Anda di halaman 1dari 6

Manajemen Persediaan di Rumah Sakit

Oleh: Firman Pribadi


Manajemen Bahan Baku dan Manajemen Persediaan
Di sebagaian besar RS, termasuk persediaan (supplies) dan farmasi (obat2an) adalah
biaya non tenaga kerja terbesar dalam anggaran (budget) operasi dan karenanya membutuhkan
perhatian khusus. Manajemen bahan baku yang tepat dapat mempunyai pengaruh yang
signifikan pada biaya operasi dan karenanya berdampak pada pendapatan bersih organisasi.
Manajemen Bahan Baku didefinisikan secara lebih luas dibandingkan dengan manajamen
persediaan, yaitu Manajemen Bahan Baku adalah manajemen dan kontrol persediaan, jasa, dan
peralatan (equipment dari akuisisi hingga disposisi), sedangkan manajemen Persediaan adalah
manajemen dan kontrol persediaan atau item yang mempunyai umur kemanfaat harapan
kurang dari 12 bulan (Suver, Neumann, dan Boles 1992).
RS mengklasifikasikan bahan baku menjadi dua kelompok, yaitu pertama bahan baku
untuk Perawatan pasien terdiri dari medical supplies, surgical supplies, obat2an, linen, dsb.
Kedua bahan baku untuk administrasi terdiri dari houskeeping supplies, office supplies dan
persediaan lain yang tidak digunakan secara langsung bagi perawatan pasien.
Tujuan dari manajemen Bahan baku atau Material adalah untuk meminimalkan biaya
total terkait dengan bahan baku dan menjamin ketepatan Bahan Baku baik secara kualitas
maupun kuantitas. Pertanyaanya adalah mengapa mengapa manajemen bahan baku ini
penting?, karena rumah sakit harus mempunyai persediaan dalam jumlah jenis dan jumlah yang
tepat untuk perawatan pasien, dimana Jenis yang tepat dari persediaan dapat ditentukan oleh
manajer bahan baku/ pembelian atas masukan dari komite pengguna. Selanjunya Jumlah tepat
dari persediaan hal yang sulit untuk diproyeksikan karena 3 alasan yaitu:

Waktu, Adanya lag time antara pemesanan dan penerimaan persediaan


Ketidakpastian Permintaan akan persediaan biasanya akan berfluktuasi baik dalam
volume maupun ragam pasien. , Untuk menghadapi ketidakpastian ini manajer bahan
baku/pembelian dapat meminta/menemui masing manajer departemen untuk
menentukan kebutuhan aktual yang dipandang penting
Diskontinuitas. Diskontinuitas berarti bahwa proses persediaan telah terhenti
(disrupted), mungkin karena model baru dari penawaran atau kesalahan pengantaran,
maka RS harus mempunyai stok di tangan untuk kontinuitas proses perawatan pasien
Alasan lain pentingnya manajemen bahan baku adalah Biaya, karena persediaan seperti
piutang yang merupakan aset yang tidak produktif atau tidak bertumbuh sehingga tidak
mendatangkan income. Dan fakta menunjukan piutang dan persediaan akan hilang nilainya
sejalan dengan waktu dimana piutang yang terlalu lama menjadi bad debt, dan persediaan
akan menjadi expired.
Ada 4 metode yang biasa digunakan untuk menilai persediaan yaitu: (a) FIFO - item
pertama yang masuk kedalam persediaan adalah item pertama yang dikeluarkan dari
persediaan. FIFO menghasilkan persediaan item terbaru. Total biaya persediaan ditentukan
dengan mengali biaya per unit dari item terbaru dalam persediaan dengan jumlah unit
dalam persediaan, (b) LIFO - item terakhir yang masuk kedalam persediaan adalah item
pertama yang dikeluarkan dari persediaan. LIFO menghasilkan persediaan dari item terlama.
Total biaya dari dari persediaan ditentukan dengan mengali biaya unit dari item terlama
dalam persediaan dengan jumlah unit dalam persediaan, (c) Weighted average:
Menentukan biaya rata-rata item dalam persediaan dan kemudian megalikan biaya rata-
rata dengan jumlah unit dalam persediaan, (d) Identifikasi Khusus atau specific
identification - menentukan biaya aktual dari masing-masing item dalam persediaan.
Idenifikasi khusus digunakan ketika persedian mudah untuk diidentifikasi dan ketika biaya
dari masing-masing item persediaan tinggi.

Dalam manajemen persediaan untuk meminimalkan biaya persediaan total manajer


bahan baku harus mempunyai pemahaman yang baik mengenai biaya persediaan. Terkait
dengan biaya persediaan terefleksikan dalam isu-isu berikut:

Berapa banyak item yang di pesan (order) untuk setiap pemesanan


Kapan memesan item
Berapa biaya dari item
Purchasing Cost (PD) adalah total biaya yang dibayarkan kepada vendor untuk item tertentu
dalam periode akuntansi (1 tahun). Purchasing cost (PD) didapatkan dengan mengalikan harga
item perunit (P) dengan permintaan (D) (yaitu: jumlah tahunan dari item yang digunakan).
Biaya pesan adalah biaya administratif yang dikaitkan dengan pesanan untuk item persediaan.
Total Biaya Pesan yaitu, (D/Q) O dimana (D/Q) O = Jumlah pesanan per tahun dikali dengan
biaya pesan per pesanan. Carrying cost adalah biaya menyimpan (Holding) persediaan item.
Carrying cost termasuk opportunity cost yang sedikitnya sama dengan biaya rata-rata
menyimpan persediaan ([P][Q/2], didapatkan dengan mengali harga dari item [P] dengan rata-
rata jumlah item dalam persediaan Q/2, dikali dengan suku bunga (I) yang didapatkan
perusahaan dari investasi. Opportunity Cost adalah = IP Q/2, Carrying cost juga memasukan
biaya menyimpan (Holding Cost) termasuk biaya gudang, keamanan dan jaminan item dalam
persediaan. Dan biaya ini didapatkan dengan mengali biaya menyimpan perunit (H) dengan
kuantitas yang di pesan (Q) = HQ. Karenanya Carrying cost didapat dengan menambah biaya
menyimpan (holding cost) dan opportunity cost. Selanjutnya persamaan dari Carrying Cost
adalah HQ + IP Q/2
Biaya kekurangan stock atau Stock-out cost (S) adalah biaya yang terkait dengan
kekurangan persediaan yang dimiliki untuk memenuhi permintaan. Yang termasuk stock-out
cost ini adalah purchasing cost dan ordering cost yang dikaitkan dengan pesanan mendadak
(tiba-tiba), dan intangible cost dari kerugian goodwill diantara staf medik dan pasien. Stock out
cost ini didapatkan dengan basis kasus per kasus.
Biaya kelebihan stock adalah Biaya yang dikaitkan dengan kepemilikan persediaan yang
lebih dari cukup (overstock) untuk memenuhi permintaan, yang termasuk overstock cost ini
adalah carrying cost dikaitkan dengan item yang berlebih untuk periode akuntansi tambahan
hingga RS menggunakan item ini.
Dari penjelasan biaya persediaan di atas maka dapat dirumuskan formula total biaya yang
menghasilkan biaya minimal persediaan untuk periode 1 tahun dengan bentuk formula seperti
berikut: Total Cost = PD + (D/Q) O + (HQ+IP[Q/2]) + S + L.
dimana:

PD = Purchasing Cost
(D/Q) O = Total Ordering Cost
(HQ+IP[Q/2]) = Carrying Cost
S = Stock-Out Cost
L = Overstock Cost

Economic Order Quantity dan Reorder Point


EOQ atau Qc adalah kuantitas item yang harus di pesan pada satu waktu untuk
mendapatkan total biaya persediaan yang minimal. EOQ adalah usaha untuk menghitung
berapa tingkat persediaan yang optimal. Karena persediaan yang terlalu besar akan memakan
terlalu banyak biaya dan jika terlalu kecil akan menimbulkan stock-out cost (intangible cost dari
goodwill RS) maka Formula EOQ adalah

2 DO
QC
IP 2 H

dimana:

D = Annual Demand (total kebutuhan per periode atau per tahun)


O = Order Cost (Biaya pemesanan)
P = Price (Harga dari Item)
H = Holding Cost (biaya memegang/menyimpan)
I = Interest (Tingkat Bunga)
Dengan Asumsi

Permintaan tetep dan konstan dalam satu tahun


Lead time untuk pesan konstan
Tidak ada Stock-Out atau Overstock
Gambar di bawah ini menjelaskan bagaimana titik biaya total terendah adalah titik EOQ seperti
penjelasan di atas

Gambar diambil dari https://sites.google.com/site/r10ce4107/material-management

Reorde Point
Titik pesan kembali atau reorder point adalah saat atau titik dimana harus diadakan
pesanan lagi sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan item yang dipesan
adalah tepat pada saat dibutuhkan, dengan bentuk persamaan:
ROP d l
D
d
Jumlah Hari Kerja pertahun
l lead time
D Kebutuhan pertahun

Perhitungan reorder point (RP) membutuhkan pengetahuan tentang lag time dalam
menerima pesanan, atau berapa hari yang dibutuhkan antara pemesanan item dengan
menerima item. Reorder point dalam unit adalah permintaan dalam lag time dan reorder point
dalam hari adalah lag time. Menentukan reorder point dibawah kondisi ketidakpastian RS perlu
mengetahui biaya yang dikaitkan dengan stock-out dan overstock. Dengan mengali stock-out
cost atau overstock cost dengan probabilitas terjadinya.(probabilitas dihitung berdasarkan
historis).
Gambar di bawah ini menjelaskan bagaimana hubungan Antara EOQ dan reorde point, yaitu
ketika persediaan berada pada titik pesan kembali maka rumah sakit akan melakukan pesan
kembali persediaan, dengan besaran pesan yang akan kemabali ke titik Qc. Gambar juga
menunjukan bahwa selama menanti pesanan item datang, rumah sakit perlu
mempertimbangkan adanya stock yang cukup (safety stock) selama masa menunggu (lead time)
pesanan tiba.

Gambar di ambil dari http://mcu.edu.tw/~ychen/op_mgm/notes/inventory.html

Daftar Pustaka

Nowicki Michael., 2008, The Financial Management of Hospital and Healthcare


Organization, Fourth Edition, Aupha press, Washington DC.