Administrasi Perkantoran PPAT RIWAN WIDYASTORO, SH NOTARIS PPAT KABUPATEN BEKASIADMINISTRASI_PERKANTORAN PPAT? Oleh: Riwan Widyastoro, SH Mendirikan sebuah kantor PPAT sesungguhnya tidak semudah membalikkan telapak tangan, ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi oleh pemilik kantor itu. Salah satunya adalah si pemilik kantor itu harus menjadi seorang PPAT terlebih dahulu. Pejabat Pembuat Akta Tanah atau disingkat ppaT mulai dikenal pada tahun 1961 melalui Peraturan Pemerintah No. 10 Tahun 1961 tentang Pendaftaran Tanah. Pada waktu itu dikenal dengan istilah “pejabat” dengan kewenangannya membuat “akta” mengenai perbuatan- perbuatan hukum dengan obyek hak atas tanah dan hak jaminan atas tanah. Lingkup kewenangan “pejabat” mencakup setiap perjanjian yang bermaksud memindahkan hak atas tanah, memberikan suatu hak baru atas tanah, menggadaikan tanah atau meminjam uang dengan hak atas tanah sebagai tanggungan, harus dibuktikan dengan suatu akta yang dibuat oleh dan dihadapan pejabat yang ditunjuk oleh Menteri Agrariaz. Kemudian PPAT dipertegas lagi pada pasal 1 ayat (4) undang- undang Nomor 4 Tahun 1996 tentang Hak Tanggungan Atas Tanah beserta Benda-benda yang serkaitan dengan Tanah, pengertian Pejabat Pembuat akta Tanah adalah pejabat umum yang diberi wewenang untuk membuat akta pemindahan Hak Atas Tanah, Akta Pembebanan Hak Atas Tanah dan akta Pemberian Kuasa Membebankan Hak Tanggungan menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sedangkan pasal 1 ayat (24) Peraturan Pemerintah nomor 24 tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah, mendefinisikan Pejabat Pembuat Akta tanah, selanjutnya disebut ppaT adalah Pejabat Umum yang diberi kewenangan untuk membuat akta-akta tanah tertentu; yang kemudian dijabarkan dalam pasal 1 ayat (1) peraturan pemerintah nomor 37 tahun 1998 tentang Peraturan Jabatan pejabat Pembuat Akta Tanah, Pejabat Pembuat Akta Tanah, selanjutnya disebut PPAT, adalah pejabat umum yang diberi kewenangan untuk membuat akta-akta otentik mengenai perbuatan hukum tertentu mengenai hak atas tanah atau Hak Milik atas Satuan Rumah Susun. 2 Disamaalkan sebegal meteri pada WORKSHOP PERTANAHAN yang diselenggarakan oleh Indonesia Notary Community (INC) pada hari Jumat, tenggal 3 Maret 2017 di Kusuma Agrowissta Resort & Convention Hotel, Ji, Abdul Gani Atas, Batu, Malang. 2 what Pasal 19, Peraturan Pemerintah Mo.10 Tahun 1961 tentang pendaftaran tanah.pada pasal 2 ayat (1) PP nomor 37 tahun 1998 tersebut dinyatakan bahwa PAT bertugas pokok melaksanakan sebagian kegiatan pendaftaran tanah dengan membuat akta sebagai bukti telah dilakukannya perbuatan hukum tertentu mengenai hak atas tanah atau Hak Milik atas Satuan Rumah Susun, yang akan dijadikan dasar bagi pendaftaran perubahan data pendaftaran tanah yang diakibatkan oleh perbuatan hukun itu, Lebih lanjut ayat (2) dari pasal 2 PP nonor 37 tahun 1998 menerangkan perbuatan hukum tertentu yang dimaksud itu adalah: 1. jual bel; 2. tukar menukar; 3. hibah; 4, pemasukan ke dalam perusahaan Cinbreng); 5. pembagian hak bersama; 6. pemberian Hak Guna Bangunan / Hak Pakai atas Hak Milik; 7. pemberian Hak Tanggungan; 8. pemberian kuasa membebankan Hak Tanggungan. Mengenai bentuk dari akta yang dibuat oleh pPAT ditetapkan oleh menteri, sebagaimana diatur pasal 21 PP tersebut. Dan hingga saat ini bentuk akta diatur dengan peraturan Kepala sadan Pertanahan Nasional Republik Indonesia nomor 8 tahun 2012 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Negara agraria / Kepala Badan Pertanahan Nasional nomor 3 tahun 1997 tentang ketentuan pelaksanaan Peraturan Pemerintah nomor 24 tahun 1997 tentang pendaftaran tanah. Terhitung sejak 2 Januari 2013, PPAT tidak lagi menggunakan blanko dalam pembuatan akta otentik, melainkan dengan menyiapkan sendiri aktanya dengan mengikuti bentuk yang telah ditentukan. bengan demikian tugas utama dari PPAT adalah membuat akta, dan akta yang dibuat terbatas hanya 8 jenis akta tersebut di atas, tidak lebih dan tidak kurang. Peraturan Jabatan PPAT diatur lebih Janjut dan dijabarkan dalam Peraturan kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia nomor 1 tahun 2006 tentang ketentuan pelaksanaan peraturan pemerintah nomor 37 tahun 1998 tentang peraturan jabatan pejabat pembuat akta tanah?. Tulisan ini akan mengacu pada Peraturan Kepala sadan (Perkaban) tersebut. > peberapa ketentuan telah diubah dengan Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia nomor 23 tahun 2009 tentang Perubahan atas Peraturan Kepale Badan Pertanahan NasionalSYARAT MENJADI_PPAT* Pasal 6 PP 37 tahun 1998 yang kemudian diubah dengan pp 24 tahun 2016 mempersyaratkan hal-hal sebagai berikut untuk dapat diangkat menjadi Prat: a. Warga Negara Indonesia; b. Berusia paling rendah 22 (dua puluh dua) tahun; ¢. Berkelakuan baik yang dinyatakan dengan surat keterangan yang dibuat oleh Instansi Kepolisian setempat; d. Tidak pernah dijatuhi pidana penjara berdasarkan putusan pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum tetap karena melakukan tindak pidana yang diancam dengan pidana penjara 5 (lima) tahun atau lebih; e. Sehat jasmani dan rohani; f. serijazah sarjana hukun dan ulusan jenjang strata dua kenotariatan atau lulusan program pendidikan khusus PPAT yang diselenggarakan oleh kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang agraria/pertanahan; g. Lulus ujian yang diselenggarakan oleh kementerian yang menyelenggarkan urusan pemerintahan di bidang agraria / pertanahan; dan h. telah menjalani magang atau nyata-nyata telah bekerja sebagai karyawan pada kantor PPAT paling sedikit 1 (satu) tahun, setelah lulus pendidikan kenotariatan. untuk dapat diangkat menjadi ppAT, harus berhasi] lulus dalam ujian ppaT yang diselenggarakan oleh Badan Pertanahan nasional RT, yang materi ujiannya meliputi: 1. Hukum Pertanahan Nasional 2. Organisasi dan Kelembagaan Pertanahan 3. Pendaftaran Tanah 4, Peraturan Jabatan PPAT Republik Indonesia nomor 3 tahun 2006 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah nomor 37 tahun 1998 tentang Peraturan Jabatan Pejabat Pembuat Akta Tanah. * perhatikan Bab V tentang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian PPAT, Peraturan Kepala Gadan Pertanahan Nasional RI nomor 3 tahun 2006 dan Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Rl nomor 23 tahun 2008,5. Pembuatan Akta PPAT, dan 6. etika Profesi. calon PPAT yang telah lulus ujian PPAT mengajukan permohonan pengangkatan sebagai PPAT kepada Kepala Badan Pertanahan Nasional RI dengan format dan bentuk surat yang telah ditentukan.’ Dilampirkan persyaratan sebagai berikut: a. Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) dan/atau surat keterangan yang pada intinya menerangkan tidak pernah melakukan tindak pidana kejahatan yang dikeluarkan oleh Instansi Kepoli sian; b. Surat keterangan kesehatan dari dokter umum atau dokter spesialis yang menyatakan bahwa yang bersangkutan sehat jasmani dan rohani; c. Surat Pernyataan bermaterai cukup dari yang bersangkutan yang menyatakan kesediaannya untuk ditunjuk sebagai_penerima protokol PPAT lain; d. surat Pernyataan bermaterai cukup dari yang bersangkutan yang menyatakan tidak rangkap jabatan; e. daftar riwayat hidup; dan f. Fotocopy ijazah $1 dan Progam Pendidikan Khusus PPAT yang diselenggarakan oleh Jembaga pendidikan tinggi, atau ijazah Program Pendidikan Spesialis Notariat atau Magister Kenotariatan yang dilegalisir oleh pejabat yang berwenang; Berdasarkan permohonan pengangkatan PPAT tersebut, Kepala Badan menerbitkan Keputusan Pengangkatan PPAT. Bagi calon PPAT yang akan diangkat sebagai pPAT, sebelum melaksanakan tugasnya wajib mengikuti pembekalan teknis pertanahan yang diselenggarakan oleh Badan Pertanahan Nasional RI yang penyelenggaraaannya dapat bekerja sama dengan organisasi profesi PPAT. Keputusan pengangkatan sebagai pPAT diberikan kepada yang bersangkutan setelah selesai pelaksanaan pembekalan teknis pertanahan. Untuk keperluan pelantikan dan pengangkatan sumpah jabatan PpaT, setelah menerima keputusan pengangkatan, calon PPAT wajib melapor kepada Kepala Kantor Pertanahan setempat paling Tambat 3 (tiga) bulan. Apabila calon ppAT tidak melapor dalam jangka waktu * Uhat Lampiran | dari Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional RI nomor 1 tahun 2008tersebut maka keputusan pengangkatan PPAT yang bersangkutan dibatalkan demi hukum. Keputusan pengangkatan pPAT ditetapkan oleh Kepala Badan dan berlaku sejak tanggal pelantikan. Pelantikan dilaksanakan oleh Kepala Kantor Pertanahan setempat. Pelantikan ppAT dilaksanakan dengan mengangkat sumpah jabatan PPAT di hadapan Kepala Kantor Pertanahan setempat dan didampingi oleh Rohaniawan. KANTOR_PPAT. Menyelenggarakan sebuah kantor PPAT secara umum mungkin dapat dikatakan hampir sama saja dengan membuka sebuah usaha pada umunnya, baik itu ada di pasar, di mal, di perumahan, di pertokoan atau di mana saja. Syaratnya hanya satu, yaitu ada pembeli atau pengguna jasa atau layanannya, disebut juga konsumen. pembeli atau konsumen adalah kunci penentu langgeng atau tidaknya sebuah usaha. Tak ada pembeli artinya tidak ada yang membutuhkan barang atau jasa yang ditawarkan oleh usaha tersebut. Sebuah kantor, baik itu memproduksi barang maupun jasa, sebelum didirikan harus dipersiapkan dahulu hal-hal. yang penting agar dalam operasionalnya dapat lancar dan tidak ada kendala. Demikian juga kantor PPAT. ada 3 (tiga) hal yang harus dipersiapkan oleh kantor PPAT sebelum menjalankan kegiatannya, yaitu: 1. Legalitas 2. Fisik kantor 3. Sistem operasional L_Legatiras Sebelum mendirikan kantor PPAT, seorang PPAT baru perlu memperhatikan dan memiliki SK Pengangkatan sebagai PPAT, dan Berita Acara Sumpah. Kemudian yang harus dipersiapkan adalah menbuat Stempel PPAT dengan memenuhi ketentuan pasal 48 Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional RI nomor 1 tahun 2006, yaitu: a. Bentuk: Bulat, terdapat 2 (dua) lingkaran, di tengah lingkaran dalam untuk nama PPAT atau PPAT Pengganti atau tulisan Camat atau Kepala Desa b. Tulisan pada stempel:1. untuk PPAT atau PPAT Pengganti, Tingkaran luar bagian atas ditulis “PEJABAT PEMBUAT AKTA TANAH" atau “PPAT PENGGANTI” dan Tingkaran Tuar bagian bawah ditulis daerah kerja nama Kabupaten/Kota yang dibatasi dengan gambar bintang; 2. untuk PPAT Sementara, lingkaran luar bagian atas ditulis “PPAT SEMENTARA” dan Tingkaran luar bagian bawah ditulis daerah kerja PPAT Sementara “Kecamatan atau Desa” yang dibatasi dengan gambar bintang; 3. warna tinta stempel: Merah. c. Ukuran: 1. bulatan Tuar dengan garis tengah 3% cm, dibuat dalam garis Tingkar rangkap yang sebelah luar agak menebal sedangkan yang di dalam dengan garis lebih tipis dan bergaris tengah Jebih kecil. Jarak antara kedua bulatan adalah 1 mm. 2. bulatan dalam dengan garis tengah 2 cm, dibuat dengan garis Tingkar tunggal. 3. di antara bulatan luar dan dalam, di bagian tengah bawah terdapat 2 (dua) lukisan bintang bersudut 5 (lima) dengan ukuran garis tengah 3 mm. : 4. dalam ruang bulatan terdapat ruang yang dibatasi oleh 2 (dua) garis lurus mendatar sejajar dengan jarak satu sama Jain 1% cm yang ditulis dengan huruf kapital: a. Nama PPAT atau PPAT Pengganti; atau b. tulisan cAMAT; atau c. tulisan KEPALA DESA 5. sebelah atas maupun bawah dari ruang angka 4 di atas terlukis garis-garis tegak lurus dengan jarak antara garis satu dengan yang lainnya sebesar 1 mm. selain itu, ppaT juga harus mempersiapkan papan nama PPAT sesuai ketentuan pasal 49, ada 3 ukuran papan nama jabatan yang dapat dipilih, yaitu: - 100 x 40 cm - 150 x 60 cm — 200 x 80 cm dengan warna dasar putih, tulisan hitam, bentuk huruf cetak Kapital (huruf besar), untuk nama dipergunakan huruf yang lebih besar.Pemasangan papan nama dilakukan pada tempat yang memungkinkan dan dapat dibaca oleh umum sepanjang masih dalam Vingkungan gedung tempat kantor PPAT dimaksud. Kop surat jabatan ppaT diatur dalam pasal 50, dibuat dengan ketentuan sebagai berikut: a. kop surat jabatan PPAT dicantumkan di bagian atas sebelah kiri dari kertas surat dan sampul dinas ppaT; b. tidak dibenarkan menulis jabatan lain kecuali jabatan pPAT; c. kop surat jabatan ppaT dibuat dengan warna hitam. 2. Fisik Kantor salah satu daya tarik untuk dapat mendatangkan klien adalah fisik kantor PPAT itu sendiri. Kantor ppaT tidak harus megah dan besar, akan tetapi cukup dengan tertata rapi, sesuai fungsinya, dengan penerangan yang cukup, sirkulasi udara yang baik, terjaga kebersihannya, sehingga terasa nyaman bagi klien, juga bagi PPAT dan karyawannya. Penataan kantor sebaiknya memperhatikan halrhal sebagai berikut: a. Kantor PPAT sebaiknya dan setidaknya mempunyai ruang kerja PPAT, ruang karyawan, ruang rapat serta ruang penyimpanan protokol dan arsip. Setiap ruangan ditata sedemikian rupa, misalnya, ruang rapat harus mendapat suasana tenang dan nyaman dan jangan sampai terganggu oleh suara printer dan karyawan yang sedang bekerja. b. Setiap ruangan mendapat pencahayaan yang baik. bengan demikian akan dapat meningkatkan produktivitas kerja, _mengurangi kesalahan-kesalahan dan kelelahan serta dapat meningkatkan prestise kantor. c. Estetika dan pilihan warna ruangan dapat pula mempengaruhi semangat kerja dan kesan yang mendalam bagi setiap orang yang berkunjung ke kantor PPAT tersebut. d. bilamana memiliki dana yang cukup, ruangan kantor dapat juga dipasang pengatur suhu udara (AC) sehingga menambah suasana nyaman yang nanti pada gilirannya akan dapat meningkatkan produktivitas, mutu kerja yang lebih tinggi, semangat kerja yang meningkat, dan kesan yang menyenangkan bagi para tamu. setiap ruangan harus terjaga kerapihan dan kebersihannya.Letak atau lokasi kantor ppaT juga harus diperhatikan. saran penulis, meskipun tidak diatur secara tegas, hendaknya antara satu kantor ppaT dengan kantor PPAT yang lainnya dapat memberi jarak yang wajar, sehingga tercipta suasana saling menghormati antara satu PPAT dengan PPAT yang lain. Setelah alamat kantor PPAT sudah didapat, PPAT harus menyampaikan alamat kantornya, contoh tanda tangan, contoh paraf. dan teraan cap/stempel jabatannya kepada Kepala Kantor Wilayah, Bupati/walikota, Ketua Pengadilan Negeri dan Kkepala Kantor Pertanahan yang wilayahnya meliputi daerah kerja PPAT yang bersangkutan dalam waktu 1 (satu) bulan setelah pengambilan sumpah jabatan.6 Perlu diperhatikan pasal 46 Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional nomor 1 tahun 2006, bahwa: 1. peat wajib berkantor di 1 (satu) kantor dalam daerah kerjanya sebagaimana ditetapkan dalam keputusan pengangkatannya atau penunjukan dari Kepala Badan atau pejabat yang ditunjuk. 2. Dalam hal pPPaT merangkap jabatan sebagai Notaris maka kantor tempat melaksanakan tugas jabatan ppaT wajib di tempat yang sama dengan kantor Notarisnya. 3. Selain berkantor sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dan 2 diatas, PpAT tidak dibenarkan membuka cabang atau perwakilan atau bentuk lainnya yang terletak di luar dan atau di dalam daerah kerjanya dengan maksud menawarkan jasa kepada masyarakat. 3._operasional Kantor Ada 4 (empat) hal paling tidak yang harus diperhatikan oleh ppat dalam pengelolaan kantornya, yaitu: a. administrasi / tata kelola akta, pencatatan, dan pelaporan; b. adwinistrasi kantor pada umumnya; c. administrasi kepegawaian; d. administrasi dan pengelolaan keuangan. tata_kelola akta dan_pelaporan Adm * Pasal 45 ayat (h) Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional RI Nomor 1 tahun 2006Melaksanakan administrasi akta, pecatatan dan pelaporan cukup dilakukan dengan mengacu dan mengikuti ketentuan yang berlaku’. Berikut ini yang wajib dilaksanakan oleh dalam tata kelola akta: i. Buku Daftar akta ppat: ~ menggunakan 1 (satu) buku daftar akta untuk semua jenis akta yang dibuatnya, yang di dalamnya dicantumkan secara berurut nomor semua akta yang dibuat berikut data lain yang berkaitan dengan pembuatan akta. ~ Buku daftar akta PPAT diisi setiap hari kerja ppaT dan ditutup setiap akhir hari kerja yang sama dengan garis tinta hitam dan diparaf oleh ppatT pada kolom terakhir di bawah garis penutup. Apabila pada hari kerja yang bersangkutan tidak terdapat akta yang dibuat, maka dicantumkan kata “Nihil”, di samping tanggal pencatatan dimaksud. Pada akhir hari kerja terakhir setiap bulan, daftar akta PpaT ditutup dengan garis merah dan tanda tangan serta nama jelas PPAT, dengan catatan di atas tanda tangan tersebut yang berbunyi: “pada hari ini .... tanggal . daftar akta ini ditutup oleh saya, dengan catatan dalam bulan ini telah dibuat ... (....) buah akta” Dalam hal PPAT menjalankan cuti, diberhentikan untuk Sementara, atau berhenti dari jabatannya, maka pada hari terakhir jabatannya itu pPAT yang bersangkutan wajib menutup daftar akta dengan garis merah dan tanda tangan serta nama jelas dengan catatan di atas tanda tangan tersebut yang berbunyi sebagai berikut:"Pada hari ini ... tanggal ... daftar akta ini ditutup oleh saya, karena menjalankan cuti / berhenti untuk sementara / berhenti” i. Penjilidan akta dan warkah Pendukung ~ Akta PPAT berikut akta otentik, surat di bawah tangan atau dokumen lainnya dijilid dalam sampul yang berisi SO Clima puluh) akta. ~ Warkah yang merupakan dokumen yang dijadikan dasar pembuatan akta, selain akta otentik, surat di bawah ‘dalam Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional nomor 1 tahun 2006 jo. Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional nomor 8 tahun 2012tangan, atau dokumen lainnya dijilid tersendiri dalam bundel warkah pendukung yang masing-masing berisi warkah pendukung untuk 25 (dua puluh Tima) akta. ~ Penjilidan dilakukan sebulan sekali. iii. Laporan Bulanan - Laporan kepada Kepala Kantor Pertanahan dan Kepala Kantor wilayah mengenai semua akta yang dibuat. = paling lambat tanggal 10 bulan berikutnya — Laporan kepada Kepala Kantor Pelayanan Pajak sumi dan dan Bangunan, dan Kepala Kantor Pelayanan Pajak, mengenai akta Jual geli, akta Tukar Menukar, Akta Hibah, Akta Pemasukan ke dalam Perusahaan, Akta Pembagian Hak Bersama, akta Pemberian Hak Guna Bangunan atas Tanah Hak Milik, dan akta Pemberian Hak pakai atas Tanah Hak Milik. b. Administrasi_perkantoran Administrasi perkantoran pada umumnya untuk kantor PPAT sebaiknya menyediakan beberapa buku, antara lain: 1. buku tamu, untuk mencatat setiap hari tamu yang datang ke kantor ppaT dan keperluannya mengenai apa; 2. buku ekspedisi, untuk mencatat keluar masuknya berkas, diantaranya Sertipikat Hak atas tanah, akta-akta otentik, berkas2 lain yang penting dan berhubungan baik langsung maupun tidak Tangsung dengan pembuatan akta PPAT; 3. buku agenda kerja, untuk mencatat semua kegiatan PPAT setiap hari, baik yang dilakukan di dalam kantor maupun di luar kantor; 4, buku catatan surat masuk dan surat keluar, untuk mencatat surat-surat yang masuk dan keluar secara lengkap mulai dari nomor surat, tanggal, tujuan, perihal, dan penandatangan surat; 5. serta buku-buku lain yang diperlukan guna mencatat segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan kantor PPAT. Kantor PPAT wajib dibuka setiap hari kerja kecuali pada hari Tibur resmi dengan jam kerja paling kurang sama dengan jam kerja Kantor Pertanahan setempat.Apabila dianggap perlu PPAT dapat membuka kantornya di luar jam kerja sebagaimana dimaksud di atas dalam rangka memberikan pelayanan pembuatan akta pada masyarakat Dalam hal PPAT sedang melaksanakan cuti dan tidak menunjuk PPAT Pengganti, kantor PPAT wajib dibuka setiap hari kerja untuk melayani masyarakat dalam pemberian keterangan, salinan akta yang tersimpan sebagai protokol PAT. c. Adwinistrasi_kepegawaian adwinistrasi kepegawaian hendaknya mengikuti —_ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku saat ini, baik mengenai jam kerja, hak cuti, perlindungan kerja, sampai dengan gaji / upah. Seorang PPAT memerlukan karyawan yang dapat membantu, baik dalam persiapan dan penyelesaian akta-akta maupun dalam pengadwinistrasian akta/surat/dokumen, untuk itu sangat diperlukan karyawan yang mengetahui dan paham dengan benar apa yang harus dilakukan, apa yang tidak boleh dilakukan dan apa yang harus dihindari. Dalam perekrutan karyawan hendaknya hal-hal berikut ini menjadi syarat yang harus dimiliki oleh calon karyawan, yai a. Teliti ; b. Jujur dan berdedikasi tinggi ; ¢. Mempunyai pengetahuan yang Juas, terutama menguasai dan memahami peraturan perundang-undangan di bidang pertanahan dan ke~ PpaT-an menjadi nilai tambah bagi calon karyawan tersebut. khaerul Umam’ menyampaikan secara umum syarat-syarat personel kantor adalah sebagai berikut: a. Syarat Pengetahuan Personel kantor harus dapat melakukan penggolongan / klasifikasi berdasarkan kriteria tertentu. za harus menguasai matematika sederhana, tata bahasa Indonesia, dan bahasa Inggris. Karena ada kalanya surat-surat perjanjian dan surat-surat penawaran ditulis dalam bahasa Inggris. b. syarat Ketrampilan sekurang-kurangnya personel kantor harus membaca dan menulis dengan baik. Ketrampilan dasar Jain, umumnya ® khaerul Umam, Manajemen Perkantoran, Bandung:CV. Pustaka Setia, 2014, hal.102dituntut adalah = mengetik. © Dengan —_ berkembangnya teknologi, kemampuan menggunakan aplikasi komputer juga semakin banyak dituntut, khususnya aplikasi pengolah kata dan pengolah data. selain itu, personel kantor harus melaksanakan pekerjaan sesuai standar atau prosedur yang ditentukan dalam bidangnya secara cermat c. Syarat Kepribadian Kepribadian setiap orang tentu saja unik dan berbeda- beda. akan tetapi, ada unsur-unsur sikap yang umum yang harus = dimiliki oleh personel kantor, yakni Mm Joyalitas, yaitu kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaannya; (2) menyimpan rahasia, terutama karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan informasi penting dan rahasia perusahaan; (3) ketekunan dan kerajinan; (4) kerapian. Dan antara karyawan hendaknya diatur tugas dan kewenangannya agar dapat dengan mudah melakukan pengawasan. d. Administrasi dan Pengelolaan Keuangan Dalam mengelola keuangan, seorang PPAT sebaiknya memiliki sedikit kemampuan dalam bidang pencatatan pembukuan, agar arus kas dapat terkendali dan terawasi dengan baik. Mempunyai bagian akunting akan jauh lebih baik dalam mentertibkan masalah keuangan kantor pPAT, namun bagian ini janganlah menjadi beban bila memang keadaan keuangan pada umumnya belum memadai untuk mempekerjakan seorang akuntan. Paling tidak, PPAT harus mengelola buku keuangan antara lain: 1. Buku Kas, berisi catatan uang keluar dan masuk 2. Buku kas Kecil, berisi catatan uang keluar dan masuk yang dikelola oleh salah satu karyawan, untuk membiayai pengeluaran sehari-hari yang nilainya tidak terlalu besar, bisa dibatasi sampai jumlah tertentu, misalnya sampai dengan Rp. 500.000,- per hari. Buku Kas Kecil juga mencatat bila ada uang masuk tisalnya pembayaran dari klien yang berbentuk uang tunai. 3. Buku Bank, berisi catatan mutasi yang terjadi di dalam rekening bank milik PPAT. Buku Bank ini dibuat sebanyak rekening bank milik PPAT yang digunakan untuk mendukung pengelolaan keuangan PPAT.Bila keuangan PPAT mencukupi, dapat digunakan pembukuan secara elektronik dengan membeli aplikasi akunting sederhana yang banyak dijual secara online di internet atau memesan pada perusahaan penbuat aplikasi komputer Sekelumit_persoalan_ yang berkembang Berikut ini sekelumit inventarisasi persoalan yang berkembang dalam dunia ke PPAT an, dalam kaitannya dengan Kantor Pertanahan. 1. Dalam hal operasional pelaksanaan jabatan PPAT a. dijumpai PPAT yang merangkap jabatan Notaris dengan tempat kedudukan Notaris yang berbeda daerah kerja b. Stempel pat tidak sesuai ukuran / ketentuan c. Kop surat tidak sesuai ketentuan, pada umumnya — masih menggunakan lambang Garuda dan Jabatan Notaris d. Noor surat yang tidak tertib 2. Dalam implementasi pembuatan akta a. Pemberian nomor akta tidak sesuai ketentuan, seharusnya hanya nomor urut dan tahun pembuatan, tidak menggunakan kode bulan atau lokasi tanah b, Frasa pengangkatan atau penunjukan c. Pengisian identitas para pihak dalam komparisi akta belum Jengkap d. Pencoretan frasa dalam akta yang tidak diperlukan, tidak disertai paraf. e. Letak obyek tanah, NI8 dan NoP terlewati / tidak diisi, f. Identitas para saksi tidak Tengkap g. Pilihan frasa tanda tangan / cap ibu jari tidak dilakukan pencoretan h. Dalam SkMHT dijumpai ada pengurangan frasa klausula akta yang seharusnya wajib diisi, misalnya tanggal selambat~ Jambatnya APHT dibuat tidak'dicantumkan, 11 3. Dalam pelaporan a. Tidak tepat waktu b. Penyampaian laporan dirangkap beberapa bulan c. Pengisian formulir laporan tidak sesuai petunjuk d. Laporan tidak / belum disampaikan kepada Dispenda atau Pengelola keuangan dan daset daerah / instansi4. valam vaftar akta a. Belum melakukan pembukuan akta dengan menggunakan buku daftar akta sesuai ketentuan b. Pengisian buku daftar akta tidak setiap hari, walaupun nihil belum digaris penutup pada akhir hari kerja dan tiap bulan c. Antara Laporan Bulanan dan daftar akta tidak sama 5. Dalam Protokol PPAT a. Dijumpai PPAT yang telah pensiun atau pindah daerah kerja belum melaksanakan serahterima protokol kepada PPAT yang di tunjuk b. PPAT yang meninggal dunia, ahliwaris tidak / belum menyerahkan protokol kepada Kantor Pertanahan c. PPATS yang berhenti karena jabatannya berakhir atau mutasi tidak / belum melapor ke Kantor PertanahanREFERENSI. Khaeru7 Umam, Manajemen Perkantoran, Bandung:cv. Pustaka setia, 2014 Lembaran Negara Republik Indonesia, Peraturan Pemerintah No. 10 Tahun 1961 tentang Pendaftaran Tanah Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1996 nomor 42, undang Nomor 4 Tahun 1996 tentang Hak Tanggungan beserta Benda-benda yang Berkaitan dengan Tanah Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1997 nomor 59, Peraturan Pemerintah nomor 24 tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah Peraturan Menteri Negara Agraria / Kepala Badan Pertanahan Nasional nomor 3 tahun 1997 tentang ketentuan pelaksanaan Peraturan Pemerintah nomor 24 tahun 1997 tentang pendaftaran ‘tanah Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 1998 nomor 52, Peraturan Pemerintah nomor 37 tahun 1998 tentang Peraturan Jabatan Pejabat Pembuat akta Tanah Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional nomor 1 tahun 2006 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah nomor 37 tahun 1998 tentang Peraturan Jabatan Pejabat Pembuat Akta Tanah. Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia nomor 23 tahun 2009 tentang Perubahan atas Peraturan Kepala gadan Pertanahan Nasional Republik Indonesia nomor 1 tahun 2006 tentang ketentudn velaksandin veraturan vemer Intah tomor 37 tahun 1990 tentang Peraturan Jabatan Pejabat Pembuat Akta Tanah Peraturan Kepala Badan Pertanahan Nasional nomor 8 tahun 2012 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Negara agraria/Kepala Badan Pertanahan Nasional nomor 3 tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah nomor 24 tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2016 nomor 120, Peraturan Pemerintah nomor 24 tahun 2016 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah nomor 37 tahun 1998 tentang Peraturan Jabatan Pejabat Pembuat akta Tanah_} pss ae separation oe Contoh bentuk Laporan Bulanan