Controle de viagens, economia garantida para a empresa

As viagens a trabalho representam hoje a terceira maior

despesa de uma empresa, só superada por salários e
tecnologia da informação. Apesar disto poucas organizações
investem em sistemas que permitam obter economias
significativas ou, ou pior, evitar desperdícios financeiros
nesta área. Pois existem ferramentas, como o self booking,
que podem trazer às empresas redução de custos nas
passagens aéreas da ordem de 10%. Diante disto
evidentemente quanto maiores os gastos em viagens
corporativas, tanto maior poderá ser o tombo financeiro.
Mas há ainda outros custos ocultos que merecem igual
preocupação. Quem chama a atenção para este verdadeiro
potencial de desperdício de dinheiro é Luigi Botto, dirigente
da Argo IT, empresa especializada em sistemas de gestão
de viagens. Para saber como anda o nível de controle de
viagens de uma organização ele sugere algumas questões:
- quanto tempo e recursos são gastos dentro da empresa
para solicitar uma viagem?
- há um sistema integrado para pesquisar e selecionar de
transporte a hotel com rapidez e eficiência via internet?
- há controle de gastos e do fluxo de viagens que garantem
o cumprimento das políticas da empresa pelos funcionários?
- qual a certeza que os acordos comerciais são honrados
pelos fornecedores?
- como as necessidades pessoais do viajante se
harmonizam com um controle corporativo de gastos eficaz?
- há controles que informem a qualquer momento quantos
funcionários estão em viagem e onde se encontram?
Se qualquer das respostas for não, talvez a empresa já
tenha porte suficiente para recorrer a mecanismos mais
sofisticados que a simples ajuda da secretária para
controlar os seus dispêndios em viagem. Sistemas como o
TMS da Argos IT permitem este tipo de gestão de forma
abrangente. Vão de itens como a pesquisa e controle de
tarifas de todas as companhias aéreas on-line, o self
booking (ou seja, o funcionário faz a sua reserva), o self
ticketing (emissão do próprio bilhete eletrônico), até
relatórios gerenciais que apresentam o ciclo completo da
viagem e se as políticas da empresa foram respeitadas pelo
viajante. É possível acompanhar em um único documento o
motivo da viagem, quando o bilhete foi emitido e para
onde, qual a companhia aérea e o número do vôo, e o valor
efetivamente pago comparado ao de referência ou integral
(ou seja, qual a economia obtida ou gasto adicional
realizado no trecho, que pode chegar a diferenças de 42%).
Há possibilidade ainda de administrar o crédito de bilhetes
pagos, mas não utilizados, e até o nível de CO2 liberado em
quilos e a sua eventual compensação através do plantio de
árvores. Tudo isto pode ser realizado de forma
customizada para atender às necessidades específicas de
cada organização. E o melhor: permite uma boa autonomia
e capacidade de avaliação das agências de viagens,
trazendo economias de até 25% em pagamentos pelos
serviços prestados, estima uma pesquisa global feita pelo
Business Travel Research Centre da Cranfield University,
Inglaterra. Quanto ao custo, Luigi Botto promete que para
gastos em viagens de R$ 100.000,00 mensais, o seu
sistema se paga em seis meses.