Case Analysis

MATA KULIAH

Operation Management For Competitive Advantage

(Case Study: American Constructor Inc.: World Outreach Expansion Proyek)

Oleh:
Alfian Sulthoni – 1706088050
Amanda Sri Lestari Putriyani – 1706996884
Immanuel Desmond – 1706088706
Nurhidayati - 1706997685
Richard Bonardo – 1706089091
Sammy Agustinus Santana – 1706997956

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

PROGRAM STUDI MAGISTER MANAJEMEN
UNIVERSITAS INDONESIA
2018
I. Background / Case Synopsis

American Constructors Inc. (ACI) merupakan perusahaan yang bergerak di bidang

konstruksi di Tennessee, Amerika Serikat, yang sudah membangun lebih dari 600
proyek dengan total proyek lebih dari satu milliar dollar. ACI fokus dalam
pembangunan konstruksi sebagai berikut, yaitu : sekolah negeri dan swasta, gereja-
gereja, fasilitas kesehatan, kantor dan area hiburan / komplek properti.

Industri konstruksi pusat keagamaan di Amerika mengalami peningkatan di Amerika

Serikat, dengan prediksi angka pertumbuhan akan lebih tinggi dari sektor non-
residential lainnya. ACI membangun konstruksi untuk ekspansi dari World Outreach
Church (WOC), dengan anggaran awal 31 juta US$ , dan mengalami peningkatan
menjadi 34 juta US$. Proses pengerjaan ekspansi proyek WOC dipimpin oleh Tom
Grott, senior proyek manajer ACI.

Pada awalnya, proyek ini disepakati selesai pada bulan Maret 2010, tetapi World
Outreach Church meminta pada musim semi 2009 supaya proyek ini dapat selesai
pada saat liburan Thanksgiving (26 November 2009). Grott menyadari bahwa proyek
ini tidak dapat selesai sesuai dengan permintaan WOC, Grott berusaha
menyelesaikan proyek ini pada 14 Desember 2009, supaya WOC dapat
menggunakan fasilitas mereka pada saat Natal. Selesainya proyek ini tepat waktu
berpengaruh bagi reputasi ACI dan peluang-peluang proyek bagi ACI di masa
mendatang, karena WOC merupakan gereja yang berpengaruh di Tennessee dengan
jemaat-jemaat dari sosial kelas tertentu.

Tom Grott melakukan assesment mengenai proyek ini pada tanggal 24 September
2009, dengan melakukan koordinasi dengan pihak-pihak yang berkaitan dengan
proyek tersebut, mendapatkan update dari arsitek, tentang lama pengerjaan, proses
yang belum selesai, dan hal-hal yang perlu diselesaikan dalam beberapa minggu ke
depan.

Proyek management dalam case ini merupakan contoh yang dapat kita pelajari,
karena memiliki dealine, dan kualitas yang diselesaikan oleh ACI harus sesuai
dengan kesepakatan, proyek tidak boleh terlambat, dan hasil harus memenuhi
syarat quality control.

2
II. Problem Identification

Identifikasi permasalahan pada kasus ini adalah sebagai berikut:

1. Sehubungan dengan permintaan WOC untuk memajukan tanggal penyelesaian
proyek dari bulan Maret 2010 menjadi 26 November 2009 (saat liburan
Thanksgiving), maka masalah utama yang dihadapi oleh ACI adalah penyelesaian
proyek tepat pada waktunya.
2. Tom Grott sebagai proyek manager ACI yang bertanggung jawab terhadap
proyek WOC ini menyadari ketidakmungkinan proyek tersebut akan diselesaikan
pada tanggal 26 November 2009. Setelah berkompromi dengan WOC untuk
mendorong batas waktu penyelesaian konstruksi sampai dengan 14 Desember
2009, ACI sekarang sudah mundur dari jadwal dan tidak melihat kemungkinan
untuk menegosiasikan ulang tenggat waktu karena reputasi perusahaan yang
sedang dipertaruhkan.
3. Karena batas waktu yang terbatas, Tom Grott dengan timnya mengevaluasi
kemajuan proyek WOC ini pada tanggal 24 September 2009.
4. Proyek WOC ini sudah ketinggalan jadwal dan Grott perlu meyakinkan semua
subkontraktor dan karyawannya, baik secara verbal maupun dengan insentif
untuk bekerja lembur dan lebih efisien dalam menyelesaikan proyek sesuai
dengan tanggal yang ditetapkan.

3
III. Problem Analysis and Solution

Masalah yang dihadapi oleh Tom Grot adalah perubahan target penyelesaian proyek
yang berdampak pada timeline pekerjaan proyek WOC sendiri. Dalam hal ini Tom
Grot harus bisa me-manage secara efektif dan efisien baik resource maupun
milestone dari setiap pekerjaan.

Pada buku Operations & Supply Chain Management dikenal salah satu metode pada
Project Management untuk menghadapi kasus time-cost trade off seperti pada case
ini. Metode tersebut dikenal dengan Minimum-cost schedulling di mana tujuannya
adalah untuk mengurangi waktu penyelesaian proyek. Salah satu cost yang bisa
ditambahkan pada metode tersebut adalah activity direct cost di mana termasuk di
dalamnya overtime, mencari karyawan tambahan ataupun transfer karyawan dari
unit proyek lainnya.

Perubahan target waktu mengharuskan Tom Grot serta timnya membuat strategi
penyelesaian pekerjaan dengan lebih cepat. Oleh karena, gereja menggantungkan
harapan kepada ACI untung menyelesaikan pekerjaan sebelum musim natal tiba.
Tim yang dimiliki Tom Grott adalah; 10 orang pekerja (tukang kayu, operator mesin,
dan petugas kebersihan) dan 25 sub kontraktor yang berbeda, dan ia sangat
percaya diri bahwa tim nya dapat mencapai target waktu yang di tetapkan. Namun
seiring dengan berjalannya proses pekerjaan, dan diskusi yang dilakukan. Maka hal
yang harus di lakukan adalah:
1. Melakukan kerja lembur
2. Perlu pemberian insentif kepada subkontraktor untuk mendorong mereka
bekerja lebih.
3. Tim berkomitmen menyelesaikan target sesuai jadwal yang telah di buat
4. Melakukan evaluasi setiap harinya terkait target yang tidak tercapai, dan segera
mengejar ketertiggalan di hari berikutnya
5. Melakukan diskusi terkait hambatan yang terjadi di lapangan

4
IV. Conclusion and Recommendation

Project Management adalah bagaimana seorang pemimping proyek dapat

merencanakan, mengorganisasikan, dan mengotrol setiap sumber daya proyek
(people, equipment, material) secara efektif dan efisien. Salah satu tools project
management yang bisa dipakai untuk mengukur periode proyek dan menganalisa
sequence proyek adalah Gantt Chart. Dengan Gantt Chart, seorang pemimpin proyek
bisa menganalisa dan mengontrol keseluruhan seumber daya proyek.

Salah satu masalah dari sebuah proyek adalah timeline proyek yang sering berganti.
Timeline bisa dimajukan ataupun dimundur. Hal tersembut akan memberi impact
juga terhadap keseluruhan sumber daya proyek. Dalam penyelesaian masalah
proyek yang berhubungan dengan periode/waktu, pemimpin proyek bisa
menganalisa melalui metode Minimum-cost schedulling di mana tujuannya adalah
untuk mengurangi waktu penyelesaian proyek. Cost yang bisa ditambahkan untuk
mempercepat proses penyelesaian proyek adalah activity direct cost.

Berdasarkan masalah dan analisa solusi pada case ini, beberapa poin rekomendasi
lain yang bisa dilakukan Tom Grot selaku pemimpin proyek adalah sebagai berikut :

1. Pada case diinformasikan bahwa section store/cafe/kitchen sudah hampir selesai

dan hanya pekerjaan kecil dari sebuah proyek. Dalam hal ini resource pada
section ini bisa di dialokasikan juga ke section lain yang masih membutuhkan
waktu penyelesaian proyek yang lebih lama (Lobby & Sanctuary).
2. Pada case ini Tom Grot mengalokasikan waktu kerja para karyawan untuk
bekerja lebih pada weekend (sabtu dan minggu). Alternatif lain yang bisa
dilakukan adalah menambah waktu kerja pada weekdays (selama 10 jam) dan
memberikan waktu kerja hanya setengah hari pada weekend. Hal ini akan
berdampak positif pada psikologi karyawan dan juga tingkat kepuasan &
happiness level pada setiap karyawan. Hal tersebut dikarenakan karyawan tetap
bisa mendapatkan waktu bersama keluarga ataupun waktu istirahat di weekend.
3. Overlapping Activity. Dengan melihat ada 3 unit section yang belum selesai, Tom
bisa menganalisa berdasarkan Gantt Chart dan WBS yang sudah didefinisikan di
awal. Tom bisa melihat task mana yang bisa di kerjakan oleh resource yang
tidak banyak dan mengalokasikan cukup resource untuk pekerjaan yang belum

5
 selesai. Dalam hal ini pekerjaan clean up yang seharusnya mengalokasikan
sejumlah resource dalam aktivitasnya bisa dikerjakan sendiri oleh internal team.
Dan mengalokasikan cukup resource yang leih kepada pekerjaan yang
kemungkinan tidak bisa meet dengan schedule yang ditetapkan (dalam hal ini
sanctuary).

V. Lesson Learned

Pelajaran yang bisa diambil dari kasus ACI ini adalah bagaimana penerapan Proyek
Management yang terstruktur dan rinci dapat mengatasi perubahan tenggat waktu
dalam sebuah proyek. Pengumpulan data terkait pekerjaan-pekerjaan yang belum
selesai serta perkiraan waktu yang presisi untuk menyelesaikannya membuat
seorang proyek manager mengetahui bahwa waktu yang tersisa cukup atau tidak
untuk menyelesaikan proyek tersebut. Ketika diketahui bahwa waktu yang tersedia
tidak cukup untuk menyelesaikan proyek tersebut diperlukan strategi baru untuk
dapat menyelesaikannya tepat waktu. Mengoptimalisasi waktu pekerjaan merupakan
hal yang tepat untuk dilakukan, namun hal ini menuntut effort yang lebih besar
karena akan menguras tenaga baik fisik maupun otak pekerjanya. Tingkat stress pun
akan meningkat. Oleh karena itu dalam kasus ACI diatas dilakukan strategi untuk
menambah jumlah pekerja serta waktu kerja di hari kerja dan di hari liburnya. Hal ini
membuat progress pekerjaan akan lebih cepat selesai dalam setiap harinya. Namun
hal ini juga harus dibarengi dengan penambahan insentif bagi pekerja.

Hal yang dilakukan ACI juga sering dilakukan di proyek-proyek lainnya. Hal kunci
yang harus dilakukan adalah melakukan koordinasi terus menerus sehingga target
pekerjaan perharinya dapat selesai dengan tepat atau bahkan melebihi target. Rapat
koordinasi tiap bagian dapat dilakukan di range waktu tertentu, serta morning
meeting dan closing meeting dilakukan sehingga setiap pekerja yang terlibat
mengetahui progress dari proyek mereka.

6
 Daftar Pustaka

Jacobs, F. Robert, and Richard B. Chase. (2018). Operations and Supply Chain
Management. 15th Global Ed., New York: McGraw-Hill Companies Inc.