BENCHMARKING

BENCHMARKING DEFINED

Benchmarking adalah proses membandingkan dan mengukur operasi organisasi atau proses
internalnya terhadap orang-orang dari pemain terbaik di kelasnya dari di dalam atau di luar
industrinya. Benchmarking adalah menemukan rahasia kesuksesan apa pun diberikan fungsi atau
proses sehingga perusahaan dapat belajar dari informasi - dan memperbaikinya. Ini adalah proses
untuk membantu sebuah perusahaan menutup celah dengan pemain terbaik di kelasnya tanpa
harus "reinvent the wheel."

Poin-poin penting untuk diingat tentang benchmarking adalah sebagai berikut:. Benchmarking
adalah alat peningkatan yang semakin populer.

 Benchmarking menyangkut proses dan praktik.

 Benchmarking adalah cara yang dihormati dalam mengidentifikasi proses yang
membutuhkan perubahan besar.
 Benchmarking dilakukan antara perusahaan yang memberikan persetujuan yang mungkin
atau mungkin bukan pesaing.
 Benchmarking membandingkan proses atau praktik dengan proses atau praktik terbaik di
kelasnya di perusahaan target.
 Tujuan brenchmarking adalah untuk menemukan "rahasia kesuksesan" dan kemudian
sesuaikan dan tingkatkan untuk aplikasi sendiri.
 Benchmarking sama-sama bermanfaat untuk kedua besar danusaha kecil.

BENCHMARKING VERSUS REENGINEERING

Benchmarking melibatkan bermitra dengan pemilik kelas proses sehingga dapat mengadopsi atau
mengadaptasi proses itu dalam operasi tanpa harus menghabiskan waktu dan energi untuk
mencoba merancang duplikat dari proses yang unggul. Rekayasa ulang proses mengharuskan
untuk melakukan yang terakhir, pada diri sendiri. Karena itu, rekayasa ulang proses seharusnya
dipertimbangkan hanya ketika tidak mungkin untuk menggunakan brenchmarking. Itu bisa
terjadi karena sejumlah alasan, termasuk ini:

 Tidak ada proses yang diketahui tersedia untuk brenchmarking (jarang)

 Terbaik di kelasnya tidak mau bermitra
 Tidak dapat diakses terbaik di kelasnya karena kondisi geografis atau biaya

Singkatnya, jika memiliki proses yang sangat bagus untuk memulai,gunakan teknik peningkatan
berkelanjutan untuk membuatnya lebih baik. Sebaliknya, jika prosesnya jelas lebih rendah dari
yang digunakan oleh perusahaan lain, coba benchmarking. Ketika tidak dapat mencapaijenis
perbaikan yang dibutuhkan dari salah satu metode tersebut,maka proses rekayasa ulang mungkin
diperlukan.
RATIONALE FOR BENCHMARKING

Alasan untuk melakukan brenchmarking adalah tidak masuk akal untuk tetap terkunci di
laboratorium yang terisolasi mencoba menciptakan proses baru yang akan meningkatkan produk,
atau mengurangi biaya. Jika satu perusahaan memiliki proses itu empat kali lebih efisien, hal
yang logis untuk perusahaan lain lakukan adalah mengadopsi proses itu. Suatu organisasi dapat
membuat perbaikan bertahap untuk prosesnya melalui berkelanjutan perbaikan, tetapi mungkin
butuh bertahun-tahun untuk membuat peningkatan 4x ,dan pada saat itu, kompetisi mungkin
akan mencapai 6x atau lebih baik. Benchmarking digunakan untuk menunjukkan proses mana
kandidat untuk perbaikan berkelanjutan (tambahan) dan yang membutuhkan perubahan besar
(sekali pakai). Penawaran brenchmarking yakni rute tercepat menuju peningkatan kinerja yang
signifikan.

Poin kunci yang perlu diingat tentang brenchmarking yang terkait dengan perbaikan
berkelanjutan adalah sebagai berikut:
 Dunia kompetitif saat ini tidak memberikan waktu untuk bertahap peningkatan di bidang di
mana perusahaan tertinggal jauh.
 Benchmarking dapat memberi tahu perusahaan tempatnya berdiri praktik dan proses terbaik
di kelasnya dan proses mana harus diubah.
 Benchmarking memberikan model terbaik di kelasnya diadopsi atau bahkan ditingkatkan.
 Pelanggan modern lebih baik informasi dan menuntut kualitas tertinggi dan harga terendah.
Perusahaan punya pilihan baik untuk melakukan yang terbaik atau keluar dari bisnis.
 Benchmarking mendukung kualitas total dengan menyediakan sarana terbaik untuk proses
atau praktik yang cepat dan signifikan perbaikan.

PREREQUISITES TO BENCHMARKING

Sebelum terlibat dalam brenchmarking, organisasi harus memeriksa prasyarat - yang filosofis
dan pola pikir sikap, keterampilan, dan tugas pendahuluan yang diperlukan yang harus
mendahului segala upaya brenchmarking.
 Keinginan dan Komitmen
 Visi dan tautan objektif strategis
 Sasaran menjadi yang terbaik — tidak hanya ditingkatkan
 Keterbukaan terhadap gagasan baru
 Mengidentifikasi proses bisnis utama
 Memahami proses, produk, layanan, praktik, dan kebutuhan pelanggan yang ada
 Proses didokumentasikan
 Keterampilan analisis proses
 Keterampilan penelitian, komunikasi, dan pengembangan tim

OBSTACLES TO SUCCESSFUL BENCHMARKING

Seperti kebanyakan usaha manusia, brenchmarking bisa gagal. Kegagalan dalam aktivitas apa
pun biasanya berarti bahwa peserta gagal bersiap secara memadai untuk usaha itu — gagal
belajar cukup banyak tentang persyaratan, aturan, dan jebakan.

 Fokus internal. Untuk brenchmarking menghasilkan hasil yang diinginkan, penting untuk
mengetahui bahwa seseorang di luar sana memiliki proses yang jauh lebih baik dan menjadi
lebih fokus pada peningkatan internal perusahaan.
 Tujuan benchmarking terlalu luas.
 Jadwal yang tidak realistis. Benchmarking adalah proses yang tidak dapat ditekan dalam
beberapa minggu.
 Komposisi tim yang buruk
 Menyelesaikan “OK-in-Class”. Terlalu sering organisasi memilih mitra brenchmakung bukan
yang terbaik di kelasnya, karena satu dari tiga alasan:yang terbaik di kelasnya tidak tertarik
untuk berpartisipasi,penelitian mengidentifikasi pasangan yang salah, dan perusahaan
patokan menjadi malas dan memilihmitra yang berguna.
 Penekanan yang tidak tepat. Penyebab kegagalan dalam penentuan tolok ukur adalah tim itut
erjebak dalam mengumpulkan data tanpa akhir dan memasukkan banyak penekanan pada
angka. Baik pengumpulan data dan angka yang sebenarnya penting, tentu saja, tetapi yang
paling penting adalah prosesnya.
 Ketidakpekaan terhadap mitra
 Dukungan manajemen puncak terbatas

ROLE OF MANAGEMENT IN BENCHMARKING

Beberapa pertimbangan benchmarking membutuhkan persetujuan manajemen sebelum proses

dapat dimulai:

 Komitmen untuk berubah.

 Pendanaan. Hanya manajemen yang dapat mengesahkan pengeluaran dana untuk
brenchmarking. Dana ini akan mendukung perjalanan untuk tim guna mengunjungi
organisasi dengan proses terbaik di kelasnya.
 Sumber daya manusia. Mirip dengan pendanaan, manajemen harus membuat sumber daya
manusia yang diperlukan tersedia untuk tugas brenchmarking.
 Mengungkapkan informasi.
 Keterlibatan. Manajemen harus terlibat secara aktif di setiap aspek proses brenchmarking.
Manajemen seharusnya terlibat dalam menentukan proses mana yang akan dijadikan tolok
ukur dan memilih calon mitra brenchmarking.

BENCHMARKING APPROACHAND PROCESS

Proses brenchmarking relatif mudah, tetapi langkah-langkah harus mengalir secara berurutan.
Sejumlah variasi adalah mungkin, tetapi prosesnya harus mengikuti urutan umum ini:
1. Dapatkan komitmen manajemen. Tanpa mandat dari manajemen puncak,tidak ada gunanya
mencoba melakukan brenchmark. Itu sebabnya persyaratannya untuk komitmen manajemen
ada di bagian atas daftar.
2. Baseline proses. Garis dasar proses mendokumentasikan keadaan proses saat ini, langkah-
langkahnya, dan kemampuannya. Garis dasar proses akan memiliki dokumentasi lengkap
dari input dan output, semua langkah dan informasi pendukungnya, bersama-sama dengan
data kemampuan proses.
3. Identifikasi proses dan dokumen yang kuat dan lemah mereka.
4. Pilih proses yang akan dibandingkan. Poin penting untuk diingat adalah tidak pernah
membandingkan sebuah proses yang tidak ingin Anda ubah. Benchmarking bukanlah sesuatu
yang dilakukan secara sederhana untuk memuaskan rasa ingin tahu.
5. Membentuk tim benchmarking.
6. Penelitian yang terbaik di kelasnya. Penting bahwa mitra benchmarking dipilih menjadi
yang terbaik di kelasnya untuk proses yang menjadi brenchmark.Dalam istilah praktis, ia
harus menemukan yang terbaik. Karena brenchmarking dicapai dengan proses, mungkin
yang terbaik di kelasnya adalah sepenuhnya industri yang berbeda
7. Pilih kandidat mitra brenchmarking terbaik di kelasnya. Mitra brenchmarking terbaik
memberikan beberapa manfaat bagi kedua belah pihak. Jika tim dapat menemukan cara
untuk memberi manfaat bagi mitra potensial, maka hubungan antara kedua perusahaan akan
lebih mudah dicapai.
8. Membentuk perjanjian dengan mitra brenchmarking.
9. Kumpulkan data.
10. Menganalisis data dan menetapkan jarak.
11. Rencanakan tindakan untuk menutup celah atau melampaui.
12. Terapkan perubahan pada proses.
13. Monitor hasil.
14. Perbarui brenchmarking: lanjutkan siklus.

Tiga Fase Benchmarking

Poin-poin penting terkait dengan urutan 14 langkah dari langkah-langkah untuk menerapkan
pembandingan adalah sebagai berikut:

 Benchmarking membutuhkan komitmen manajemen puncak, partisipasi, dan dukungan.

 Diperlukan suatu organisasi secara menyeluruh memahami prosesnya sendiri sebelum
mencoba patokan.
 Proses yang harus diperbandingkan adalah mereka yang paling membutuhkan perbaikan.
 Tim brenchmarking harus menyertakan operator proses.
 Benchmark terbaik di kelasnya, bukan yang terbaik di industri.
 Jangan terburu-buru ke proses baru atau perubahan besar tanpa perencanaan menyeluruh,
bijaksana.
 Jangan puas dengan celah nol — bertujuan untuk melampaui.
 Monitor dengan cermat proses baru atau proses besar perubahan.
 Benchmarking bukan proses sekali tembak; lanjutkan selama-lamanya.
MAKING FULL USE OF BENCHMARKING DATA

Di akhir proyek brenchmarking dengan mitra, analisis data akan menghasilkan informasi
kuantitatif dan informasi kualitatif. Informasi kuantitatif secara efektif sebagai titik dari mana
kemajuan masa depan diukur. Ini juga digunakan sebagai dasar untuk tujuan peningkatan.
Informasi kualitatif mencakup hal-hal seperti kebijakan personil, pelatihan, gaya manajemen dan
hierarki, kematangan kualitas total, dan sebagainya. Data kuantitatif jelas informasinya dicari
dan selalu digunakan. Namun, mungkin adan ilai lebih dalam informasi kualitatif. Itu
menggambarkan suasana dan lingkungan yang terbaik di kelasnya dapat dikembangkan dan
dipertahankan.

PERPETUAL BENCHMARKING

Jika telah melalui serangkaian kegiatan benchmarking dan telah menerapkan perubahan yang
signifikan proses yang lebih baik, organisasi dapat mengembangkan kecenderungan untuk
meninggalkan brenchmarking. Pada titik ini, organisasi tidak hanya dapay meningkatkan
prosesnya tetapi juga mengembangkan beberapa yang berharga dari pengalaman benchmarking.
Proses terus ditingkatkan dan diubah. Di sebuah waktu yang relatif singkat, suatu organisasi
dapat tertinggal lagi.Untuk mencegah hal itu terjadi, organisasi harus mengambil keuntungan
dari pengalaman brenchmarking yang berhasil dan terus bergerak.

BENCHMARKING RESOURCES

Sejumlah sumber informasi dapat membantu organisasi dengan upaya brenchmarking mereka.
 Productivity and Quality Center (APQC) Benchmarking Clearinghouse (123 N. Post Oak
Lane, Houston, TX 77024; phone, [800] 776-9676 or [713] 681-4020; and on the Web at
www.apqc.org ). Benchmarking APQC Clearinghouse telah dibentuk untuk membantu
perusahaan, organisasi nirlaba, dan pemerintah dalam proses benchmarking.Bekerja dengan
organisasi yang berafiliasi dengan mengumpulkan dan menyebarluaskan praktik terbaik
melalui basis data,studi kasus, publikasi, seminar, konferensi, video,dan media lainnya.
 Kelompok perdagangan dan profesional.
 Literatur perdagangan menerbitkan informasi kekayaan yang relevani, dengan proses dan
praktik terbaik di kelasnya.
 Konsultan dan universitas yang terlibat dalam benchmarkingdapat membantu organisasi
memulai dengan menyediakanpelatihan awal, menawarkan saran dan bimbingan, dan
mengarahkan organisasi untuk calon mitra brenchmarking.