ANALISIS PELAKSANAAN PENGELOLAAN REKAM MEDIS

DI PUSKESMAS HARAPAN RAYA KOTA PEKANBARU

Henny Maria Ulfa

STIKes Hang Tuah Pekanbaru
Hen heny_m@yahoo.com

Abstract

Research the implementation management of Medical records in health centers, in particular the implementation
management of medical records in Health Center Harapan Raya Pekanbaru. The type research used is
Qualitative. the number of informants in this research were 3 people that is officers practice activity management
of medical record. Techniques and methods of data collection using the guidelines observation, interview,
stationery and paper. The result research shows management of medical records has not running with the
maximum, the officers to be sufficient in quantity but not quality, do not have yet a Standards of Medical
Records Management Procedures and job descriptions of medical records.

Key Word : The Implementation Management of Medical Records

Abstrak

Penelitian pelaksanaan pengelolaan rekam medis di Puskesmas, khususnya pelaksanaan pengelolaan rekam
medis di Puskesmas Harapan Raya Kota Pekanbaru. Jenis penelitian yang digunakan kualitatif, jumlah informan
dalam penelitian ini 3 orang yaitu petugas melaksanakan kegiatan pengelolaan rekam medis. Teknik dan metode
pengumpulan data menggunakan pedoman observasi dan pedoman wawancara. Hasil penelitian menunjukan
pengelolaan rekam medis belum berjalan dengan maksimal, secara kuantitas petugas sudah mencukupi namun
belum berkualitas, belum memiliki Standar Prosedur Pengelolaan Rekam Medis dan uraian tugas rekam medis.
Kata Kunci : Pengelolaan Rekam Medis di Puskesmas

PENDAHULUAN pelaksanaan teknis dinas kesehatan kabupaten/

Sistem Kesehatan Nasional adalah bentuk dan cara
penyelenggaraan pembangunan kesehatan yang
memadukan berbagai upaya bangsa Indonesia dalam
satu derap langkah guna menjamin tercapainya tujuan
pembangunan kesehatan (Depkes RI, 2009). Tujuan
pembangunan kesehatan adalah meningkatkan
kesadaran, kemauan, dan kemampuan hidup sehat
bagi setiap orang agar terwujud derajat kesehatan
yang optimal. Terciptanya masyarakat Indonesia
seperti ini ditandai oleh penduduknya yang hidup
dengan perilaku dan dalam lingkungan sehat,
memiliki kemampuan untuk menjangkau pelayanan
kesehatan (Adisasmito, 2010).
Salah satu bentuk pelayanan kesehatan untuk
menunjang tercapainya derajat kesehatan adalah
Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas). Pusat
Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) adalah unit
kota yang bertanggungjawab menyelenggarakan
pembangunan kesehatan disuatu wilayah kerja
(Trihono, 2005). Faktor penting penunjang pelayanan
puskesmas adalah rekam medis. Rekam medis adalah
keterangan baik yang tertulis maupun terekam
tentang identitas, anamnesis, pemeriksaan fisik,
laboratorium, diagnosa serta segala pelayanan dan
tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan
pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan
maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat
(Depkes RI, 2006).
Pengelolaan rekam medis di puskemas terdiri dari
cara pemberian nomor rekam kesehatan keluarga,
assembling, analisa kelengkapan, penyimpanan dan
distribusi. Cara pemberian nomor rekam kesehatan
keluarga (RKK) di Puskesmas menggunakan kode
yang berbeda untuk didalam wilayah kerja maupun
diluar wilayah kerja puskesmas dan kemudian

39 39
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
ditambahkan 2 digit nomor ekstra didepan sebagai
kode kepala keluarga, istri maupun anak dan
selanjutnya dimasukan kedalam satu map folder
(Depkes 1992). Untuk kegiatan assembling petugas
menyusun lembaran formulir sesuai dengan
nomor urut rekam kesehatan keluarga (RKK)
dan mengganti map berkas rekam kesehatan
keluarga (RKK) apabila map sudah rusak. Untuk
kegiatan analisa kelengkapan petugas melengkapi
formulir apabila pencatatannya tidak lengkap.
Untuk kegiatan penyimpanan, petugas menyimpan
formulir ke dalam map berkas rekam kesehatan
keluarga (RKK) sesuai dengan nomor dan
menyimpan kedalam lemari penyimpanan. Untuk
kegiatan pendistribusian petugas mendistribusikan
berkas rekam kesehatan keluarga (RKK) ke
poliklinik yang dituju oleh pasien. Pendistribusian
berkas rekam kesehatan keluarga (RKK) langsung
dilakukan oleh petugas yang berwenang (Depkes
RI, 2006).
Berdasarkan pra penelitian penulis di Puskesmas
Harapan Raya Kota Pekanbaru diketahui masih
belum maksimalnya pelaksanaan pengelolaan
rekam medis. Hal ini terlihat ketika petugas
memberikan nomor rekam kesehatan keluarga
(RKK) seperti tidak menggunakan nomor ekstra
untuk menunjukan kepala keluarga, istri maupun
anak dan ditemukannya satu nomor rekam medis
untuk beberapa kepala keluarga. Seperti nomor
00-00-00 yang diberikan untuk 3 kepala keluarga
dan tidak menggunakan nomor ekstra. Begitu
juga penomoran rekam kesehatan keluarga (RKK)
untuk pasien luar wilayah kerja puskemas. Seperti
nomor 90-03-97 yang digunakan untuk 5 kepala
keluarga dan tidak juga menggunakan nomor
ekstra. Pelaksanaan assembling belum maksimal
karena masih ditemukannya formulir rekam
kesehatan keluarga (RKK) yang tidak disatukan
didalam map keluarganya dan masih ditemukannya
map berkas rekam kesehatan keluarga (RKK)
yang rusak. Kegiatan analisa kelengkapan tidak
dilaksanakan di Puskesmas Harapan Raya Kota
Pekanbaru. Untuk kegiatan penyimpanan dari
wawancara awal diketahui bahwa terjadinya
salah simpan berkas rekam kesehatan keluarga
(RKK) bahkan terkadang berkas rekam kesehatan
keluarga (RKK) tidak ditemukan. Sedangkan
untuk pendistribusian berkas rekam medis tidak
dilakukan oleh petugas yang berwenang, tetapi
dilakukan oleh pasien itu sendiri.
40
METODE
Jenis penelitian menggunakan jenis penelitian
kualitatif untuk memperoleh informasi dengan
jelas tentang pelaksanaan pengelolaan rekam medis
di Puskesmas Harapan Raya Kota Pekanbaru.
Subjek dalam penelitian ini adalah petugas yang
bertanggungjawab dalam pelaksanaan pengelolaan
rekam medis. Teknik analisa data yang digunakan
kualitatif yaitu untuk menganalisis data yang
diperoleh dari metode wawancara, observasi dan hasil
penelusuran dokumen melalui cara induktif yaitu
pengambilan kesimpulan umum berdasarkan hasil-
hasil observasi yang khusus. Setelah data terkumpul
dengan baik, maka data dianalisis secara deskriptif
HASIL
1. Pengelolaan Rekam Medis
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara
terhadap beberapa informan, diperoleh
Informasi bahwa pengelolaan rekam medis yang
sudah terlaksana pada assembling, penyimpanan
pendistribusian berkas RKK tidak dilakukan
oleh petugas sedangkan analisa kelengkapan
belum dilaksana.
2. SDM pelaksana pengelolaan rekam medis
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara
terhadap beberapa informan, diperoleh Informasi
bahwa jumlah petugas rekam medis lima orang,
tidak ada yang latar belakang D 3 rekam medis
dan belum pernah mengikuti pelatihan tentang
rekam medis.
3. SPO pelaksanaan pengelolaan rekam
medis di Puskesmas Harapan Raya Kota
Pekanbaru
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara
terhadap beberapa informan, diperoleh Informasi
bahwa belum ada spo tentang rekam medis.
4. Uraian tugas pelaksanaan pengelolaan rekam
medis
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara
terhadap beberapa informan, diperoleh Informasi
bahwa belum adanya uraian tugas petugas
rekam medis dan rolling setiap tahun. Setiap
pegawai baru di Puskesmas harus ditempatkan
di pendaftaran sebelum ditempatkan di ruangan.
 Henny Maria Ulfa. Analisis Pelaksanaan Pengelolaan Rekam ...
PEMBAHASAN
1. Pengelolaan Rekam Medis
Berdasarkan hasil penelitian diketahui
pengelolaan rekam medis yang sudah terlaksana
yakni cara pemberian nomor, assembling,
penyimpanan dan distribusi berkas rekam
kesehatan keluarga. Namun, untuk analisa
kelengkapan belum terlaksana. Cara pemberian
nomor di Puskesmas Harapan Raya Kota
Pekanbaru sudah melaksanakan kode dalam
dan luar wilayah, namun untuk pelaksanaan
nomor ekstra sudah tidak dilaksanakan lagi
karena petugas yang bertanggung jawab
terhadap pelaksanaan rekam medis di rolling
dan kurangnya pengetahuan petugas terhadap
cara pemberian nomor ekstra.
Menurut Depkes RI (1996) nomor indeks
anggota keluarga menggunakan nomor ekstra,
berupa tambahan 2 angka didepan 6 angka
nomor indeks keluarga seperti: 00 untuk kepala
keluarga, 01 untuk istri pertama, 21 untuk istri
kedua dan seterusnya serta 03 untuk anak, baik
anak kandung, anak tiri dan anak angkat dari
istri pertama, kedua dan seterusnya. Analisa
kelengkapan adalah memeriksa kelengkapan
secara kualitas maupun kuantitas dari berkas
rekam kesehatan keluarga (RKK) tersebut
(Depkes RI, 2006).
Penulis mengamsumsikan, pelaksanaan dari
pengelolaan rekam medis sudah ada, namun
belum semua pengelolaan rekam medis terlaksana
di Puskesmas harapan raya. Untuk pelaksanaan
pengelolaan rekam medis yang sudah terlaksana
pun pelaksanaannya belum maksimal. Hal
ini dikarenakan petugas kurang memahami
pengelolaan rekam medis dan kurangnya
petugas untuk pelaksanaan rekam medis.
Petugas pelaksana yang adapun tidak menetap,
karena mereka merupakan petugas rolling.
2. Sumber Daya Manusia (SDM) Petugas
Rekam Medis
Kuantitas dan kualitas SDM Petugas Rekam
Medis yakni berjumlah 5 orang dengan latar
belakang pendidikan adalah 1 orang SMA, 1
orang D III Kesling, 1 orang D III Kebidanan,
1 orang D III Keperawatan dan 1 orang SKM.
Petugas di Puskesmas Harapan Raya Kota
Pekanbaru tidak memiliki petugas yang berlatar
belakang pendidikan rekam medis dan belum
pernah mengikuti pelatihan di bidang rekam
medis.
Pendidikan formal di dalam suatu organisasi
adalah suatu proses pengembangan kemampuan
ke arah yang diinginkan oleh organisasi yang
bersangkutan (Notoatmodjo, 2009). Petugas
rekam medis adalah tenaga kesehatan yang
mengabdikan dirinya dibidang kesehatan dengan
memiliki latar belakang dan keterampilan
dibidang rekam medis dengan pendidikan
minimal D III Rekam Medis.
Kuantitas yaitu menyangkut jumlah sumber
daya manusia (penduduk) yang kurang
penting kontribusinya dalam pembangunan,
dibandingkan dengan aspek kualitas
(Notoatmodjo, 2009)
Penulis mengasumsikan bahwa secara kuantitas
petugas rekam medis di Puskesmas Harapan
Raya Kota Pekanbaru sudah cukup, namun tidak
ada seorang pun petugas yang memiliki latar
belakang pendidikan rekam medis. kemudian
belum pernah ada petugas yang mengikuti
pelatihan mengenai rekam medis. Kualitas,
yakni menyangkut mutu sumber daya manusia
tersebut, yang menyangkut kemampuan, baik
kemampuan fisik maupun kemampuan nonfisik
(kecerdasan dan mental).
3. Standar Prosedur Operasional (SPO)
Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa
belum adanya SPO mengenai pengelolaan rekam
medis. Selama ini pelaksanaan pengelolaan
rekam medis mengikuti standar pelaksanaan
yang sudah ada selama ini tanpa ada standar
lisan ataupun tertulis. Menurut Rahman didalam
Abdillah (2012:14), SPO adalah pedoman
tertulis yang dipergunakan untuk mendorong
dan menggerakan suatu kelompok untuk
mencapai tujuan organisasi. Dengan adanya
SPO tentu lebih memudahkan dalam pencapaian
tujuan organisasi dan tentu tidak akan mengubah
tata laksana pengelolaan rekam medis meskipun
dilaksanakan oleh petugas baru maupun
mahasiswa magang.
Dengan tidak adanya standar baku yang
ditetapkan, akan mempersulit petugas dalam
pelaksanaan pengelolaan rekam medis, karena
petugas akan kebingungan terhadap tata laksana
41
Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015
ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)
pengelolaan rekam medis, terutama petugas
baru dan mahasiswa magang yang ditempatkan
di bagian pendaftaran. Meskipun sistem rolling
yang digunakan, pelaksanaan pengelolaan
rekam medis yang baik dan benar akan tercipta.
4. Uraian Tugas
Berdasarkan hasil penelitian diketahui bahwa
di Puskesmas Harapan Raya belum ada
uraian tugas untuk petugas yang bertanggung
jawab dalam pelaksanaan pengelolaan rekam
medis. Setiap pegawai baru di Puskesmas
harus ditempatkan di pendaftaran sebelum
ditempatkan di ruangan. Uraian tugas adalah
daftar kegiatan atau tugas yang harus dilakukan
oleh setiap karyawan dalam organisasi, sesuai
dengan jabatan atau pekerjaan karyawan yang
bersangkutan (Notoatmodjo, 2009:41).
Tidak adanya uraian tugas untuk petugas
yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan
pengelolaan rekam medis tentu akan
memperlambat pengelolaan rekam medis dan
sulit untuk menentukan petugas yang akan
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan
pengelolaan rekam medis.
SIMPULAN
1. Pengelolaan rekam medis meliputi cara
pemberian nomor, assembling, penyimpanan
dan distribusi, namun belum terlaksana
dengan maksimal, Sedangkan untuk analisa
kelengkapan belum terlaksana sama sekali.
2. Sumber Daya Manusia (SDM) secara Kuantitas
sudah mencukupi namun secara Kualitas belum
mencukupi.
3. Belum adanya Standar Prosedur Operasional
(SPO) dalam pelaksanaan pengelolaan rekam
medis.
4. Belum adanya uraian tugas untuk petugas
yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan
pengelolaan rekam medis di Puskesmas
Harapan Raya Kota Pekanbaru.
DAFTAR PUSTAKA
Abdillah, R. A. 2012. Efektifitas Kinerja Petugas
Rekam Medis Dalam Memberikan Pelayanan
Pendaftaran Pasien Rawat Inap Di RSIA
Zainab Pekanbaru. KTI tidak diterbitkan.
Program D III PIKES, Pekanbaru.
42
Adisasmito. 2007. Sistem Kesehatan. Jakarta: Raja
Grafindo.
Alamsyah. 2011. Manajemen Pelayanan Kesehatan.
Yogyakarta: Nuha Medika.
Azwar, A. 2010. Pengantar Administrasi Kesehatan.
Jakarta: Bina Rupa Aksara.
Budi, S. C. 2011. Manajemen Unit Kerja Rekam
Medis. Yogyakarta: Quantum Media.
Departemen Kesehatan RI. 1996. Petunjuk Pengisian
Formulir Pencatatan SP2TP. Jakarta: Depkes RI
—————. 2006. Pedoman Penyelenggaraan
dan Prosedur Rekam Medis RS di Indonesia.
Jakarta: Depkes RI
——————. 2009. Sistem Kesehatan Nasional.
Jakarta: Depkes RI
Dharma, S. 2011. Manajemen Kinerja Falsafah Teori
dan Penerapannya. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Fadlullah, M. R. 2006. Hubungan pendidikan
dan pelatihan terhadap produktivitas kerja
karyawan PT. Sekawan Pangan Jaya.
Skripsi tidak diterbitkan. Program Strata I
Fakultas Bisnis dan Manajemen Universitas
Widyatama, Bandung.
Fathoni. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia.
Bandung: Rineka Cipta.
Huffman. 1999. Health Information Management.
Terjemahan Erkadius.
Manullang, M. 2006. Manajemen Personalia
Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Notoatmodjo, S. 2005. Metodologi Penelitian
Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta.
—————————. 2007. Kesehatan Masyarakat
Ilmu & Seni. Jakarta: Rineka Cipta.
—————————. 2009. Pengembangan
Sumber Daya Manusia. Jakarta: Rineka Cipta.
Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional.
2002.  Kamus Besar Bahasa Indonesia.
Jakarta : Balai Pustaka.
Rustiyanto. 2009. Etika Profesi Perekam Medis &
Informasi Kesehatan. Yogyakarta: Graha Ilmu.
Trihono. 2005. Manajemen Puskesmas Berbasis
Paradigma Sehat. Jakarta: Sagung Seto.