Chapter 9

Testing and Evaluation System

1. Sales and Receivables System

Case Study 9 1
Broomfield Plc: Sales and Receivable System

Perusahaan
Broomfield merupakan perusahaan yang memproduksi dan menjual furniture dan tempat
tidur melalui department store nya sendiri. Beberapa barang tersedia untuk pengiriman
segera tetapi untuk menjaga persediaan rendah, beberapa jenis diproduksi berdasarkan
pesanan., tokonya memiliki contoh dari lini utama. Pelanggan memilih barang dari katalog
pada tampilan, dan pegawai bagian sales di toko mencatat pesanan. Jenis-jenis furniture
yang kecil dikumpulkan sekaligus dari toko showroom, barang-barang lainnya disimpan di
toko utama Broomfield, dan pelanggan diinformasikan ketersediaan dengan telepon atau
surat. Perusahaan menggunakan kendaraan van untuk mengirim jika diminta oleh
pelanggan. Tidak ada biaya yang dibebankan untuk pengiriman dalam radius 5 mil dari
toko, akan tetapi untuk jarak yang lebih jauh, biaya dikenakan atas jasa pengiriman.
Sekarang ini perusahaan mengalami masalah yang timbul dari resesi ekonomi, dan level
persediaan dikurangi untuk meningkatkan likuiditas. Margin keuntungan juga terpengaruh

Sistem Penjualan dan Piutang Usaha

1. Pelanggan yang datang ke showroom dapat membeli secara kas atau kredit. Pelanggan
yang membeli secara kredit harus memberikan referensi bank dan informasi pribadi
lainnya. Credit Controller mengatur batasan kredit dan mengotorisasi pegawai di
departemen credit controlleruntuk menginput data- data tersebut ke master file
pelanggan. Departemen credit control independen terhadap staff di showroom.
Pelanggan tanpa batasan kredit diinformasikan bahwa barang akan disediaakan dengan
pembayaran segera dengan kartu kredit atau cek.
2. Barang di toko dilabeli dengan harga, deskripsi, dan nomor referensi dan katalog
memberikan rentang harga untuk bahan dan desain yang dipilih. Kadang- kadang
barang dikurangi harganya dan pada kasus tersebut harga aslinya, persentase
pengurangan dan harga baru semuanya ditampilkan. Pelanggan mengisi form
pemesanan untuk jenis barang yang dibutuhkan.
3. Pegawai sales mengakses laporan ketersediaan persediaan dan lead time untuk barang
yang tidak tersedia dan membandingkan harga yang ditampilkan pada furniture dengan
harga yang tersimpan dalam computer. Pegawai sales memasukkan nomor identifikasi
barang dan detail pelanggan dan pesannannya di terminal dalam showroom.,
menggunakan formulir pada layar computer. Nomor urutan transaksi untuk pegawai
sales dimasukkan otomatis oleh sistem. Detail pesanan meliputi nomer referensi
perusahaan, harga, syarat pembayaran, kode pengiriman ( segera atau tertunda) dan
 tanggal pengiriman yang diharapkan. Sistem akan memeriksa kelengkapan pesanan,
menghitung biaya pengiriman, jika ada, dengan dasar kode pos, dan nilai total invoice,
dan memeriksa bahwa detail pelanggan telah akurat. Jika batas kredit melebihi dengan
adanya invoice baru pelanggan diberikan kesempatan untuk membayar barang dengan
segera. Jika limit kredit tidak melebihi atau pelanggan bersedia membayar segera,
pesanan penjualan resmi dibuat (dinomori oleh sistem) dalam duplikasi, dan
ditandatangani oleh pegawai sales dan pelanggan. Dokumen Pesanan yang diterima
dan pesanan yang ditolak diperbaharui. Dokumen ini digunakan sebagai bagian dari
audit trail dan untuk meng-assess tingkatan kegiatan dan alasan pesanan tidak diterima.
Jika pengiriman telah dilakukan, sistem mengirimkan permintaan ke fudang untuk
mengirimkan barang dan menyiapkan empat Salinan note pengiriman (dinomori secara
urut), untuk penggunaan oleh bagian gudang. Pegawai sales menyimpan satu Salinan
dari perintah penjualan yang resmi, menempelkan form pesanan dan menyimpannya
dalam urutan nomor.
4. Sistem menjaga catatan input pesanan penjualan dan jumlah total campuran dan total
invoice untuk setiap pegawai sales. Pelanggan membawa pesanan penjualan yang
resmi ke kasir toko. Kasir mengonfirmasi validitas dari pesanan penjualan pada
terminal dan invoice pennjualan dibuat rangkap, menyimpan satu Salinan dan
memberikan lainnya pada pelanggan. Jika pelanggan membayar secara kas atau
memakai kartu kredit, invoice dicap “lunas”. Jika penjualan kredit, kasir
mengonfirmasi rating kredit pada terminal (fasilitas read only) dan mencap invoice
dengan “Credit Sale”. Catatan atas Penjualan, kas, persediaan dan piutang diperbaharui
secara automatis. Invoice yang ditinggal disimpan dalam urutan nomor dan dikirim tiap
hari ke departemen akuntansi.
5. Barang hanya dikeluarkan oleh personil pada titik pengambilan ( menjadi satu dengan
gudang) pada produksi dari invoice oleh pelanggan. Dalam melakukan pengiriman,
invoice dicap “goods received”, pelanggan menyimpan invoicenya.
6. Dimana pengiriman dilakukan, gudang menyiapkan barang dan mengirimkannya pada
tanggal yang disetujui. Pengirim diberikan tiga Salinan note pengiriman ( satu
dipengang gudang, satu untuk departemen pengiriman, dan satu untuk ditandatangani
pelanggan dan kembali ke departemen akuntansi di toko. Pengirim mencap invoice
yang dipegang oleh pelanggan dengan “barang telah diterima”. Personel departemen
akuntansi membandingkan note pengiriman yang ditandatangani oleh pelanggan
dengan Salinan mereka dan kedua dokumen tersebut diisikan nomor urutan pesanan
penjualan.
Objektif dari sistem tersebut adalah untuk memastikan bahwa:
- Pelanggan menerima barang yang mereka butihkan pada harga dan kualitas yang
ditawarkan.
- Pelanggan menerima barang dengan kredit hanya jika mereka memungkinkan untuk
membayarnya
- Penjualan yang dicatat adalah asli, akurat dan lengkap.
 - Akun piutang usaha di debit dengan penjualan pada debet, yang mana asli, akurat
dan lengkap
- Semua kas yang diterima dicatat seluruhnya sebelum dimasukkan ke bank
- Catatan persediaan mencerminkan jumlah keluar dalam kuantitas yang benar
- Seluruh audit trail atas transaksi dan pengaruhnya pada saldo tetap disimpan/
dipelihara.

Titik kontrol dari sistem diatas adalah:

- Identifikasi pelanggan ketika mereka berinteraksi dengan pegawai sales yang bertatap
muka dengan sistem. Mungkin ada prosedur pengendalian sebelumnya ketika
pelanggan ingin membeli secara credit yang dilengkapi dengan referensi bank dan
informasi rahasia. Pada tatapmuka, pegawai sales mungkin meminta pelanggan untuk
menyediakan informasi rahasia ( yang sering diminta oleh bank seperti surat, atau
password)
- Identifikasi pegawai sales dengan memasukkan kode
- Mengecek kelengkapan formulir pesanan, atas pesanan yang telah selesai sebelum
diterima. Penomoran form pemesanan dan pemasukan kode merepresentasikan
penjualan tunai atau kredit juga merupakan fitur pengendalian.
- Cek kelayakan kredit dengan membantingkan saldo yang disesuaikan dengan limit
kredit. Agar pengendalian ini efektif, limit kredit perlu review rutin oleh departemen
pengendalian kredit.

2. Payroll System
Banyak perusahaan yang menganggap payroll sebagai area dengan risiko rendah dalam
kaitannya dengan komponen lain dari laporan keuangan, seperti persediaan, piutang usaha
dan kontrak jangka panjang, dan mengurangi kerja audit
Studi kasus: Sistem Penggajian Troston Plc
Tujuan umum dari Sistem Gaji adalah sebagai berikut:
Siklus personnel service cycle suatu perusahaan terkait peristiwa dan aktivitas yang
berhubungan dengan kompensasi eksekutif dan karyawan. Jenis- jenis kompensasi ini
meliputi gaji, upah per jam dan insentif. Kelompok transaksi utama dalam siklus gaji adalah
transaksi penggajian.
Jika kompensasi suatu perusahaan didasarkan pada gaji dan menunjukkan hubungan yang
dapat diprediksi dengan pemberian jasa, maka auditor dapay menekankan pada prosedur
analitis dalam pengembangan stategi audit. Jika beban kompensasi didasarkan pada upaj
per jam dan menunjukkan tingkat variabilitas yang tinggi, maka auditor dapat menekankan
pendekatan penilaian tingkat risiko pengendalian yang lebih rendah.
Daftar Pertanyaan Kunci dalam area gaji antara lain:
a. Siapa yang berhak melakukan penginputan dan mengubah data master file pegawai
b. Apakah data master file pegawai yang ada telah lengkap
c. Ketika diperlukan atau ada perubahan master file apakah ada persetujuan dari
supervisor atau manager HRD?
d. Apakah ada password untuk mengakses master file bagi karyawan yang memiliki
kepentingan?
e. Apakah ada dokumentasi log akses bagi setiap perubahan data pegawai?
f. Apakah ada supervisi atas absen karyawan?
g. Apakah pengupahan yang ada telah sesuai dengan standar pengupahan yang berlaku?
h. Apakah form persetujuan lembur direview dan diotorisasi oleh supervisor dan
manajer?
i. Apakah sistem payroll memiliki fungsi pengecekan validitas data?
j. Apakah ada pengecekan perhitungan upah karyawan oleh supervisor/ manager?

Review sistem penggajian Troston plc

Keunggulan:
a. Pemisahan tugas yang memadai
b. Pembagian otorisasi yang tidak tumpang tindih
c. Telah memakai dokumen dan catatan yang memadai yang berfungsi sebagai dokumen
pendukung yang diperlukan untuk penghitungan gaji
d. Troston telah membatasi akses ke slip pembayaran gaji dimana ketua departemen
akuntansi dan salah satu direktur yang berwenang dalam otorisasi.
e. Peran ketua departemen akuntansi dalam mereview kembali penggajian daru HRD
memperlihatkan adanya pemeriksaan independen .
 Kelemahan:
a. Absen pegawai menggunakan kartu sehingga masih memiliki celah fraud.
b. HRD hanya mempekerjakan dua karyawan yang mengerjakan data 175 karyawan,
yang riskan timbul risiko kesalahan input.
c. Karyawan dan HRD melakukan review sekaligus menandatangani persetujuan payroll
sehingga berisiko timbul fraud pada departemen HRD.
d. Ketua departemen akuntansi hanya melakukan review kewajaran dalam payroll,
e. Tidak disebutkan apakah ada rekonsiliasi penggajian dengan bank, menyebabkan
potensi adanya fraud oleh kasir.
f. Tidak jelas adanya pengawasan dan pengecekan kembali atas cek gaji atau transfer
gaji apakah telah sesuai penerimanya atau ada kemungkinan gaji fiktif dll.
g. Terkait dengan PPh, tidak jelas apakah ada pemotongan PPh atas gaji atau tidak.

3. Purchases And Trade Payables System

Flowchart Dokumen Sistem Pembelian Broomfield plc

Tujuan Umum Sistem Pembelian dan Piutang Usaha:

Sistem pembelian merupakan aktivitas udaha yang terkait dengan pengolahan informasi
operasional terkait dengan pembelian dan pembayaran. Tujuan sistem secara luas adalah
untuk menjamin perusahaan memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan dengan kualitas
sesuai dengan standar yang diterpakan dengan pembayaran seminimal mungkin.

Bagian dari flowchart yang mencerminkan fakta bahwa Ivor tidak selalu mengirimkan PO
kepada pemasok berdasarkan permintaan dan memiliki kewenangan untuk mengubah level
persediaan yang akan dipesan kembali.

Dari flowchart dapat disimpulkan bahwa Ivor memiliki tiga kewenangan yaitu:
a. menetapkan level persediaan minimum dalam anggaran pembelian tahunan
b. mengotorisasi purchase requisition menjadi PO
c, menolak purchase requisition dan mengubah level persediaan minimum.

Dari penjelasan diatas menggambarkan bahwa PO yang dikirim Ivor tidak selalu
berdasarkan requistion bagian gudang dan produksi sehingga berpotensi menimbulkan
kerugaian jika:
- Ivor bekerja sama dengan supplier untuk menerbitkan PO yang sebenarnya belum
dibutuhkan perusahaan dengan cara menurunkan level persediaan minimum
- Ivor bekerja sama dengan supplier untuk memenuhi permintaan pelanggan yang
disebabkan habisnya persediaan perusahaan.
Flowchart yang direkomendasikan:

Pertanyaan kunci yang disarankan untuk area berikut antara lain:

a. Requisitioning
Apakah purchase requisition yang tercetak oleh sistem telah sesuai dengan permintaan
bagian gudang?
b. Pembelian
Apakah PO yang dikirim kepada suppplier berdaarkan PR?
c. Penerimaan barang dan jasa
Apakah barang dan jasa yang ditermia dalam note good received telah sesuai dengan
PO?
d. Proses invoice pemasok
 Apakah penerbitan cek pembayaran berdasarkan pada invoice, PO dan note good
received?
e. Entry di buku pembelian
f. Apakah pencatatan pembelian di buku pembelian telah lengkap dan akurat sesuai
dengan PO, catatan penerimaan barang , invoice dan cek pembayaran?
g. Entry di buku besar
Apakah jurnal transaksi pembelian telah diposting di buku besar dengan lengkap,
akurat dan tepat waktu?
4. General Application Controls In A Sales System
Studi kasus: Burbage Limited

Kelemahan dalam pengendalian internal:

Pengendalian Umum : Pengendalian organisasi
- User memiliki kendali yang berlebi. Operator bertugas menyiapkan pengendalian
total dan bertanggungjawab menyelidiki perbedaan antara pengendalian yang
dilakukan oleh komputer dengan jumlah aslinya.
- Tidak ada oemisahan tugas antara analis sistem, programmer dan operator.
 Pengendalian Umum: Keamanan data
- Telah ada pengendalian yang baik dengan adanya dumping harian ke hard disc.
Lebih baik lagi apabila ada tempat penyimpanan diluar gedung perusahaan (disaster
centre)
- Hanya staf IT yang diperbolehkan memasuki ruangan komputer
- Pengendalian yang lainnya sudah memadai denganadanya identifikasi magnetic
tape pada ruang server
Pengendalian Aplikasi : Pengendalian Input
- Tidak adanya validasi data sebelum master file diperbarui.
- Pengecekan atas saldo diatas batas kredit yang dibuat oleh komputer cukup
memadai.
Pengendalian Aplikasi : Pengendalian proses
- Asumsi: pengendalian toral untuk disk file diproduksi dari dumping harian dan
orang yang bertanggunga jwab akan membandingkan data- data tersebut dan
rekonsiliasi dengan menggunakan sheet pengendalian harian
Pengendalian aplikasi: Pengendalian output
- Distribusi output yang muncul seharusnya sudah baik tapi dalam kasus tidak ada
informasi yang memadai.
Permasalahan lainnya
- Staf gudang menghitung sendiri persediaannya. Pengendalian persediaan harus
dilibatkan untuk memastikan bahwa persediaan telah dijaga keamanannya dan
catatan persediaan telah akurat
- Pengiriman penjualan akan dikirim sebelum dilakukan pemeriksaan dari faktur
oenjualan yang dibuat oleh pegawai pencatat pesanan penjualan. Hal ini
memungkinkan adanya salah kirim.

5. Test Of Control
Pada Chapter 8, dikatakan bahwa auditor perlu mendapatkan informasi mengenai
bagaimana sistem bekerja, meskipun juga direkomendasikan bahwa auditor hanya akan
melakukannya jika mereka memutuskan bahwa saldo-saldo terkait dalam laporan
keuangan signifikan. Proses ini mencakup diskusi dengan bermacam- macam individu dari
staf quality control sampai dengan uses pada system, dan salah satu tujuan penting audit
adalah untuk memastikan kelengkapan informasi/ audit trail. Untuk mencatat bagaimana
sistem bekerja, auditor menggunakan test walk- through untuk menelit sejumlah dokumen
dan transaksi yang terbatas mulai dari permulaan sampai dengan masukan terakhir dalam
catatan permanen. Namun, karena lingkup pekerjaan yang terbatas, tidak mungkin, pada
 dasar pekerjaan terssebut, auditor dapat yakin bahwa sistem beroperasi selama ini dengan
cara yang telah direkam.
Karena alasan ini, auditor melakukan test of control untuk mendukung peniaian risiko dan
untuk menyediakan bukti bahwa sistem bekerja seperti yang diharapkan.
Tujuan dari walk through test, test of control dan prosedur substantif
Procedure Objective Using
Walk-through test - Memahami sistem - Mencari transaksi
- Merekam melalui sistem
- Melihat apakah pelaporan keuangan
perusahaan memiliki
pengendalian yang
sesuai yang dilakukan
Test of control - Untuk mengevaluasi - Serangkaian
efektivitas dari pengujian, tetapi
pengendalian dalam biasanya melibatkan
mencegah, mendeteksi pemilihan jumlah
dan mengoreksi salah transaksi dan saldo
saji yang material pada yang lebih besar , jika
level asersi sesuai
Prosedur substantive - Mendeteksi salah saji - Prosedur analitis dan
material pada level atau sample transaksi
asersi dan saldo, mencakup
yang ditentukan
dengan level
pengendalian risiko

Contoh Test of Control

a. Pengujian informasi atau audit trail
Auditor memilih transaksi dari berbagai tahapan sistem dan mengujinya untuk bukti
pendukung. Prosedur audit yang relevan dalam kasus ini adalah inquiry, yang didukung
dengan inspeksi atas catatan dan dokumen. Dalam sistem komputer yang rumit dengan
dokumentasi hardcopy yang sedikit, mungkin perlu untuk membentuk kelengkapan audit
trail (re-performance) menggunakan komputer. Informasi/ audit trail mungkin sulit dibuat
tetapi catatan yang lengkap atas transaksi dari awal sampai akhir akan membantu auditor
salam menentukan bahwa transaksi telah diproses dengan seharusnya.
b. Pengujian output
Pada basis yang terbatas auditor mungkin menguji output dari sistem ke dokumen sumber,
kemungkinan dalam hubungannya dengan membangun validitas dari informasi/ audit
 trail. Auditor juga mungkin mendapatkan kepuasan bahwa sistem telah bekerja dengan
sesuai dengan review analitis atas output, melakukan kembali pengendalian pengawasan
yang seharusnya dilakukan diawal oleh staf perusahaan.
c. Block testing
Pengujian ini dapat digunakan untuk menguji satu aspek dari sistem. Contohnya, dalam
sistem penjualan Broomfield, diinformasikan bahwa pegawai sales dan pelanggan
keduanya menandatangani pesanan penjualan yang resmi. Cara mudah untuk menguji
asersi ini adalah dengan mengambil blok berisi 200 order standar ( dengan kata lain
menguji catatan dan dokumen) dan meneliti dengan cepat bahwa semuanya telah
ditandatangani.
d. Wawancara dengan staf perusahaan.
Auditor harus memiliki gagasan yang jelas mengenai tujuan dan perannya dan juga harus
mengembangkan gaya wawancara yang konduktif agar orang menjadi terbuka kepada
mereka. Tujuan audit adalah untuk menemukan bukti untuk membuat kesimpulan
mengenai keberhasilan sistem dan data/ informasi yang berasal dari sistem tersebut.
Auditor harus memerhatikan pernyataan yang kontradiktif oleh staf perusahaan.
Contohnya, manajemen mungkin mengatakan bahwa password rahasia, tetapi auditor
mungkin menemukan bahwa staf departemen akuntansi saling mempunyai akses terhadap
password pegawai lainnya. Mereka melakukan ini mungkin agar mudah, namun hal
tersebut dapat menyebakan masalah keamaan yang serius.
e. Pengamatan pegawai saat bekerja.
Auditor harus dengan pasti memperhatikan dan tidak mengasumsikan bahwa staf
perusahaan selalu mengoperasikan dengan cara seperti yang telah diperintahkan kepada
mereka.
f. Re-performance prosedur pengendalian.
Telah disebutkan sebelumnya re-performance dalam kaitannya untuk memeriksa
kelengkapan dari audit/ informasi/audit trail dan menguji validitas output. Auditor
seringnya melaksanakan prosedur yang telah dilakukan oleh staf klien. Contoh lainnya
adalah ketika auditor mempersiapkan rekonsiliasi bank untuk menguji rekonsiliasi klien
telah disiapkan dengan seharusnya. Jelasnya, jika rekonsiliasi klien dan auditor sesuai,
akan ada kepercayaan yang lebih besar bahwa prosedur pengendalian klien telah cukup
g. Pengujian review manajemen
Manajemen bertanggung jawab dalam memastikan bahwa sistem pengendalian telah
beroperasi dengan sesuai dan sesuai dengan yang diharapkan, dan bertugas untuk
menjaga sistem dibawah review jika ada tanda penurunan. Campur tangan manajemen
merupakan bentuk dari pengendalian pengawasan. Yang merupakan bagian dari sistem
pengendalian dan auditor mencari bukti dari campur tangan dan pengendalian
pengawasan tersebut yang dilakukan oleh manajemen. Contohnya, auditor harus menguji
 risalah rapat manajemen yang mereview hasil finansial dan memutuskan tindakan
korektif seperti dengan menetapkan harga yang lebih rendah ketika ada penurunan
penjualan.
h. Pengujian reliabilias dari anggaran yang disiapkan oleh manajemen.
Auditor mungkin sangat tertarik pada reliabilitas anggaran perusahaan. Sebagai
contohnya, ketika menilai kemampuan penjualan pada persediaan akhir tahun, auditor
mungkin memutuskan untuk bergantung pada proyeksi penjualan dalam anggaran
penjualan atas tahun- tahun selanjutnya. Anggaran merupakan alat pentingh dalam
menilai status keberlangsungan perusahaan.
Satu cara untuk menguji reliabilitas anggaran adalah pertama dengan mendiskusikannya
dengan manajemen bagaimana mereka menggunakan anggaran tersebut.

6. Evaluasi Sistem dan Kesimpulan Audit

Dalam menyiapakan kesimpulan, auditor memperhatikan tujuan dari sistem yang
ditetapkan dalam mengidendifikasi sistem. Jika tujuan telah ditetapkan dengan sesuai, dan
bukti telah dikumpulkan, menyimpulkan hasil dari kerja sistem seharusnya mengikuti
secara logis. Kesimpulan audit harus mengacu pada tujuan awal dan yang telah dilakukan.
Dalam kesimpulannya, auditor tidak hanya menyatakan tujuan teklah tercapai tetapi juga
menyatakan bagaimana akhirnya auditor dapat membuat kesimpulan.Dalam membuat
kesimpulan, auditor juga menyatakan kekuatan dan kelemahand sistem dan dapat
menyarankan perubahan dalam lingkup yang diauditnya.