Rini Setiawati, M.

Pd
Muh. Khamdan, MA.Hum
Daftar Isi

Bab 1 Bab 2
Latar Belakang- 1 Makna Persuratan- 5
Deskripsi Singkat- 4 - Ruang Lingkup Tata Naskah Dinas
Tujuan Pembelajaran- 4 - Jenis Naskah Dinas
- Ketentuan Tata Naskah Dinas

Bab 3 Bab 4
Makna Kearsipan - 11 Landarchief- 22
Klasifikasi Arsip- 15 Kobunjokun- 23
Penyusutan Arsip - 18 Arsip Nasional Republik Indonesia- 24

Bab 5 Bab 6
Macam Sistem Penyimpanan - 25 Digital Record - 30
Peralatan Penyimpanan- 28 Penyimpanan Arsip Elektronik- 33
Masa Depan Kantor Virtual - 35

@Rini Setiawati dan Muh Khamdan / Manajemen Arsip Modern

Jakarta: BPSDM Hukum dan HAM
Januari 2019
Bab 1 Pendahuluan

Selamat datang di materi Manajemen Arsip Modern pada pelatihan Administrasi

Perkantoran Modern Tingkat Dasar metode e-Learning. Pembahasan materi ini akan
menguraikan tentang konsep pengarsipan dan integrasi arsip digital dalam perwujudan
kantor virtual. Materi ini disesuaikan pada konteks area perubahan dalam keterkaitan
dengan program ketatalaksanaan di bidang administrasi perkantoran. Semoga dapat
secara mudah difahami untuk belajar mandiri.

A. Latar Belakang
Saat ini kita berada pada era revolusi teknologi yang mau tidak mau mengubah cara
kita hidup dan bekerja. Dampak dari Revolusi Industri 4.0 sebagai perkembangan
peradaban modern telah kita rasakan pada berbagai sendi kehidupan, penetrasi teknologi
yang serba disruptif, menjadikan perubahan semakin cepat, sebagai konsekuensi dari
fenomena Internet of Things (IoT), big data, otomasi, robotika, komputasi awan, hingga
inteligensi artifisial (Artificial Intelligence).
Fenomena disrupsi yang mewarnai perkembangan peradaban Revolusi Industri 4.0,
dengan dukungan kemajuan pesat teknologi, akan membawa kita pada kondisi transisi
revolusi teknologi yang secara fundamental akan mengubah cara hidup, bekerja, dan
relasi organisasi dalam berhubungan satu sama lain.
Perubahan lanskap ekonomi politik dan relasi organisasi sebagai konsekuensi
Revolusi Industri 4.0 menjadikan transformasi organisasi pemerintah sebagai suatu
keniscayaan dalam berbagai skala ruang lingkup, dan kompleksitasnya. Transformasi
organisasi pemerintah ini menjadi kata kunci yang harus terus diupayakan sebagai
instrumen bagi aparat pemerintah agar responsif terhadap perubahan.

1
 Seperti kita ketahui bersama, dampak dari revolusi industri keempat salah satunya
adalah otomatisasi dan berkurangnya jumlah tenaga kerja manusia dalam produksi.
Seperti dicatat oleh Klaus Schwab, Industri IT di Lembah Silicon tahun 2014 menghasilkan
pendapatan sebesar AS$1,09 triliun hanya mempekerjakan 137,000 orang. Sementara
tahun 1990an, Detroit yang menjadi pusat tiga perusahaan otomotif besar dunia
mempekerjakan sepuluh kali lebih banyak untuk menghasilkan pendapatan yang
sama (Scwab 2017).
Dengan berbagai fenomena kemajuan teknologi serta dampaknya tersebut di atas,
menjadi nyatalah urgensi transformasi organisasi pemerintah untuk menjawab tuntutan
akuntabilitas publik dan transparansi yang semakin tinggi dewasa ini akibat
perkembangan era Revolusi Industri 4.0.
Perkembangan era Revolusi Industri 4.0 yang membawa konsekuensi meningkatnya
tuntutan akuntabilitas dan transparansi dari organisasi pemerintah serta responsif yang
tinggi dan cepat, hal ini membawa perubahan paradigma desain organisasi.
Ukuran besarnya organisasi dengan struktur organisasi dan rentang kendali yang
besar, tidaklah menjamin efektifitas pelaksanaan tugas pokok dan fungsi organisasi,
yang lebih berperan adalah seberapa sukses transformasi organisasi dilakukan agar
adaptif terhadap perubahan yang sedemikian cepat guna menjawab fenomena tomorrow
is today.
Revolusi Industri 4.0 sejatinya memberikan peluang besar dalam mengefektifkan
fungsi dan peran organisasi pemerintah dalam menjalankan tugas-tugasnya sehari-hari,
perkembangan IT yang cepat dapat menjadi peluang dalam percepatan penerapan e-
governance, sebagai digitalisasi data dan informasi seperti e-budgeting, e-project
planning, system delivery, penatausahaan, e-controlling, e-reporting hingga e-monev serta
apllikasi custom lainnya.

2
 Pilihan strategis pemanfaatan IT dalam berbagai organisasi pemerintah sangat
diperlukan dalam membangun mental self-driving, self-power, kreativitas dan inovasi,
ketika mesin dibuat menjadi lebih pandai dari manusia, maka pintar saja tidak cukup. Perlu
dibangun teamwork yang mengedepankan kolaborasi dan sinergi bukan kompetesi,
disamping itu diperlukan adanya kesepahaman dalam pola pikir dan cara bertindak dalam
menghadapi era digitalisasi teknologi di semua lini.
Mengantisipasi era disrupsi ini, Kemenkumham telah melakukan berbagai terobosan
dalam hal administratif. salah satunya adalah dengan diluncurkannya aplikasi sistem
kepegawaian (Simpeg), e-learning, Sisumaker dan lain sebagainya. Hal ini dimaksudkan
agar Kemenkumham dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya dapat lebih efesien
dan efektif sebagai responsif terhadap meningkatnya tuntutan akuntabilitas dan
transparasi publik.
Transformasi organisasi Kemenkumham perlu terus diarahkan kedalam perubahan
dari desain lama yang kurang kondusif ke desain baru yang lebih kondusif untuk terus
mengembangkan inovasi, manajemen inovasi dan mengelola risiko serta integrasi
organisasi dalam membangun kolaborasi dan sinergitas.
Inovasi dalam bidang administrasi didukung dengan keluarnya beberapa kebijakan
diantaranya Keputusan Menteri Hukum dan HAM Nomor M.HH-01.TI.06.03 Tahun 2019
tentang Integrasi Data dan Informasi di Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM.
Dengan kebijakan ini maka akan tercipta Sistem informasi di bidang Hukum dan HAM
yang cepat dan akurat serta mampu menyajikan data terkini.
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses kegiatan
administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman informasi dari
seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan
keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain.
Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus ada menajeman atau
pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.

3
 Mengingat pentingnya kegiatan administrasi dalam birokrasi maka dibutuhkan
pengelolaan yang professional sehingga birokrasi dapat berjalan mengantisipasi
perubahan -perubahan di era Revolusi 4.0. Di dalam Kamus Daring Bahasa Indonesia
administrasi dapat diartikan sebagai (1) Usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan
tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggara pembinaan organisasi ; (2) Usaha dan
kegiatan yang berkaitan degan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan ; (3)
Kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan ; (4) Kegiatan kantor dan
tata usaha pemerintah atau lembaga pemerintah. Sedangkan Administrasi Perkantoran
memiliki arti Keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan tata
usaha sebuah organisasi dalam sistem perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.

B. Deskripsi Singkat
Mata Diklat Manajemen Arsip Modern ini memfasilitasi peserta diklat Manajemen
Perkantoran Modern berbasis E-Learning dalam meningkatkan pengetahuan,
keterampilan, tentang manajemen kearsipan modern, yang ruang lingkupnya terdiri atas
Instrumen Administrasi Perkantoran di Lingkungan Kemenkumham, Manajemen Arsip,
serta Pengelolaan Arsip Berbasis Elektronik.

C. Tujuan Pembelajaran
Kompetensi dasar yang ingin dicapai melalui modul ini adalah: Setelah mengikuti
pembelajaran ini, peserta diharapkan mampu memahami tentang pengelolaan arsip
modern. Untuk menilai ketercapaian kompetensi dasar tersebut dapat diukur melalui
indikator keberhasilan yang dirumuskan sebagai berikut:

4
 Bab 2 Instrumen
Administrasi Perkantoran
Kemenkumham
Setelah membaca bab ini, peserta pelatihan diharapkan dapat menjelaskan
kebijakan tata naskah dinas di lingkungan Kemenkumham dan konsepsi
pengarsipan. Kemampuan ini untuk melengkapi pemahaman peserta tentang
tata persuratan di lingkungan Kemenkumham.

A. Memahami Makna Persuratan

Di dalam Pasal 1 Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 2 Tahun 2014 tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas, disebutkan bahwa yang dimaksud dengan Tata Naskah
Dinas adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan,
distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. Sedangkan Naskah
Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh
pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan
tinggi negeri, BUMN/BUMD dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan
pembangunan.
Agar jenis dan format tata naskah dinas di lingkungan Kemenkumham sesuai
dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 2 Tahun 2014 tersebut, maka
Kemenkumham telah melakukan penyesuaian dengan dikeluarkannya Permenkumham
No 15 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Hukum dan
HAM.
1. Ruang Lingkup Tata Naskah Dinas
Ruang lingkup Tata Naskah Dinas meliputi berbagai kegiatan yang
mencakup pengaturan tentang jenis, bentuk, dan penyusunan naskah dinas,
serta kelengkapan naskah dinas yang meliputi penggunaan lambang negara,
logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar,
perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat.

5
 2. Jenis Naskah Dinas

6
3. Ketentuan-Ketentuan Tata Naskah Dinas

7
 Ketentuan Tata Naskah Dinas

KECEPATAN HURUF KEAMANAN PERBAIKAN

Kilat (Kurang 24 Jam) Arial 11 / 12 Sangat Rahasia (SR) Perubahan

Segera (2 x 24 Jam) Naskah Dinas Rahasia (R) Pencabutan
Biasa (sesuai kurir) Pengaturan dengan Biasa (B) Pembatalan
Bookman Old Style 12 Terbatas Ralat

Penggunaan huruf dalam nota dinas setidaknya dapat menyesuaiakan UU Nomor 12

Tahun 2011 Tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan, yaitu penggunaan
font Arial ukuran 11 dan 12, serta untuk naskah dinas pengaturan berupa Bookman Old
Style ukuran 12.
Terkait klasifikasi keamanan tata naskah dinas, terutama arsip di lingkungan
Kemenkumham telah diatur dalam Permenkumham Nomor 56 Tahun 2016 tentang Sistem
Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis dan Hak Akses Arsip Dinamis di lingkungan
Kementerian Hukum dan HAM. Sedangkan urusan penomoran surat, telah terbit
Permenkumham Nomor 15 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Hukum dan HAM.

8
Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat
1. Naskah Dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan,
harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan naskah dinas yang sama jenisnya.
2. Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan
adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut atau oleh pejabat
yang lebih tinggi kedudukannya.
3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh
pejabat yang menandatangani naskah dinas atau dapat oleh pejabat setingkat
lebih rendah.

9
 Pemakaian Logo Kementerian
Permenkumham No 16/2012 tentang Logo Kemenkumham

WARNA
PENGAYOMAN Biru Tua bermakna amanah,
Tugas mengayomi dan keamanan, kedalaman jati diri
melindungi seluruh rakyat, Emas bermakna keagungan
sebagaimana “Pohon Beringin dan kewibawaan
Pengayoman”

5 GARIS BUSUR
5 Garis Busur (Setengah
Lingkaran) lambang Pancasila

2 GARIS TEGAK GARIS SIKU-SIKU

Hukum dan HAM yang
Demokrasi dan Keadilan untuk
Kesejahteraan Bangsa merepresentasi Agama dan
Moral

Perhatikan:
1. Tulisan Pengayoman ada di bawah gambar
2. Setengah lingkaran dalam posisi di tengah, garis tidak terhubung, sehingga jumlah
setengah lingkaran adalah lima.
3. Batas garis tegak lurus berada di atas tulisan pengayoman, dan sejajar dengan garis
vertikal siku-siku, sehingga bukan berekor.

10
 Bab 3 Pemahaman Awal
Kearsipan
Setelah membaca bab ini, peserta pelatihan diharapkan dapat
menjelaskan pengertian kearsipan, jenis-jenis arsip, dan klasifikasi
arsip di lingkungan Kemenkumham.

A. Memahami Makna Kearsipan

Pasal 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan
bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Sedangkan hal-hal yang berkaitan
dengan arsip maka disebut kearsipan.
Bangsa yang baik adalah bangsa yang memiliki kemampuan pengelolaan dokumen
dan arsip. Oleh karenanya, Kemajuan teknologi terutama bidang elektronika, harus
mendukung kegiatan manajemen pengelolaan arsip agar lebih praktis, lebih rapi, dan
memudahkan dalam penggunaan maupun penelusuran arsip ketika akan digunakan.
Setiap bangsa pasti memiliki catatan mengenai perjalanan bangsanya, termasuk bangsa
Indonesia. Sebagai bangsa yang memiliki beragam etnik dan budaya, tentulah memiliki
catatan panjang mengenai kehidupan masyarakatnya, sosial budayanya, pemerintahan
dan sebagainya. Perjalanan yang dimulai dari jaman pra sejarah itu banyak sekali
meninggalkan catatan yang terangkum dalam naskah-naskah kuno atau dokumen yang
merupakan sumber data penting bagi masyarakat Indonesia.
Arsip pada awalnya digunakan untuk menyebut tempat penyimpanan lembaran-
lembaran tulisan, yang pada perkembangannya diartikan sebagai kumpulan berkas yang
disimpan secara teratur, terencana, agar mudah ditemukan ketika akan dibutuhkan karena

11
 mempunyai nilai kegunaan tertentu. Oleh karenanya, inti pengertian arsip adalah
kumpulan lembaran-lembaran tulisan yang memenuhi 3 (tiga) syarat yaitu disimpan
secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan
kembali secara tepat ketika dibutuhkan.

Kepentingan sifat arsip ini berlaku bagi siapapun, termasuk dalam lingkup
perkantoran modern. Oleh karena itulah perlu memperhatikan sifat suatu surat atau
dokumen dalam tata naskah dinas tertentu guna memudahkan mengklasifikasi sifatnya
dalam jangka waktu tertentu.

12
 Fungsi kearsipan juga dapat dijabarkan sebagai berikut:

Tujuan kearsipan ialah menyelamatkan bahan pertangungjawaban nasional tentang

perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.
Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu sistem kearsipan
mempunyai sasaran, yaitu memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu
menyediakan informasi yang tepat, lengkap, akurat, relevan, dan tepat waktu secara
efisien.
Untuk mencapai sasaran sistem kearsipan di atas, tidak dapat lepas kaitannya
dengan siklus hidup arsip. Umumnya, setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup
penciptaan, pemanfaatan arsip, penyimpanan dan penemuan kembali, pemindahan, serta
pemusnahan.

13
 Siklus pemusnahan perlu memeperhatikan klasifikasi arsip. Hal yang berkaitan
dengan klasifikasi arsip itu diatur dalam Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
Nomor 55 Tahun 2016 tentang Klasifikasi Arsip.
Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil
pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi
kearsipan. Artinya, klasifikasi arsip merupakan Daftar pengelompokan Arsip/Dokumen
berdasarkan permasalahan / pokok masalah yg disusun secara berjenjang, logis dan
sistematis yg didasarkan pada tugas pokok dan fungsi organisasi.

14
B. Klasifikasi Arsip
Klasifikasi arsip memiliki fungsi sebagai panduan bagi satuan kerja di lingkungan
Kemenkumham untuk penciptaan, penyimpanan, dan penemuan kembali arsip dengan
cepat dan tepat.
Manfaat Klasifikasi Arsip:
1. Pedoman baku penataan arsip atau dokumen berdasarkan sistem pemberkasan.
2. Sarana pengendalian yang membantu mempercepat penemuan kembali.
3. Keutuhan informasi sesuai dengan pengelompokan ke dalam satu berkas.
4. Mendukung penyusutan Arsip.

15
 Penggolongan arsip yang didasarkan atas bentuk atau wujud seperti tekstual,
kartografik, gambar statik, dan audio visual. Pada klasifikasi berdasarkan fungsi, maka
mendasarkan pada kategorisasi kegiatan yang diatur oleh masing-masing organisasi. Hal
ini sebagaimana di lingkungan Kemenkumham yang memiliki ketentuan tersendiri
menyangkut klasifikasi fungsi dan masalah atau subyek arsip itu sendiri.

16
17
 C. Penyusutan Arsip (Retensi)
Pasal 47 dalam Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2009 tentang Penyusutan
Arsip menyebutkan bahwa penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip
dengan cara:
1. Memindahkan arsip inaktip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintah masing masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Berkaitan dengan jadwal retensi arsip, organisasi di lingkungan Kemenkumham
mengacu pada Permenkumham Nomor 54 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip
dan Prosedur Penyusutan Arsip di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM.
Berikut ini jadwal dari retensi arsip Kemenkumham:

18
 Pelaksanaan pemusnahan arsip mempunyai jangka retensi 10 tahun atau lebih,
ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Negara atau badan-badan Pemerintah
setelah mendapatkan pertimbangan Panitia Penilai Arsip.
Pimpinan lembaga menetapkan keputusan setelah mendapat persetujuan Kepala
Arsip Nasional. Pemusnahan arsip dilakukan secara total, sehingga tidak dapat lagi
dikenal baik isi maupun bentuknya, dan disaksian oleh dua pejabat dari bidang hukum
atau perundang-undangan, dan bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara yang
bersangkutan. Untuk melaksanakan pemusnahan dibuat daftar arsip-arsip yang
dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip.

19
20
 Bab 4 Sejarah Kearsipan
Indonesia
Setelah membaca bab ini, peserta pelatihan diharapkan dapat
menjelaskan sejarah perjalanan kearsipan di Indonesia baik secara
institusionalisasi maupun dokumentasinya

Sampai saat ini, sejarah menyatakan bahwa arsip

sudah dikenal sejak peradaban Sumeria dan Bailonia
sekitar 3.000 tahun sebelum masehi, atau 5.000 tahun
yang lalu. Bukti pengelolaan tersebut dengan bukti adanya
Hammurabi’s Code of Laws yang kini berada di Museum
Louvre di Paris, Perancis. Piagam Hammurabi dipahatkan
dalam batu serta ditulis dengan huruf paku (cuneiform),
yang berisis 282 hukum atau pasal untuk mengatur
perbuatan kriminal.
Di Indonesia, arsip dinyatakan melalui peninggalan
Kerajaan Kutai di Kalimantan Timur sekitar abad ke-4 M
dengan meninggalkan tulisan berbahasa sansekerta dan
huruf pallawa yang digoreskan pada batubesar yang
dibentuk sesuai selera para raja pada masa itu. Hal ini
kemudian disebut dengan prasasti, dan berkembang
menjadi kebudayaan menulis kepada para putra raja dan
kerabat kerajaan, yang terdiri dari pembahasan letak
kerajaan, silsilah keturunan kerajaan, napak tilas raja
terdahulu, adat istiadat kerajaan, serta kepercayaan yang
dianut pada masa itu.

21
 1. Landarchief (1892-1942)

Lembaga kearsipan di Indonesia secara resmi mulai ada sejak 28 Januari 1892
ketika pemerintah Kolonial Belanda mendirikan Landarchief. Pendirian lembaga tersebut
bertanggungjawab untuk memelihara arsip-arsip pemerintah guna kepentingan
administrasi dan ilmu pengetahuan, sekaligus mendukung kelancaraan pelaksanaan
pemerintahan.
Pada masa pergerakan nasional sekitar 1926-1929 di kala pemerintah Kolonial
Belanda menolak tuntutan kemerdekaan, Lansarchierf mendapat tugas khusus untuk
melakukan penulisan sejarah Hindia Belanda dan mengawasi peninggalan-peninggalan
orang Belanda. Pada masa 1940-1942 Pemerintah Kolonial Belanda menerbitkan Arshief
Ordonantie yang bertujuan menjamin keselamatan arsip-arsip pemerintah Hindia Belanda,
yang isinya:
a. Semua arsip pemerintah adalah hak milik tunggal pemerintah
b. Batas arsip baru adalah 40 tahun
Arsip yang melampaui masa usia 40 tahun diperlakukan secara khusus menurut
peraturan-peraturan tertentu yang diserahkan kepada Algemeen Landarchief di Batavia.

22
2. Kobunjokan (1942-1945)
Masa pendudukan Jepang merupakan masa yang sepi dalam dunia kearsipan,
karena pada masa itu tidak mewariskan arsip atau sengaja dihilangkan untuk
meninggalkan bekas sejarah. Oleh karena itulah maka ANRI (Arsip Nasional Republik
Indonesia) tidak memiliki simpanan arsip masa Jepang. Landarchief masih memiliki peran
penting dengan data-data kewarganegaraan karena Jepang akan membebaskan tawanan
orang Belanda-nya jika dapat membuktikan sebagai turunan orang Indonesia meski bukan
dari hasil pernikahan.

3. Arsip Negeri (1945-1947)

Keberadaan lembaga kearsipan di Indonesia mulai sejak proklamasi kemerdekaan
Indonesia. Keberadaan Arsip Negara merupakan pengalaman kegiatan kerasipan yang
pernah sangat berperan di masa kolonial Belanda. Pengambilalihan lembaga kearsipan
oleh pemerintah kemudian ditempatkan dalam lingkungan Kementrian Pendidikan
Pengajaran dan kebudayaan dengan nama Arsip Negeri. Keberadaan lembaga ini
berlangsung sampai pertengahan 1947 ketika pemerintah NICA datang ke Indonesia.

4. Landsarchief (1947 – 1949)

Sejak Belanda melancarkan agresi militer I dan berhasil menduduki wilayah
Indonesia pada 1947, keberadaan Arsip Negara diambil alih lagi oleh Belanda. Nama
lembaga kearsipan berganti menjadi Landsarchief. Lembaga ini berakhir seiring
pengakuan kedaulatan Republik Indonesia Serikat (RIS) pada Desember 1949.

5. Arsip Negara (1950-1959)

Setelah Konferensi Meja Bundar (KMB) yang menandai lahirnya RIS pada 27
Desember 1949, Landsarchief dikembalikan Kementerian Pendidikan Pengajaran dan
Kebudayaan (PP dan K). Status masih sama di zaman RIS. Pada 26 April 1950 melalui
SK Menteri PP dan K Nomor 9052/B, maka nama Arsip Negeri berubah menjadi Arsip
Negara RIS. Sedangkan pimpinan pertamanya adalah Prof. R. Soekanto, yang
merupakan orang asli Indonesia yang pertama kali memimpin lembaga kearsipan
Indonesia. Kepemimpinan Prof. R. Soekanto berlangsung sekitar 6 tahun hingga 1957.
Setelah itu maka digantikan oleh Drs. Mohammad Ali, seorang sejarawan yang menulis
Pengantar Ilmu Sejarah Indonesia. Pada periode inilah berlaku penggunaan istilah Kepala
Arsip Negara sampai 1959.

23
 6. Arsip Nasional (1959-1967)
Pada masa kepemimpinan Drs. R. Mohammad Ali diupayakan berbagai usaha untuk
meningkatkan peran dan status lembaga Arsip Negara. Langkah pertama yang diambil
adalah memasukkan Arsip Negara dalam Lembaga Sejarah pada Kementerian PP dan K.
Perubahan itu ditetapkan melalui Surat Keputusan Menteri Nomor: 130433/5 tanggal 24
Desember 1957. Berdasarkan SK Menteri Nomor 69626/a/s nama Arsip Negara berganti
menjadi Arsip Nasional. Perubahan ini berlaku surut semenjak 1 Januari 1959, yang
berada di bawah kementerian tertentu.

7. Arsip Nasional Republik Indonesia (1967-sekarang)

Tahun 1967 merupakan periode yang sangat penting bagi Arsip Nasional karena
menjadi Lembaga Pemerintah Non Departemen yang bertanggung jawab langsung pada
Presiden.

24
 Bab 5 Sistem Penyimpanan
Dokumen / Filling
Setelah membaca bab ini, peserta pelatihan diharapkan dapat
menjelaskan macam-macam sistem penyimpanan arsip dan
menyebutkan alat-alat penyimpanannya.

A. Macam-Macam Sistem Penyimpanan

Pada dasarnya terdapat lima macam sistem penyimpanan arsip (filing system),
yaitu sistem abjad, sistem subjek, sistem kronologis (tanggal), sistem nomor, dan sistem
wilayah (geografis).
a. Pada penyimpanan arsip yang didasarkan atas sistem abjad, pemberian kode arsip
disesuaikan dengan urutan abjad. Kode abjad tersebut diindeks dari nama orang,
organisasi atau badan lain yang sejenis.
b. Sistem subjek berarti sistem penyimpanan arsip dengan mendasarkan pada perihal
surat atau pokok isi surat. Dalam penerapan sistem ini perlu ditentukan terlebih dahulu
pokok masalah yang dihadapi sehari-hari. Masalah tersebut kemudian diklasifikasikan
menjadi masalah utama (main subject), sub masalah (sub subject) dan sub-sub
masalah (sub-sub subject). Untuk memperlancar penerapan sistem subjek ini perlu
dibuat indeks subjek.
c. Penyimpanan arsip dengan sistem kronologis adalah penyimpanan yang didasarkan
atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk surat masuk, penyimpanannya
didasarkan atas tanggal penerimaan surat. Tetapi untuk surat keluar, arsipnya disimpan
berdasarkan tanggal yang tertera pada surat.
d. Penyimpanan arsip dengan sistem nomor berarti penyimpanan yang didasarkan atas
nomor atau kode yang berupa angka-angka. Pada sistem nomor ini dikenal sistem
terminal digit dan sistem klasifikasi desimal.

25
 e. Sistem penyimpanan arsip dengan sistem wilayah berarti penyimpanan arsip tersebut
dikelompokkan berdasarkan atas wilayah-wilayah tertentu, misalnya pulau, propinsi,
kota, dan sebagainya.
Sampai saat ini tampaknya masalah kearsipan masih kurang mendapat perhatian
yang semestinya oleh berbagai instansi, baik pemerintah maupun swasta. Kurangnya
perhatian terhadap kearsipan tidak hanya dari segi pemeliharaan dan pengamanan arsip,
tetapi juga dari segi sistem filing-nya, sehingga mengakibatkan arsip sulit ditemukan
kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Masalah arsip bersifat dinamis karena arsip
akan terus berkembang seirama dengan perkembangan organisasi atau lembaga yang
bersangkutan. Bertambahnya arsip secara terus-menerus tanpa diikuti dengan tata kerja
dan peralatan atau fasilitas kearsipan serta tenaga ahli yang profesional dalam bidang
kearsipan akan menimbulkan masalah tersendiri.
Berdasarkan uraian tersebut, permasalahan di bidang kearsipan secara lebih rinci
dapat diuraikan sebagai berikut.
1. Penemuan kembali yang belum cepat dan tepat terhadap arsip-arsip apabila
sewaktu-waktu diperlukan kembali, baik oleh pimpinan organisasi yang bersangkutan
maupun oleh organisasi lainnya.
2. Hilangnya arsip-arsip sebagai akibat dari sistem penyimpanan yang kurang sistematis,
sistem pemeliharaan dan pengamanan yang kurang sempurna, serta peminjaman
atau pemakaian arsip oleh pimpinan atau oleh satuan organisasi lainnya, yang jangka
waktunya lama, sehingga arsip lupa dikembalikan.
3. Bertambahnya secara terus-menerus arsip ke dalam bagian kearsipan tanpa diikuti
dengan penyusutan sehingga tempat arsip tidak mencukupi lagi.
4. Tata kerja kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan ilmu kearsipan modern
karena para pegawai kearsipan yang tidak cakap dan kurangnya bimbingan yang
teratur dari pihak pimpinan dan para ahli kearsipan.
5. Peralatan atau fasilitas pengelolaan arsip yang tidak memadai, tidak mengikuti
perkembangan teknologi kearsipan modern, karena kurangnya dana yang tersedia,
serta pegawai kearsipan yang kurang terlatih.
6. Kurang adanya kesadaran para pegawai terhadap peranan dan pentingnya arsip bagi
organisasi atau lembaga, sehingga sistem penyimpanan, pemeliharaan, dan
perawatan arsip kurang mendapat perhatian yang semestinya.

26
7. Munculnya persepsi bahwa orang yang mengurusi bidang kearsipan adalah jabatan
buangan atau bentuk tindakan kedisiplinan bagi pegawai yang dianggap melakukan
kesalahan.

B. Peralatan Penyimpanan
Sebelum melakukan filing arsip, perlu disiapkan dahulu peralatan kearsipan, yaitu:
a. Filing Cabinet (Almari Arsip)
Banyak orang menamakan file cabinet dengan filing cabinet atau almari arsip.
Dinamakan demikian karena cabinet ini dibuat untuk menyimpan file atau berkas
dengan cara tertentu. Filing cabinet terdiri atas laci-laci yang tersusun. Umumnya terdiri
atas empat laci tersusun ke atas, tetapi ada yang tiga, dua, bahkan ada yang hanya
satu laci saja.
b. Guide (Sekat Petunjuk)
Guide ini merupakan penunjuk dan sekaligus sebagai pemisah. Guide mempunyai
bagian yang menonjol di atas (lihat A pada gambar), yang disebut dengan tab. Tab
gunanya untuk menempatkan atau mencantumkanheading/titel/atau kode. Badan (B)
adalah badan guide itu sendiri.
c. Folder
Folder adalah tempat untuk menempatkan arsip/berkas di dalam file. Folder ini berupa
lembaran berlipat seperti map pada umumnya, tetapi tanpa daun daun penutup, atau
seperti map snelhechter, tetapi tanpa penjepit, Bahannya sama, dibuat dari kertas
karton manila. Folder juga mempunyai tap yang mempunyai kegunaan sama seperti
guide, yaitu untuk menempatkan indeks atau tanda-tanda file yang menunjukkan isi
filenya.

27
 Bab 6 Pengelolaan Arsip
Berbasis Elektronik
Setelah membaca bab ini, peserta pelatihan diharapkan dapat
menjelaskan pengertian arsip elektronik, jenis arsip elektronik, dan
pengelolaan arsip elektronik.

A. Digital Record
Dalam pemanfaatan model otomatisasi, pengguna perlu men-scan atau “mengimpor”
file yang nantinya diharapkan dapat ditelusur dan ditemukan kembali dalam database
tersebut pada saat diperlukan kemudian. Dengan demikian, langkah tersebut akan sangat
memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan baik dalam mengindeks,
menelusur, dan menemukan kembali (retrieval) secara full-text dokumen yang dikelolanya.
Contoh merk document imaging yang telah beredar di pasaran, antara lain Adaptec,
Canon, Fujitsu, JVC, Laserfiche, Panasonic, Plextor, Ricoh, Sony, UMAX, Yamaha, dan
lain-lain.
Jika diperhitungkan dari segi biaya, maka biaya langsung terbesar yang diperlukan
pada pengelolaan arsip secara konvensional adalah biaya pekerja/petugas arsip yang
harus menangani pencarian/penelusuran, pengiriman, dan penempatan kembali arsip di
tempat penyimpanan semula. Paling tidak kegiatan tersebut juga memerlukan waktu yang
tidak sedikit. Bila untuk mencari sebuah arsip saja memerlukan 15 menit, berarti akan
dibutuhkan waktu lebih banyak lagi untuk melakukan kegiatan pengelolaan arsip
berikutnya (mengirimkan, menggandakan, menempatkan kembali). Pendeknya bisa
dibayangkan jika seorang petugas arsip harus mengelola jumlah arsip yang cukup banyak
maka mereka tentu akan menghabiskan biaya, waktu dan tenaga yang tidak sedikit.

28
 Cukup besar biaya yang dapat dihemat karena semua orang yang bertugas dalam
unit kearsipan dapat menempatkan dokumen tanpa bantuan atau dukungan pengetahuan
individual yang terlalu rumit. Dalam unit kearsipan, biasanya seseorang dianggap penting
atau bernilai (valuable) karena yang bersangkutan mengetahui segala sesuatu tentang
arsip yang dikelolanya. Ketika orang tersebut tidak bekerja lagi, maka perusahaan akan
kerepotan mencari penggantinya atau harus melatih orang baru yang akan menangani
arsip tersebut.
Informasi dan data dari arsip dapat dikomputerkan atau di-scan, tetapi fisiknya harus
tetap ada sebagai bukti otentik. Nilai sesuatu arsip tidak hanya pada informasi yang
terdapat di dalam setiap lembar arsip, tetapi yang lebih mempunyai nilai (hukum) adalah
tanda tangan yang tercantum pada arsip tersebut sebagai penanggung jawab akhir
terhadap kebenaran isi arsip bersangkutan. Di samping itu, bentuk fisik dari arsip
merupakan masalah penting dalam hubungannya dengan pembuktian-pembuktian.

29
 Pengelolaan arsip yang dilakukan dengan cara digital disebut dengan arsip
elektronik. Hal itu sebagaimana dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 14 Tahun 2012 tentang pedoman penyusunan kebijakan umum
pengelolaan arsip elektronik pada pasal 1 (5) yang menyebutkan bahwa arsip elektronik
adalah arsip yang diciptakan, dibuat, atau diterima dan disimpan dalam format elektronik.

Proses Kerja Komputer

Dalam Pengelolaan Arsip Elektronik

DIGITALISASI ELEKTRONISASI

Komputer terbatas untuk merubah bentuk Teknologi komputer yangberoperasi secara

(transformer) dari arsip analog menjadi total mengikuti alur bisnis atau aktifitas
arsip format digital , elektro magnetik, dan pengelolaan arsip, mulai dari hulu, hilir
optikal hingga sampai muaranya. Proses
elektronisasi arsip ini yang akan melahirkan
model papperless office yang sudah tidak
asing lagi terdengar oleh kita

Secara sistemik komputer beroperasi sesuai dengan proses kerja secara standar
elektronik meliputi Proses input data, Proses pengolahan data, Proses output data, dan
Jaringan serta distribusi data. Berdasarkan proses kerja tersebut, dapat di-design aplikasi
penginputan meliputi seluruh modul sistem pengelolaan arsip elektronik.

30
 B. Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik
Saat ini para praktisi kearsipan telah banyak beralih dari media penyimpanan yang
bersifat konvensional berupa fisik (hard copy) kedalam media elektronik (soft copy), hal ini
dilakukan karena pertimbangan efisiensi. Proses penyimpanan data secara sederhana
adalah data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan jenis informasi. Suatu file data
bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpanan file diatur dalam direktori yang
diciptakan dan diolah oleh sistem operasi. Direktori dapat mempunyai fungsi sebagai
daftar isi untuk media yang bersangkutan.
Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk optic yang
memiliki lebih dari satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat
dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda. Berarti dalam satu media penyimpanan
berbagai mecam informasi dapat diproses sesuai dengan sistem aplikasinya. Pemberian
label nama file dalam arsip cukup penting di dalam penyimpanan arsip elektronik. Format
label nama pada direktori atau nama file dan media penyimpanan sebaiknya diberikan
secara standar, jelas dan lengkap. Hal demikian penting sebagai tanda identitas dari
media penyimpanan seperti floppy disk, hard disk, dan sebagainya.
Perkembangan teknologi pun telah menawarkan media penyimpanan data secara
online yang dikenal dengan nama Cloud Storage. Tidak seperti media offline yang
membutuhkan perangkat khusus, kini dengan adanya teknologi tersebut kini kita bisa lebih
mudah mengakses data digital hanya berbekal perangkat yang telah dilengkapi akses
internet. Kelebihan yang ditawarkan Cloud Storage tentunya lebih banyak. Selain data
yang kita simpan terjaga keamanannya, kita juga tidak perlu kawatir jika tiba-tiba terjadi
masalah pada perangkat elektronik kita. Semua data penting yang anda miliki pun tetap
tersimpan aman di dalam Cloud Storage.
Cloud Storage adalah sebuah teknologi penyimpanan data digital yang
memanfaatkan adanya server virtual sebagai media penyimpanan. Tidak seperti media
penyimpanan perangkat keras pada umumnya seperti CD atau harddisk, teknologi Cloud
Storage tidak membutuhkan perangkat tambahan apapun. Yang anda perlukan untuk
mengakses file digital anda hanyalah perangkat komputer atau gadget yang telah
dilengkapi layanan internet.

31
 Daftar Pustaka
Buku
Amsyah, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1991.
Martono, Boedi. Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip. Jakarta:
Pustaka Sinar Harapan, 1990.
_______________. Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar
Harapan, 1992.
Martono, E. Kearsipan: Rekod Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran Modern.
Jakarta: Karya Utama, 1991.
Sedarmayanti. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Ilham Jaya
Offset, 1992.
Wursanto, Ig. Kearsipan 1 & 2. Yogyakarta: Kanisius, 1991.

Peraturan
Keputusan Menteri Hukum dan HAM Nomor M.HH-01.TI.06.03 Tahun 2019 tentang Integrasi Data
dan Informasi di Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM
Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 15 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM
UU Nomor 12 Tahun 2011 Tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan
Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 56 Tahun 2016 tentang Sistem Klasifikasi Keamanan
Arsip Dinamis dan Hak Akses Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM
Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 15 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas di
Lingkungan Kementerian Hukum dan HAM
Peraturan Menteri Hukum dan HAM Nomor 16 Tahun 2012 tentang Logo Kementerian Hukum
dan HAM
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 55 Tahun 2016 tentang Klasifikasi Arsip
Peraturan Pemerintah Nomor 43 Tahun 2009 tentang Penyusutan Arsip
Permenkumham Nomor 54 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip dan Prosedur Penyusutan
Arsip di lingkungan Kementerian Hukum dan HAM

32
 BIODATA PENULIS

Muh. Khamdan

Widyaiswara Ahli Madya ini sedang menempuh program doktoral

di UIN Syarif Hidayatullah. Jenjang S-2 ditempuh pada almamater
yang sama, dengan konsentrasi pada kajian terorisme dan politik
perdamaian.
Aktif dalam beberapa riset terorisme dengan publikasi di berbagai
media, baik surat kabar maupun jurnal ilmiah. Sosok yang
mengawali karir sebagai PNS pada Januari 2009 ini tinggal di
Bogor dan mengajar di beberapa kampus, salah satunya Politeknik
Ilmu Pemasyarakatan (POLTEKIP).
Pada 2012, memberikan penjelasan tentang hak asasi manusia
dalam kaitannya dengan dunia pemasyarakatan dalam bukunya
“Pesantren di Dalam Penjara”. Ide utamanya adalah menggabungkan pesantren sebagai salah
satu model pendidikan agama menjadi model pembinaan narapidana.
Dalam buku terakhirnya “Bina Damai Terorisme” pada 2016, sangat menekankan langkah-
langkah damai dalam proses pendampingan terhadap pelaku terorisme maupun individu
yang rentan dengan ideologi terorisme.
HP/Whatsapp: 081326193918

Rini Setiawati

Widyaiswara Ahli Madya ini menyelesaiakn studi magisternya di

UHAMKA Jakarta, dengan spesialiasi pada evaluasi pendidikan.
Meraih gelar kesarjanaan dari Universitas Negeri Sebelas Maret
(UNS) Surakarta.
Aktif dalam beberapa penelitian tindakan kelas (PTK) serta
penyusunan instrument-instrumen evaluasi pembelajaran baik
dari pihak pemerintah maupun pihak swasta. Mengawali karir
sebagai PNS pada Desember 2009 ini tinggal di Jakarta Timur dan
mengelola beberapa kelas virtual, terutama dalam bidang
pengembangan karir dan pengembangan media pembelajaran.

HP/Whatsapp: 085777657317

33