Case Analysis

MATA KULIAH

Effective Project Management

(Case Study: How a Global Aerospace Company

Moves Strategy into Projects)

Oleh:
Imanuel Arifin S – 1706997426
Immanuel DesmonPurba – 1706088706
Manggala – 1706997565
Muchamad Agus Setiawan - 1706088883
Nurhidayati - 1706997685
Richard Bonardo–1706089091

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN
UNIVERSITAS INDONESIA
2019
I. Background / Case Synopsis
Studi kasus ini mengungkapkan bahwa menerjemahkan strategi perusahaan ke
dalam strategi proyek melalui proses dan praktik perusahaan yang terintegrasi secara
luas, yang digunakan oleh orang-orang profesional yang sangat terampil. Studi kasus
ini bertujuan untuk mendapatkan bukti dan untuk mendokumentasikan proses, praktik,
dan orang yang digunakan untuk menerjemahkan strategi perusahaan ke dalam
strategi proyek tersebut. Tim riset melakukan sejumlah wawancara semi-terstruktur
dengan manajer senior dari bisnis dan bidang manajemen proyek dari masing-masing
perusahaan yang berpartisipasi, menggunakan serangkaian pertanyaan yang
diberikan sebelum wawancara. Catatan terperinci dari wawancara dan informasi yang
diekstraksi dari dokumentasi masing-masing perusahaan dianalisis dan digunakan
untuk menyusun laporan studi kasus. Kemudian diverifikasi keakuratan, validitas,
serta analisis data dan informasi, sebelum disebarluaskan secara resmi di dalam
masing-masing organisasi. Temuan dari masing-masing studi kasus adalah ekstrak
dari laporan ini dan diterbitkan dengan persetujuan penuh dari perusahaan yang
terlibat.
Berdasarkan tingkat integrasi, strategi perusahaan akan dikembangkan secara
konsisten dan koheren di seluruh bisnis, program, dan proyek perusahaan. Jika ada
peristiwa muncul yang mengancam strategi yang dimaksud, ada mekanisme untuk
mengelola situasi dan mempertahankan strategi tersebut.
Business Process Model (BPM), yang digunakan di seluruh perusahaan
merupakan model generik yang diterima secara luas dan diidentifikasi dalam
literature. Kegiatan yang terkait dengan proses ini mencerminkan kegiatan yang
diidentifikasi untuk manajemen strategis dalam literatur. Tingkat integrasi, tingkat
interfacing, dan keterlibatan erat dari para ahli strategi perusahaan dan bisnis, serta
strategi pengembangan manajemen proyek memberikan contoh bagaimana
merumuskan strategi dan memulai proses implementasi. Pendekatan yang sangat
terintegrasi dan terstruktur digunakan oleh perusahaan untuk menerjemahkan strategi
perusahaan dan bisnis ke dalam strategiproyek, dan kemudian untuk mengelolanya
melalui seluruh proses manajemen proyek dan siklus hidup proyek. Hal ini
menunjukkan pentingnya strategi proyek dan manajemennya, serta tingkat prioritas
yang harus diberikan. Tentu saja ini memberikan model yang sangat baik tentang
bagaimana menerjemahkan strategi perusahaan ke dalam strategi proyek dapat
dilakukan.
2
II. Problem Identification

Ketika perusahaan ingin melakukan perubahan strategi bisnis model dari level
corporate menjadi level program project-project per aktivitas atau unit terkecil. Untuk
dapat mengkonversi setiap aktivitas menjadi sebuah program yang perusahaan harus
mampu untuk dapat menentukan konsumen, tujuan dan budgetnya dari aktivitas
tersebut.

Strategi perusahaan secara keseluruhan akan diterjemahkan ke dalam strategi bisnis

sektor, kemudian diturunkan ke strategi bisnis unit sebagai bagian terkecil. Dimana
seluruh strategi tersebut harus in-line dan berkontribusi kepada kesuksesan strategi
bisnis secara keseluruhan. Kombinasi strategi, rencana, dan komitmen dari unit bisnis
harus memenuhi atau mendukung tujuan dan target dari sektor bisnis. Demikian juga
setiap sektor bisnis harus berusaha mencapai komitmen rencana bisnis yang
mendukung pencapaian tujuan dan target perusahaan secara keseluruhan.

Perusahaan harus mampu mengidentifikasi dan melaksanakan beberapa hal yang

dianggap penting untuk mencapai kesuksesan proses perubahan strategi bisnis dari
level corporate menjadi level project agar target dan tujuan perusahaan secara
keseluruhan tetap tercapai.

 Faktor apa yang mempengaruhi perubahan strategi perusahaan

 Bagaimana suatu project mendukung strategi perusahaan
 Bagaimana menyusun organisasi project yang efektif

III. Problem Analysis and Solution

 Faktor apa yang mempengaruhi perubahan strategi perusahaan

Global Aerospace Company merupakan leading provider of aerospace insurance

dengan portofolio klien di seluruh dunia yang terlibat dalam setiap aspek industri
penerbangan dan luar angkasa. Jika ditinjau dari business modelnya bahwa point of view
adalah customer focus (termasuk service blueprint dan customer satisfaction) dari figure 2.1
business model. Sehingga strategi perusahaan tersebut akan dipengaruhi oleh 2 aspek sesuai
teori di PMBOK yaitu Enterprise Environmental Factors (EEFs), Organizational Process Assets
(OPAs).

3
 1. EEFs
a) Internal : Dari sisi internal seperti budaya, struktur, dan tata kelola organisasi,
Distribusi geografis dari fasilitas dan sumber daya, Infrastruktur, Perangkat lunak
teknologi informasi., Ketersediaan sumberdaya, dan Kemampuan karyawan.
b) Eksternal : Untuk dari sisi ini dipengaruhi dari kompetisi dunia penerbangan yang
sangat kompetitif terutama dari wilayah asia sehingga bisnis modelnya pun harus
menyesuaikan. Selain itu adanya perubahan regulasi penerbangan international juga
mempunyai dampak yang besar.
2. Internal OPAs
a) Processes, Policies, and Procedures : seperti SOP yang berlaku yang menyesuaikan
kondisi organisasi.
b) Corporate Knowledge Base : untuk factor ini biasanya adanya pembelajaran dari
project sebelumnya sehingga project yang akan dikerjakan bisa mengambil faedah
atau improvement untuk perbaikan project yang serupa terkait bisa efisiensi biaya
atau kecepatan dalam menyelesaikan suatu project.
 Bagaimana suatu project mendukung strategi perusahaan

Strategi perusahaan terlebih dahulu harus mempunyai road map atau long term target
nya dimana objective nya adalah customer dan budget. Dalam case ini adanya strategi
korporasi yang dijabarkan sampai level project sehingga setiap project sesuai dengan figure
2.2 Corporate strategy to project strategy process map. Corporate strategy plan atau CSP
merupakan komitmen yang dibuat level top managenemnt dalam hal ini BOD. Sehingga setiap
project harus selaras dengan CSP setiap perusahaan karena CSP adalah baseline dalam
monitoring corporate strategy termasuk dari aspek corporate financial plan atau CFP.

Dalam Proses transformasi dari strategy ke project ada 4 phase yaitu :

 Pre-planning evaluation
 Planning
 Execution
 Closeout

4
 Dari gambar dibawah terlihat bahwa portofolio suatu perusahaan akan didefiniskan oleh
project utama kemudian dibreakdown menjadi project2 kecil untuk supporting porject besar.

Dalam menyusuan key project strategy juga harus mempunyai metode dan
teknik sehingga bisa objective dan deliverable nya tercapai sesuai timeline dan target project.

 Bagaimana menyusun organisasi project yang efektif

5
 Dalam menyusun suatu organisasi project harus dibuat secara tepat dengan di isi oleh
orang-orang yang mempunyai kompetensi dalam menjalankan project. Ketika salah
menempatkan orang yang kurang berkompeten akan membuat suatu project delay atau
cost nya akan naik bahkan kerugian. Dalam konsep Kaplan pada strategic management
balanced scorecard bahwa dalam untuk mencapai visi misi perusahaan juga harus
memounyai orang yang berkompeten dengan dilakukan training atau people
development.

Sesuai dengan teori dibuku PMBOK bahwa dalam membuat organisasi

suatuproject harus seimbang dan kuat sehingga tercipta team yang solid. Dimana ada
beberapa matrix, namun dalam menentukannya tergantung dari level urgensi suatu
project sehingga bisa dipilih mana yang sesuai dengan kebutuhannya.

IV. Conclusion and Recommendation

6
BPM digunakan pada seluruh perusahaan merupakan sebuah model yang digunakan sebagai
model yang mengidentfikasi proses pada bisnis, walaupun tidak secara jelas dapat
menggambarkan sistem nilai dari perusahaan. BPM merupakan intergral dari Sistem
Manajemen Kualitas dari perusahaan. Rencana proses bisnis mendefinisikan tahapan dan
milestone setiap proyek yang sedang diambil oleh perusahaan dan mengintegrasikan antara
proses IPM (Integrated Program Management). Keuntungan dengan menggunakan sistem ini
adalah dapat membentuk Sistem Manajemen Kualitas. Level dari integrase manajemen
kualitas itu sendiri dapat berkembang secara konsisten melalui perjalanan bisnis, program
dan proyek dari perusahaan.
Proses untuk menciptakan dan secara menerus melakukan pengembangan terhdap
perusahaan, sector bisnis dan juga strategi bisnis mengembangkan bisnis model yang
kemudian hasilnya dapat digunakan sebagai strategi untuk melakukan manajemen terhadap
strategi proyek.
Keutamaan dari dokumentasi yang efektif dapat mempermudah tim proyek untuk melakukan
manajerial proyek sebagai bukti dari temuan studi kasus. Kumpulan dokumen untuk
membantu proses dignakan oleh perusahaan dengan efektif sesuai dengan bekerja nya sistem
perusahaan tersebut. Hal ini termasuk flowchart proses yang komperhensif yang
mengidentifikasi terkait input dan output dan juga kompetensi dan pelatihan yang
dibutuhkan untuk menjalankan tugas yang diberikan.
Profesionalimse dari pegawai proyek manajer merupakan cerminan dari keefektifan metode
yang digunakan untuk melatih dan mengembangkan pegawainya. Komitmen yang diberikan
dari perusahaan untuk mengembangkan dan pelatihan pegawai merupakan suatu hal yang
utama untuk mendefinisikan, tanggung jawab, kompetensi dan tugas dari pegawai tersebut.
Kompetensi perilaku utama dari majamen proyek untuk direksi proyek dan manajer proyek
harus dijelaskan secara padat dan jelas. Fungsi kompetensi manajemen proyek,sudah
dijelaskan secara singkat dan jelas oleh praktisi senior terkait komptensi yang harus dimiliki
oleh pegawai. Namun, sangat sedikit referensi terkait strategi pada kompentensi utama
walaupun sudah diterapkan. Hal ini terbaluk dari fungsi komptensi yang sudah termasuk
dikategorikan didalam kompetensi manajemen strategi yang dibutuhkan didalam manjerial
strategi proyek. Kompetensi ini berhubungan terhadap kebutuhan pekerjaan untuk direksi
proyek, manajer proyek, dan staf manajemen lainnya. Jadi, kompetensi dan kebutuhan
pekerjaan dapat dihubungkan terhadap proses proyek manajemen dan kunci-kunci utama
pelaksanaan.

V. Lesson Learned
1. Terdapat dua faktor yang mempengaruhi cara sebuah organisasi menjalankan
proyeknya. Kedua faktor tersebut adalah.
a. Enterprise environmental factor (EEF)

7
 b. Organization process assets (OPA).
2. Yang dimaksud dengan OPA adalah serangkaian business proses, prosedur dan juga
Knowledge bases.
3. Organisasi dalam sebuah project dapat dibedakan menjadi dua jenis :
a. Organisasi fungsional
b. Organisasi per-project
c. Organisasi Matrix
4. Project management office (PMO) adalah structure organisasi yang memfasilitasi
share resources dan mensupport project management team dalam penyediaan
project resources.
5. Sebagai langkah awal dalam menjalankan project adalah scope definisi yang jelas
dan dari langkah ini baru kemudian project management team dapat menyusun
organisasi yang paling sesuai.

8
 DaftarPustaka

Morris, Peter., &Jamieson, Ashley.(2004). Translating Corporate Strategy into Project

Strategy- Realizing Corporate Strategy through Project Management. Newtown
Square: Project Management Institute, Inc.

Project Management Institute. (2017). A Guide to Project Management Body of

Knowledge (6th ed.). Newtown Square: Project Management Institute, Inc.