PEMERINTAH KABUPATEN CIREBON

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS WARUROYOM
Jl. Arya Salingsingan Ds. Warukawung Kecamatan Depok
Email : puskwaruroyom01@gmail.com
CIREBON 45155

KERANGKA ACUAN UNTUK MEMPEROLEH UMPAN BALIK (ASUPAN)

PELAKSANAAN PROGRAM KEGIATAN UKM
NOMOR: /KA/Pkm Waruroyom/…/I/2017

A. PENDAHULUAN
Umpan balik sebuah balasan yang dikirimkan, informasi yang diperoleh dari hasil
proses yang digunakan untuk memandu bagaimana sebaiknya proses itu dilakukan.
Untuk mendapatkan umpan balik, pembahasan dan tindak lanjut terhadap umpan
balik masyarakat terhadap mutu dan kepuasan adalah dengan cara pengumpulan
informasi dalam rangka mengetahui harapan pelanggan terhadap pelayanan
puskesmas.

B. LATAR BELAKANG
Data Umum

Data Khusus
No Media Umpan Balik Hasil
1 Survey Mawas Diri

C. TUJUAN
a. Tujuan Umum
Sebagai pedoman dalam melaksanakan pengumpulan informasi harapan
pelanggan.
b. Tujuan Khusus
Sebagai pedoman dalam pelaksanaan cara mendapatkan umpan balik,
pembahasan dan tindak lanjut terhadap umpan balik masyarakat tentang
kepuasan dan mutu pelayanan.
D. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN
Kegiatan yang dilakukan yaitu dengan langkah – langkah sebagai berikut:
1. Cara mendapat umpan balik dari pelanggan melalui kotak saran :
a. Koordinator kelompok kerja Administrasi dan Manajemen (Admen)
Puskesmas membuka kotak saran / aduan Puskesmas setiap minggu.
b. Koordinator Admen merekap isi kotak saran didalam rekapan harapan
pelanggan Puskesmas.
c. Koordinator Admen memisahkan / memilah-milah sesuai dengan
pelayanan program yang diinginkan,
d. Koordinator Admen mencatat umpan balik yang diberikan pelanggan ke
buku catatan,
2. Cara mendapat umpan balik dari pelanggan melalui kotak saran :
a. Koordinator kelompok kerja Administrasi dan Manajemen (Admen)
Puskesmas membuka kotak saran /aduan Puskesmas setiap minggu.
b. Koordinator Admen merekap isi kotak saran didalam rekapan harapan
pelanggan Puskesmas.
c. Koordinator Admen memisahkan / memilah - milah sesuai dengan
pelayanan program yang diinginkan
d. Koordinator Admen mencatat umpan balik yang diberikan pelanggan ke
buku catatan
3. Melalui informasi langsung dari pelanggan:
a. Koordinator dan anggota tim admen menerima informasi langsung dari
pelanggan, baik bicara langsung, telepon maupun SMS
b. Setiap informasi dari pelanggan direkap ke dalam rekapan harapan
pelanggan dan di laporkan kepada koordinator Admen.
c. Koordinator menerima rekapan harapan pelanggan secara individu
direkap kedalam rekapan koordinator.
4. Melalui kotak kepuasan pelanggan / SMS Center :
 a. Anggota tim Admen mempersilahkan pelanggan untuk memberikan
umpan balik harapan pelanggan melalui kotak kepuasan pelanggan atau
mengirimkan kuesioner tertutup kepada responden melalui SMS Center.
b. Anggota Admen mencatat umpan balik yang diberikan pelanggan ke
dalam buku rekapan atau mengkopi dan menganalisis hasil umpan balik
melalui SMS ke file program di komputer data.
c. Anggota tim Admen melaporkan hasil umpan balik yang diberikan
pelanggan
d. Koordinator Admen menerima laporan hasil umpan balik pelanggan
e. Koordinator setiap akhir bulan mengundang anggota tim Admen untuk
membahas hasil umpan balik harapan pelanggan terhadap pelayanan
puskesmas.
f. Koordinator dan anggota tim Admen membuat rencana tindak lanjut hasil
pembahasan umpan balik harapan pelanggan puskesmas.
g. Koordinator Admen membagi tugas kepada anggota tim di dalam
menyelesaikan permasalahan umpan balik harapan pelanggan.
h. Anggota tim melaksanakan kegiatan sesuai dengan pembagian tugas
yang telah diterima dengan mencatat pada buku kegiatan individu.
i. Koordinator Admen melapor kepada Kepala Puskesmas tentang hasil
bahasan umpan balik harapan pelanggan puskesmas.
j. Kepala Puskesmas meneliti dan memberi umpan balik dan tindak lanjut
atas laporan Koordinator Admen.
k. Koordinator Admen mencatat hasil tindak lanjut atas laporan yang
diberikan
E. SASARAN
Masyarakat di wilayah kerja Puskesmas Waruroyom
F. PENCATATAN, PELPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN
Hasil kegiatan akan dijadikan sebuah laporan dan menjadi bahan acuan
kegiatan UKM di Puskesmas Waruroyom
G. PENUTUP
Demikian kerangka acuan ini dibuat sebagai bahan acuan dalam
kegiatan Identifikasi pembahasan umpan balik baik individu / kelompok
terhadap program kesehatan.
 Waruroyom,
Mengetahui,
Kepala UPT Puskesmas Waruroyom Penanggungjawab Upaya UKM

Dr. Fardan Salahuddin Gina Maulida Rahmi

NIP. 19770531 200801 1 003 NIP.19700322 199203 2 004