SENI MERAPIHKAN RUANGAN

Seni Merapikan
DenganRuangan dengan5RMetode 5R
Metode
Oleh : Aang Hudaya

Oleh : Iwan Syahrudin

 Sejarah 5R
Tahun 1950 Dr. W. Edward Deming memperkenalkan
konsep Deming (PDCA)

Tahun 1970 Jepang mengundang Dr. Deming untuk

memulihkan kondisi ekonomi pasca PD II. Diterapkan oleh
perusahaan Jepang dan dikenal dengan ‘14 Kunci Dr.
Deming’

Konsep Deming lebih dikenal dengan konsep Kaizen lewat

buku “Kaizen : the key to Japan’s competitive success”
(1986) karya Masaaki Imai
 Konsep-Konsep Kaizen
• Konsep 3M (Muda, Mura, dan Muri)
• Konsep 5S/5R
• Konsep PDCA
• Konsep 5W + 1H
 Sekilas 5S/5R
SEIRI RINGKAS Memisahkan barang yang perlu dan tidak

SEITON RAPI Meletakkan barang pada tempatnya

SEISO RESIK Membersihkan sambil memeriksa

SEIKETSU RAWAT Memantapkan 3R sebelumnya

SHITSUKE RAJIN Membiasakan - Membudayakan

 Mudah Dipahami

Biaya Rendah

Kriteria Perbaikan yang

Kontinyu

Sulit Dilaksanakan :
Perlu Kegigihan,
Konsisten, Perhatian
 Tahapan Implementasi 5R

Training Standarisasi

Review
Sosialisasi
Standar

Monitoring Implementasi
 SEIRI - RINGKAS
َ‫ﺳو ْا ۡٱﻟ َﺣ ﱠق ِﺑ ۡﭑﻟ َﺑ ٰـطِ ِل َو َﺗ ۡﻛ ُﺗ ُﻣو ْا ۡٱﻟ َﺣ ﱠق َوأَﻧ ُﺗمۡ َﺗ ۡﻌ َﻠ ُﻣون‬
ُ ‫َو َﻻ َﺗ ۡﻠ ِﺑ‬
“Janganlah kalian campur-adukkan antara kebenaran dan kebatilan, dan kalian
sembunyikan yang benar padahal kamu mengetahuinya”. (Q.S. Al-Baqarah [2]:
42).
‫ﺷ َر ُﺑو ْا َوﻻَ ُﺗ ْﺳ ِرﻓُو ْا إِ ﱠﻧ ُﮫ ﻻَ ُﯾﺣ ﱡ‬
َ‫ِب ا ْﻟ ُﻣ ْﺳ ِرﻓِﯾن‬ ْ ‫و ُﻛﻠُو ْا َوا‬

“Makan dan minumlah, dan janganlah berlebih-lebihan. Sesungguhnya

Allah tidak menyukai orang-orang yang berlebih-lebihan.” (Qs. Al A’raf: 31)
 SEIRI - RINGKAS
• Memilah barang yang diperlukan, ragu-ragu dan tidak diperlukan
• Menyingkirkan dan menangani yang tidak diperlukan
Sering Di Ruangan
Perlu
Kadang-kadang Di Gudang

BARANG Ragu-ragu TPS

Bernilai Jual/hibahkan
Tidak Perlu
Tidak bernilai Musnahkan
 Tahapan Ringkas
Penentuan kriteria barang berguna dan tidak berguna.
Standarisasi Ringkas Agar satu pemahaman dan tidak terjadi kesalahan
persepsi dan komunikasi

Tentukan jadwal, serentak oleh semua penghuni, dan

Kegiatan Meringkas lakukan sampai tuntas

Merancang sistem agar kegiatan pemeriksaan berkala

Sistem Piket Ringkas berjalan lancar

Memeriksa kondisi barang (berguna atau tidak)

Pemeriksaan Berkala menggunakan strategi label merah
 Tools Ringkas
1) Standar Ringkas

2) Label Merah

3) Jadwal Piket Ringkas

1) Standar Ringkas
• Standar disusun oleh manajemen berdasarkan
analisa kebutuhan. Juga merujuk ke standar
nasional/internasional yang sudah ada
• Standar harus detail di setiap area/ruangan
• Meliputi barang yang wajib ada, pilihan, dan
tidak boleh ada di area tersebut
 Tools Ringkas
2) Label Merah
• Label merah harus memuat informasi
yang lengkap
• Diberikan terhadap barang yang tidak
sesuai standar
• Tidak sesuai standar : rusak atau tidak
pada tempatnya
• Perlu penanganan segera untuk barang
yang ditandai label merah
 Tools Ringkas
2) Jadwal Piket Ringkas
• Piket harus melibatkan semua
penghuni asrama
• Sistem piket rolling
• Piket tidak memerlukan waktu yang
lama
• Pemeriksaan harus merujuk kepada
standar
Ketika memeriksa ruangan di asrama,
seharusnya ada pertanyaan yang datang atau
muncul dari benak kita :
- Barang apa ini ?
- Milik siapa ?
- Sejak kapan berada di situ ?
- Mengapa berada di situ ?
- Apakah masih digunakan ?
- Seberapa sering dipakai ?
Notes :
 Ringkas merupakan langkah awal 5R (strategis)
 Jika proses ringkas gagal, maka rapi dan resik
berikutnya hanyalah hiasan. Tahapan lain tidak
akan berjalan
 Ringkas memerlukan waktu yang relatif lama dalam
implementasinya
 Tiap orang bertangggungjawab terhadap areanya
 SEITON-RAPI
َ ‫إِنﱠ ﱠ‬
‫ﷲ َﺟ ِﻣﯾ ٌل ُﯾ ِﺣبﱡ ْاﻟ َﺟ َﻣﺎ َل‬
“Sesungguhnya Allah itu indah, menyukai keindahan” [H.R. Muslim]

Munazhzhamun fii Syu’unihi-Well Organized-Teratur dalam Tiap Urusan

 SEITON-RAPI
• Membenahi dan standarisasi tempat penyimpanan barang
• Setiap barang punya tempatnya dan teridentifikasi
• Setiap tempat harus ada peruntukkan yang jelas

1. Barang mudah ditemukan.

2. Barang mudah diambil.
3. Barang mudah disimpan kembali ke
tempat semula
 Prosedur Rapi
1) Analisa situasi awal

Aktivitas Problem

Memastikan nama Tempat penyimpanan tidak jelas

Persiapan untuk pengambilan Jaraknya jauh
Mencari Bolak-balik
Mengambil Berulang-ulang
Mengembalikan Tidak pada tempatnya
 Prosedur Rapi
2) Aspek utama penyimpanan
a. Menyingkirkan barang yang tak
diperlukan setiap saat
b. Tentukan tata letak penyimpanan
dan klasifikasinya
c. Standarkan nama barang dan
tempatnya
 Prosedur Rapi
3) Metode penyimpanan barang
a. Tentukan metode penyimpanan yang sesuai
b. Tuliskan nama barang dan tempat
penyimpanan
c. Mempermudah pengambilan dan
penyimpanan kembali
 Prosedur Rapi

4) Mematuhi peraturan
a. Pengendalian harian
b. Perbaikan prosedur penyimpanan
c. Pengukuran efisiensi
 2. Tahapan Rapi
Pengelompokkan
Barang
Diperlukan di
ruangan
Persiapan Tempat
Barang Ringkas
Penyimpanan
Tidak
Diperlukan
Pembatas Area

Labeling Barang

Buat Denah Lokasi

Penyimpanan
Tipe Pengelompokkan Barang :
1) Tipe Uniform (kesamaan bentuk)
2) Tipe Fungsional (kesamaan fungsi atau set)

Fungsional Uniform
2. Persiapan tempat penyimpanan
Harus memenuhi dan mempertimbangkan :
a. Volume (kebutuhan dimensi ruang)
b. Frekuensi penggunaan
3. Pembatasan tempat
a. Membatasi tempat barang dan
mempermudah penemuan barang
b. Tanda batas dibuat menggunakan
line tap, cat, tembok, lemari, pagar,
dll
4. Label barang
a. Gunakan carik kertas atau kertas label
b. Berisi nama, kode, lokasi dll
c. Label tercantum pada barang dan
tempat, sehingga peruntukkan lokasi
jelas
d. Penggunaan nomor kode, bentuk
label, warna dll untuk permudah
ketepatan pengenalan barang
5. Denah lokasi penyimpanan barang
a. Langkah terakhir dalam rapi
b. Menggambarkan peruntukkan
lokasi
c. Sebagai standar peletakkan barang
d. Memudahkan dan mepercepat
proses pencarian barang
e. Setiap orang tahu dimana letak
barang ketika membutuhkan
 3. Check Rapi
item No. Daftar Periksa Kondisi

1 Sudah memberi batas barang
2 Sudah memisahkan barang
R sesuai jenis
A 3 Ketinggian maksimum
P Informasi divisualisasikan
I
4 Label barang dan tempat
lengkap
5 Sudah mempunyai denah
Line tapping area : material, apar, tools dll
Area NG dan OK harus jelas
Label rak atau laci harus sesuai dengan barang
Label A barang A, label B barang B
Memiliki informasi batas ketinggian tumpukan material
Pemberian label, nama lokasi, harus lengkap
Denah lokasi penyimpanan barang harus lengkap
 RESIK
‫اِنﱠ ﷲَ ُﯾﺣِبﱡ اﻟ ﱠﺗ ﱠو ِاﺑﯾ َْن َو ُﯾﺣِبﱡ ْاﻟ ُﻣ َﺗ َطﮭِّ ِرﯾ َْن‬......
Sesungguhnya Allah menyukai orang-orang yang bertaubat dan orang-
orang yang menyucikan / membersihkan diri”. (Al-Baqarah : 222)

ٌ ‫ْف َﻓ َﺗ َﻧ ﱠظﻔُ ْوا َﻓ ِﺎ ﱠﻧ ُﮫ ﻻَ َﯾ ْد ُﺣ ُل ْاﻟ َﺟ ﱠﻧ َﺔ اﻻَّ َﻧ ِظﯾ‬

﴾‫ْف﴿ﺮواه اﻟﺑﯾﮭﻘﻰ‬ ٌ ‫اَﻻِﺳْ َﻼ ُم َﻧ ِظﯾ‬
“Agama Islam itu (agama) yang bersih, maka hendaklah kamu menjaga
kebersihan, karena sesungguhnya tidak akan masuk surga kecuali orang-orang
yang bersih”. (HR. Baihaqi)
 RESIK
ِ ‫اَﻟ ﱠﻧ َظﺎ َﻓ ٌﺔ ِﻣ َن اﻻِ ْﯾ َﻣ‬
﴾‫﴿ﺮﻮاه اﺣﻣد‬٠‫ﺎن‬
“Kebersihan itu sebagian dari iman”. (HR. Ahmad)

‫ْف ُﯾﺣِبﱡ اﻟ ﱠﻧ َظﺎ َﻓ ُﺔ َﻛ ِر ْﯾ ٌم ُﯾﺣِبﱡ ا ْﻟ َﻛ َر َم َﺟ ﱠوا ٌد ُﯾﺣِبﱡ‬

ٌ ‫ﱢب َﻧ ِظﯾ‬
َ ‫اﻟطﯾ‬‫ﱢب ُﯾﺣِبﱡ ﱠ‬ٌ ‫اِنﱠ ﷲَ َﺗ َﻌﺎ َﻟﻰ َطﯾ‬
﴾‫﴿رواه اﻟ ّﺗرﻣذى‬٠ ‫ْاﻟﺟ ُْودَ َﻓ َﻧ ﱠظﻔُ ْوااَ ْﻓ ِﻧ َﯾ َﺗ ُﻛ ْم‬
“Sesungguhnya Allah itu baik, mencintai kebaikan, bahwasanya Allah itu bersih,
menyukai kebersihan, Dia Maha Mulia yang menyukai kemuliaan, Dia Maha Indah
menyukai keindahan, karena itu bersihkan tempat-tempatmu”. (HR. Tirmidzi : 2723)
 SEISO-RESIK
Mewujudkan area yang bersih dengan cara :
 Menyingkirkan barang yang tidak perlu (Ringkas)
 Menata barang yang perlu (Rapi)
 Memelihara area dengan pemeriksaan secara teliti (Resik)
RESIK

Memeriksa kebersihan

Pembersihan area

Turunkan durasi pembersihan

Siapkan alat kebersihan Sistem kontrol
Rencana kegiatan kebersihan
 2. Langkah Resik
Pelestarian Resik

Peremajaan Tempat
Kerja

Kegiatan Pembersihan

Sarana Kebersihan
 2. Langkah Resik

1) Sarana Kebersihan
• Dianggap sebagai alat kerja
• Harus bersih dan divisualisasikan
• Buat standar alat kebersihan sesuai area
• Ditempatkan secara memadai dan terlihat
• Diberi tanda batas dan label yang sesuai
• Dapat meningkatkan produktivitas, kualitas,
dan kesehatan
• Visualisasi penanggung jawab kebersihan area
 2. Langkah Resik

2) Kegiatan Pembersihan
• Lakukan pola gotong royong
dan serempak
• Sudah ada sosialisasi kepada
penghuni
• Lakukan secara periodik
 2. Langkah Resik

3) Peremajaan Area
• Pengecatan ulang
• Pemberian/penggantian tanda
batas
• Pembersihan sarana penerangan
dll
• Renovasi sarana dan prasarana
 2. Langkah Resik

4) Pelestarian Area
• Kontroling berkala
• Buat lembar pemeriksaan
• Laporkan ke Tim 5R/Pembina
• Periksa hasil perbaikan
sebelumnya
 3. Check Resik
item No. Daftar Periksa Kondisi

1 Kebersihan umum Ruangan : tak ada debu dan sampah, atap tak ada sawang2
dan tidak bocor
Dinding, lantai, pintu dan kaca jendela bersih dan tidak pecah
2 Peralatan selalu bersih Tidak ada coretan pada perlengkapan di ruangan
R Ada kartu perawatan
E
3 Daerah tanggung jawab Peta tanggung jawab 5R
S
kebersihan Memiliki periode pembersihan
I
K 4 Melakukan pemeriksaan rutin Mempunyai sistem pembersihan (check sheet)
dan berkala
5 Sarana kebersihan lengkap Alat kebersihan umum : sapu, pengki, tempat sampah dll
Kondisi alat baik dan terawat
Mempunyai tempat khusus alat, yang rapi dan teratur
 SEIKETSU-RAWAT
• Membuat standar untuk ringkas, rapi dan resik secara lebih detail agar
aktivitas dapat berjalan lancar
• Monitoring untuk memastikan Ringkas, Rapi, dan Resik berjalan
berkesinambungan
• Fokus ke visualisasi dan tempatkan di area yang mudah terlihat. Jika ada
masalah, visualisasikan
• Finalisasi standar ringkas, rapi, dan resik secara detail, karena
kemungkinan ada perubahan standar pada setiap implementasi tahapan
5R
 2. Langkah Rawat

1) Penentuan butir kendali

2) Penetapan kondisi tak wajar Ringkas
3) Rancangan mekanisme pantau
4) Tindak lanjut penyimpangan
5) Pemeriksaan berkala
Resik Rapi

Rawat
 2. Langkah Rawat

1) Penentuan butir kendali

• Butir kendali digali dari pemikiran
bersama
• Hasil pemikiran dipertimbangkan
dan dikaji
• Pokok butir kendali : label, tanda
batas, dan meningkatkan
kemudahan dilihat
 2. Langkah Rawat
2) Penetapan kondisi tak wajar
• Kriteria kondisi wajar dan tak wajar
harus dibuat
• Penetapan tersebut melibatkan semua
orang agar seragam, disepakati bersama
untuk meningkatkan komitmen

3) Rancangan mekanisme pantau

• Melihat dan mengevaluasi peningkatan
kondisi rawat agar selalu terjaga dan
terpelihara
• Bisa dilakukan dengan menggunakan
papan visual/kartu agar mudah dipahami
dan menimbulkan kesiagaan serta
tanggapan bersama
 2. Langkah Rawat

4) Tindak lanjut penyimpangan

• Bila keadaan tak wajar/penyimpangan
terjadi dan diisyaratkan oleh
mekanisme pantau, maka tindak
lanjut harus segera dilaksanakan
• Cari penyebab ketidakwajaran dan cari
solusinya dengan tidak mengakibatkan
terhentinya proses/kegiatan lainnya
 2. Langkah Rawat

5) Pemeriksaan berkala
• Sangat penting untuk menunjang mekanisme
pantau yang sudah ada
• Pemeriksaan berkala menciptakan trasparan
dan makin terkendali
• Rawat membekali semua orang di asrama
dengan informasi yang diperlukan sehingga
mampu bertindak cepat dan tepat
• Penanggung jawab adalah AUDITOR 5R
• Dalam ceklis monitoring perlu ada tindakan
perbaikan yang harus dilakukan jika ditemukan
ketidakwajaran
Panduan Audit 5R :

Metode PLOR
Problem (masalah yan ditemukan)
Location (lokasi)
Objective Evidence (bukti temuan)
Reference (standar referensi audit)

Note : Jika tak ada referensi berarti bukan masalah

 4. Pelaksanaan Rawat
Haruslah dilakukan untuk menciptakan area yang nyaman dan tenang, terhindar dari
segala kotoran dan bau. Rawat dapat dilakukan dengan beberapa hal berikut :

1) Rambu keselamatan
2) Kontrol visual, kunci pengendalian
3) Standar kerja terpasang di setiap area
4) Membuat standar kerja sendiri
5) Atribut kerja
6) Tanda batas stok
 Kunci Keberhasilan
• Kunci keberhasilan penerapan 5R adalah manusia
• Manusia harus dipaksa oleh sistem

Man (Manusia)
Method (Metode)
Material (Alat dan bahan)
Machine (Mesin)
Environment (Lingkungan)

Rawat menuntut kreativitas!

 SHITSUKE-RAJIN
• Lakukan apa yang harus dilakukan dan jangan lakukan apa yang tidak boleh
dilakukan
• Semua R yang telah dibahas tak akan berhasil tanpa sentuhan manusia. Manusia
menjadi kunci dari setiap usaha tersebut
• Rajin berkaitan dengan kebiasaan setiap orang yang harus dibina agar dapat
menjaga dan meningkatkan apa yang sudah baik
• Pokok penting dalam rajin:
1. Mengembangkan kontrol visual yang lengkap
2. Melibatkan semua orang dalam membuat lembar periksa dan dokumen standar
 Langkah Rajin

1) Penetapan target bersama

2) Teladan dari
manajemen/guru/pembina
3) Meningkatkan komunikasi
4) Pemberian penghargaan dan sanksi
5) Membuat program penunjang 5R
 Langkah Rajin

1) Penetapan target bersama

• Ajak setiap penghuni memikirkan
kebiasaan positif yang perlu
dikembangkan
• Tentukan target dan buatlah ikrar
bersama untuk mematuhi dan
mencapainya
• Berikan kesempatan yang luas bagi
setiap penghuni untuk
mengemukakan pendapat dan
bersedialah mendengarkan
 Langkah Rajin

2) Teladan dari
manajemen/guru/pembina
• Guru merupakan panutan bagi
muridnya
• Guru harus konsekuen mematuhi dan
menghormati semua aturan. Baik
yang dibuat oleh lembaga maupun
aturan setempat yang dibuat
bersama
• Teladan guru merupakan hal yang tak
dapat ditawar lagi dalam pembinaan
manusia
 Langkah Rajin

3) Meningkatkan komunikasi
• Rapat rutin
• Papan informasi
• Kotak saran
• Buletin
• Aktivitas coaching
 Langkah Rajin

4) Membuat program penunjang 5R

• Pemasangan foto program 5R
• Pemasangan slogan 5R
• Program bimbingan
• Training
• Studi Banding
 Langkah Rajin

5) Pemberian penghargaan dan sanksi

• Seimbang antara sanksi dan
penghargaan
• Sanksi yang mendidik
• Sanksi dan penghargaan dibuat
berkala
• Penghargaan tak harus selalu mahal
 Terima Kasih

Aang Hudaya
TERIMA KASIH
0856-8538-195
IG @aanghudaya
FB Aang Hudaya