MAKALAH

ADMINISTRASI PUBLIK YANG EFISIEN

Disusun oleh :
Audrey Suzanne Angelene (CA181111594)
Nadila Ika Mawarni (CA181112096)

Dosen : Dr. Ir. A. H. Rahardian M. Si.

JURUSAN ADMINISTRASI PUBLIK KONSENTRASI PERPAJAKAN

INSTITUT ILMU SOSIAL DAN MANAJEMEN STIAMI

2018

1
 
KATA PENGANTAR
 
Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan yang maha kuasa, yang
telahmemberikan izin dan kekuatan kepada kami, sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah ini dengan judul

’’ADMINISTRASI PUBLIK YANG EFISIEN” tepat pada waktunya.

Tugas ini ditujukan untuk memenuhi tugas mata kuliah Pengantar Administrasi
Publik.Dan juga kami mengucapkan terimakasih kepada:

1. bapak Dr. Ir. A. H. Rahardian M.Si selaku dosen pembimbing mata kuliah
Pengantar Administrasi Publik 

2. Semua pihak yang tidak sempat kami sebutkan satu per satu yang turut
membantu kelancarandalam penyusunan makalah ini.

Kami menyadari bahwa makalah ini masih banyak kekurangan dan

kelemahannya, baik dalam isi maupun sistematikanya. Hal ini disebabkan oleh
keterbatasan pengetahuan danwawasan kami. Oleh sebab itu, kami sangat
mengharapkan kritik dan saran untukmenyempurnakan makalah ini.

Akhirnya, kami mengharapkan semoga makalah ini dapat memberikan

manfaat,khususnya bagi kami dan umumnya bagi pembaca.

Jakarta, 15 oktober 2018

Penyusun

2
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................            2
DAFTAR ISI..........................................................................................          3

BAB I
A. PENDAHULUAN.................................................................................                
latar belakang ................................................................................. 4
B. RUANG LINGKUP PENULISAN............................................................ 6
Rumusanmasalah................................................................
tujuan penulisan...................................................................              
manfaat penulisan......................................................
             
BAB II
Kajian teorik administrasi negara ...................................................................7

BAB III
PEMBAHASAN...............................................................................................15
.        definisi administrasi .................................................................................15
Definisi efisien.......................................................................................15
.      dimensi administrasi ............................................................................16    
.    prinsip prinsip administrasi...................................................................16
Administrasi dan birokrasi..................................................................17        
BAB IV
PENUTUP..............................................................................................               
        kesimpulan........................................................................................ 21     
       
DAFTAR PUSTAKA.............................................................................  22        

3
 BAB I
PENDAHULUAN
 Latar Belakang

Definisi dan cakupan administrasi publik bisa diidentifikasi melalui dua makna
publik yakni: 1. Lembaga; dan 2. Publik. Sejarah perkembangan ilmu
administrasi publik dan konteks kelembagaan bisa dimaknai bahwa administrasi
publik sebagai bagian dari ilmu ketatausahaan negara, administrasi publik
sebagai organisasi dan manajemen, serta administrasi publik sebagai
administrasi pemerintahan. Publik dalam administrasi publik diartikan dalam
konteks kelembagaan (institusi), sebagai lembaga negara/pemerintah, dalam
oganisasi pemerintah. Dengan demikian, ilmu administrasi negara (publik)
adalah studi tentang proses administrasi yang terjadi dalam institusi
penyelenggara negara, di semua cabang kekuasaan (eksekutif, legislatif, dan
yudikatif)

Administrasi publik juga bisa diartikan sebagai proses penyelenggaraan

kepentingan dan masalah bersama, pengambilan keputusan,
penyelenggaraannya, organisasinya, dan sebagainya. Administrasi mencakup
perumusan kebijakan, kelembagaan, dan implementasi dari kebijakan untuk
merespon masalah dan kepentingan publik.

Menurut Lionardo (2010) dalam perkembangannya istilah administrasi pubik

sering dialihbahasakan ke dalam bahasa Indonesia dengan sebutan administrasi
negara. Perubahan konsep ini seringkali diperdebatkan oleh banyak kalangan
sebagai perubahan keilmuan yang dinamis dari perkembangan sebuah disiplin
ilmu. Adanya perubahan pendekatan yang digunakan dalam mengelola negara
menjadi alasan penting mengapa terjadi dinamisasi perubahan tersebut, terlebih
dengan munculnya paradigma governance pada masa perkembangan
administrasi negara modern telah menyebabkan lahirnya penekanan fokus kajian
dari ilmu public administration. Governance lebih cenderung bermakna publik
karena memiliki beberapa aktor yang dianggap penting dalam menjalankan
fungsi penyelenggaraan pemerintahan. Aktor tersebut meliputi state

4
 (pemerintah), private sector (pihak swasta/pelaku bisnis), civil society (NGO,
ormas, dan lembaga independen lain). Esensi perubahan ini telah menggeser
pemaknaan administrasi publik (sebelumnya disebut adminisitrasi negara) ke
domain aktor yang menjalankan pemerintahan yakni dari aktor tunggal (state) ke
multi aktor (state, private sector, civil society). Dalam konteks inilah, administrasi
publik sesungguhnya dapat dimaknai sebagai sebuah rangkaian administrasi
pemerintahan yang dilakukan oleh state dalam rangka memenuhi kepentingan
bersama. Pemahaman ini juga pada hakekatnya memunculkan kembali jiwa dari
ilmu administrasi negara yang sejak pertama kalinya memiliki tujuan melayani
kepentingan masyarakat banyak.

Sedangkan yang di maksud  efisiensi ialah perbandingan yang terbaik antara

masukan (“input”) dan keluaran (“output”), atau antara daya usaha dan hasil,
atau antara “pengeluaran” dan “pendapatan.” Dalam pengertian manajemen
yang sehat sudah tersimpul pengertian efisiensi dan efektifitas, dalam arti bahwa
segala sesuatu dikerjakan dengan berdaya-guna : artinya dengan tepat, cepat,
hemat, dan selamat.

1. Tepat     :     kena sasaran, apa yang dikehendaki tercapai, atau apa yang
dicita-citakan menjadi kenyataan.
2. Cepat     :     tidak menghabiskan waktu yang tidak perlu, selesai tepat
pada waktunya atau sebelum waktu yang ditetapkan.
3. Hemat    :     dengan biaya yang sekecil-kecilnya, tanpa terjadi
pemborosan dalam bidang apapun.
4. Selamat  :     segala sesuatu sampai pada tujuan yang dimaksud tanpa
mengalami hambatan-hambatan, kelambatan-kelambatan, ataupun kemacetan-
kemacetan.

Efisiensi dalam administrasi publik menunjukkan bagaimana mencapainya, yakni

dibanding dengan usaha, biaya atau pengorbanan yang harus
dikeluarkan. Adanya efisiensi diharapkan para administrasi publik, contohnya
pelayana publik. Dalam melaksanakan tugas-tugas pelayanan kepada
masyarakat tidak boros. Dalam artian bahwa para pelayan secara berhati-hati
agar memberikan hasil yang sebesar-besarnya kepada publik. Dengan demikian
nilai efisiensi lebih mengarah pada penggunaan sumber daya yang dimiliki
secara cepat dan tepat, tidak boros dan dapat dipertanggung jawabkan kepada
publik.

5
  Ruang Lingkup Penulisan

Rumusan Masalah

Apa yang di maksud administrasi ?

Apa yang di maksud dengan efisien?

Apa saja dimensi admnistrasi dalam hal efisien ?

Apa saja prinsip-prinsip administrasi secara umum?

Administrasi berhubungan dengan birokrasi negara, apa saja faktor yang

mempengaruhi efisiensi birokrasi?

Apa langkah yang di ambil untuk membuat birokrasi menjadi efisien?

Tujuan Penulisan

Pada dasarnya tujuan penulisan makalah terbagi menjadi duabagian yaitu,

tujuan umum dan khusus. Tujuan umum dalam penyusunan makalah ini adalah
untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah administrasi publik. Adapapun
tujuan khususnya adalah untuk memahami apa itu adminitrasi yang efisien

Manfaat penulisan

Kita dapat mengetahui definisi administrasi

Kita dapat mengetahui definisi efisien

Kita dapat memahami prinsip administrasi

Kita dapat mengetahui faktor yang mempengaruhi efisiensi

6
 BAB II

KAJIAN TEORIK

TEORI ADMINISTRASI NEGARA

A. Pengertian Teori Administrasi Negara

Teori
Secara umum , teori dipahami sebagai jargon atau ungkapan kata-kata yang
kompleks untuk menjelaskan kejadian yang nampak sederhana. Teori 
disamakan dengan pendapat, opini, dugaan atau spekulasi. In common usage,
the word theory is often used to signify a conjecture, an opinion, , or a
speculation…In this usage , the word synonimous with hyphothesis as in “my
theory is that he never received my message” (Wikipedia)
Secara khusus , teori dalam lingkungan ilmu disebut teori ilmiah. In science, a
theory is a mathematical or logical explanation, or a testable model of the
manner of interaction of a set natural phenomena, capable of predicting future
occurances or observations of the same kind, and capable of being tested
through experiment or otherwise through empirical observation.(Wikipedia)
Berikut beberapa pengertian teori yang dikemukakan beberapa pakar (dalam
Darwin,1997):

Schattschneider :

Mendefinisikan teori sebagai “the shortest way of saying something important”

(cara tersingkat untuk menyatakan sesuatu yang penting ). Misal  konsep
kemiskinan kultural merupakan cara terpendek untuk menjelaskan bahwa
kemiskinan bukan hanya gejala ekonomi tapi tidak terlepas dari faktor budaya
yang melekat pada orang miskin.
Joseph Eaton :
Merumuskan teori sebagai “a network of ideas about how two or more variables
are related “(jaringan ide yang menjelaskan hubungan antara dua variable atau
lebih).

7
Teresa L. Baker :

Menjelaskan teori sebagai  “a proposed explanation for a set of coordinated

occurances, or relationship” (penjelasan yang disusun untuk menerangkan relasi
atau peristiwa yang saling berkaitan)
Kerlinger  :

Teori adalah serangkaian konsep, definisi, dan proposisi yang saling

berhubungan yang disusun untuk memberikan gambaran yang sistematis
tentang suatu fenomena ( A theory is a set of interrelated constructs (concepts),
definitions, and propositions that present a systematic view of phenomena by
specifying relations among variables, with the purpose of explaining and
predicting the phenomena). 
Untuk menjembatani teori dan praktek Harmon dan Meyer (dalam Darwin,1997)
menyarankan agar teori (terutama dalam konteks administrasi negara) haruslah
bersifat praktis dalam pengertian memiliki unsur-unsur diagnostik (bisa
menjelaskan kenapa suatu situasi problematis tertentu terjadi), moral (apakah
tujuan tertentu dapat dikatakan sebagai bermanfaat dan dengan cara apa) dan
instrumental (bagaimana mencapai tujuan).

Administrasi Negara

Merumuskan apa yang dimaksud dengan administrasi negara atau administrasi

publik tidaklah sederhana. Setiap pakar membuat definisi yang berbeda-beda.
Perbedaan versi disebabkan  karena setiap pakar cenderung memandang
administrasi negara dari satu sisi atau dimensi pokoknya, padahal administrasi
negara tidak cukup dipahami hanya dari satu dimensi saja. Karena itu, problem
dalam pendefinisian administrasi negara adalah tidak ada satu definisi yang
dapat menggambarkan secara ringkas dan jelas apa yang dimaksud dengan
administrasi negara.
Berikut ini definisi administrasi negara menurut beberapa pakar :

Gerald Caiden (1982):

Adminisrasi negara melingkupi segala kegiatan yang  berhubungan dengan

penyelenggaraan urusan publik atau kebutuhan publik. Ruang lingkup

8
administrasi  adalah bagaimana orang mengorganisir diri mereka sebagai publik
secara kolektif dan dengan tugas dan kewajiban masing-masing memecahkan
masalah publik untuk mencapai tujuan bersama.
    Public administration refers to the implementation of pronouncements made by
recognized public officials appointed to further collective interests. It includes the
organization of public affairs, social purposes and collective decision-making, the
management of public institutions, public offices and public property, and the
administration of the public officials, covering attitudes and behavior as wll as
actions 

Nigro dan Nigro (1984) :

    Administrasi  negara secara lebih khusus dapat dijelaskan sbg apa yg

dilakukan oleh pemerintah, terutama lembaga eksekutif (dengan sarana
birokrasi) , di dalam memecahkan masalah kemasyarakata/publik.

Harmon dan Mayer :

Pelaku utama dalam penyelenggaraan administrasi.publik adalah administrator

publik, birokrat atau pegawai negeri. Mereka ini yang dibebani tugas
pemerintahan dan pelayanan publik sehari-hari .
Namun karena proses administrasi publik sesungguhnya juga melibatkan banyak
pihak di luar birokrasi pemerintah (seperti pekerja sosial, LSM,ormas,dan lain-
lain), maka sektor non negara yang tindakannya mengatasnamakan kepentingan
publik dan berdampak kepada masyarakat luas, juga menjadi pusat perhatian
administrasi publik.

Chandler dan Plano (dalam Yeremias Keban,2004) :

            Proses dimana sumber daya dan personil publik diorganisir dan

dikoordinasikan untuk memformulasikan, mengimplemetasikan, dan mengelola
(manage) keputusan-keputusan dalam kebijakan publik
Administrasi publik merupakan seni dan ilmu (art and science) yang ditujukan
untuk mengatur “public affair” dan melaksanakan berbagai tugas yang telah
ditetapkan. Sebagai suatu disiplin ilmu, administrasi publik bertujuan untuk
memecahkan masalah-masalah publik melalui perbaikan-perbaikan terutama di
bidang organisasi  , sumber daya manusia dan keuangan

9
 Glen O. Stahl (dalam Caiden 1982) :

Karakteristik yang membedakan administrasi publik dengan administrasi lainnya

adalah :
- Pelayanan yang diselenggarakan administrasi publik lebih bersifat urgen atau
mendesak daripada diselenggarakan  organisasi  swasta
- Pelayanan oleh organisasi publik (negara) pada umumnya bersifat monopoli
atau semi monopoli
- Kegiatan instansi negara (birokrasi) pada umumnya  terikat pada hukum formal
(kebijakan publik)
            - Kegiatan negara atau pemerintah selalu mendapat sorotan publik
- Pelayanan publik tidak terikat pada harga pasar

Yeremias T.Keban (2004) :

Hakekat administrasi publik :

- Administrasi publik lebih berkaitan dengan dunia eksekutif,  meskipun juga
berkaitan dengan dunia  yudikatif dan legislatif
- Administrasi publik berkenaan dengan formulasi dan implementasi kebijakan
publik
- Administrasi publik berkaitan dengan berbagai masalah manusiawi dan usaha
kerja sama untuk mengerjakan tugas-tugas pemerintah
- Meski berbeda dengan administrasi swasta tetapi administrasi publik
overlapping dengan administrasi  swasta
- Administrasi  Publik diarahkan untuk menghasilkan barang dan jasa  publik
- Administrasi publik memiliki aspek teoritis dan praktis

Teori Administrasi Negara

Ilmu administrasi negara sejauh ini belum mampu menghasilkan teori yang
secara khusus dapat disebut sebagai teori administrasi negara. Selama ini, ilmu
administrasi negara mengadopsi atau meminjam teori-teori yang berkembang di
disiplin ilmu lain untuk digunakan menjelaskan aktivitas atau perilaku dalam
administrasi negara. Misalnya, motivasi dan partisipasi adalah konsep  yang
dikembangkan ilmu psikologi dan ilmu politik, tetapi banyak dipakai dalam
literatur administrasi negara untuk menjelaskan fenomena administrasi negara.

10
Sulit kita menemukan teori yang secara orisinil merupakan teori administrasi
negara. Konsep efisiensi dikembangkan ilmu ekonomi atau manajemen. Konsep
birokrasi, kelompok formal dan informal dari ilmu sosiologi. Karena itu,  Caiden
(1982) menyatakan  “Public administration has not yet develop a systematic body
of theory of its own. There  are theories in public administration, but there are few
general theories of public administration…Meanwhile, public administration have
borrowed ideas, methods, techniques, and approaches from other disciples and
have applied them , with varying degrees of success , to public administration.
Sebagaimana dikatakan Caiden di atas, ilmu administrasi negara  belum mampu
mengembangkan teorinya sendiri. Ada banyak teori dalam administrasi negara,
tapi sedikit sekali teori umum tentang administrasi negara. Yang disebut sebagai
teori administrasi selama ini sesungguhnya merupakan ide , konsep, metode
atau  teori yang dipinjam dari ilmu lain.

Stephen Bailey (dalam Caiden 1982 ) menyatakan teori administrasi negara

adalah :
…the whole body of human knowledge whatever appears relevant and useful in
explaining the nature of public administration, verifiable through observation or
experiment and capable of predicting the behavior of public organizations and
the people who compose them and come into contact with them.  
Bailey wants public administration theories to prescribe :
 What conditions and relationships should exist in public administration ?
 How should government be organized ?
 How should public servants be selected ?
 How should authority and responsibility be assigned in public agencies ?
 What principles should govern direction ?
Pendapat Bailey di atas menyatakan bahwa teori administrasi negara mencakup
semua ilmu (teori) yang relevan dan berguna untuk menjelaskan hakekat
administrasi negara, yakni menjelaskan : kondisi dan relasi dalam administrasi
negara, bagaimana mengorganisir pemerintahan, menyeleksi pegawai,
pelimpahan wewenang dan pertanggungjawaban, serta prinsip-prinsip dalam
administrasi negara.

Adapun tujuan teori administrasi negara menurut Bailey adalah :

…to draw together the insight of humanities and the validated propositions of the
social and behavioral sciences and to apply the insights and propositions to the

11
tasks of improving the processes of government and aimed at achieving
politically legitimated goals by constitutionally mandated means.
Melihat karakteristik teori administrasi negara yang cenderung lintas disiplin,
Bailey (dalam Darwin, 1997) berpendapat bahwa semua teori (dari disiplin ilmu
mana pun) yang berguna untuk memberikan gambaran teoritis baik dalam
bentuk wawasan atau proposisi dalam rangka meningkatkan kualitas proses
administrasi pemerintahan adalah teori administrasi negara, atau paling tidak,
layak dimasukkan dalam literatur administrasi negara  dan diterapkan dalam
praktek administrasi Negara

B. Tipe-Tipe Teori Administrasi Negara     

        
Bailey (dalam Darwin,1997) menjelaskan empat macam teori yang secara
keseluruhan dapat memberikan kontribusi terhadap praktek administrasi negara,
yaitu :
 Teori Deskriptif – eksplanatif
 Teori Normatif
 Teori Asumtif
 Teori Instrumental

Teori Deskriptif Eksplanatif        

                
Teori deskriptif-eksplanatif memberikan penjelasan secara abstrak realitas
administrasi negara baik dalam bentuk konsep, proposisi, atau hukum (dalil).
Misalnya, konsep hirarki dari organisasi formal. Konsep ini menjelaskan ciri
umum dari organisasi formal yaitu adanya penjenjangan dalam struktur
organisasi.
Pada dasarnya teori deskriptif–eksplanatif menjawab dua pertanyaan dasar : apa
dan mengapa (apa berhubungan dengan apa). Pertanyaan apa : menuntut
jawaban deskriptif mengenai suatu realitas yang dijelaskan secara abstrak ke
dalam suatu konsep tertentu. Misal : hirarki organisasi formal , konflik peran, dsb.
Pertanyaan mengapa atau apa berhubungan dengan apa menuntut jawaban
eksplanatif atau diagnostik mengenai keterkaitan antara konsep abstrak tertentu
dengan konsep abstrak lainnya. Misalnya, konflik peranan berhubungan dengan
tipe kegiatan apakah departemental atau koordinatif. Kegiatan yang

12
dilaksanakan satu departemen kurang begitu menimbulkan konflik peran
dibanding jika kegiatan dilaksanakan secara koordinatif.

Teori Normatif

Teori normatif bertujuan menjelaskan situasi administrasi masa mendatang

secara prospektif. Termasuk dalam teori ini adalah pernyataan atau penjelasan-
penjelasan yang bersifat utopia yaitu suatu cita-cita yang sangat idealistis.
Teori normatif juga dapat dikembangkan dengan merumuskan kriteria-kriteria
normatif yang lebih spesifik seperti efisiensi, efektivitas, responsivitas,
akutabilitas, demokrasi, dan sebagainya. Teori normatif memberikan
rekomendasi ke arah mana suatu realitas harus dikembangkan atau perlu
dirubah dengan menawarkan kriteria-kriteria normatif tertentu.
Persoalan dalam teori normatif adalah bahwa kriteria-kriteria normatif yang
ditawarkan  tidak selalu mendukung bahkan bisa saling bertentangan. Misalnya,
penekanan yang terlalu tinggi pada efisiensi dapat mengorbankan pemerataan
(equity). Sentralisasi yang berlebihan dapat menghambat atau membunuh nilai-
nilai demokrasi seperti partisipasi, akuntabilitas publik, transparansi dan
pemberdayaan masyarakat.
Kriteria-kriteria normatif dalam teori administrasi seringkali terkesan ambisius.
Kontradiktif dan relatif (dibatasi ruang dan waktu). Namun teori normatif tetaplah
penting karena kemajuan administrasi negara akan lebih terarah bila terlebih
dahulu ditentukan kriteria yang tepat untuk mengukur kemajuan tersebut.

Teori Asumtif

Teori asumtif menekankan pada prakondisi atau anggapan adanya suatu realitas
sosial dibalik teori atau proposisi yang hendak dibangun. Menurut Bailey  teori
administrasi lemah dalam menyatakan asumsi-asumsi dasar tentang sifat
manusia dan institusi. Tanpa asumsi yang jelas membuat teori menjadi utopis
atau ahistoris karena tidak jelas dasar berpijaknya.
Contoh teori asumtif dalam administrasi publik adalah Teori X dan Y dari
Douglas McGregor. Teori ini mengemukakan sua jenis asumsi yang berlawanan
tentang sifat manusia. Teori X berasumsi bahwa pada dasarnya manusia malas
dan suka menghindari pekerjaan, sedang teori Y berasumsi  bahwa manusia
memiliki kemauan  untuk bekerja dan memiliki kemampuan untuk mengemban
tanggungjawab yang dibebankan kepadanya. Masing-masing asumsi ini

13
mempunyai implikasi dalam pengembangan teori manajemen atau
kepemimpinan dalam organisasi.

Teori Instrumental

Pertanyaan pokok yang dijawab dalam teori ini adalah ’bagaimana’ dan ’kapan’.
Teori instrumental  merupakan tindak lanjut dari proposisi “jika – karena”.
Misalnya : Jika sistem administrasi berlangsung secara begini dan begitu, karena
ini dan itu atau jika  desentralisasi dapat meningkatkan efektivitas birokrasi,
maka strategi, tehnik, alat apa yang dikembangkan untuk menunjangnya.
Analisis kebijakan adalah contoh teori instrumentasl. Analisis kebijakan banyak
menyumbangkan atau mengaplikasikan tehnik baik kuantitatif – aplikasi regresi,
riset operasi, analisis biaya dan manfaat – maupun kualitatif (rasional maupun
intuitif) untuk menjawab pertanyaan ’bagaimana’ dan ’kapan’ Jawaban terhadap
pertanyaan ini berguna sebagai rekomendasi kepada pengambil kebijakan dalam
menentukan langkah-langkah konkrit dalam proses kebijakan publik.

14
 BAB III
PERMASALAHAN DAN PEMBAHASAN

 Administrasi adalah pekerjaan terencana yang dilakukan oleh

sekelompok orang dalam bekerjasama untuk mencapai tujuan atas dasar
efektif, efisien dan rasional.
Makna tersebut dimaksudkan sebagai administrasi dalam arti luas
Pengertian dalam arti sempit, administrasi sebagaimana sering kita dengar
sehari-hari di Indonesia yaitu tata usaha
Dalam ilmu administrasi, tata usaha merupakan unsur dari administrasi.

Ilmu administrasi adalah usatu sitem pengetahuan, dimana manusai dapat

mengerti hubungan-hubungan, meramalkan akibat-akibat dan
mempengaruhi hasil-hasil pada suatu keadaan dimana orang-orang
secara teratur bekerjasama untuk tujuan bersama

Sedangkan administrasi Publik (Inggris:Public Administration)

atau Administrasi Negara adalah suatu bahasan ilmu sosial yang
mempelajari tiga elemen penting kehidupan bernegara yang meliputi
lembaga legislatif, yudikatif, dan eksekutif serta hal- hal yang berkaitan
dengan publik yang meliputi kebijakan publik, manajemen publik,
administrasi pembangunan, tujuan negara, dan etika yang mengatur
penyelenggara negara.[1]
Secara sederhana, administrasi publik adalah ilmu yang mempelajari
tentang bagaimana pengelolaan suatu organisasi publik. Kajian ini
termasuk mengenai birokrasi; penyusunan, pengimplementasian, dan
pengevaluasian kebijakan publik; administrasi pembangunan;
kepemerintahan daerah; dan good governance.

Pengertian efisien
Efisien adalah bekerja dengan menggunakan sumber daya dan energi
yang sesuai tanpa pemborosan, namun efisiensi tidak melihat tujuan.

15
 Organisasi bisa saja menjadi efisien namun gagal dalam mencapai apa
yang dicita-citakan. Untuk itu selain efisien, kita juga harus efektif.
Sedangkan dalam administrasi publik, Efisien berarti bahwa tujuan dari
pada administrasi adalah untuk mencapai hasil secara efektif dan efisien.
Dengan kata lain bahwa pencapaian tujuan administrasi dengan hasil yang
berdaya berhasil guna dan berdaya guna.jelasnya yang dimaksud efisien
adalah perbandingan yang terbaik antara input dan output atau
perbandingan antara pengeluaran dan keuntungan.

 Administrasi mempunyai dua dimensi yaitu:

1. Dimensi karakteristik, yang terdiri atas:

- Efisien berarti bahwa tujuan dari pada administrasi adalah untuk
mencapai hasil secara efektif dan efisien. Dengan kata lain bahwa
pencapaian tujuan administrasi dengan hasil yang berdaya berhasil guna
dan berdaya guna.jelasnya yang dimaksud efisien adalah perbandingan
yang terbaik antara input dan output atau perbandingan antara
pengeluaran dan keuntungan
2. Dimensi unsur-unsur 
- Adanya tujuan atau sasaran yang ditentuka sebelum melaksanakan
suatu pekerjaan.
- Adanya kerjasama baiksekelompok orang atau lembaga pemerintah
maupun lembaga swasta.
- Adanya sarana yang digunakan oleh sekelompok atau lembaga dalam
melaksanakan tujuan yang hendak dicapai.

 Prinsip-prinsip administrasi umum :

 Efisiensi administrasi dapat ditingkatkan melalui spesialisasi di
kalangan kelompok
 Efisiensi administrasi ditingkatkan dengan anggota kelompok di dalam
suatu hirarki yang pasti
 Efisiensi administrasi dapat ditingkatkan dengan membatasi jarak
pengawasan pada setiap sektor di dalam organisasi sehingga
jumlahnya menjadi kecil

16
  Efisiensi administrasi ditingkatkan dengan mengelompokkan pekerjaan,
untuk maksud-maksud pengawasan berdasarkan : tujuan, proses,
langganan, tempat

Administrasi negara dan birokrasi negara

Administrasi negara sebagai organ birokrasi negara adalah alat-alat negara yang
menjalankan tugas-tugas negara, di antaranya menjalankan tugas pemerintahan.
Pemikiran ini mengasumsikan bahwa pemerintah tidak selalu sama dengan
negara. Birokrasi dan Administrasi itu mempunyai hubungan yang sangat erat.
Setiap organisasi tidak akan lepas dari sebuah birokrasi dan administrasi.

Pengertian birokrasi
Secara etimologis, birokrasi berasal dari kata Biro (meja) dan Kratein
(pemerintahan), yang jika disintesakan berarti pemerintahan Meja. Tentu agak
'lucu' pengertian seperti ini, tetapi memang demikianlah hakikat birokrasi oleh
sebab lembaga inilah tampak kaku yang dikuasai oleh orang-orang di belakang
meja. Mengapa demikian ?

Di dalam pendekatan institusional (kelembagaan), khususnya di dalam skema,

tercantum 'lalu-lintas' administrasi negara dari eksekutif 'turun' ke Kebijakan
Administrasi, lalu ke Administrasi dan yang terakhir ke pemilih. Artinya, setiap
kebijakan setiap kebijakan negara yang yang diselenggarakan pihak eksekutif
diterjemahkan ke dalam bentuk kebijakan administrasi negara, di mana
pelaksanaan dari administrasi tersebut dilakukan oleh lembaga birokrasi. 

Secara gambaran umum birokrasi merupakan tipe organisasi yang dimaksudkan

untuk mencapai tugas administrasi dengan cara mengkoordinasi secara
sistematis teratur pekerjaan dari banyak organisasi.

selain itu, birokrasi juga disebut sebagai badan yang menyelenggarakan Civil
Service (pelayanan publik). Birokrasi terdiri dari orang-orang yang diangkat oleh
eksekutif, dan posisi mereka ini 'datang dan pergi.' Artinya, mereka-mereka
duduk di dalam birokrasi kadang dikeluarkan atau tetap dipertahankan
berdasarkan prestasi kerja mereka. 

Peran Birokrasi dalam Pemerintahan Modern

Michael G. Roskin, et al. meneyebutkan fungsi birokrasi di dealam administrasi :

17
Fungsi administrasi pemerintahan modern meliputi administrasi, pelayanan,
pengaturan, perizinan, dan pengumpul informasi. Dengan fungsi administrasi
dimaksudkan bahwa fungsi sebuah birokrasi adalah mengimplementasikan
undang-undang yang telah disusun oleh legislatif serta penafsiran atas UU
tersebut oleh eksekutif. Dengan demikian, administrasi berarti pelaksanaan
kebijaksanaan umum suatu negara, di mana kebijakan umum itu sendiri telah
dirancang sedemikian rupa guna mencapai tujuan negara secara keseluruhan.

Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas dan efisiensi

Birokrasi dikatakan efektif dan efisien apabila dalam realita

pelaksanaannya birokrasi dapat berfungsi melayani sesuai dengan kebutuhan
masyarakat artinya tidak ada hambatan yang terjadi dalam pelayanan tersebut,
cepat dan tepat dalam memberikan pelayanan serta mampu memecahkan
fenomena yang menonjol akibat adanya perubahan sosial yang sangat cepat
dari faktor eksternal. Agar birokrasi dapat berjalan efektif dan efisien perlu
memperhatikan faktor-faktor yang mempengaruhinya seperti dikemukakan Gie.
Gie (1991) mengatakan bahwa faktor-faktor yang mempengaruhi efisiensi dan
efektivitas kerja adalah (1) motivasi kerja, (2) kemampuan kerja, (3) suasana
kerja, (4) lingkungan kerja, (5) perlengkapan dan fasilitas dan (6) prosedur kerja.
Mengacu pada faktor-faktor yang dikemukakan oleh Gie tersebut di atas, maka
penulis yakin ada (1) sumber daya manusia, (2) lingkungan kerja yang benar-
benar dapat mempengaruhi efektivitas dan efisiensi penyedia pelayanan publik
di Indonesia.

Sumber daya manusia ini mempengaruhi peningkatkan efektivitas dan

efisiensi dalam birokrasi, artinya suatu efektivitas dan efisiensi dapat tercapai
ketika sumber daya manusia itu memiliki keinginan kuat untuk mencapainya.
Dengan kata lain, memiliki motivasi yang kuat untuk mencapai efektivitas dan
efisiensi. Motivasi adalah suatu proses menstimulasi manusia untuk melakukan
kegiatan dalam upaya mencapai sasaran atau sasaran-sasaran yang diinginkan
secara efektif dan efisien (Adisasmita, 2011 :167). Dengan demikian motivasi
diperlukan agar pegawai dapat melakukan pekerjaan dengan penuh semangat
dan tanggung jawab. Motivasi meliputi
jaminan  keamanan  dan  kenyamanan  dalam  bekerja, penghargaan kerja
kepada pegawai yang berprestasi. Gaji tidak berpengaruh kuat terhadap

18
peningkatan efektivitas dan efisiensi pegawai hal ini sebagaimana dikemukakan
oleh Wakil Menteri Pendayagunaan sehingga motivasi yang dimaksud disini
tidak termasuk gaji. Pegawai yang memiliki motivasi tinggi akan dapat
meningkatkan efektivitas dan efisiensinya dalam bekerja.\

Lingkungan meliputi lingkungan internal dan lingkungan eksternal.

Lingkungan internal dan eksternal merupakan faktor-faktor yang membentuk,
memperkuat atau memperlemah efektivitas pertanggungjawaban instansi atas
wewenang dan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya (Adisasmita,
2011:85).  Lingkungan internal disini termasuk budaya organisasi, perlengkapan
dan fasilitas, serta prosedur kerja. Budaya organisasi (Tangkilisan, 2007:14)
adalah seluruh pola perilaku anggota organisasi dan menjadi pegangan bagi
setiap individu dalam berinteraksi, baik di dalam ruang lingkup internal maupun
ketika berinteraksi dengan lingkungan eksternal[4]. Perlengkapan dan fasilitas
yaitu peralatan yang dimiliki organisasi untuk dijalankan oleh individu dalam
organisasi. Adanya perlengkapan dan fasilitas yang lengkap dapat menunjang
kelancaran dalam pelaksanaan tugas pegawai yang pada akhirnya akan
meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Prosedur kerja adalah perincian langkah-
langkah dari serangkaian fungsi yang diarahkan untuk mencapai hasil yang
dikehendaki. Prosedur kerja dapat diartikan sebagai rincian dinamika mekanisme
organisasi yang detail (rinci) dan runtut. Seorang pegawai yang menjalankan
pekerjaannya sesuai dengan prosedur kerja maka akan meningkatkan efektivitas
dan efisiensinya dalam bekerja.

Lingkungan eksternal adalah kekuatan yang timbul dari luar batas

organisasi yang mempengaruhi keputusan serta tindakan di dalam organisasi
seperti masyarakat dan peraturan pemerintah.

Contoh kasus pelayanan publik/birokrasi

Sekilas memotret pelayanan publik yang terjadi di Indonesia masih menimbulkan

pro dan kontra di kalangan masyarakat. Sebagai salah satu contoh yang terjadi
di Provinsi Jawa Timur seperti diberitakan Kompas edisi kamis 15 Oktober 2010,
dikemukakan Gubernur Jatim Soekarwo diantara seluruh instansi pelayanan
publik di Jawa Timur, Badan Pertanahan Nasional (BPN) dinilai sebagai instansi

19
pelayanan publik terburuk. Di sana, masyarakat yang mengurus administrasi
pertanahan harus melalui birokrasi yang panjang (berbelit-belit).

Melihat kasus di Provinsi Jawa Timur yang berdampak pada masyarakat dalam
mengakses informasi pada instansi perkantoran yang ada, sehinggah perlu
ditindak tegas agar hal-hal tersebut tidak berlarut-larut. Beberapa realitas
pelayanan publik yang lamban dan buruk menimbulkan kejenuhan masyarakat.

Beberapa langkah yang harus diambil oleh pihak pemerintah adalah mengambil
langkah strategis untuk dapat mengefektifkan kembali pelayanan yang ideal
dengan mengambil langkah :

1.Sederhana, mengandung arti prosedur/tata cara pelayanan diselenggarakan

secara mudah,cepat, tidak berbelit-belit.

2. Efektif, lebih mengutamakan pada pencapaian apa yang menjadi tujuan dan
sasaran dari visi-misi kepala daerah.

3.Kejelasan dan kepastian, mengenai tata cara,rincian biaya layanan dan tata
cara pembayaran serta jadwal waktu penyelesaian layanan tersebut.

4. Keterbukaan, masyarakat bisa mengetahui seluruh informasi yang mereka

butuhkan secara mudah dan gamblang meliputi informasi mengenai tata
cara,persyaratan,waktu penyelesaian dan lain-lain.

5. Efesien, persyaratan pelayanan hanya dibatasi pada hal-hal yang berkaitan

langsung dengan tetap memperhatikan keterpaduan antara persyaratan dan
produk pelayanan

20
 BAB IV
PENUTUP

KESIMPULAN

Administrasi publik juga bisa diartikan sebagai proses penyelenggaraan

kepentingan dan masalah bersama, pengambilan keputusan,
penyelenggaraannya, organisasinya, dan sebagainya. Administrasi mencakup
perumusan kebijakan, kelembagaan, dan implementasi dari kebijakan untuk
merespon masalah dan kepentingan publik.

Efisiensi dalam administrasi publik menunjukkan bagaimana mencapainya, yakni

dibanding dengan usaha, biaya atau pengorbanan yang harus
dikeluarkan. Adanya efisiensi diharapkan para administrasi publik, contohnya
pelayana publik. Dalam melaksanakan tugas-tugas pelayanan kepada
masyarakat tidak boros. Dalam artian bahwa para pelayan secara berhati-hati
agar memberikan hasil yang sebesar-besarnya kepada publik. Dengan demikian
nilai efisiensi lebih mengarah pada penggunaan sumber daya yang dimiliki
secara cepat dan tepat, tidak boros dan dapat dipertanggung jawabkan kepada
publik.

21
 REFRENSI PUSTAKA

Di ambil pada tanggal 15 Oktober 2018

 http://izudinyusuf.blogspot.com/2013/03/teori-administrasi-negara.html
http://ragazzacorp.blogspot.com/2012/12/efisiensi-dan-efektivitas-
dalam.html
 http://wuriantos.blogspot.com/2013/02/administrasi-publik-dan-
definisinya.html#.W842XtIzbIU
 https://id.wikipedia.org/wiki/Administrasi_publik
 https://butuhcepat.wordpress.com/2015/06/21/contoh-makalah-
administrasi-publik/
 administrasinegaraku.blogspot.com/2011/10/birokrasi-dan-administrasi-
negara.html
 http://fitriasblog-fitria.blogspot.com/2012/08/birokrasi-dalam-sistem-
administrasi.html
 https://www.kompasiana.com/febriyandi/55018256a33311be0b511bbf/
mewujudkan-proses-birokrasi-yang-efektif-dann-efisien-dalam-pelayanan-
publik-terhadap-masyarakat
 http://pertaruhanhargadiri.blogspot.com/2010/07/administrasi-publik.html

22