Job Description

Berikut ini adalah job description dari masing-masing department yang terdapat

di The Majesty Hotel & Apartment Bandung:

a. General Manager (GM)

Merupakan jabatan tertinggi dari sebuah organisasi hotel. General manager

bertanggung jawab atas keseluruhan penyelenggaraan dari kinerja seluruh

karyawannya. Berikut adalah tugas dari General Manager:

1. Mengelola hotel secara professional.

2. Mengkoordinir semua kepala bagian.

3. Melaksanakan tugas lain yang di berikan oleh pemegang saham.

b. Front Office Manager

Tugas dan tanggung jawab dari seorang Manager Front Office adalah

Mengawasi, mengatur dan mengontrol semua yang menyangkut operasional

yang ada di Front office departemen. Seorang manager Front Office juga

memiliki tanggung jawab dalam hal mengontrol pemakaian barang-barang

yang ada kaitannya dengan biaya operational serta menjaga standar mutu

pelayanan terhadap tamu tetap terjaga dengan baik.

Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di bagian kantor depan :

1. Menyeleksi, menempatkan, melatih, dan mengevaluasi karyawan front

office

2. Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputer

hotel, etika menerima telepon, dan standard operasional yang ada di hotel

3. Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang

harga kamar
 4. Menyambut tamu VIP

5. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya

6. Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun

keuntungan dan kerugian di bagian kantor depan

7. Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan

dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan

8. Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi denagn

memberikan penghargaan

9. Membuat budget tahunan, menganalisis operasi, dan pendapatan hotel

secara harian dari sisi pendapatan dan rata – rata harga kamar

c. Assistant Executive Housekeer (Asst. HK)

Tugas utama dari Asst. Housekeeper adalah bertanggung jawab menangani hal-hal

terkait keindahan, kerapian, kebersihan, kelengkapan seluruh kamar juga seluruh

areal umum lainnya agar seluruh tamu dan karyawan dapat merasa aman dan

nyaman di dalam hotel. Adapun beberapa tugas dari Asst. Housekeeper adalah

sebagai berikut:

1. Menjalankan tugas yang di berikan Executive atau Room Devision

Manager.

2. Bertanggung jawab terhadap operasional sehari-hari atau melakukan

penyelesaian masalah yang terjadi.

3. Memberikan penugasan dan arahan terhadap tugas-tugas yang harus di

jalankan oleh karyawan di Housekeeping serta meyakinkan bahwa

pelaksanaan kerja di jalankan sesuai dengan standar yang ditentukan.

4. . Menyusun jadwal kerja yang di sesuaikan dengan kondisi dan situasi yang

berpengaruh pada ocupancy (tingkat hunian kamar).

5. Membantu Executive Housekeeper terhadap pengusunan program

perawatan dan perbaikan yang bersangkutan dengan area tanggung

jawab Housekeeping,terutama di kamar tamu dan public area.

6. Melakukan pengontrolan persediaan atas barang yang diperlukan dalam

pengoperasian sehari-hari di Housekeeping.

7. . Melakukan pengawasan terhadap penggunaan peralatan yang di sediakan

untuk operasional di Housekeeping sehingga berfungsi sesuai standar yang

di tentukan.

8. Melakukan pengawasan terhadap lost and pound dan meyakinkan bahwa

prosedur berjalan sesuai dengan yang telah di tentukan.

d. Food & Beverage Coordinator (F&B Coord.)

Tugas utama dari departemen ini adalah bertanggung jawab dalam

penyajian dan pelayanan makanan dan minuman tamu. Adapun beberapa

tugas dari F&B Coordinator adalah sebagai berikut:

1. Bertangggung jawab atas kelancaran F&B Department.

2. Bertanggung jawab terhadap pencapaian pendapatan di F&B

Department.

3. Bekerjasama dengan administrasi dalam hal penentuan Budget

Reservasi dan keperluan Stock barang.

4. Bekerjasama dengan Sous Chef dalam hal penentuan Special menu

untuk event tertentu.

5. Bertanggungg jawab atas kelengkapan Parstock.

 6. Bertanggung jawab atas waiter dan service tamu.

e. Executive Chef

Tugas dari executive chef adalah:

1. Mengecek daftar pesanan barang ke gudang, sebagai kitchen

requesation (Pengorderan barang untuk keperluan dapur).

2. Mengetik menu atau membuat menu untuk dijual oleh waiter atau staff

food and beverage product.

3. Membuat standar recipe untuk makanan dan minuman.

4. Membuat daftar belanjaan untuk pembelian bahan-bahan makanan dan

minuman.

5. Selalu menghadiri rapat antara kepala bagian lainnya, sesuai yang telah

ditentukan oleh General Manager.

6. Mengatur & mengawasi seluruh tugas-tugas kitchen, khususnya dalam

proses pengadaan dan pengolahan makanan sesuai dengan standart yang

telah ditetapkan.

7. Mengawasi pelaksanaan tata kerja , keselamatan kerja, dan memenuhi

kelengkapan atau atribut kerja agar dapat menciptakan lingkungan kerja

yang aman.

f. Asst. Chief Engineer (Asst. CE)

Asst. Chief Engineer bertanggung jawab dalam hal pengelolaan,

pemeliharaan, dan perbaikan fasilitas operasional The Majesty Hotel &

Apartment Bandung. Adapun beberapa tugas dari Asst. Chief Engineer

adalah sebagai berikut:

1. Bertugas memberikan bantuan dan pertimbangan teknis kepada Chief

Engineer terhadap masalah teknis yang dihadapi dilapangam, serta

mengawasi pekerjaan pada bidan g masing-masing dilapangan

2. Memelihara dan memperbaiki seluruh instalasi, alat mesin, bangunan dan

fasilitas hotel lainnya.

3. Penghematan energi dalam menggunakan segala keperluan.

4. Menangani alat, mesin dan instalasi lainnya yang menggunakan listrik, gas

dan air.

5. Mencegah instalasi, mesin, alat dan bangunan terhadap bahaya kebakaran

dan segala situasi yang membahay akan.

6. Menangani pekerjaan yang sifatnya umum seperti, mengecat, dll.

g. Asst. Sales & Marketing Manager

1. Membuat strategi pemasaran dan penjualan.

2. Bertanggung jawab atas publikasi atau periklanan hotel.

3. Memperkenalkan hotel dan fasilitasnya sekaligus melakukan kontrak

kerjasama kepada klien pengguna jasa hotel.

4. Memastikan penjualan kamar memenuhi target.

5. Bertanggung jawab dengan menjaga hubungan dengan pelanggan.

h. Human Resources Development Manager (HRDM)

HRD merupakan pejabat yang bertugas untuk mengelola sumber daya

manusia untuk keberhasilan hotel. Tugas dari HRD adalah sebagai berikut:

1. Bertanggung jawab terhadap semua administrasi karyawan.

2. Melakukan perekrutan karyawan.

3. Membuat program pengembangan keterampilan karyawan atau training.

4. Bertanggung jawab atas kehadiran karyawan.

i. Asst. Tenancy Relation Manager

Tugas Khusus & Tanggung Jawab:

1. Melakukan pelayanan kepada penghuni.

2. Menjalin hubungan dengan seluruh Departemen yang menyangkut

pelayanan terhadap penghuni.

3. Memberikan informasi dan edukasi peraturan kepenghunian dan fasilitas di

Apartemen kepada pemilik/penghuni khususnya kepada pemilik/penghuni

baru.

4. Memberikan fasilitas-fasilitas penghuni.

5. Melakukan pelayanan administrasi pelaporan pergantian pemilik.

6. Melakukan pelayanan pengajuan renovasi unit dan proses prijinan di

Departemen terkait

7. Melakukan follow up terhadap keluhan dan saran penghuni.

8. Melakukan pelayanan pembuatan surat ijin masuk dan keluar barang.

9. Bertanggung jawab atas kerahasiaan data para penghuni yang tinggal di

Apartemen.

j. Accounting Manager

Bertanggung jawab atas kelancaran operasional di Accounting Department

yang menyangkut kegiatan proses pencatatan, penyusunan laporan

keuangan, dan pengendalian, atau pengawasan seluruh laporan baik yang

menyangkut aspek keuangan maupun operasional, Adapun tugas-tugas lain

Accounting Manager antaralain adalah sebagai berikut:

1. meneliti seluruh kepala seksi Accounting Department yang hadir sesuai

jadwal waktu kerja (work time schedule) yang berlaku.

2. meneliti dan menandatangani daily income summary general cashier report

3. meneliti dan menandatangani daily sales report, daily flash food cost report

dan daily collection report.

4. meneliti dan menandatangani laporan mingguan dari cost control (weekly

report).

5. meneliti dan menandatangani semua purchase request (PR) yang ada untuk

persetujuannya.

6. meneliti dan menandatangani untuk persetujuannya yang menyangkut

semua pembayaran advance payment, cash/check request, cash

disbursement voucher, voucher payable, reimbursement, dll.

7. mengoordinir penyusunan laporan keuangan atau financial statement dan

melakukan koreksi-koreksi yang diperlukan

8. meneliti dan menandatangani semua bank reconciliation

9. meneliti dan menandatangani semua journal voucher entry yang ada

beserta journal adjustment yang ada

10. mengoordinir monthly inventory yang dilakukan oleh Cost Control.

k. Account Payable (AP)

Bertanggungjawab atas penelitian dan pencatatan semua utangutang

perusahaan dan menyiapkan pembayarannya yaitu Account Payable

Voucher sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Adapun beberapa tugas dari

Account Payable adalah sebagai berikut:

1. menerima dan memeriksa Purchase Request (PR), Purchase Order (PO),

Receiving Report (RR), dan Invoice atau faktur.

2. membuat Voucher Payable dengan dilampiri dokumen-dokumen

pendukung sesuai dengan ketentuan yang berlaku

3. menyerahkan Voucher Payable tersebut kepada Finance Supervisor,

Accounting manager dan General Manager untuk ditandatangani atau

disetujui.

4. Membuat slip setoran berdasarkan Vocher Payable untuk proses

pembayaran.

5. Menyiapkan jadwal semua pembayaran Accounts Payable yang sudah jatuh

tempo.

6. Menyimpan (filing) semua Voucher Payable sesuai dengan ketentuan

7. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant & Accounting

Manager.

l. Finance Supervisor

Finance Supervisor bertanggung jawab atas semua transaksi keuangan,

memiliki otorisasi untuk mengeluarkan serta menerima uang, baik itu uang

kas (umum nya di pegang “kasir”), ataupun beberapa uang yang berada di

Bank, deposito, serta investasi keuangan yang lain. Adapun beberapa tugas

dari Finance Supervisor adalah sebagai berikut:

1. Melakukan penyusunan keuangan perusahaan

2. Melakukan penginputan seluruh transaksi keuangan pada sistem

3. Melakukan transaksi keuangan perusahaan

4. Melakukan pembayaran kepada supplier

5. Mengontrol kesibukan keuangan atau transaksi keuangan perusahaan

6. Membuat rekapitulasi posisi dana perusahaan

7. Melakukan verifikasi pada keabsahan dokumen

8. Membuat laporan atas kesibukan keuangan perusahaan

m. Account Receivable (AR)

Bertanggung jawab atas kelancaran penagihan atau pengutipan piutang

perusahaan atau melaksanakan tugas-tugas yang diberikan oleh Accounting

Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan. Adapun beberapa

tugas dari Account Receivable adalah sebagai berikut:

1. Memeriksa semua invoice statement of account yang akan dikirimkan

kepada para pelanggan ataupun tenant.

2. Membuat invoice bulanan iuran listrik & air untuk tenant

3. Mengirimkan surat peringatan (2 nd request/reminder) untuk piutang yang

telah berumur 31-60 hari.

4. Mengirimkan surat peringatan kepada tenant atau menghubungi melalui

telepon kepada tenant yang bayarannya belum diterima pada waktunya.

5. Memeriksa rebate credit, paid out, sebelum dikirimkan kepada Accounting

Manager dan General Manager untuk disetujui.

6. Memeriksa city ledger card sebelum di posting kedalam aged trial balance.

7. Membuat reconciliation of account untuk account yang di anggap perlu.