Sifat Sistem Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen merupakan keharusan dalam suatu organisasi yang

mempraktikan desentralisasi. Salah satu pandangan berargumentasi bahwa system
pengendalian manajemen harus sesuai dengan strategi perusahaan. Ini menyiratkan bahwa
strategi pertama kali dikembangkan melalui proses formal dan rasional, dan bahwa strategi ini
kemudian menentukan desainsistem manajemen perusahaan. Satu perspektif alternative
mengatakan bahwa startegi muncul melalui ekperimentasi yang dipengaruhi oleh system
manajemen perusahaan. Menurut pandangan ini, system pengendalian manajemen dapat
memperngaruhi perkembangan strategi. Kedua sudut pandang ini akan dibahas, beserta
implikasinya dalam hal desai dan operasi system pengendalian manajemen

Bila perusahaan beroperasi dalam konteks industry yang perubahan lingkungannya

dapat diprediksi, maka perusahaan dapat menggunakan proses formal dan rasional untuk
mengembangkan strategi terlebih dahulu, kemudian baru mendisain system pengendalian
manajemen untuk melaksanakan strategi tersebut. Meskipun demikian, dalam lingkungan yang
cepat berubah, perusahaan mengalami kesulitan untuk melaksanakan strategi terlebih dahulu
lalu kemudian mendesain system manajemen untuk melksanakan strategi yang dipilih

Pengendalaian
Suatu organisasi juga harus dikendalikan, yaitu harus ada perangkat untuk memastikan
bahwa tujuan strategis organisasi dapat tercapai. Bagian ini akan dimulai dengan menjelaskan
proses pengendalian dalam system yang lebih sederhana

Perangkat kendali 2. Assesor.

Perbandingan dengan
ukuran standar

1.Detector. Informasi 3.Effector. Perubahan

mengenai apa yang perilaku, jika diperlukan
sedang terjadi

Perusahaan yang
sedang dikendalikan
Elemen – elemen Sistem Pengendalian
1. Pelacak (detector) atau sensor suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya
terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan
2. Penilai (assecor) suatu perangkat yang menentukan signifikan dari peristiwa actual
dengan cara membandingkannya dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa
yeng seharusnya terjadi
3. Effector suatu perangkat yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan
kebutuhan untuk melakukan hal tersebut
4. Jaringan kimunikasi perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor
antara assessor dan effector

Manajemen
Suatu organisasi terdiri dari sekelompok orang yang bekerja bersama-sama untuk
mencapai tujuan bersama. Organisasi dipimpin oleh suatu hierarki manajer, dengan chief
executive officer (CEO) pada posisi pucak, dan para manajer unit bisnis, departemen, bagian
(secion), dan subunit lainnya berada di bawah CEO dalam organisasi. Komplrksitas suatu
organisasi mentukan jumlah sekaligus mereka mengawasi kinerja dari orang-orang yang adal di
dalam unitnya, dan mereka diawasi oleh manjer kepada siapa mereka melapor.

CEO memutuskan keseluruh strategi yang akan memungkinkan organisasi tersebut

untuk menvapai tujuannya. Proses pengendalian manajemen adalah proses di mana manajer di
seluruh tingkatan memastikan bahwa orang-orang yang inovasi mengimplementsikan strategi
yang dimaksudkan

Perbedaan dengan Proses Pengendalian yang Lebih Sederhana

Proses pengendalian yang digunakan manajer mengandung elemen yang sama dengan
elemen pada system pengendalian yang lebih sederhana sebagaimana telah digmbarkan
sebelumnya;detector, assessor, effector dan system komunikasi. Dtecth melaporkan apa yang
sedang terjadi atas organisasi, assessor mambandingkan koreksi terhadaap perbedaan yang
signifikan anatar keadaan actual dengan keadaan yang diinginkan dan system komunikasi
memberitahukan kepada para manajer apa yang sedang terjadi dan bagaimana hal tersebut
dibandingkan dengan keadaan yang diinginkan
Sistem
Suatu system merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitive untuk
melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas. System memiliki karakteristik berupa rangkaian
langkah-langkah yang berirama, terkoordinasi, dan berulang yang dimaksydkan untuk mencapai
suatu tujuan. Thermostant dan proses pengendalian suhu tubuh merupakan contoh system.
Para manajer umumnya menghadapi situasi di mana aturan tidak terdefinisikan dengan baik
sehingga harus menggunakan penilaian terbaik mereka dalam memutuskan tindakan apa yang
akan diambil. Efektivitas tindakan mereka ditentukan oleh kepiawaian mereka dalam
berhadapan dengan orang-orang, dan bukan oleh aturan yang ditentukan dalam system
(meskipun system mungkn memberikan gambaran umum dari respons yang wajar). Jika seluruh
system menjamin tindakan tepat untuk semua situasi, maka manajer manusia mungkin tidak
diperlukan lagi.

Hubungan Umum antara Fungsi Perencanaan dan Fungsi Pengendalian

Aktivitas Sifat Akhir Produk

Formulasi startegi
Tujuan, startegi, dan kebijakan

Pengendalian Penerapan startegi

manajemen

Pengendalian
Kinerja yang efisien dan efektif dari tugas-
tugas
tugas individual
Pengendalian Manajemen
Pengendalian manajemen merupakan proses dengan mana para manajer
mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan startegi organisasi.
Beberapa dari proses ini dijelskan sebagi berikut.

Kegiatan Pengendalian Manajemen

 Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan oleh organisasi

 Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi
 Mengomunikasikan informasi
 Mengevaluasi informasi
 Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada
 Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka

Pengendalian manajemen tidak berarti mengharsukan agar semua tindakan sesuai dengan
rencana yang ditentukan sebelumnya, seperti anggaran. Rencana seperti itu didasarkan
pada situasi yang dipercaya ada pada saat rencana tersebut diformulasikan. Jika situasi ini
telah berubah pada waktu penerapannya, maka tindakan yang ditentukan oleh rencana
mungkin tidak lagi sesuai.

Keselarasan Tujuan
Meskipun sistematis, namun proses pengendalian manajemen tidak bersifat mekanis.
Melainkan proses ini meliputi interaksi anatara individu, yang tidak dapat digambarkan dengan
cara mekanis. Para manajer memiliki tujuan pribadi dsn juga tujuan organisasi. Keselarasan
tujuan berarti, sejauh hal tersebut dimungkinkan, tujuan seorang anggota organisasi
seharusnya diranvang dengan dioperasikan dengan prinsip keselarasan tujuan dalam pikiran
dalam setiap pribadi.
Perangkat Penerapan Strategi
System pengendalian manajemen membantu para manajer untuk menjalankan
organisasi kea rah tujuan strategisnya.

Mekanisme Penerapan

Penegendalian
manajemen

Struktur Manajemen Kinerja

strategi organisai SDM

Kebudayaan

Pengendalian manajemen merupakan satu satunya perangkat manajer yang digunakan

dalam mengimplemantasikan startegi yang diinginkan. Seperti table diatas, startegi juga
diimplementasikan melalui struktur organisasi, manajemen sumber daya manusia (SDM), dan
kebudayaan.

Tekanan Finansial dan Nonfinansial

System penegndalian financial meliputi ukuran kinerja financial dan nonfinalsial.
Dimensi financial memfokuskan kepada “hasil-hasil” moneter laba bersih, pengembalian atas
modal, dan seterusnya. Tetapi sebenarnya sseluruh sub unit organisasi memiliki tujuan
nonfinansial mutu produk, pangsa pasar, kepuasa pelanggan, pengantaran tepat waktu, dan
semangat kerja karyawan.
Perumusan Strategi
Formulasi strategi merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategi untuk
mencapai tujuan-tujuan ini. Istilah tujuan digunakan untuk menggambarkan tujuan keseluruhan
dari suatu organisasi, dan istilah sasaran untuk menggambarkan langkah-langkah khusus
mencapai tujuan dalam kerangka waktu yang diberikan

Tujuan tidak memiliki jangka waktu, tujuan akan tetap ada hingga tujuan tersebut
diubah, dan hal itu jarang terjadi. Bagi beberapa perusahaan, mencapai tingkat ROI (return on
investment) yang memuaskan merupakan tujuan yang penting, tetapi bagi perusahaan lainnya
memperluas pangsa pasar merupakan hal yang sama pentingnya.

Strategi merupakan perencanaan yang besar dan penting. Strategi menetapkan secara
umum arah tujuan pergerakan organisasi yang diinginkan oleh manajemen senior. Suatu
keputusan dari satu pabril mobil untuk memproduksi dan menjual mobil listrik akan menjadi
suatu keputusan strategis. Seorang CEO yang baru, terutama yang berasal dari luar perusahaan,
biasanya memnadang ancaman dan kesempatan dengancara yang berbeda dari pendahulunya.
Sehingga, perubahan dalam strategi terjadi ketika CEO yang baru mengambil alih.

Perbedaan antara Formulasi Strategi dan Pengendalian Manajemen

Formulasi strategi adalah proses pengambilan keputusan strategi baru. Sementara
pengendalian manajemen adlah proses implementsi strategi tersebut. Dari sudut pandang
desain system, perbedaan yang paling penting antara formulasi strategi dam pengendalian
manajemen adalah bahwa formulasi strategi pada dasarnya tidaklah sistematis.
Ancaman,kesempatan, dan gagasan baru tidak terjadi pada jangka waktu yang tetap. Dengan
demikian, keputusan strategis mungkin dapat dibuat kapan pun.

Pengendalian Tugas
Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik
dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Pengendalian tugas berorientasi pada transaksi hal tersebut melibatkan kinerja dari
tugas individual secara dengan aturan yang ditetapkan dalam proses pengendalian manajemen.
Pengendalian tugas selalu terdiri dari pengawasan agar aturan-aturan ini diikuti, suatu fungsi
dalam beberapa kasus bahkan tidak membutuhkan kehadiran manusia.
 Perangkat mesin yang dikendalikan secara numerik, computers pengendali proses, dan
robot merupakan pengandali tugas yang bersifat mekanis. Fungsi alat-alat tersebut melibatkan
manusia hanya jika hal terbukti lebih murah atau lebih dapat diandalkan.

Banyak kegiatan pengendalian tugas yang bersifat ilmiah yaitu: keputusan optimal atau
tindakan yang tepat perlu diambil untuk membawa kondisi di luar kendali kembali kondisi yang
diinginkan dapat diprediksi dalam batasan yang dapat diterima. Sebagai contoh, aturan
mengenai jumlah pesanan yang ekonomis menentukan jumlah dan waktu pesanan pembelian.
Pengendalian tugas adalah focus dari banyak ilmu manajemen dan teknik risep operasi.

Sebagai besar informasi dalam sebuah organisasi merupakan informasi pengendalian

tugas jumlah pesanan barang oleh pelanggan, berat bahan baku, jumlah jam kerja karyawan,
dan jumlah kas yang dikeluarkan. Banyak kegiatan sentral organisasi termasuk pengadaan
barang, penjadwalan, masukan pesanan, logistic, pengendalian mutu, dan manajemen kas
merupakan tugas. Beberapa di antaranya, meski besifat mekanis, dapat menjadi sangat rumit.

Perbedaan antara Pengendalian Tugas dan Pengendalian Manajemen

Perbedaan paling penting antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen
adalah bahwa banyak system pengendalian tugas bersifat ilmiah, sementara penegndalian
manajemen tidak dapat disederhanakan menjadi suatu ilmu. Secara definsi, pengendalian
menejemen melibatkan perilaku manajer, dan hal ini tidak dapat dinyatakan melalui
persamaan-persamaan.

Perumusan Strategi Pengendalian Manajemen Pengendalian Tugas

Mengakuisisi bisnis yang tak
terkait
Memasuki bidang bisnis
baru
Menambah penjualan langsung
melalui pos
Mengubah rasio hutang/modal
Menerapkan kebijakan yang
telah disepakati
Menyusun kebijakan spekulasi
persediaan
Memutuskan lingkup dan arah
riset
Memperkenalkan produk
Memperluas pabrik
Menentukan anggaran untuk
iklan
Menerbitkan utang baru
Menerapkan program
rekrutmen minoritas
Memutuskan tingkat
persediaan
Mengendalikan organisasi riset
Mengkoordinasi pesanan yang
masuk
Menjadwallkan perusahaan
Memesan iklan TV
Mengatur arus kas
Memelihara dokumen
kepegawaian
Memesan ulang suatu barang
Menjalankan proyek riset
individual
Dampak Internet terhadap Pengendalian Manajemen

 Akses secara mudah dan cepat

 Komunikasi multi targe. Internet memiliki jangkauan yang sangat luas, satu situs dapat
menjangkau jutaan orang
 Komunikasi berbiaya rendah
 Kemampuan menampilkan citra tertentu
 Pergeseran kekuatan dan kendali kepada individu

Informasi memfasilitsi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang

efisien dan efektif, tetapi internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang
melibatkan penegndalian manajemen. Hal ini disebabkan karena penerapan strategi melalui
pengendalian manajemen secara esensial merupakan sebuah proses social, sehingga tidak
dapat diotomatiskan secara penuh. Ketersediaan akses data secara elektronis ke data base
hanya memberikan kontribusi kecil pada penilaiaan (judgment) yang diperlukan untuk
mendesain dan mengoperasikan suatu system pengendalian yang optimal. Penilaian
tersebut meliputi.

1. Memahami nilai relative dari pentingnya keanekaragaman, dan terkadang

bersaing dalam. Tujuan yang mendorong individu untuk bertindak (misalnya,
persentasi pribadi dibandingkan bersama, penciptaan nilai bagi pelanggan dari
pemegang saham daripada diri sendiri dan sebaginya)
2. Penyelarasan tujuan dari beragam individu dengan organisasi
3. Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional, dan
departemen-departemen yang akan dinilai
4. Mengkomunikasikan strategi dan tujuan kinerja spesifik untuk keseluruhan
organisasi
5. Menjelaskan variable kunci yang akan diukur dalam penilaian kontribusi
individual terhadap tujuan organisasi
6. Mengevaluasi kinerja actual relative terhadap ukuran standard an pembuatan
kesimpulan tentang kinerja manajer
7. Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produktif
8. Mendisain struktur penghargaan yang tepat
9. Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka
 Secara ringkas, meskipun internet sangat meningkatkan pemrosesan informasi
namun elemen fundamental dari pengendalian manajemen informasi apa yang
dikumpulkan dan bagaimana menggunakannya pada dasarnya melibatkan perilaku dan
oleh karenanya tidak dapat digantikan dengan pendekatan formula semata.