MIM - Metodologia de Implantação Microsiga

Personalizada

Manual Descritivo
Versão 9.1

PMO
Setembro, 2006
 MIM – Metodologia de Implantação Microsiga - Personalizada

INTRODUÇÃO
A Metodologia de Implantação Microsiga (MIM) foi desenvolvida para definir e organizar as atividades relacionadas à
comercialização e implantação dos produtos de software da Microsiga e de seus canais. Possibilita a prestação de serviços
padronizados e controlados através das melhores práticas observadas e utilizadas pelo mercado.

Abrange os passos realizados pelo atendimento e relacionamento, desde a oferta de soluções aos clientes até o
encerramento do projeto, quando disponibiliza as soluções em ambiente operacional do cliente.

Destina-se a fornecer subsídios para o entendimento dos conceitos envolvidos na metodologia, bem como informações
sobre as ferramentas, técnicas, formulários, modelos, templates e documentação auxiliar para a sua implementação e uso.

Como resultado, a MIM Personalizada pretende ser um plano para:

• auxiliar a gestão das atividades do projeto.

• organizar as ações e práticas de implantação.
• estabelecer critérios e regras para documentação do projeto.
• fornecer modelos e templates para documentação do projeto.
• melhorar o controle das atividades do projeto.

Para melhor compreensão e aplicação, ela foi dividida em 4 fases:

• Comercial
• Alinhamento
• Implantação
• Encerramento

Para gerenciamento dos projetos de maneira efetiva e com maiores chances de sucesso, é fortemente recomendável que o
Coordenador do Projeto e a equipe do projeto:

• Conheçam a metodologia MIM.

• Conheçam o guia PMBOK, subconjunto do abrangente conjunto de conhecimento em gerenciamento de projetos.
• Considerem a influência do ambiente do projeto (cultural, social, político, físico).
• Considere as normas e regulamentos da área de aplicação do projeto.
• Conheçam e aplique técnicas de gerenciamento geral (contabilidade, finanças, marketing, gestão de recursos
humanos).
• possuam habilidades interpessoais (comunicação eficaz, organização, planejamento, influência sobre a organização,
liderança, motivação, negociação, gerenciamento de conflitos e técnicas de resolução de problemas).

Entretanto, cada projeto é exclusivo e tem as suas particularidades exigindo uma combinação específica de processos,
conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos para conseguir atingir seus objetivos.

PMO, São Paulo, setembro de 2006.

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SUMÁRIO

CICLO DE VIDA DOS PROJETOS – MIM PERSONALIZADA 4

FASE COMERCIAL 5
ETAPAS 5
PROCESSO COMERCIAL 5
REUNIÃO DE ELABORAÇÃO DA PROPOSTA 7
GPI – GESTÃO DE PROJETO DE IMPLANTAÇÃO 8
REUNIÃO DE FECHAMENTO 9

FASE ALINHAMENTO 10

ETAPAS 10
RAP – REUNIÃO DE ALINHAMENTO DO PROJETO 10
REUNIÃO DO PATROCINADOR 11
DEFINIÇÃO E ALOCAÇÃO DA EQUIPE DO PROJETO 12
REUNIÃO DE “KICK-OFF” 13

FASE IMPLANTAÇÃO 14

ETAPAS 14
ETAPA 1 – ELABORAR O PLANO DO PROJETO 14
ETAPA 2 - PERSONALIZAÇÃO, PARAMETRIZAÇÃO E PREPARAÇÃO 16
ETAPA 3 – VALIDAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E CAPACITAÇÃO 18
ETAPA 4 – SIMULAÇÃO 20
ETAPA 5 – DISPONIBILIZAÇÃO 22

FASE ENCERRAMENTO 24

ETAPAS 24
ACOMPANHAMENTO 24
REUNIÃO DE ENTREGA 26
AVALIAÇÃO DA EQUIPE DO PROJETO 27

PRINCIPAIS DOCUMENTOS DO PROJETO 28

ESTRUTURA DO PMO 28

REFERÊNCIAS 28

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CICLO DE VIDA DOS PROJETOS – MIM PERSONALIZADA

Apresentamos o ciclo de vida de um projeto Microsiga aplicando-se a MIM Personalizada, da prospecção do cliente ao
encerramento do projeto. As fases foram estruturadas de forma a auxiliar o planejamento, execução e controle das atividades
do projeto pelas equipes de venda e de implantação.

Lições aprendidas

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FASE COMERCIAL

ETAPAS

PROCESSO COMERCIAL

Qual a importância desta etapa:

Qualificar os prospects ou clientes e os projetos.

Identificar o tamanho e características dos clientes e dos projetos.
Definir a estratégia de abordagem para o levantamento de necessidades do cliente.

Quando fazer:

• A partir da primeira visita ou contato inicial com o prospect ou cliente, sendo na empresa do
cliente ou dentro da Microsiga.
• Quando convidar o prospect ou cliente para visitar o CPR.
• Quando convidar o prospect ou cliente para participar de palestras e eventos da Microsiga para
conhecer a empresa, seus produtos e serviços.
• Em contatos informais com o prospect ou cliente em que ele manifeste informações que podem ser
relevantes para a prestação dos serviços.

Quem deve estar envolvido:

• Agente de negócios
• CPR
• MSAC
• Demonstradores
• Palestrante comercial
• Prospect ou cliente
• Outros interessados

Documentos que podem ajudar:

• Agenda do prospect ou cliente para realização da visita ou contato.

• Manual de atendimento e relacionamento e MIM.
• Agenda das apresentações no CPR e/ou dos eventos e palestras.

Como fazer (ferramentas e técnicas):

• Contatos iniciais com o cliente.

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Resultados:

• Definição de forma macro do tamanho e características do projeto e do cliente.

• Estratégia de abordagem para o levantamento das necessidades do cliente definida.
• Qualificação do cliente e do projeto.

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REUNIÃO DE ELABORAÇÃO DA PROPOSTA

Qual a importância desta etapa:

Levantar, entender e formalizar as necessidades do cliente ou prospect para alinhamento dos produtos
e serviços que serão oferecidos.

Quando fazer:

• A partir dos primeiros contatos com o cliente ou prospect.

• Podem ser necessários diversos contatos e visitas para levantamento das necessidades dependendo
da complexidade do projeto.

Quem deve estar envolvido:

• DAR - Diretor de Atendimento e Relacionamento (se necessário)

• GAR - Gerente de Atendimento e Relacionamento (se necessário)
• AGN – Agente de Negócios
• CN – Coordenador de Negócios
• GP/CP (se necessário)
• Cliente: Diretoria Executiva, Gestores
• Outros interessados

Como fazer (ferramentas e técnicas):

• Reuniões
• Apresentações
• Demonstrações
• Entrevistas
• Entendimento de RFP (Request for Proposal) enviada pelo cliente

Resultados:
• Cenário de negócios e necessidades do Prospect ou Cliente entendidos e registrados.
• Informações para avaliar o grau de aderência da solução Microsiga.
• Documento com levantamento de necessidades do cliente.
• Atas de reunião.

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GPI – GESTÃO DE PROJETO DE IMPLANTAÇÃO

Qual a importância desta etapa:

Estimar o escopo necessário para o projeto.

Determinar o grau macro de aderência dos produtos e serviços da Microsiga, alinhando as expectativas
técnicas e operacionais.
Estudar a viabilidade.
A área de AR utilizará a análise de aderência e todas as demais informações sobre o prospect ou cliente
e o projeto para preparar a proposta.

Quem deve estar envolvido:

• Microsiga: DAR, GAR, CN, AGN.

• Cliente
• GP/CP (se necessário)
• Outros interessados.

Recursos necessários:

• Objetivo do projeto e necessidades do cliente levantados.

• Ferramenta GPI.

Como fazer (ferramentas e técnicas):

• Simulações via GPI.

• Reuniões de estudo de viabilidade alinhando necessidades do prospect ou cliente x produtos e
serviços oferecidos.
• Simulação de cenários, através de apresentações dos produtos Microsiga.

Resultados:
• Grau de aderência do produto e serviços x necessidade do prospect ou cliente.
• Estudo de viabilidade do projeto (produto Microsiga atende às necessidades do cliente).
• Estimativa do escopo para o projeto.
• Informações gerais para a elaboração do Plano do Projeto para implantação.
• Informações gerais de levantamento para elaboração da proposta.
• Proposta gerada via GPI.

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REUNIÃO DE FECHAMENTO

Qual a importância desta etapa:

Negociação Comercial.
Fechamento e aprovação da proposta comercial.
Comunicação da entrada da proposta ao AR Base e PMO.

Quem deve estar envolvido:

• Microsiga: GAR, CN e AGN, AR Base, PMO

• Cliente

Recursos necessários:

• Informações gerais de levantamento

• Proposta

Resultados:

• Ferramenta GPI finalizada para a proposta.

• Proposta fechada e assinada pelo cliente.
• AR Base e PMO informados da entrada da proposta.

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FASE ALINHAMENTO

ETAPAS

RAP – REUNIÃO DE ALINHAMENTO DO PROJETO

Qual a importância desta etapa:

Passagem das informações do projeto, do Coordenador de Negócios (CN) para o Coordendador de

Projetos (CP) para que ele possa entender o projeto e planejar a entrega.
Alinhamento de expectativas internamente.
Planejamento do início dos serviços de entrega do projeto.
Oficialização do início das atividades ligadas à prestação de serviços.

Quem deve estar envolvido:

• GP, CP, CN e AGN – Esta etapa será realizada somente com profissionais da Microsiga
envolvidos no projeto. O Objetivo é transmitir, ao máximo, as informações obtidas no processo de
negociação, levantamento das necessidades e expectativas gerais do cliente, bem como, sanar
dúvidas.

Informações e recursos necessários:

• Proposta
• Informações do levantamento de necessidades do cliente

Como fazer (ferramentas e técnicas):

• Reuniões.
• Preencher documento RAP.
• Verificar se ainda falta alguma informação crítica para o planejamento.

Resultados:

• Documento RAP validado pelos participantes. Normalmente usa-se uma ata de reunião (template)
para validar a passagem. Alinhamento realizado com a visão do cliente e suas necessidades e
expectativas.

Documentos e templates:

• 003 – RAP Inicial.DOC

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REUNIÃO DO PATROCINADOR

Qual a importância desta etapa:

Alinhar com o cliente as expectativas e a estratégia do projeto.

Ratificar ou entender as prioridades do cliente em relação ao projeto (prazos, seqüência de
implantação, levantar as agendas dos usuários, áreas que serão envolvidas, gerentes funcionais, key-users etc.).
Marcar a reunião de “kick-off”.

Quem deve estar envolvido:

• Cliente
• GP/CP
• CN

Informações e recursos necessários:

• Proposta.
• .PPT de primeira reunião com o cliente.
• Agenda das pessoas do cliente envolvidas com o projeto para a reunião de “Kick-off”.

Como fazer (ferramentas e técnicas):

• Realizar reuniões.
• Verificar se o macro escopo contratado atende as necessidades, requisitos e expectativas do
Sponsor e do Gerente do Projeto do cliente.
• Verificar se as necessidades, requisitos e expectativas foram compreendidos.
• Definir os papéis e responsabilidades da equipe do Cliente e desenvolver uma matriz de
responsabilidades.

Resultados:

• Informações para desenvolver o plano do projeto (prazos, agendas dos recursos, módulos a serem
implantados, interfaces, importações de arquivos).
• Ata de reunião inicial.
• Reunião de “kick-off” marcada.

Documentos e Templates:

• 004 – 1ª. Reunião de alinhamento com cliente.DOC

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DEFINIÇÃO E ALOCAÇÃO DA EQUIPE DO PROJETO

Qual a importância desta etapa:

Definir perfil e requisitar a equipe microsiga que atuará no projeto.

Quem deve estar envolvido:

• GP/CP
• CN
• Analistas

Informações e recursos necessários:

• Perfil dos analistas necessários para o projeto.

• Agenda dos analistas.

Como fazer (ferramentas e técnicas):

• Acessar site http://ac.microsiga.com.br/ para solicitar analistas à Central de Recursos.

• Formar a equipe que vai iniciar a primeira etapa da implantação.
• Definir os papéis e responsabilidades da equipe Microsiga para o projeto.
• Realizar reunião com a equipe selecionada.

Resultados:

• Equipe formada
• Papéis e responsabilidades definidos e comunicados aos membros da equipe.
• Equipe alinhada.

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REUNIÃO DE “KICK-OFF”

Qual a importância desta etapa:

Marcar e comunicar o início oficial do projeto.
Apresentar o macro Plano do Projeto para todos os envolvidos, equipes da Microsiga e do cliente.
Apresentar a metodologia de implantação Microsiga – MIM.
Enfatizar a importância da participação e comprometimento de todos para o sucesso do projeto.

Quem deve estar envolvido:

• Equipe Microsiga.
• Pessoas envolvidas (stakeholders) do Cliente

Recursos necessários:

• Macro Plano do Projeto

• Decisões e definições da reunião de alinhamento com o cliente
• .PPT do Kick-Off

Como fazer (ferramentas e técnicas):

• Preparar o .PPT do Kick-Off.

• Realizar a reunião.
• Apresentar o macro plano do projeto de implantação para o restante da empresa.

Resultados:

• .PPT do Kick-Off preparado.

• Reunião de KICK-OFF realizada.
• Projeto iniciado.
• Importância da participação, comprometimento e papéis de cada um no projeto compreendidos.
• Ata de reunião de Kick-off.

Documentos e Templates:

• 005 – Reunião Inicial - Kick-Off.PPT

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FASE IMPLANTAÇÃO

ETAPAS

ETAPA 1 – ELABORAR O PLANO DO PROJETO

Qual a importância desta etapa:

Levantar de forma detalhada os processos e operações do cliente, contemplados no escopo da proposta,

e analisar a aderência às funcionalidades do sistema a ser implantado.
Identificar novas necessidades de personalizações, não contempladas na proposta.
Negociar eventuais necessidades de personalizações não contempladas no escopo e aprovadas pelo
cliente.
Ao final desta etapa, obter o aceite das atividades do projeto da etapa e a autorização para a etapa
seguinte.

Quem deve estar envolvido:

• GP (se necessário)
• CP e Analistas da Microsiga
• Gerente do projeto, gerentes funcionais e key-users do cliente
• CN (no final da etapa para negociar eventuais novas necessidades de personalizações ou mudanças
de escopo)

Recursos necessários:

• Proposta Comercial.
• Plano do projeto com detalhes definidos em ata de reunião com o cliente.
• Cronograma no PMS (Project Management System).
• Disponibilidade de agenda dos usuários-chave que serão envolvidos nesta etapa.

Como fazer (ferramentas e técnicas):

Executar as atividades do cronograma relacionadas ao sistema para esta etapa:

• Entrevistar usuários-chave.
• Apresentar aos usuários-chave como os processos serão feitos através das funcionalidades do
sistema.
• Identificar as necessidades de personalizações.
• Outras atividades planejadas e agendadas para esta etapa.

Executar as atividades do cronograma relacionadas ao projeto para esta etapa:

• Preencher a documentação do projeto.

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• Apresentar ao CN a relação de funcionalidades a personalizar, caso exista, para que ele possa
proceder e elaboração da proposta e a negociação.
• Desenvolver ou atualizar da matriz de responsabilidades para as pessoas envolvidas no projeto.
• Elaborar o plano do projeto.
• Desenvolver ou atualizar o plano de mudanças para o projeto.
• Solicitar aceite do cliente na documentação do projeto.
• Utilizar os templates específicos para esta etapa.
• Utilizar fluxogramas de processos.
• Atualizar o cronograma no PMS.

Resultados:

• Análise final de aderência.

• Documento mapa de funcionalidades e detalhamento do escopo finalizado contendo cenário atual
e desejado.
• Levantamento detalhado dos processos e operações do cliente contemplados no escopo.
• Levantamento detalhado das personalizações e obtenção de aprovação do cliente para o
desenvolvimento e para o faturamento das personalizações.
• Negociação de horas adicionais para o projeto (caso seja necessário) com o cliente ou com a
Microsiga para evitar eventuais estouros de horas do projeto.
• Matriz de responsabilidades atualizada.
• Plano do projeto.
• Plano de mudanças para o projeto atualizado.
• Documentos do projeto preenchidos e assinados.
• Atividades do cronograma para esta etapa concluídas.
• Cronograma do PMS atualizado.
• Reunião de acompanhamento do projeto para demonstrar o andamento do projeto, cronograma,
“status project” e validar o final das atividades da etapa pelo cliente.
• Ata da reunião de apresentação dos resultados da etapa e “status project”.
• 1º. Check-point aprovado e assinado.
• Documentação do projeto assinada e entregue ao PMO.

Documentos e Templates:

• 006 – Mapa de funcionalidades e detalhamento do escopo.DOC

• 007 – VFP.DOC (Verificação de funcionalidades a personalizar)
• 008 – Registro de aprovação das personalizações.DOC
• 009 – 1º. Check-Point
• 011 – Matriz de responsabilidades.XLS
• 012 – Plano de Comunicação.DOC
• 012 – Plano de Comunicação.XLS

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ETAPA 2 - PERSONALIZAÇÃO, PARAMETRIZAÇÃO E PREPARAÇÃO

Qual a importância desta etapa:

Parametrizar o sistema, preparar a estrutura dos dados do cliente e realizar as personalizações.

Transformar o levantamento detalhado das operações do cliente em parâmetros ou personalizações.
Observar e respeitar estritamente o que foi definido no mapa de funcionalidades e detalhamento do
escopo da etapa 1.
Ao final da etapa, obter o aceite das atividades da etapa e a autorização para a etapa seguinte.

Quem deve estar envolvido:

• GP/CP
• Analistas
• Key-users
• Gerentes funcionais

Recursos necessários:

• Dados do mapa de funcionalidades e detalhamento do escopo.

• Necessidades de personalizações.
• Cronograma de atividades desta etapa (equipe Microsiga e equipe do cliente).

Como fazer (ferramentas e técnicas):

Executar as atividades do cronograma relacionadas ao sistema para esta etapa:

• Boa prática: Antes de iniciar esta etapa, disponibilizar as telas de cadastros, capacitar e
solicitar aos usuários-chave do cliente que façam a digitação ou a importação de dados para
que todas as tabelas estejam prontas antes do início da próxima etapa. Desta forma, os
usuários poderão ser capacitados usando tabelas com dados reais e que fazem parte do seu
dia-a-dia (informações de sua própria empresa).
• Parametrizar o sistema.
• Preparar a estrutura de dados do cliente.
• Preparar os projetos lógicos (com detalhes, clareza e definição de procedimento, que sirva para
documentar a aplicação e a forma correta de utilização das rotinas).
• Desenvolver as personalizações (específicos).
• Desenvolver pontos de entrada e gatilhos.
• Criar tabelas e novos campos, índices, parâmetros e consultas específicas (tabela SXB).
• Realizar testes.
• Desenvolver ou ajustar os lay-out para migração de dados do sistema anterior (desde que faça
parte do escopo).
• Desenvolver as interfaces com outros sistemas existentes no cliente (desde que faça parte do
escopo).
• Desenvolver lançamentos padrão, configuração de arquivos EDI.
• Preencher os parâmetros relevantes para a operacionalização do sistema.

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• Definir os procedimentos de utilização junto aos usuários, tanto para rotinas padrões do sistema
como para novos desenvolvimentos ou personalizações.
• Outras atividades planejadas e agendadas para esta etapa.

Executar as atividades do cronograma relacionadas ao projeto para esta etapa:

• Documentar as personalizações (desenvolvimentos específicos).

• Documentar os parâmetros e alterações no dicionário de dados.
• Preencher a documentação do projeto.
• Solicitar aceite do cliente.
• Documentar lições aprendidas durante esta etapa.
• Usar os templates específicos para esta etapa.

Resultados:

• Sistema preparado.
• Procedimentos dos usuários definidos e documentados.
• Preferencialmente, os usuários-chave devem participar dos cursos comercializados pela Microsiga
para maior aproveitamento na próxima etapa e para facilitar o entendimento das funcionalidades
do sistema (observar se estes cursos foram contratados).
• Documentos do projeto preenchidos e assinados.
• Atividades do cronograma para esta etapa concluídas.
• Cronograma do PMS atualizado.
• Reunião de acompanhamento do projeto para demonstrar o andamento do projeto, cronograma,
“status project” e validar o final das atividades da etapa pelo cliente.
• Ata da reunião de apresentação dos resultados da etapa e “status project”.
• 2º. Check-point aprovado e assinado.
• Documentação do projeto assinada entregue ao PMO.

Documentos e Templates:

• 013 – Definição de Procedimentos.DOC.

• 013 – Alterações no dicionário de dados.XLS
• 014 – Rotinas Personalizadas.DOC.
• 015 – 2º. Check-Point.DOC

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ETAPA 3 – VALIDAÇÃO, DOCUMENTAÇÃO E CAPACITAÇÃO

Qual a importância desta etapa:

Consolidar os processos definidos, documentados e preparados na etapa anterior.
A equipe de projeto deve proporcionar aos usuários-chave da implantação o entendimento das rotinas
implantadas e os procedimentos para utilizá-las.
Obter as validações dos usuários-chave.
Utilizar os formulários de definições de procedimento, para os procedimentos implementados pela
equipe de projeto.
Ao final da etapa, obter o aceite das atividades da etapa e a autorização para a etapa seguinte.

Quem deve estar envolvido:

• GP, CP e Analistas
• Key-users
• Gerentes Funcionais

Recursos necessários:

• Manuais de definição de procedimentos.

• Documentos de rotinas personalizadas.
• Dados do mapa de funcionalidades e detalhamento do escopo.
• Dados da parametrização.
• Cronograma do PMS de atividades desta etapa.

Como fazer (ferramentas e técnicas):

Executar as atividades do cronograma relacionadas ao sistema para esta etapa:

• Capacitar os usuários-chave nas funcionalidades mapeadas e parametrizadas.

• Efetuar eventuais ajustes e concluir documentação de utilização do sistema.
• Esclarecer dúvidas dos usuários-chaves.

Executar as atividades do cronograma relacionadas ao projeto para esta etapa:

• Obter as validações dos procedimentos e personalizações realizadas.

• Preencher a documentação do projeto.
• Solicitar aceite do cliente.
• Documentar lições aprendidas nesta etapa.
• Utilizar os templates específicos para esta etapa.

Resultados:

• Capacitação concluída.
• Usuários chaves capacitados e preparados para replicar a capacitação para outros usuários.

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• Manual de procedimentos e definições, nas práticas operacionais do cliente, concluído.

• Documentos do projeto preenchidos e assinados.
• Atividades do cronograma para esta etapa concluídas.
• Cronograma do PMS atualizado.
• Reunião de acompanhamento do projeto para demonstrar o andamento do projeto, cronograma,
“status project” e validar o final das atividades da etapa pelo cliente.
• Ata da reunião de apresentação dos resultados da etapa e “status project”.
• 3º. Check-point aprovado e assinado.
• Documentação do projeto assinada entregue ao PMO.

Documentos e Templates:

• 016 – VFM.DOC (Validação das funcionalidades Microsiga).

• 016a – Termo de capacitação.DOC
• 017 – 3º. Check-Point.DOC

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ETAPA 4 – SIMULAÇÃO

Qual a importância desta etapa:

Essa etapa trata da simulação prática, em ambiente especificamente preparado, das operações rotineiras
do cliente, de acordo com o mapa de funcionalidades e detalhamento do escopo do projeto.
Obter o aceite das atividades do projeto desta etapa e a autorização para a etapa seguinte.

Quem deve estar envolvido:

• GP/CP
• Key-users
• Analistas.
• Gerentes funcionais.

Recursos necessários:

• Documentação validada na etapas anteriores.

• Formulários de definição de procedimentos validados pelos usuários-chave.
• Cronograma do PMS com as atividades desta etapa.
• Base de dados preparada para a simulação.

Como fazer (ferramentas e técnicas):

Executar as atividades do cronograma relacionadas ao sistema para esta etapa:

• Preparar um base teste para a simulação com os usuários.

• Simular processos e operações do cliente no sistema de acordo com o mapa de funcionalidades e
detalhamento do escopo e com as definições de procedimentos.
• Coletar os relatórios impressos durante a simulação.
• Conferir se os cálculos e resultados da simulação estão corretos.
• Observar tempo de processamento das rotinas.
• Simular operações de integração.
• Simular as rotinas de reversão de processos.
• Simular operações de consultas e relatórios.
• Realizar a simulação linear (a partir do desenho do processo no mapa de funcionalidades e
detalhamento do escopo)
• Realizar a simulação contextual (a partir dos processos principais do cliente e sua complexidade e
interligação).
• Realizar a simulação ampla (a partir dos pontos críticos do projeto ou dos pontos mais comuns de
falhas ou critérios estabelecidos pelo cliente).

Executar as atividades do cronograma relacionadas ao projeto para esta etapa:

• Validar a migração dos dados (importação).

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• Validar cada processo simulado.

• Preencher a documentação do projeto.
• Solicitar os aceites do cliente.
• Documentar lições aprendidas durante esta etapa.
• Arquivar resultados da simulação (relatórios, telas de consulta).
• Utilizar os templates específicos para esta etapa.

Resultados:
• Simulações realizadas e validadas.
• Migração validada.
• Documentos do projeto preenchidos e assinados.
• Atividades do cronograma para esta etapa concluídas.
• Cronograma do PMS atualizado.
• Reunião de acompanhamento do projeto para demonstrar o andamento do projeto, cronograma,
“status project” e validar o final das atividades da etapa pelo cliente.
• Ata da reunião de apresentação dos resultados da etapa e “status project”.
• 4º. Check-point aprovado e assinado.
• Documentação do projeto assinada entregue ao PMO.

Documentos e Templates:

• 018 – Migração.DOC.
• 019 – VSP.DOC (Validação da Simulação de Processos).
• 020 – 4º. Check-Point.DOC

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ETAPA 5 – DISPONIBILIZAÇÃO

Qual a importância desta etapa:

Concluir o ciclo de implantação, consistindo nos preparativos finais para a disponibilização oficial do
sistema em produção.
Obter o aceite das atividades do projeto desta etapa e a autorização para entrada em operação (virada).

Quem deve estar envolvido:

• GP, CP e Analistas.
• CN
• Gerentes Funcionais, Key-users.
• Gerente do projeto do cliente.
• ACR (Help-Desk)

Recursos necessários:
• Documentação validada na etapas anteriores.
• Resultados da simulação.
• Cronograma do PMS com as atividades desta etapa.

Como fazer (ferramentas e técnicas):

Executar as atividades do cronograma relacionadas ao sistema para esta etapa:

• Atender e resolver e eventuais pendências ou chamados abertos.

• Preparar infra-estrutura.
• Preparar banco de dados (importado e digitado).
• Preparar Hardware.
• Revisar resultados da simulação.
• Confirmar data da entrada em operação.
• Conferir infra-estrutura e banco de dados antes do início da utilização oficial.
• Cadastrar usuários e permissões de acesso.
• Definir com cliente período de acompanhamento (se contratado).
• Avisar a equipe de ACR da Microsiga a data de entrada em produção “virada”.
• Outras atividades planejadas e agendadas para esta etapa.

Executar as atividades do cronograma relacionadas ao projeto para esta etapa:

• Preencher a documentação do projeto.

• Solicitar os aceites por parte do cliente.
• Documentar lições aprendidas durante esta etapa.
• Utilizar os templates específicos para esta etapa.

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Resultados:

• Infra e banco aprovados para início da operação do sistema.

• Sistemas disponibilizados e liberados.
• Equipe de ACR Microsiga avisada.
• Documentos do projeto preenchidos e assinados.
• Atividades do cronograma para esta etapa concluídas.
• Cronograma do PMS atualizado.
• Reunião de acompanhamento do projeto para demonstrar e validar o final das atividades do
projeto pelo cliente e obter aprovação do cliente para entrada em operação.
• Ata da reunião final antes de entrada em produção.
• 5º. Check-point (autorização para entrada em produção) aprovado e assinado.
• Documentação do projeto assinada entregue ao PMO.

Documentos e Templates:

• 021 – Infra e Banco.DOC.

• 022 – Permissão de Acesso.DOC
• 023 – 5º. Check-Point.DOC

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FASE ENCERRAMENTO

ETAPAS

ACOMPANHAMENTO

Qual a importância desta etapa:

Prover ao cliente um apoio sistemático de recursos da Microsiga permitindo uma utilização inicial com
suporte Microsiga aos usuários. Esses recursos serão disponibilizados para atender prontamente as dúvidas
operacionais.
Esta etapa precisa ser contratada pelo cliente e fazer parte da proposta comercial.

Quem deve estar envolvido:

• GP, CP e Analistas
• Gerente do projeto e usuários

Recursos necessários:

• 5º. Check-point (autorização para entrada em produção) aprovado e assinado.

• Cronograma PMS de atividades desta etapa.

Como fazer (ferramentas e técnicas):

Executar as atividades do cronograma relacionadas ao sistema para esta etapa:

• Atender e resolver novas pendências ou chamados abertos, identificados a partir da entrada em

produção do sistema.
• Prover atividades de suporte agendadas para esta etapa.
• Atender a eventuais necessidades de retreinamento.
• Outras atividades planejadas e agendadas para esta etapa.

Executar as atividades do cronograma relacionadas ao projeto para esta etapa:

• Identificar novas necessidades, não pertencentes ao escopo original, mas detectadas agora como
relevantes.
• Identificar melhorias necessárias no sistema.
• Registrar e resolver problemas e pendências.
• Submeter novas necessidades de escopo e melhorias à gerência do projeto do cliente para avaliar
se serão aprovadas e implementadas em novo projeto e ao CN para que possa negociar nova
proposta.
• Preparar os usuários do cliente para utilização do Help-Desk Microsiga caso este serviço esteja
contratado.
• Preparar o cliente para “saída” da equipe Microsiga.

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• Documentar lições aprendidas durante esta etapa.

Resultados:

• Atividades de cronograma concluídas.

• Dúvidas e chamados encerrados e resolvidos.
• Usuários prontos e sistema estável.
• Fechamentos do sistema realizados.
• Documentos do projeto preenchidos e assinados.
• Atividades do cronograma concluídas.
• Cronograma do PMS encerrado.

Documentos e Templates:

• 025 – Início do Acompanhamento.DOC.

• 026 – Finalização do Acompanhamento.DOC

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REUNIÃO DE ENTREGA

Qual a importância desta etapa:

Encerrar formalmente o projeto.

Quem deve estar envolvido:

• GP e CP.
• Gerente do projeto do cliente.

Recursos necessários:

• Cronograma PMS com atividades encerradas.

Como fazer (ferramentas e técnicas):

• Realizar reunião de encerramento do projeto.

• Preencher carta de encerramento e obter a assinatura do cliente.
• Retirar a equipe do projeto do cliente.

Resultados:

• Reunião de encerramento do projeto realizada.

• Ata da reunião de encerramento.
• RAP de encerramento preenchida.
• Carta de encerramento assinada e entregue ao PMO.

Documentos e Templates:

• 024 – RAP Encerramento.DOC

• 027 – Encerramento.DOC

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AVALIAÇÃO DA EQUIPE DO PROJETO

Qual a importância desta etapa:

Registrar formalmente o desempenho e comportamento dos membros da equipe no projeto. Formar
uma base de dados para ser usada para direcionar ações de treinamento ou aconselhamento para que o
desempenho possa ser melhorado a cada novo projeto.

Quem deve estar envolvido:

• CP/GP

Recursos necessários:

• Site: http://apdrh.microsiga.com.br/apd

Como fazer (ferramentas e técnicas):

• O GP/CP deve entrar no portal do RH e digitar a avaliação.
• Em projetos com duração superior a 6 meses, a avaliação dever ser feita a cada 6 meses e ao final
do projeto.

Resultados:

• Equipe do projeto avaliada

• Base de dados do RH atualizada.

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Principais documentos do projeto

Proposta Comercial
Plano do Projeto
Cronograma
Mapa de funcionalidades e detalhamento do escopo
1º. Check Point
2º. Check Point
3º. Check Point
4º. Check Point
5º. Check Point
Carta de Encerramento

Acessem os modelos dos documentos em: ftp://ftp.microsiga.com.br/pmo

Estrutura do PMO

Décio de Barros Junior – Gerente

Equipe PMO Enterprise Oriented

Márcio Azevedo Selma – Lider
Claudio Diniz Ribeiro de Mendonça
Rodrigo Sanches Marcon

Equipe PMO Project Oriented

Renata Cristina Ludewig Leichtfeld - Lider
Patrícia Domingues
Carolina Schulze Saccucci
Giselle Duarte

Referências

Metodologia de Implantação Microsiga – MIM Personalizada, versão 8.0, abril 2005

Métodos, processos e conhecimento da Microsiga em gestão de projetos de implantação;
Sistemas de informação de gerenciamento de projetos da Microsiga (PMS, CFP, GPI)

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