/government protocol).

Uji Kompetensi
A. Pilihlah jawaban yang tepat!
1. Secara etimologis kata protokol berasal dari bahasa Yunani yang artinya “yang pertama”
dan “lem atau perekat” terdapat pada kata …
a. Kolla dan Sparta d. Kealla dan Protos
b. Protos dan Kealla e. Sparta
c. Protos dan Kolla
2. Istilah protokol dalam bahasa latin adalah …
a. Protos d. Protocoll(um)
b. Protocole e. Protocole(um)
c. Protocol
3. Protokol adalah sebuah aturan yang membimbing bagaimana sebuah aktivitas selayaknya
dijalankan terutama dalam bidang diplomasi merupakan pengertian protokol menurut

a. Wikipedia d. Undang-Undang RI No. 9 Tahun 2010
b. KKBI e. Pedoman Keprotokolan Negara
c. An English Indonesia Dictionary

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XII untuk SMK/MAK 9
4. Menurut Undang RI No. 9 Tahun 2010, aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi
meliputi …
a. Tata krama, tata tempat, dan tata upacara
b. Tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan
c. Tata upacara, tata busana, dan tata tempat
d. Tata penghormatan, tata upacara, dan tata tempat duduk
e. Tata penghormatan dan tata acara
5. Dalam bahasa Perancis, tata tempat disebut dengan “preseance” yang berarti …
a. Mendahului
b. Didahulukan
c. Pendahuluan
d. Daftar hadir
e. Pembukaan
6. Penataan atau pengaturan bagi orang-orang yang layak didahulukan merupakan
keprotokolan dalam pengaturan …
a. Tata krama
b. Tata upacara
c. Tata tempat
d. Tata kedudukan
e. Tata penghormatan
7. Aturan untuk melaksanakan tata urutan kegiatan, yaitu bagaimana suatu acara harus
disusun sesuai dengan jenis aktivitasnya, terutama jenis kegiatan, bahasa pengantar
yang dipergunakan dan materi aktivitas merupakan protokol dalam pengaturan …
a. Tata upacara
b. Tata krama
c. Tata penghormatan
d. Tata kedudukan
e. Tata tempat
8. Upacara serah terima jabatan, MoU, serta penyambutan tamu asing atau pejabat negara
merupakan contoh dari kegiatan protokol …
a. Tata upacara
b. Tata penghormatan bukan bendera
c. Tata upacara bendera
d. Tata penghormatan bendera
e. Tata upacara bukan bendera
9. Aturan untuk melaksanakan pemberian hormat bagi pejabat negara, pejabat
pemerintahan, perwakilan negara asing, dan/atau organisasi internasional, dan tokoh
masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi merupakan protokol
dalam pengaturan …
a. Tata pengorbanan
b. Tata tempat
c. Tata urutan penghormatan
d. Tata penghormatan
e. Tata upacara
10. Tindakan tentang hal-hal yang harus dilakukan dalam suatu acara tertentu menurut
aturan atau adat kebiasaan tertentu yang sudah ditetapkan dan harus ditaati dengan
seksama oleh peserta upacara merupakan unsur protokol …

10 Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XII untuk SMK/MAK
a. Tata upacara
b. Tata krama
c. Tata cara
d. Tata laksana
e. Tata penghormatan
11. Etiket tertentu yang pada prinsipnya harus diikuti dan mencerminkan tata sopan santun
dalam pergaulan merupakan unsur protokol …
a. Tata krama
b. Tata upacara
c. Tata penghormatan
d. Tata cara
e. Tata pergaulan
12. Unsur-unsur dalam kegiatan resmi protokol yang harus diperhatikan adalah…
a. Tata cara, tata krama, petugas
b. Petugas, tata cara, tata pergaulan
c. Tata penghormatan, tata krama, petugas
d. Petugas upacara, petugas protokol, tata tempat
e. Tata upacara, tata krama, tata penghormatan
13. Keprotokolan harus memperhatikan asas timbal balik yang saling menguntungkan
antara beberapa pihak yang mengadakan hubungan, baik dalam negeri maupun luar
negeri. Hal ini merupakan azas keprotokolan…
a. Kebangsaan
b. Reciprocity
c. Keseimbangan
d. Keserasian
e. Keselarasan
14. Memberikan penghormatan kepada pejabat negara, pejabat pemerintahan, perwakilan
negara asing dan/atau organisasi internasional, serta tokoh masyarakat tertentu, dan/
atau tamu negara sesuai dengan kedudukan dalam negara, pemerintahan, dan
masyarakat merupakan … protokol.
a. Azas
b. Tujuan
c. Tata laksana
d. Etika
e. Penghormatan
15. Pelayanan bagi para diplomat terdiri dari, kecuali …
a. Kekebalan dan kelonggaran diplomatik
b. Fasilitas pelabuhan
c. Pemberian hak-hak tertentu
d. Penyusunan daftar diplomatik dan konsulat
e. Pembebasan undang-undang

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XII untuk SMK/MAK 11
B. Soal Jawaban Singkat
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan tepat!
1. Surat-surat resmi yang memuat hasil perundingan (persetujuan dan sebagainya),
peraturan upacara di istana kepala negara atau berkenaan dengan penyambutan tamu-
tamu negara dan sebagainya merupakan pengertian protokol menurut …
2. Masalah protokol dianggap penting dalam hubungan antarnegara, maka pada tahun
1815 hal mengenai keprotokolan tersebut diundangkan melalui …
3. Istilah protokol dalam bahasa latin adalah …
4. Ruang lingkup keprotokolan terdiri dari: (1) tata tempat; (2) tata upacara; dan (3) tata
penghormatan. Hal ini termaktub dalam Undang-Undang …
5. Penataan atau pengaturan bagi orang-orang yang layak didahulukan disebut …
6. Tata urutan kegiatan bagaimana suatu acara harus disusun sesuai dengan jenis
aktivitasnya, terutama jenis kegiatan, bahasa pengantar yang dipergunakan dan materi
aktivitas, dinamakan …
7. Etiket tertentu yang pada prinsipnya harus diikuti dan mencerminkan tata sopan santun
dalam pergaulan disebut …
8. Keprotokolan harus memperhatikan keragaman penduduk, agama, suku dan golongan,
kondisi khusus daerah serta budaya dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara dengan tetap menjaga prinsip Negara Kesatuan Republik Indonesia, hal ini
sesuai dengan azas keprotokolan …
9. Menciptakan hubungan baik dalam tata pergaulan antarbangsa merupakan … protokol.
10. Pengaturan rapat dan pertemuan merupakan salah satu contoh dari … protokol.

C. Soal Uraian
Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jelas dan tepat!
1. Kedudukan protokol sangat penting dalam penyelenggaraan acara resmi dan kenegaraan.
Uraikan tujuan protokol menurut Undang-Undang RI nomor 9 tahun 2010!
2. Mengacu pada Undang-Undang nomor 9 tahun 2010, berikan penjelasan tentang ruang
lingkup keprotokolan!
3. Tata penghormatan dilaksakan untuk memberikan hormat bagi pejabat negara, pejabat
pemerintahan, perwakilan negara asing, dan/atau organisasi internasional, dan tokoh
masyarakat tertentu dalam acara kenegaraan atau acara resmi. Sebutkan bentuk
penghormatan yang dimaksud berdasarkan pernyataan tersebut!
4. Dalam melakukan kegiatan keprotokolan terdapat beberapa unsur-unsur protokol yang
harus ada. Sebutkan dan jelaskan masing-masing unsur-unsur keprotokolan tersebut!
5. Kegiatan keprotokolan dilaksanakan dalam acara resmi dan acara kenegaraan. Sebutkan
dan jelaskan lima macam kegiatan-kegiatan protokol!

12 Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XII untuk SMK/MAK
D. Lembar Kerja Siswa (HOTS)
No Konsep Ruang Lingkup Keprotokolan
1 Nama Kelompok
Anggota 1. 2.
3. 4.
2 Alat dan Bahan 1. Laptop 2. Internet
3. Printer 4. Alat Tulis
5. Ms. Office 6. LCD
3 Langkah-Langkah Kegiatan 1. Carilah informasi tentang:
a. Kegiatan Keprotokolan di Indonesia
b. Kegiatan protokol internasional
2. Susunlah informasi tersebut menjadi satu
makalah dengan menggunakan aplikasi
pengolah kata
3. Buatlah slide pada aplikasi presentasi
4. Presentasikan di depan kelas

Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan Kelas XII untuk SMK/MAK 13