Case Analysis

MATA KULIAH

Effective Project Management

(Case Study: The AtekPC Project Management Office)

Oleh:
Imanuel Arifin S –1706997426
Immanuel Desmon Purba – 1706088706
Manggala – 1706997565
Muchamad Agus Setiawan - 1706088883
Nurhidayati - 1706997685
Richard Bonardo–1706089091

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN
UNIVERSITAS INDONESIA
2019
I. Background / Case Synopsis
AtekPC berdiri pada tahun 1984, menjadi perusahaan kelas menengah dengan
pencapaian penjualan $1.9 Miliar pada tahun 2006. AtekPC mempekerjakan 2.100
karyawan dan 200 karyawan paruh waktu. Pada era tahun 1990 AtekPC
mengalami pertumbuhan yang sangat cepat hingga akhirnya memasuki era tahun
2000an tepatnya tahun 2007 AtekPC harus berjuang melawan perusahaan PC
lainnya di seluruh dunia untuk mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan.

Industri PC telah berubah, sebelumnya penjualan sangatlah mudah sehingga

AtekPC tidak memikirkan bagaimana mengontrol biaya dan antisipasi dalam
menghadapi persaingan. Sekarang kompetisi sangatlah kuat, para kompetitor dari
Asia yang sebelumnya menandatangani kontrak untuk kerjasama pembuatan PC
beralih menjadi penjual yang memasarkan produk PC dengan merknya sendiri.

Tantangan ini menuntut perusahaan untuk berubah secara cepat dan agresif agar
dapat melakukan pengurangan biaya dan memperoleh pasar baru. AtekPC
dituntut untuk mampu menyesuaikan diri dengan cepat agar kemampuan
perusahaan secara konsisten terus meningkat, jika tidak ke depannya AtekPC
akan menghadapi resiko tidak profitable atau menjadi target pengambilalihan.

2
II. Problem Identification
Tahun 2006 AtekPC sudah mengambil beberapa langkah inisiatif untuk
mengantisipasi kondisi masa depan. Mereka mendirikan Strategic Planning Office
yang bertanggung jawab untuk menentukan strategi bagaimana menghadapi
perubahan bisnis. Project Management Office (PMO) bekerja di bawah Strategic
Planning Office fokus terhadap pengembangan project IT yang diharapkan ke
depannya akan menjadi PMO perusahaan secara keseluruhan.

Dalam beberapa tahun AtekPC telah mengembangkan portfolio aplikasi secara

ektensif. Aplikasi tersebut secara mendasar fokus kepada fungsi bisnis operasional
untuk pembuatan PC, seperti fungsi akuntansi, pendanaan, manufaktur, penjualan
dan distribusi. Arsitektur integrasi antar fungsi sudah dibangun namun hanya
menyediakan informasi yang sedikit untuk lintas fungsi. Penanganan project untuk
pengembangan dilakukan sesuai dengan permintaan untuk tiap fungsi tanpa
adanya standarisasi dalam penangan projectnya.

Hal ini menjadi masalah bagi AtekPC karena project operasional untuk tiap fungsi
menjadi sangat banyak namun project yang diperuntukkan bagi perusahaan secara
keseluruhan sangat sedikit bahkan hampir tidak ada. Hal ini menimbulkan banyak
komplain yang menuntut adanya pengembangan dalam project.

3
III. Problem Analysis and Solution
AtekPC sadar bahwa ketika mereka melihat apa yang dibutuhkan untuk masa
depan, maka mereka menyadari bahwa mereka perlu untuk bergerak secara
agresif, mengandalkan project, dan harus mampu untuk mengatasi beberapa
project secara bersamaan. Oleh karena itulah keputusan untuk menerapkan PMO
dilakukan di AtekPC pada tahun 2006.

Pada awal penerapannya, PMO di AtekPC memiliki tanggung jawab yang belum
jelas. Tanggung jawab mereka hanya sebatas pada project-project IT walaupun
telah dicanangkan ke depannya diperluas tugasnya mencakup project bisnis di
masa depan. Secara umum pada awal implementas tugas PMO dibagi menjadi 2
kategori : fokus kepada project (Focused Project) dan orientasi kepada perusahaan
(Enterprise Oriented).

Kategori Keterangan

Konsultasi, mentoring dan training untuk kesuksesan

Project Focused
project individu

Memberikan pelayanan untuk mengembangkan seluruh

Enterprise Oriented project seperti manajemen portfolio, standarisasi PM,
metode dan alat serta project dokumentasi kinerja.

Klarifikasi mengenai tanggung jawab PMO terus dilakukan oleh AtekPC agar misi
mendapatkan manfaat dari program ini tercapai. Sampai akhirnya AtekPC
kemudian menerapkan metodologi Project Management di seluruh area
perusahaan. Metodologi ini mendorong AtekPC untuk membuat project yang lebih
besar dan lebih kompleks. PMO yang baru juga mulai menerapkan standarisasi
dalam mengatur project-project di AtekPC sehingga pengembangan dalam inisiatif
perencanaan dan kinerja benar-benar terjadi.

Tahun 2007, AtekPC menambahkan tanggung jawab kepada IT project atas

seorang staff pengembangan yang ditempatkan di setiap fungsi bisnis. Tugas dari
staff ini adalah berperan menjadi Project Manager (PM) yang mengatur permintaan
dari fungsi bisnis tersebut agar kebutuhannya dalam mengembangkan kinerja
terpenuhi.

4
Penempatan secara spesifik ini membuat PM mendapatkan pengetahuan yang
mendalam mengenai aktivitas, kebutuhan, orang –orang yang ada area bisnis
tersebut. Sehingga melalui pendekatan informal, para PM dapat memberikan
respon yang cepat terhadap permintaan para pekerja serta dapat menyeimbangkan
antara kebutuhan normal dengan kebutuhan yang sifatnya mendesak dengan
pertentangan yang lebih minimal. Hal ini juga menciptakan hubungan yang
berlandaskan kepercayaan antara PM dengan para pekerja dalam unit bisnis
tersebut. Keterbukaan ini membuat para PM bergerak dengan cepat dalam
mengumpulkan, menilai kebutuhan serta mencapai kata sepakat sehingga sesuai
dengan jadwal perencanaan.
Pengembangan sistem integrasi antar fungsi dan penggunaan teknologi internet
merupakan dua hal utama yang dibutuhkan oleh AtekPC untuk menghadapi
perubahan yang radikal dalam industri dan pasar. Implementasi PMO di AtekPC
ditujukan untuk menghasilkan output yang lebih baik dan konsisten baik dari segi
project bisnis maupun IT. Beberapa tantangan bagi AtekPC dalam implementasi
PMO :
1. Pemilihan orang yang tepat, memiliki kemampuan management yang baik untuk
membuat program ini sukses. Pada awal implementasinya tim PMO di AtekPC
kekurangan sumber daya untuk dapat melaksanakan semua project yang ada.
2. Mempertahankan keseimbangan antara tahap pemeliharaan dan
pengembangan baru. Contoh pengaturan sumber daya.
3. Isu terkait otoritas, Mark Nelson sebagai pemimpin dari PMO tim menyadari
perlunya dukungan dari Top Management dalam menjalankan misi PMO.

5
IV. Conclusion and Recommendation

6
V. Lesson Learned

7
 Daftar Pustaka

Morris, Peter., & Jamieson, Ashley. (2004). Translating Corporate Strategy into Project
Strategy- Realizing Corporate Strategy through Project Management. Newtown
Square: Project Management Institute, Inc.

Project Management Institute. (2017). A Guide to Project Management Body of

Knowledge (6th ed.). Newtown Square: Project Management Institute, Inc.